Cara Membagikan Kalender Outlook Anda: Izin, Edit, dan Delegasi

By Mirko Peters · 2026-11-12

Cara membagikan akses kalender Outlook di Outlook baru, di web, di Mac, dan di perangkat seluler: pilih izin yang tepat, bagikan ke luar organisasi, dan hentikan berbagi.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Untuk membagikan kalender Outlook, pilih Kalender, pilih Bagikan kalender di tab Beranda, ketik nama atau alamat email orang tersebut, pilih izin dari menu tarik-turun, lalu pilih Bagikan. Mereka akan menerima undangan email, dan setelah menerimanya, kalender Anda akan muncul di daftar mereka. Di Outlook di web, tombol Bagikan terdapat di bilah alat kalender, dan di ponsel, ikon roda gigi di samping kalender. Artikel ini ditujukan bagi pengguna Outlook yang ingin membagikan jadwal kepada rekan kerja, asisten, atau seseorang di luar perusahaan, dan menjelaskan izin mana yang sebaiknya dipilih agar Anda tidak memberikan akses lebih dari yang dimaksud.

Poin Penting

• Di Outlook baru, pilih Kalender, lalu pilih Bagikan kalender di tab Beranda, masukkan nama, pilih izin dari menu tarik-turun, dan pilih Bagikan.
• Tingkatan izinnya adalah Dapat melihat saat saya sibuk, Dapat melihat judul dan lokasi, Dapat melihat semua detail, Dapat mengedit, dan Delegasi.
• Anda tidak dapat memberikan akses Edit atau Delegasi kepada orang di luar organisasi. Berbagi dengan pihak eksternal dibatasi hanya pada opsi lihat saja.
• Berbagi di dalam satu penyewa Microsoft 365 tersinkronisasi seketika; berbagi dengan penyewa lain tersinkronisasi sekitar setiap tiga jam, dan Gmail mungkin membutuhkan waktu 24 hingga 48 jam.
• Untuk berhenti berbagi, buka pengaturan berbagi lalu pilih Hapus di samping nama orang tersebut, atau gunakan Batalkan publikasi untuk kalender yang dipublikasikan.

Lima tingkat izin

Sebelum Anda memilih Bagikan, tentukan seberapa banyak yang boleh dilihat orang tersebut. Artikel Microsoft tentang berbagi kalender di Microsoft 365 mencantumkan tingkat izin yang disederhanakan di klien Outlook saat ini.

• Dapat melihat saat saya sibuk. Hanya waktu tersedia dan waktu sibuk. Tidak ada judul, tidak ada lokasi.
• Dapat melihat judul dan lokasi. Waktu sibuk ditambah judul dan lokasi setiap item.
• Dapat melihat semua detail. Semua yang ada di kalender. Orang tersebut dapat melihatnya tetapi tidak dapat mengubahnya.
• Dapat mengedit. Orang tersebut dapat mengubah kalender Anda.
• Delegasi. Hak edit ditambah hak untuk menjadwalkan dan merespons rapat atas nama Anda.

Ada juga tingkat Kustom untuk peran menengah seperti Author, Contributor, atau Publishing Editor. Menurut Microsoft, hanya admin yang dapat mengatur tingkat tersebut, menggunakan cmdlet Add-MailboxFolderPermission atau Set-MailboxFolderPermission di Exchange Online PowerShell.

Item yang Anda tandai Pribadi hanya menampilkan waktunya bagi sebagian besar orang. Pengecualiannya adalah delegasi yang Anda izinkan untuk melihat acara pribadi.

Aturan praktis saya: mulailah dengan Dapat melihat judul dan lokasi untuk rekan kerja, dan Dapat melihat saat saya sibuk untuk siapa pun di luar tim Anda. Naikkan tingkat izin hanya jika ada yang memintanya dan memiliki alasan.

Cara membagikan kalender Anda di Outlook baru untuk Windows

Langkah-langkah ini berasal dari artikel Microsoft tentang berbagi kalender sebagai hanya lihat.

1. Di panel navigasi, pilih Kalender.
2. Pada tab Home, pilih Share calendar. Jika Anda memiliki lebih dari satu kalender, pilih kalender mana yang akan dibagikan.
3. Di kotak Enter an email address or contact name, ketik nama penerima. Pilih nama dari daftar atau tekan Enter.
4. Buka menu drop-down di samping nama tersebut dan pilih tingkat akses.
5. Pilih Share. Untuk membatalkan sebelum membagikan, pilih Remove.

Penerima akan menerima undangan email. Setelah mereka menerima undangan, mereka dapat menambahkan kalender Anda ke tampilan mereka sendiri. Jika langkah-langkah di layar Anda tidak sesuai, Anda mungkin menggunakan Outlook klasik, yang menunya berbeda.

Kalender yang dibagikan dan kalender delegasi tidak terlihat secara default di sisi penerima. Penerima memilih Show all di daftar kalender, menemukan kalender tersebut di bawah People's calendars, lalu memilihnya. Split view pada ribbon menampilkan beberapa kalender secara berdampingan.

Microsoft juga mencatat bahwa menambahkan kalender orang lain secara langsung (Calendar, Add calendar, Add from directory) hanya berfungsi untuk akun kerja atau sekolah. Pengguna akun pribadi memerlukan undangan.

Outlook di web

Halaman Microsoft tentang berbagi kalender Anda di Outlook di web memuat langkah-langkah berikut.

1. Pilih ikon Calendar.
2. Pada toolbar, pilih Share lalu pilih kalender. Anda hanya dapat membagikan kalender yang Anda miliki.
3. Masukkan nama atau alamat email orang tersebut.
4. Pilih tingkat izin.
5. Pilih Share.

Untuk mengubah atau menghentikan berbagi, klik kanan kalender di bawah Calendars, pilih Sharing and permissions, lalu pilih tingkat baru atau ikon hapus. Jika tampilan Anda berbeda, Anda mungkin menggunakan Outlook klasik di web, yang menunya berbeda dan fitur Delegate hanya tersedia untuk kalender utama Anda.

Outlook untuk Mac

Pada tampilan Calendar, temukan kalender Anda di navigasi kiri, arahkan kursor ke nama akun, klik elipsis (...) atau klik kanan, lalu pilih Sharing Permissions. Di jendela Calendar Properties, klik tombol plus (+), ketik nama atau alamat email orang tersebut, pilih tingkat di menu drop-down Permissions (misalnya Can view when I'm busy, Can view all details, atau Can edit), klik Add, lalu Done. Langkah ini berasal dari artikel Microsoft tentang delegasi dan kalender bersama di Outlook untuk Mac, yang menyatakan bahwa akun Microsoft Exchange Server diperlukan. Untuk menghentikan berbagi, pilih orang tersebut lalu klik tombol minus (-).

Outlook untuk iOS dan Android

Halaman seluler Microsoft menyebutkan bahwa Anda dapat membagikan kalender sendiri dari aplikasi:

1. Buka tab Calendar.
2. Buka menu di pojok kiri atas.
3. Ketuk ikon roda gigi di samping kalender yang ingin Anda bagikan.
4. Ketuk Add people lalu pilih siapa yang akan diajak berbagi.
5. Ketuk seseorang untuk mengubah izinnya atau menghapus aksesnya.
6. Konfirmasi perubahan Anda.

Untuk membuka kalender yang dibagikan kepada Anda, ketuk ikon roda gigi yang sama, lalu Add a shared calendar, masukkan nama orang tersebut, dan ketuk tanda plus di sampingnya. Salah satu halaman Microsoft diberi label untuk Outlook untuk iOS, jadi langkahnya mungkin sedikit berbeda di Android.

Outlook Klasik untuk Windows

Outlook klasik memiliki perintah Share Calendar pada tab Home di tampilan Calendar. Halaman Microsoft yang saya buka menampilkan langkah klasik pada tab terpisah yang tidak dapat saya muat, jadi periksa tab Classic Outlook pada halaman yang ditautkan di atas jika ribbon Anda berbeda. Nama izinnya sama seperti daftar di atas, dan label lama dipetakan sebagai Free/Busy, Free/Busy with subject and location, Reviewer, dan Editor.

Yang harus dilakukan orang lain

Berbagi kalender adalah pekerjaan dua sisi, dan banyak laporan "tidak berfungsi" berasal dari sisi penerima. Orang tersebut menerima undangan email dan harus menerimanya. Di Outlook baru, kalender yang dibagikan atau kalender delegasi tidak terlihat secara default. Mereka memilih Show all di daftar kalender, menemukan kalender di bawah People's calendars, lalu memilihnya. Mereka juga dapat menggunakan Add calendar, lalu Add from directory dan memilih Anda, tetapi Microsoft menyatakan jalur langsung ini hanya berfungsi untuk akun kerja atau sekolah. Pengguna dengan akun pribadi harus menunggu undangan dari Anda.

Di ponsel, pengguna mengetuk menu kalender di kiri atas, mengetuk ikon roda gigi, lalu Tambahkan kalender bersama, memasukkan nama Anda, dan mengetuk tanda plus di sebelahnya. Untuk melihat status tersedia atau sibuk Anda dalam warna pilihan mereka, pengguna mengetuk ikon roda gigi di samping nama Anda. Mereka hanya melihat apa yang Anda izinkan, sehingga penampil dengan izin Dapat melihat saat saya sibuk hanya melihat blok waktu dan tidak ada yang lain.

Bagikan atau terbitkan?

Kedua kata ini terdengar sama, tetapi cara kerjanya berbeda.

• Bagikan mengirim undangan kepada orang tertentu. Anda memilih izin mereka, Anda dapat mengubahnya nanti, dan Anda dapat menghapus mereka. Di dalam organisasi Anda, perubahan langsung tersinkronisasi.
• Terbitkan membuat tautan. Siapa pun yang memiliki tautan dapat melihat kalender pada tingkat detail yang Anda pilih, dan tautan tersedia dalam dua bentuk: HTML untuk dilihat di peramban dan ICS untuk berlangganan dari program kalender lain. Keduanya hanya-baca, dan seberapa sering kalender ICS diperbarui bergantung pada penyedia email penerima.

Jika orang tersebut memiliki akun Microsoft 365 atau Outlook.com, gunakan bagikan. Jika mereka menggunakan Gmail, Apple Calendar, atau lainnya dan hanya perlu melihat jadwal Anda, menerbitkan adalah cara yang praktis, dan Anda menerima bahwa Anda tidak dapat mengetahui siapa yang membuka tautan tersebut. Pilih tingkat detail terendah dan batalkan penerbitan ketika proyek berakhir.

Edit atau Delegasikan: yang mana?

Di sinilah orang sering memberikan terlalu banyak akses.

Edit berarti orang tersebut dapat melihat dan mengubah kalender Anda. Editor dapat ditetapkan ke kalender utama Anda atau ke kalender yang Anda buat. Delegasikan berarti sama seperti edit ditambah hak untuk menjadwalkan dan merespons rapat atas nama Anda, dan delegasi hanya dapat ditetapkan ke kalender utama Anda.

Halaman Microsoft tentang izin edit dan delegasi menjelaskan langkah-langkahnya di Outlook baru:

1. Di panel navigasi, pilih Kalender. Pada tab Beranda, pilih Bagikan Kalender.
2. Pada halaman Berbagi dan izin, masukkan nama atau email orang tersebut. Anda hanya dapat menambahkan satu orang dalam satu waktu.
3. Buka menu drop-down di samping nama dan pilih Dapat mengedit atau Delegasikan.
4. Untuk delegasi, Anda dapat secara opsional mencentang Izinkan delegasi melihat acara pribadi dan Izinkan delegasi mengelola kategori.
5. Pilih Bagikan.
6. Di bawah Delegasi, di sebelah Kirim undangan dan respons ke, pilih salah satu opsi: Hanya delegasi, Delegasi dan kirim salinan ke saya, atau Delegasi dan saya. Ulangi langkah ini untuk setiap delegasi.

Persyaratan: akses delegasi memerlukan akun kerja atau sekolah di Microsoft 365 atau Exchange Online. Dan Microsoft merekomendasikan satu delegasi per kalender, karena banyak delegasi pada satu kalender bukanlah tujuan dari desain tersebut.

Asisten seorang eksekutif adalah contoh klasik kasus delegasi. Rekan kerja yang hanya membutuhkan waktu tersedia dan sibuk Anda tidak memerlukan Edit, apalagi Delegasikan.

Berbagi di luar organisasi Anda

Anda dapat berbagi dengan orang di luar perusahaan Anda, tetapi dengan pilihan yang lebih terbatas.

• Batasan izin. Microsoft menyatakan bahwa Anda tidak dapat memberikan akses editor atau delegasi kepada orang di luar organisasi Anda. Akses eksternal dibatasi pada opsi hanya-lihat.
• Sakelar admin. Di pusat admin Microsoft 365, pada Pengaturan, Pengaturan Org, Layanan, Kalender, admin mengontrol apakah pengguna dapat berbagi dengan orang di luar organisasi yang memiliki Office 365 atau Exchange, dan apakah siapa pun dapat mengakses kalender dengan undangan email. Untuk akses anonim, admin memilih seberapa banyak yang ditampilkan: tersedia/sibuk dengan waktu saja, waktu dengan subjek dan lokasi, atau semua informasi janji temu. Rinciannya ada di artikel admin Microsoft tentang berbagi kalender dengan pengguna eksternal.
• Gmail dan penyedia lainnya. Di web, orang di luar Outlook, seperti pengguna Gmail, hanya dapat menerima undangan dengan akun Microsoft 365 atau Outlook.com. Jika tidak, Anda dapat menerbitkan kalender dan mengirimkan tautan HTML (lihat di peramban) atau tautan ICS (berlangganan). Keduanya hanya-baca.
• Menerbitkan. Di aplikasi web, buka Pengaturan, Kalender bersama, lalu pada bagian Terbitkan kalender pilih kalender dan tingkat detailnya, kemudian pilih Terbitkan. Untuk membatalkannya, pilih Batalkan penerbitan di tempat yang sama. Di Outlook baru untuk Windows, jalurnya adalah Tampilan, Pengaturan kalender, Kalender, Kalender bersama.

Perlakukan tautan yang diterbitkan seperti kunci yang bisa saja diteruskan ke orang lain. Anda tidak tahu siapa saja yang memilikinya, jadi terbitkan kalender terpisah yang hanya berisi detail yang memang ingin Anda tampilkan secara terbuka.

Seberapa cepat berbagi kalender tersinkronisasi?

Menurut artikel berbagi dari Microsoft, berbagi antarpengguna Microsoft 365 dalam penyewa yang sama bersifat instan. Berbagi dengan penyewa Microsoft 365 lain bersifat berkala, sekitar setiap tiga jam. Dari Microsoft 365 ke Outlook.com menggunakan langganan ICS, sekitar setiap tiga jam. Berbagi ke pihak ketiga seperti Gmail juga menggunakan langganan ICS, dan Gmail mungkin memperbarui setiap 24 sampai 48 jam. Jika seseorang mengatakan janji baru Anda tidak ada, ini adalah hal pertama yang perlu diperiksa. Grup Microsoft 365 belum didukung untuk berbagi kalender, tetapi pengguna individual dan grup keamanan didukung.

Menghentikan berbagi

Di Outlook baru, pilih Kalender, lalu Bagikan Kalender pada tab Beranda. Pilih kalender yang tepat, dan pilih Hapus di samping orang tersebut. Anda tidak dapat menghapus izin pada kalender milik orang lain. Di dalam organisasi Anda, kalender dihapus dari daftar mereka, kecuali grup default "My Organization" Anda masih memiliki akses, dan dalam hal itu mereka tetap memilikinya pada tingkat default. Di luar organisasi Anda, salinan mereka tetap ada tetapi berhenti disinkronkan dan tidak lagi menerima pembaruan. Kalender yang diterbitkan akan hilang saat Anda memilih Batalkan penerbitan.

Memperbaiki masalah berbagi

1. Undangan tidak pernah sampai. Minta orang tersebut memeriksa folder sampah dan folder lainnya, lalu hapus dan bagikan ulang.
2. Tingkat detail yang salah. Buka Berbagi dan izin, lalu ubah tingkatnya. Ingat bahwa item privat hanya menampilkan waktunya.
3. Acara hilang atau pembaruan lambat. Periksa tabel sinkronisasi di atas. Pembaruan lintas penyewa dan Gmail memang tertunda sesuai desainnya.
4. Aplikasi Kalender Mac. Menurut Microsoft, sinkronisasi instan tidak didukung untuk klien berbasis EWS, termasuk aplikasi Kalender Mac OS X.
5. Berbagi eksternal diblokir. Tanyakan kepada admin Anda. Berbagi mungkin dibatasi oleh pengaturan organisasi Anda.
6. Kalender bersama tersembunyi. Pilih Tampilkan semua di daftar kalender dan cari di bawah Kalender orang.

Kesalahan umum

• Memberi Edit padahal Tampilan sudah cukup. Siapa pun dengan izin Edit dapat memindahkan atau menghapus rapat Anda.
• Membagikan kalender utama Anda kepada klien. Gunakan kalender terpisah untuk pihak luar.
• Lupa item privat. Tandai entri sensitif sebagai Privat sebelum Anda berbagi. Dengan begitu, kebanyakan orang hanya melihat waktunya.
• Mengharapkan pembaruan instan di mana saja. Tautan lintas penyewa dan ICS diperbarui dengan jeda waktu.
• Menambahkan beberapa delegasi. Microsoft merekomendasikan satu.
• Tidak meninjau izin berbagi. Orang berganti pekerjaan. Tinjau daftarnya setiap beberapa bulan dan hapus siapa pun yang sudah tidak membutuhkannya.

Topik terkait untuk dieksplorasi

• Pengaturan delegasi untuk asisten. Opsi delegasi, termasuk siapa yang menerima respons rapat, layak mendapat panduan tersendiri.
• Kontrol berbagi eksternal. Admin di Exchange Online memutuskan apa yang dapat dilihat pihak luar.
• Kalender kotak surat bersama dan sumber daya. Microsoft menyatakan bahwa setiap kalender yang dapat dibagikan memenuhi syarat, termasuk kalender kotak surat bersama dan kotak surat sumber daya.
• Menggunakan kalender di web. Menu Outlook on the web adalah yang diarahkan Microsoft dalam artikel admin mereka kepada pengguna.

Langkah berikutnya

Buka pengaturan berbagi kalender Anda hari ini dan baca daftar orang yang dapat melihatnya. Hapus siapa pun yang tidak memerlukan akses dan turunkan izin apa pun yang lebih tinggi dari kebutuhan pekerjaan. Dengan begitu, Anda tahu cara membagikan kalender Outlook dengan percaya diri, dan apa yang sebenarnya dapat dilakukan setiap orang terhadapnya.