Общий доступ к файлам и папкам в Microsoft SharePoint

By Mirko Peters · 2026-04-15 · Updated 2026-07-25

Общий доступ к файлам и папкам в SharePoint. Рекомендации по вариантам совместного использования в Microsoft 365, включая безопасный обмен с внешними пользователями.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Cover: Solve the Microsoft 365 Permission and Access Problem

SharePoint стал основным местом для безопасного обмена файлами и папками как в небольших, так и в крупных организациях. От мгновенной загрузки файлов до гибких настроек разрешений — всё это делает совместную работу не просто возможной, но простой и безопасной. Если вы устали от потерянных вложений в электронной почте или хотите быть уверены, что ваши материалы видят только нужные люди, SharePoint — то, что вам нужно.

В этом руководстве рассматриваются все аспекты: основы совместного доступа к файлам и папкам, случаи, когда стоит пригласить гостей из-за пределов компании, и грамотная работа с OneDrive и Microsoft 365. Вы найдёте практические советы по управлению разрешениями, надёжной защите конфиденциальных данных и бесперебойной работе в Teams или прямо с компьютера. Новичок в SharePoint или администратор, который держит всё под контролем, — здесь найдётся что-то полезное, чтобы повысить эффективность обмена файлами и сохранить стабильную работу.

Общий доступ к файлам в SharePoint — определение

Общий доступ к файлам в SharePoint — это процесс хранения, управления и распространения документов и файлов в Microsoft SharePoint, который позволяет отдельным пользователям и командам получать доступ к содержимому, работать над ним совместно и контролировать его из централизованного сайта в облаке или на локальных серверах.

Краткое пояснение

SharePoint предоставляет библиотеки и папки, где файлы можно загружать, создавать для них версии и упорядочивать. Разрешения и ссылки для общего доступа позволяют владельцам предоставлять пользователям или группам доступ на просмотр или редактирование, а совместное редактирование обеспечивает работу в реальном времени. Интеграция с OneDrive, Teams и Microsoft 365 упрощает обмен между платформами, а такие возможности, как метаданные, поиск, журналы аудита и политики хранения, помогают защищать и управлять содержимым. Благодаря этим функциям SharePoint — один из лучших способов обмена файлами для компаний и команд, которым нужны контролируемые совместные процессы работы с документами.

Основы общего доступа к файлам в SharePoint

Если вы только начинаете знакомство с обширным миром SharePoint, общий доступ к файлам — одна из его главных сильных сторон. Делиться — это не просто передать документ, а сделать так, чтобы нужные люди могли легко его найти, использовать и работать над ним вместе с вами, не нарушая при этом безопасность организации. Главный секрет SharePoint — знать свои возможности, чтобы рабочие процессы оставались гладкими и без лишней суеты.

SharePoint предлагает несколько путей к совместной работе. Вы можете поделиться отдельным файлом или целой папкой, создать ссылки с настраиваемыми разрешениями и даже использовать возможности всего набора Microsoft 365. Роли и разрешения можно тонко настроить, чтобы люди видели только то, что им положено. А благодаря тесной связи с OneDrive вы можете соединять личные файлы с общими ресурсами команды и обратно, так что одной заботой становится меньше.

Всё сводится к гибкости. Отправляете ли вы конфиденциальный отчёт руководителю или открываете папку проекта для всей команды, SharePoint помогает решить, кому что доступно. В разделах ниже подробно описано, как работать с этими вариантами общего доступа и как сохранять безопасность в повседневной работе.

Как предоставить общий доступ к файлам и папкам в SharePoint

Прямой общий доступ через кнопку «Поделиться»: Найдите файл или папку в SharePoint и нажмите кнопку «Поделиться». Откроется окно с параметрами выбора получателей — это могут быть коллеги, отдельные группы или даже люди за пределами компании. Введите имена или адреса электронной почты, при желании добавьте короткое сообщение и отправьте приглашение прямо из этого окна.
Копирование ссылки для быстрой совместной работы: Если хотите быстро поделиться ссылкой, используйте вариант «Копировать ссылку» в окне общего доступа. Здесь и происходит главное: вы выбираете тип ссылки — только для конкретных людей, только для вашей организации или для любого, у кого есть ссылка. Задайте разрешение (например, просмотр или редактирование), нажмите «Копировать» и отправьте ссылку куда нужно — в чат Teams, в письмо или даже в текстовое сообщение.
Общий доступ только для конкретных пользователей: Нужно максимально ограничить доступ? При создании ссылки для общего доступа выберите вариант «Конкретные пользователи». Так вы избежите дикого запада публичных ссылок. Просматривать или редактировать ваш контент смогут только те, кого вы указали (им придёт уведомление по электронной почте). Когда на кону конфиденциальность, это именно та кнопка, которую стоит нажимать.
Навигация в интерфейсе общего доступа: Меню общего доступа SharePoint позволяет настроить разрешения еще до того, как вы отправите или скопируете ссылку. Вы можете решить, сможет ли человек редактировать файл, только просматривать его или вообще загружать. Небольшие решения дают большой эффект: отключение редактирования или загрузки одним щелчком помогает сделать работу безопаснее.
Рекомендации по безопасному обмену ссылками: Открывайте доступ только тем, кому он действительно нужен. Перед отправкой еще раз проверьте настройки ссылки. Если вы делитесь файлом с внешними пользователями, задайте срок действия ссылки или потребуйте от получателей подтверждения личности. Такой контроль помогает соблюдать требования соответствия и спокойнее спать по ночам.

Интеграция SharePoint и OneDrive для обмена файлами

SharePoint и OneDrive работают как напарники в одной команде Microsoft 365. OneDrive — это ваше личное пространство, удобное для собственных файлов и совместной работы с небольшим числом людей. SharePoint же управляет библиотеками документов и командными рабочими пространствами, которыми пользуются все вместе. Оба сервиса позволяют делиться файлами, но SharePoint создан для широкой командной работы и папок проектов, а OneDrive подходит для личной работы или работы в небольших группах.

Файлы из любого из этих сервисов синхронизируются без сбоев: переместить или передать содержимое между OneDrive и SharePoint можно буквально в пару кликов. Если вы делитесь файлом из библиотеки документов SharePoint, он сразу становится доступен всей команде, а общий доступ из OneDrive остаётся более личным. Понимание того, что и когда использовать, помогает каждый раз передать нужный документ нужным людям в нужное место.

Управление внешним общим доступом и доступом гостевых пользователей

Не все, с кем вам нужно работать, находятся внутри стен вашей компании. Именно здесь на первый план выходят функции внешнего общего доступа SharePoint. Иногда вам нужны поставщики, клиенты или внештатные исполнители, которым для проекта или проверки требуется доступ к файлам. Вы не хотите усложнять им жизнь без необходимости, но при этом должны обеспечить безопасность.

SharePoint дает вам инструменты управления. Вы можете пригласить конкретных гостей, потребовать, чтобы все входили с учетной записью Microsoft, или даже ограничить некоторые файлы так, чтобы они никогда не покидали организацию. Политики и границы, заданные вашими ИT-администраторами, помогают держать ситуацию под контролем, а для своего сайта или папки вы получите инструменты для настройки этих параметров.

Понимание работы этих средств контроля общего доступа помогает оставаться в рамках требований соответствия и избежать неприятных сюрпризов, если что-то пойдет не так. В следующих разделах рассматриваются ваши возможности и лучшие способы открыть доступ внешним пользователям, не выпуская из рук контроль над тем, кто имеет ключи.

Средства контроля внешнего общего доступа и гостевые пользователи в SharePoint

Приглашение гостевых пользователей: Когда нужно поделиться файлами с человеком за пределами вашей организации, SharePoint позволяет отправить ему приглашение по электронной почте. Укажите адрес гостя, желательно связанный с учетной записью Microsoft, чтобы доступ был проще. Гость получит персональную ссылку для входа и работы с вашим общим содержимым.
Требование учетной записи Microsoft: Для более строгой защиты администраторы могут требовать, чтобы все гости использовали учетную запись Microsoft для принятия приглашения. Это подтверждает их личность и фиксирует действия с общим доступом, что особенно важно при работе с конфиденциальной информацией или в регулируемых средах.
Ограничение параметров внешнего общего доступа: ИТ-администраторы могут ограничивать или разрешать внешний общий доступ на уровне организации или сайта. Они могут заблокировать любой доступ за пределы компании, ограничить его определенными доменами или разрешить полноценное гостевое сотрудничество в зависимости от бизнес-задач. Такой контроль снижает риски и при этом не мешает командной работе.
Настройка политик совместного доступа: Вы можете задать политики, которые определяют, должны ли гости принимать новые приглашения для каждой папки или файла. Отправители могут включить коды подтверждения, чтобы дополнительно проверять личность при каждом доступе, либо настроить автоматическое истечение срока действия ссылок на совместный доступ для гостей, чтобы данные не висели в сети вечно.
Отслеживание и управление гостевым доступом: Администраторы и владельцы сайтов могут просмотреть полный список тех, у кого есть доступ к общим файлам, и при необходимости удалить гостя одним кликом. Весь внешний совместный доступ фиксируется в журнале, поэтому у вашей службы комплаенса будет понятный след на случай последующих вопросов.

Анонимный доступ и настройка параметров ссылок

Создание ссылок «для всех»: SharePoint позволяет создавать ссылки, которые работают для любого пользователя без входа в систему. Это удобно, когда нужно поделиться публичным документом или опросом и не хочется заставлять получателей проходить лишние шаги.
Установка срока действия ссылок: Для анонимного доступа можно задать срок действия. По истечении выбранного количества дней ссылка перестаёт работать, и публичный доступ к файлу закрывается. Это помогает не допустить, чтобы файлы бесконтрольно циркулировали в сети.
Управление правами на просмотр и редактирование: Решите, смогут ли пользователи по ссылке только просматривать файлы или также вносить изменения. Для публичных и анонимных ссылок ограничение редактирования всегда является разумным решением.
Ограничение загрузки: Расширенные параметры ссылок позволяют запретить загрузку файлов, если нужен только просмотр. Это удобно при отправке конфиденциальных отчётов или рабочих черновиков.
Понимание рисков безопасности: Имейте в виду, что анонимные ссылки легко переслать: как только ссылка попала в сеть, получить доступ к файлу может любой. Используйте этот вариант для материалов, где это допустимо, а для всего остального выбирайте более защищённые ссылки.

Понимание разрешений и расширенных параметров совместного доступа

Когда речь идёт о совместном доступе в SharePoint, разрешения — это то, что решает всё на практике. Важно не только то, кто может увидеть файл, но и то, может ли он редактировать, открывать доступ дальше или даже печатать и скачивать. Правильная настройка этих параметров позволяет всем работать и гарантирует, что никто не получит доступ к тому, что ему не положено.

Расширенные параметры совместного доступа дают более тонкий контроль. Вы можете точно настроить доступ к документам, выбирая один из готовых уровней разрешений, чтобы делегировать задачи без ущерба для безопасности. Эти инструменты помогают организациям соблюдать требования комплаенса и не допускать попадания данных не в те руки.

Следующие разделы расскажут, как настроить уровни разрешений, изменить параметры общих ссылок и даже добавить метки конфиденциальности для защиты высшего уровня. Это даёт возможность закрыть доступ к конфиденциальным проектам или открыть документы для совместной работы — всегда на ваших условиях.

Настройка разрешений и параметров ссылок

Назначение уровней разрешений: SharePoint позволяет задавать разные уровни, например «только просмотр», «редактирование» или «полный контроль». Выбирайте просмотр, если людям нужно только читать, редактирование — для совместной работы в реальном времени, а полный контроль — если пользователю нужно управлять файлом или папкой.
Настройка параметров общей ссылки: При создании ссылки для совместного доступа вы можете точно задать, что может делать каждый пользователь или группа. Отключайте редактирование для конфиденциальных документов или разрешайте его, когда нужна помощь в доработке черновика.
Ограничение возможности пересылки: Решите, могут ли получатели отправлять вашу ссылку другим людям или же она предназначена только для них самих. Это предотвращает случайное распространение и сохраняет конфиденциальность файлов.
Установка срока действия и блокировка загрузки: Для важных файлов задавайте срок действия, чтобы доступ не был бессрочным. Также можно включить «блокировку загрузки»: пользователи смогут читать файл, но не сохранят копию на своё устройство.

Использование меток конфиденциальности для дополнительной защиты

Метки конфиденциальности в SharePoint работают как цифровые штампы, которые определяют, насколько файл приватен или конфиденциален. Вы можете создать метки, например «Confidential», «Restricted» или «Internal Only», и применять их к файлам и папкам. Эти метки могут автоматически запускать правила безопасности, например шифрование документов или ограничение возможности отправки и скачивания.

Администраторы настраивают эти метки, а пользователи применяют их в зависимости от типа передаваемой информации. Стандартизируя безопасность с помощью меток конфиденциальности, вы повышаете уровень соответствия требованиям и упрощаете защиту конфиденциальных данных, даже когда они передаются внутри организации или за её пределами.

Инструменты общего доступа SharePoint в «Проводнике» и Microsoft Teams

Многие знают, что открыть общий доступ в SharePoint можно через веб-интерфейс, но это лишь один из способов. Если вы предпочитаете работать прямо из рабочего стола Windows или если Teams — ваш цифровой офис, SharePoint интегрируется и с «Проводником», и с Microsoft Teams, что упрощает рабочий процесс.

Синхронизация библиотеки документов с «Проводником» позволяет открывать, редактировать и передавать файлы так же, как любые другие папки на компьютере. Тем временем Teams выводит документы SharePoint прямо в чаты, собрания и канały проектов, сокращая количество кликов и путаницу с тем, какая версия файла актуальна.

Эти интеграции не только экономят время, но и улучшают командную работу, делая документы легко доступными для поиска и общего доступа независимо от того, как вы работаете. Если вы ведёте сложные проекты, ознакомьтесь с этим пошаговым руководством по совместному использованию Teams, SharePoint и автоматизированных рабочих процессов для повышения эффективности совместной работы и прозрачности.

Общий доступ к файлам SharePoint через «Проводник» и Microsoft Teams

Синхронизация библиотек SharePoint с «Проводником»: откройте библиотеку документов SharePoint в веб-браузере. Нажмите «Синхронизировать» и следуйте инструкциям — теперь ваши файлы отображаются в «Проводнике» Windows, как обычные папки. Отсюда вы можете открывать, редактировать или передавать файлы через контекстное меню.
Общий доступ из рабочего стола через контекстное меню: в синхронизированной папке SharePoint щёлкните правой кнопкой мыши файл или папку, которыми хотите поделиться. Выберите «Открыть доступ», укажите получателя и задайте разрешения точно так же, как в веб-интерфейсе. Удобно, если не хочется постоянно переключаться между вкладками браузера и рабочим столом.
Передача файлов через Microsoft Teams: в Teams каждый канал может быть связан с библиотекой документов SharePoint. Загрузите или выберите существующие файлы на вкладке «Файлы» и используйте параметры общего доступа Teams, чтобы отправить их в чат или на собрание. Также можно закреплять важные файлы на вкладках канала, чтобы их видели все участники.
Интеграция с каналами и чатами Teams: вставьте ссылки на файлы SharePoint прямо в чат или канал Teams, чтобы начать обсуждение или быстро получить обратную связь. Так всем легко перейти к одному и тому же документу без поиска нужной версии.
Power Automate для автоматизации рабочих процессов: для опытных пользователей сочетание SharePoint, Teams и Power Automate открывает возможности для автоматизированного общего доступа, обновлений статусов и процессов согласования. Такая связка минимизирует ручной учёт, помогает выполнять требования управления и упрощает управление проектами. Подробнее об управлении проектами, автоматизации и структурированной совместной работе в Teams и SharePoint читайте в этом руководстве.

Управление общим содержимым: прекращение общего доступа и расширенные параметры

Открыть доступ к файлам — одно дело, а отслеживать, у кого что есть, и при необходимости снова закрывать доступ — совсем другая задача. По мере смены проектов или передачи конфиденциальных данных иногда нужно отозвать доступ у кого-то или закрыть старую ссылку полностью.

SharePoint позволяет легко управлять всеми ранее опубликованными файлами и папками и отслеживать их. Вы получаете инструменты для проверки того, кто имеет доступ, ужесточения разрешений и удаления гостевых пользователей сразу после завершения работы. От одного щелчка «Прекратить общий доступ» до более сложного отслеживания и журналов аудита — вы сами решаете, когда общий доступ начинается и когда заканчивается.

Эти средства особенно важны для управления, соответствия требованиям и просто для здравого смысла, ведь нет ничего хуже, чем узнать, что бывший подрядчик всё ещё может видеть цифры следующего года. Далее мы расскажем о функциях, доступных для прекращения общего доступа, отзыва доступа и тонкой настройки расширенных параметров общего доступа, чтобы ваш контент оставался защищённым независимо от того, как развиваются проекты.

Как прекратить общий доступ или отозвать доступ к файлам SharePoint

Найдите общий файл или папку: Найдите нужный элемент в SharePoint и нажмите «Общий доступ» или «Сведения», чтобы увидеть, кто имеет доступ. Так вы быстро получите полную картину по всем получателям — внутренним и внешним.
Удалите отдельных пользователей или группы: На панели доступа просто нажмите «X» рядом с человеком или группой, которых хотите убрать. Они сразу потеряют ссылку и доступ. Для быстрого отзыва доступа это самый быстрый путь.
Полностью прекратите общий доступ: Хотите закрыть доступ для всех? Используйте кнопку «Прекратить общий доступ» или «Удалить доступ» в параметрах общего доступа. Доступ будет отозван для всех пользователей и всех ссылок, а файл вернётся к состоянию конфиденциальности по умолчанию.
Проверяйте аудит и историю общего доступа: Лучшая практика — регулярно проверять, у кого есть доступ, особенно к конфиденциальным файлам и папкам. Администраторы могут получить отчёты по истории общего доступа и увидеть, кому была отправлена ссылка, кто открыл документ и когда. Если что-то выглядит подозрительно, быстро закройте доступ, чтобы сохранить контроль над данными.

Изучаем расширенные параметры общего доступа и возможности настройки

Требуйте вход при каждом обращении: Повысьте безопасность, требуя от каждого пользователя входа с подтверждённой учётной записью Microsoft или учётной записью организации, прежде чем он сможет открыть файл.
Ограничьте загрузку: Запретите пользователям скачивать копию — разрешите только просмотр документа в сети. Это полезно для конфиденциального содержимого.
Задайте срок действия ссылок: Ссылки с ограниченным сроком действия автоматически перестают работать после указанной даты, и доступ отзывается без вашего участия.
Настройте сообщения о общем доступе: Добавляйте личные заметки или инструкции в приглашения, чтобы получатели точно знали, что делать с вашими файлами (или — что не менее важно — чего делать не следует).
Включите уведомления и оповещения: Получайте уведомления, когда получатели открывают или редактируют общие файлы. Такое оповещение полезно для проектов с жёсткими сроками или просто для контроля важных документов.

Распространённые ошибки при общем доступе к файлам и папкам в Microsoft SharePoint

Многие команды испытывают трудности с безопасным и эффективным общим доступом в SharePoint. В списке ниже перечислены частые ошибки, объяснено, почему они важны, и how их исправить, чтобы вы могли использовать лучшие способы совместного доступа к файлам в SharePoint.

Использование личных ссылок OneDrive вместо сайтов SharePoint
Ошибка: общий доступ предоставляется из личного OneDrive или файлы прикрепляются к письмам напрямую вместо размещения содержимого на командном сайте SharePoint.
Проблема: файлы становятся трудно находимыми, теряют принадлежность команде и удаляются или остаются без владельца, когда сотрудники уходят из компании.
Решение: храните командные документы на соответствующем сайте SharePoint или в библиотеке документов и используйте общий доступ или ссылки на уровне сайта, чтобы сохранить владение и возможность поиска.
Чрезмерное использование ссылок «Все» или анонимных ссылок
Ошибка: создание широко открытых ссылок (по ссылке «Все, у кого есть ссылка» или «Все, кроме внешних пользователей») ради удобства.
Проблема: повышается риск утечки данных и доступа, нарушающего требования соответствия.
Решение: используйте ссылки для конкретных людей или групп, задавайте сроки действия и по возможности применяйте разрешения только на просмотр. Для конфиденциального содержимого комбинируйте это с условным доступом или политиками DLP.
Непонимание наследования разрешений
Ошибка: разрывать наследование разрешений на уровне файла или папки ad hoc, без документирования.
Проблема: появляется хаос в разрешениях, который трудно аудировать и который приводит к случайной избыточной открытости или отказам в доступе.
Решение: управляйте разрешениями на уровне сайта, библиотеки или хорошо документированных папок. Если наследование всё же нужно разорвать, документируйте изменения и периодически их проверяйте.
Совместный доступ к файлам вместо папок (или наоборот) без учёта структуры
Ошибка: открывать доступ к отдельным файлам, когда пользователю нужен доступ к папке и её контексту, или к целым папкам, когда пользователям нужен только один файл.
Проблема: пользователи получают недостаточно контекста или слишком широкий доступ, что приводит к путанице с версиями или ненужной открытости.
Решение: осознанно выбирайте уровень детализации общего доступа: открывайте папки для постоянной совместной работы, а файлы — для разовых проверок, и используйте ссылки, которые соответствуют задуманному объёму.
Опора на вложения в письмах вместо ссылок SharePoint
Ошибка: постоянная пересылка вложений вместо ссылок SharePoint или совместного редактирования.
Проблема: множество копий, конфликтующие версии и потеря истории правок.
Решение: используйте ссылки SharePoint или OneDrive для бизнеса и функции совместного редактирования, чтобы все работали с единым источником истины.
Неиспользование метаданных и типов контента
Ошибка: большие библиотеки хранятся как плоские папки без метаданных, тегов и типов контента.
Проблема: плохая возможность поиска и непоследовательная организация, из-за которых общий контент трудно найти.
Решение: внедрите метаданные, представления и типы контента для классификации файлов и обучите пользователей тегированию, чтобы повысить находимость при совместной работе.
Игнорирование параметров внешнего общего доступа и управления гостями
Ошибка: внешним пользователям предоставляется доступ без проверки политик внешнего общего доступа на уровне клиента или параметров срока действия гостевых учетных записей.
Проблема: внешние гости могут сохранять доступ дольше, чем нужно, или не получать доступ к контенту из-за ограничительных политик.
Решение: согласуйте с ИT-отделом параметры на уровне сайтов с политиками клиента, задавайте срок действия гостевого доступа и периодически проверяйте гостевые учетные записи.
Отсутствие обучения пользователей типам ссылок и параметрам разрешений
Ошибка: пользователи не понимают разницы между «Может просматривать», «Может редактировать», «Конкретные пользователи» и «Все, у кого есть ссылка».
Проблема: неправильно назначенные разрешения приводят к случайным изменениям или блокируют коллег, которым нужен доступ.
Решение: предоставьте краткое справочное руководство или обучение по типам ссылок и поведению общего доступа по умолчанию, чтобы команды выбирали подходящий вариант.
Пренебрежение настройками версий и резервного копирования
Ошибка: отключено управление версиями или не настроено хранение для важных библиотек.
Проблема: потеря данных или невозможность восстановить более ранние версии после случайных изменений или удалений.
Решение: включите управление версиями, параметры корзины и политики хранения для критически важных библиотек, используемых для совместной работы.
Отсутствие мониторинга и аудита общего контента
Ошибка: предположение, что общий доступ открывается один раз и больше не требует внимания, без аудита того, кто имеет доступ и как используются ссылки.
Проблема: устаревшие разрешения, «осиротевшие» ссылки и слепые зоны в безопасности.
Решение: регулярно проверяйте отчеты об общем доступе, проводите проверки доступа и используйте журналы аудита SharePoint/Office 365 для выявления и устранения проблем.

Устранение этих распространенных ошибок помогает применять лучшие способы обмена файлами в SharePoint: хранить контент в правильных местах, использовать точные типы ссылок, централизованно управлять разрешениями и включать такие функции, как метаданные, управление версиями и аудит, для безопасной и эффективной совместной работы.

8 неожиданных фактов об обмене файлами и папками в Microsoft SharePoint

Ссылки общего доступа можно настроить на автоматическое истечение срока действия, поэтому возможен одноразовый или ограниченный по времени доступ без ручной отмены. Это полезно при следовании лучшим способам обмена файлами в SharePoint для временных участников.
Для каждого файла можно задать разные уровни разрешений даже внутри одной папки. SharePoint поддерживает детальные разрешения, поэтому в лучшие способы обмена файлами в SharePoint может входить настройка общего доступа на уровне отдельного файла вместо изменения параметров папки.
Администраторы могут отключить анонимные ссылки («Все») для всего клиента, поэтому лучшие способы обмена файлами в SharePoint часто опираются на безопасные ссылки только для своей организации для конфиденциального контента.
Общий доступ к папке автоматически не меняет разрешения для файлов, синхронизированных на устройства пользователей. Файлы, уже синхронизированные через OneDrive, могут сохранять локальный доступ до обновления состояния синхронизации. Это важная оговорка при выборе лучших способов обмена файлами в SharePoint.
SharePoint поддерживает динамический таргетинг аудитории и политики условного доступа, которые могут ограничивать общий доступ в зависимости от устройства, местоположения или риска пользователя. Это один из менее очевидных лучших способов обмена файлами в SharePoint для сценариев с высокими требованиями к безопасности.
История версий и восстановление файлов работают даже после предоставления общего доступа. Получатели с правами на редактирование могут откатить или восстановить предыдущие версии, поэтому часто упускаемый из виду способ обмена файлами в SharePoint — опираться на управление версиями для безопасной совместной работы.
Внешние пользователи, принявшие приглашение или открывшие гостевые ссылки, могут быть добавлены в группы Microsoft 365, а их доступ можно проверять и централизованно удалять. Поэтому контролируемый внешний общий доступ — один из лучших способов обмена файлами в SharePoint с сохранением управления.
Общий доступ через Microsoft Teams работает на основе SharePoint: файлы, которыми обмениваются в каналах Teams, хранятся в библиотеках документов SharePoint. Поэтому понимание функций общего доступа SharePoint ключево для применения лучших способов обмена файлами в SharePoint в Teams и OneDrive.

лучшие практики SharePoint Online для пользователей: как поделиться файлом или папкой

Какие лучшие способы предоставить общий доступ к файлам в SharePoint людям за пределами вашей организации?

Используйте внешний общий доступ в SharePoint: настройте параметр общего доступа на уровне организации в центре администрирования SharePoint, затем создайте ссылку «Любой пользователь» или ссылку для «Определенных пользователей» в зависимости от уровня конфиденциальности. Если речь идет о конфиденциальной информации, не используйте ссылки «Любой пользователь». Вместо них применяйте доступ для аутентифицированных внешних пользователей или приглашайте людей через гостевые учетные записи Microsoft Entra. Отслеживайте общий доступ в настройках SharePoint и требуйте срок действия для каждой ссылки.

Как предоставить общий доступ к файлу или папке пользователю, который не является участником сайта?

Откройте документ или папку, выберите «Поделиться», затем укажите «Определенные пользователи» или «Пользователи с существующим доступом» и введите их адрес электронной почты. Для внешних пользователей отправьте приглашение на общий доступ. Если это разрешено в вашем клиенте, они пройдут аутентификацию через Microsoft Entra как гости. Перед тем как делиться, убедитесь, что разрешения в SharePoint настроены правильно, чтобы пользователи получили только нужный уровень доступа.

Когда использовать ссылку, которую может открыть любой пользователь вашей организации, а когда ссылки на конкретные файлы или папки?

Ссылку «Любой пользователь в вашей организации» используйте для широкого внутреннего общего доступа, когда информация не конфиденциальна и нужен быстрый доступ для разных команд. Для конфиденциальной информации или ограниченного совместной работы применяйте ссылки на конкретные файлы или папки со сроком действия и требуйте аутентификацию, чтобы просматривать или редактировать их могли только нужные пользователи.

Какие шаги должен предпринять администратор SharePoint в центре администрирования SharePoint, чтобы управлять параметрами внешнего общего доступа?

В центре администрирования SharePoint задайте значение по умолчанию для всего SharePoint и настройте параметр общего доступа и параметр общего доступа на уровне организации в соответствии с политикой: при необходимости отключите анонимные ссылки, ограничьте общий доступ для новых и существующих гостей, настройте внешний доступ и внешнее сотрудничество, задайте политики срока действия ссылок и отслеживайте отчеты об общем доступе. Согласуйте эти настройки с параметрами Microsoft 365 и Microsoft Entra для управления жизненным циклом гостевых учетных записей.

Как общий доступ в SharePoint работает с сайтами SharePoint и Teams или с командными сайтами, подключенными к группам Microsoft 365?

Файлы, хранящиеся на командных сайтах, подключенных к группам Microsoft 365, отображаются в каналах Teams и подчиняются тем же разрешениям SharePoint. Когда вы делитесь файлом в Teams, обновляются разрешения SharePoint для этой библиотеки документов. Используйте одинаковые политики общего доступа в SharePoint и Teams, чтобы обеспечить единообразное внешнее сотрудничество и предотвратить непредвиденный доступ.

Могут ли пользователи предоставлять внешний общий доступ к файлам или папкам SharePoint, если внешний общий доступ отключен на уровне организации?

Нет. Если внешний общий доступ отключен в параметре общего доступа на уровне организации, пользователи не могут приглашать людей за пределами вашей организации или создавать ссылки без аутентификации. Администраторы могут разрешить пользователям делиться только с аутентифицированными гостями, включив соответствующие уровни внешнего общего доступа в центре администрирования SharePoint.

Что такое общий доступ без аутентификации и почему он может быть рискованным для конфиденциальной информации?

Общий доступ без аутентификации (ссылки «Любой пользователь») позволяет получателям открывать содержимое без входа в систему. Такими ссылками можно делиться дальше, и ими может воспользоваться любой, у кого они есть. Это рискованно для конфиденциальной информации, потому что вы не можете контролировать, кто открывает ссылку. Для конфиденциальных данных требуйте аутентификацию через гостевые учетные записи Microsoft Entra и используйте ссылки на конкретные файлы или папки с ограниченным доступом и сроком действия.

Как задать срок действия ссылки, которой я делюсь, чтобы она не оставалась открытой навсегда?

При создании ссылки для общего доступа откройте параметры ссылки и задайте дату истечения срока действия. Администраторы могут включить политики срока действия по умолчанию в центре администрирования SharePoint, чтобы все анонимные и гостевые ссылки автоматически истекали через заданный период, что снижает риск долгосрочного доступа.

Что делать, если я хочу разрешить пользователям делиться только с людьми внутри организации?

Установите уровень общего доступа в центре администрирования SharePoint на «Только пользователи в вашей организации» или ограничьте внешний общий доступ на уровне сайта. Сообщите участникам сайта об этой политике и отключите ссылки «Любой пользователь» в настройках SharePoint. При необходимости можно выборочно разрешить внешнее сотрудничество, изменив общий доступ на уровне сайта.

Как участники сайта могут делиться элементами, не предоставляя больше разрешений, чем необходимо?

Используйте кнопку «Поделиться», чтобы создавать ссылки с доступом только на просмотр или на редактирование для конкретных людей. Делитесь файлом или папкой, а не всем сайтом, и проверяйте, что папка, к которой у них есть доступ, соответствует принципу наименьших привилегий. Для регулярного совместного доступа лучше использовать командные сайты, подключенные к группам Microsoft 365, с контролируемым составом участников, а разрешения SharePoint применять для гибкого управления доступом.

Что произойдет, если кто-то перешлет отправленную мне ссылку? Смогут ли другие получить доступ к моему документу?

Если вы использовали ссылку для любого пользователя или ссылку без проверки подлинности, то да: переслав её, вы предоставите доступ любому, у кого она будет. Если вы использовали ссылку для конкретных пользователей или гостевую ссылку с проверкой подлинности, получатель должен войти в систему. Переданные ссылки не дадут доступа неавторизованным пользователям. Настройте параметры ссылок так, чтобы исключить пересылку: требуйте вход в систему и ограничивайте круг получателей.

Чем отличается совместный доступ к файлам в OneDrive от совместного доступа в SharePoint при работе с внешними пользователями?

Общий доступ в OneDrive обычно используется для отдельных файлов или папок, привязанных к OneDrive пользователя. Совместный доступ в SharePoint предназначен для совместных библиотек и командных сайтов. Оба варианта подчиняются параметрам общего доступа на уровне организации, но администраторы могут задавать для OneDrive и SharePoint разные политики. Для командной работы с внешними пользователями используйте командный сайт SharePoint или командные сайты, подключенные к группам Microsoft 365, чтобы централизованно управлять разрешениями.

Если пользователи не могут поделиться файлом из-за блокировки, с чего мне начать проверку?

Сначала проверьте параметр общего доступа на уровне организации и параметры внешнего общего доступа для сайта в центре администрирования SharePoint. Затем убедитесь в параметрах гостей Microsoft Entra, проверьте, разрешен ли общий доступ для сайта, и посмотрите, не имеют ли документ или папка уникальных разрешений. Также убедитесь, что приглашение было отправлено и что получателю не нужно подтвердить доступ через проверку подлинности Microsoft Entra.

Когда стоит обращаться в службу поддержки Microsoft по вопросу общего доступа, а когда лучше самостоятельно изменить параметры?

Обращайтесь в службу поддержки Microsoft, если вы подозреваете сбой сервиса, неожиданное поведение после изменений администратора или сложные проблемы с интеграцией Microsoft Entra. При ошибках политик, конфигурации или разрешений решайте проблему через параметры SharePoint, центр администрирования SharePoint или обучение пользователей, если только не похоже, что это ошибка платформы или сбой на уровне клиента.

Как разрешить пользователям безопасно делиться отдельными файлами, не допуская широкого общего доступа к сайту?

Включите ограничения на уровне сайта, которые запрещают анонимные ссылки. Объясните пользователям, что нужно делиться отдельными файлами или папками, а не всем сайтом. Для конфиденциальной информации используйте управление правами и метки конфиденциальности, а также задавайте срок действия ссылок. Настройте разрешения в SharePoint так, чтобы пользователи могли делиться только в пределах заданных областей, а при необходимости расширенного доступа требуйте одобрения руководителя.