מדריך מונחים ומדריך שימוש ל-Microsoft Teams: המילון המלא

By Mirko Peters · 2026-04-21

זהו המדריך הישיר והתכליתי שלך למונחים של Microsoft Teams. כאן תמצאו הגדרות מעשיות ודוגמאות ברורות, בין אם אתם חדשים ב-Teams, מתמודדים עם הרשאות, או שאתם האדם שאליו פונים בנושאים האלה במחלקה שלכם. שליטה במינוח של Teams תעזור לכם להימנע מבלבול, לשמור על שיתוף פעולה חלק ולהימנע מטעויות יקרות או מפספוסים בפרטיות.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Titelbild: Microsoft Teams Terminology Explained: The Ultimate Glossary and User Guide

ניווט ב-Teams קל הרבה יותר כשיודעים מה כל דבר אומר: מערוצים ועד מחברים, מכרטיסיות ועד תגיות, וכל האייקונים החידתיים האלה. המדריך מכסה תכונות יומיומיות, מונחי ניהול ארגוני, ואפילו את המינוח של ממשל ותאימות שאנשי IT וציות מתעניינים בו. יש כאן משהו לכל אחד: מובילי טכנולוגיה, מנהלים, אנשי ציות, מנהלי פרויקטים, או חברי צוות סקרנים שרוצים לעבוד חכם ובטוח יותר. להעמקה נוספת תמצאו לאורך המדריך קישורים למשאבים ולמדריכים קשורים. בואו נהפוך את חוויית Teams שלכם לברורה, בטוחה והרבה פחות מלחיצה.

הבנת Microsoft Teams ותפקידו בשיתוף הפעולה ב-M365

Microsoft Teams הוא "חדר הישיבות" הדיגיטלי ומרכז המשרד בתוך Microsoft 365 (M365). תחשבו עליו כעל מרכז העצבים שבו מתכנסים הצ'אטים, הפגישות, הקבצים ועבודת הצוות היומיומית. Teams אינו רק צ'אט או שיחות וידאו; הוא נקודת הכניסה האחת שלכם לתקשורת בזמן אמת, לשיתוף פעולה במסמכים ולשילוב אפליקציות.

בתוך Teams אפשר ליצור סביבות עבודה שמתמקדות בפרויקטים או במחלקות. בתוך כל סביבת עבודה (שנקראת "Team"), תמצאו ערוצים שבהם חיים השיחות, הקבצים והמשימות. בניגוד לדואר אלקטרוני מסורתי, צ'אטים וערוצים של הצוות מספקים דיונים מתמשכים וניתנים לחיפוש. כלומר, ההיסטוריה, ההקשר והקבצים נמצאים במקום אחד, בלי לחפור בשרשורים ישנים או בקובצים מצורפים.

Teams קשור גם בהדוק לשאר שירותי M365. לדוגמה, קבצים ששיתפתם ב-Teams נשמרים בפועל ב-SharePoint או ב-OneDrive, וכך שיתוף הפעולה מאובטח ומרוכז. צריכים לנהל פרויקט? חברו את Planner או Lists ישירות ל-Team שלכם. רוצים דואר אלקטרוני מסורתי? Teams מתחבר ליומני Outlook ולאנשי הקשר. למעשה, סקירה מפורטת של לוח המחוונים והשילוב בין הנתונים מופיעה ב-Teams vs SharePoint: The Dashboard Showdown.

בזכות הקשרים ההדוקים לכלים כמו Power BI, Power Automate ו-SharePoint, Teams הפך לעמוד השדרה של עבודת הצוות הדיגיטלית בארגונים של ימינו. אם אתם מארגנים פרויקטים, כדאי לקרוא את הטיפים המעשיים ב-Transforming Project Management with Microsoft Teams: A Practical Guide. שליטה ב-Teams אינה מיועדת רק לאנשי IT; הבנה של האופן שבו Teams משתלב יכולה לעזור לכל אחד לסיים דברים מהר יותר ובפחות טרחה.

ניווט בממשק של Teams: סרגל הניווט, סרגל היישומים והאייקונים, מפוענחים

ממשק Microsoft Teams עלול להיראות מאיים בהתחלה, אבל בואו נפרק אותו. בקצה השמאלי תראו את מה שנקרא "סרגל הניווט" או "סרגל היישומים". רצועה אנכית זו נותנת גישה מהירה לכל הסעיפים המרכזיים: פעילות, צ'אט, Teams, לוח שנה, שיחות וקבצים, וכל אחד מהם מסומן באייקון מודגש משלו.

לחיצה על אייקון Teams (צלליות האנשים) תוביל אתכם לסביבות העבודה המרכזיות שלכם. אייקון הצ'אט (בועת הדיבור) מאפשר לקפוץ ישירות לצ'אטים פרטיים וקבוצתיים. אם אתם צריכים למצוא שיחות אחרונות או הודעות קוליות, לחצו על אייקון השיחות (סמל הטלפון). לוח השנה (סמל הרשת הקטן) מסתנכרן עם Outlook. אפשר לתזמן פגישות ולהצטרף אליהן ישירות מכאן, בלי לעבור בין אפליקציות.

מעל אזור העבודה הראשי, בדרך כלל בחלק העליון, תראו כרטיסיות לדברים כמו פוסטים (פיד השיחות שלכם), קבצים, וכל היישומים שנוספו (Planner, OneNote וכדומה). האייקון או השם של כל כרטיסייה עוזר לזהות איפה אתם עובדים. תגי התראה (כמו הנקודה האדומה או תג עם מספר) מסמנים פעילות חדשה ועוזרים לכם להישאר על הכול.

תראו גם תמונות פרופיל (אווטרים) או ראשי תיבות, וסמלי נוכחות (נקודה ירוקה לפעיל, אדומה לעסוק וכדומה) ליד שמות האנשים. ברגע שתכירו את הסמלים והקיצורים הניווטיים האלה, הניווט ב-Teams כבר לא יהיה חיפוש אוצרות, אלא ירגיש כמו מרכז הפעילות של העבודה שלכם.

Teams וערוצים: מבנה, פרטיות וארגון

קל להיתקע בין כל המונחים סביב Teams וערוצים, אבל הבנה נכונה של היסודות האלה יכולה לחסוך לכם המון כאב ראש. Teams בנוי לשקף את האופן שבו הארגון שלכם באמת עובד: מחלקות, פרויקטים או קבוצות עבודה. בתוך כל Team תמצאו ערוצים. אלה דומים לנושאים או לחדרי ישיבות, שבהם מרוכזים שיחות שונות, מסמכים ואפליקציות לגישה נוחה.

האופן שבו מגדירים ומנהלים את ה-Teams והערוצים קובע מי רואה מה, איך משתפים קבצים ומי יכול להצטרף ולתרום. בקרות פרטיות וגישה, כמו הבחירה בין Teams ציבורי לפרטי ובין ערוץ סטנדרטי לערוץ פרטי, הן מעקות הבטיחות ששומרים על המידע הרגיש ועל האנשים הנכונים בתמונה. כשהמבנה מוגדר נכון, פוחתים הסכסוכים סביב השאלה "מי ראה מה?", נתמכת הציות לרגולציה והפרויקטים נשארים מאורגנים.

בסעיפים הבאים נצלול להגדרות הפרטיות ולפרטי ההרשאות החשובים באמת: Teams ציבורי מול פרטי, וכן ערוץ סטנדרטי מול ערוץ פרטי. אם אתם תוהים באיזה מהם להשתמש לשיחות הנהלה חסויות או לשיתוף פעולה בין חברות, אתם במקום הנכון. למדריך החלטה מעמיק יותר בין ערוצים פרטיים למשותפים, הציצו במדריך זה על ערוצים פרטיים מול משותפים ובמתי להשתמש בכל אחד לצורכי פרטיות וציות. ואם ארגון פרויקטים מתמשכים הוא העניין שלכם, עיינו במדריך מדורג לארגון פרויקטים ב-Microsoft Teams לטיפים מעשיים למבנה.

Teams ציבוריים ופרטיים: גישה, נראות ומקרי שימוש מעשיים

Teams ציבורי: כל מי שנמצא בארגון יכול לאתר, לצפות ולהצטרף ל-Team ציבורי, אלא אם המדיניות מגבילה זאת. מתאים לקבוצות פרויקטים פתוחות, לאירועים ברמת הארגון או למרכזי קליטה, שבהם שקיפות מועילה לכולם.
Teams פרטי: רק חברים שהוזמנו יכולים לראות או להצטרף. השתמשו בהם לקבוצות הנהלה, משאבי אנוש, יחידות עסקיות רגישות או צוותי פרויקט קטנים, שבהם פרטיות ושליטה הם בראש סדר העדיפויות.
מקרי שימוש: ציבורי הוא הבחירה הטובה כשרוצים לשתף באופן רחב ולעודד הזנת רעיונות; פרטי הוא הפתרון הנכון לדיונים חסויים או לשליטה הדוקה. מדיניות ברמת הארגון יכולה לאכוף פרטיות של Team, כדי לוודא שמידע רגיש נשמר מאחורי הקלעים כנדרש.

ערוץ סטנדרטי מול ערוץ פרטי: הרשאות ושיתוף פעולה

ערוצים סטנדרטיים: פתוחים לכל חברי ה-Team כברירת מחדל. אידיאליים לפרויקטים מתמשכים, לדיונים כלליים או למידע משותף של הצוות. כל מי שנמצא ב-Team יכול לראות קבצים, להצטרף לשיחות ולשתף פעולה בחופשיות בערוץ הזה.
ערוצים פרטיים: רק חברי Team מסוימים מוזמנים, גם אם ה-Team עצמו גדול יותר. השתמשו בערוצים פרטיים לפרויקטים חסויים, לסיעור מוחות מאובטח או לנושאים של כספים או משפטים. הקבצים בערוצים אלה מופרדים ונשלטים בהרשאות גישה. הנחיות מעשיות בנושאי ממשל, ציות וניהול ערוצים מוצגות במדריך זה על ערוצים פרטיים מול משותפים ובהמשאב המעמיק הזה.
בחירה נבונה: בחרו בערוץ סטנדרטי לשקיפות, ובערוץ פרטי לצרכים רגישים. ריבוי של ערוצים פרטיים עלול ליצור בלבול או בעיות ממשל, ולכן כדאי לתכנן בכוונה כדי להימנע מהתפשטות יתר של ערוצים ומבידוד מידע.

תקשורת בתוך Teams: צ'אט, אזכורים, תגיות ופידים של פעילות

להישאר מחוברים ומעודכנים זה בדיוק מה ש-Teams עושה הכי טוב. Microsoft Teams אינו רק מקום לשליחת הודעות לחלל הריק; הוא בנוי סביב יכולות תקשורת חזקות שמשאירות את כולם בתמונה – בלי להיטבע בהתראות. חשבו על צ'אט, אזכורים באמצעות @ למשיכת תשומת לב, תגיות לקיבוץ אנשים, ועל לשונית פעילות האמינה לכל מה שפספסתם.

היכולות האלה עוזרות לכם לנהל שיחות דחופות ועדכונים חשובים, ולהפריד בין הרגעים של "עכשיו" לבין הפרטים של "לחזור אליהם מאוחר יותר". כששימוש ב-Teams נעשה בחוכמה, יש פחות רעש ויותר מיקוד – כך שלא תפספסו דדליינים, פגישות או בקשות דחופות שטמונות בתוך שרשורים אינסופיים. ואם אתם רוצים שליטה רבה יותר בהתראות ובהתרעות של Teams, אל תפספסו את הטיפים להתאמה אישית של ההתראות באמצעות כרטיסים adaptive.

בהמשך תמצאו מדריכים טקטיים על מתי כדאי להשתמש בצ'אטים פרטיים לעומת שיחות צוות, לצד הנחיות צעד-אחר-צעד להפעלה נכונה של @אזכורים, תגיות ופידים. בשורה התחתונה: כלי התקשורת האלה מעמידים אתכם בשליטה מלאה על הידיעה והתגובתיות שלכם.

צ'אטים ושיחות פרטיות: מסרים מיידיים ב-Teams

צ'אט מול שיחות בערוץ: צ'אטים מיועדים לתקשורת מהירה וישירה – בין שניים או בקבוצות קטנות. שיחות בערוץ מתנהלות בתוך Teams ונראות לכל החברים בערוץ, למען שקיפות והקשר.
צ'אטים פרטיים וקבוצתיים: פתחו צ'אט פרטי לנושאים רגישים, שאלות דחופות או בדיקות אישיות. צ'אטים קבוצתיים מאפשרים להוסיף משתתפים רבים, אך הם נשארים מחוץ למבנה הצוות הראשי.
היסטוריית הודעות ואבטחה: כל היסטוריית הצ'אט נשמרת וניתנת לחיפוש. Teams מצפין הודעות כדי לשמור עליהן פרטיות – מתאים למידע סודי ולציות לרגולציה. לאוטומציה מתקדמת יותר, ראו כיצד M365 Copilot מתזמר צ'אט ואוטומציה של תהליכי עבודה.
שיטות עבודה מומלצות: השתמשו בצ'אטים לתשובות מהירות, הימנעו מהצפת הודעות ושמרו על מקצועיות. עברו לערוצים לדיונים ארוכים או רשמיים יותר עם הקבוצה הרחבה.

שימוש באזכורים, בתגיות ובפידים להגברת מעורבות הצוות

אזכורים (@Mentions): הקלידו @ ואחריו שם כדי לפנות לאדם מסוים ישירות. פעולה זו מפעילה התראה ומבטיחה שהוא יראה את ההודעה שלכם (פועל גם בערוצים ובצ'אטים).
תגיות: השתמשו בתגיות כדי לקבץ משתמשים לפי תפקיד, מיקום או משימה (לדוגמה, @MarketingTeam). תיוג קבוצה מעדכן את כולם בבת אחת – מצוין למחלקות או לפרויקטים מיוחדים.
פידים של פעילות: הלשונית "פעילות" שלכם עוקבת אחרי כל האזכורים, התשובות, התגובות וההתראות, כך שלא יפוספס דבר. הגדירו העדפות התראה כדי לסנן את הרעש ולתעדף את מה שחשוב. למידע נוסף על ייעול עדכוני Teams ושימוש בכרטיסים adaptive כדי לחתוך דרך הכאוס, ראו מדריך ניהול ההתראות הזה.

שיתוף תוכן ואפליקציות: לשוניות, קבצים, ויקיז ושילוב אפליקציות

הלב של כל צוות פרודוקטיבי הוא שיתוף, ארגון ואיתור קל של תוכן. Microsoft Teams מציב קבצים, הערות ואפליקציות עסקיות בדיוק במקום שבו מתנהלות השיחות. המשמעות היא פחות מעבר בין כלים, פחות קישורים אבודים, ומקום אחד לכל המסמכים והכלים שהפרויקט שלכם צריך.

לשוניות נמצאות בראש כל ערוץ ומאפשרות לכם להצמיד כל דבר חשוב – from גיליונות משותפים ועד לוחות משימות, ויקיז או אפליקציות של צד שלישי. עם ההרשאות הנכונות, כל הצוות מקבל גישה מיידית לתוכן ולמשאבים מרכזיים, כשהכול מסונכרן ומאורגן.

אבל Teams הוא הרבה יותר ממקום לאחסון קבצים. אפשר להשתמש באפליקציות, במחברים ובכרטיסים אדפטיביים כדי לאוטומט אישורים, להריץ סקרים או לשלב נתונים ממקורות חיצוניים, וכך הופכים את הערוצים שלכם למרחבי עבודה דיגיטליים אמיתיים. כלים כמו Power Automate ו-Planner מתחברים בצורה חלקה והופכים משימות שגרתיות לתהליכי עבודה זורמים. אם אתם מתעניינים באופן שבו פועלות הרחבות הודעות מותאמות אישית, בוטים או אינטראקטיביות אמיתית בתוך Teams, כדאי לעיין במדריך להרחבות הודעות ב-Teams ובמשאב על כרטיסים אדפטיביים אינטראקטיביים.

בהמשך תקבלו את הפרטים המעשיים על שימוש בכרטיסיות, בקבצים ובוויקיים לניהול הידע של הצוות, וכן השוואה ישירה של האינטגרציות המתאימות ביותר לאוטומציה של תהליכי עבודה ולשיתוף פעולה בין כלים.

ארגון תוכן באמצעות כרטיסיות, קבצים וויקיים של צוות

כרטיסיות: הוסיפו כרטיסיות בערוצים כדי להצמיד משאבים חשובים, כמו קבצי Excel משותפים, לוחות Planner, או אפילו ויקי לידע של הפרויקט. כך החומר החיוני נמצא בחזית עבור הצוות.
קבצים: כל קובצי הערוץ מאוחסנים בצורה מאובטחת ב-SharePoint. ניהול גרסאות והרשאות מעניקים לכם שליטה, ובה בעת שומרים על קלות איתור ועדכון. למדו על גישה מובנית לקבצים וניהול תוכן פרויקטים במדריך ארגון הפרויקטים הזה.
ויקיים ומחברות דיגיטליות: ויקיים מאפשרים לצוות לתעד במשותף מידע מרכזי, כמו תהליכים סטנדרטיים, שאלות נפוצות של הפרויקט ונורמות צוותיות, ישירות בתוך הערוצים. לנטילת הערות מתקדמת ורשימות משימות ניתנות לביצוע, OneNote הוא תוסף מצוין (ראו תהליך עבודה מעשי עם OneNote למשתמשי Teams).

אפליקציות, מחברים וכרטיסים אדפטיביים ב-Teams: שיפור שיתוף הפעולה

אפליקציות Teams: תוספים כמו Planner, Polly או כלים של צד שלישי מאפשרים לכם לעשות יותר בלי לצאת מ-Teams. אפליקציות משולבות מוצגות באמצעות כרטיסיות, בוטים או הרחבות הודעות לתהליכי עבודה מותאמים אישית. למדו על פריסה ואימוץ במדריך זה על אפליקציות Teams והרחבות הודעות.
מחברים: הביאו נתונים משירותים כמו Twitter, GitHub או מערכות CRM לערוצי Teams שלכם. אוטומציה של עדכונים, התראות ודיווחים תשמור על כולם מעודכנים.
כרטיסים אדפטיביים: הפכו התראות לאינטראקטיביות. אשרו בקשות, מלאו טפסים או הפעילו פעולות ישירות מתוך ההודעה. כרטיסים אלה מניעים תהליכי עבודה שחוסכים זמן ומשאירים את הצוות ממוקד. לעוד פרטים עיינו במדריך זה לכרטיסים אדפטיביים, ולאופטימיזציה של התראות ראו את מדריך ניהול ההתראות הזה.

פגישות, שיחות קוליות ואירועי שידור חי ב-Teams

פגישות ושיחות מהוות לב ליבה של Microsoft Teams. בין אם אתם מצטרפים לבדיקה מהירה, מתזמנים סנכרון שבועי של הצוות או משדרים מפגש כללי לכל החברה, ‏Teams מכסה את כל הצרכים. כל הפגישות, הוובינרים, השיחות והאירועים מאורגנים ונגישים, עם שילוב ביומן ואפשרויות הצטרפות גמישות.

Teams אינו מוגבל רק לפגישות מקוונות, יש בו גם תכונות שיחה. Teams Voice מאפשר לארגונים להפעיל מערכת טלפוניה מלאה ישירות ב-Teams, ומאחד שיחות, הודעות קוליות ואנשי קשר עבור משתמשים מרחוק ומשתמשים במשרד כאחד. בנוסף, אירועי שידור חי מאפשרים שידורים והוובינרים בהיקף גדול, שימושיים להגעה לקהלים רחבים ללא טרחה טכנית נוספת.

סקירה זו מכינה אתכם להעמיק בתזמון, בהצטרפות ובמיצוי של כל פגישה או אירוע שידור חי. אם תרצו לדעת כיצד להביא אפליקציות או תהליכי עבודה מותאמים אישית אל הפגישות שלכם, לשיתוף פעולה בזמן אמת ולשיפור הפרודוקטיביות, עיינו במדריך על הרחבת פגישות ואוטומציה ב-Teams.

המשיכו לקרוא להסברים ברורים על הגדרת פגישות ושיחות, וכן שיטות עבודה מומלצות לניהול אירועים חיים מעניינים ולהטמעת Teams Voice בכל הארגון.

איך לתזמן ולהצטרף לפגישות ושיחות בערוץ

תזמון פגישות: השתמשו ביומן של Teams או עברו לערוץ ולחצו על “Meet”. אפשר לבחור בין פגישה מתוזמנת (עם הזמנות) לבין פגישה ספונטנית (“Meet Now” מיידית).
הצטרפות לפגישות: אפשר להצטרף מאפליקציית Teams, מיומן של Outlook, או אפילו מהדואר האלקטרוני. לחיצה אחת מספיקה, ואין צורך בתוספים מיוחדים. האינטגרציה מבטיחה שכל פגישה מופיעה ביומן ושולחת תזכורות.
הרשאות ותפקידים: כל חבר בצוות יכול להצטרף לפגישות ערוץ, אך רק תפקידים מסוימים (מארגנים או מציגים) יכולים לנהל הזמנות, להשתיק משתתפים אחרים או לשתף מסך. לתהליכי עבודה מתקדמים ואוטומציה מותאמת אישית לפגישות, כדאי לקרוא את מדריך האוטומציה לפגישות ב-Teams הזה.

אירועים חיים ו-Teams Voice: הסבר על שידורים ותקשורת קולית ארגונית

אירועים חיים: ליצירת וובינרים, פגישות לכלל העובדים או שידורים פומביים, בחרו “Live Event” ביומן. בחרו מפיקים, מציגים וגודל קהל (עד מיליונים). מתאים במיוחד להודעות גדולות או להדרכות חוצות ארגון.
Teams Voice: משמש כמערכת טלפוניה עסקית. אפשר לבצע שיחות, לקבל שיחות ולהעביר שיחות ישירות מתוך Teams. המערכת משתלבת עם מספרי טלפון קיימים או קווים חדשים מבוססי ענן, עבור עובדים, עובדים מרחוק או מוקדי שירות.
שיטות עבודה מומלצות: השתמשו בפגישות רגילות למפגשים אינטראקטיביים, באירועים חיים לתקשורת בסגנון שידור, וב-Teams Voice לתקשורת קולית ארגונית. הידיעה מתי להשתמש בכל אחת מהאפשרויות חוסכת זמן ותומכת בעבודה גמישה, ללא קשר לגודל הארגון.

מונחים וסמלים של Microsoft Teams: מילון עזר

צוות: מרחב עבודה קבוצתי שבו שיחות, קבצים ואפליקציות מאורגנים לפי פרויקט או מחלקה.
ערוץ: מרחב שיחה לפי נושא בתוך צוות. הערוץ יכול להיות “סטנדרטי” (פתוח לכל חברי הצוות) או “פרטי” (מוגבל לאנשים מסוימים).
כרטיסיות: מוצמדות לראש הערוצים לגישה מהירה לקבצים, לאפליקציות או לוויקי.
צ'אט: הודעות ישירות, פרטיות או קבוצתיות, מחוץ לערוצים.
@אזכור: שולח התראה לאדם או לקבוצה בכל שיחה או ערוץ.
תג: תוויות המשמשות להתראה לקבוצת אנשים בבת אחת (לדוגמה, @Managers).
סרגל האפליקציות (Navigation Rail): רצועת סמלים אנכית בצד שמאל, לגישה ל-Activity, Chat, Teams, Calendar, Calls ו-Files.
פיד הפעילות: מרכז ההתראות שמציג אזכורים, תגובות ועדכונים.
סמל נוכחות: אינדיקטור לצד תמונות הפרופיל שמציג אם אתם זמינים, עסוקים או מחוץ למשרד (נקודה ירוקה, אדומה או צהובה).
סמל קבצים: פותח את כל הקבצים ששיתפתם או שעבדתם עליהם לאחרונה, ישירות מתוך Teams.
בקרי פגישה: סמלים בתוך הפגישה להשתקה, שיתוף, הקלטה ותגובות.
Planner/Tasks: אפליקציית ניהול פרויקטים מובנית להקצאה ומעקב אחר משימות.
ויקי: כלי תיעוד מהיר לשיתוף הערות צוות או נהלים.
Adaptive Card: התראה אינטראקטיבית, המשמשת לרוב בבוטים ובתהליכי עבודה אוטומטיים.
משתמש אורח: אדם מחוץ לארגון שהוזמן לצוות או לערוץ, ובעל גישה מוגבלת.
מחבר: שירות חיצוני שמביא התראות או נתונים אל תוך Teams.
אמוג'י/תגובות: סמלים להגיב במהירות להודעות, לפגישות או להכרזות.
מחיקה רכה: הסרה זמנית של צוות או ערוץ, שנותנת ל-IT חלון זמן לשחזור במקרה הצורך.

מונחים בנושא ממשל וניהול מחזור חיים של Teams

מדיניות מחזור חיים של צוות: כללים אוטומטיים ליצירה, לפקיעה ולארכוב של צוותות, שמונעים התפשטות בלתי מבוקרת ומרחבים יתומים. מדיניות יכולה למחוק או לארכב אוטומטית צוותות לא פעילים לאחר פרק זמן מוגדר.
פקיעה אוטומטית: הגדרה שמוחקת או מארכבת אוטומטית צוותות שאינם בשימוש לאחר תקופת חוסר פעילות מוגדרת, ומונעת עומס וערימת תוכן מיותרת בסביבה.
ארכוב צוות: הקפאת כל השינויים בצוות והפיכתו לקריאה בלבד לצורך שמירת רשומות, תוך שמירה על אפשרות חיפוש וגישה לעיון.
מחיקה רכה: הסרה עם תקופת חסד, שבה מנהלים יכולים לשחזר צוות או ערוץ שנמחק לפני המחיקה הסופית.
מדיניות שמירה: מגדירה כמה זמן הודעות, קבצים או תוכן של Teams נשמרים (או נמחקים) כדי לעמוד בדרישות משפטיות ורגולטוריות. חלה על פני Teams ומשתלבת בכללים רחבים יותר של Microsoft 365.
eDiscovery Hold: נועלת תוכן של Teams (הודעות, קבצים, צ'אטים) במסגרת תיק משפטי או רגולטורי, מונעת מחיקה ומבטיחה שכל התוכן יהיה ניתן לחיפוש לצורך חקירות.
Content Search: מאפשרת לצוותי IT ולצוותי ציות לחפש הודעות, קבצים ורישומי פעילות כדי לאתר מידע לצורך ביקורות או מחלוקות.
Compliance Manager: כלי של Microsoft 365 שעוקב אחר מצב הציות, מנטר מדיניות ותומך בתהליכי השארה משפטית (legal hold) בתוך Teams. לסקירה מלאה של אסטרטגיות ממשל – הפחתת כאוס ותמיכה בשיתוף פעולה בביטחון – ראו איך ממשל Teams משנה סביבות עבודה, ולמידע על התפשטות צוותים ואוטומציה של מחזור החיים ראו פתרון התפשטות Teams.

משאבים נוספים וטיפים לניווט

להעמקה בתכנון Teams, ציות וממשל, עיינו ב-איך ממשל Teams משנה שיתוף פעולה בארגונים מודרניים.
תוכן נוסף על Teams, SharePoint ואסטרטגיות ניהול פרויקטים זמין ב-הקטגוריות המרכזיות שלנו.
אם אתם זקוקים לעזרה מעשית או לייעוץ מותאם אישית בנושא Teams, תוכלו תמיד לפנות ליועצים מנוסים בתחום הממשל או לייעוצי IT לקבלת סיוע בהטמעה מתקדמת וניהול מחזור חיים.
חזרו מדי פעם לטיפים מעודכנים, שכן Microsoft מוסיפה תכונות ושיטות עבודה מומלצות ל-Teams באופן קבוע. הישארות מעודכנים עוזרת לשמור על הארגון מאובטח, יעיל ובחזית העניין.