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ブログ · Mirko Peters

SharePoint のガバナンス構成

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アクセス許可、共有、ライフサイクル、セキュリティ、コンプライアンスに関する主要な SharePoint ガバナンス設定を、管理センターで確認する方法。

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Cover: Harden Microsoft Teams Security and Guest Access

SharePoint の体制を整えたいのであれば、管理センターがガバナンス構成すべての中心となります。ここでポリシーを設定し、コントロールを調整して、組織のデータを安全かつコンプライアンスに沿った状態に保てます。アクセス許可の管理、外部共有、データ保持のいずれを行う場合でも、SharePoint 管理センターには Microsoft 365 環境の運用方法を形作るための適切なツールがそろっています。

管理者やガバナンス担当者は、SharePoint 管理センターを使って、誰が何にアクセスできるかを定義し、共有の制限を設定し、組織全体にコンプライアンスルールを適用します。慎重に設定すれば、機密情報を保護し、サイト管理を簡素化し、全員が同じルールに従うようにできます。本ガイドでは、主要なガバナンス調整をどこでどのように行うかを具体的に解説します。これにより、自信を持って SharePoint を運営できるようになります。

SharePoint ガバナンスに関する 7 つの意外な事実

  1. ガバナンスはポリシーだけでは成り立たず、設定によって強制されてこそ意味があります。多くのガバナンスコントロールは SharePoint Admin Center（および PowerShell）で直接適用されます。そのため、SharePoint 管理センターでガバナンスをどこで構成するかを知ることで、ルールは「ガイドライン」から強制力のある設定へと変わります。
  2. サイト作成のコントロールは、無秩序なサイトの増殖を防ぎます。サイトやグループに接続されたサイトを作成できるユーザーを制限し、既定の所有者を割り当て、テンプレートの使用を必須にできます。これにより、管理されていないサイトが一夜にして数百も増える事態を防げます。
  3. ハブサイトやサイトデザインといった最新の機能を使うと、ガバナンスを一貫して適用できます。ナビゲーション、ブランディング、コンプライアンス設定を、サイトを一つずつ構成するのではなく、一連のサイト全体に展開できます。
  4. 秘密度ラベルと保持ポリシーは Microsoft 365 全体にまたがって連携します。ガバナンスは SharePoint、OneDrive、Teams にまたがることが多く、SharePoint でコンテンツにラベルを付ければ、単一のサイトコレクションだけでなく、エコシステム全体でデータの取り扱いが適用されます。
  5. 外部共有はきめ細かく、元に戻すこともできます。テナント、サイト、ファイルの各レベルで共有を設定でき、後からゲストアクセスを取り消すこともできます。ここでのガバナンスは、ユーザーを締め出すことなく、データ流出のリスクを直接抑制します。
  6. ストレージとクォータの管理は一元化されています。SharePoint Admin Center では、ストレージの上限を設定し、非アクティブなサイトを管理し、自動終了ポリシーを適用できます。コストと容量の管理を、自動化されたガバナンスへと変えられます。
  7. 多くのガバナンス作業は自動化によって容易になります。PowerShell、Graph API、サイトデザインを使えば、プロビジョニング、ライフサイクル管理、ラベル付けなどを一括で適用できます。つまり、一貫したガバナンスは手作業で維持するのではなく、自動化できるのです。

SharePoint ガバナンスの基本を理解する

SharePoint ガバナンスとは、組織が SharePoint および Microsoft 365 において、データ、コラボレーションツール、コンプライアンス上の義務をどのように管理するかを規定する、ポリシー、役割、責任、プロセスのことです。その核心は、物事を整理し、安全に保ち、円滑に運用し続けることにあります。事業のコンテンツにとっての「デジタルの交通ルール」と考えるとよいでしょう。

SharePoint ガバナンスの主要な原則には、確実なアクセス許可の管理（誰が何にアクセスできるかの定義）、データ分類（機密情報へのタグ付けと保護）、ライフサイクルポリシー（アーカイブや削除までデータを保持する期間の決定）が含まれます。これらを設定することで、企業は規制要件を満たし、高くつく誤りやデータ侵害を回避できます。

SharePoint ガバナンスを無視すると、シャドー IT、誤ったデータ漏えい、野放図なコラボレーションのリスクを抱えることになります。明確なガイドラインとコントロールがなければ、サイトは無秩序に増え、機密データが不適切な人の手に渡り、規制当局による罰金を科される恐れもあります。Microsoft Teams などの統合を利用している場合は、両プラットフォームにまたがる一貫したガバナンス戦略を持つことで、信頼が生まれ、生産性が向上し、混乱を防げます。このアプローチがコラボレーションをどう変えるかを知りたい場合は、Teams ガバナンスが忙しいワークスペースに秩序とコンプライアンスをもたらす方法をご覧ください。

SharePoint ガバナンス — 定義

SharePoint ガバナンスとは、組織が SharePoint および関連するコラボレーション サービスを計画、展開、管理、保護する方法を導く、ポリシー、役割、責任、プロセスの総体です。サイトの作成、コンテンツのライフサイクル、アクセス許可、コンプライアンス、ストレージ、カスタマイズ、変更管理に関する標準を定め、一貫性、セキュリティ、リソースの効率的な利用を確保します。

簡単な説明

効果的なガバナンスは、誰がサイトを作成できるか、データをどのように分類し保持するか、アクセス許可をどのように付与して確認するか、どのカスタマイズを許可するかを定めることで、ユーザーの生産性とリスク管理のバランスを取ります。Microsoft 365 では、多くのガバナンス制御が SharePoint 管理センターと、Microsoft 365 管理センター、コンプライアンス センター、Azure AD などの補完的なツールを通じて実装されます。たとえば、サイト作成ポリシーの設定、ハブ サイトの管理、共有設定、保持ラベルの設定などです。SharePoint 管理センターでガバナンスを構成する場所を探している場合、これらの設定は主に SharePoint 管理センターの「サイト管理」「共有」「ポリシー」「コンテンツ サービス」のセクションにあります。テナント全体の設定は、Microsoft 365 管理センターとコンプライアンス センターで補完します。

ガバナンス作業のための SharePoint 管理センターへのアクセス

  1. 管理者の役割を確認する: Microsoft 365 のグローバル管理者、SharePoint 管理者、または委任された管理者のアクセス許可が必要です。これらのいずれかがないと、ガバナンスの変更はできません。
  2. Microsoft 365 管理センターにアクセスする: admin.microsoft.com にアクセスし、管理者の資格情報でサインインします。
  3. SharePoint 管理センターに移動する: 左側のナビゲーションから「すべて表示」を選択してメニューを展開し、「SharePoint」をクリックします。これで SharePoint 管理センターが開きます。
  4. ガバナンス設定を探す: 共有、ポリシー、サイト管理、コンプライアンスなどのガバナンス制御は、わかりやすくラベル付けされたメニュー項目に整理されています。ナビゲーション ウィンドウを使うと、各セクションにすばやくアクセスできます。
  5. ヒント: 初めての場合は、数分かけてダッシュボードとヘルプ ガイドを確認してください。ツールヒントと検索を使うと、必要な構成にすぐに移動できます。

SharePoint 管理センターの主なガバナンス設定

SharePoint 管理センターを開くと、リスクの管理、規制への準拠の維持、安全なコラボレーションの確保に役立つ一連のガバナンス設定が見つかります。これらの主要な制御は、ユーザーが外部とどのようにコンテンツを共有するか、サイトの作成、管理、廃止の方法など、幅広い領域に関わります。

最も重要なガバナンス設定は、「共有と外部アクセス」「サイト管理」「データ コンプライアンス」の 3 つの領域を中心としています。それぞれに専用のメニュー領域と一連のオプションがあり、境界を定めて管理タスクを自動化する明確な方法を提供します。これらの制御を理解すると、コラボレーションとセキュリティのバランスを取りながら、組織固有のニーズに合わせて SharePoint を調整できるようになります。

これらの主要な領域を把握すると、主導権を握れるようになります。次は、各制御セットの具体的な使い方を詳しく説明し、コンプライアンス、効率性、安心感のために環境を微調整できるようにします。

共有と外部アクセスのポリシーの構成

  1. 「ポリシー」メニューを開く: SharePoint 管理センターのナビゲーションで「ポリシー」をクリックし、「共有」を選択します。ここで、組織のコンテンツをどの程度オープンにするか、または制限するかの方針を決めます。
  2. 共有レベルを選択する: 「組織内のユーザーのみ」から「誰でも」までのスライダーが表示されます。オプションは次のとおりです。
  • 内部のみ: 外部との共有を完全にブロックします。
  • 新規および既存のゲスト: 会社外の特定のユーザーを招待できるようにします。
  • 匿名アクセス: サインインを必要としない共有リンクを許可します。
  1. 組織のコンプライアンス要件と、ユーザーに外部データをどの程度信頼して扱わせるかに基づいて判断してください。
  2. 例外と制限を設定する: 共有を特定のドメインに制限したり、リンクに有効期限を必須にしたり、外部ユーザーにサインインを求めたりできます。これらの手順により、機密ファイルを保護し、誤った公開を減らせます。
  3. クロスプラットフォームの影響を理解する: SharePoint の共有設定は OneDrive に影響し、さらに Microsoft Teams にも影響します。Teams ワークスペースの共有を適切なガバナンスルールで管理する方法について詳しく知りたい場合は、Teams のガバナンスが安全で整理されたコラボレーションをどう実現するかをご覧ください。

ここで慎重に構成すると、セキュリティとコラボレーションの両立が図れます。適切に設定すれば、業務の生産性を損なうことなく、データを確実に保護できます。

サイトの作成、アクセス許可、ライフサイクルの管理

  1. サイトの作成を制御する: 管理センターで「サイト」を選択し、「アクティブなサイト」をクリックします。「設定」> 「サイトの作成」で、新しい SharePoint サイトを作成できるユーザーを指定します。サイトの作成を特定のユーザーやグループに限定すると、サイトの乱立を抑え、環境を整理された状態に保てます。
  2. アクセス許可を割り当てて監査する: 各 SharePoint サイトで権限設定を開き、所有者、メンバー、閲覧者を定義します。「サイトのアクセス許可」でアクセスを調整し、監査ログを確認して、変更や不審なアクティビティを検出します。
  3. サイトのライフサイクル ポリシーを設定する: 「ポリシー」または「サイトの設定」で、サイトの有効期限やレビューのタイミングに関するルールを設定します。自動有効期限、リマインダー、更新時の理由の入力を必須にすることで、サイトを管理しやすくし、使われなくなったサイトが放置されるのを防げます。
  4. 可能な範囲でガバナンスを自動化する: Power Platform や Graph API との連携を使えば、サイト申請の標準化や、所有者へのサイトレビューの通知を行うワークフローを構築できます。詳しくは、自動化を使った Microsoft Teams の乱立対策に関する記事 Power Platform による Teams のライフサイクル ガバナンスをご覧ください。

明確な制御と自動化されたリマインダーを組み合わせると、不要なサイトが減り、セキュリティが高まり、今も使われているサイトの確認に手間取ることもなくなります。

データ コンプライアンスと保持ポリシーの実装

  1. データの保持ポリシーを有効にする: SharePoint 管理センターで「ポリシー」セクションに移動し、「保持」をクリックします。ここでは、一定期間後にドキュメントを自動的に保持、削除、またはレビューするポリシーを作成できます。これにより、GDPR や HIPAA などの規制への準拠を維持しやすくなります。
  2. 秘密度ラベルとコンプライアンス設定を有効にする: 高度なコンプライアンス制御のために Microsoft Purview と連携します。秘密度ラベルを使うと、コンテンツの機密性に応じて分類と保護を行えます。アクセスは必要な人だけに限定できます。
  3. 自社に合ったコンプライアンス ルールを選ぶ: 保持とラベル付けを、社内ポリシーや外部の要件に合わせてカスタマイズします。規制の厳しい業界に属している場合は、法務、財務、または医療のコンプライアンス向けに用意されたテンプレートを活用してください。
  4. コンプライアンス構成を監査する: 監査ログを定期的に確認し、ポリシーが計画どおりに機能しているか、変更が追跡されているか、不審な点がないかを確認します。Copilot などの AI ツールを利用している組織は、データを確実に保護するために、Copilot のプライバシーとコンプライアンスへの取り組みを理解しておくことをおすすめします。

コンプライアンスと保持を適切に管理すると、法的なトラブルが減り、顧客からの信頼が高まり、監査の際の負担も大幅に軽減されます。

SharePoint 管理センターのガバナンス設定に関するよくある間違い

SharePoint 管理センターでガバナンスを設定する場所を検索する人は、繰り返し同じ間違いを犯しがちです。以下のリストでは、よくある誤りとその影響、回避方法を紹介します。

  • 「ガバナンス」ページが 1 つあると思い込む: 一元化されたガバナンス ページが存在すると考える人は少なくありません。実際には、ガバナンスは複数の領域(サイトの設定、ポリシー、共有、保持、ライフサイクル、ハブ/サイトのデザイン)にまたがって構成されます。サイトの作成、共有、秘密度ラベル、保持、管理センターのポリシーをそれぞれ確認してください。
  • 従来の SharePoint 管理設定だけに頼る: 従来の設定のみを使うと、Microsoft 365 コンプライアンス センターや Teams および OneDrive の管理センターにある最新の管理機能を見落とします。秘密度ラベル、DLP、アクセス制御については、Microsoft 365 Compliance、Security、Azure AD で確認してください。
  • ガバナンスを業務プロセスに合わせていない: サイトの所有者、ライフサイクルのルール、命名規則を定めずに技術的な設定だけを行うと、適用が一貫しなくなります。ポリシーを適用する前に、役割とガバナンス計画を策定してください。
  • サイトのライフサイクルとストレージの上限を無視する: サイトの有効期限、ストレージ クォータ、レビュー プロセスを設定しないと、サイトが乱立し、コンテンツが管理されない状態になります。サイト ポリシー、有効期限、レポートを使ってライフサイクルを管理してください。
  • サイトのプロビジョニングとテンプレートの定義が不十分: 標準化されたテンプレートやサイト デザインを使わずに手動でサイトを作成すると、セキュリティ、ナビゲーション、メタデータが一貫しなくなります。ガバナンス ルールに基づいたサイト デザイン、プロビジョニング フロー、テンプレートを実装してください。
  • 外部共有の設定を見落とす: 既定の外部共有設定では、コンテンツが外部に公開される可能性があります。サイトごとに共有ポリシーを構成し、共有レポートを活用して、秘密度ラベルで外部アクセスを制御してください。
  • 秘密度ラベルと保持を一体で使わない: ラベルと保持を別々のものとして扱うと、両者を組み合わせた効果を活かせません。ラベルの分類体系と保持ポリシーを一緒に計画し、保護とライフサイクルのルールを適用してください。
  • アクセス許可のガバナンスが不十分: サイト所有者に、共有設定やアクセス許可を無制限に変更できる権限を与えると、セキュリティ上の穴につながります。最小特権の原則を徹底し、アクセス許可グループを使用して、固有のアクセス許可と外部ユーザーを監視してください。
  • 監視とレポートを怠る: ポリシーを設定したまま準拠状況を監視しないと、設定のずれを検出できません。アクティビティ ログと監査ログ、使用状況レポート、ポリシー レポートを定期的に確認してください。
  • トレーニングとドキュメントを軽視する: 所有者やユーザーへの教育なしにガバナンスを展開すると、誤った使い方が生じます。わかりやすいドキュメント、サイト所有者向けのチェックリスト、継続的な教育を提供してください。
  • Microsoft 365 全体のガバナンスと統合しない: SharePoint を単独で扱うと、テナント全体の制御(Azure AD 条件付きアクセス、DLP、保持ポリシーなど)を見落とします。Microsoft 365 の各サービス間でポリシーを調整してください。
  • ハブ サイトとサイト コレクションの適用範囲を誤って構成する: ハブ設定やポリシーを誤った範囲で適用すると、予期しない動作が起こります。ハブ サイトの継承の仕組みと、サイト コレクション レベルとテナント レベルのポリシーがそれぞれどこに適用されるかを理解してください。
  • ポリシーを早い段階から複雑にしすぎる: 基本的なガバナンスを確立する前に複雑なルールを実装すると、管理の負担が大きくなります。まずはシンプルに始め、中核となるポリシーを適用してから段階的に改善してください。
  • コンプライアンスと訴訟ホールドの計画を立てていない: eDiscovery、訴訟ホールド、保持の要件を無視すると、コンプライアンスが損なわれるおそれがあります。法的要件に合わせて、コンプライアンス センターで保持ポリシーとホールド ポリシーを構成してください。

SharePoint サイトで高度なセキュリティ機能を活用する

  1. 条件付きアクセス ポリシーを実装する: SharePoint を Microsoft Entra ID と統合し、特定の場所やデバイスからどのユーザーが SharePoint サイトにアクセスできるかを制御します。リスクが高まったときにアクセスを絞り込み、機密性の高いコンテンツを厳格に保護できます。
  2. 脅威管理ツールを有効にする: Microsoft Defender、または管理センター内の脅威検出オプションを使用して、SharePoint のコンテンツに対する不審なアクティビティ、マルウェア、その他のサイバー脅威を検査してください。
  3. Microsoft Purview と統合する: SharePoint サイトを Purview に接続して、データ損失防止(DLP)、情報保護、よりきめ細かい監査ログ記録を行います。これは追加の安全策となり、特に機密データや規制対象のデータを扱う場合に有効です。
  4. 多層的なセキュリティ防御を構築する: 高度なセキュリティ機能は、個別に使うのではなく組み合わせて活用するのが効果的です。多要素認証、レガシ プロトコルの無効化、詳細な監査ログの維持などの設定を検討してください。実際の保護戦略をさらに詳しく知りたい場合は、多層的なセキュリティがTeamsとSharePointのコラボレーションをどのように強化するかをご覧ください。

これらの高度なツールを使うと、脅威に一歩先んじて対応でき、コンプライアンス チームを支援するとともに、SharePoint で情報を共有・保存するすべてのユーザーに安心を提供できます。

SharePoint サイトのセキュリティ機能チェックリスト

このチェックリストを使って、SharePoint サイトのセキュリティ制御を確認および構成してください。ガバナンス関連の設定については、SharePoint 管理センターと Microsoft 365 コンプライアンス、Azure AD ポータルでガバナンスを構成する場所を確認してください。

  • サイト コレクション管理者と所有者の割り当てを確認し、古い所有者や過剰な所有者を削除してください。
  • 最小特権の原則に基づいてアクセス許可を確認・適用してください。可能な場合は、フル コントロールを共同作成または読み取りに置き換えます。
  • 壊れたアクセス許可や固有のアクセス許可を監査して修正してください。サイトやリストで継承が解除されている場合は、その理由を文書化します。
  • テナントレベルとサイトレベルで外部共有の設定を構成してください。特定のドメインに制限するか、必要のない場合は無効にします。
  • SharePoint と OneDrive に対して Azure AD 条件付きアクセス ポリシーを適用してください(準拠デバイスの要求、場所による制限、MFA など)。
  • すべての管理者および特権アカウントに対して多要素認証 (MFA) を必須にしてください。
  • 秘密度ラベルと保護ポリシーを適用し、SharePoint に保存される機密コンテンツを分類して暗号化してください。
  • SharePoint 向けにデータ損失防止 (DLP) ポリシーを構成し、機密情報の共有を検出してブロックしてください。
  • 法的要件および規制要件を満たすために、保持ラベルと保持ポリシーを有効にして構成してください。
  • 重要なライブラリでバージョン管理を有効にし、チェックアウトを必須にして、コンテンツの整合性を保護してください。
  • 機密文書を保存するライブラリに、情報права管理 (IRM) を実装してください。
  • Microsoft Purview の監査ログを使用し、SharePoint のアクティビティを監視するために統合監査を有効にしてください。
  • 異常または リスクの高いファイルへのアクセスや共有イベントを検出するために、アラート ポリシーとアクティビティ アラートを構成してください。
  • SharePoint および関連する Microsoft 365 サービスについて、Secure Score の推奨事項を確認し、対応してください。
  • ゲスト アクセスのレビューを構成し、非アクティブ、または不要な外部ユーザーを定期的に削除してください。
  • SharePoint の管理者ロールを制限し、Privileged Identity Management (PIM) を使用してジャスト イン タイムの権限昇格を行ってください。
  • SharePoint および関連サービスで最新の認証を有効にし、レガシ認証プロトコルを無効にしてください。
  • Microsoft Defender for Office 365 の セーフ リンクとセーフ添付ファイルを構成し、SharePoint 内のファイルに適用してください。
  • サイトの URL とカスタム ドメインで HTTPS を使用し、すべてのエンドポイントについて TLS 設定を検証してください。
  • サイトの一覧を管理し、機密度ごとに分類してください。また、SharePoint 管理センターでガバナンスを構成する方法のドキュメントに従って、ガバナンスを適用してください。
  • SharePoint サイト全体でコンテンツを保全するために、eDiscovery と訴訟ホールドのプロセスを設定してください。
  • 侵害の証拠がないか、監査ログ、アクセス パターン、共有リンクを定期的に確認してください。
  • ガバナンス ルールに従ってサイトとコンテンツをアーカイブまたは削除する、自動化されたライフサイクル ポリシーを実装してください。
  • サイト所有者に対して、安全な共有の方法、アクセス許可の管理、ガバナンスの手順についてトレーニングを実施してください。

SharePoint の継続的なガバナンスのベスト プラクティス

  • ガバナンス委員会を設置する: IT、コンプライアンス、業務部門のリーダーを含む部門横断のグループを編成し、ガバナンス戦略を定期的に定義、確認、更新します。
  • ポリシーの見直しサイクルを設定する: 新たなリスク、業務上のニーズ、規制の変更にガバナンス ルールが対応しているかを確認するため、少なくとも年 1 回は定期的なレビューを予定します。
  • ユーザーを教育する: アクセス許可、共有、データの取り扱いに関するユーザーの責任を理解できるよう、簡潔で定期的なトレーニングを提供します。
  • 監査とレポートを自動化する: ダッシュボードとアラートを使用して、問題が大きくなる前に兆候を検出し、手作業を減らしてコンプライアンスを維持します。
  • Teams のガバナンスと連携する: Microsoft Teams も運用している場合は、ギャップや競合が生じないよう SharePoint のポリシーを整合させてください。説明責任とセキュリティを促進する Teams ガバナンスのフレームワークも参考になります。

これらの習慣を守れば、雑務に追われることなく、SharePoint 環境を適切に整備された状態に保ち、どのような事態にも備えられます。

SharePoint ガバナンスと Microsoft Teams の統合

SharePointとMicrosoft Teamsは、Microsoft 365の中で密接に連携しています。Teamを作成するたびに、SharePointサイトも一緒に作成され、ファイルの保存とアクセス許可の基盤になります。SharePointのガバナンスに関する判断（サイトのプロビジョニング、データの分類、共有の制御など）は、人々がTeamsでチャット、ファイル共有、共同作業をどのように行うかに直接影響します。

そのため、両方のプラットフォームでガバナンス戦略を統一しておくことが賢明です。具体的には、外部アクセス、ライフサイクル管理、コンプライアンス監視について、一貫したポリシーを適用することを意味します。TeamsとSharePointのガバナンスを連携させるためのヒントについては、Teamsの混乱を確信を持った共同作業へと変える方法や、Teamsのガバナンスが生産性とセキュリティの両方を高める仕組みに関するガイドもご覧ください。

SharePointのガバナンスをMicrosoft Teamsと統合する主なメリット

SharePointのガバナンスをMicrosoft Teamsと統合すると、管理とコンプライアンスを維持しながら共同作業を効率化できます。以下に、ガバナンス設定を管理し（ガバナンスの設定場所はSharePoint管理センター）、Teamsに接続されたSharePointサイトに適用した場合の主なメリットを示します。

  • 一貫したセキュリティとコンプライアンス: SharePointの集中型ポリシー（保持、秘密度ラベル、アクセス制御）をTeamsのサイトに適用することで、チャット、ファイル、チャネル全体でデータ保護、eDiscovery、監査の要件を確実に適用できます。
  • 簡素化されたサイトのライフサイクル管理: SharePointのガバナンスルールを使用して、Teamsに接続されたサイトのプロビジョニング、命名規則、有効期限、アーカイブを管理することで、サイトの乱立を抑え、予測可能なサイトのライフサイクルを確保できます。
  • 集中型のアクセス許可制御: SharePoint管理センターから最小権限のアクセス、条件付きアクセス、外部共有ポリシーを適用し、Teamsのファイルやフォルダーにアクセスできるユーザーを制御します。
  • 統一された情報アーキテクチャ: SharePointから一貫したコンテンツの種類、メタデータ、ドキュメント管理ルールをTeamsのファイルに適用することで、組織全体で検索、検出、レコード管理を確実に機能させられます。
  • 監査とレポートの改善: SharePointを通じてTeamsのストレージを管理し、ログとコンプライアンスレポートを一元化することで、利用状況の監視、インシデントの調査、規制への準拠の証明が容易になります。
  • ガバナンスを意識したプロビジョニングによるユーザー体験の向上: ガバナンスに対応したテンプレートとポリシー（サイトデザイン、ライフサイクル、所有者）を使用してTeamsの作成を自動化し、ユーザーが手動のコンプライアンス手順を行わなくても、準拠したワークスペースを利用できるようにします。
  • 管理負荷の軽減: Teamsで個別に設定する代わりに、SharePoint管理センターでポリシーを一元管理することで、複雑さと運用コストを抑えられます。
  • シームレスな保持とレコード管理: SharePointで適用した保持ラベルと保留が、Teamsのファイルコンテンツにも適用されるようにします。これにより、コラボレーションプラットフォーム全体で一貫したレコード管理が可能になります。
  • 拡張可能なガバナンスモデル: SharePointのポリシーのスコープ（テナント、サイト、ハブ）を使用して、多数のTeamsインスタンス全体にガバナンスを拡張しつつ、必要に応じて特定の例外を設定できます。
  • コンプライアンス導入の迅速化: Teamsを既存のSharePointガバナンスの枠組みに統合することで、新しいTeamsが実績のあるコンプライアンス制御を自動的に継承し、安全な導入を加速させます。

よくあるガバナンス設定の問題のトラブルシューティング

  • ポリシーの競合: SharePoint、Teams、OneDriveの設定が互いに適切に動作しないことがあります。各プラットフォームのポリシーを再確認するか、組み込みの診断機能を使って競合を確認してください。
  • アクセス許可のエラー: 管理者やユーザーがアクセスできない場合は、ロールの割り当てとサイトのアクセス許可にエラーや継承された制限がないか確認してください。
  • 機能が見つからない: 一部の高度なガバナンスやコンプライアンス機能には特定のMicrosoft 365ライセンスが必要です。適切なサブスクリプションのレベルがあることを確認してください。
  • 意図しないサイトの乱立: 未使用または重複したSharePointサイトが多数存在する場合は、作成ルールとライフサイクルポリシーを見直し、管理を引き締めてください。
  • さらに支援が必要ですか？ 複雑なトラブルシューティングについては、より広範な Microsoft 365 の問題に関する詳細ガイドがあります。権限や SharePoint の統合チェックに適した、ステップバイステップの Microsoft Copilot トラブルシューティングもその一例です。

こうした問題を早期に発見し、迅速に解決することで、ガバナンス計画を軌道に乗せ、SharePoint の展開を円滑に運用し続けられます。

SharePoint Online のガバナンス計画と Microsoft 365 Copilot

テナントのガバナンスは、SharePoint 管理センターのどこで構成すればよいですか？

Microsoft 365 管理センターで SharePoint 管理センターを開き、グローバル設定とサイトレベルの設定を使用します。テナントレベルのポリシーは「ポリシー」と「設定」で、サイトコレクションの管理は「サイト」>「アクティブなサイト」で行います。共有、アクセス管理、Microsoft Purview によるコンプライアンス連携などの高度な制御もここで設定できます。ここで SharePoint と関連サービス全体のガバナンスポリシーを有効にし、データアクセスとサイト所有権を管理下に置けます。

管理センターからサイトのアクセスレビューとアクセス管理を設定するにはどうすればよいですか？

アクセスレビューは Microsoft Entra ID（旧 Azure AD）で構成しますが、SharePoint と Microsoft 365 グループにも連携させます。SharePoint 管理センターで、外部共有とゲストアクセスの設定が適切であることを確認します。その後、Entra ID と連携して、SharePoint サイトと Microsoft 365 グループを対象とするアクセスレビューポリシーを作成します。これにより、データアクセスとアクセス許可を定期的に再認定し、権限レポートを生成できます。

SharePoint 管理センターから、ガバナンスの責任とサイト所有者の役割を割り当てられますか？

はい。「サイト」>「アクティブなサイト」を使用して、サイトの所有権を管理し、サイト所有者または管理者を割り当てます。ガバナンスの責任はガバナンス計画に文書化し、サイト所有者フィールド、Microsoft 365 グループのメンバーシップ、Power Automate などの自動化、またはポリシーを使って実施します。これにより、コンプライアンス要件やセキュリティリスクについて、テクニカルサポートと所有者に通知できます。

SharePoint Online の監査と、テナント全体の監査設定はどこで有効にしますか？

テナント全体の監査は、Microsoft 365 管理センターからリンクされている Microsoft Purview コンプライアンスセンターで管理します。ここで統合監査ログを有効にし、SharePoint ファイル、ドキュメントライブラリのイベント、アクセス管理のアクティビティに対する監査ポリシーを構成します。これにより、権限レポートの実行、セキュリティリスクの検出、組織全体でのコンプライアンス管理要件への対応が可能になります。

SharePoint と関連サービス全体のガバナンスポリシーは、Microsoft 365 グループとイントラネットサイトにどのように適用されますか？

SharePoint と関連サービス全体のガバナンスポリシーは、Microsoft 365 グループのプロビジョニングとライフサイクルポリシーを、SharePoint サイトテンプレート、保持ラベル、秘密度ラベルと連携させることで適用します。管理センターで、グループの有効期限、命名規則、サイトテンプレートを構成すると、イントラネットと組織内の各事業部門全体で一貫したポリシーを適用できます。

SharePoint の高度な管理機能にはどこからアクセスできますか？

SharePoint の高度な管理機能は、SharePoint 管理センターの「詳細設定」と、Microsoft 365 のコンプライアンスセンターおよびセキュリティセンターにあります。これには、テナントレベルの制御、条件付きアクセスとの統合、SharePoint の正常性と利用状況のレポート、サイトスクリプトとサイトデザイン、大規模なリスク管理とセキュリティ更新のためのツールが含まれます。これらを使って、社内データを保護し続けられます。

SharePoint 管理センターは、Microsoft 365 Copilot やライセンスとどのように連携しますか？

Microsoft 365 Copilot の機能は、Microsoft 365 管理センターからテナントレベルで有効にし、適切な Microsoft 365 Copilot のライセンスを割り当てる必要があります。SharePoint 管理センターでは、コンテンツアクセスとデータガバナンス（データアクセスガバナンス、秘密度ラベル）が構成されていることを確認します。これにより、Copilot がコンプライアンス要件とガバナンスポリシーに沿って、安全にコンテンツを表示できます。

ガバナンスを考慮して SharePoint サイトを作成するには、サイト所有者はどのような手順を踏むべきですか？

サイト所有者は、ガバナンス計画に従って SharePoint サイトを作成する必要があります。具体的には、適切なサイトテンプレートを選択し、アクセス許可を設定してアクセス権を持つユーザーの数を最小限に抑え、秘密度ラベルと保持ラベルを適用し、外部共有に関するポリシーを SharePoint サイトに設定し、サイトの所有者とガバナンスの責任を文書化します。そうすることで、テクニカルサポートと関係者が、誰がサイトのライフサイクルを管理しているかを把握できます。

SharePoint および関連する Microsoft 365 サービス全体で、ポリシーをリアルタイムに適用するにはどうすればよいですか?

ポリシーをリアルタイムに適用するには、Entra ID の条件付きアクセス、Microsoft Purview の秘密度ラベルと DLP ポリシー、そして PowerShell スクリプト、Graph API、または Microsoft Endpoint Manager による自動化されたポリシーの適用を組み合わせて使用します。これらに加えて、監査ログとレポート ツールによる監視とアラートを組み合わせることで、組織全体のセキュリティリスクやポリシー違反を検出し、是正できます。

機密性の高いサイトのコンプライアンス要件と情報バリアはどこで構成しますか?

コンプライアンス要件と情報バリアは、Microsoft Purview および Microsoft 365 コンプライアンス センターで構成します。情報バリアを利用するには、適切なライセンスも必要です。SharePoint 管理センターでは、サイトを秘密度ラベルと保持ポリシーにリンクできます。これにより、事業部門をまたいでコンテンツが共有される場合でも、コンプライアンス管理が適用され、社内データを統制できます。

多数のサイト (例: 100 サイト) にわたって、アクセス許可レポートを実行し、サイトの所有者を追跡するにはどうすればよいですか?

SharePoint 管理センターのレポート ツールと、Microsoft Graph または PowerShell を使用して、複数のサイトにまたがるアクセス許可と所有者のデータをエクスポートします。アクセス許可レポートと所有者の一覧を作成し、サイト アクセスのレビューによる定期チェックを自動化します。また、所有者が不明なサイトはガバナンス担当者にエスカレーションし、大規模な環境でのリスクを軽減して、SharePoint ガバナンスを効果的に維持します。

SharePoint ガバナンスの構成において、Microsoft Learn や Microsoft MVP などのコミュニティ リソースはどのような役割を果たしますか?

Microsoft Learn では、SharePoint ガバナンス、アクセス管理、コンプライアンスの構成に関する公式ガイダンスと段階的なチュートリアルを提供しています。コミュニティの専門家や Microsoft MVP は、SharePoint ガバナンス戦略を実装し、実際のシナリオに対応し、テナントやイントラネット全体のガバナンス ポリシーをカスタマイズするための実践的なベスト プラクティスやスクリプトを提供しています。

SharePoint Online で共有とアクセスを構成する際、コラボレーションとセキュリティのバランスをどのようにとればよいですか?

最小特権の原則を適用し、メンバーシップ管理に Microsoft 365 グループを使用し、ドメインやリンクの種類によって外部共有を制限し、秘密度ラベルでデータへのアクセスを制御し、アクセス レビューで外部と内部のアクセスを定期的に検証することで、コラボレーションとセキュリティのバランスをとります。これにより、生産性を確保しながら、SharePoint のファイルや社内データを保護できます。

サイトのプロビジョニング、ライフサイクル、ポリシーの適用といったガバナンス作業を自動化できますか?

はい、可能です。サイト デザインとサイト スクリプト、Power Automate フロー、Azure AD グループのライフサイクル ポリシー、PowerShell や Graph API を使用して、ガバナンス作業を自動化できます。これにより、命名規則を適用し、SharePoint 全体にガバナンス ポリシーを適用し、SharePoint サイトを作成する際にガバナンス テンプレートをプロビジョニングし、ガバナンス計画に従ってサイトを廃止またはアーカイブできます。

IT、サイト所有者、ビジネス リーダーに共通するガバナンスの責任にはどのようなものがありますか?

一般的に IT は、テナント レベルのポリシー、セキュリティ更新プログラム、コンプライアンス管理を担当します。サイト所有者は、日々のサイト アクセス、コンテンツの整理、ラベルの適用を管理します。ビジネス リーダーは、ガバナンス ポリシーを定義し、保持とコンプライアンスのルールを承認して、組織の目標との整合性を確保します。ガバナンスの責任を明確に文書化することで、組織全体でポリシーが確実に適用されます。

あわせて聴いていただきたいエピソード

SharePoint ガバナンスの構成について調べている場合は、以下のエピソードで、ID セキュリティ、ガバナンス、信頼性の高い Microsoft 365 運用に関する実践的な背景を確認できます。

これらのエピソードは、技術的な手順を、より広範なアイデンティティとガバナンスの戦略へと落とし込む助けになります。

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