Outlookで不在通知を設定する方法: すべてのバージョンの手順

By Mirko Peters · 2026-11-12

Outlookで自動応答を使い、不在通知を設定する方法を解説します。Windows、Web、Mac、モバイルの手順に加え、共有メールボックスの設定や、返信が送信されない場合の対処法も紹介します。

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Outlookで不在通知を設定するには、自動応答の設定を開き、オンにして、不在にする期間を選び、メッセージを入力します。クラシック Outlook では [ファイル] から [自動応答] の順に選択します。新しい Outlook では [表示設定]、[アカウント]、[自動応答] の順に進みます。Web版とスマートフォンでは [設定] の中にあります。この記事は、数日から数週間ほど不在にする予定があり、使用しているバージョンの正確な手順を知りたい Outlook ユーザーを対象としています。また、他のユーザーや共有メールボックスに返信を設定する必要がある管理者向けのセクションも含みます。

重要なポイント

• クラシック Outlook では、[ファイル]、[自動応答] の順に選択し、[自動応答を送信] を選びます。期間を設定し、社内向けと社外向けのメッセージをそれぞれ作成して、[OK] を選択します。
• 新しい Outlook では、[表示設定]、[アカウント]、[自動応答] の順に進み、切り替えスイッチをオンにして、期間を設定し、保存します。
• 自動応答には Exchange または Microsoft 365 アカウントが必要です。Gmail、Yahoo、その他の POP または IMAP アカウントはサポートされていません。
• 不在中、送信者ごとに返信が送られるのは 1 回だけです。また、迷惑メールフォルダーに振り分けられたスパムには、自動応答は送信されません。
• 不在通知は、サーバー側のルールとして動作するため、ノート PC を閉じていても機能し続けます。管理者は、管理センターからユーザーや共有メールボックスに対して不在通知を設定できます。

まずアカウントを確認する

自動応答はメールボックス サーバー上で実行されるため、Exchange Online または Exchange アカウントが必要です。Microsoft の自動応答 (不在通知) に関するページでは、この標準機能には Exchange または Microsoft 365 の職場または学校のアカウントが必要であり、Gmail、Yahoo、その他の POP または IMAP アカウントでは自動応答がサポートされていないと説明されています。Mac 版の Outlook は、Exchange、Outlook.com、Hotmail、Office 365 のアカウントで利用できます。モバイルアプリは、Microsoft 365、Exchange、Exchange ハイブリッド、Outlook.com のアカウントで利用できます。

IMAP または POP アカウントしかない場合、Microsoft が案内する回避策はルールを使う方法です。ただし同じページによると、不在中も Outlook を起動したままにしておく必要があるため、長期の不在には向きません。

お使いの Outlook はどれですか? 画面左上に [ファイル] メニューが表示されていれば、クラシック Outlook です。歯車の [設定] アイコンが表示され、[ファイル] メニューがない場合は、新しい Outlook または Web版です。以下の手順も、この区分に沿って説明しています。

Windows版クラシック Outlookで不在通知を設定する方法

1. ファイル、自動応答 の順に選択します。
2. 自動応答を送信 を選択します。
3. 指定した期間内のみ自動応答を送信する にチェックを入れ、開始日時と終了日時を設定します。この設定を省略すると、自動応答を手動でオフにする必要があります。
4. メッセージを入力します。職場または学校のアカウントでは、組織内 と 組織外 の 2 つのタブが表示されます。両方に入力してください。
5. OK を選択します。

返信を早めにオフにするには、リボンの下にあるメッセージバーでオフにするを選択します。自動応答ウィンドウには、特定の送信者に別の対応をするなど、高度な設定向けのルールボタンもあります。古い不在時の自動応答ルールが残っていないか確認してください。

新しい Outlook for Windows で不在時の自動応答を設定する方法

1. 表示タブで、表示設定を選択します。
2. アカウントに移動し、自動応答を選択します。
3. 自動応答のトグルをオンにします。
4. 日付が決まっている場合は、期間のオプションを選択し、開始日時と終了日時を入力します。
5. 社外の既知の相手にだけ返信したい場合は、連絡先にのみ返信を送信を選択します。
6. 保存を選択します。

「連絡先のみ」の選択肢は知っておく価値があります。Microsoft は、組織外のすべての相手に返信を送ると、ニュースレターや広告、場合によっては迷惑メールを含め、受信するすべてのメールに返信されてしまうと警告しています。同ページでは、返信を連絡先に限定することが推奨されています。

Outlook on the web、Mac、モバイル

Outlook on the web および Outlook.com

新しいエクスペリエンスについての Microsoft のWeb での手順は次のとおりです。

1. 設定(歯車アイコン)を選択し、アカウント、自動応答の順に選択します。
2. 自動応答を有効にするをオンにします。
3. 必要に応じて期間内のみ返信を送信をオンにし、開始日時と終了日時を入力します。これをオンにしない場合、オフにするまで返信が送られ続けます。
4. 必要に応じてカレンダーのオプションを使用します。この期間中は自分のカレンダーをブロックする、この期間中に発生するイベントへの新しい招待を自動的に辞退する、この期間中の自分の会議を辞退およびキャンセルするがあります。
5. メッセージを入力します。書式を設定することもできます。
6. 社外の送信者にも返信したい場合は、組織外に返信を送信をオンにします。
7. 保存を選択します。

従来の Web レイアウトでは、設定、アカウント、自動応答、自動応答を送信の順に進みます。新しいレイアウトで返信をオフにするには、トグルをオフにします。従来のレイアウトでは、自動応答を送信しないを選択します。

Outlook for Mac

Microsoft は、Mac 向けの不在時の自動応答に関する記事でこの手順を説明しています。

1. ナビゲーションウィンドウで、メールをクリックします。
2. ツールメニューから、自動応答を選択します。
3. ドロップダウンでアカウントを選択し、自動応答を送信をオンにします。
4. 組織内のメッセージの下に、返信内容を入力します。
5. 期間を指定する場合は、期間の設定トグルをオンにし、期間にチェックを入れて開始日と終了日を選択します。
6. 社外の送信者に返信する場合は、組織外のメッセージにチェックを入れ、連絡先にのみ送信またはすべてのユーザーに送信を選択して、文面を入力します。このオプションは、Exchange 管理者が有効にしている場合にのみ表示されます。
7. 自動応答ウィンドウを閉じます。

終了日時を設定した場合、その時刻を過ぎると返信は自動的に停止します。それより前にオフにするには、ツール、自動応答の順に戻り、自動応答を送信をオフにします。Microsoft は、従来の Outlook for Mac のサポートが 2026 年 10 月に終了することも記しています。

Outlook for iOS および Android

スマートフォンでは、アカウントごとに自動応答を設定します。設定を開き、アカウントを選択して、自動応答を選択し、スイッチをオンにします。Microsoft のモバイル版の記事には、次のオプションが挙げられています。開始日時と終了日時による期間指定、不在として表示されるカレンダーのブロック、その期間中の会議を削除または辞退する選択肢、すべての相手または組織内の相手だけへの返信、そして社内と社外の送信者向けの別々のメッセージです。

Microsoft は、不在時の自動応答をサーバー側のルールとして説明しています。そのため、スマートフォンで設定した返信も、他のルールと同様にサーバー上で実行されます。保存後に一度別のクライアントで設定を開き、確認することをおすすめします。

何を書くか

メッセージこそが実際の役割を果たすので、少し時間をかけて考えてください。

• いつからいつまで不在なのか、具体的な日付とともに伝えてください。
• 緊急時に連絡できる担当者の名前と、メールアドレスまたは電話番号を記載します。
• いつから返信を再開するかを明記します。
• 社外向けのメッセージは短くまとめます。取引先に休暇の予定や社内プロジェクトの名称を伝える必要はありません。

シンプルなテンプレートの例です。「メッセージをありがとうございます。[日付]から[日付]まで不在にしており、[日付]に戻り次第ご返信いたします。緊急の件は、[名前]([メールアドレス])までご連絡ください。」

社内向けのメッセージは、社外向けとは内容を変えてください。チームのメンバーには詳しい情報が必要です。どのプロジェクトを誰が代行するか、ファイルの保存場所、移動された会議などを記載します。タブや入力欄が2つ用意されている場合は、それぞれの目的に合わせて両方を使い分けてください。

自動応答のオン/オフの切り替え場所

どのバージョンにもオン/オフの切り替え機能があります。従来のOutlookでは、リボンの下のメッセージバーに現在の状態が表示され、オフにするボタンがあります。Web版ではトグルスイッチを切り替えます。Macでは、ツールメニューから自動応答を送信をオフにします。復帰後も自動応答が続いてしまうのを防ぐ最も簡単な方法は、常に終了日を設定することです。終了日を設定しなかった場合は、復帰日にカレンダーでリマインダーを設定しておきましょう。

自動応答が機能しない理由

Microsoftの不在時自動応答のトラブルシューティングに関する記事では、仕組みが説明されています。不在時の自動応答はサーバー側のルールであるため、Outlookが起動しているかどうかに関係なく動作します。自動応答は送信者ごとに1回だけ送信されます。送信者の履歴は、設定をオン/オフしたとき、またはルールを編集したときにリセットされます。

この「送信者ごとに1回」という仕様は、テストで多くの人が戸惑う原因になります。自分の別のアドレスを使ってメールを2通送信しても、返信は1通しか届きません。テストは新しいアドレスを使って行ってください。

返信が届かない場合によくある原因は次のとおりです。

1. スパム。メッセージがスパムと判定されて迷惑メールフォルダーに振り分けられた場合、自動応答は生成されません。
2. アカウントの種類。Gmail、Yahoo、その他のPOPまたはIMAPアカウントはサポートされていません。
3. 期間。開始日または終了日が誤っているか、すでに過ぎています。日付とタイムゾーンを確認してください。
4. 転送。メールボックスでSMTP転送が有効になっている場合、自動応答は生成されません。
5. リモートドメインの設定。AutoReplyEnabledという管理者向けの設定がリモートドメインに適用されていると、そのドメインへの返信がブロックされます。この設定はメールボックスの設定より優先されます。Exchange Onlineでは、新しいリモートドメインと組み込みの既定のドメインでは既定値がtrueになっています。
6. トランスポートルール。不在時の自動応答メッセージは空の返信パスを使用します。エンベロープ送信者によって「組織外」に一致するルールがあると、これらのメッセージがブロックされることがあります。
7. 重複したルール。クライアントで「ファイル」、「自動応答」、「ルール」の順に開き、別の不在時自動応答ルールが設定されていないか確認してください。
8. オフにしても返信が送信される。Microsoftによると、不在時の自動応答テンプレートから手動でルールが作成されている場合、設定をオフにしても返信が送信されることがあります。

管理者はメッセージ トレースを実行して、不在時の自動応答を追跡できます。トレースでは、元の送信者が受信者として表示されます。「RESOLVER.OOF.IntToExt」というテキストを含むドロップイベントは正常な動作です。Exchangeは社内向けと社外向けの両方の自動応答を生成し、該当しないほうを破棄します。

すべてのメッセージに対して、送信者ごとに1回ではなく返信を送りたい場合、Microsoftではメールボックスのサーバー側ルールを使用して、サーバーが特定のメッセージで返信する方法を案内しています。これは不在時の自動応答設定とは別の機能ですので、慎重に設定してください。

管理者向け：ユーザーまたは共有メールボックスに設定する場合

返信を設定すべき本人が退職している場合や、メールボックスが共有されている場合など、本人が設定できないことがあります。ユーザーまたは共有メールボックスの自動応答を設定するに関するMicrosoftの記事では、これらの方法が説明されています。

1. Microsoft 365 管理センター。 ユーザー、アクティブ ユーザーの順に移動し、Exchange メールボックスを持つユーザーを選択します。表示されるフライアウトで メール設定と自動応答を選びます。共有メールボックスの場合は、グループ、共有メールボックスの順に移動し、フライアウトで自動応答を選択します。
2. Exchange 管理センター。 受信者、メールボックスの順に選び、対象のメールボックスを選択します。次にその他、自動応答の管理の順に選択します。
3. Exchange Online PowerShell。 Set-MailboxAutoReplyConfiguration を使用し、ID、-AutoReplyState(Disabled、Enabled、Scheduled のいずれか)、予約済みの自動応答の開始時刻と終了時刻を指定します。パラメーターの一覧はコマンドレットのリファレンスを参照してください。実行は Exchange Online PowerShell から行います。

ExternalAudience の設定によって、社外の送信者に自動応答を送る範囲を制御します。値を Known にすると、ユーザーの連絡先に登録されている相手にだけ社外向けの応答が送られます。

共有メールボックスで社外の送信者に常時応答したい場合は、不在通知が適切な手段かどうかを検討してください。不在通知は、開始日と終了日を指定する不在期間のためのものです。恒常的な受付の案内は、別の方法で構成するほうが一般的に適しています。

よくある間違い

• 終了日を設定し忘れる。 期間を指定しないと、誰かが停止するまで自動応答が送られ続けます。
• 片方のメッセージしか入力しない。 職場または学校のアカウントには、社内向けと社外向けのメッセージが別々に用意されています。社外向けのタブが空のままだと、社外の送信者は何も受け取れません。
• 社外のすべての相手に応答する。 ニュースレターや迷惑メールも対象になります。連絡先に登録されている相手のみに限定するほうが安全です。
• すでに応答を受け取った送信者でテストする。 送信者ごとに応答は 1 回だけ送られるため、テストには新しいアドレスを使用してください。
• 情報を出しすぎる。 旅行の予定や同僚の個人的な電話番号を社外向けのメッセージに書いても、誰の役にも立ちません。
• POP や IMAP のメールボックスで動作すると思い込む。 動作しません。ルールを使用し、Outlook を起動したままにするか、サポートされているアカウントに移行してください。

関連して確認しておきたいトピック

• 不在中のメール送信を予約する。 特定の日にメッセージを送信したい場合は、Outlook でメールを予約送信する方法を確認してください。
• 共有メールボックスの自動応答。 チームのアドレスについて、誰が自動応答を設定し、誰が解除するかを決めておいてください。
• 自動応答をブロックする管理設定。 社外への応答が届かない場合、リモート ドメイン、トランスポート ルール、転送の設定がよくある原因です。
• カレンダーのブロック。 Web アプリとモバイル アプリでは、同じ期間の予定をブロックし、会議を辞退することがあります。

次のステップ

旅行の数週間前であっても、今日のうちに自動応答の設定を開き、日付と両方のメッセージが正しいかを確認してください。そのうえで、これまで一度もやり取りのないアドレスからテストを送信しておくと、社外の送信者にも機能する Outlook での不在通知の設定方法を把握できます。