Membuka Pengetahuan: Cara Viva Topics dan SharePoint Mengubah Pencarian

By Mirko Peters · 2026-08-28

Selamat datang kembali di podcast! Jika Anda pernah merasa organisasi Anda kebanjiran data tetapi kekurangan pengetahuan yang sebenarnya, Anda pasti tidak sendirian. Dalam …

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Selamat datang kembali di podcast! Jika Anda pernah merasa organisasi Anda tenggelam dalam data tetapi kekurangan pengetahuan yang sebenarnya, Anda pasti tidak sendiri. Di tempat kerja digital saat ini, kita menyimpan jutaan file, email, dan pesan obrolan di cloud. Namun, menemukan jawaban yang tepat sering terasa seperti mencari jarum di tumpukan jerami digital. Hambatan inilah yang membuat kita perlu memikirkan ulang cara mengelola informasi, dan itu menjadi fokus utama episode terbaru kami. Jika Anda ingin mendalami bagaimana teknologi ini menjembatani kesenjangan antara file yang tersebar dan intelijen yang dapat ditindaklanjuti, jangan lewatkan episode podcast terkait kami tentang cara Integrate Viva Topics with Search and SharePoint. Dalam postingan ini, kita akan membahas lebih lanjut konsep-konsep tersebut, menguraikan bagaimana kecerdasan buatan, SharePoint, dan Microsoft Search bekerja sama untuk merevolusi alur kerja harian Anda.

Integrasi Viva Topics di Microsoft 365

Apa Itu Microsoft Viva Topics?

Anda dapat menganggap Microsoft Viva Topics sebagai asisten pengetahuan cerdas milik organisasi Anda. Tool ini menggunakan AI canggih untuk menemukan, mengatur, dan menyajikan informasi tepat saat Anda membutuhkannya. Tool ini membantu Anda berinteraksi dengan pengetahuan di seluruh aplikasi Microsoft 365, termasuk SharePoint, Teams, dan Outlook. Anda tidak perlu menelusuri file atau email tanpa henti. Viva Topics membawakan jawaban yang tepercaya kepada Anda, sehingga Anda dapat fokus pada pekerjaan.

Berikut gambaran singkat tentang apa yang membedakan Microsoft Viva Topics dari solusi manajemen pengetahuan lainnya:

Cara Kerja Integrasi Viva Topics

Penemuan Topik Berbasis AI

Integrasi Viva Topics menggunakan AI untuk memindai konten dan komunikasi organisasi Anda. Sistem ini mengidentifikasi topik penting, seperti proyek, produk, atau proses, lalu membuat kartu topik. Kartu-kartu ini muncul di Microsoft Search, SharePoint, dan aplikasi Microsoft 365 lainnya. Anda melihat ringkasan, dokumen utama, dan tautan ke pakar tanpa meninggalkan alur kerja Anda. Pendekatan berbasis AI ini membantu Anda berinteraksi dengan informasi lebih cepat dan lebih akurat.

Proses Triase dan Kurasi

Setelah AI menemukan topik, Anda dan tim dapat meninjau serta mengelolanya. Proses triase ini memungkinkan Anda menyetujui, mengedit, menggabungkan, atau menolak topik. Pakar subjek memegang peran penting di sini. Mereka memastikan informasinya benar dan mutakhir. Anda dapat menugaskan manajer pengetahuan untuk mengawasi dasbor pengelolaan topik. Mereka mengonfirmasi atau mengedit topik, meninjau masukan, dan menjaga agar basis pengetahuan tetap relevan. Proses ini memastikan hanya topik paling bernilai yang sampai ke organisasi Anda.

Peran Microsoft Search dan SharePoint

Microsoft Search dan SharePoint bekerja sama untuk mendukung penemuan pengetahuan yang mulus melalui integrasi Viva Topics. Saat Anda mencari informasi, Microsoft Search menampilkan kartu topik sebagai jawaban utama jika kueri Anda cocok dengan sebuah topik. Anda dapat menemukan kartu ini di halaman awal SharePoint, Office.com, atau di dalam halaman SharePoint. Hal ini memudahkan Anda berinteraksi dengan informasi yang tepat pada waktu yang tepat.

Integrasi SharePoint berarti topik disorot pada berita dan halaman. Anda dapat mengarahkan kursor ke topik yang disorot untuk melihat ringkasannya, atau mengkliknya untuk detail selengkapnya. SharePoint berfungsi sebagai backend untuk mengatur dan mengakses file proyek, sedangkan Viva Topics menggunakan AI untuk mengatur pengetahuan dan membuat halaman topik. Mengintegrasikan SharePoint dengan Viva Topics membantu Anda menemukan konten dengan cepat dan berkolaborasi dengan tim.

Berikut tabel yang menunjukkan bagaimana setiap komponen mendukung penemuan pengetahuan:

Halaman topik terpusat di SharePoint memberi Anda satu tempat untuk menemukan informasi dan sumber daya utama. Anda dapat menyesuaikan navigasi situs SharePoint agar halaman penting mudah diakses. Pencarian terintegrasi membantu Anda menemukan konten yang relevan dengan cepat, bahkan di dalam komunitas Viva Engage. Izin memungkinkan Anda mengontrol siapa yang dapat mengakses dan mengelola topik. Anda dapat menyediakan topik untuk semua orang, kelompok tertentu, atau menjadikannya privat. Dengan begitu, hanya pengguna yang berwenang yang dapat melihat informasi sensitif.

Tips: Dengan mengintegrasikan SharePoint dengan Viva Topics, Anda merampingkan kolaborasi dan memastikan tim Anda selalu memiliki akses tepat waktu ke pengetahuan yang dibutuhkan.

Integrasi Viva Topics dengan sistem Microsoft 365 memungkinkan Anda terlibat dengan pengetahuan, terhubung dengan para ahli, dan menjaga informasi organisasi Anda tetap akurat dan mudah diakses.

Manfaat Manajemen Pengetahuan

Penemuan Informasi Lebih Cepat

Anda sering menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mencari informasi yang tepat di dalam organisasi. Dengan integrasi Viva Topics, Anda dapat menemukan jawaban lebih cepat. AI di Viva memindai konten di seluruh aplikasi Microsoft 365, termasuk SharePoint, lalu mengelompokkannya ke dalam topik. Saat Anda mencari sesuatu, Anda melihat kartu topik yang merangkum detail utama dan mengarahkan Anda ke sumber daya para ahli. Proses ini mengurangi waktu yang Anda habiskan untuk menggali berkas atau email. Anda langsung memanfaatkan informasi yang dibutuhkan, yang membantu Anda tetap produktif dan percaya diri dalam bekerja.

SharePoint memegang peran utama dalam proses ini. SharePoint menjadi fondasi untuk menyimpan dan mengatur dokumen. Viva memanfaatkan struktur ini untuk menampilkan topik yang relevan. Anda tidak perlu mengingat di mana sebuah berkas disimpan. Sebaliknya, Anda mengandalkan integrasi antara Viva dan SharePoint untuk menghadirkan manfaat manajemen pengetahuan langsung kepada Anda. Pendekatan ini mengubah alur kerja harian Anda dan membuat sistem manajemen pengetahuan menjadi lebih efektif.

Kartu Topik yang Mengutamakan Tindakan

Viva Topics memperkenalkan kartu topik yang mengutamakan tindakan dan muncul di seluruh aplikasi Microsoft 365. Kartu ini memberi Anda akses langsung ke informasi penting tanpa meninggalkan aplikasi yang sedang Anda gunakan. Anda melihat deskripsi, tautan ke sumber daya para ahli, dan topik terkait tepat di tempat Anda bekerja. Fitur ini merampingkan alur kerja Anda dan membantu Anda terlibat dengan pengetahuan dengan cepat.

• Kartu topik menampilkan deskripsi dan sumber daya para ahli dengan cepat.
• Kartu ini membantu Anda menemukan informasi tanpa harus menelusuri berkas atau email.
• Kemunculan kartu secara kontekstual di seluruh aplikasi Microsoft 365 membuat pengetahuan internal mudah diakses.

Anda mendapat manfaat dari pengalaman yang mulus ini. Anda tidak perlu berpindah antarsistem atau mengganggu tugas Anda. Integrasi antara Viva, SharePoint, dan aplikasi lain memastikan Anda selalu memiliki informasi yang tepat di ujung jari. Pendekatan ini mendukung microlearning dengan menghadirkan potongan pengetahuan yang kecil dan relevan tepat saat Anda paling membutuhkannya. Anda terlibat dengan topik, menyelesaikan tugas, dan melangkah maju dengan percaya diri.

Penugasan SME dan Tata Kelola

Tata kelola yang kuat sangat penting untuk manajemen pengetahuan yang efektif. Viva Topics memungkinkan Anda menugaskan pakar topik (subject matter expert/SME) untuk mengawasi keakuratan dan relevansi topik. Para pakar ini meninjau, menyunting, dan menyetujui topik agar pengetahuan organisasi Anda tetap mutakhir.

Anda dapat memilih model tata kelola yang berbeda untuk penugasan SME. Model otoritatif memberi kelompok yang ditunjuk tanggung jawab untuk menambah dan menyunting topik. Model crowd-sourced penuh memungkinkan siapa pun di organisasi Anda berkontribusi pada topik. Berikut perbandingan kedua model tersebut:

Anda memutuskan model mana yang paling sesuai dengan organisasi Anda. Dengan penugasan SME, Anda menjaga standar tinggi dalam manajemen pengetahuan. Anda melibatkan pakar, menjaga topik tetap akurat, dan membangun kepercayaan terhadap basis pengetahuan Anda. SharePoint mendukung proses ini dengan menyediakan platform yang aman untuk mengelola izin dan akses. Anda memastikan hanya pengguna yang berwenang yang dapat menyunting atau melihat topik yang sensitif.

Integrasi Viva Topics dengan SharePoint dan aplikasi Microsoft 365 memungkinkan Anda terlibat dengan pengetahuan, merampingkan kolaborasi, dan mendukung perbaikan berkelanjutan dalam sistem manajemen pengetahuan organisasi Anda.

Analitik dan Perbaikan Berkelanjutan

Anda ingin organisasi Anda terus berkembang dan beradaptasi. Viva menyediakan alat yang membantu Anda mewujudkannya. Saat Anda menggunakan analitik di Viva, Anda dapat melihat bagaimana tim Anda berinteraksi dengan topik setiap hari. Anda dapat melacak topik mana yang paling banyak dilihat dan mana yang memerlukan perhatian lebih. Hal ini membantu Anda memahami apa yang dihargai tim Anda dan di mana Anda dapat meningkatkan pengelolaan pengetahuan.

Viva mengatur informasi ke dalam kartu topik. Kartu-kartu ini muncul langsung di alur kerja Anda. Anda tidak perlu meninggalkan tugas yang sedang dikerjakan untuk menemukan jawaban. Anda berinteraksi dengan pengetahuan sambil bekerja, yang menghemat waktu dan membuat Anda tetap fokus. Integrasi dengan sistem Microsoft 365 berarti Anda selalu memiliki akses ke informasi terbaru.

Analitik di Viva menunjukkan seberapa sering orang berinteraksi dengan topik. Anda dapat melihat rasio klik-tayang, tampilan topik, dan umpan balik pengguna. Data ini membantu Anda mengukur dampak upaya pengelolaan pengetahuan Anda. Anda dapat mengenali tren dan membuat perubahan yang membantu tim Anda bekerja lebih baik.

Catatan: Saat Anda melihat bahwa suatu topik kurang mendapat interaksi, Anda dapat memperbarui halaman topik atau menambahkan sumber baru. Hal ini menjaga basis pengetahuan Anda tetap segar dan bermanfaat.

Viva mendorong Anda dan tim Anda untuk menyunting dan menyempurnakan halaman topik. Anda tidak perlu menunggu orang lain melakukan perbaikan. Anda dapat menambahkan informasi baru, memperbarui detail, atau menautkan ke topik terkait. Hal ini mendorong budaya pembelajaran dan perbaikan berkelanjutan. Setiap orang memiliki kesempatan untuk berinteraksi dengan pengetahuan dan menjadikannya lebih baik.

Berikut beberapa cara analitik di Viva mendukung perbaikan berkelanjutan:

• Anda mengidentifikasi topik mana yang paling bernilai bagi tim Anda.
• Anda berinteraksi dengan kartu topik secara langsung di alur kerja Anda.
• Anda melihat topik mana yang perlu diperbarui atau mendapat sumber tambahan.
• Anda mendorong semua orang untuk menyunting dan memperbaiki halaman topik.
• Anda membangun sistem pengelolaan pengetahuan yang lebih kuat seiring waktu.

Ketika Anda menggunakan analitik dan berinteraksi dengan topik, Anda membantu organisasi Anda berkembang. Anda memastikan pengelolaan pengetahuan Anda tetap relevan dan efektif. Viva memberi Anda kekuatan untuk mendorong perbaikan berkelanjutan dan menjaga tim Anda tetap terhubung dengan informasi yang mereka butuhkan.

Pengalaman Pengguna dan Dampak

Pengetahuan Kontekstual di Microsoft Search

Anda merasakan tingkat keterlibatan karyawan yang baru saat menggunakan Microsoft Search dengan topik Viva. Saat Anda mengetik pertanyaan atau mencari informasi, kartu topik muncul langsung di hasil pencarian Anda. Kartu-kartu ini memberi akses cepat ke detail penting, dokumen, dan pakar. Anda tidak perlu meninggalkan alur kerja atau membuka tab tambahan. Pendekatan ini mendukung microlearning kontekstual dengan menghadirkan pengetahuan pada saat Anda membutuhkannya. Anda berinteraksi dengan informasi lebih cepat, yang membantu Anda tetap fokus dan produktif. Microsoft Search terhubung dengan SharePoint dan sistem lainnya untuk memastikan Anda selalu menemukan topik yang paling relevan. Anda berinteraksi dengan kartu-kartu ini, yang meningkatkan komunikasi Anda dan membantu Anda membuat keputusan yang lebih baik.

Sorotan Topik di SharePoint

SharePoint memudahkan Anda untuk berinteraksi dengan topik dan meningkatkan kolaborasi di tempat kerja. Anda melihat sorotan topik langsung di halaman, berita, dan pustaka dokumen. Sorotan ini menggunakan metadata sebagai tag digital untuk mengatur dan menemukan dokumen. Jenis konten menerapkan metadata yang konsisten, sehingga pencarian menjadi lebih mudah. Tampilan kustom memungkinkan Anda memfilter dan mengatur konten berdasarkan hal yang penting bagi Anda. Vertikal pencarian membuat cakupan pencarian khusus untuk berbagai jenis konten, sehingga Anda mendapatkan hasil yang lebih baik. Beranda yang dipersonalisasi menampilkan konten yang relevan berdasarkan perilaku Anda, yang meningkatkan keterlibatan karyawan. Situs hub menyatukan navigasi dan konten dari situs-situs terkait, sehingga penemuan konten menjadi sederhana.

• Tag metadata membantu Anda menemukan dokumen dengan cepat.
• Jenis konten menjaga informasi tetap terorganisasi.
• Tampilan kustom memungkinkan Anda fokus pada hal yang Anda butuhkan.
• Vertikal pencarian meningkatkan hasil pencarian Anda.
• Beranda yang dipersonalisasi dan situs hub meningkatkan keterlibatan Anda.

Anda berinteraksi dengan SharePoint setiap hari untuk menemukan topik, terhubung dengan tim, dan mendukung komunikasi. Pengalaman yang mulus ini membantu Anda membangun kolaborasi tim yang kuat di tempat kerja dan menjaga pengetahuan organisasi tetap mudah diakses.

Kolaborasi di Microsoft Teams dan Outlook

Anda mengandalkan Viva Topics untuk meningkatkan kolaborasi di Teams dan Outlook. Viva menggunakan AI untuk mengumpulkan dan menampilkan informasi yang paling sering Anda dan rekan kerja Anda akses. Anda melihat dokumen dari SharePoint, daftar anggota tim, dan detail rapat yang terkait dengan topik Anda. Hal ini memudahkan Anda untuk terlibat dengan tim dan tetap mengikuti perkembangan proyek. Anda berbagi pengetahuan, mengajukan pertanyaan, dan berkomunikasi tanpa berpindah-pindah antar sistem. Viva Topics mendorong keterlibatan karyawan dengan menjadikan kolaborasi bagian dari rutinitas harian Anda. Anda terlibat dengan topik, berbagi ide, dan meningkatkan komunikasi di setiap rapat dan pesan. Pendekatan ini mendukung kolaborasi di tempat kerja dan membantu Anda mencapai tujuan bersama.

Tips: Gunakan Viva Topics di Teams dan Outlook untuk memastikan semua orang tetap mendapat informasi dan terlibat. Anda membangun hubungan yang lebih kuat dan meningkatkan komunikasi di seluruh organisasi Anda.

Anda melihat bagaimana Viva, SharePoint, dan Microsoft Teams bekerja sama untuk mendukung keterlibatan karyawan, komunikasi, dan kolaborasi. Anda terlibat dengan topik setiap hari, sehingga pekerjaan Anda menjadi lebih mudah dan lebih efektif.

Kasus Penggunaan untuk Organisasi

Orientasi dan Pelatihan

Anda ingin karyawan baru merasa percaya diri dan produktif sejak hari pertama. Viva dan SharePoint membantu Anda menciptakan proses orientasi yang lancar. Anda memberikan karyawan baru satu pusat terpadu untuk sumber daya dan kebijakan perusahaan. Anda menyediakan akses ke materi pelatihan yang memastikan pengalaman yang konsisten bagi semua orang, bahkan dalam pengaturan jarak jauh. Dengan Viva Topics, Anda mengatur pengetahuan ke dalam repositori yang mudah ditemukan. Anda menautkan topik ke peran tertentu, sehingga karyawan baru menerima informasi yang sesuai dengan pekerjaan mereka. Anda menyematkan tautan ke topik di Teams dan alat komunikasi lainnya. Hal ini memudahkan karyawan untuk terlibat dengan sumber daya yang tepat pada waktu yang tepat.

• Anda menyediakan satu lokasi untuk semua dokumen orientasi.
• Anda menghubungkan karyawan baru dengan para ahli dan tim melalui kartu topik.
• Anda memastikan setiap karyawan dapat mengikuti pelatihan, di mana pun mereka bekerja.

Pendekatan ini membantu Anda membangun budaya belajar dan keterlibatan. Anda mengurangi kebingungan dan mempercepat waktu yang dibutuhkan karyawan untuk berkontribusi.

Kolaborasi Proyek

Anda meningkatkan kolaborasi proyek ketika menggunakan Viva, SharePoint, dan Teams bersama-sama. Anda mengatur file dan diskusi proyek di SharePoint. Anda menggunakan Viva Topics untuk menampilkan informasi penting dan menghubungkan tim dengan sumber daya yang tepat. Anda terlibat dengan kartu topik yang muncul di obrolan dan rapat Teams. Kartu-kartu ini memberi Anda akses cepat ke detail proyek, dokumen terkait, dan kontak ahli. Anda tidak membuang waktu untuk mencari file atau menanyakan pembaruan. Anda terlibat dengan tim dan memajukan proyek lebih cepat.

• Anda memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama dengan topik bersama.
• Anda menggunakan SharePoint untuk menyimpan dan mengatur dokumen proyek.
• Anda mengandalkan Viva untuk menyoroti topik penting selama rapat tim.
• Anda mendorong tim untuk terlibat dengan pengetahuan dan berbagi wawasan.

Sistem ini mendukung kolaborasi real-time dan membantu Anda mencapai hasil yang lebih baik. Anda membangun hubungan yang lebih kuat dan menjaga proyek Anda tetap berjalan sesuai rencana.

Kepatuhan dan Tata Kelola

Anda perlu melindungi informasi sensitif dan mengikuti kebijakan perusahaan. SharePoint dan Viva memberi Anda alat untuk mengelola kepatuhan dan tata kelola. Anda mengatur izin di SharePoint untuk mengontrol siapa yang dapat melihat atau mengedit topik. Anda menunjuk pakar bidang untuk mengawasi keakuratan dan relevansi topik. Anda menggunakan Viva untuk melacak keterlibatan dan memperbarui topik ketika aturan berubah. Anda menerapkan model tata kelola yang sesuai dengan organisasi Anda, baik Anda lebih memilih kelompok kecil pakar maupun pendekatan crowd-sourced.

• Anda menjaga basis pengetahuan Anda tetap aman dengan izin SharePoint.
• Anda memastikan topik tetap akurat dengan peninjauan rutin.
• Anda melibatkan karyawan dalam menjaga kepatuhan melalui Teams dan Viva.

Pendekatan ini membantu Anda mengurangi risiko dan membangun kepercayaan pada sistem manajemen pengetahuan Anda. Anda mendukung budaya tanggung jawab dan kolaborasi di seluruh organisasi Anda.

Detail Integrasi dan Keamanan

Sumber Data dan Izin di SharePoint

Anda dapat menghubungkan banyak sumber data ke Viva Topics melalui SharePoint. Integrasi ini membantu Anda mengatur dan melindungi pengetahuan organisasi Anda. Anda mengontrol siapa yang dapat melihat dan mengedit topik dengan mengatur izin di SharePoint. Pengguna harus memiliki lisensi yang sesuai di Microsoft Entra ID untuk mengakses Viva Topics. Izin SharePoint menentukan informasi apa yang dapat dilihat setiap orang. Saat Anda berinteraksi dengan dokumen di SharePoint, Anda melihat nama topik jika Anda sudah memiliki akses ke file tersebut. Viva Engage juga memungkinkan Anda melihat nama topik di postingan, tetapi Anda tidak mendapatkan akses baru ke sumber daya kecuali Anda sudah memiliki izin.

Berikut tabel yang menunjukkan cara kerja berbagai sumber data dengan izin:

Anda menjaga keamanan pengetahuan organisasi dengan menggunakan pengaturan izin ini. Anda memastikan hanya orang yang tepat yang dapat berinteraksi dengan informasi sensitif.

Kontrol Keamanan dan Privasi

Anda ingin melindungi pengetahuan dan privasi organisasi Anda. Microsoft Viva Topics memberi Anda kontrol keamanan dan privasi yang kuat. Admin Microsoft 365 dapat menentukan siapa yang dapat mengakses modul yang berbeda. Anda dapat mengumpulkan informasi secara crowdsourcing, tetapi pengelola pengetahuan meninjau dan mengkurasi topik untuk menjaga keakuratannya. Anda juga dapat mengecualikan topik atau situs tertentu agar tidak diindeks. Viva Topics mengikuti aturan GDPR, sehingga data pribadi tetap terjaga kerahasiaannya. Hanya individu yang dapat melihat datanya sendiri. Pengaman bawaan seperti agregasi dan de-identifikasi melindungi privasi pengguna.

Pengelola pengetahuan berperan besar dalam menjaga keamanan konten Anda. Mereka memeriksa saran topik yang dihasilkan AI dan memutuskan apakah saran tersebut bermanfaat. Mereka menyempurnakan topik sebelum mempublikasikannya untuk semua orang. Anda dapat mengedit dan mempublikasikan topik, tetapi pengelola pengetahuan memastikan konten tetap berkualitas tinggi dan relevan.

Catatan: Anda dapat mempercayai Viva Topics untuk menjaga keamanan informasi organisasi Anda saat Anda berinteraksi dengan pengetahuan setiap hari.

Kustomisasi dan Skalabilitas

Anda dapat menyesuaikan Viva Topics dengan kebutuhan bisnis Anda. Anda memilih cara mengatur topik, menugaskan pengelola pengetahuan, dan menyiapkan izin di SharePoint. Anda dapat meningkatkan skala Viva Topics seiring pertumbuhan organisasi Anda. Anda menambahkan lebih banyak pengguna, menghubungkan sumber data baru, dan memperluas basis pengetahuan Anda tanpa kehilangan kendali.

Microsoft Viva adalah rangkaian aplikasi yang meningkatkan pengelolaan pengetahuan secara keseluruhan dalam sebuah organisasi. Nilai sebenarnya muncul saat Anda menggabungkan atau mengintegrasikan aplikasi dengan Microsoft Teams. Viva Topics membantu menghubungkan orang dengan pengetahuan dan pakar di seluruh organisasi, sehingga pembelajaran lebih cepat, koneksi lebih baik, dan inovasi meningkat dengan membuat informasi dan pengetahuan lebih mudah ditemukan. Topics menerapkan Kecerdasan Buatan (AI) untuk mengidentifikasi pengetahuan dan pakar, lalu mengatur data ke dalam topik bersama.

Anda berinteraksi dengan Viva Topics di SharePoint, Teams, dan Viva Engage. Anda membangun sistem yang fleksibel dan tumbuh bersama organisasi Anda. Anda memastikan setiap orang dapat menemukan dan berbagi pengetahuan, apa pun perubahan dalam bisnis Anda.

Pertimbangan Adopsi

Langkah Implementasi

Anda dapat memulai perjalanan Viva Anda dengan mengikuti serangkaian langkah yang jelas. Pertama, tentukan model yang sesuai dengan organisasi Anda. Anda mungkin ingin membentuk kelompok pengarah dan menjalankan lokakarya untuk membuat keputusan penting. Selanjutnya, bangun jaringan champion. Perkenalkan Viva kepada champion yang sudah ada agar mereka dapat membantu orang lain. Buat rencana keberhasilan dengan mendefinisikan seperti apa keberhasilan itu dan bagaimana Anda akan mengukurnya. Bagikan kisah sukses dari uji coba awal serta pelajaran yang didapat untuk menginspirasi tim Anda. Biarkan AI menemukan topik sambil tetap menjaga keamanan data Anda. Rencanakan halaman Viva Topics dengan mendefinisikan topik awal dan mempersiapkan pertumbuhan di masa depan. Pendekatan ini membantu Anda melibatkan tim dan memastikan integrasi yang lancar dengan SharePoint serta komunitas Viva Engage.

• Tentukan model dan bentuk kelompok pengarah.
• Bangun jaringan champion untuk dukungan.
• Buat rencana keberhasilan dengan tujuan yang jelas.
• Bagikan kisah sukses dan pelajaran yang didapat.
• Izinkan AI menemukan topik secara aman.
• Rencanakan halaman Viva Topics dan pertumbuhan di masa depan.

Anda akan melihat hasil yang lebih baik jika Anda melibatkan tim sejak awal dan menjadikan SharePoint sebagai fondasi pengelolaan pengetahuan Anda.

Lisensi dan Biaya

Anda memerlukan lisensi yang tepat untuk menggunakan Viva Topics. Microsoft mewajibkan lisensi khusus untuk setiap pengguna yang berinteraksi dengan topik. Lisensi ini tidak termasuk dalam paket standar O365 E3. Tabel di bawah ini menunjukkan rincian lisensi dan biayanya:

Anda sebaiknya merencanakan anggaran untuk menutup biaya ini. Pastikan semua orang yang memerlukan akses ke Viva Topics dan SharePoint memiliki lisensi yang benar. Hal ini akan membantu Anda melibatkan tim dan mendukung integrasi Viva Engage di seluruh organisasi.

Potensi Keterbatasan

Saat mengadopsi Viva Topics, Anda mungkin menghadapi sejumlah tantangan. Banyak organisasi melaporkan bahwa karyawan menghabiskan terlalu banyak waktu untuk menelusuri sistem guna mencari informasi. Hal ini menunjukkan perlunya manajemen pengetahuan yang kuat. Kurasi dan pemberian tag konten secara manual dapat menyebabkan duplikasi pekerjaan dan tingkat adopsi yang lebih rendah. Rekomendasi AI bekerja paling baik ketika Anda menerapkan metadata yang konsisten di SharePoint. Anda memerlukan arsitektur informasi yang jelas agar AI dapat mengatur konten dengan baik.

• Anda mungkin kehilangan sebagian analitik yang melacak kemudahan penemuan dan penggunaan pengetahuan.
• Kurasi dan pemberian tag secara manual dapat menambah beban kerja.
• Karyawan sering membuang waktu untuk mencari informasi.
• AI memerlukan metadata yang konsisten untuk mengatur konten di SharePoint.
• Anda harus menyusun struktur informasi yang jelas untuk hasil terbaik.
• Perencanaan dan penerapan yang cermat penting untuk keberhasilan integrasi.
• Kurangnya alat kolaboratif untuk memperbarui pengetahuan dapat menimbulkan silo.

Anda dapat mengatasi tantangan ini dengan melibatkan tim, memanfaatkan komunitas SharePoint dan Viva Engage, serta merencanakan integrasi dengan cermat. Ketika Anda berfokus pada proses yang jelas dan dukungan yang kuat, Anda membantu organisasi memperoleh manfaat maksimal dari Viva dan SharePoint. Integrasi Viva Engage dan partisipasi aktif dalam komunitas Viva Engage juga akan meningkatkan keberhasilan Anda.

Apakah Microsoft Viva Topics Layak Dimanfaatkan?

ROI dan Nilai Bisnis

Anda ingin mengetahui apakah integrasi Viva Topics memberikan nilai nyata bagi organisasi Anda. Jawabannya: ya. Banyak organisasi mendapatkan imbal hasil besar ketika menggunakan Viva bersama SharePoint dan alat Microsoft 365 lainnya. Anda dapat mengukur dampaknya dengan melihat seberapa banyak waktu yang dihemat karyawan dan seberapa cepat mereka menemukan informasi. Beberapa perusahaan melaporkan manfaat antara 42 juta hingga 127 juta dolar AS setelah mengadopsi Viva Topics. Hal ini terjadi karena karyawan lebih sedikit menghabiskan waktu untuk mencari dokumen dan lebih banyak waktu untuk mengerjakan tugas-tugas penting.

Anda dapat menggunakan berbagai metrik untuk melacak return on investment. Misalnya, Anda dapat mengukur bagaimana Viva dan SharePoint membantu menghubungkan aktivitas dengan hasil bisnis. Anda juga dapat membuat dasbor kustom untuk melihat bagaimana tim Anda menggunakan topik dan dampaknya terhadap pekerjaan sehari-hari. Alat-alat ini membantu Anda memahami nilai sistem manajemen pengetahuan Anda.

Berikut tabel yang menunjukkan beberapa metrik utama yang dapat Anda gunakan:

Anda juga membantu tim Anda berinteraksi dengan pengetahuan secara lebih mudah. Karyawan menemukan informasi dan pakar yang tepat lebih cepat. Hal ini meningkatkan produktivitas dan membantu semua orang mengambil keputusan yang lebih baik. Anda dapat mengakses kebijakan perusahaan, prosedur, dan praktik terbaik hanya dengan beberapa klik. Hal ini membuat organisasi Anda lebih terhubung dan efisien.

Kesimpulannya, memanfaatkan sepenuhnya potensi pencarian perusahaan Anda membutuhkan lebih dari sekadar mesin pencari berbasis kata kunci tradisional. Dengan menggabungkan Microsoft Viva Topics, SharePoint, dan Microsoft Search, organisasi dapat mengubah dokumen statis yang tersebar menjadi kecerdasan dinamis dan kontekstual yang hidup langsung di dalam alur kerja harian mereka. Baik Anda ingin menyederhanakan orientasi karyawan, meningkatkan kolaborasi proyek, maupun menjaga tata kelola data yang ketat, integrasi ini berfungsi sebagai katalis yang ampuh untuk produktivitas. Untuk mendalami strategi ini dan mendengar pembahasan dari para ahli tentang cara membuat teknologi ini bekerja untuk penyewa Anda, pastikan untuk mengikuti episode lengkapnya dan kunjungi Integrate Viva Topics with Search and SharePoint. Ke depan, menguasai alat-alat ini akan memampukan tim Anda untuk menemukan pengetahuan lebih cepat, memperluas komunikasi, dan membangun tempat kerja digital yang benar-benar terhubung.