Come impostare l'assenza dall'ufficio in Outlook: passaggi per ogni versione

By Mirko Peters · 2026-11-12

Come impostare l'assenza dall'ufficio in Outlook con risposte automatiche: passaggi per Windows, web, Mac e mobile, oltre a caselle condivise e soluzioni quando le risposte non vengono inviate.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Per impostare l'assenza dall'ufficio in Outlook, apri le impostazioni delle risposte automatiche, attivale, scegli le date in cui sarai assente e scrivi il messaggio. In Outlook classico il percorso è File, poi Risposte automatiche. In nuovo Outlook è Visualizza impostazioni, Account, Risposte automatiche. Sul web e sul telefono si trova in Impostazioni. Questo articolo è rivolto agli utenti di Outlook che stanno per assentarsi per alcuni giorni o settimane e vogliono i passaggi esatti per la propria versione, e contiene una sezione per gli amministratori che devono impostare le risposte sulla cassetta di un altro utente o su una casella condivisa.

Punti chiave

• In Outlook classico, scegli File, Risposte automatiche, Invia risposte automatiche, imposta un intervallo di date, scrivi due messaggi separati per i destinatari interni ed esterni e seleziona OK.
• In nuovo Outlook, vai su Visualizza impostazioni, Account, Risposte automatiche, attiva l'interruttore, imposta il periodo e salva.
• Le risposte automatiche richiedono un account Exchange o Microsoft 365. Gmail, Yahoo e altri account POP o IMAP non sono supportati.
• Durante la tua assenza ogni mittente riceve una sola risposta, e lo spam finito nella posta indesiderata non riceve alcuna risposta.
• Le risposte di assenza dall'ufficio sono regole lato server, quindi continuano a funzionare anche quando il laptop è spento. Gli amministratori possono impostarle per un utente o una casella condivisa nelle interfacce di amministrazione.

Controlla prima il tuo account

Le risposte automatiche vengono gestite dal server della cassetta postale, quindi dipendono da un account Exchange Online o Exchange. La pagina Microsoft sulle risposte automatiche di assenza dall'ufficio spiega che la funzione integrata richiede un account di lavoro o dell'istruzione Exchange o Microsoft 365, e precisa che le risposte automatiche non sono supportate per Gmail, Yahoo o altri account POP o IMAP. Outlook per Mac funziona con account Exchange, Outlook.com, Hotmail e Office 365. Le app per dispositivi mobili funzionano con account Microsoft 365, Exchange, Exchange ibrido e Outlook.com.

Se hai solo un account IMAP o POP, la soluzione suggerita da Microsoft è una regola. Il limite, secondo la stessa pagina: Outlook deve restare in esecuzione mentre sei assente, quindi non è una buona scelta per un viaggio lungo.

Quale Outlook stai usando? Se in alto a sinistra vedi un menu File, sei in Outlook classico. Se vedi un'icona a forma di ingranaggio e non il menu File, sei in nuovo Outlook o nel web. I passaggi seguenti seguono questa distinzione.

Come impostare l'assenza dall'ufficio in Outlook classico per Windows

1. Seleziona File, quindi Risposte automatiche.
2. Seleziona Invia risposte automatiche.
3. Seleziona Invia solo durante questo intervallo di tempo e imposta la data e l'ora di inizio e di fine. Se non lo fai, dovrai disattivare le risposte manualmente.
4. Scrivi il messaggio. Con un account di lavoro o dell'istruzione vedrai due schede, All'interno dell'organizzazione e All'esterno dell'organizzazione. Compilale entrambe.
5. Seleziona OK.

Per disattivare le risposte automatiche prima del previsto, seleziona Disattiva nella barra dei messaggi sotto la barra multifunzione. La finestra Risposte automatiche include anche un pulsante Regole per i casi più complessi, ad esempio quando vuoi trattare in modo diverso alcuni mittenti. Verifica che non sia rimasta alcuna vecchia regola di risposta automatica.

Come impostare l'assenza dell'ufficio nel nuovo Outlook per Windows

1. Nella scheda Visualizza, seleziona Impostazioni visualizzazione.
2. Vai su Account, quindi su Risposte automatiche.
3. Attiva l'interruttore Risposte automatiche.
4. Se conosci le date, scegli l'opzione per il periodo di tempo e inserisci l'ora di inizio e di fine.
5. Se vuoi rispondere solo ai contatti esterni che conosci, scegli Invia risposte solo ai contatti.
6. Seleziona Salva.

Vale la pena conoscere l'opzione "solo contatti". Microsoft avverte che, se invii risposte a tutti i mittenti esterni all'organizzazione, ogni email in arrivo riceverà una risposta, comprese newsletter, pubblicità ed eventualmente posta indesiderata. La pagina consiglia di limitare le risposte ai contatti.

Outlook sul web, Mac e dispositivi mobili

Outlook sul web e Outlook.com

I passaggi per il web di Microsoft per la nuova esperienza sono:

1. Seleziona Impostazioni (l'icona dell'ingranaggio), quindi Account, poi Risposte automatiche.
2. Attiva Attiva risposte automatiche.
3. Facoltativamente, seleziona Invia risposte solo in un periodo di tempo e inserisci l'ora di inizio e di fine. Senza questa opzione, le risposte restano attive finché non le disattivi.
4. Facoltativamente, puoi usare le opzioni del calendario: Blocca il mio calendario per questo periodo, Rifiuta automaticamente i nuovi inviti per gli eventi che si svolgono in questo periodo e Rifiuta e annulla le mie riunioni in questo periodo.
5. Scrivi il messaggio. Puoi formattarlo.
6. Seleziona Invia risposte al di fuori dell'organizzazione se vuoi includere anche i mittenti esterni.
7. Seleziona Salva.

Nella vecchia interfaccia web il percorso è Impostazioni, Account, Risposte automatiche, quindi Invia risposte automatiche. Per disattivare le risposte nella nuova interfaccia, disattiva l'interruttore. Nella vecchia interfaccia, scegli Non inviare risposte automatiche.

Outlook per Mac

Microsoft lo documenta nell'articolo dedicato a Mac sulle risposte automatiche di assenza dall'ufficio.

1. Nel riquadro di navigazione, fai clic su Posta.
2. Dal menu Strumenti, scegli Risposte automatiche.
3. Seleziona l'account nell'elenco a discesa e attiva Invia risposte automatiche.
4. In Messaggio per i destinatari interni all'organizzazione, scrivi la risposta.
5. Per usare un intervallo di date, attiva l'interruttore Imposta per il periodo di tempo, seleziona Periodo di tempo e scegli una data di inizio e di fine.
6. Per rispondere ai mittenti esterni, seleziona Messaggio per i destinatari esterni all'organizzazione, scegli Invia solo ai miei contatti oppure Invia a tutti e scrivi il testo. Questa opzione compare solo se l'amministratore di Exchange l'ha abilitata.
7. Chiudi la finestra Risposte automatiche.

Se hai impostato un'ora di fine, le risposte si interrompono automaticamente al suo passaggio. Per disattivarle prima, torna su Strumenti, Risposte automatiche e disattiva Invia risposte automatiche. Microsoft segnala inoltre che il supporto per la versione precedente di Outlook per Mac terminerà nell'ottobre 2026.

Outlook per iOS e Android

Sul telefono, le risposte automatiche si impostano per ogni account. Apri Impostazioni, seleziona l'account, seleziona Risposte automatiche e attiva l'interruttore. L'articolo di Microsoft dedicato ai dispositivi mobili elenca queste opzioni: una finestra temporale con ora di inizio e di fine, un blocco del calendario che ti mostra come assente, la scelta di annullare o rifiutare le riunioni in quel periodo, risposte a tutti oppure solo alle persone dell'organizzazione, e messaggi separati per mittenti interni ed esterni.

Microsoft descrive le risposte di assenza dall'ufficio come regole lato server, quindi una risposta impostata dal telefono viene eseguita sul server come qualsiasi altra. Dopo averla salvata, apri l'impostazione in un altro client una volta per verificarla.

Cosa scrivere

Il messaggio fa il lavoro vero, quindi dedicagli un minuto.

• Indica che sei assente e per quanto tempo, con date reali.
• Indica una persona che possa aiutare in caso di urgenze, con un indirizzo email o un numero di telefono.
• Specifica quando riprenderai a rispondere.
• Mantieni breve il messaggio esterno. A un cliente non servono i tuoi piani per le ferie né il nome del tuo progetto interno.

Un modello semplice: "Grazie per il tuo messaggio. Sono fuori sede dal [data] al [data] e risponderò al mio rientro il [data]. Per questioni urgenti, contatta [nome] all'indirizzo [email]."

Scrivi il messaggio interno in modo diverso. Il tuo team può avere più dettagli: chi copre quale progetto, dove si trovano i file, quali riunioni sono state spostate. Se hai a disposizione due schede o due campi, usali entrambi in modo mirato.

Dove trovare l'interruttore di attivazione e disattivazione

Ogni versione ne ha uno. In Outlook classico, la barra dei messaggi sotto la barra multifunzione mostra lo stato e un pulsante Disattiva. Sul web basta spostare l'interruttore. Su Mac disattivi Invia risposte automatiche dal menu Strumenti. Il modo più semplice per evitare che la risposta resti attiva dopo il rientro è impostare sempre una data di fine. Se non l'hai fatto, imposta un promemoria nel calendario per il giorno in cui torni.

Perché la tua risposta automatica fuori sede non funziona

L'articolo di Microsoft sulla risoluzione dei problemi con le risposte fuori sede spiega il funzionamento. Le risposte fuori sede sono regole lato server, quindi funzionano indipendentemente dal fatto che Outlook sia aperto o meno. Vengono inviate una sola volta per ogni mittente. La cronologia dei mittenti viene cancellata quando attivi o disattivi l'impostazione o modifichi la regola.

La regola "una volta per mittente" inganna molti tester. Se fai una prova con un tuo secondo indirizzo e invii due email, ricevi una sola risposta. Usa un indirizzo nuovo per il test.

Questi sono i motivi più comuni per cui non arriva una risposta:

1. Spam. Se un messaggio viene contrassegnato come spam e finisce nella posta indesiderata, non viene generata alcuna risposta automatica.
2. Il tipo di account. Gmail, Yahoo e altri account POP o IMAP non sono supportati.
3. Periodo. La data di inizio o di fine è errata o già trascorsa. Controlla le date e il fuso orario.
4. Inoltro. Se l'inoltro SMTP è attivo per la casella, non vengono generate risposte.
5. Impostazioni del dominio remoto. Un'impostazione amministrativa chiamata AutoReplyEnabled su un dominio remoto blocca le risposte verso quel dominio e prevale sulle impostazioni della casella. In Exchange Online il valore predefinito è true per i nuovi domini remoti e per il dominio predefinito integrato.
6. Regole di trasporto. I messaggi di risposta fuori sede usano un percorso di ritorno vuoto. Una regola che individua "Esterno all'organizzazione" in base al mittente della busta può bloccarli.
7. Regole duplicate. Controlla se nel client esiste un'altra regola di risposta fuori sede in File, Risposte automatiche, Regole.
8. Risposte inviate nonostante la disattivazione. Microsoft afferma che le risposte possono comunque essere inviate se qualcuno ha creato la regola manualmente dal modello di risposta fuori sede.

Gli amministratori possono eseguire una traccia messaggi per seguire una risposta fuori sede. Nella traccia, il mittente originale compare come destinatario. Un evento di eliminazione con il testo "RESOLVER.OOF.IntToExt" è normale: Exchange genera sia le risposte interne sia quelle esterne e scarta quella che non si applica.

Se vuoi una risposta su ogni messaggio invece che una per mittente, Microsoft indica una regola lato server della casella che fa rispondere il server con un messaggio specifico. È uno strumento diverso dall'impostazione fuori sede, quindi va configurato con attenzione.

Amministratori: impostazione per un utente o una casella condivisa

A volte la persona che deve inviare la risposta non può impostarla, perché non è più disponibile o perché la casella è condivisa. L'articolo di Microsoft sull'impostazione delle risposte automatiche per una casella utente o condivisa elenca questi metodi.

1. Interfaccia di amministrazione di Microsoft 365. Vai su Utenti, poi Utenti attivi, seleziona un utente che ha una casella di Exchange e, nel riquadro laterale, scegli Impostazioni posta e Risposte automatiche. Per una casella condivisa, vai su Gruppi, poi Caselle condivise, e seleziona Risposte automatiche nel riquadro laterale.
2. Interfaccia di amministrazione di Exchange. In Destinatari, poi Caselle di posta, seleziona la casella, quindi Altro, poi Gestisci risposte automatiche.
3. PowerShell di Exchange Online. Usa Set-MailboxAutoReplyConfiguration con l'identità, -AutoReplyState (Disabled, Enabled o Scheduled) e le ore di inizio e fine per le risposte pianificate. Consulta il riferimento dei cmdlet per l'elenco completo dei parametri ed esegui il comando tramite PowerShell di Exchange Online.

L'impostazione ExternalAudience controlla chi all'esterno riceve una risposta. Il valore Known invia le risposte esterne solo alle persone presenti nei contatti dell'utente.

Per una casella condivisa che deve rispondere sempre ai mittenti esterni, valuta se una risposta fuori sede sia lo strumento giusto. È pensata per le assenze, con data di inizio e di fine. Una conferma permanente di solito si costruisce meglio in altro modo.

Errori comuni

• Dimenticare la data di fine. Senza un periodo definito, le risposte continuano finché qualcuno non le disattiva.
• Compilare solo un messaggio. Gli account di lavoro e di scuola hanno messaggi separati per i destinatari interni ed esterni. Una scheda esterna vuota significa che i mittenti esterni non ricevono nulla.
• Rispondere a tutti all'esterno. Questo include newsletter e posta indesiderata. È più sicuro limitare la risposta ai soli contatti.
• Testare con un mittente che ha già ricevuto una risposta. Ogni mittente ne riceve una sola, quindi usa un indirizzo nuovo.
• Rivelare troppo. Un messaggio esterno con i tuoi piani di viaggio o il numero privato di un collega non aiuta nessuno.
• Dare per scontato che una casella POP o IMAP funzioni. Non è così. Usa una regola e tieni Outlook in esecuzione, oppure passa a un account supportato.

Argomenti correlati da approfondire

• Programmare la posta mentre sei assente. Se vuoi che i messaggi partano in un determinato giorno, scopri come pianificare un'email in Outlook.
• Risposte dalle caselle condivise. Decidi chi imposta la risposta per un indirizzo di team e chi la rimuove.
• Impostazioni amministrative che bloccano le risposte. Dominio remoto, regole di trasporto e impostazioni di inoltro sono i sospetti più comuni quando le risposte esterne non partono.
• Blocco del calendario. Le app web e mobili possono bloccare il calendario e rifiutare le riunioni nello stesso periodo.

Prossimo passo

Apri oggi stesso le impostazioni delle risposte automatiche, anche se la partenza è tra settimane, e verifica che date e due messaggi siano corretti. Poi invia un test da un indirizzo che non ti ha mai scritto, così sai come impostare l'assenza in Outlook in modo che funzioni anche per i mittenti esterni.