Teams 음성 사서함: Microsoft Teams 사용자와 관리자를 위한 완벽 가이드

By Mirko Peters · 2026-05-14

이 가이드는 어디서 시작하든 Microsoft Teams 음성 사서함을 최대한 활용하는 데 필요한 모든 내용을 담고 있습니다. 부재중 전화를 놓치지 않으려는 분이든, 수백 명의 사용자를 책임지는 관리자이든 상관없습니다. 단계별 설정, 실용적인 문제 해결, 보안 팁, 그리고 메시지 관리를 위한 최신 AI 기능까지 알기 쉽게 정리했습니다.

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Titelbild: Voicemail in Teams: The Complete Guide for Microsoft Teams Users and Admins

이 가이드는 어디서 시작하든 Microsoft Teams 음성 사서함을 최대한 활용하는 데 필요한 모든 내용을 담고 있습니다. 부재중 전화를 절대 놓치지 않으려는 분이든, 수백 명의 사용자를 책임지는 관리자이든 상관없습니다. 단계별 설정, 실용적인 문제 해결, 보안 팁, 그리고 메시지 관리를 위한 최신 AI 기능까지 쉽고 명확하게 정리했습니다.

첫 인사말을 녹음하는 방법이나 민감한 음성 메시지의 규정 준수를 철저히 유지하는 방법이 궁금하신가요? 실무에 필요한 세부 사항과 함께 개인 정보 보호, 통합, 그리고 Teams 음성 사서함을 비즈니스에 더 잘 맞게 활용하는 방법에 대한 추가 인사이트도 준비했습니다. Teams의 클라우드 음성 사서함을 구석구석 함께 살펴보면서, 정보와 팀을 안전하고 체계적으로 지키며 메시지를 전문가처럼 처리할 수 있도록 도와드리겠습니다.

Microsoft Teams 음성 사서함 시작하기

Microsoft Teams 음성 사서함이 처음이시라도 걱정하지 않으셔도 됩니다. 기본적으로 Teams는 부재중 통화를 앱 안에서, 컴퓨터에서, 또는 휴대폰에서 들을 수 있고 텍스트 스크립트로도 읽을 수 있는 디지털 메시지로 전환해 줍니다. 혼자 일하든 소규모 팀의 일원이든, 안정적인 음성 사서함 설정을 갖추면 자리를 비운 상황에서도 고객, 거래처, 동료가 언제든 연락할 수 있습니다.

Teams 음성 사서함은 단순히 "통화를 못 받아 죄송합니다" 같은 메시지를 받아두는 기능에 그치지 않습니다. 빠른 재생, 자동 스크립트 변환(여러 언어 지원), 간편한 인사말 설정 등 메시지 관리를 수월하게 해 주는 유용한 기능을 제공합니다. 시작 단계에서는 인사말을 설정하고, 음성 사서함 설정을 관리하며, 원활한 소통을 돕는 핵심 기능을 익히게 됩니다. 이어지는 단계별 안내에서는 어떤 버튼을 누르고 각 설정이 무엇을 의미하는지, 그리고 Teams 음성 사서함을 나에게 맞게 활용하는 방법을 정확히 알려드립니다.

Teams에서 음성 사서함 설정 및 인사말 녹음하기

Teams 음성 사서함 설정 열기컴퓨터 또는 모바일 기기에서 Microsoft Teams 앱을 여십시오. 오른쪽 상단의 프로필 사진을 클릭(또는 탭)한 다음 "설정"을 선택합니다. 메뉴에서 "통화"를 선택하고 아래로 스크롤하여 "음성 사서함"이라는 섹션을 찾습니다.
음성 사서함 처음 설정하기아직 사용하도록 설정되지 않은 경우 음성 사서함을 켤 수 있는 옵션이 표시됩니다. 응답하지 않은 통화가 음성 사서함으로 전달되도록 "켜기"로 설정되어 있는지 확인하십시오. Teams 음성 사서함은 보통 기본적으로 설정되어 있지만, 관리자나 IT 담당자가 아직 활성화하지 않았을 수 있으므로 확인해 두는 것이 좋습니다.
개인 인사말 녹음하기"음성 사서함 구성"(또는 "인사말 녹음"으로 표시되는 경우도 있음)을 클릭합니다. 안내에 따라 맞춤 메시지를 녹음하십시오. 또렷하게 말하고, 배경 소음을 최소화하십시오. 재생 품질과 정확한 스크립트 변환 모두에 도움이 됩니다. 인사말을 미리 들어 보고 만족할 때까지 다시 녹음할 수 있습니다. 이 단계를 건너뛰면 발신자는 Teams가 제공하는 기본 인사말을 듣게 됩니다.
인사말 언어 및 안내 문구 사용자 지정하기Teams는 보통 계정 설정을 기준으로 기본 언어를 선택하지만, 관리자(또는 허용된 경우 사용자 본인)가 인사말과 스크립트 변환 메시지의 언어를 대상에 맞게 변경할 수 있습니다. 다국어 근무 환경이나 해외 고객을 응대하는 경우에 특히 유용합니다.
저장 및 테스트완료한 후에는 반드시 "저장"을 누르십시오. 동료에게 전화를 걸어 음성 사서함으로 넘어가게 하여 소리가 제대로 나오는지, 그리고 인사말이 발신자를 적절히 맞이하는지 확인하십시오. 언제든 같은 단계를 반복하여 인사말을 수정하거나 변경할 수 있습니다.

Teams 모바일 앱을 사용하신다면 과정은 비슷합니다. 설정 > 통화 > 음성 사서함으로 이동하시면 됩니다. 휴대폰에서 간단히 인사말을 녹음하면 원격 근무나 출장 중에도 유연하게 활용할 수 있습니다.

맞춤형 인사말은 큰 차이를 만듭니다. 일반적인 부서 대신 본인에게 연결되었다는 사실을 발신자가 알 수 있게 해 줍니다. 이중 언어나 국제적인 환경에서 근무한다면 언어를 조정하는 것만으로도 음성 사서함이 더 친근하고 전문적으로 느껴집니다. 이런 작은 배려가 언제나 가치를 더합니다.

Teams 클라우드 음성 사서함의 관리자 구성

개인용 음성 사서함을 설정하는 것은 간단하지만, 비즈니스나 규모가 큰 팀을 운영하는 관리자라면 신경 써야 할 요소가 훨씬 많습니다. 관리자는 누가 음성 사서함을 사용할 수 있는지, 어떤 규칙을 적용할지, 메시지를 어떻게 저장할지 제어할 방법이 필요합니다. Teams는 대규모로 음성 사서함을 관리할 수 있는 관리자 수준의 도구를 제공합니다. 이를 통해 개인이나 전체 그룹에 대해 설정할 수 있고, 자동화를 활용하며, 조직의 데이터를 안전하고 규정을 준수하도록 유지할 수 있습니다.

이 섹션에서는 대량으로 사용자와 정책을 설정하는 것부터 PowerShell을 활용한 고급 관리, 보호된 음성 사서함과 같은 보안 및 규정 준수 기능에 이르기까지 모든 관리자 수준 옵션을 소개합니다. 몇 명의 사용자를 관리하든 수천 명을 관리하든, 이러한 기능을 통해 모든 것을 통제하면서도 중요한 통화가 응답 없이 남지 않도록 할 수 있습니다. 살펴보겠지만, 음성 사서함에도 Teams의 다른 영역과 마찬가지로 거버넌스가 중요합니다. Teams 전반의 거버넌스가 어떻게 체계를 잡아 주는지 알고 싶다면, 배경 정보를 위해 Teams 거버넌스에 관한 이 글을 확인해 보시기 바랍니다.

클라우드 음성 사서함 사용자 및 그룹 관리

Teams 관리 센터로 이동웹 브라우저에서 Teams 관리 센터를 엽니다. 이곳은 조직 전체의 사용자, 통화 정책, 음성 사서함 설정을 관리하는 기본 대시보드입니다. IT 관리자는 이 허브를 통해 음성 사서함 기능을 대규모로 할당합니다.
개별 사용자에게 음성 사서함 정책 할당사용자 섹션을 선택한 다음, 음성 사서함을 설정할 직원(또는 직원들)을 찾습니다. 음성 사서함이 사용하도록 설정되고 회사 표준을 충족하도록 해당 사용자의 통화 정책을 조정합니다. 통화 응답 규칙, 인사말, 받은 편지함에 음성 메시지가 보관되는 기간과 같은 설정을 조정할 수 있습니다.
그룹에 대한 음성 사서함 정책 설정규모가 큰 팀이나 부서에서는 그룹 정책을 사용하는 것이 더 효율적입니다. 부서, 위치 또는 역할을 기준으로 그룹에 음성 사서함 설정을 할당하여 체계적으로 관리하고 수작업을 줄입니다. 그룹 수준에서 이러한 정책을 구성하면 해당 그룹의 모든 구성원이 일관된 음성 사서함 동작과 보안을 적용받습니다.
대량 관리 및 정책 자동화사용자가 많다면 대량 할당 옵션을 사용해 여러 사용자의 음성 사서함 설정을 한 번에 관리하십시오. 반복적인 수동 업데이트를 피할 수 있고 오류 위험도 줄어듭니다. 관리자는 자동 프로비저닝을 설정하여 신규 사용자 온보딩과 변경 작업을 간소화할 수도 있습니다.
정책 모니터링 및 업데이트관리 센터의 보고 도구를 사용하여 모든 사용자와 그룹에서 음성 사서함이 예상대로 작동하는지 확인합니다. 사용자 피드백을 정기적으로 확인하고 필요에 따라 정책을 조정하십시오. 빠르게 성장하는 팀에서는 특히 중요하며, 인력이 늘어나는 만큼 음성 사서함 설정도 함께 확장되도록 해야 합니다.

Teams 관리 센터를 통해 사용자와 그룹을 관리하면, 팀 구성이 어떻게 바뀌더라도 체계적이고 안전하며 쉽게 업데이트할 수 있는 음성 사서함 환경을 구축할 수 있습니다.

PowerShell을 사용하여 음성 사서함 설정 구성

PowerShell 열기 및 Teams 연결먼저 Windows PowerShell을 실행하고 Teams PowerShell 모듈을 사용하여 Microsoft Teams 환경에 연결합니다. 관리자 자격 증명으로 로그인하여 필요한 변경 작업을 시작합니다.
사용자의 음성 사서함 설정 자동화PowerShell을 사용하면 스크립트를 만들어 음성 사서함 설정을 대량으로 사용 설정, 사용 안 함 또는 수정할 수 있습니다. 예를 들어 Set-CsOnlineVoicemailPolicy cmdlet을 사용하면 음성 사서함 정책을 자동으로 할당할 수 있으며, GUI에서 수동으로 업데이트하는 것에 비해 몇 시간을 절약할 수 있습니다. 텍스트 변환 기본 설정, 알림 규칙, 허용된 언어와 같은 세부 정보를 지정하십시오.
그룹 또는 역할에 대한 음성 사서함 설정 편집사용자마다 메뉴를 일일이 클릭하는 대신 Grant-CsOnlineVoicemailPolicy와 같은 명령을 사용하여 Office 365 그룹이나 Teams 전체에 음성 사서함 규칙을 한 번에 적용할 수 있습니다. 신규 직원 온보딩, 부서 개편, 또는 조직 전체의 보안 설정 변경에 특히 유용합니다.
음성 사서함 구성 검토 및 감사Get-CsOnlineVoicemailPolicy와 같은 cmdlet을 사용하는 보고 스크립트를 실행하여 모든 사용자의 현재 음성 사서함 설정 목록을 가져옵니다. 이를 통해 구성을 체계적으로 유지하고, 필요한 기능이나 보호 설정이 빠진 사용자를 찾을 수 있습니다. 규모가 큰 배포에서는 로그 또는 Power BI 대시보드와 함께 활용하십시오.
거버넌스 및 수명 주기 관리 자동화PowerShell은 Power Platform 같은 도구와 결합하여 자동화하거나, 보다 고급 거버넌스를 위해 Microsoft Graph API를 활용할 때 가장 효과적입니다. Teams 확산 관리와 수명 주기 관리에 대해서는 이 가이드에서 자세히 확인할 수 있습니다. Teams와 음성 메일을 체계적으로 관리하는 자동화 방법을 다룹니다.

PowerShell은 대규모의 반복적인 변경 작업에 가장 적합한 도구입니다. 효율적이고 감사하기 쉬우며, 자동화를 원하거나 많은 사용자를 관리하는 조직에 특히 적합합니다.

규정 준수 및 보안을 위한 보호된 음성 메일 사용

Teams의 보호된 음성 메일은 음성 메시지를 안전하게 암호화하고 규정 준수 요건을 충족하도록 도와줍니다. 이 기능을 사용하면 메시지가 저장 중과 전송 중에 모두 암호화되어, 민감한 정보를 다루거나 의료 또는 금융과 같은 규제 산업에 속한 조직의 엄격한 기준을 충족합니다.

관리자는 Teams 관리 센터 또는 Microsoft 365의 규정 준수 제어 기능을 사용하여 보호된 음성 메일을 설정할 수 있습니다. 보존 규칙이나 자동 메시지 삭제와 같은 추가 보호 기능을 적용하여 개인 정보 보호 및 데이터 거버넌스 요구 사항을 충족할 수 있습니다. Microsoft의 개인 정보 보호 및 규정 준수 접근 방식에 대해 더 알고 싶다면 Microsoft 365 데이터 개인 정보 보호에 대한 이 분석을 참고하십시오. AI 및 클라우드 서비스와 어떻게 연계되는지도 확인할 수 있습니다.

GDPR, HIPAA 또는 기타 규정 준수 요건의 적용을 받는 조직에게 보호된 음성 메일은 중요한 메시지에 손쉽게 접근하면서도 비즈니스 데이터와 사용자 데이터를 보호하는 데 필수적입니다.

컴퓨터 및 Teams 데스크톱 앱에서 음성 메일 확인하기

Teams 앱을 열고 음성 메일로 이동Windows 또는 Mac 데스크톱에서 Microsoft Teams를 실행한 후 왼쪽 사이드바의 "통화" 탭으로 이동합니다. 여기에서 "음성 메일" 섹션을 찾을 수 있으며, 이곳에서 새 메시지와 저장된 음성 메시지를 모두 한 번에 확인할 수 있습니다.
음성 메일 목록 및 알림 확인가장 최근의 음성 메일이 맨 위에 표시되며, 발신자 정보, 시간 및 메시지 길이를 함께 보여 줍니다. 아직 듣지 않은 메시지는 굵게 표시되어 어떤 메시지에 먼저 주의를 기울여야 하는지 한눈에 알 수 있습니다. 새 메시지가 도착하면 Teams가 알림 배지나 배너로 알려 줍니다.
메시지 재생 및 재생 컨트롤 사용음성 메일을 클릭하면 Teams 창에서 바로 오디오를 재생할 수 있습니다. 익숙한 재생 컨트롤을 사용하여 필요에 따라 일시 중지, 되감기 또는 빨리 감기를 할 수 있습니다. 시끄러운 사무실이나 이동 중에 메시지를 확인할 때는 볼륨을 조정하여 명확하게 들을 수 있습니다.
음성 메일 전사 텍스트 읽기Teams는 일반적으로 오디오 플레이어 아래에 자동 전사 텍스트를 제공합니다. 이를 통해 메시지를 빠르게 훑어볼 수 있으며(헤드폰을 두고 왔을 때 특히 유용합니다), 나중에 참고할 수 있는 기록으로도 활용할 수 있습니다. 필요한 경우 텍스트를 다른 앱에 복사할 수도 있습니다.
음성 메일 관리, 삭제 또는 보관더 이상 필요하지 않은 메시지는 삭제하고, 중요한 메시지는 나중에 확인할 수 있도록 저장하십시오. 이렇게 음성 메일을 관리하면 받은 편지함을 깔끔하게 유지할 수 있으며, 특히 조직에 메시지 저장 및 자동 삭제에 관한 특정 정책이 있는 경우 데이터 보존에도 도움이 됩니다.

Teams 데스크톱 앱에서는 몇 번의 클릭만으로 음성 메일을 확인할 수 있습니다. 모든 작업이 앱 안에서 이루어지므로 복잡한 절차, 비밀번호 입력, 오래된 통화 기록 검색이 필요 없습니다. 이 간편함 덕분에 통화를 언제나 직접 관리하고 놓치지 않을 수 있습니다.

Teams 데스크 전화에서 음성 메일 기능 사용하기

데스크 전화에서 음성 메일 메뉴 열기Poly 장치와 같이 Teams 인증을 받은 데스크 전화에서는 다이얼 패드의 전용 음성 메일 또는 "봉투" 버튼을 누르십시오. 그러면 음성 메일 받은 편지함으로 바로 이동합니다.
메시지 듣기 및 관리전화기의 화면이나 소프트키를 사용하여 새 메시지와 저장된 메시지를 스크롤하며 확인하십시오. Teams 앱에서와 마찬가지로 전화기에서 직접 메시지를 재생, 일시 중지 및 삭제할 수 있습니다.
Teams 음성 메일과 동기화듣기, 삭제, 저장 등 수행한 모든 작업은 데스크 전화와 컴퓨터 또는 모바일 기기의 Teams 앱 간에 자동으로 동기화됩니다. 바쁜 날이나 자리를 비운 동안에도 메시지를 놓칠까 걱정할 필요가 없습니다.

데스크 전화기를 사용하면 물리적인 기기를 선호하거나 공유 사무 환경에서 근무하는 사용자도 음성 메일을 빠르고 직접 제어할 수 있습니다. 익숙한 방식으로 동작하도록 설계되어 기존 방식과 최신 방식의 장점을 모두 누릴 수 있습니다.

고급 기능: AI를 활용한 음성 메일 자동 분류

Microsoft Teams는 메시지 관리에서 추측에 의존하지 않도록 돕는 AI 기반 스마트 음성 메일 기능을 순차적으로 제공하고 있습니다. 자동 음성 메일 분류 기능을 사용하면 Teams가 머신 러닝을 활용해 긴급한 메시지를 정렬하고 표시하며 우선순위를 지정할 수 있어, 긴 부재중 전화 목록을 일일이 살펴보는 데 드는 시간을 아낄 수 있습니다.

이 기능을 사용하도록 설정하면(현재 일부 조직에서 비공개 미리 보기로 제공 중) AI가 음성 메일을 분석하고 주요 주제를 추출하며, 긴급도나 사용자가 지정한 응답 규칙에 따라 가장 중요한 메시지를 제안합니다. 또한 이러한 스마트 도구는 유사한 음성 메일을 묶어 주어 반복되는 문의를 더 빠르게 처리하고, 고객 또는 팀 커뮤니케이션의 동향을 파악하는 데도 도움을 줍니다.

Microsoft가 Teams 음성 메일의 AI 기능을 확대함에 따라 음성 메시지에 대한 자동화와 개인화된 관리 기능이 더욱 강화될 것입니다. 우선순위 예측, 작업 생성 통합, 더 스마트한 알림 필터링 같은 발전이 기대됩니다. AI 기능에 문제가 생기는 이유를 알고 싶다면 Microsoft Copilot 문제 해결 가이드가 Teams의 AI를 원활하게 유지하는 데 도움이 되는 유용한 참고 자료가 될 수 있습니다.

이러한 변화로 생산성이 높아지고 중요한 메시지를 놓치는 일이 줄어들어, 스마트한 커뮤니케이션의 힘을 여러분이 직접 손에 쥘 수 있게 됩니다.

환경 내 음성 메일 문제 해결 및 조치

음성 메일 기능 사용 가능 여부 확인음성 메일이 작동하지 않는다면 라이선스와 통화 요금제가 Teams의 음성 메일을 지원하는지 확인하십시오. 신규 사용자나 그룹에 필요한 라이선스를 할당하거나 올바른 설정을 활성화하는 것을 관리자가 놓치는 경우가 종종 있습니다.
재생 또는 알림 문제 진단음성 메일 알림이 오지 않는다면 Teams 앱을 다시 시작하고 알림 설정을 확인하십시오. 데스크톱에서는 Teams가 오디오를 재생할 수 있는지 확인하고, 기본 재생 장치로 기기의 스피커 또는 헤드셋이 선택되어 있는지 확인하십시오.
누락되거나 지연된 메시지 해결네트워크 지연이나 동기화 문제로 인해 메시지가 즉시 표시되지 않는 경우가 간혹 있습니다. 다른 기기로 전환하여 음성 메일이 있는지 확인하십시오. 모든 기기에서 메시지가 보이지 않는다면 IT 관리자에게 Microsoft 365의 서비스 상태 또는 백엔드 문제를 확인해 달라고 요청하십시오.
관리자 및 그룹 음성 메일 설정 확인관리자라면 정책이 사용자 또는 그룹에 올바르게 적용되었는지 확인하십시오. 특히 대규모 환경에서는 변경 사항이 적용되기까지 몇 분이 걸릴 수 있습니다. 음성 메일 전달을 방해할 수 있는 오류나 차단된 권한이 있는지 Teams 관리 센터의 로그를 검토하십시오.
복잡한 문제 에스컬레이션그래도 해결되지 않습니까? 특정 오류 코드나 문제 해결 단계는 Microsoft Teams 지원 포털이나 커뮤니티 포럼을 이용하십시오. 대부분의 일반적인 음성 메일 문제는 업데이트, 다시 동기화, 또는 권한 수정으로 해결되지만, 어디서부터 확인해야 할지 아는 것만으로도 시간과 번거로움을 크게 줄일 수 있습니다.

음성 메일 문제를 진단하는 일은 다소 탐정 업무와 비슷하게 느껴질 수 있지만, 이 단계들을 따르면 문제가 더 커지기 전에 대부분 해결할 수 있습니다. 선제적으로 대응하면 음성 메일을 안정적으로 유지할 수 있습니다.

클라우드 음성 메일 사용자를 위한 추가 지원, 문의 및 사용자 피드백

Microsoft 지원 및 헬프 데스크기술적인 문제가 발생하거나 Teams 음성 메일에 대해 궁금한 점이 있다면 조직의 IT 헬프 데스크나 Microsoft 공식 지원 포털에 문의하십시오. 기본적인 사용 방법부터 복잡한 문제 해결까지 폭넓게 도와드릴 수 있습니다.
사용자 피드백 및 기능 요청Teams 피드백 도구(앱의 도움말 메뉴에 있는 경우가 많습니다)를 사용하여 경험을 공유하거나 개선 사항을 제안하십시오. Microsoft는 사용자 제안을 업데이트 및 신규 기능에 반영하기 위해 적극적으로 검토하므로, 여러분의 의견이 향후 릴리스를 형성하는 데 도움이 될 수 있습니다.
커뮤니티 포럼 및 토론다른 Teams 사용자와 관리자로부터 실제 사례와 해결책을 얻으려면 Microsoft 기술 커뮤니티 포럼이나 관련 LinkedIn 그룹에 참여하십시오. 일반적인 문제에 대한 답과 다른 사람들이 공유한 창의적인 해결 방법을 찾을 수 있습니다.
문서 및 교육Microsoft의 공식 Teams 문서는 단계별 안내 글이 계속 업데이트되고 있으므로, 최신 지침은 해당 문서에서 확인하시기 바랍니다. 새로 제공되는 음성 메일 기능을 익히려면 온라인 교육과 웨비나도 좋은 자료입니다.

도움을 받을 수 있는 곳은 얼마든지 있습니다. 어디서 찾아야 하는지만 알아 두시고, 망설이지 말고 질문하십시오. 지원 채널과 사용자 커뮤니티와 계속 연결되어 있으면 Teams 음성 메일을 최대한 활용하는 과정이 훨씬 수월해집니다.