Teamsのボイスメール完全ガイド：Microsoft Teamsのユーザーと管理者向け

By Mirko Peters · 2026-05-14 · Updated 2026-07-28

Teamsのボイスメールは、明確な業務シナリオ、責任の所在がはっきりした担当者、そして適切なMicrosoft 365の管理設定を前提に設計する必要があります。まず意図する結果を定め、アクセス許可とポリシー設定を検証し、代表的なユーザーでテストしてから、サポートと見直しの判断を文書化したうえで組織全体に展開してください。

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Teamsのボイスメールは、明確な業務シナリオ、責任の所在がはっきりした担当者、そして適切なMicrosoft 365の管理設定を前提に設計する必要があります。まず意図する結果を定め、アクセス許可とポリシー設定を検証し、代表的なユーザーでテストしてから、サポートと見直しの判断を文書化したうえで組織全体に展開してください。

Teamsのボイスメール：実践チェックリスト

• 利用シナリオ、担当者、期待される結果を定義します。
• アクセス許可、ポリシー、セキュリティ、ユーザーへの影響を検証します。
• パイロット運用でテストし、運用モデルを文書化します。

最新のガイダンスについては、Microsoft Learnを参照してください。

最終レビュー日：2026年7月。

このガイドでは、どの段階から始める場合でも、Microsoft Teamsのボイスメールを最大限に活用するために必要な情報をまとめました。着信を取り逃がしたくないだけの方も、数百人のユーザーを担当する管理者の方も、必要な内容を分かりやすく確認できます。手順に沿った設定、効果的なトラブルシューティング、セキュリティのヒント、そしてメッセージ管理に役立つ最新のAI機能についても取り上げています。

最初の挨拶メッセージの録音方法や、機密性の高いボイスメッセージのコンプライアンスを厳格に保つ方法を知りたい方もいるでしょう。実践的な手順に加え、プライバシー、外部連携、そしてTeamsのボイスメールを業務でより効果的に使うためのヒントもご紹介します。Teamsのクラウドボイスメールの細部まで順に見ていき、情報とチームを安全かつ整理された状態に保ちながら、メッセージを効率よく扱えるようにしましょう。

Microsoft Teamsのボイスメールを始める

Microsoft Teamsのボイスメールを初めて使う方も、決して少数派ではありません。Teamsは基本的に、不在着信をデジタルメッセージに変換します。メッセージはアプリ内で、またはパソコンやスマートフォンから、音声で再生したり文字起こしで読んだりできます。ひとりで働く方でも小規模チームの一員でも、信頼できるボイスメール環境があれば、席を外しているときでもお客様、取引先、同僚から連絡を受けられます。

Teamsのボイスメールは、「折り返しください」といった不在着信を受けるだけの機能ではありません。メッセージの管理を楽にする便利な機能も備えています。すばやい再生、（複数の言語に対応した）自動文字起こし、挨拶メッセージの簡単なカスタマイズなどです。まずは挨拶メッセージの設定方法、ボイスメールの設定の管理方法、コミュニケーションをスムーズに保つための基本機能を確認していきましょう。続く手順では、どのボタンを押すのか、各設定が何を意味するのか、そしてTeamsのボイスメールを業務に役立てる方法を具体的に説明します。

Teamsでボイスメールを設定し、挨拶メッセージを録音する

1. Teamsのボイスメール設定にアクセスするパソコンまたはモバイル端末でMicrosoft Teamsアプリを開きます。右上のプロフィール写真をクリック（またはタップ）し、「設定」を選択します。メニューから「通話」を選び、「ボイスメール」というセクションまでスクロールします。
2. 初めてボイスメールを設定するまだオンになっていない場合は、ボイスメールを有効にするオプションが表示されます。未応答の着信がボイスメールボックスに送られるように、「オン」に切り替えてください。Teamsのボイスメールは通常は既定で設定されていますが、管理者やIT担当者がまだ有効にしていない可能性もあるため、念のため確認しておくと安心です。
3. 個人用の挨拶メッセージを録音する「ボイスメールの構成」（「挨拶を録音」と表示される場合もあります）をクリックします。画面の指示に従って、カスタムメッセージを録音してください。はっきりと話し、背景の雑音をできるだけ抑えましょう。再生品質と文字起こしの精度の両方に役立ちます。挨拶メッセージは再生して確認し、納得できるまで録り直せます。この手順を省略すると、発信者にはTeamsの既定の挨拶が流れます。
4. 挨拶と案内の言語をカスタマイズするTeamsは通常、アカウント設定に基づいて既定の言語を選びます。ただし、管理者（または許可されている場合はご自身）が、対象者に合わせて挨拶と文字起こしメッセージの言語を変更できます。多言語の職場や海外のお客様と取引している場合に特に役立ちます。
5. 保存してテストする完了したら「保存」を押すのを忘れないようにしてください。同僚に電話をかけてもらい、留守番電話に転送させて、音声が正しく聞こえるか、また留守番電話の応答メッセージが想定どおりか確認しましょう。あいさつメッセージは、同じ手順を繰り返せばいつでも更新や変更ができます。

Teams のモバイルアプリを使用している場合も手順は似ています。[設定] > [通話] > [ボイスメール] に進んでください。スマートフォンから直接あいさつメッセージを録音できるので、リモートワーク中や出張中でも柔軟に設定できます。

個別のあいさつメッセージは大きな違いを生みます。部署名ではなく個人にかかったことが相手に伝わるからです。また、バイリンガルや国際的な環境で働いている場合、あいさつの言語を調整すると、留守番電話がより親しみやすく、プロフェッショナルな印象になります。こうした一手間は、いつも効果があります。

Teams におけるクラウド ボイスメールの管理構成

自分だけの留守番電話を設定するのは簡単ですが、組織や大規模なチームを管理する立場になると、考慮すべき要素が格段に増えます。管理者は、誰が留守番電話を利用できるか、どのようなルールを適用するか、メッセージをどのように保存するかを制御する必要があります。Teams には、大規模に留守番電話を管理するための管理者向けツールが用意されています。個人単位でもグループ単位でも設定でき、自動化を活用し、組織のデータを安全かつコンプライアンスに適合した状態に保てます。

このセクションでは、管理者向けのオプションをすべて紹介します。ユーザーやポリシーの一括設定から、PowerShell を使った高度な管理、保護された留守番電話などのセキュリティおよびコンプライアンス機能の有効化まで扱います。数人のユーザーを管理する場合でも数千人の場合でも、これらの機能によって状況を把握しやすくなり、重要な通話に応答されないという事態を防げます。ご覧のとおり、留守番電話にも Teams 全体と同様にガバナンスが重要です。Teams 全体のガバナンスがどのように環境を整えるかについて詳しく知りたい場合は、背景の参考としてこちらの Teams ガバナンスに関する記事をご覧ください。

クラウド ボイスメールのユーザーとグループの管理

1. Teams 管理センターに移動するまず、Web ブラウザーで Teams 管理センターを開きます。これは、組織全体のユーザー、通話ポリシー、留守番電話の設定を管理するメインのダッシュボードです。IT 管理者は、このハブを使って留守番電話機能を大規模に割り当てます。
2. 個々のユーザーに留守番電話ポリシーを割り当てる[ユーザー] セクションを選択し、留守番電話を設定したい従業員を検索します。通話ポリシーを調整して、留守番電話が有効になっており、会社の基準を満たしていることを確認してください。通話応答のルール、あいさつメッセージ、受信トレイに留守番電話を保持する期間などの設定を調整できます。
3. グループの留守番電話ポリシーを設定する大規模なチームや部署では、グループポリシーを使用する方が効率的です。部署、所在地、役割に基づいてグループに留守番電話の設定を割り当てると、整理された状態を保ちつつ、手作業を減らせます。グループ単位でポリシーを構成すると、そのグループのすべてのメンバーが一貫した留守番電話の動作とセキュリティを得られます。
4. 一括管理とポリシーの自動化多数のユーザーがいる場合は、一括割り当てのオプションを使用して、多くのユーザーの留守番電話の設定をまとめて管理できます。これにより、繰り返しの手作業による更新を避け、設定ミスのリスクを下げられます。管理者は、自動プロビジョニングを設定して、新規ユーザーのオンボーディングや変更をスムーズに進めることもできます。
5. ポリシーの監視と更新管理センターのレポート ツールを使用して、すべてのユーザーとグループで留守番電話が期待どおりに機能しているかを確認します。ユーザーからのフィードバックを定期的に確認し、必要に応じてポリシーを調整してください。急速に成長しているチームでは特に重要で、留守番電話の環境も従業員数に合わせて拡張できます。

Teams 管理センターでユーザーとグループを管理することで、チームが時間とともに変化しても、整理され、安全で、更新しやすい留守番電話の環境を構築できます。

PowerShell を使用した留守番電話の設定

1. PowerShell を開き、Teams に接続するまず Windows PowerShell を起動し、Teams PowerShell モジュールを使用して Microsoft Teams 環境に接続します。管理者資格情報でサインインし、必要に応じて変更を開始します。
2. ユーザー向けのボイスメール設定を自動化するPowerShell を使うと、ボイスメールの設定を一括で有効化、無効化、変更するスクリプトを作成できます。たとえば Set-CsOnlineVoicemailPolicy コマンドレットを使えば、ボイスメール ポリシーを自動的に割り当てられます。GUI で手作業により更新するのと比べて、数時間の作業を節約できます。文字起こしの設定、通知ルール、使用可能な言語などの詳細も指定できます。
3. グループまたはロール単位でボイスメール設定を編集するユーザーごとにメニューを操作する代わりに、Grant-CsOnlineVoicemailPolicy などのコマンドを使えば、Microsoft 365 グループや Teams 全体にボイスメールのルールを一度に適用できます。新しいスタッフのオンボーディング、部門の再編、組織全体のセキュリティ設定の変更に最適です。
4. ボイスメールの構成を確認および監査するGet-CsOnlineVoicemailPolicy などのコマンドレットを使ったレポート スクリプトを実行すると、すべてのユーザーと現在のボイスメール設定の一覧を取得できます。これにより設定の整合性を保ち、必要な機能や保護が欠けているユーザーを特定できます。大規模な展開では、ログや Power BI ダッシュボードと組み合わせると効果的です。
5. ガバナンスとライフサイクル管理を自動化するPowerShell は、Power Platform などのツールと組み合わせて自動化を行う場合や、Microsoft Graph API を使って高度なガバナンスを実現する場合に最も効果を発揮します。Teams の乱立とライフサイクルの管理については、こちらのガイドで、効率的な自動化の方法や、Teams とボイスメールを整理された状態に保つ方法を確認できます。

PowerShell は、大規模で繰り返し実行する変更に最適なツールです。効率的で監査もしやすく、自動化を進めたい組織や多数のユーザーを抱える組織に適しています。

コンプライアンスとセキュリティのための保護されたボイスメールを有効にする

Teams の保護されたボイスメールを使うと、音声メッセージを安全に暗号化し、業界の規制に準拠した形で保管できます。この機能を有効にすると、メッセージは保存時と転送時に暗号化され、機密情報を扱う組織や、医療や金融などの規制の厳しい業界に求められる厳格な基準を満たせます。

管理者は、Teams 管理センターから、または Microsoft 365 のコンプライアンス コントロールを使って、保護されたボイスメールを有効にします。保持ルールや自動メッセージ削除などの追加の保護を組み合わせると、プライバシーとデータ ガバナンスの要件に確実に対応できます。Microsoft のプライバシーとコンプライアンスへの取り組みについて詳しく知りたい場合は、Microsoft 365 のデータ プライバシーに関する解説記事で、AI やクラウド サービスとの関係を確認できます。

GDPR、HIPAA、その他のコンプライアンス要件の対象となるチームにとって、保護されたボイスメールは、重要なメッセージへの簡単なアクセスを確保しつつ、業務データとユーザー データを保護するために欠かせません。

コンピューターと Teams デスクトップ アプリでボイスメールを確認する

1. Teams アプリを開き、ボイスメールに移動するWindows または Mac のデスクトップで Microsoft Teams を起動し、左側のサイドバーにある「通話」タブに移動します。ここに「ボイスメール」セクションがあり、新規および保存済みのすべてのボイスメールをまとめて確認できます。
2. ボイスメールの一覧と通知を確認する新しいボイスメールは一覧の先頭に表示され、発信者の情報、受信時刻、メッセージの長さが示されます。未再生のメッセージは太字で表示されるため、対応が必要なものをひと目で把握できます。新しいメッセージが届くと、Teams の通知バッジやバナーでも知らせられます。
3. メッセージを再生し、再生コントロールを使うボイスメールをクリックすると、Teams の画面からそのまま音声を再生できます。一時停止、巻き戻し、早送りなど、おなじみの再生コントロールを使えます。騒がしいオフィスや移動中に聞く場合は、音量を調整して聞き取りやすくしてください。
4. ボイスメールの文字起こしを読むTeams では通常、音声プレーヤーの下に自動文字起こしが表示されます。これを使うと、ヘッドフォンを忘れた場合でもメッセージをすばやく確認でき、後で参照するための文字記録としても役立ちます。必要に応じて、テキストを別のアプリにコピーすることもできます。
5. ボイスメールの管理、削除、アーカイブ不要になったメッセージは削除し、重要なメッセージは後で確認できるように保存しておきましょう。このようにボイスメールを管理すると受信トレイを整理でき、データの保持にも役立ちます。特に、組織でメッセージの保存や自動削除に関する特定のポリシーを定めている場合には効果的です。

Teams デスクトップ版を使えば、ボイスメールの確認は数回のクリックで済みます。すべての操作がアプリ内で完結するため、複雑な手順やパスワード、古い通話履歴を探す必要はありません。このシンプルさにより、通話を自分で管理し、常に把握しやすくなります。

Teams デスクフォンでのボイスメール機能の利用

• デスクフォンからボイスメールメニューにアクセスするPoly デバイスなどの Teams 認定デスクフォンでは、ダイヤルパッド上にあるボイスメール専用の「封筒」ボタンを押します。これにより、ボイスメールの受信トレイに直接移動できます。
• メッセージの確認と管理電話機の画面またはソフトキーを使って、新着メッセージと保存済みメッセージをスクロールして確認します。Teams アプリと同様に、メッセージの再生、一時停止、削除をデスクフォンから直接行えます。
• Teams のボイスメールと同期する聞いた、削除した、保存したといった操作はすべて、デスクフォンとコンピューターまたはモバイルデバイスの Teams アプリの間で自動的に同期されます。取り込み中の日や席を離れているときにメッセージを見逃す心配もありません。

デスクフォンは、物理的なデバイスを好む方や共有オフィスで働く方に、迅速かつ直接的なボイスメールの操作環境を提供します。使い慣れた操作感で設計されているため、従来型と最新型のコミュニケーションの良いところを両方活用できます。

高度な機能: AI によるボイスメールの自動トリアージ

Microsoft Teams では、メッセージ管理の手間を減らす AI 搭載のスマートなボイスメール機能が順次提供されています。自動ボイスメールトリアージにより、Teams は機械学習を使ってメッセージを分類、フラグ付け、優先順位付けでき、緊急のメッセージを見極めます。長い不在着信リストを確認する時間を節約できます。

この機能を有効にすると(現在は一部の組織でプライベートプレビュー中です)、AI がボイスメールを分析し、主要なトピックを抽出します。緊急度やユーザー独自の応答ルールに基づいて、重要度の高いメッセージを提案することもできます。また、類似するボイスメールをまとめて表示するため、定型的な問い合わせに素早く対応でき、顧客やチームのコミュニケーションの傾向を把握しやすくなります。

Microsoft は Teams のボイスメールにおける AI 機能を拡充しており、今後、自動化の改善や、音声メッセージのより個別化された管理が期待できます。予測による優先順位付け、タスク作成の統合、より賢い通知フィルタリングなどの進化が見込まれます。AI 機能でトラブルが発生する理由を知りたい場合は、こちらの Microsoft Copilot のトラブルシューティングに関するガイドが、Teams の AI を円滑に動かし続けるうえで参考になるでしょう。

こうした変化により、生産性が高まり、重要なメッセージを見逃すことも減ります。スマートなコミュニケーションの力を、しっかりと自分の手の中に置けるようになります。

環境におけるボイスメールの問題のトラブルシューティングと解決

1. ボイスメール機能の利用可否を確認するボイスメールが動作しない場合は、ライセンスと通話プランで Teams のボイスメールがサポートされているかを確認してください。管理者が、新しいユーザーやグループに必要なライセンスを割り当てたり、正しい設定を有効にしたりするのを忘れていることもあります。
2. 再生または通知の問題を切り分けるボイスメールの通知が届かない場合は、Teams アプリを再起動し、通知設定を確認してください。デスクトップ版では、Teams が音声を再生できることを確認し、デバイスのスピーカーまたはヘッドセットが既定の再生デバイスとして選択されているかを確認します。
3. メッセージの欠落や遅延を解消するネットワークの遅延や同期の問題により、メッセージがすぐに表示されないことがあります。別のデバイスに切り替えて、ボイスメールが存在するかを確認してください。どのデバイスにもメッセージがない場合は、IT 管理者に依頼して、サービス正常性や Microsoft 365 のバックエンドの問題を調べてもらいましょう。
4. 管理者およびグループのボイスメール設定を確認する管理者の方は、ポリシーがユーザーやグループに正しく適用されているかを確認してください。特に大規模な環境では、変更が反映されるまで数分かかる場合があります。ボイスメールの配信を妨げるエラーやブロックされたアクセス許可がないか、Teams 管理センターのログを確認してください。
5. 複雑な問題はエスカレーションするそれでも解決しない場合は、特定のエラー コードやトラブルシューティング手順について、Microsoft Teams のサポート ポータルやコミュニティ フォーラムを利用してください。よくある音声メールの問題は、更新プログラムの適用、再同期、またはアクセス許可の修正で解決することがほとんどです。どこを最初に確認すればよいかを知っておくと、時間と手間を大幅に節約できます。

音声メールの診断は探偵の仕事のように感じられるかもしれませんが、これらの手順を踏めば、大きな問題に発展する前に、ほとんどの問題を解決できます。常に先回りして対応すれば、音声メールは安定して使い続けられます。

クラウド音声メール利用者のための追加のヘルプ、質問、ユーザー フィードバック

• Microsoft サポートとヘルプデスクTeams の音声メールに関する技術的な問題や質問がある場合は、組織の IT ヘルプデスクまたは Microsoft の公式サポート ポータルにお問い合わせください。基本的な操作方法から複雑なトラブルシューティングまで、幅広く対応しています。
• ユーザー フィードバックと機能要望Teams のフィードバック ツール (アプリのヘルプ メニューから利用できる場合があります) を使って、ご自身の経験を共有したり改善案を提案したりできます。Microsoft はユーザーからの提案を継続的に確認しており、今後の更新や新機能に反映されるため、そのフィードバックが将来のリリースを形作る助けになります。
• コミュニティ フォーラムとディスカッション他の Teams ユーザーや管理者の実践的な意見や解決策を得るには、Microsoft の Tech Community フォーラムや関連する LinkedIn グループに参加してください。よくある問題への回答や、他の人が共有している独創的な回避策が見つかるはずです。
• ドキュメントとトレーニングMicrosoft の公式 Teams ドキュメントは常に更新され、手順を追った記事が公開されているため、最新のガイダンスはそちらで確認してください。新しい音声メール機能が提供された際に学ぶには、オンライン トレーニングやウェビナーも役立つリソースです。

利用できるサポートは十分にあります。どこを確認すればよいかを把握し、遠慮せずに質問してください。サポートやユーザー コミュニティとのつながりを保っておけば、Teams の音声メールを最大限に活用しやすくなります。

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