הגדרות ממשל ב-SharePoint

By Mirko Peters · 2026-04-16 · Updated 2026-07-18

איתור הגדרות הממשל המרכזיות של SharePoint במרכז הניהול, עבור הרשאות, שיתוף, מחזור חיים, אבטחה וציות.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

אם אתם רוצים לסדר את הבית ב-SharePoint, מרכז הניהול הוא המרכז לכל הגדרות הממשל. כאן מגדירים מדיניות, מתאימים בקרות ושומרים על אבטחה וציות של הנתונים בארגון. בין אם אתם מנהלים הרשאות, שיתוף חיצוני או שמירת נתונים, מרכז הניהול של SharePoint מעמיד לרשותכם את הכלים הנכונים לעיצוב אופן הפעולה של סביבת Microsoft 365 שלכם.

מנהלי מערכות ואחראי הממשל צריכים להשתמש במרכז הניהול של SharePoint כדי להגדיר מי יכול לגשת למה, להגדיר מגבלות שיתוף ולהחיל כללי ציות על כלל הארגון. עם הגדרה נכונה תוכלו להגן על מידע רגיש, לפשט את ניהול האתרים ולוודא שכולם פועלים לפי אותם כללים. מדריך זה מפרט בדיוק היכן ואיך תבצעו את התאמות הממשל המרכזיות, כדי שתנווטו את ספינת ה-SharePoint שלכם בביטחון.

7 עובדות מפתיעות על ממשל ב-SharePoint

1. ממשל אינו רק מדיניות – הוא נאכף באמצעות הגדרות: רבות מבקרות הממשל מוחלות ישירות במרכז הניהול של SharePoint (וגם באמצעות PowerShell), ולכן הידיעה היכן להגדיר את הממשל במרכז הניהול של SharePoint הופכת כללים מ"הנחיות" להגדרות שניתנות לאכיפה.
2. בקרות יצירת אתרים יכולות למנוע התפשטות בלתי מבוקרת: ניתן להגביל מי רשאי ליצור אתרים ואתרים המחוברים לקבוצות, להקצות בעלים ברירת מחדל ולחייב שימוש בתבניות – וכך למנוע יצירה של מאות אתרים לא מנוהלים בין לילה.
3. תכונות מודרניות כמו אתרי מרכז (hub) ותבניות אתר מאפשרות להחיל את הממשל בעקביות: ניתן להפיץ הגדרות ניווט, מיתוג וציות על פני קבוצת אתרים שלמה, במקום להגדיר כל אתר בנפרד.
4. תוויות רגישות ומדיניות שמירה משתלבות בכל Microsoft 365: הממשל מתפרס לעיתים קרובות על פני SharePoint, OneDrive ו-Teams, ולכן תיוג תוכן ב-SharePoint אוכף טיפול בנתונים לאורך כל המערכת האקולוגית, ולא רק באתר יחיד.
5. השיתוף החיצוני הוא מדורג והפיך: ניתן להגדיר שיתוף ברמת הדייר, האתר והקובץ, ולבטל לאחר מכן גישת אורחים – הממשל כאן מגביל ישירות סיכוני דליפת נתונים, בלי להסיר משתמשים.
6. ניהול אחסון ומכסות מרוכז: מרכז הניהול של SharePoint מאפשר למנהלים להגדיר מגבלות אחסון, לנהל אתרים לא פעילים ולהחיל מדיניות סגירה אוטומטית, והופך ניהול עלויות וקיבולת לממשל אוטומטי.
7. משימות ממשל רבות קלות יותר באמצעות אוטומציה: PowerShell, Graph API ותבניות אתר מאפשרים אכיפה המונית (הקמה, ניהול מחזור חיים, תיוג), כלומר ניתן לאוטומט ממשל עקבי במקום לתחזק אותו ידנית.

הבנת יסודות ממשל ב-SharePoint

ממשל ב-SharePoint מתייחס למדיניות, לתפקידים, לאחריות ולתהליכים השולטים באופן שבו הארגון מנהל את הנתונים, כלי השיתוף והחובות הרגולטוריות שלו ב-SharePoint וב-Microsoft 365. בבסיסו, ממשל עוסק בשמירה על סדר, אבטחה ותפעול תקין – חשבו עליו ככללי תנועה דיגיטליים לתוכן העסקי שלכם.

עקרונות מרכזיים של ממשל ב-SharePoint כוללים ניהול הרשאות איתן (הגדרה של מי יכול לגשת למה), סיווג נתונים (תיוג והגנה על מידע רגיש) ומדיניות מחזור חיים (קביעה לכמה זמן נתונים צריכים להישמר לפני שהם מועברים לארכיון או נמחקים). הגדרת אלה מסייעת לחברה לעמוד בדרישות רגולטוריות ולהימנע מטעויות יקרות או מפרצות נתונים.

מי שמתעלם מהממשל ב-SharePoint, למעשה מהמר על IT צללים, על דליפות נתונים מקריות ועל שיתוף פעולה בסגנון "המערב הפרוע". ללא הנחיות ובקרות ברורות, אתרים עלולים להתפשט ללא פיקוח, מידע רגיש עלול להגיע לידיים הלא נכונות, וקנסות רגולטוריים עלולים להגיע. למי שמשתמשים באינטגרציות כמו Microsoft Teams, אסטרטגיית ממשל עקבית על שתי הפלטפורמות יוצרת אמון, משפרת את הפרודוקטיביות ומונעת מהדברים להפוך לכאוס. אם תרצו לראות כיצד גישה כזו משנה את שיתוף הפעולה, עיינו באיך ממשל Teams מביא סדר וציות לסביבות עבודה עמוסות.

ממשל ב-SharePoint – הגדרה

ממשל SharePoint הוא מכלול המדיניות, התפקידים, האחריות והתהליכים שמנחים כיצד ארגון מתכנן, מפעיל, מנהל ומאבטח את SharePoint ושירותי שיתוף הפעולה הקשורים אליו. הוא קובע סטנדרטים ליצירת אתרים, לתזמון חיי התוכן, להרשאות, לציות לרגולציה, לאחסון, להתאמה אישית ולניהול שינויים, כדי להבטיח עקביות, אבטחה ושימוש יעיל במשאבים.

הסבר קצר

ממשל אפקטיבי מאזן בין פרודוקטיביות המשתמשים לבין ניהול סיכונים, על ידי הגדרה של מי רשאי ליצור אתרים, כיצד מסווגים נתונים ונשמרים, כיצד ההרשאות ניתנות ונבדקות, ואילו התאמות אישיות מותרות. ב-Microsoft 365 רבים מבקרי הממשל מיושמים דרך מרכז הניהול של SharePoint וכלים משלימים במרכז הניהול של Microsoft 365, במרכז הציות וב-Azure AD. לדוגמה: הגדרת מדיניות ליצירת אתרים, ניהול אתרי רכזת, הגדרות שיתוף ומדיניות שמירה. אם אתם מחפשים היכן מגדירים ממשל במרכז הניהול של SharePoint, הגדרות אלו נמצאות בעיקר בסעיפים של ניהול אתרים, שיתוף, מדיניות ושירותי תוכן במרכז הניהול של SharePoint, בתוספת הגדרות ברמת הדייר במרכז הניהול של Microsoft 365 ובמרכזי הציות.

גישה למרכז הניהול של SharePoint לצורך משימות ממשל

1. בדקו את תפקיד הניהול שלכם: תצטרכו להיות מנהל גלובלי של Microsoft 365, מנהל SharePoint, או בעל הרשאות ניהול מואצלות. בלי אחד מהתפקידים הללו לא תוכלו לבצע שינויי ממשל.
2. היכנסו לפורטל הניהול של Microsoft 365: עברו אל admin.microsoft.com והתחברו עם פרטי הניהול שלכם.
3. נווטו למרכז הניהול של SharePoint: מהתפריט הימני, בחרו ב-"Show All" כדי להרחיב את התפריט, ולחצו על "SharePoint". כך תגיעו למרכז הניהול של SharePoint.
4. אתרו את הגדרות הממשל: בקרות הממשל, כמו שיתוף, מדיניות, ניהול אתרים וציות, מאורגנות תחת פריטי תפריט מסומנים בבירור. השתמשו בחלונית הניווט כדי למצוא ולגשת במהירות לכל סעיף.
5. טיפ: אם אתם חדשים בכלי, הקדישו כמה דקות לחקירת לוח הבקרה ומדריכי העזרה. מסבירי הכלים וחיפוש יאפשרו לכם לקפוץ ישירות להגדרה שאתם צריכים.

הגדרות ממשל מרכזיות במרכז הניהול של SharePoint

ברגע שתגיעו למרכז הניהול של SharePoint, תמצאו מערך של הגדרות ממשל שנועד לעזור לכם לנהל סיכונים, לשמור על ציות רגולטורי ולשמור על שיתוף פעולה מאובטח. הבקרות המרכזיות הללו נוגעות לכל דבר, החל מהאופן שבו משתמשים משתפים תוכן מחוץ לארגון ועד לאופן שבו אתרים נוצרים, מנוהלים ונגנזים לאורך זמן.

ההגדרות החשובות ביותר של הממשל סובבות סביב שלושה תחומים: שיתוף וגישה חיצונית, ניהול אתרים וציות לנתונים. לכל אחד מהם יש אזור תפריט משלו וקבוצת אפשרויות, שמאפשרים לקבוע גבולות בברור ולהפוך משימות ניהול לאוטומטיות. הבנת הבקרות הללו תאפשר לכם להתאים את SharePoint לצרכים הייחודיים של הארגון, תוך איזון בין שיתוף פעולה לאבטחה.

היכרות עם התחומים המרכזיים הללו תעניק לכם שליטה מלאה. בהמשך נפרט בדיוק כיצד להשתמש בכל קבוצת בקרות, כדי שתוכלו לכוונן את הסביבה שלכם לציות, ליעילות ולשקט נפשי.

הגדרת מדיניות שיתוף וגישה חיצונית

1. פתחו את התפריט "Policies": בניווט של מרכז הניהול של SharePoint, לחצו על "Policies" ובחרו ב-"Sharing". כאן קובעים את הטון לגבי מידת הפתיחות או הנעילה של הארגון בשיתוף תוכן.
2. בחרו את רמת השיתוף: תראו מחוון שנע מ-"Only people in your organization" ועד "Anyone". האפשרויות כוללות:

• פנימי בלבד: חוסם לחלוטין שיתוף חיצוני.
• אורחים חדשים וקיימים: מאפשר להזמין משתמשים מסוימים מחוץ לחברה.
• גישה אנונימית: מאפשר קישורי שיתוף שאינם דורשים כניסה.

1. בססו את ההחלטה על צרכי הציות של הארגון ועל מידת האמון שאתם נותנים למשתמשים בשיתוף נתונים חיצוניים.
2. הגדירו חריגים והגבלות: ניתן להגביל שיתוף לדומיינים מסוימים, לדרוש תאריכי תפוגה לקישורים, או לחייב משתמשים חיצוניים להיכנס למערכת. צעדים אלו מגנים על קבצים רגישים ומפחיתים חשיפה מקרית.
3. הבנת ההשפעות הצולבות: בקרות השיתוף ב-SharePoint משפיעות גם על OneDrive ומשם גם על Microsoft Teams. אם אתם מעוניינים להרחיב על ניהול השיתוף בסביבות עבודה של Teams באמצעות כללי ממשל נאותים, כדאי לעיין באסטרטגיות לאיך ממשל ב-Teams יוצר שיתוף פעולה בטוח ומאורגן.

הגדרה זהירה כאן מאזנת בין אבטחה לשיתוף פעולה. אם תגדירו נכון, תשמרו על הנתונים שלכם מוגנים בלי להפריע לעבודה הפרודוקטיבית של הצוותים.

ניהול יצירת אתרים, הרשאות ומחזור החיים שלהם

1. שליטה ביצירת אתרים: במרכז הניהול, עברו אל "Sites" ולחצו על "Active sites". השתמשו בהגדרות תחת "Settings" > "Site creation" כדי להחליט מי רשאי ליצור אתרי SharePoint חדשים. הגבלת יצירת אתרים למשתמשים או לקבוצות מסוימות תצמצם את הפיזור הבלתי מבוקר ותשמור על סביבה מסודרת.
2. הקצאה וביקורת של הרשאות: עבור כל אתר SharePoint, היכנסו להגדרות ההרשאות כדי לקבוע מי הבעלים, מי חבר ומי צופה. השתמשו ב-"Site permissions" כדי להתאים את הגישה, ובדקו את יומני הביקורת כדי לזהות שינויים או פעילות חריגה.
3. הגדרת מדיניות למחזור החיים של האתרים: תחת "Policies" או "Site settings", הגדירו כללים לגבי מועד פקיעת האתרים או מועד הבדיקה שלהם. פקיעה אוטומטית, תזכורות או דרישת נימוק לחידוש מאפשרות לשמור על סדר בנכסים הדיגיטליים שלכם ולצמצם אתרים נשכחים שאינם בשימוש.
4. אוטומציה של הממשל במידת האפשר: ניתן להשתמש באינטגרציות של Power Platform ו-Graph API לתהליכי עבודה שמתקנים בקשות ליצירת אתרים או מזכירים לבעלים לבדוק את האתרים שלהם. לתובנות נוספות, קראו על שליטה בפיזור של Microsoft Teams באמצעות אוטומציה ב-ממשל מחזור חיים של Teams עם Power Platform.

בקרות ברורות ותזכורות אוטומטיות פירושן פחות עומס, יותר אבטחה ופחות כאב ראש בניסיון להבין מה עדיין בשימוש.

יישום מדיניות לתאימות נתונים ולשמירה

1. הפעלת מדיניות שמירת נתונים: במרכז הניהול של SharePoint, עברו לקטע "Policies" ולחצו על "Retention". כאן ניתן ליצור מדיניות שתשמר, תמחק או תבדוק מסמכים אוטומטית לאחר פרק זמן מסוים, וכך תסייעו לעמוד בדרישות רגולטוריות כמו GDPR או HIPAA.
2. הפעלת תוויות רגישות והגדרות תאימות: בצעו אינטגרציה עם Microsoft Purview לבקרות תאימות מתקדמות. השתמשו בתוויות רגישות כדי לסווג ולהגן על תוכן לפי מידת הרגישות שלו, כך שרק האנשים הנכונים יקבלו גישה.
3. בחרו כללי תאימות שמתאימים לעסק שלכם: התאימו את השמירה והתיוג למדיניות הפנימית ולדרישות החיצוניות שלכם. אם אתם פועלים בתעשייה מפוקחת, השתמשו בתבניות שנועדו לתאימות משפטית, פיננסית או רפואית.
4. בצעו ביקורת על הגדרות התאימות שלכם: בדקו באופן קבוע את יומני הביקורת כדי לוודא שהמדיניות פועלת כמתוכנן, לעקוב אחר שינויים ולחקור בעיות אם משהו נראה חריג. בארגונים שמשתמשים בכלי AI כמו Copilot, כדאי להבין את הגישה של Copilot לפרטיות ולתאימות, כדי לוודא שהנתונים שלכם מוגנים.

הגדרה נכונה של תאימות ושמירה פירושה פחות סיכונים משפטיים, אמון גבוה יותר מצד הלקוחות ופחות לחץ כשמגיעים לביקורות.

טעויות נפוצות בהגדרות ממשל במרכז הניהול של SharePoint

כאשר אנשים מחפשים איפה מגדירים ממשל ב-SharePoint Admin Center, הם נוטים לחזור על אותן טעויות. הרשימה הבאה מציגה את הטעויות הנפוצות, את החשיבות שלהן ואיך להימנע מהן.

• הנחה שקיים עמוד "Governance" יחיד: רבים מצפים לעמוד ממשל מרכזי אחד. בפועל, הממשל מוגדר במספר אזורים (הגדרות אתר, מדיניות, שיתוף, שמירה, מחזור חיים, תבניות hub ואתר). בדקו את יצירת האתרים, השיתוף, תוויות הרגישות, השמירה ומדיניות מרכז הניהול.
• הסתמכות אך ורק על הגדרות הניהול הקלאסיות של SharePoint: שימוש בהגדרות המדור הישן בלבד מחמיץ את הבקרות המודרניות במרכז הציות של Microsoft 365 ובמרכזי הניהול של Teams ו-OneDrive. בדקו ב-Microsoft 365 Compliance, ב-Security וב-Azure AD את התוויות, מדיניות מניעת אובדן נתונים (DLP) ובקרות הגישה.
• אי-יישור הממשל מול תהליכים עסקיים: הגדרת הגדרות טכניות בלי למפות מי הבעלים של האתרים, כללי מחזור החיים וכללי הקונבנציה לשמות מובילה לאכיפה לא עקבית. קבעו תפקידים ותכנית ממשל לפני החלת מדיניות.
• התעלמות ממחזור החיים של האתרים ומגבלות האחסון: אי-הגדרת תפוגת אתרים, מכסות אחסון או תהליכי סקירה גורמת להתפשטות בלתי נשלטת ולתוכן ללא ניהול. השתמשו במדיניות אתרים, בתפוגה ובדוחות כדי לנהל את מחזור החיים.
• הקמת אתרים ותבניות שאינה מוגדרת היטב: יצירת אתרים ידנית ללא תבניות או עיצובי אתרים סטנדרטיים מביאה לאבטחה, ניווט ומטא-נתונים לא עקביים. הטמיעו עיצובי אתרים, תהליכי הקמה ותבניות המקושרות לכללי הממשל.
• התעלמות מהגדרות השיתוף החיצוני: שיתוף חיצוני ברירת המחדל עלול לחשוף תוכן. הגדירו מדיניות שיתוף לכל אתר, השתמשו בדוחות שיתוף והחילו תוויות רגישות כדי לשלוט בגישה חיצונית.
• אי-שימוש משולב בתוויות רגישות ובשמירה: התייחסות לתוויות ולשמירה כאל נושאים נפרדים מתעלמת מהעוצמה המשולבת שלהם. תכננו יחד את טקסונומיית התוויות ואת מדיניות השמירה כדי לאכוף כללי הגנה ומחזור חיים.
• ממשל הרשאות לקוי: מתן יכולת בלתי מבוקרת לבעלי אתרים לשנות שיתוף או הרשאות מוביל לפערי אבטחה. אכפו עיקרון של הרשאות מינימליות, השתמשו בקבוצות הרשאות ועקבו אחר הרשאות ייחודיות ומשתמשים חיצוניים.
• כשל בניטור ובדיווח: הגדרת מדיניות בלי לנטר את הציות לה מונעת זיהוי של סטייה. בצעו בדיקה קבועה של יומני פעילות וביקורת, דוחות שימוש ודוחות מדיניות.
• הזנחת הדרכה ותיעוד: השקת ממשל בלי להדריך בעלי אתרים ומשתמשים מובילה לשימוש שגוי. ספקו תיעוד ברור, רשימות בדיקה לבעלי אתרים והדרכה מתמשכת.
• אי-שילוב עם ממשל רחב של Microsoft 365: התייחסות ל-SharePoint כאל רכיב מבודד מחמיצה בקרות ברמת הדייר כולו (גישה מותנית של Azure AD, DLP, מדיניות שמירה). תאמו מדיניות בין שירותי Microsoft 365.
• הגדרה שגויה של אתר רכזת והיקף אוסף אתרים: החלת הגדרות רכזת או מדיניות בהיקף שגוי גורמת להתנהגות בלתי צפויה. הבינו את הירושה של אתר הרכזת ואת המקומות שבהם חלה מדיניות ברמת אוסף האתרים לעומת מדיניות ברמת הדייר.
• סיבוך יתר של מדיניות בשלב מוקדם מדי: יישום כללים מורכבים מדי לפני קביעת ממשל בסיסי מוביל לעומס ניהולי. התחילו בפשטות, אכפו מדיניות ליבה ושפרו בהדרגה.
• אי-תכנון לציות ולמעצרים משפטיים: התעלמות מ-eDiscovery, ממעצרים משפטיים או מדרישות שמירה עלולה לסכן את הציות. הגדירו מדיניות שמירה ומעצר במרכז הציות בהתאמה לדרישות המשפטיות.

שימוש בתכונות אבטחה מתקדמות לאתרי SharePoint

1. הטמעת מדיניות גישה מותנית: שלבו את SharePoint עם Microsoft Entra ID כדי לאכוף מי יכול לגשת לאתרי SharePoint ממיקומים או ממכשירים מסוימים. כך התוכן הרגיש נשאר מאחורי שערים הדוקים, והגישה ננעלת כאשר הסיכונים גבוהים יותר.
2. הפעלת כלי ניהול איומים: השתמשו ב-Microsoft Defender או באפשרויות זיהוי איומים שבמרכז הניהול כדי לסרוק פעילות חשודה, תוכנות זדוניות או איומי סייבר פוטנציאליים אחרים בתוכן של SharePoint.
3. שילוב עם Microsoft Purview: חברו את אתרי SharePoint שלכם ל-Purview לצורך מניעת אובדן נתונים (DLP), הגנה על מידע וביקורת יומנים מפורטת יותר. זו רשת ביטחון נוספת, במיוחד אם אתם מטפלים בנתונים חסויים או מפוקחים.
4. בניית הגנה בשכבות: תכונות האבטחה המתקדמות מיטביות כשמשתמשים בהן יחד, ולא בצורה מקוטעת. שקלו הגדרות כמו אימות רב-שלבי, השבתת פרוטוקולים מדור קודם ושמירה על יומני ביקורת מפורטים. להעמקה באסטרטגיות הגנה מהעולם האמיתי, ראו כיצד הגנה רב-שכבתית מחזקת את שיתוף הפעולה שלכם ב-Teams וב-SharePoint.

הכלים המתקדמים האלה עוזרים לכם להישאר צעד אחד לפני האיומים, תומכים בצוותי הציות ונותנים שקט נפשי לכל מי ששומר ומשתף מידע ב-SharePoint.

רשימת בדיקה של תכונות אבטחה לאתרי SharePoint

השתמשו ברשימה הזו כדי לסקור ולהגדיר בקרות אבטחה לאתרי SharePoint. להגדרות ממשל, עיינו במיקום ההגדרה ב-SharePoint admin center ובפורטלים Microsoft 365 Compliance ו-Azure AD.

• בדקו את מנהלי אוספי האתרים ואת שיוך הבעלים; הסירו בעלים שאינם רלוונטיים או שיש להם יותר מדי הרשאות.
• סקרו והחילו עיקרון של הרשאות מינימליות: החליפו שליטה מלאה ב-Contribute או Read במקומות שבהם זה אפשרי.
• בדקו ותקנו הרשאות שבורות או ייחודיות; תעדו מדוע הירושה נשברה עבור כל אתר או רשימה.
• הגדירו הגדרות שיתוף חיצוני ברמת הדייר וברמת האתר: הגבילו לדומיינים מסוימים או כבו במקומות שבהם אינן נדרשות.
• אכפו מדיניות גישה מותנית של Azure AD עבור SharePoint ו-OneDrive (דרישת מכשירים תואמים, הגבלות מיקום, MFA).
• דרשו אימות רב-שלבי (MFA) לכל מנהלי המערכת ולחשבונות בעלי הרשאות מיוחדות.
• החילו תוויות רגישות ומדיניות הגנה כדי לסווג ולהצפין תוכן רגיש המאוחסן ב-SharePoint.
• הגדירו מדיניות Data Loss Prevention (DLP) עבור SharePoint כדי לזהות ולחסום שיתוף של מידע רגיש.
• הפעילו והגדירו תוויות ומדיניות שמירה כדי לעמוד בדרישות משפטיות ורגולטוריות.
• הפעילו גרסאות ודרשו צ'ק-אאוט לספריות קריטיות כדי לשמור על שלמות התוכן.
• יישמו Information Rights Management (IRM) על ספריות המאחסנות מסמכים סודיים.
• השתמשו ביומני הביקורת של Microsoft Purview והפעילו ביקורת מאוחדת (unified auditing) לניטור פעילות ב-SharePoint.
• הגדירו Alert Policies ו-Activity Alerts לזיהוי גישה לקבצים ואירועי שיתוף חריגים או בסיכון גבוה.
• סקרו ופעלו לפי המלצות Secure Score עבור SharePoint ושירותי Microsoft 365 קשורים.
• הגדירו סקירות הרשאות לאורחים והסירו מדי פעם משתמשים חיצוניים לא פעילים או מיותרים.
• הגבילו תפקידי ניהול ב-SharePoint והשתמשו ב-Privileged Identity Management (PIM) להעלאת הרשאות לפי צורך בלבד.
• אכפו אימות מודרני וכבו פרוטוקולי אימות מדור קודם עבור SharePoint ושירותים קשורים.
• הגדירו Safe Links ו-Safe Attachments דרך Microsoft Defender for Office 365 עבור קבצים ב-SharePoint.
• ודאו שכתובות האתרים והדומיינים המותאמים אישית משתמשים ב-HTTPS, ובדקו את הגדרות ה-TLS לכל נקודות הקצה.
• נהלו מלאי של אתרים וסווגו אותם לפי רגישות; החילו ממשל דרך SharePoint admin center, בהתאם לתיעוד על מיקום הגדרות הממשל ב-SharePoint admin center.
• הקימו תהליכי eDiscovery והקפאה משפטית (legal hold) לשימור תוכן בכל אתרי SharePoint.
• בדקו באופן קבוע את יומני הביקורת, דפוסי הגישה וקישורי השיתוף לחיפוש עדויות לפריצה.
• יישמו מדיניות מחזור חיים אוטומטית לארכוב או מחיקה של אתרים ותוכן בהתאם לכללי הממשל.
• הדריכו את בעלי האתרים בנוהלי שיתוף מאובטחים, ניהול הרשאות ותהליכי ממשל.

שיטות עבודה מומלצות לממשל שוטף ב-SharePoint

• הקימו ועדת ממשל: צרו קבוצה חוצת צוותות הכוללת מובילים מ-IT, מציות ומהעסק, שתגדיר, תבחן ותעדכן את אסטרטגיות הממשל באופן קבוע.
• קבעו מחזורי בחינה למדיניות: תזמנו בדיקות תקופתיות – לפחות אחת לשנה – כדי לוודא שכללי הממשל משקפים סיכונים חדשים, צרכים עסקיים או שינויים רגולטוריים.
• חנכו את המשתמשים: ספקו הדרכה פשוטה ומתמשכת, כך שהמשתמשים יבינו את האחריות שלהם בנוגע להרשאות, לשיתוף ולטיפול בנתונים.
• אוטומטו ביקורות ודוחות: השתמשו בלוחות מחוונים והתראות כדי לזהות בעיות פוטנציאליות לפני שהן מסלימות, ושמרו על הציות עם פחות עבודה ידנית.
• תאמו עם הממשל של Teams: אם אתם מפעילים גם את Microsoft Teams, יישרו את מדיניות SharePoint שלכם כדי למנוע פערים או התנגשויות. מקור השראה נוסף: מסגרות ממשל של Teams שמובילות לאחריותיות ולאבטחה.

שמרו על ההרגלים האלה, וסביבת ה-SharePoint שלכם תישאר מכווננת ומוכנה לכל דבר – בלי להיטבע בעבודה שגרתית.

שילוב ממשל SharePoint עם Microsoft Teams

SharePoint ו-Microsoft Teams מקושרים זה לזה בהדוק בעולם Microsoft 365. בכל פעם שיוצרים Team, מגיע איתו גם אתר SharePoint שמשמש עמוד השדרה לאחסון קבצים ולהרשאות. ההחלטות שמקבלים בנוגע לממשל של SharePoint, כגון הקצאת אתרים, סיווג נתונים ובקרות שיתוף, משפיעות באופן ישיר על האופן שבו אנשים משתמשים ב-Teams לצ'אט, לקבצים ולשיתוף פעולה.

לכן כדאי לתאם בין אסטרטגיות הממשל בשתי הפלטפורמות. המשמעות היא מדיניות עקבית לגישה חיצונית, לניהול מחזור חיים ולניטור תאימות. לטיפים על חיבור בין ממשל Teams לממשל SharePoint, כדאי לקרוא על turning Teams chaos into confident collaboration ועל הדרכים שבהן Teams governance boosts both productivity and security.

היתרונות המרכזיים של שילוב ממשל SharePoint עם Microsoft Teams

שילוב ממשל SharePoint עם Microsoft Teams מייעל את שיתוף הפעולה ושומר על השליטה והתאימות. להלן היתרונות העיקריים בעת ניהול הגדרות הממשל (היכן מגדירים את הממשל ב-SharePoint admin center) ויישומן על אתרי SharePoint המחוברים ל-Teams.

• אבטחה ותאימות עקביות: החלת מדיניות מרכזית של SharePoint (שמירה, תוויות רגישות, בקרות גישה) על אתרי Teams, כך שהגנת מידע, eDiscovery ודרישות ביקורת ייאכפו על פני צ'אט, קבצים וערוצים.
• ניהול מחזור חיים מפושט של אתרים: שימוש בכללי ממשל של SharePoint להקצאה, מוסכמות שמות, תפוגה וארכוב של אתרים המחוברים ל-Teams, כדי לצמצם פיזור אתרים ולהבטיח מחזורי חיים צפויים.
• שליטה מרכזית בהרשאות: אכיפת הרשאות מינימליות, גישה מותנית ומדיניות שיתוף חיצוני מתוך SharePoint admin center, כדי לשלוט במי יכול לגשת לקבצים ולתיקיות של Teams.
• ארכיטקטורת מידע אחידה: החלת סוגי תוכן, מטא-נתונים וכללי ניהול מסמכים מ-SharePoint על קבצי Teams, כך שחיפוש, גילוי וניהול רשומות יפעלו באופן אמין בכל הארגון.
• ביקורת ודיווח משופרים: איחוד יומנים ודוחות תאימות באמצעות ממשל אחסון Teams דרך SharePoint, מה שמקל על ניטור שימוש, חקירת אירועים והוכחת עמידה ברגולציה.
• חוויית משתמש טובה יותר עם הקצאה מודעת ממשל: אוטומציה של יצירת Teams באמצעות תבניות ומדיניות מבוססות ממשל (עיצוב אתר, מחזור חיים, בעלים), כך שמשתמשים מקבלים סביבות עבודה תואמות ללא שלבי תאימות ידניים.
• הפחתת עומס ניהולי: ניהול המדיניות באופן מרכזי ב-SharePoint admin center במקום הגדרה נפרדת ב-Teams, מה שמפחית מורכבות ועלויות תפעול.
• שמירה ופעולות רשומות חלקות: הבטחה שתוויות שמירה והשהיות שחלות ב-SharePoint יחולו גם על תוכן קבצי Teams, ויאפשרו ניהול רשומות עקבי על פני פלטפורמות שיתוף הפעולה.
• מודל ממשל ניתן להרחבה: שימוש בהיקפי מדיניות של SharePoint (דייר, אתר, מרכז) להרחבת הממשל על פני מופעי Teams רבים, תוך אפשרות לחריגים ממוקדים במקום הנדרש.
• קליטה מהירה לתאימות: שילוב Teams במסגרות הממשל הקיימות של SharePoint, כך ש-Teams חדשים יורשים בקרות תאימות מוכחות, והאימוץ המאובטח מואץ.

פתרון בעיות נפוצות בהגדרות ממשל

• מדיניות סותרת: לעיתים הגדרות ב-SharePoint, ב-Teams או ב-OneDrive אינן מתיישבות זו עם זו. בדקו שוב את המדיניות של כל פלטפורמה, או השתמשו באבחון המובנה כדי להצביע על הסתירות.
• שגיאות הרשאות: אם מנהלים או משתמשים נתקלים בחסמי גישה, בדקו את הקצאות התפקידים ואת הרשאות האתר בחיפוש שגיאות או הגבלות שירשו.
• תכונות חסרות: חלק מתכונות הממשל או התאימות המתקדמות דורשות רישיונות Microsoft 365 מסוימים, לכן ודאו שיש לכם את רמת המנוי הנכונה.
• פיזור אתרים לא מכוון: אם אתם רואים עשרות אתרים SharePoint שאינם בשימוש או כפולים, בדקו מחדש את כללי היצירה ואת מדיניות מחזור החיים כדי לחדד את המצב.
• צריכים עזרה נוספת? לפתרון בעיות מורכבות תוכלו למצוא מדריכים מפורטים לבעיות רחבות יותר של Microsoft 365, כמו פתרון בעיות צעד אחר צעד של Microsoft Copilot, שמתאים היטב לבדיקות הרשאות ואינטגרציה ב-SharePoint.

זיהוי מהיר ופתרון של בעיות כאלה שומרים על תוכנית הממשל שלכם בכיוון הנכון, ועל פריסת SharePoint שלכם פועלת בצורה חלקה.

תוכנית ממשל ל-SharePoint Online ו-Microsoft 365 Copilot

היכן ב-SharePoint Admin Center מגדירים ממשל לדייר שלי?

פתחו את SharePoint Admin Center בפורטל הניהול של Microsoft 365 והשתמשו בהגדרות הגלובליות וברמת האתר: מדיניות ברמת הדייר תחת "Policies" ו-"Settings", בקרות אוסף אתרים תחת "Sites" > "Active sites", ובקרות מתקדמות כמו שיתוף, ניהול גישה ואינטגרציה עם תאימות דרך Microsoft Purview. כאן מפעילים מדיניות ממשל ב-SharePoint ובשירותים הקשורים אליו, כדי לשמור על שליטה בגישה לנתונים ובבעלות על האתרים.

איך מגדירים סקירות גישה לאתרים וניהול גישה מהמרכז הניהולי?

סקירות גישה מוגדרות דרך Microsoft Entra ID (Azure AD), אך מקושרות ל-SharePoint ולקבוצות של Microsoft 365. מתוך SharePoint Admin Center, ודאו שההגדרות של שיתוף חיצוני וגישת אורחים נכונות, ולאחר מכן תאמו עם Entra ID כדי ליצור מדיניות סקירת גישה הכוללת אתרים של SharePoint וקבוצות של Microsoft 365, לצורך אישור תקופתי של הגישה לנתונים והפקת דוח הרשאות.

האם אפשר להקצות אחריות ממשל ותפקידי בעלי אתרים מתוך SharePoint Admin Center?

כן. השתמשו ב-"Sites" > "Active sites" כדי לנהל בעלות על אתרים ולהקצות בעלי אתרים או מנהלים. תעדו את אחריות הממשל בתוכנית הממשל, ואכפו אותה באמצעות שדות בעלות באתר, חברות בקבוצות של Microsoft 365 ואוטומציה כמו Power Automate או מדיניות, כדי להודיע לתמיכה הטכנית ולבעלי האתרים על דרישות תאימות או סיכוני אבטחה.

היכן מפעילים ביקורת והגדרות ביקורת רחבות דייר עבור SharePoint Online?

ביקורת ברמת הדייר מנוהלת במרכז התאימות של Microsoft Purview (המקושר ממרכז הניהול של Microsoft 365). משם מפעילים את יומן הביקורת המאוחד, ומגדירים מדיניות ביקורת לקבצים ב-SharePoint, לאירועים בספריות מסמכים ולפעילויות ניהול גישה, כדי שתוכלו להפיק דוח הרשאות, לזהות סיכוני אבטחה ולעמוד בצורכי ניהול התאימות בכל הארגון.

איך מדיניות ממשל ב-SharePoint ובשירותים הקשורים אליו מיושמת על קבוצות של Microsoft 365 ועל אתרי אינטרנט פנימיים?

מדיניות ממשל ב-SharePoint ובשירותים הקשורים אליו מיושמת על ידי קישור מדיניות ההקמה ומחזור החיים של קבוצות Microsoft 365 לתבניות אתרים של SharePoint, לתוויות שמירה ולתוויות רגישות. הגדירו תפוגה של קבוצות, מוסכמות שמות ותבניות אתרים במרכזי הניהול, כדי להבטיח אכיפה עקבית של המדיניות באינטרנט הפנימי ובחטיבות העסקיות של הארגון.

היכן ניתן לגשת לתכונות ניהול מתקדם של SharePoint?

תכונות הניהול המתקדם של SharePoint נמצאות ב-SharePoint Admin Center תחת ההגדרות "Advanced", וכן במרכזי התאימות והאבטחה של Microsoft 365. אלה כוללות בקרות ברמת הדייר, אינטגרציה עם גישה מותנית, דוחות בריאות ושימוש של SharePoint, תסריטי אתר ועיצובי אתר, וכלים לניהול סיכונים בקנה מידה גדול ועדכוני אבטחה שמגינים על הנתונים הפנימיים.

איך SharePoint Admin Center מתחבר ל-Microsoft 365 Copilot ולרישוי?

יכולות Microsoft 365 Copilot מופעלות ברמת הדייר דרך מרכז הניהול של Microsoft 365, ודורשות הקצאת רישיונות מתאימים של Microsoft 365 Copilot. ב-SharePoint Admin Center, ודאו שהגישה לתוכן וממשל הנתונים (ממשל גישה לנתונים, תוויות רגישות) מוגדרים כך ש-Copilot יוכל להציג תוכן בבטחה, בהתאם לדרישות התאימות ולמדיניות הממשל.

אילו צעדים צריך בעל אתר לבצע כדי ליצור אתר SharePoint עם התחשבות בממשל?

על בעל אתר לפעול לפי תוכנית הממשל בעת יצירת אתר SharePoint: לבחור את תבנית האתר הנכונה, להגדיר הרשאות (תוך צמצום מספר המשתמשים בעלי הרשאות), להחיל תוויות רגישות ותוויות שמירה, להגדיר מדיניות לשיתוף חיצוני באתר SharePoint, ולתעד את הבעלות על האתר ואת אחריות הממשל, כך שתמיכה טכנית ובעלי העניין ידעו מי מנהל את מחזור החיים של האתר.

איך אפשר לאכוף מדיניות על פני SharePoint ושירותים נוספים של Microsoft 365 בזמן אמת?

כדי לאכוף מדיניות בזמן אמת, השתמשו במדיניות גישה מותנית מ-Entra ID, בתוויות רגישות ובמדיניות DLP ב-Microsoft Purview, ובאכיפה אוטומטית של מדיניות באמצעות סקריפטים של PowerShell, ‏Graph API או Microsoft Endpoint Manager. שלבו זאת עם ניטור והתראות מיומני ביקורת וכלי דיווח, כדי לזהות סיכוני אבטחה והפרות מדיניות ולטפל בהם בכל הארגון.

היכן מגדירים דרישות התאמה לרגולציה וחסמי מידע לאתרים רגישים?

דרישות התאמה לרגולציה וחסמי מידע מוגדרים ב-Microsoft Purview ובמרכז ההתאמה לרגולציה של Microsoft 365. חסמי מידע דורשים גם רישוי מתאים. ממרכז הניהול של SharePoint, קשרו אתרים לתוויות רגישות ולמדיניות שמירה, כך שניהול ההתאמה לרגולציה ייאכף והמידע הפנימי יישלט גם כאשר התוכן משותף בין חטיבות עסקיות.

איך מפיקים דוחות הרשאות ועוקבים אחר בעלות על אתרים רבים (למשל 100 אתרים)?

השתמשו בכלי הדיווח של מרכז הניהול של SharePoint וב-Microsoft Graph או ב-PowerShell כדי לייצא נתוני הרשאות ובעלות על פני מספר אתרים. הפיקו דוח הרשאות ורשימות מלאי של בעלות, אוטומטזו בדיקות תקופתיות באמצעות סקירות גישה לאתרים, והעבירו אתרים ללא בעלים לבעלי הממשל כדי לצמצם סיכונים בקנה מידה גדול ולשמור על ממשל יעיל של SharePoint.

איזה תפקיד ממלאים Microsoft Learn ומשאבי קהילה כמו MVPs של Microsoft בהגדרת ממשל SharePoint?

Microsoft Learn מספקת הנחיות רשמיות ומדריכים מפורטים להגדרת ממשל SharePoint, ניהול גישה והתאמה לרגולציה. מומחי קהילה ו-MVPs של Microsoft מציעים שיטות עבודה מומלצות מעשיות וסקריפטים ליישום אסטרטגיית ממשל של SharePoint, לטיפול בתרחישים מהעולם האמיתי ולהתאמה אישית של מדיניות הממשל על פני הדייר והאינטרנט הארגוני.

איך מאזנים בין שיתוף פעולה לאבטחה בעת הגדרת שיתוף וגישה ב-SharePoint Online?

איזון בין שיתוף פעולה לאבטחה מתבצע על ידי החלת עקרון ההרשאות המינימליות, שימוש בקבוצות של Microsoft 365 לניהול חברות, הגדרת הגבלות על שיתוף חיצוני לפי דומיין או לפי סוג קישור, החלת תוויות רגישות לשליטה בגישה לנתונים, ושימוש בסקירות גישה לאימות תקופתי של גישה חיצונית ופנימית. כך מגנים על קבצי SharePoint ועל המידע הפנימי, ותוך כדי כך שומרים על פרודוקטיביות.

האם אפשר להפוך משימות ממשל כמו יצירת אתרים, מחזור חיים והחלת מדיניות לאוטומטיות?

כן. ניתן להפוך משימות ממשל לאוטומטיות באמצעות עיצובי אתרים וסקריפטים של אתרים, תהליכי עבודה ב-Power Automate, מדיניות מחזור חיים לקבוצות Azure AD, וכן PowerShell ו-Graph API, כדי לאכוף מוסכמות שמות, להחיל מדיניות ממשל על פני SharePoint, לספק תבניות ממשל בעת יצירת אתר SharePoint, ולפרוש או לארכב אתרים בהתאם לתוכנית הממשל.

מהן אחריות הממשל הנפוצות של מחלקת IT, בעלי אתרים ומנהלים עסקיים?

מחלקת IT מטפלת בדרך כלל במדיניות ברמת הדייר, בעדכוני אבטחה ובניהול התאמה לרגולציה. בעלי אתרים מנהלים את הגישה היומיומית לאתר, את ארגון התוכן והחלת התוויות. מנהלים עסקיים מגדירים מדיניות ממשל, מאשרים כללי שמירה והתאמה לרגולציה, ומוודאים התאמה ליעדי הארגון. תיעוד ברור של אחריות הממשל מסייע להבטיח אכיפת מדיניות בכל הארגון.

כדאי גם להאזין לאלה

אם אתם בוחנים הגדרת ממשל של SharePoint, הפרקים הבאים מוסיפים הקשר מעשי לאבטחת זהויות, לממשל ולפעולה אמינה של שירותי Microsoft 365.

• Conditional Access – Simply Explained — הבנה של האופן שבו אותות זהות, מכשיר, מיקום וסיכון מעצבים החלטות גישה.
• Privileged Identity Management – Simply Explained — איך הרשאה לפי צורך והזרימות של אישור מפחיתות את החשיפה של מנהלים.
• Microsoft Defender XDR – Simply Explained — קשרו בין אותות זהות לזיהוי, לחקירה ולתגובה לאירועים.
• Microsoft Teams Governance – Simply Explained — גלו כיצד בעלות ברורה וכללי מחזור חיים הופכים שיתוף פעולה מאובטח לבר-קיימא.

פרקים אלה עוזרים לתרגם את השלבים הטכניים לאסטרטגיית זהות וממשל רחבה יותר.