Libérer le savoir : comment Viva Topics et SharePoint transforment la recherche

Par Mirko Peters · 2026-08-28

Bienvenue à nouveau dans le podcast ! Si vous avez déjà eu le sentiment que votre organisation est submergée de données tout en manquant cruellement de connaissances réelles, vous n’êtes certainement pas seul. Dans …

Traduit automatiquement par IA à partir de l'article original. Lire l'original en anglais

Bon retour sur le podcast ! Si vous avez déjà eu l’impression que votre organisation se noie sous les données tout en manquant cruellement de connaissances réellement exploitables, vous n’êtes certainement pas seul. Dans l’espace de travail numérique d’aujourd’hui, nous stockons des millions de fichiers, de courriels et de messages de conversation dans le cloud. Pourtant, trouver la réponse exacte dont vous avez besoin ressemble souvent à la recherche d’une aiguille dans une botte de foin numérique. Cette difficulté explique précisément pourquoi nous devons repenser la manière dont nous gérons l’information, et c’est le thème central de notre dernier épisode. Si vous souhaitez approfondir la façon dont cette technologie comble le fossé entre fichiers dispersés et informations exploitables, n’hésitez pas à consulter notre épisode connexe sur la manière d’Integrate Viva Topics with Search and SharePoint. Dans cet article, nous allons développer ces concepts et montrer comment l’intelligence artificielle, SharePoint et Microsoft Search travaillent ensemble pour révolutionner votre quotidien.

Intégration de Viva Topics dans Microsoft 365

Qu’est-ce que Microsoft Viva Topics ?

Vous pouvez considérer Microsoft Viva Topics comme l’assistant intelligent du savoir de votre organisation. Il s’appuie sur une IA avancée pour trouver, organiser et diffuser l’information au moment précis où vous en avez besoin. Cet outil vous permet d’exploiter les connaissances dans les applications Microsoft 365, notamment SharePoint, Teams et Outlook. Inutile de parcourir d’interminables fichiers ou courriels : Viva Topics vous apporte des réponses fiables, pour que vous puissiez vous concentrer sur votre travail.

Voici un aperçu rapide de ce qui distingue Microsoft Viva Topics des autres solutions de gestion des connaissances :

Fonctionnement de l’intégration de Viva Topics

Découverte de sujets pilotée par l’IA

L’intégration de Viva Topics utilise l’IA pour analyser les contenus et les communications de votre organisation. Elle identifie les sujets importants, tels que les projets, les produits ou les processus, et crée des fiches de sujet. Ces fiches apparaissent dans Microsoft Search, SharePoint et d’autres applications Microsoft 365. Vous y voyez des résumés, les documents clés et les liens vers les experts, sans quitter votre flux de travail. Cette approche pilotée par l’IA vous aide à accéder plus rapidement et plus précisément à l’information.

Processus de tri et de curation

Une fois que l’IA a découvert des sujets, vous et votre équipe pouvez les examiner et les gérer. Ce processus de tri vous permet d’approuver, de modifier, de fusionner ou de rejeter des sujets. Les experts du domaine jouent ici un rôle clé : ils vérifient que l’information est exacte et à jour. Vous pouvez désigner des gestionnaires de connaissances chargés de superviser le tableau de bord de gestion des sujets. Ils confirment ou modifient les sujets, consultent les retours et maintiennent la pertinence de la base de connaissances. Ce processus garantit que seuls les sujets les plus précieux parviennent à votre organisation.

Rôle de Microsoft Search et de SharePoint

Microsoft Search et SharePoint travaillent ensemble pour favoriser une découverte fluide des connaissances grâce à l’intégration de Viva Topics. Lorsque vous effectuez une recherche d’informations, Microsoft Search renvoie en priorité les fiches de sujet si votre requête correspond à un sujet. Vous pouvez retrouver ces fiches sur la page d’accueil de SharePoint, sur Office.com ou dans les pages SharePoint. Vous accédez ainsi facilement à la bonne information au bon moment.

L’intégration de SharePoint signifie que les sujets sont mis en évidence dans les actualités et les pages. Vous pouvez placer le pointeur sur un sujet mis en évidence pour afficher un résumé, ou cliquer pour accéder à davantage de détails. SharePoint sert de socle pour organiser et accéder aux fichiers de projet, tandis que Viva Topics utilise l’IA pour organiser les connaissances et créer des pages de sujet. L’intégration de SharePoint avec Viva Topics vous aide à découvrir rapidement le contenu et à collaborer avec votre équipe.

Voici un tableau présentant le rôle de chaque composant dans la découverte des connaissances :

Les pages de rubriques centralisées dans SharePoint vous offrent un point d’accès unique aux informations et ressources clés. Vous pouvez personnaliser la navigation du site SharePoint pour accéder facilement aux pages importantes. La recherche intégrée vous aide à trouver rapidement le contenu pertinent, y compris dans les communautés Viva Engage. Les autorisations vous permettent de contrôler qui peut accéder aux rubriques et les gérer. Vous pouvez rendre les rubriques accessibles à tous, à certains groupes, ou les garder privées. Vous vous assurez ainsi que seuls les utilisateurs autorisés consultent les informations sensibles.

Astuce : en intégrant SharePoint à Viva Topics, vous fluidifiez la collaboration et vous garantissez à votre équipe un accès opportun aux connaissances dont elle a besoin.

L’intégration de Viva Topics aux systèmes Microsoft 365 vous permet d’interagir avec les connaissances, d’entrer en contact avec des experts et de garantir que les informations de votre organisation restent exactes et accessibles.

Avantages de la gestion des connaissances

Une découverte plus rapide de l’information

Vous passez souvent trop de temps à chercher la bonne information au sein de votre organisation. Grâce à l’intégration de Viva Topics, vous trouvez les réponses plus vite. L’IA dans Viva analyse le contenu des applications Microsoft 365, y compris SharePoint, et l’organise en rubriques. Lorsque vous recherchez un élément, vous voyez des cartes de rubrique qui résument les détails essentiels et vous orientent vers les ressources des experts. Ce processus réduit le temps passé à fouiller dans les fichiers ou les courriels. Vous accédez immédiatement à l’information dont vous avez besoin, ce qui vous aide à rester productif et assuré dans votre travail.

SharePoint joue un rôle majeur dans ce processus. Il sert de socle au stockage et à l’organisation des documents. Viva s’appuie sur cette structure pour faire remonter les rubriques pertinentes. Vous n’avez pas besoin de vous souvenir de l’emplacement d’un fichier. Vous vous appuyez plutôt sur l’intégration entre Viva et SharePoint pour bénéficier directement des avantages de la gestion des connaissances. Cette approche transforme votre flux de travail quotidien et rend les systèmes de gestion des connaissances plus efficaces.

Cartes de rubrique orientées action

Viva Topics introduit des cartes de rubrique orientées action, qui apparaissent dans les applications Microsoft 365. Ces cartes vous donnent un accès immédiat aux informations importantes sans quitter l’application que vous utilisez. Vous voyez les descriptions, les liens vers les ressources des experts et les rubriques associées directement à l’endroit où vous travaillez. Cette fonctionnalité fluidifie votre flux de travail et vous permet d’accéder rapidement aux connaissances.

• Les cartes de rubrique affichent rapidement les descriptions et les ressources des experts.
• Elles vous aident à trouver l’information sans fouiller dans les fichiers ou les courriels.
• Leur affichage contextuel dans les applications Microsoft 365 rend les connaissances internes facilement accessibles.

Vous bénéficiez d’une expérience fluide. Vous n’avez pas besoin de basculer d’un système à l’autre ni d’interrompre vos tâches. L’intégration entre Viva, SharePoint et d’autres applications garantit que vous disposez toujours de la bonne information sous la main. Cette approche favorise le microapprentissage en livrant de petits contenus pertinents au moment où vous en avez le plus besoin. Vous consultez les rubriques, menez vos tâches à bien et avancez en toute confiance.

Affectation des experts (SME) et gouvernance

Une gouvernance solide est essentielle à une gestion efficace des connaissances. Viva Topics vous permet d’affecter des experts en la matière (SME) chargés de veiller à l’exactitude et à la pertinence des rubriques. Ces experts examinent, modifient et approuvent les rubriques afin que les connaissances de votre organisation restent à jour.

Vous pouvez choisir différents modèles de gouvernance pour l’affectation des SME. Le modèle autoritaire confie à un groupe désigné la responsabilité d’ajouter et de modifier les rubriques. Le modèle entièrement participatif permet à toute personne de votre organisation de contribuer aux rubriques. Voici une comparaison de ces modèles :

Vous décidez du modèle le mieux adapté à votre organisation. Grâce à l’affectation des SME, vous maintenez des standards élevés en matière de gestion des connaissances. Vous mobilisez des experts, gardez les rubriques exactes et renforcez la confiance dans votre base de connaissances. SharePoint soutient ce processus en fournissant une plateforme sécurisée de gestion des autorisations et des accès. Vous vous assurez que seuls les utilisateurs autorisés peuvent modifier ou consulter les rubriques sensibles.

L’intégration de Viva Topics à SharePoint et aux applications Microsoft 365 vous permet d’interagir avec les connaissances, de fluidifier la collaboration et de soutenir l’amélioration continue des systèmes de gestion des connaissances de votre organisation.

Analyses et amélioration continue

Vous souhaitez que votre organisation grandisse et s'adapte. Viva vous donne les outils pour y parvenir. Lorsque vous utilisez les analyses dans Viva, vous voyez comment votre équipe interagit chaque jour avec les sujets. Vous suivez les sujets les plus consultés et ceux qui nécessitent davantage d'attention. Cela vous aide à comprendre ce qui compte pour votre équipe et les points à améliorer dans votre gestion des connaissances.

Viva organise l'information en cartes de sujet. Ces cartes apparaissent directement dans votre flux de travail. Vous n'avez pas besoin de quitter votre tâche en cours pour trouver des réponses. Vous consultez les connaissances au fil de votre travail, ce qui vous fait gagner du temps et vous permet de rester concentré. L'intégration avec les systèmes Microsoft 365 vous garantit un accès permanent aux informations les plus récentes.

Les analyses dans Viva vous montrent à quelle fréquence les utilisateurs interagissent avec les sujets. Vous disposez des taux de clics, du nombre de consultations des sujets et des retours des utilisateurs. Ces données vous permettent de mesurer l'impact de vos efforts en matière de gestion des connaissances. Vous pouvez repérer les tendances et apporter des modifications qui améliorent le fonctionnement de votre équipe.

Remarque : lorsque vous constatez qu'un sujet suscite trop peu d'interactions, vous pouvez mettre à jour sa page ou ajouter de nouvelles ressources. Votre base de connaissances reste ainsi à jour et utile.

Viva vous encourage, vous et votre équipe, à modifier et enrichir les pages de sujets. Vous n'avez pas à attendre que quelqu'un d'autre procède aux améliorations. Vous pouvez ajouter de nouvelles informations, mettre à jour des détails ou établir des liens vers des sujets connexes. Cela favorise une culture d'apprentissage et d'amélioration continus. Chacun a la possibilité d'interagir avec les connaissances et de les rendre meilleures.

Voici quelques façons dont les analyses dans Viva favorisent l'amélioration continue :

• Vous identifiez les sujets les plus précieux pour votre équipe.
• Vous interagissez directement avec les cartes de sujet dans votre flux de travail.
• Vous repérez les sujets qui nécessitent des mises à jour ou davantage de ressources.
• Vous encouragez chacun à modifier et améliorer les pages de sujets.
• Vous construisez, au fil du temps, un système de gestion des connaissances plus solide.

Lorsque vous utilisez les analyses et interagissez avec les sujets, vous contribuez à la croissance de votre organisation. Vous veillez à ce que votre gestion des connaissances reste pertinente et efficace. Viva vous permet de stimuler l'amélioration continue et de maintenir votre équipe connectée aux informations dont elle a besoin.

Expérience utilisateur et impact

Connaissances contextuelles dans Microsoft Search

Vous découvrez un nouveau niveau d'engagement des collaborateurs lorsque vous utilisez Microsoft Search avec Viva Topics. Dès que vous saisissez une question ou recherchez une information, des cartes de sujet apparaissent directement dans vos résultats. Ces cartes vous donnent un accès rapide aux informations importantes, aux documents et aux experts. Vous n'avez pas besoin de quitter votre flux de travail ni d'ouvrir des onglets supplémentaires. Cette approche favorise un microapprentissage contextuel, en fournissant les connaissances au moment précis où vous en avez besoin. Vous accédez à l'information plus rapidement, ce qui vous aide à rester concentré et productif. Microsoft Search se connecte à SharePoint et à d'autres systèmes afin de vous garantir de trouver les sujets les plus pertinents. En consultant ces cartes, vous améliorez votre communication et prenez de meilleures décisions.

Mises en avant des sujets dans SharePoint

SharePoint vous permet de facilement interagir avec les sujets et d'améliorer la collaboration au travail. Vous voyez les mises en avant des sujets directement sur les pages, les actualités et les bibliothèques de documents. Ces mises en avant utilisent les métadonnées comme des balises numériques pour organiser et découvrir les documents. Les types de contenu appliquent des métadonnées cohérentes, ce qui facilite la recherche. Les affichages personnalisés vous permettent de filtrer et d'organiser le contenu selon vos priorités. Les verticales de recherche créent des périmètres de recherche spécifiques pour différents types de contenu, afin que vous obteniez de meilleurs résultats. Les pages d'accueil personnalisées vous présentent du contenu pertinent en fonction de votre activité, ce qui renforce l'engagement des collaborateurs. Les sites hub regroupent la navigation et le contenu de sites associés, ce qui simplifie la découverte.

• Les métadonnées vous aident à retrouver rapidement les documents.
• Les types de contenu assurent une organisation claire de l'information.
• Les affichages personnalisés vous permettent de vous concentrer sur l'essentiel.
• Les verticales de recherche améliorent vos résultats de recherche.
• Les pages d'accueil personnalisées et les sites hub renforcent votre engagement.

Vous utilisez SharePoint au quotidien pour trouver des sujets, vous connecter aux équipes et faciliter la communication. Cette expérience fluide vous aide à bâtir une collaboration solide au travail et à garder les connaissances de votre organisation accessibles.

Collaboration dans Microsoft Teams et Outlook

Vous vous appuyez sur Viva Topics pour renforcer la collaboration dans Teams et Outlook. Viva utilise l’IA pour rassembler et présenter les informations auxquelles vous et vos collègues accédez le plus souvent. Vous voyez des documents issus de SharePoint, des listes de membres de l’équipe et des détails sur les réunions liées à vos sujets. Cela facilite les échanges avec votre équipe et vous permet de rester informé de l’avancement des projets. Vous partagez vos connaissances, posez vos questions et communiquez sans passer d’un système à l’autre. Viva Topics favorise l’engagement des collaborateurs en intégrant la collaboration à leur quotidien. Vous interagissez avec les sujets, partagez vos idées et améliorez la communication lors de chaque réunion et de chaque message. Cette approche renforce la collaboration au travail et vous aide à atteindre vos objectifs ensemble.

Astuce : utilisez Viva Topics dans Teams et Outlook pour tenir tout le monde informé et impliqué. Vous créez des liens plus solides et améliorez la communication dans l’ensemble de votre organisation.

Vous constatez comment Viva, SharePoint et Microsoft Teams fonctionnent ensemble pour soutenir l’engagement des collaborateurs, la communication et la collaboration. Vous interagissez avec les sujets chaque jour, ce qui rend votre travail plus simple et plus efficace.

Cas d’usage pour les organisations

Intégration et formation

Vous souhaitez que les nouveaux collaborateurs se sentent sûrs d’eux et productifs dès leur premier jour. Viva et SharePoint vous aident à mettre en place un processus d’intégration fluide. Vous offrez aux nouvelles recrues un espace centralisé regroupant les ressources et les stratégies de l’entreprise. Vous donnez accès à des supports de formation qui garantissent une expérience homogène pour tous, y compris en télétravail. Avec Viva Topics, vous organisez les connaissances en référentiels faciles à consulter. Vous associez les sujets à des rôles spécifiques, afin que les nouveaux collaborateurs reçoivent des informations adaptées à leur poste. Vous intégrez des liens vers les sujets dans Teams et dans d’autres outils de communication. Les collaborateurs accèdent ainsi simplement aux bonnes ressources au bon moment.

• Vous proposez un emplacement unique pour l’ensemble des documents d’intégration.
• Vous mettez en relation les nouvelles recrues avec des experts et des équipes grâce aux cartes de sujet.
• Vous veillez à ce que chaque collaborateur puisse suivre la formation, quel que soit son lieu de travail.

Cette approche vous aide à construire une culture de l’apprentissage et de l’engagement. Vous réduisez la confusion et accélérez le délai de contribution des collaborateurs.

Collaboration sur les projets

Vous améliorez la collaboration sur les projets lorsque vous utilisez Viva, SharePoint et Teams ensemble. Vous organisez les fichiers et les discussions de projet dans SharePoint. Vous utilisez Viva Topics pour mettre en avant les informations clés et relier les équipes aux bonnes ressources. Vous interagissez avec les cartes de sujet qui apparaissent dans les conversations et les réunions Teams. Ces cartes vous donnent un accès rapide aux détails du projet, aux documents associés et aux contacts experts. Vous ne perdez plus de temps à chercher des fichiers ou à demander des mises à jour. Vous échangez avec votre équipe et faites avancer les projets plus rapidement.

• Vous gardez tout le monde sur la même longueur d’onde grâce à des sujets partagés.
• Vous utilisez SharePoint pour stocker et organiser les documents de projet.
• Vous vous appuyez sur Viva pour mettre en avant les sujets importants lors des réunions d’équipe.
• Vous encouragez les équipes à s’approprier les connaissances et à partager leurs analyses.

Ce système favorise la collaboration en temps réel et vous aide à obtenir de meilleurs résultats. Vous créez des liens plus solides et gardez vos projets sur la bonne voie.

Conformité et gouvernance

Vous devez protéger les informations sensibles et respecter les stratégies de l’entreprise. SharePoint et Viva vous fournissent les outils nécessaires pour gérer la conformité et la gouvernance. Vous définissez des autorisations dans SharePoint pour contrôler qui peut consulter ou modifier les sujets. Vous désignez des experts du domaine chargés de veiller à l’exactitude et à la pertinence des sujets. Vous utilisez Viva pour suivre l’engagement et mettre à jour les sujets à mesure que les règles évoluent. Vous adoptez les modèles de gouvernance qui correspondent à votre organisation, qu’il s’agisse d’un petit groupe d’experts ou d’une approche participative.

• Vous sécurisez votre base de connaissances grâce aux autorisations SharePoint.
• Vous vous assurez que les sujets restent exacts grâce à des revues régulières.
• Vous impliquez les collaborateurs dans le maintien de la conformité grâce à Teams et Viva.

Cette approche vous aide à réduire les risques et à instaurer la confiance dans vos systèmes de gestion des connaissances. Vous favorisez une culture de responsabilité et de collaboration au sein de votre organisation.

Détails d’intégration et sécurité

Sources de données et autorisations dans SharePoint

Vous pouvez connecter de nombreuses sources de données à Viva Topics via SharePoint. Cette intégration vous aide à organiser et à protéger les connaissances de votre organisation. Vous contrôlez qui peut consulter et modifier les sujets en définissant les autorisations dans SharePoint. Les utilisateurs doivent disposer de la licence appropriée dans Microsoft Entra ID pour accéder à Viva Topics. Les autorisations SharePoint déterminent les informations que chaque personne peut consulter. Lorsque vous interagissez avec des documents dans SharePoint, vous voyez les noms des sujets si vous avez déjà accès à ces fichiers. Viva Engage vous permet également de voir les noms des sujets dans les publications, mais vous n’obtenez aucun nouvel accès aux ressources sans autorisation préalable.

Voici un tableau qui montre le fonctionnement des différentes sources de données au regard des autorisations :

Vous protégez les connaissances de votre organisation grâce à ces paramètres d’autorisation. Vous vous assurez que seules les bonnes personnes peuvent interagir avec les informations sensibles.

Contrôles de sécurité et de confidentialité

Vous souhaitez protéger les connaissances et la confidentialité de votre organisation. Microsoft Viva Topics vous offre des contrôles de sécurité et de confidentialité robustes. Les administrateurs Microsoft 365 peuvent définir qui accède aux différents modules. Vous pouvez faire appel à la contribution participative pour collecter des informations, mais les responsables des connaissances examinent et organisent les sujets afin d’en garantir l’exactitude. Vous pouvez également exclure certains sujets ou sites de l’indexation. Viva Topics respecte le RGPD, de sorte que les données personnelles restent privées. Seules les personnes concernées peuvent voir leurs propres données. Des garde-fous intégrés, comme l’agrégation et la dé-identification, protègent la vie privée des utilisateurs.

Les responsables des connaissances jouent un rôle majeur dans la protection de vos contenus. Ils vérifient les suggestions de sujets générées par l’IA et déterminent leur utilité. Ils améliorent les sujets avant de les publier pour tous. Vous pouvez modifier et publier des sujets, mais les responsables des connaissances veillent à ce que le contenu reste de haute qualité et pertinent.

Remarque : vous pouvez faire confiance à Viva Topics pour sécuriser les informations de votre organisation pendant que vous interagissez au quotidien avec les connaissances.

Personnalisation et évolutivité

Vous pouvez personnaliser Viva Topics selon les besoins de votre entreprise. Vous choisissez la manière d’organiser les sujets, d’affecter les responsables des connaissances et de configurer les autorisations dans SharePoint. Vous pouvez faire évoluer Viva Topics au rythme de la croissance de votre organisation. Vous ajoutez des utilisateurs, connectez de nouvelles sources de données et élargissez votre base de connaissances sans perdre le contrôle.

Microsoft Viva est une suite d’applications qui améliore la gestion globale des connaissances au sein d’une organisation. La réelle valeur apparaît lorsque vous combinez ou intégrez ces applications à Microsoft Teams. Viva Topics aide à mettre en relation les personnes avec les connaissances et les experts de toute l’organisation, favorisant un apprentissage plus rapide, de meilleures relations et l’innovation, en rendant l’information et les connaissances plus faciles à trouver. Topics applique l’intelligence artificielle (IA) pour identifier les connaissances et les experts, puis organise les données en sujets partagés.

Vous utilisez Viva Topics dans SharePoint, Teams et Viva Engage. Vous construisez un système souple qui évolue avec votre organisation. Vous veillez à ce que chacun puisse trouver et partager des connaissances, quelles que soient les évolutions de votre activité.

Points à considérer pour l’adoption

Étapes de mise en œuvre

Vous pouvez démarrer votre parcours Viva en suivant une série d’étapes claires. Tout d’abord, choisissez un modèle adapté à votre organisation. Vous pouvez mettre en place un comité de pilotage et organiser un atelier pour prendre les décisions importantes. Ensuite, constituez un réseau d’ambassadeurs. Présentez Viva à vos ambassadeurs existants afin qu’ils puissent aider les autres. Élaborez un plan de réussite en définissant ce que signifie la réussite et comment vous la mesurerez. Partagez les témoignages de réussite issus des projets pilotes ainsi que les enseignements tirés pour motiver vos équipes. Laissez l’IA découvrir les sujets tout en protégeant vos données. Planifiez les pages Viva Topics en définissant les sujets initiaux et en préparant la croissance future. Cette démarche vous permet de mobiliser vos équipes et garantit une intégration fluide avec SharePoint et les communautés Viva Engage.

• Définissez un modèle et mettez en place un comité de pilotage.
• Constituez un réseau d’ambassadeurs pour l’accompagnement.
• Élaborez un plan de réussite avec des objectifs clairs.
• Partagez les témoignages de réussite et les enseignements tirés.
• Autorisez l’IA à découvrir les sujets en toute sécurité.
• Planifiez les pages Viva Topics et la croissance future.

Vous obtiendrez de meilleurs résultats si vous impliquez vos équipes dès le début et si vous utilisez SharePoint comme socle de votre gestion des connaissances.

Licences et coûts

Vous avez besoin de la licence appropriée pour utiliser Viva Topics. Microsoft exige une licence spécifique pour chaque utilisateur qui interagira avec les sujets. Cette licence n’est pas incluse dans le forfait standard O365 E3. Le tableau ci-dessous présente les détails des licences et leurs coûts :

Prévoyez votre budget pour couvrir ces coûts. Assurez-vous que tous les utilisateurs ayant besoin d’accéder à Viva Topics et à SharePoint disposent de la licence appropriée. Cela vous aidera à mobiliser vos équipes et à soutenir l’intégration de Viva Engage dans toute votre organisation.

Limites potentielles

Lors de l’adoption de Viva Topics, vous pourriez rencontrer certaines difficultés. De nombreuses organisations signalent que leurs collaborateurs passent trop de temps à naviguer entre les systèmes pour trouver des informations. Cela montre le besoin d’une gestion des connaissances solide. L’organisation manuelle du contenu et le balisage manuel peuvent entraîner des efforts en double et une adoption plus faible. Les recommandations de l’IA fonctionnent au mieux lorsque vous appliquez des métadonnées cohérentes dans SharePoint. Il vous faut une architecture de l’information claire pour que l’IA organise bien le contenu.

• Vous risquez de perdre certaines analyses qui suivent la détectabilité et l’utilisation des connaissances.
• L’organisation manuelle du contenu et le balisage manuel peuvent générer un travail supplémentaire.
• Les collaborateurs perdent souvent du temps à rechercher des informations.
• L’IA a besoin de métadonnées cohérentes pour organiser le contenu dans SharePoint.
• Vous devez élaborer une structure de l’information claire pour obtenir les meilleurs résultats.
• Une planification et un déploiement rigoureux sont essentiels pour réussir l’intégration.
• Le manque d’outils collaboratifs pour mettre à jour les connaissances peut entraîner un cloisonnement.

Vous pouvez surmonter ces difficultés en impliquant vos équipes, en utilisant les communautés SharePoint et Viva Engage, et en planifiant soigneusement votre intégration. En vous concentrant sur des processus clairs et un soutien solide, vous aidez votre organisation à tirer le meilleur parti de Viva et de SharePoint. L’intégration à Viva Engage et la participation active aux communautés Viva Engage renforceront également votre réussite.

Microsoft Viva Topics vaut-il l’investissement ?

ROI et valeur commerciale

Vous voulez savoir si l’intégration de Viva Topics apporte une réelle valeur à votre organisation. La réponse est oui. De nombreuses organisations obtiennent des retours importants lorsqu’elles utilisent Viva avec SharePoint et d’autres outils de Microsoft 365. Vous pouvez mesurer l’impact en observant le temps que les collaborateurs économisent et la rapidité avec laquelle ils trouvent les informations. Certaines entreprises ont signalé des bénéfices compris entre 42 et 127 millions de dollars US après l’adoption de Viva Topics. Cela s’explique par le fait que les collaborateurs passent moins de temps à chercher des documents et plus de temps sur les tâches importantes.

Vous pouvez utiliser différentes métriques pour suivre votre retour sur investissement. Par exemple, vous pouvez mesurer la façon dont Viva et SharePoint vous aident à relier l’activité aux résultats commerciaux. Vous pouvez également créer des tableaux de bord personnalisés pour voir comment votre équipe utilise les sujets et comment cela influence le travail quotidien. Ces outils vous aident à comprendre la valeur de votre système de gestion des connaissances.

Voici un tableau présentant quelques indicateurs clés que vous pouvez utiliser :

Vous aidez également vos équipes à accéder plus facilement aux connaissances. Les collaborateurs trouvent plus rapidement la bonne information et les bons experts. Cela stimule la productivité et aide chacun à prendre de meilleures décisions. Vous pouvez accéder aux stratégies de l’entreprise, aux procédures et aux bonnes pratiques en quelques clics. Votre organisation gagne ainsi en cohésion et en efficacité.

En conclusion, exploiter pleinement le potentiel de votre recherche d’entreprise exige bien plus qu’un moteur de recherche traditionnel fondé sur des mots-clés. En associant Microsoft Viva Topics à SharePoint et à Microsoft Search, les organisations peuvent transformer des documents statiques et dispersés en une intelligence dynamique et contextuelle, intégrée directement à leurs flux de travail quotidiens. Que vous cherchiez à rationaliser l’intégration des nouveaux collaborateurs, à renforcer la collaboration sur les projets ou à maintenir une gouvernance des données rigoureuse, cette intégration constitue un puissant catalyseur de productivité. Pour approfondir ces stratégies et entendre des experts détailler la mise en œuvre de cette technologie dans votre locataire, écoutez l’épisode complet et consultez Integrate Viva Topics with Search and SharePoint. À l’avenir, la maîtrise de ces outils permettra à vos équipes de découvrir les connaissances plus rapidement, de faire évoluer la communication et de bâtir un espace de travail numérique véritablement connecté.