Cara Mengatur Out of Office di Outlook: Langkah untuk Setiap Versi

By Mirko Peters · 2026-11-12

Cara mengatur out of office di Outlook dengan balasan otomatis: langkah untuk Windows, web, Mac, dan seluler, plus kotak surat bersama dan solusi saat balasan tidak terkirim.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Untuk mengatur out of office di Outlook, buka pengaturan balasan otomatis, aktifkan, pilih tanggal Anda tidak berada di kantor, lalu ketik pesan Anda. Di Outlook klasik, jalurnya File, lalu Balasan Otomatis. Di Outlook baru, jalurnya Lihat pengaturan, Akun, lalu Balasan Otomatis. Di web dan di ponsel, opsinya ada di Pengaturan. Artikel ini ditujukan bagi pengguna Outlook yang akan pergi selama beberapa hari atau minggu dan membutuhkan langkah yang tepat untuk versi mereka. Artikel ini juga memuat bagian bagi admin yang perlu mengatur balasan pada kotak surat orang lain atau kotak surat bersama.

Poin Penting

• Di Outlook klasik, pilih File, Automatic Replies, Send automatic replies, atur rentang tanggal, tulis pesan terpisah untuk dalam dan luar organisasi, lalu pilih OK.
• Di Outlook baru, buka View settings, Accounts, Automatic Replies, aktifkan sakelar, atur periode waktu, lalu simpan.
• Balasan otomatis memerlukan akun Exchange atau Microsoft 365. Gmail, Yahoo, dan akun POP atau IMAP lainnya tidak didukung.
• Setiap pengirim hanya menerima satu balasan selama Anda pergi, dan spam yang masuk ke Junk tidak mendapat balasan sama sekali.
• Balasan out of office adalah aturan sisi server, sehingga tetap berfungsi saat laptop Anda tertutup. Admin dapat mengaturnya untuk pengguna atau kotak surat bersama di pusat admin.

Periksa akun Anda terlebih dahulu

Balasan otomatis berjalan di server kotak surat, sehingga bergantung pada akun Exchange Online atau Exchange. Halaman Microsoft tentang balasan out-of-office otomatis menyatakan bahwa fitur bawaan memerlukan akun kerja atau sekolah Exchange atau Microsoft 365, dan balasan otomatis tidak didukung untuk Gmail, Yahoo, atau akun POP atau IMAP lainnya. Outlook untuk Mac bekerja dengan akun Exchange, Outlook.com, Hotmail, dan Office 365. Aplikasi seluler bekerja dengan akun Microsoft 365, Exchange, Exchange hybrid, dan Outlook.com.

Jika Anda hanya memiliki akun IMAP atau POP, solusi Microsoft adalah menggunakan aturan. Kendalanya, sesuai halaman yang sama: Outlook harus tetap berjalan selama Anda pergi, sehingga pilihan ini kurang cocok untuk perjalanan panjang.

Anda menggunakan Outlook yang mana? Jika ada menu File di pojok kiri atas, Anda menggunakan Outlook klasik. Jika ada ikon roda gigi Settings dan tidak ada menu File, Anda menggunakan Outlook baru atau web. Langkah-langkah di bawah mengikuti pembagian tersebut.

Cara mengatur out of office di Outlook klasik untuk Windows

1. Pilih File, lalu Automatic Replies.
2. Pilih Send automatic replies.
3. Centang Only send during this time range, lalu atur tanggal dan jam mulai dan selesai. Jika dilewati, Anda harus mematikan balasan secara manual.
4. Tulis pesan Anda. Dengan akun kerja atau sekolah, Anda akan melihat dua tab, Inside My Organization dan Outside My Organization. Isi keduanya.
5. Pilih OK.

Untuk mematikan balasan lebih awal, pilih Turn off di bilah pesan di bawah ribbon. Jendela Automatic Replies juga memiliki tombol Rules untuk kasus lanjutan, misalnya penanganan berbeda untuk pengirim tertentu. Pastikan tidak ada aturan out-of-office lama yang masih tersisa di sana.

Cara mengatur out of office di new Outlook untuk Windows

1. Pada tab View, pilih View settings.
2. Buka Accounts, lalu Automatic Replies.
3. Aktifkan sakelar Automatic replies.
4. Jika Anda sudah mengetahui tanggalnya, pilih opsi rentang waktu lalu masukkan waktu mulai dan waktu berakhir.
5. Jika Anda hanya ingin membalas pihak eksternal yang Anda kenal, pilih Send replies only to contacts.
6. Pilih Save.

Pilihan "contacts only" perlu Anda ketahui. Microsoft memperingatkan bahwa jika balasan dikirim ke semua pihak di luar organisasi, setiap email masuk akan mendapat balasan, termasuk newsletter, iklan, dan kemungkinan spam. Halaman tersebut merekomendasikan untuk membatasi balasan hanya kepada kontak.

Outlook di web, Mac, dan seluler

Outlook di web dan Outlook.com

Langkah web dari Microsoft untuk pengalaman baru adalah:

1. Pilih Settings (ikon roda gigi), lalu Accounts, lalu Automatic replies.
2. Aktifkan Turn on automatic replies.
3. Opsional: centang Send replies only during a time period dan masukkan waktu mulai dan waktu berakhir. Tanpa opsi ini, balasan tetap aktif sampai Anda mematikannya.
4. Opsional: gunakan opsi kalender, yaitu Block my calendar for this period, Automatically decline new invitations for events that occur during this period, dan Decline and cancel my meetings during this period.
5. Tulis pesannya. Anda dapat memformatnya.
6. Centang Send replies outside your organization jika Anda ingin pengirim eksternal ikut menerima balasan.
7. Pilih Save.

Pada tampilan web lama, jalurnya adalah Settings, Account, Automatic replies, lalu Send automatic replies. Untuk mematikan balasan di tampilan baru, nonaktifkan sakelarnya. Di tampilan lama, pilih Don't send automatic replies.

Outlook untuk Mac

Microsoft mendokumentasikan hal ini dalam artikel Mac mengenai balasan out-of-office otomatis.

1. Di panel navigasi, klik Mail.
2. Dari menu Tools, pilih Automatic Replies.
3. Pilih akun di daftar drop-down dan aktifkan Send Automatic Replies.
4. Di bawah Message for inside your organization, ketik balasan Anda.
5. Untuk menggunakan rentang tanggal, aktifkan sakelar Set untuk rentang waktu, centang Time Period, lalu pilih tanggal mulai dan tanggal berakhir.
6. Untuk membalas pengirim di luar organisasi, centang Message for outside your organization, pilih Send only to my contacts atau Send to everyone, lalu ketik teksnya. Opsi ini hanya muncul jika administrator Exchange Anda mengaktifkannya.
7. Tutup jendela Automatic Replies.

Jika Anda mengatur waktu berakhir, balasan akan berhenti sendiri saat waktu tersebut terlewati. Untuk mematikannya lebih awal, kembali ke Tools, Automatic Replies, lalu nonaktifkan Send Automatic Replies. Microsoft juga mencatat bahwa dukungan untuk Outlook for Mac versi lama berakhir pada Oktober 2026.

Outlook untuk iOS dan Android

Di ponsel, balasan otomatis diatur per akun. Buka Settings, pilih akun, pilih Automatic Replies, lalu aktifkan sakelarnya. Artikel seluler Microsoft mencantumkan opsi berikut: jendela waktu dengan waktu mulai dan berakhir, blok kalender yang menampilkan Anda sebagai out of office, pilihan untuk menghapus atau menolak rapat dalam rentang waktu tersebut, balasan kepada semua orang atau hanya kepada orang di dalam organisasi, serta pesan terpisah untuk pengirim internal dan eksternal.

Microsoft menjelaskan bahwa balasan out-of-office adalah aturan sisi server, sehingga balasan yang diatur di ponsel berjalan di server seperti aturan lainnya. Setelah menyimpan pengaturan, buka pengaturan tersebut sekali di klien lain untuk memastikannya.

Apa yang perlu ditulis

Pesan inilah yang paling berperan, jadi luangkan waktu sejenak untuk menulisnya.

• Sebutkan bahwa Anda sedang tidak ada dan untuk berapa lama, dengan tanggal yang nyata.
• Sebutkan satu orang yang bisa membantu untuk hal mendesak, lengkap dengan alamat email atau nomor telepon.
• Tuliskan kapan Anda akan mulai membalas kembali.
• Buat pesan untuk pihak luar tetap singkat. Klien tidak perlu tahu rencana liburan Anda atau nama proyek internal Anda.

Contoh templat sederhana: "Terima kasih atas pesan Anda. Saya sedang di luar kantor dari [tanggal] sampai [tanggal] dan akan membalas saat kembali pada [tanggal]. Untuk hal mendesak, silakan hubungi [nama] di [email]."

Tulis pesan untuk internal secara berbeda. Tim Anda membutuhkan detail lebih banyak: siapa yang menangani proyek mana, di mana file-filenya disimpan, dan rapat mana yang dipindahkan. Jika tersedia dua tab atau dua kolom, gunakan keduanya dengan tujuan yang jelas.

Di mana menemukan tombol aktif dan nonaktif

Setiap versi memilikinya. Di Outlook klasik, bilah pesan di bawah pita menampilkan status dan tombol Matikan. Di web, Anda cukup mengubah sakelar. Di Mac, nonaktifkan Kirim Balasan Otomatis pada menu Alat. Cara termudah agar pengaturan ini tidak terus berjalan setelah Anda kembali adalah selalu menetapkan tanggal berakhir. Jika belum, buat pengingat di kalender untuk hari Anda kembali bekerja.

Mengapa balasan di luar kantor Anda tidak berfungsi

Artikel Microsoft tentang pemecahan masalah balasan OOF menjelaskan cara kerjanya. Balasan di luar kantor adalah aturan di sisi server, jadi tetap berfungsi meskipun Outlook Anda tidak terbuka. Balasan hanya dikirim satu kali per pengirim. Riwayat pengirim dihapus saat Anda mengaktifkan atau menonaktifkan pengaturan, atau saat Anda mengubah aturannya.

Aturan "satu kali per pengirim" ini sering mengecoh para penguji. Jika Anda menguji dengan alamat kedua milik sendiri dan mengirim dua email, Anda hanya akan menerima satu balasan. Uji dengan alamat yang baru.

Berikut alasan umum mengapa balasan tidak datang:

1. Spam. Jika pesan ditandai sebagai spam dan masuk ke Junk, tidak ada balasan otomatis yang dibuat.
2. Jenis akun. Gmail, Yahoo, dan akun POP atau IMAP lainnya tidak didukung.
3. Periode waktu. Tanggal mulai atau berakhir salah, atau sudah lewat. Periksa tanggal dan zona waktunya.
4. Penerusan. Jika penerusan SMTP aktif untuk kotak surat, balasan tidak akan dibuat.
5. Pengaturan domain jarak jauh. Pengaturan admin bernama AutoReplyEnabled pada domain jarak jauh memblokir balasan ke domain tersebut, dan pengaturan ini menimpa pengaturan kotak surat. Di Exchange Online, nilai defaultnya true untuk domain jarak jauh baru dan domain Default bawaan.
6. Aturan transport. Pesan di luar kantor menggunakan jalur balik kosong. Aturan yang mencocokkan "Di luar organisasi" berdasarkan pengirim amplop dapat memblokir pesan tersebut.
7. Aturan ganda. Periksa apakah ada aturan balasan di luar kantor lain di klien pada File, Balasan Otomatis, Aturan.
8. Balasan tetap terkirim meski sudah dinonaktifkan. Microsoft menyebutkan balasan masih bisa terkirim jika seseorang membuat aturan secara manual dari templat di luar kantor.

Admin dapat menjalankan pelacakan pesan untuk menelusuri balasan di luar kantor. Dalam pelacakan, pengirim asli muncul sebagai penerima. Peristiwa drop dengan teks "RESOLVER.OOF.IntToExt" itu wajar: Exchange membuat balasan internal dan eksternal, lalu membuang yang tidak berlaku.

Jika Anda ingin balasan untuk setiap pesan, bukan satu kali per pengirim, Microsoft merujuk pada aturan kotak surat di sisi server yang membuat server membalas dengan pesan tertentu. Ini adalah alat yang berbeda dari pengaturan di luar kantor, jadi bangunlah dengan hati-hati.

Admin: mengatur untuk pengguna atau kotak surat bersama

Terkadang orang yang membutuhkan balasan tidak bisa mengaturnya, karena sudah tidak ada di kantor atau karena kotak suratnya bersama. Artikel Microsoft tentang pengaturan balasan otomatis untuk kotak surat pengguna atau kotak surat bersama mencantumkan metode-metode tersebut.

1. Pusat admin Microsoft 365. Buka Pengguna, lalu Pengguna aktif, pilih pengguna yang memiliki kotak surat Exchange, lalu di panel samping pilih Pengaturan email dan Balasan otomatis. Untuk kotak surat bersama, buka Grup, lalu Kotak surat bersama, dan pilih Balasan otomatis di panel samping.
2. Pusat admin Exchange. Di bawah Penerima, lalu Kotak surat, pilih kotak surat, lalu Lainnya, lalu Kelola balasan otomatis.
3. Exchange Online PowerShell. Gunakan Set-MailboxAutoReplyConfiguration dengan identitas, -AutoReplyState (Disabled, Enabled atau Scheduled) serta waktu mulai dan selesai untuk balasan terjadwal. Lihat referensi cmdlet untuk daftar parameter lengkap, dan jalankan melalui Exchange Online PowerShell.

Pengaturan ExternalAudience mengontrol siapa di luar organisasi yang menerima balasan. Nilai Known hanya mengirim balasan eksternal ke orang yang ada di kontak pengguna.

Untuk kotak surat bersama yang harus selalu menjawab pihak luar, pikirkan apakah pesan di luar kantor adalah alat yang tepat. Fitur ini dimaksudkan untuk ketidakhadiran, dengan tanggal mulai dan selesai. Pengakuan permanen biasanya lebih baik dibangun dengan cara lain.

Kesalahan umum

• Lupa menentukan tanggal selesai. Tanpa periode waktu, balasan akan terus berjalan sampai ada yang mematikannya.
• Hanya mengisi satu pesan. Akun kerja dan sekolah memiliki pesan terpisah untuk pihak internal dan eksternal. Tab eksternal yang kosong berarti pengirim eksternal tidak mendapatkan apa pun.
• Membalas semua pihak luar. Ini termasuk buletin dan surat sampah. Hanya kepada kontak lebih aman.
• Menguji dengan pengirim yang sudah menerima balasan. Setiap pengirim hanya menerima satu balasan, jadi gunakan alamat baru.
• Membocorkan terlalu banyak informasi. Pesan eksternal yang berisi rencana perjalanan Anda atau nomor pribadi rekan kerja tidak membantu siapa pun.
• Mengira kotak surat POP atau IMAP pasti berfungsi. Tidak demikian. Gunakan aturan dan biarkan Outlook tetap berjalan, atau beralih ke akun yang didukung.

Topik terkait untuk dijelajahi

• Menjadwalkan email saat Anda tidak di kantor. Jika Anda ingin pesan dikirim pada hari tertentu, pelajari cara menjadwalkan email di Outlook.
• Balasan kotak surat bersama. Tentukan siapa yang mengatur balasan untuk alamat tim dan siapa yang menghapusnya.
• Pengaturan admin yang memblokir balasan. Domain jarak jauh, aturan transport, dan pengaturan penerusan adalah penyebab umum saat balasan eksternal gagal.
• Pemblokiran kalender. Aplikasi web dan seluler dapat memblokir kalender Anda dan menolak rapat pada periode yang sama.

Langkah berikutnya

Buka pengaturan balasan otomatis Anda hari ini, meskipun perjalanan masih beberapa minggu lagi, dan pastikan tanggal serta kedua pesan sudah benar. Kemudian kirim uji coba dari alamat yang belum pernah menulis kepada Anda, sehingga Anda tahu cara mengatur out of office di Outlook dengan cara yang juga berfungsi untuk pengirim eksternal.