Zo deel je je Outlook-agenda: machtigingen, bewerken en delegeren

By Mirko Peters · 2026-11-12

Zo deel je de toegang tot je Outlook-agenda in nieuw Outlook, op het web, op Mac en op mobiel: kies de juiste machtiging, deel buiten je organisatie en stop met delen.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Om je Outlook-agenda te delen, selecteer je ‘Agenda’, kies je ‘Agenda delen’ op het tabblad Start, typ je de naam of het e-mailadres van de persoon, kies je een machtiging uit de vervolgkeuzelijst en selecteer je ‘Delen’. De persoon krijgt een uitnodiging per e-mail, en zodra die is geaccepteerd, verschijnt je agenda in hun lijst. In Outlook op het web is dat de knop ‘Delen’ in de agendawerkbalk, en op een telefoon is dat het tandwielpictogram naast de agenda. Dit artikel is bedoeld voor Outlook-gebruikers die een planning willen delen met een collega, een assistent of iemand buiten het bedrijf, en het legt uit welke machtiging je kiest, zodat je niet meer weggeeft dan je wilt.

Belangrijkste punten

• Selecteer in nieuw Outlook ‘Agenda’, kies vervolgens ‘Agenda delen’ op het tabblad Start, voer een naam in, kies een machtiging uit de vervolgkeuzelijst en selecteer ‘Delen’.
• De niveaus zijn ‘Kan beschikbaarheid zien’, ‘Kan titels en locaties zien’, ‘Kan alle details zien’, ‘Kan bewerken’ en ‘Delegeren’.
• Je kunt geen toegang tot bewerken of delegeren geven aan mensen buiten je organisatie. Extern delen is beperkt tot de opties die alleen-lezen zijn.
• Delen binnen één Microsoft 365-tenant wordt direct gesynchroniseerd. Delen met een andere tenant wordt ongeveer elke drie uur gesynchroniseerd, en Gmail kan 24 tot 48 uur nodig hebben.
• Om te stoppen met delen, open je de deelinstellingen en selecteer je ‘Verwijderen’ naast de persoon, of gebruik je ‘Publicatie ongedaan maken’ voor een gepubliceerde agenda.

De vijf machtigingsniveaus

Bedenk voordat je op ‘Delen’ klikt hoeveel de andere persoon moet kunnen zien. Het Microsoft-artikel over agenda delen in Microsoft 365 beschrijft de vereenvoudigde niveaus in de huidige Outlook-clients.

• Kan beschikbaarheid zien. Alleen vrije en bezette tijden. Geen titels en geen locaties.
• Kan titels en locaties zien. Bezette tijden plus de titel en locatie van elk item.
• Kan alle details zien. Alles in de agenda. De persoon kan het zien, maar niets wijzigen.
• Kan bewerken. De persoon kan je agenda wijzigen.
• Delegeren. Bewerkrechten plus het recht om namens jou vergaderingen in te plannen en erop te reageren.

Er is ook een niveau Aangepast voor tussenliggende rollen, zoals Auteur, Bijdrager of Publicatiebeheerder. Volgens Microsoft kan alleen een beheerder die instellen, met de cmdlets Add-MailboxFolderPermission of Set-MailboxFolderPermission in Exchange Online PowerShell.

Items die je als Privé markeert, tonen voor de meeste mensen alleen hun tijdstip. De uitzondering is een gedelegeerde die je toestemming hebt gegeven om privé-afspraken te zien.

Mijn vuistregel: begin voor collega's met ‘Kan titels en locaties zien’ en voor iedereen buiten je team met ‘Kan beschikbaarheid zien’. Verhoog het niveau alleen als iemand erom vraagt en daar een reden voor heeft.

Zo deel je je agenda in nieuw Outlook voor Windows

Deze stappen komen van de Microsoft-pagina over een agenda alleen-lezen delen.

1. Selecteer in het navigatievenster Agenda.
2. Selecteer op het tabblad Start de optie Agenda delen. Heb je meer dan één agenda, kies dan welke je wilt delen.
3. Typ in het vak Voer een e-mailadres of de naam van een contactpersoon in de ontvanger. Kies de naam uit de lijst of druk op Enter.
4. Open de vervolgkeuzelijst naast de naam en kies een toegangsniveau.
5. Selecteer Delen. Wil je het delen annuleren voordat je deelt, selecteer dan Verwijderen.

De ontvanger krijgt een uitnodiging per e-mail. Nadat die de uitnodiging heeft geaccepteerd, kan hij of zij je agenda aan de eigen weergave toevoegen. Zie je de stappen niet op je scherm, dan gebruik je mogelijk klassieke Outlook, waar de menu's anders zijn.

Gedeelde agenda's en agenda's van gemachtigden zijn aan de ontvangende kant standaard niet zichtbaar. De ontvanger selecteert Alles weergeven in de agendalijst, zoekt de agenda onder Agenda's van personen en selecteert deze. Met Gesplitste weergave op het lint zie je meerdere agenda's naast elkaar.

Microsoft meldt ook dat een andere agenda rechtstreeks toevoegen (Agenda, Agenda toevoegen, Toevoegen vanuit adreslijst) alleen werkt met werk- of schoolaccounts. Gebruikers met een persoonlijk account hebben een uitnodiging nodig.

Outlook on the web

De pagina van Microsoft over het delen van je agenda in Outlook on the web beschrijft deze stappen.

1. Selecteer het pictogram Agenda.
2. Selecteer op de werkbalk Delen en kies de agenda. Je kunt alleen agenda's delen die je zelf bezit.
3. Voer de naam of het e-mailadres van de persoon in.
4. Kies een machtigingsniveau.
5. Selecteer Delen.

Wil je het delen wijzigen of stoppen, klik dan met de rechtermuisknop op de agenda onder Agenda's, selecteer Delen en machtigingen en kies een nieuw niveau of het pictogram voor verwijderen. Komt je scherm niet overeen, dan gebruik je mogelijk klassieke Outlook on the web, waar de menu's verschillen en Gemachtigde alleen beschikbaar is voor je primaire agenda.

Outlook voor Mac

Zoek in de agendaweergave je agenda in de linkernavigatie, beweeg de muis over de accountnaam, klik op de ellips (...) of klik met de rechtermuisknop en kies Machtigingen voor delen. Klik in het venster Agenda-eigenschappen op de plusknop (+), typ de naam of het e-mailadres van de persoon, kies een niveau in de vervolgkeuzelijst Machtigingen (bijvoorbeeld Kan weergeven wanneer ik bezet ben, Kan alle details weergeven of Kan bewerken), klik op Toevoegen en daarna op Gereed. Dit komt uit het artikel van Microsoft over delegeren en gedeelde agenda's in Outlook voor Mac, waarin staat dat een Microsoft Exchange Server-account vereist is. Om het delen te stoppen, selecteer je de persoon en klik je op de minusknop (-).

Outlook voor iOS en Android

De mobiele pagina van Microsoft vermeldt dat je je eigen agenda vanuit de app kunt delen:

1. Open het tabblad Agenda.
2. Open het menu linksboven.
3. Tik op het tandwielpictogram naast de agenda die je wilt delen.
4. Tik op Personen toevoegen en kies met wie je wilt delen.
5. Tik op een persoon om de machtigingen te wijzigen of de toegang in te trekken.
6. Bevestig je wijzigingen.

Om een agenda te openen die iemand met je heeft gedeeld, tik je op hetzelfde tandwiel, daarna op Gedeelde agenda toevoegen, voer je de naam van de persoon in en tik je op het plusteken ernaast. Een van de pagina's van Microsoft is bedoeld voor Outlook voor iOS, dus de stappen kunnen op Android iets afwijken.

Klassieke Outlook voor Windows

Klassieke Outlook heeft de opdracht Agenda delen op het tabblad Start van de agendaweergave. De pagina's van Microsoft die ik heb geopend tonen de klassieke stappen op een apart tabblad dat ik niet kon laden. Controleer daarom het tabblad Klassieke Outlook op de hierboven gelinkte pagina's als je lint er anders uitziet. De namen van de machtigingen zijn dezelfde als in de lijst hierboven. De oudere namen komen overeen met Vrij/bezet, Vrij/bezet met onderwerp en locatie, Beoordelaar en Bewerker.

Wat de andere persoon moet doen

Delen is een taak aan twee kanten, en veel meldingen van "het werkt niet" komen van de ontvangende kant. De persoon krijgt een uitnodiging per e-mail en moet die accepteren. In de nieuwe Outlook is een gedeelde of gedelegeerde agenda standaard niet zichtbaar. Die persoon selecteert Alles weergeven in de agendalijst, zoekt de agenda onder Agenda's van personen en selecteert deze. Ze kunnen ook Agenda toevoegen gebruiken, daarna Toevoegen vanuit adreslijst kiezen en jou selecteren. Microsoft zegt echter dat deze directe route alleen werkt met werk- of schoolaccounts. Gebruikers met een persoonlijk account moeten wachten op jouw uitnodiging.

Op een telefoon tikt de persoon in het agendamenu linksboven op het tandwiel en vervolgens op Gedeelde agenda toevoegen. Daarna voert hij of zij je naam in en tikt op het plusteken ernaast. Om je beschikbaarheid in een kleur naar keuze te zien, tikt die persoon op het tandwielpictogram naast je naam. Ze zien alleen wat jij hebt toegestaan. Een kijker met de rechten Alleen beschikbaarheid zien wanneer ik bezet ben, ziet dus alleen blokken tijd en verder niets.

Delen of publiceren?

De twee woorden klinken hetzelfde, maar ze werken verschillend.

• Delen stuurt een uitnodiging naar een bepaalde persoon. Jij kiest de machtiging, je kunt die later wijzigen en je kunt de persoon weer verwijderen. Binnen je organisatie synchroniseert het direct.
• Publiceren maakt een link aan. Iedereen met de link kan de agenda zien op het detailniveau dat jij hebt gekozen. De link bestaat in twee vormen: HTML om in een browser te bekijken en ICS om je te abonneren vanuit een andere agenda-app. Beide zijn alleen-lezen. Hoe vaak een ICS-agenda wordt ververst, hangt af van de e-mailprovider van de ontvanger.

Heeft de persoon een Microsoft 365- of Outlook.com-account, deel dan. Gebruikt die Gmail, Apple Agenda of iets anders en wil die alleen zien wanneer je tijd hebt, dan is publiceren de praktische weg. Je accepteert dan wel dat je niet kunt zien wie de link opent. Kies het laagste detailniveau en stop met publiceren zodra het project is afgerond.

Bewerken of Delegeren: welke kies je?

Hier geven mensen vaak te veel toegang.

Bewerken betekent dat de persoon je agenda kan bekijken en wijzigen. Bewerkers kunnen worden toegewezen aan je hoofdagenda of aan agenda's die je zelf hebt gemaakt. Delegeren betekent hetzelfde als bewerken, plus het recht om namens jou vergaderingen in te plannen en erop te reageren. Gemachtigden kunnen alleen aan je hoofdagenda worden toegewezen.

Op de Microsoft-pagina over machtigingen voor bewerken en delegeren staan de stappen in het nieuwe Outlook:

1. Selecteer in het navigatiedeelvenster Agenda. Selecteer op het tabblad Start de optie Agenda delen.
2. Voer op de pagina Delen en machtigingen de naam of het e-mailadres van de persoon in. Je kunt maar één persoon per keer toevoegen.
3. Open de vervolgkeuzelijst naast de naam en selecteer Kan bewerken of Delegeren.
4. Voor een gemachtigde kun je optioneel Gemachtigde privé-afspraken laten zien en Gemachtigde categorieën laten beheren aanvinken.
5. Selecteer Delen.
6. Kies onder Gemachtigden, naast Uitnodigingen en reacties verzenden naar, één optie: Alleen gemachtigde, Gemachtigde en mij een kopie sturen of Zowel mijn gemachtigde als mij. Herhaal dit voor elke gemachtigde.

Vereisten: delegeertoegang vereist een werk- of schoolaccount in Microsoft 365 of Exchange Online. Microsoft raadt bovendien één gemachtigde per agenda aan, omdat meerdere gemachtigden op één agenda niet is wat het ontwerp beoogt.

De assistent van een manager is het klassieke voorbeeld van een gemachtigde. Een collega die alleen je beschikbaarheid nodig heeft, heeft geen bewerkrechten nodig, laat staan delegeren.

Delen buiten je organisatie

Je kunt delen met mensen buiten je bedrijf, maar met minder opties.

• Beperkingen voor machtigingen. Microsoft geeft aan dat je geen bewerk- of delegeertoegang kunt geven aan mensen buiten je organisatie. Externe toegang is beperkt tot de opties die alleen bekijken toestaan.
• Beheerinstelling. In het Microsoft 365-beheercentrum bepaalt een beheerder onder Instellingen, Organisatie-instellingen, Services, Agenda of gebruikers mogen delen met mensen buiten de organisatie die Office 365 of Exchange hebben, en of iedereen agenda's kan openen via een e-mailuitnodiging. Voor anonieme toegang kiest de beheerder hoeveel zichtbaar is: alleen vrij/bezet met tijdstip, tijdstip met onderwerp en locatie, of alle afspraakgegevens. De details staan in het beheerartikel van Microsoft over agenda's delen met externe gebruikers.
• Gmail en andere providers. Op het web kunnen mensen buiten Outlook, zoals Gmail-gebruikers, uitnodigingen alleen accepteren met een Microsoft 365- of Outlook.com-account. Anders kun je de agenda publiceren en hun een HTML-link (bekijken in een browser) of een ICS-link (abonneren) sturen. Beide zijn alleen-lezen.
• Publiceren. Ga in de webapp naar Instellingen, Gedeelde agenda's, en kies onder Een agenda publiceren de agenda en het detailniveau, waarna je op Publiceren selecteert. Om dit ongedaan te maken, selecteer je Publicatie ongedaan maken op dezelfde plek. In de nieuwe Outlook voor Windows is het pad Weergave, Agha-instellingen, Agenda, Gedeelde agenda's.

Behandel een gepubliceerde link als een sleutel die doorgestuurd kan worden. Je weet niet wie hem heeft, dus publiceer een aparte agenda met alleen de details die je openbaar wilt maken.

Hoe snel synchroniseert delen?

Volgens het artikel over delen van Microsoft is delen tussen Microsoft 365-gebruikers binnen dezelfde tenant direct. Delen met een andere Microsoft 365-tenant gebeurt periodiek, ongeveer elke drie uur. Van Microsoft 365 naar Outlook.com is het een ICS-abonnement, ook ongeveer elke drie uur. Delen met een externe partij, zoals Gmail, is eveneens een ICS-abonnement, en Gmail kan elke 24 tot 48 uur bijwerken. Als iemand zegt dat je nieuwe afspraak ontbreekt, is dit het eerste wat je moet controleren. Microsoft 365-groepen worden nog niet ondersteund voor het delen van agenda's, maar individuele gebruikers en beveiligingsgroepen wel.

Delen stoppen

Selecteer in de nieuwe Outlook Agenda en vervolgens Agenda delen op het tabblad Start. Kies de juiste agenda en selecteer Verwijderen naast de persoon. Je kunt geen machtigingen verwijderen van agenda's die eigendom zijn van anderen. Binnen je organisatie wordt de agenda uit hun lijst verwijderd, tenzij je standaardgroep "Mijn organisatie" nog toegang heeft; in dat geval behouden ze de agenda op dat standaardniveau. Buiten je organisatie blijft hun kopie bestaan, maar die synchroniseert en ontvangt geen updates meer. Een gepubliceerde agenda verdwijnt wanneer je Publicatie ongedaan maken selecteert.

Problemen met delen oplossen

1. De uitnodiging is nooit aangekomen. Vraag de persoon om de map Ongewenste e-mail en andere mappen te controleren, verwijder hem daarna en deel opnieuw.
2. Verkeerd detailniveau. Open Delen en machtigingen en wijzig het niveau. Houd er rekening mee dat privé-items alleen hun tijd tonen.
3. Ontbrekende afspraken of trage updates. Controleer de synchronisatietabel hierboven. Updates tussen tenants en naar Gmail vertragen bewust.
4. Agenda-app op Mac. Volgens Microsoft wordt directe synchronisatie niet ondersteund voor EWS-gebaseerde clients, waaronder de Agenda-app van Mac OS X.
5. Extern delen is geblokkeerd. Vraag je beheerder. Delen kan beperkt zijn door de instellingen van je organisatie.
6. Gedeelde agenda verborgen. Selecteer Alles weergeven in de agendalijst en kijk onder Agenda's van personen.

Veelgemaakte fouten

• Bewerken geven terwijl weergeven genoeg is. Iedereen met bewerkrechten kan je vergaderingen verplaatsen of verwijderen.
• Je hoofdagenda met klanten delen. Gebruik een aparte agenda voor externe partijen.
• Privé-items vergeten. Markeer gevoelige afspraken als Privé voordat je deelt. De meeste mensen zien dan alleen de tijd.
• Overal directe updates verwachten. Updates tussen tenants en via ICS-links vertragen.
• Meerdere gemachtigden toevoegen. Microsoft raadt er één aan.
• Delen niet controleren. Mensen veranderen van baan. Bekijk de lijst om de paar maanden en verwijder wie het niet meer nodig heeft.

Gerelateerde onderwerpen om te verkennen

• Gemachtigden instellen voor assistenten. De opties voor gemachtigden, inclusief wie vergaderreacties ontvangt, verdienen een eigen uitleg.
• Beheer van extern delen. Beheerders in Exchange Online bepalen wat externe personen kunnen zien.
• Gedeelde postvak- en resourceagenda's. Volgens Microsoft komt elke deelbare agenda in aanmerking, inclusief agenda's van gedeelde postvakken en resourcepostvakken.
• De agenda op het web gebruiken. De menu's van Outlook on the web zijn de menu's waar het beheerdersartikel van Microsoft gebruikers naartoe verwijst.

Volgende stap

Open vandaag nog de delinginstellingen van je agenda en lees de lijst met personen die hem kunnen zien. Verwijder iedereen die geen toegang nodig heeft en verlaag elke machtiging die hoger is dan het werk vereist. Dan weet je hoe je je Outlook-agenda met vertrouwen deelt, en wat elke persoon er daadwerkelijk mee kan doen.