Cara Membuat Grup Email di Outlook (Langkah Daftar Kontak)

By Mirko Peters · 2026-11-12

Cara membuat grup email di Outlook dengan daftar kontak atau grup kontak: langkah untuk Outlook baru, klasik, web, dan Mac, serta kapan grup Microsoft 365 cocok digunakan.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Untuk membuat grup email di Outlook, buat daftar kontak: buka Orang, pilih Daftar kontak baru, beri nama, tambahkan alamat email anggota, lalu simpan. Di Outlook klasik, hal yang sama disebut grup kontak, dan terdapat di Orang, Beranda, Grup Kontak Baru. Setelah itu, ketik nama grup di kolom Kepada dan Outlook akan mengisi semua anggotanya. Artikel ini ditujukan bagi pengguna Outlook yang sering menulis kepada orang yang sama, serta para admin yang sering ditanya "bisakah Anda membuatkan grup untuk tim?" Artikel ini menjelaskan langkahnya di setiap versi dan cara memilih antara daftar pribadi dan grup bersama.

Poin Penting

• Grup email pribadi di Outlook disebut daftar kontak di Outlook baru dan grup kontak di Outlook klasik. Ini adalah fitur yang sama, dan sebagian orang menyebutnya daftar distribusi.
• Di Outlook baru, pilih Orang, buka panah di samping Kontak baru, pilih Daftar kontak baru, beri nama, tambahkan penerima, lalu pilih Buat.
• Di Outlook klasik, buka Orang, pilih Grup Kontak Baru pada tab Beranda, tambahkan anggota, lalu pilih Simpan & Tutup.
• Untuk mengirim ke grup, ketik namanya di kolom Kepada pada pesan baru. Menghapus daftar hanya menghapus daftarnya, sedangkan kontaknya tetap ada.
• Grup Microsoft 365 adalah hal yang berbeda: grup ini berbagi kotak masuk, kalender, dan file, serta dibuat dan dikelola di pusat admin.

Daftar kontak, grup kontak, daftar distribusi: apakah sama?

Istilah inilah yang paling sering membingungkan, jadi mulailah dari sini. Halaman Microsoft tentang membuat, mengedit, dan menghapus daftar kontak menyatakan bahwa daftar kontak sebelumnya disebut grup kontak di Outlook klasik. Halaman tersebut juga menggambarkan grup kontak, atau daftar distribusi, sebagai cara cepat untuk mengirim pesan kepada orang yang sering Anda hubungi. Jadi, ketiga nama ini merujuk pada satu fitur pribadi yang sama.

Daftar distribusi dalam pengertian admin adalah hal yang berbeda. Ini adalah grup yang diaktifkan email dan dibuat oleh admin, serta dapat digunakan oleh semua orang di organisasi. Daftar pribadi Anda adalah kumpulan alamat email yang disimpan di kontak Anda sendiri. Tidak ada orang lain yang dapat melihatnya.

Yang mana yang Anda butuhkan? Jika Anda mengelola daftar untuk keperluan sendiri, buatlah daftar kontak. Jika seluruh perusahaan perlu menulis kepada "Orang di Gedung A", mintalah grup distribusi kepada admin Anda. Jika sebuah tim memerlukan kotak masuk, kalender, dan file bersama, itulah grup Microsoft 365, yang dijelaskan lebih lanjut di bawah.

Cara membuat grup email di Outlook baru untuk Windows

1. Pilih Orang pada panel samping.
2. Buka menu tarik-turun di samping Kontak baru, lalu pilih Daftar kontak baru.
3. Masukkan nama, tambahkan penerima berdasarkan nama atau alamat email, dan jika diinginkan, deskripsi.
4. Pilih Buat.

Untuk menambahkan kontak nanti, pilih People, lalu Daftar kontak Anda, arahkan kursor ke daftar, dan pilih ikon pensil Edit. Masukkan nama atau alamat email di bawah Tambahkan penerima, lalu pilih Simpan. Untuk menghapus seseorang, buka tampilan edit yang sama, pilih tanda X di samping kontak tersebut, dan pilih Simpan. Untuk mengganti nama daftar, edit daftar tersebut dan ubah namanya.

Untuk menghapus daftar, pilih People, lalu Daftar kontak Anda, arahkan kursor ke daftar, dan pilih tombol tempat sampah Delete. Untuk menghapus beberapa daftar sekaligus, centang kotaknya dan pilih Delete pada ribbon. Konfirmasi dengan memilih Delete sekali lagi. Menghapus daftar hanya menghapus daftarnya saja. Kontaknya tetap tersimpan.

Classic Outlook untuk Windows

Halaman pelatihan Microsoft tentang membuat grup kontak memberikan langkah-langkah berikut.

1. Buka People dari bilah navigasi.
2. Pada tab Home, pilih New Contact Group.
3. Masukkan nama di kotak Contact Group.
4. Pilih Contact Group, lalu Add Members, dan pilih From Outlook Contacts, From Address Book, atau New E-mail Contact.
5. Pilih orang yang Anda inginkan. Tahan Ctrl untuk memilih beberapa orang, lalu pilih OK.
6. Pilih Save & Close.

Selesai. Grup kini tersimpan di kontak Anda. Untuk mengirim email ke grup, buka Home, pilih New Email, lalu To, ketik nama grup di kotak Search, klik dua kali nama grup untuk menambahkannya ke kotak To, dan pilih OK.

Outlook di web dan Outlook.com

Halaman Microsoft tentang daftar kontak di Outlook.com menjelaskan langkah-langkah di web.

1. Pilih ikon People di kiri bawah.
2. Pada bilah alat, pilih panah di samping New contact, lalu New contact list.
3. Masukkan nama dan tambahkan nama atau alamat email.
4. Pilih Create.

Ada dua cara untuk menambahkan orang nanti. Cara pertama, pilih All contact lists, pilih daftarnya, pilih Edit, masukkan nama atau alamat, lalu pilih Save. Cara kedua, pilih kontak terlebih dahulu, pilih Add to list pada bilah alat, lalu pilih daftar dengan tanda plus. Untuk menghapus seseorang, buka daftar, pilih Edit, pilih tanda x di samping orang tersebut, lalu Save.

Catatan dari halaman yang sama: daftar kontak adalah kumpulan alamat email, sehingga hanya kontak yang memiliki alamat email yang dapat ditambahkan. Daftar disimpan di folder Contacts default Anda dan muncul di bawah All contact lists. Jika Anda ingin mengelompokkan kontak untuk keperluan selain email, Microsoft menyarankan membuat folder. Untuk menggunakan folder lain bagi daftar tersebut, pilih folder itu sebelum memilih New contact list.

Outlook untuk Mac

Artikel Microsoft untuk Mac menyatakan:

1. Pilih tombol People pada bilah navigasi samping.
2. Pilih folder Contacts di bawah akun tempat Anda ingin membuat daftar. Arahkan kursor ke New Contact, lalu pilih New Contact List.
3. Ketik nama.
4. Di bawah Add members, ketik alamat email kontak dan pilih Add. Ulangi untuk setiap kontak.
5. Pilih Save.

Untuk menghapus anggota, pilih tombol tempat sampah di samping kontak tersebut dan pilih Save. Sinkronisasi daftar kontak dari server hanya berfungsi dengan akun Microsoft 365 dan Outlook.com. Untuk akun POP atau IMAP, gunakan folder Contacts di bawah On My Computer. Jika New Contact List tidak dapat dipilih (abu-abu), aktifkan folder tersebut: pilih Outlook, Settings, lalu di bawah Quick Settings pilih Display, dan di bawah Sidebar aktifkan Show On my Computer folders. Dukungan untuk Outlook for Mac versi lama berakhir pada Oktober 2026.

Menggunakan grup Anda

Untuk mengirim pesan ke grup, mulai pesan baru dan ketik nama grup di baris Kepada. Outlook akan menampilkan anggotanya. Pesan yang dikirim ke daftar kontak akan diterima oleh semua penerima dalam daftar tersebut. Anda juga dapat menambahkan daftar kontak ke permintaan rapat dan ke daftar kontak lainnya.

Ada dua hal yang perlu dipertimbangkan sebelum Anda mengklik Kirim.

Pertama, privasi. Dalam pengiriman biasa dengan baris Kepada, setiap penerima dapat melihat penerima lainnya. Jika daftarnya besar, berisi orang-orang yang tidak saling kenal, atau menyertakan alamat luar, masukkan grup tersebut ke Bcc. Microsoft memperingatkan efek samping berikut: memasukkan grup distribusi ke Bcc dapat merusak aturan kotak masuk penerima yang mengurutkan email berdasarkan nama daftar di Kepada atau Cc. Panduan kami tentang cara BCC di Outlook membahas detailnya.

Kedua, batasan. Di Exchange Online, grup distribusi di buku alamat bersama dihitung sebagai satu penerima untuk batas per pesan, tetapi anggota grup di folder Kontak pribadi Anda dihitung satu per satu. Jadi, daftar kontak pribadi dengan 400 nama menggunakan 400 dari jumlah penerima yang diizinkan per pesan. Hal ini penting jika Anda mengirim ke daftar yang besar.

Kapan sebaiknya menggunakan grup Microsoft 365

Halaman Microsoft tentang membandingkan jenis grup di Microsoft 365 memaparkan pilihan-pilihannya. Singkatnya:

• Grup Microsoft 365 ditujukan untuk kolaborasi antara pengguna di dalam dan di luar perusahaan Anda. Setiap grup mendapatkan email grup, ruang kerja bersama untuk percakapan, file, dan acara kalender, serta dapat terhubung ke Teams.
• Grup distribusi mengirim pemberitahuan email ke sekumpulan orang tetap, misalnya "Orang di Gedung A".
• Grup distribusi dinamis mengirim email ke orang-orang yang cocok dengan atribut seperti departemen atau lokasi, dengan keanggotaan yang ditentukan saat pengiriman.
• Grup keamanan yang diaktifkan email memberikan akses ke sumber daya dan pemberitahuan email kepada pengguna yang sama.
• Kotak surat bersama memberi beberapa orang akses ke satu kotak surat, misalnya alamat dukungan atau meja resepsionis.

Halaman Microsoft tentang daftar kontak juga memperingatkan agar tidak mencampuradukkannya dengan grup Microsoft 365, yang disajikan sebagai pilihan yang lebih kuat karena dapat berbagi kotak masuk, kalender, dan file.

Beberapa batasan dari halaman perbandingan tersebut perlu diketahui. Grup Microsoft 365 tidak dapat menjadi anggota grup distribusi atau grup keamanan. Pengguna eksternal dapat bergabung dengan grup Microsoft 365 dan menerima email dari grup tersebut hanya jika administrator mengaktifkan fitur tersebut. Kotak surat bersama tidak dapat dimigrasikan ke grup Microsoft 365. Dan grup distribusi yang ditambahkan ke tim Teams hanya menambahkan anggotanya, bukan grupnya.

Aturan saya: daftar pribadi untuk surat massal Anda sendiri, grup distribusi untuk pengumuman seluruh perusahaan, grup Microsoft 365 ketika orang perlu bekerja sama.

Menjaga grup tetap sehat

• Beri nama yang jelas. "Tim Kickoff Proyek" lebih baik daripada "Grup 1". Ikuti gaya penamaan perusahaan Anda jika ada.
• Tinjau keanggotaan. Hapus orang yang sudah keluar, dan periksa alamatnya. Satu salah ketik pada alamat akan membuat email terpental kembali kepada Anda.
• Periksa akunnya. Daftar di akun Microsoft 365 atau Outlook.com disimpan di server sehingga muncul di klien Outlook lainnya. Di Mac dengan akun POP atau IMAP, daftar tetap berada di On My Computer.
• Jangan menempelkan daftar anggota ke dalam pesan. Mengirim nama-nama dari seluruh daftar kepada pihak luar adalah kebocoran persis yang ingin Anda hindari.
• Tanyakan dulu kepada tim IT untuk daftar seluruh perusahaan. Daftar yang harus digunakan semua orang bukanlah daftar kontak pribadi.

Kesalahan umum

• Mencari perintah di Mail. Perintahnya ada di People, bukan di tampilan Mail.
• Menyebut semua grup dengan istilah yang sama. Daftar kontak, grup distribusi, dan grup Microsoft 365 berperilaku berbeda.
• Menambahkan orang tanpa alamat email. Daftar kontak adalah kumpulan alamat email, sehingga kontak tanpa email tidak dapat ditambahkan.
• Mengirim daftar besar di Kepada. Semua orang akan melihat semua orang lain. Gunakan Bcc.
• Lupa bahwa menghapus daftar tidak sama dengan menghapus kontaknya. Yang dihapus hanya daftarnya. Itu kabar baik, tetapi anggotanya tetap ada di buku alamat Anda.
• Mengharapkan daftar pribadi dapat dibagikan. Rekan kerja Anda tidak dapat menggunakannya kecuali Anda mengirimkan alamat mereka.

Topik terkait untuk dijelajahi

• Menyembunyikan penerima. Pelajari cara kerja Bcc, dan bagaimana batasannya berlaku untuk grup.
• Grup distribusi yang dibuat admin. Di Exchange Online, admin dapat membuatnya dan membatasi siapa yang boleh mengirim pesan ke grup tersebut.
• Kotak surat bersama untuk alamat tim. Alamat support@ biasanya memerlukan kotak surat bersama, bukan daftar.
• Grup dinamis. Jika keanggotaan sebaiknya mengikuti departemen atau lokasi, tanyakan kepada admin Anda tentang grup distribusi dinamis.

Langkah berikutnya

Buka People di Outlook Anda, buat daftar kontak dengan dua alamat milik Anda sendiri, lalu kirim pesan uji ke daftar tersebut. Setelah Anda melihat bagaimana pesan ke grup itu diterima, Anda akan tahu cara membuat grup email di Outlook yang berperilaku sesuai harapan Anda.