SharePointでファイルとフォルダーを共有する

By Mirko Peters · 2026-04-15 · Updated 2026-07-25

SharePointでファイルとフォルダーを共有する方法を解説します。Microsoft 365の共有オプションのベストプラクティスや、外部ユーザーとの安全な共有方法を紹介します。

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Cover: Solve the Microsoft 365 Permission and Access Problem

SharePointは、規模の大小を問わず多くの組織で、ファイルやフォルダーを安全に共有するための定番の場所になっています。すぐにファイルをアップロードできることから、堅牢なアクセス許可の設定まで備えており、共同作業を可能にするだけでなく、シンプルかつ安全に行えるようにします。メールの添付ファイルが行方不明になってうんざりしている方や、適切な相手だけに資料を見せたい方には、SharePointが最適です。

このガイドでは、ファイルとフォルダーの共有の基本から、社外のゲストを招待するタイミング、OneDriveやMicrosoft 365との連携方法まで、あらゆる角度から解説します。アクセス許可の管理、機密データの厳重な保護、TeamsやPCからの円滑な作業に役立つ実践的なヒントを紹介します。SharePointを使い始めたばかりの方も、管理者として運用を担当している方も、ファイル共有のスキルを一段上に引き上げ、運用をスムーズに保つための情報が見つかるはずです。

SharePointのファイル共有の定義

SharePointのファイル共有とは、Microsoft SharePoint内で文書やファイルを保存、管理、配布するプロセスのことです。クラウドベースまたはオンプレミスのサイトから一元的に、個人やチームがコンテンツにアクセスし、共同で編集し、管理できるようにします。

簡単な説明

SharePointでは、ファイルをアップロード、バージョン管理、整理できるライブラリやフォルダーを提供します。所有者は、アクセス許可や共有リンクを使って、ユーザーやグループに表示または編集の権限を付与できます。共同編集ではリアルタイムの共同作業をサポートします。OneDrive、Teams、Microsoft 365との統合により、複数のプラットフォームをまたいだ共有が簡単になります。さらに、メタデータ、検索、監査ログ、保持ポリシーなどの機能によって、コンテンツの保護と管理が行えます。これらの機能により、管理された共同作業のドキュメントワークフローを求める企業やチームにとって、SharePointは最適なファイル共有の方法の一つになります。

SharePointファイル共有の基本を理解する

SharePointを初めて使う場合、ファイル共有はSharePointの最も得意とする機能の中核にあります。共有とは単に文書を渡すことではなく、適切な相手が文書を見つけ、利用し、一緒に作業できるようにすることです。その際、組織のセキュリティを損なわないことが前提になります。SharePointを使いこなすコツは、共有オプションを理解し、作業の流れをスムーズで手間のかからないものに保つことです。

SharePointには、共同作業のための方法が複数用意されています。1つのファイルやフォルダー全体を共有できるほか、カスタムのアクセス許可を設定したリンクを作成したり、Microsoft 365スイート全体を活用したりできます。ロールとアクセス許可は細かく調整でき、担当者が必要な情報だけを確実に閲覧できるようにします。また、OneDriveとの密接な連携により、個人用ファイルとチームの共有リソースを行き来できるため、管理の手間を一つ減らせます。

結局のところ、柔軟性がすべてです。機密性の高いレポートを上司に送る場合も、チーム全体にプロジェクトフォルダーを公開する場合も、SharePointでは誰にどの情報を渡すかを選べます。以下のセクションでは、これらの共有オプションの具体的な使い方と、業務を進めながらセキュリティを維持する方法を詳しく説明します。

SharePointでファイルとフォルダーを共有する方法

「共有」ボタンによる直接共有: SharePointでファイルまたはフォルダーを探します。「共有」ボタンをクリックします。ウィンドウが表示され、アクセス権を付与する相手を選択できます。同僚、特定のグループ、さらには社外のユーザーを選べます。名前やメールアドレスを入力し、必要に応じて短いメッセージを添えて、そのままウィンドウから招待を送信します。
リンクのコピーで迅速に共同作業: リンクを素早く配布したい場合は、共有ウィンドウの「リンクのコピー」オプションを使います。ここで重要なのは、リンクの種類を選ぶことです。特定のユーザーだけが使えるリンク、組織内のユーザーだけが使えるリンク、リンクを知っている全員が使えるリンクから選択できます。アクセス許可(表示または編集)を設定したら、「コピー」をクリックし、Teamsのチャット、メール、テキストメッセージなど、好きな場所にリンクを貼り付けるだけです。
特定のユーザーとの共有: より厳格に管理したい場合は、共有リンクを作成する際に「特定のユーザー」のオプションを選択します。これにより、公開リンクによる無秩序な共有を防げます。入力したユーザー(メールで通知を受け取ります)だけがコンテンツを表示または編集できます。プライバシーが懸かっている場合は、このオプションを選ぶべきです。
共有インターフェースの操作: SharePoint の共有メニューでは、リンクを送信またはコピーする前にアクセス許可を調整できます。ファイルの編集を許可するか、表示のみにするか、ダウンロードを許可するかを決められます。小さな選択が大きな違いを生みます。編集やダウンロードを無効にすれば、ワンクリックで安全性を高められます。
安全なリンク共有のベストプラクティス: アクセスが本当に必要なユーザーにだけ許可を与えましょう。リンクを送信する前に、リンクの設定を必ず再確認してください。社外と共有する場合は、有効期限を設定するか、受信者に本人確認を求めましょう。このような管理を続けることは、コンプライアンスの維持に役立ち、安心して夜を過ごせることにもつながります。

SharePoint と OneDrive によるファイル共有の統合

SharePoint と OneDrive は、Microsoft 365 におけるタッグパートナーのような存在です。OneDrive は「個人用のスペース」であり、自分のファイルの管理や、少数のユーザーとの共有に適しています。一方、SharePoint はドキュメントライブラリやチームサイトを提供し、全員で共同作業するための場です。どちらでもファイルを共有できますが、SharePoint は幅広いチームワークやプロジェクトフォルダー向けに設計されており、OneDrive は個人または少人数での作業に向いています。

どちらのプラットフォームのファイルも、シームレスに同期されます。OneDrive と SharePoint の間で、数回のクリックでコンテンツを移動したり共有したりできます。SharePoint のドキュメントライブラリでファイルを共有すると、すぐにチーム全体に表示されます。一方、OneDrive から共有すると、より非公開の状態が保たれます。どちらを使うべきかを理解していれば、適切なドキュメントを、適切な相手に、適切な場所で、毎回確実に届けられます。

外部共有とゲストユーザーのアクセス管理

共同作業する相手が、すべて社内にいるとは限りません。そこで重要になるのが、SharePoint の外部共有機能です。プロジェクトやレビューのためにファイルへのアクセスが必要なベンダー、取引先、フリーランスの協力者がいる場合があります。手間を増やしたくはないものの、安全性は確保しなければなりません。

SharePoint では、管理の主導権をユーザー自身が握れます。特定のゲストを招待する、全員に Microsoft アカウントでのサインインを必須にする、さらには一部のファイルを組織外に出さないように制限することも可能です。IT 管理者が設定したポリシーや制限があり、それらが適切に機能するように管理されています。また、自分のサイトやフォルダーに合わせて設定を調整するツールも利用できます。

これらの共有制御の仕組みを理解しておくことで、コンプライアンスを維持できます。何か問題が起きても、後から驚くことはありません。以下のセクションでは、利用できるオプションを詳しく解説し、誰に鍵を預けているかを把握したまま、社外の人を招き入れる最適な方法をご紹介します。

SharePoint の外部共有コントロールとゲストユーザー

ゲストユーザーの招待: 組織外の人とファイルを共有する必要がある場合、SharePoint からメールで招待を送信できます。ゲストのメールアドレスを入力してください。スムーズにアクセスできるよう、Microsoft アカウントを使用していただくのが理想的です。ゲストには、共有コンテンツにサインインして作業するための個別のリンクが届きます。
Microsoft アカウントの必須化: セキュリティを強化するため、管理者はすべてのゲストに対し、招待を承諾する際に Microsoft アカウントの使用を必須にできます。これにより本人確認が行われ、共有操作のログも記録されます。機密情報を扱う場合や規制の厳しい環境では、特に重要です。
外部共有オプションの制限: IT 管理者は、組織全体またはサイト単位で外部共有を制限または許可できます。社外へのすべての共有をブロックしたり、特定のドメインに限定したり、業務上の必要に応じてゲストとの完全な共同作業を許可したりできます。このコントロールにより、チームワークを止めることなくリスクを低減できます。
共有ポリシーの構成: ファイルやフォルダーごとに、ゲストが新しい招待を承認する必要があるかどうかを定義するポリシーを設定できます。共有者は、アクセスのたびに本人確認を行う確認コードを有効にしたり、ゲストの共有リンクの自動有効期限を設定して、データが無期限に残ることを防いだりできます。
ゲストアクセスの追跡と管理: 管理者とサイト所有者は、共有ファイルへのアクセス権を持つユーザーの一覧をすべて確認でき、必要に応じてゲストを 1 クリックで削除できます。外部共有はすべて記録されるため、後から問い合わせがあった場合にも、コンプライアンスチームが経緯を明確に追跡できます。

匿名共有とリンク設定の構成

「全員」リンクの作成: SharePoint では、サインインを必要としない、誰でも利用できるリンクを生成できます。公開ドキュメントやアンケートを共有する際に、受信者に手間をかけさせたくない場合に最適です。
リンクの有効期限の設定: 匿名共有では、有効期限を設定できます。指定した日数が経過すると、リンクは無効になり、公開アクセスはできなくなります。これにより、ファイルが無期限に出回ることを防げます。
表示/編集アクセス許可の制御: リンクを持つユーザーに、ファイルの閲覧のみを許可するか、変更も許可するかを決めます。公開リンクや匿名リンクでは、編集を制限しておくことが常に賢明な判断です。
ダウンロードの制限: 高度なリンク設定では、閲覧のみを目的とする場合に、ファイルのダウンロードを禁止できます。機密性の高いレポートや作業中の草稿を共有する際に便利です。
セキュリティリスクの理解: 匿名リンクは簡単に転送できることに注意してください。一度公開されると、誰でもファイルにアクセスできてしまいます。この方法は、そのリスクを許容できるコンテンツにのみ使用し、それ以外にはより安全なリンクを使用してください。

アクセス許可と詳細な共有オプションの理解

SharePoint での共有において、アクセス許可は実際に成果が問われる部分です。誰がファイルを閲覧できるかだけでなく、編集、再共有、さらには印刷やダウンロードを許可するかどうかを決めることが重要です。これらの設定を適切に行えば、全員が作業できる一方で、見るべきではないものに誰もアクセスできなくなります。

詳細な共有オプションを使うと、制御をさらに強化できます。事前定義されたアクセス許可レベルから選択することで、ドキュメントへのアクセスを細かく調整できます。これにより、セキュリティを損なうことなく作業を委任できます。これらのツールは、組織がコンプライアンスを維持し、データが不適切な人の手に渡らないようにするのに役立ちます。

次のセクションでは、アクセス許可レベルの調整、共有リンク設定の変更、さらに最上位のセキュリティのための秘密度ラベルの追加について説明します。機密性の高いプロジェクトを厳重に保護することも、チームでの共同作業のためにドキュメントを開放することも、常に自分の判断で行えるようになります。

アクセス許可の設定とリンク設定の調整

アクセス許可レベルの割り当て: SharePoint では、「表示のみ」「編集」「フルコントロール」などの異なるレベルを設定できます。単に読んでもらうだけなら表示を、リアルタイムの共同作業には編集を、ファイルやフォルダーを管理する必要がある場合はフルコントロールを選択します。
共有リンク設定のカスタマイズ: 共有リンクを生成する際に、各ユーザーやグループができることを正確に設定できます。機密ドキュメントでは編集をオフにし、下書きの仕上げを手伝ってもらいたい場合は編集を許可します。
共有/転送オプションの制限: 受信者がリンクを他の人に送れるか、自分だけで利用するに留めるかを決めます。これにより、意図しない過剰な共有を防いだり、機密ファイルを確実に管理したりできます。
有効期限の設定とダウンロードのブロック: 重要なファイルには有効期限を設定し、アクセスが無期限にならないようにします。また、「ダウンロードをブロック」を有効にすると、閲覧はできても、自分のデバイスに保存することはできなくなります。

セキュリティを強化する秘密度ラベルの活用

SharePoint の秘密度ラベルは、ファイルの機密性のレベルを分類するデジタルスタンプのような役割を果たします。「Confidential」「Restricted」「Internal Only」などのラベルを作成し、ファイルやフォルダーに適用できます。これらのラベルは、ドキュメントの暗号化や、共有とダウンロードの制限などのセキュリティルールを自動的にトリガーできます。

管理者がこれらのラベルを設定し、ユーザーは共有される情報の種類に応じてラベルを適用します。秘密度ラベルによってセキュリティを標準化すると、コンプライアンスが向上し、組織の内外で情報がやり取りされる場合でも、機密データを簡単に保護できます。

エクスプローラーと Microsoft Teams で使える SharePoint の共有ツール

SharePoint でのファイル共有は Web インターフェイスから行えることは、多くの方がご存じだと思います。ただ、それは方法の一つにすぎません。普段から Windows デスクトップで作業されている場合や、Teams を主な作業環境にしている場合でも、SharePoint はエクスプローラーと Microsoft Teams の両方と統合されているため、効率的に作業を進められます。

ドキュメントライブラリをエクスプローラーと同期すると、ほかのフォルダーと同じように、ファイルを開いたり、編集したり、共有したりできます。一方で Teams では、SharePoint のドキュメントをチャット、会議、プロジェクトチャネルに直接表示できるため、クリックの手間が減り、どのファイルが最新版かで迷うことも少なくなります。

こうした統合は、時間を節約するだけでなく、どのような方法で作業していても文書を見つけやすく、共有しやすくすることで、チームワークの向上にもつながります。複雑なプロジェクトを進めている場合は、Teams、SharePoint、自動化されたワークフローを組み合わせて、共同作業と可視性を高める方法を段階的に解説したこちらのガイドをご覧ください。

エクスプローラーと Microsoft Teams を使った SharePoint ファイルの共有

SharePoint ライブラリをエクスプローラーと同期する: Web ブラウザーで SharePoint のドキュメントライブラリを開きます。「同期」をクリックし、表示される指示に従います。これで、ファイルが通常のフォルダーと同じように Windows のエクスプローラーに表示されるようになります。ここから、右クリックでファイルを開いたり、編集したり、共有したりできます。
デスクトップから右クリックで共有する: 同期された SharePoint フォルダーで、共有したいファイルまたはフォルダーを右クリックします。「共有」を選択し、共有先を指定して、Web 上と同じようにアクセス許可を設定します。ブラウザーとデスクトップを行き来する手間が省けて便利です。
Microsoft Teams 経由でファイルを共有する: Teams では、すべてのチャネルを SharePoint のドキュメントライブラリにリンクできます。「ファイル」タブで既存のファイルをアップロードまたは選択し、Teams の共有オプションを使って、チャットや会議に追加します。重要なファイルはチャネルのタブにピン留めして、メンバー全員が確認できるようにすることもできます。
Teams のチャネルまたはチャットと連携する: SharePoint のファイルリンクを Teams のチャットやチャネルに直接貼り付けると、すぐに議論を始めたり、迅速にフィードバックを得たりできます。全員が同じドキュメントにすぐアクセスでき、正しいバージョンを探す必要もありません。
Power Automate によるワークフローの自動化: パワーユーザーであれば、SharePoint、Teams、Power Automate を組み合わせることで、共有の自動化、ステータス更新、承認ワークフローが実現できます。この組み合わせにより手作業による管理が減り、ガバナンス要件への対応が容易になり、プロジェクト管理も効率化されます。Teams と SharePoint 全体でプロジェクト管理、自動化、構造化された共同作業を行う方法については、こちらのガイドで詳しく説明しています。

共有コンテンツの管理: 共有の停止と詳細な共有オプション

ファイルを共有することと、誰が何にアクセスできるかを把握し、必要に応じて再びアクセスを制限することは、まったく別の課題です。プロジェクトの担当が変わったり、機密データの扱いが変わったりすると、特定のユーザーのアクセスを取り消したり、古いリンクを無効にしたりする必要が出てくることがあります。

SharePoint では、以前に共有したファイルやフォルダーを簡単に管理および監視できます。アクセス権を持つユーザーを確認したり、アクセス許可を厳格化したり、作業が終わったらすぐにゲストユーザーを削除したりするためのツールが用意されています。「共有の停止」を一度クリックするだけの操作から、より詳細な追跡や監査証跡まで、共有の開始と終了をご自身で管理できます。

これらの管理機能は、ガバナンス、コンプライアンス、そして基本的な安全管理の観点から特に重要です。古い契約社員が来年度の数値をまだ閲覧できると後から判明するほど困ることはありません。次のセクションでは、共有の停止、アクセス権の取り消し、詳細な共有設定の調整に利用できる機能を解説し、プロジェクトがどのように変化しても、コンテンツを安全に保つ方法を説明します。

SharePoint ファイルの共有を停止する方法、またはアクセス権を取り消す方法

共有されているファイルまたはフォルダーを確認する: SharePoint でアイテムを探し、「共有先」または「詳細」オプションをクリックして、アクセス権を持つユーザーを確認します。これにより、社内と社外を含むすべての共有相手を素早く把握できます。
個々のユーザーまたはグループを削除する: アクセス許可のパネルで、削除したいユーザーまたはグループの横にある「X」をクリックするだけです。対象者はリンクとアクセス権を即座に失います。すぐに共有を取り消したい場合は、これが最も速い方法です。
共有をすべて停止する: すべてのユーザーからのアクセスを遮断したい場合は、共有オプションにある「共有を停止」または「アクセス権を削除」ボタンを使用します。すべてのユーザーとリンクのアクセス権が削除され、ファイルは既定の公開設定に戻ります。
共有履歴を監査して追跡する: 特に機密性の高いファイルやフォルダーについては、誰がアクセスできるかを定期的に確認することがベストプラクティスです。管理者は共有履歴レポートを取得し、誰がリンクを受け取ったか、誰がドキュメントにアクセスしたか、いつアクセスしたかを確認できます。不審な点があれば、データの管理を維持するためにすぐに共有を停止してください。

高度な共有オプションとカスタマイズ機能の活用

アクセスのたびにサインインを必須にする: 確認済みの Microsoft アカウントまたは組織アカウントでサインインしなければファイルを表示できないようにし、セキュリティを強化します。
ダウンロードを制限する: ユーザーがコピーをダウンロードできないようにし、共有されたドキュメントのオンライン表示のみを許可します。機密性の高いコンテンツに有効です。
リンクの有効期限を設定する: 期限付きのリンクは、指定した日付を過ぎると自動的に無効になり、何もしなくてもアクセス権が取り消されます。
共有メッセージをカスタマイズする: 共有の招待に個人的なメモや手順を追加し、受信者がファイルをどのように扱うべきか(あるいは、同じくらい重要な、どうしてはいけないか)を正確に理解できるようにします。
通知とアラートを有効にする: 共有ファイルを受信者が開いたり編集したりしたときに通知を受け取ります。期限の厳しいプロジェクトや、重要なドキュメントの状況を把握するうえで役立ちます。

Microsoft SharePoint でファイルとフォルダーを共有する際のよくある間違い

多くのチームは、SharePoint で安全かつ効率的に共有する方法に悩んでいます。以下の一覧では、よくある間違い、その問題点、そして修正方法を示します。SharePoint でファイルを共有する最適な方法を活用するための参考にしてください。

個人の OneDrive のリンクを SharePoint サイトの代わりに使う
間違い: 個人の OneDrive から共有する、またはチームの SharePoint サイトに置く代わりにファイルをメールに直接添付する。
問題点: ファイルが見つかりにくくなり、チームでの所有権を失います。さらに、担当者が退職すると削除されたり、所有者のいないファイルになったりします。
修正方法: チームのドキュメントは適切な SharePoint サイトまたはドキュメントライブラリに保存し、サイトレベルの共有またはリンクを使って所有権と検索性を維持します。
「全員」または匿名リンクを多用する
間違い: 利便性のために、広範囲にアクセスを許可するリンク(「リンクを知っている全員」または「外部ユーザーを除く全員」)を作成する。
問題点: データ漏えいのリスクが高まり、コンプライアンスに違反するアクセスが発生しやすくなります。
修正方法: 特定のユーザーまたはグループ向けのリンクを使用し、有効期限を設定して、可能な場合は表示のみの権限を適用します。機密性の高いコンテンツには、条件付きアクセスや DLP ポリシーと組み合わせてください。
アクセス許可の継承を理解していない
間違い: ファイルやフォルダーのレベルで、記録を残さずに場当たり的に継承を解除する。
問題点: 権限が無秩序に増え、監査が困難になります。その結果、誤って過剰に公開されたり、必要なアクセスが拒否されたりします。
修正方法: アクセス許可はサイト、ライブラリ、または適切に文書化されたフォルダーのレベルで管理します。どうしても継承を解除する必要がある場合は、変更内容を文書化し、定期的に見直してください。
構造を考慮せずに、ファイルとフォルダーを取り違えて共有する
間違い: ユーザーが実際にはフォルダーとその文脈へのアクセスを必要としているのに単一のファイルだけを共有する、あるいはファイルだけが必要なユーザーにフォルダー全体を共有する。
問題点: ユーザーは文脈が不足するか、必要以上のアクセス権を得てしまい、バージョンの混乱や不要な公開につながります。
修正方法: 共有の粒度を意図的に選択します。継続的な共同作業にはフォルダーを、一度限りのレビューにはファイルを共有し、意図した範囲に合ったリンクを使用してください。
SharePoint のリンクではなくメールの添付ファイルに頼る
間違い: SharePoint のリンクや同時編集を使う代わりに、添付ファイルを何度もやり取りする。
問題点: コピーが複数作成され、バージョンが競合し、編集履歴が失われます。
修正方法: SharePoint または OneDrive for Business のリンクと同時編集機能を使い、全員が単一の正しい情報源で作業できるようにします。
メタデータとコンテンツタイプを使用しない
誤り: メタデータ、タグ、コンテンツタイプを設定せず、大規模なライブラリをフラットなフォルダーのまま運用している。
問題: 検索性が低く、整理方法にばらつきが生じるため、共有されたコンテンツを見つけにくくなる。
対策: メタデータ、ビュー、コンテンツタイプを実装してファイルを分類する。また、共有時に見つけやすくなるよう、ユーザーにタグ付けの方法を教育する。
外部共有の設定とゲストの管理を無視する
誤り: テナントレベルの外部共有ポリシーやゲストの有効期限設定を確認せずに、外部ユーザーを招待している。
問題: 外部ゲストが必要以上に長くアクセスできてしまったり、制限的なポリシーによってコンテンツにアクセスできなくなったりする。
対策: IT 部門と連携して、サイトレベルの設定をテナントポリシーに合わせる。ゲストのアクセスには有効期限を設定し、ゲストアカウントを定期的に確認する。
リンクの種類とアクセス許可のオプションについてユーザーに教育しない
誤り: ユーザーが「表示可能」「編集可能」「特定のユーザー」「リンクを知っている全員」の違いを理解していない。
問題: アクセス許可を誤って設定すると、意図せず編集されてしまったり、共同作業者がアクセスできなくなったりする。
対策: リンクの種類と既定の共有動作について、簡単な参照資料や研修を提供し、チームが適切なオプションを選択できるようにする。
バージョン管理とバックアップの設定を怠る
誤り: 重要なライブラリでバージョン管理を無効にしたり、保持の設定を行わなかったりする。
問題: 誤編集や誤削除の後にデータが失われたり、以前のバージョンに復元できなくなったりする。
対策: 共有に使用する重要なライブラリに対して、バージョン管理、ごみ箱の設定、保持ポリシーを有効にする。
共有されたコンテンツを監視または監査しない
誤り: 共有は一度行えば終わりだと考え、誰がアクセスできるのか、リンクがどのように使われているのかを監査していない。
問題: 古くなったアクセス許可や使われなくなったリンクが残り、セキュリティ上の死角が生じる。
対策: 共有レポートを定期的に確認し、アクセスレビューを実施する。また、SharePoint/Office 365 の監査ログを使用して問題を特定し、是正する。

こうした一般的な誤りに対処することで、SharePoint でファイルを共有する最適な方法を取り入れられます。具体的には、適切な場所にコンテンツを保存し、正確なリンクの種類を使い、アクセス許可を一元管理し、メタデータ、バージョン管理、監査などの機能を有効にします。これにより、安全で効率的な共同作業が可能になります。

Microsoft SharePoint でのファイルとフォルダーの共有に関する意外な 8 つの事実

共有リンクは自動的に期限切れになるように設定できます。そのため、手動で取り消さなくても、一度限りのアクセスや期間限定のアクセスを許可できます。一時的な共同作業者を招待する場合、SharePoint でファイルを共有する最適な方法の一つとして活用できます。
同じフォルダー内でも、ファイルごとに異なるアクセスレベルを設定できます。SharePoint は細かいアクセス許可の管理に対応しているため、フォルダーの設定を変更するのではなく、ファイル単位で個別に共有することも、SharePoint でファイルを共有する最適な方法に含まれます。
管理者はテナント全体で匿名 (Anyone) リンクを無効にできます。そのため、機密性の高いコンテンツには、組織内限定の安全なリンクを使うことが、SharePoint でファイルを共有する最適な方法になることが少なくありません。
フォルダーを共有しても、ユーザーのデバイスに同期済みのファイルのアクセス許可は自動的には変わりません。OneDrive で同期済みのファイルは、同期状態が更新されるまでローカルでのアクセスが維持される場合があります。SharePoint でファイルを共有する最適な方法を選ぶ際には、この点に注意が必要です。
SharePoint は動的なオーディエンスターゲティングに対応しており、デバイス、場所、ユーザーのリスクに基づいて共有を制限できる条件付きアクセスポリシーもサポートしています。これは、機密性の高いシナリオにおいて、あまり知られていない SharePoint でファイルを共有する最適な方法の一つです。
バージョン履歴とファイルの復元は、共有後も機能します。編集権限を持つ受信者は、以前のバージョンに戻したり復元したりできます。見落とされがちですが、共同作業の安全性を高めるために、バージョン管理を活用することも SharePoint でファイルを共有する最適な方法です。
招待を承諾した外部ユーザーやゲストリンクを利用する外部ユーザーは、Microsoft 365 グループに追加できます。そのアクセス状況は監査でき、一元的に削除することもできます。このように、ガバナンスを維持しながら外部共有を管理することも、SharePoint でファイルを共有する最適な方法の一つです。
Microsoft Teams での共有は、内部で SharePoint を利用しています。Teams のチャネルで共有されたファイルは SharePoint のドキュメントライブラリに保存されるため、Teams と OneDrive 全体で SharePoint でファイルを共有する最適な方法を取り入れるには、SharePoint の共有機能を理解することが重要です。

SharePoint Online のベストプラクティスユーザー向けファイルまたはフォルダーの共有

SharePoint でファイルを組織外の人と共有する最適な方法は何ですか?

SharePoint の外部共有を使用するには、SharePoint 管理センターで組織レベルの共有オプションを設定し、機密性に応じて「誰でも」リンクまたは「特定のユーザー」向けのリンクを作成します。機密情報を共有する場合は「誰でも」リンクを避け、認証された外部ユーザーのアクセスを使用するか、Microsoft Entra のゲストアカウントで招待します。SharePoint の設定で共有状況を監視し、リンクに有効期限を設定することを必須にしてください。

サイトのメンバーではない人とファイルやフォルダーを共有するにはどうすればよいですか?

ドキュメントまたはフォルダーを開き、[共有] を選択して「特定のユーザー」または「既存のアクセス権を持つユーザー」を選び、メールアドレスを入力します。外部ユーザーには共有の招待を送信します。テナントで許可されていれば、そのユーザーは Microsoft Entra によりゲストとして認証されます。共有する前に SharePoint のアクセス許可を正しく設定し、必要なアクセスレベルだけを付与されるようにしてください。

組織内の全員がアクセスできるリンクと、特定のファイルやフォルダーのリンクは、どのように使い分ければよいですか?

機密性が低い情報を、チーム間ですばやく共有したい場合は、「組織内の全員」リンクを使用します。機密情報や共同作業の範囲が限られる場合は、有効期限を設定し、認証を必須にした「特定のファイルやフォルダーの共有」リンクを使用して、意図したユーザーだけが閲覧または編集できるようにします。

組織外との共有設定を管理するために、SharePoint 管理者は SharePoint 管理センターで何を行うべきですか?

SharePoint 管理センターで、SharePoint 全体の既定値を設定し、共有のオプションと組織レベルの共有オプションをポリシーに合わせて調整します。必要に応じて匿名リンクを無効にし、新規および既存のゲストへの共有を制限します。外部アクセスと外部共同作業を構成し、リンクの有効期限ポリシーを設定して、共有レポートを確認します。ゲストのライフサイクル管理については、Microsoft 365 と Microsoft Entra の設定と連携させてください。

SharePoint の共有は、SharePoint や Teams、Microsoft 365 グループに接続されたチームサイトとどのように連携しますか?

Microsoft 365 グループに接続されたチームサイトに保存されたファイルは、Teams のチャネルに表示され、同じ SharePoint のアクセス許可に従います。Teams でファイルを共有すると、そのドキュメントライブラリの SharePoint のアクセス許可も更新されます。SharePoint と Teams で同じ共有ポリシーを使用し、外部との共同作業を一貫させるとともに、予期しないアクセスを防いでください。

組織レベルで外部共有がオフになっている場合でも、ユーザーは SharePoint のファイルやフォルダーを外部と共有できますか?

いいえ。組織レベルの共有オプションで外部共有がオフになっている場合、ユーザーは組織外のユーザーを招待したり、認証を必要としない共有リンクを作成したりすることはできません。管理者は、SharePoint 管理センターで特定の外部共有レベルを有効にすることで、ユーザーが認証済みのゲストとのみ共有できるようにできます。

認証なしの共有とは何ですか?機密情報にとってなぜリスクがあるのですか?

認証なしの共有(「誰でも」リンク)では、受信者はサインインしなくてもコンテンツにアクセスできます。このようなリンクは転送可能で、リンクを持つ人なら誰でも利用できてしまいます。誰がリンクを開くかを管理できないため、機密情報にはリスクがあります。機密データについては、Microsoft Entra のゲストアカウントによる認証を必須にし、アクセスと有効期限を制限した特定のファイルやフォルダーのリンクを使用してください。

共有したリンクが永久に有効なままにならないよう、有効期限を設定するにはどうすればよいですか?

共有リンクを作成するときに、リンクの設定を選択し、リンクの有効期限を設定します。管理者は SharePoint 管理センターで既定の有効期限ポリシーを適用できます。これにより、匿名リンクやゲストリンクはすべて、指定した期間が経過すると自動的に期限切れになり、長期的な公開リスクを減らせます。

ユーザーが組織内の人とだけ共有できるようにしたい場合は、どうすればよいですか?

SharePoint 管理センターで共有レベルを「組織内のユーザーのみ」に設定するか、サイトレベルで外部共有を制限します。サイトのメンバーにこのポリシーを周知し、SharePoint の設定で「誰でも」リンクを無効にします。必要に応じてサイトレベルの共有を調整すれば、外部との共同作業も個別に許可できます。

サイトのメンバーは、必要以上のアクセス許可を付与せずにアイテムを共有するにはどうすればよいですか?

「共有」を使うと、特定の人に対して表示のみまたは編集可能なリンクを作成できます。サイト全体ではなく、ファイルやフォルダーを共有してください。また、アクセスできるフォルダーが最小権限の場所になっているかを確認してください。定期的な共有が必要な場合は、メンバーシップを管理したMicrosoft 365グループ接続のチームサイトを使い、SharePointのアクセス許可で細かくアクセスを管理することをおすすめします。

私が送ったリンクを誰かが転送した場合、ほかの人も共有ドキュメントにアクセスできてしまいますか？

「誰でも」または認証不要のリンクを使用していた場合は、リンクを転送すると、それを持っている誰でもアクセスできるようになります。特定のユーザーまたは認証済みゲストのリンクを使用していた場合は、受信者がサインインする必要があります。転送されたリンクでは、許可されていないユーザーがアクセスすることはできません。サインインを必須にし、受信者を制限するリンク設定を行うことで、転送を防止できます。

外部ユーザーと共同作業する場合、OneDriveの共有とSharePointのファイル共有にはどのような違いがありますか？

OneDriveの共有は通常、ユーザーのOneDriveに紐づく個人のファイルやフォルダーの共有に使われます。一方、SharePointの共有は共同作業用のライブラリやチームサイト向けです。どちらも組織レベルの共有設定に従いますが、管理者はOneDriveとSharePointに異なるポリシーを設定することがあります。チームベースで外部と共同作業する場合は、SharePointのチームサイトまたはMicrosoft 365グループ接続のチームサイトを使い、アクセス許可を一元管理することをおすすめします。

ユーザーが共有しようとしてブロックされる場合、まずどこを確認すればよいですか？

まず、SharePoint管理センターで組織レベルの共有オプションとサイトレベルの外部共有設定を確認してください。また、Microsoft Entraのゲスト設定を確認し、そのサイトで共有が許可されているかを確認します。さらに、ドキュメントやフォルダーに固有のアクセス許可が設定されていないかも確認してください。加えて、共有の招待が送信されているか、受信者がMicrosoft Entraの認証を経て承諾する必要があるかどうかも確認しましょう。

共有の問題で、Microsoftサポートに問い合わせるべきなのはどのような場合で、自分で設定を調整すべきなのはどのような場合ですか？

サービスの停止が疑われる場合、管理者による変更後に予期しない動作が起きた場合、またはMicrosoft Entraの統合に関する複雑な問題がある場合は、Microsoftサポートに問い合わせてください。ポリシー、構成、またはアクセス許可のエラーについては、問題がプラットフォームの不具合やテナントレベルの障害と思われない限り、SharePointの設定、SharePoint管理センター、またはユーザー教育を通じて解決してください。

サイト全体での過度な共有を防ぎながら、ユーザーが特定のファイルを安全に共有できるようにするにはどうすればよいですか？

サイトレベルの制限を有効にして匿名リンクを防止し、ユーザーにサイト全体ではなく特定のファイルやフォルダーを共有するよう教育してください。機密情報には、Information Rights Managementと秘密度ラベルを使用します。また、リンクの有効期限を設定してください。SharePointでアクセス許可を構成し、ユーザーが定義された範囲内でのみ共有できるようにします。必要に応じて、より高いレベルの共有には管理者の承認を必須にしてください。