Kennis ontsluiten: hoe Viva Topics en SharePoint zoeken veranderen

By Mirko Peters · 2026-08-28

Welkom terug bij de podcast! Als je ooit het gevoel hebt gehad dat je organisatie verdrinkt in data, terwijl het echte kennis ontbreekt, dan ben je zeker niet de enige. In …

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Welkom terug bij de podcast! Als je ooit het gevoel hebt gehad dat je organisatie verdrinkt in data terwijl ze honger lijdt naar echte kennis, dan ben je zeker niet de enige. In de hedendaagse digitale werkomgeving slaan we miljoenen bestanden, e-mails en chatberichten op in de cloud. Toch voelt het vaak als zoeken naar een naald in een hooiberg om precies het antwoord te vinden dat je nodig hebt. Die wrijving is precies de reden waarom we moeten nadenken over hoe we informatie beheren, en dat is de kern van onze laatste aflevering. Wil je dieper ingaan op hoe deze technologie de kloof overbrugt tussen verspreide bestanden en bruikbare inzichten? Bekijk dan zeker onze gerelateerde podcastaflevering over hoe je Viva Topics integreert met Search en SharePoint. In deze blogpost bouwen we verder op die concepten en bespreken we hoe kunstmatige intelligentie, SharePoint en Microsoft Search samenwerken om je dagelijkse werkwijze te revolutioneren.

Viva Topics-integratie in Microsoft 365

Wat is Microsoft Viva Topics?

Je kunt Microsoft Viva Topics zien als de slimme kennisassistent van je organisatie. Het gebruikt geavanceerde AI om informatie te vinden, te ordenen en aan te leveren op het moment dat je die nodig hebt. Deze tool helpt je om kennis te gebruiken in Microsoft 365-apps, waaronder SharePoint, Teams en Outlook. Je hoeft je niet door eindeloze bestanden of e-mails te worstelen. Viva Topics brengt betrouwbare antwoorden naar jou toe, zodat je je kunt concentreren op je werk.

Hier is een snel overzicht van wat Microsoft Viva Topics onderscheidt van andere oplossingen voor kennisbeheer:

Hoe de Viva Topics-integratie werkt

AI-gestuurde ontdekking van topics

De Viva Topics-integratie gebruikt AI om de content en communicatie van je organisatie te scannen. Het herkent belangrijke onderwerpen, zoals projecten, producten of processen, en maakt topickaarten aan. Deze kaarten verschijnen in Microsoft Search, SharePoint en andere Microsoft 365-apps. Je ziet samenvattingen, belangrijke documenten en links naar experts zonder je werkstroom te verlaten. Deze AI-gedreven aanpak helpt je om sneller en nauwkeuriger met informatie te werken.

Triage- en curatieproces

Nadat AI onderwerpen heeft ontdekt, kunnen jij en je team ze beoordelen en beheren. Dit triageproces stelt je in staat om topics goed te keuren, te bewerken, samen te voegen of af te wijzen. Experts op een bepaald gebied spelen hierbij een sleutelrol. Zij zorgen ervoor dat de informatie correct en actueel is. Je kunt kennismanagers aanwijzen die het beheerdashboard voor topics in de gaten houden. Zij bevestigen of bewerken topics, bekijken feedback en houden de kennisbank relevant. Zo zorgt dit proces ervoor dat alleen de meest waardevolle topics je organisatie bereiken.

Rol van Microsoft Search en SharePoint

Microsoft Search en SharePoint werken samen om via de Viva Topics-integratie naadloos kennis te ontdekken. Wanneer je naar informatie zoekt, geeft Microsoft Search topickaarten terug als primaire antwoorden als je zoekopdracht overeenkomt met een topic. Je vindt deze kaarten op de startpagina van SharePoint, op Office.com of binnen SharePoint-pagina's. Zo kun je eenvoudig de juiste informatie op het juiste moment gebruiken.

Met de SharePoint-integratie worden topics gemarkeerd in nieuws en pagina's. Je kunt met de muis over een gemarkeerd topic gaan om een samenvatting te zien, of erop klikken voor meer details. SharePoint fungeert als backend voor het ordenen en openen van projectbestanden, terwijl Viva Topics AI gebruikt om kennis te ordenen en topicpagina's te maken. Door SharePoint met Viva Topics te integreren, vind je content sneller en werk je makkelijker samen met je team.

Hier is een tabel die laat zien hoe elk onderdeel bijdraagt aan het ontdekken van kennis:

Gecentraliseerde onderwerppagina's in SharePoint geven je één plek om belangrijke informatie en bronnen te vinden. Je kunt de navigatie van je SharePoint-site aanpassen zodat belangrijke pagina's makkelijk bereikbaar zijn. Geïntegreerd zoeken helpt je relevante content snel te vinden, ook binnen Viva Engage-communities. Met machtigingen bepaal je wie onderwerpen kan openen en beheren. Je kunt onderwerpen beschikbaar maken voor iedereen, voor geselecteerde groepen, of ze privé houden. Zo zien alleen geautoriseerde gebruikers gevoelige informatie.

Tip: door SharePoint te integreren met Viva Topics stroomlijn je de samenwerking en zorg je ervoor dat je team altijd tijdig toegang heeft tot de kennis die ze nodig hebben.

Met de integratie van Viva Topics met Microsoft 365-systemen kun je kennis gemakkelijker benutten, contact leggen met experts en ervoor zorgen dat de informatie van je organisatie actueel en toegankelijk blijft.

Voordelen van kennismanagement

Sneller informatie vinden

Je besteedt vaak te veel tijd aan het zoeken naar de juiste informatie binnen je organisatie. Met de integratie van Viva Topics vind je antwoorden sneller. De AI in Viva scant content in Microsoft 365-apps, inclusief SharePoint, en ordent die in onderwerpen. Wanneer je naar iets zoekt, zie je onderwerpkaarten met de belangrijkste details en verwijzingen naar experts en bronnen. Zo hoef je minder tijd te besteden aan het doorzoeken van bestanden of e-mails. Je werkt meteen met de informatie die je nodig hebt, waardoor je productief en zeker van je zaak blijft.

SharePoint speelt hierin een belangrijke rol. Het vormt de basis voor het opslaan en ordenen van documenten. Viva gebruikt deze structuur om relevante onderwerpen naar voren te halen. Je hoeft niet te onthouden waar een bestand is opgeslagen. In plaats daarvan vertrouw je op de integratie tussen Viva en SharePoint, die de voordelen van kennismanagement rechtstreeks voor jou levert. Deze aanpak verandert je dagelijkse werkwijze en maakt kennismanagementsystemen effectiever.

Onderwerpkaarten met actie vooraan

Viva Topics introduceert onderwerpkaarten met actie vooraan die verschijnen in Microsoft 365-apps. Deze kaarten geven je direct toegang tot belangrijke informatie zonder dat je je huidige app hoeft te verlaten. Je ziet beschrijvingen, links naar expertbronnen en gerelateerde onderwerpen precies waar je werkt. Deze functie stroomlijnt je werkproces en helpt je snel met kennis aan de slag te gaan.

• Onderwerpkaarten tonen snel beschrijvingen en expertbronnen.
• Ze helpen je informatie te vinden zonder door bestanden of e-mails te moeten zoeken.
• Doordat deze kaarten contextueel verschijnen in Microsoft 365-apps, is interne kennis direct toegankelijk.

Je profiteert van deze naadloze ervaring. Je hoeft niet te wisselen tussen systemen of je taken te onderbreken. De integratie tussen Viva, SharePoint en andere apps zorgt ervoor dat je altijd de juiste informatie bij de hand hebt. Deze aanpak ondersteunt microlearning doordat kleine, relevante stukjes kennis worden aangeboden precies wanneer je ze het hardst nodig hebt. Je werkt met onderwerpen, rondt taken af en gaat met vertrouwen verder.

Toewijzing van SME's en governance

Sterke governance is essentieel voor effectief kennismanagement. Met Viva Topics kun je subject matter experts (SME's) toewijzen die toezicht houden op de juistheid en relevantie van onderwerpen. Deze experts beoordelen, bewerken en keuren onderwerpen goed zodat de kennis van je organisatie actueel blijft.

Je kunt verschillende governancemodellen kiezen voor de toewijzing van SME's. Het gezaghebbende model geeft een aangewezen groep de verantwoordelijkheid om onderwerpen toe te voegen en te bewerken. Het volledig crowdsourced model laat iedereen in je organisatie bijdragen aan onderwerpen. Hier is een vergelijking van deze modellen:

Jij bepaalt welk model het beste bij je organisatie past. Met de toewijzing van SME's houd je de kwaliteit van kennismanagement hoog. Je zet experts in, houdt onderwerpen accuraat en bouwt vertrouwen op in je kennisbank. SharePoint ondersteunt dit proces met een veilig platform voor het beheren van machtigingen en toegang. Zo zorg je ervoor dat alleen geautoriseerde gebruikers gevoelige onderwerpen kunnen bewerken of bekijken.

De integratie van Viva Topics met SharePoint en Microsoft 365-apps stelt je in staat kennis te benutten, samenwerking te stroomlijnen en continue verbetering te ondersteunen binnen de kennismanagementsystemen van je organisatie.

Analyse en continue verbetering

Je wilt dat je organisatie groeit en zich aanpast. Viva geeft je de tools om dat mogelijk te maken. Wanneer je analyses in Viva gebruikt, zie je hoe je team er dagelijks mee omgaat. Je houdt bij welke onderwerpen het meest bekeken worden en welke meer aandacht nodig hebben. Zo begrijp je waar je team waarde aan hecht en waar je kennisbeheer beter kan.

Viva organiseert informatie in onderwerpkaarten. Deze kaarten verschijnen direct in je werkstroom. Je hoeft je huidige taak niet te verlaten om antwoorden te vinden. Je gebruikt kennis terwijl je werkt, wat tijd bespaart en je gefocust houdt. De integratie met Microsoft 365-systemen zorgt ervoor dat je altijd toegang hebt tot de meest recente informatie.

Analyses in Viva laten zien hoe vaak mensen met onderwerpen aan de slag gaan. Je ziet doorklikpercentages, weergaven van onderwerpen en feedback van gebruikers. Deze gegevens helpen je de impact van je kennisbeheer te meten. Je herkent trends en kunt wijzigingen doorvoeren die je team beter laten werken.

Let op: als je merkt dat een onderwerp weinig betrokkenheid krijgt, kun je de onderwerppagina bijwerken of nieuwe bronnen toevoegen. Zo blijft je kennisbank actueel en bruikbaar.

Viva moedigt jou en je team aan om onderwerppagina's te bewerken en te verbeteren. Je hoeft niet te wachten tot iemand anders verbeteringen doorvoert. Je kunt nieuwe informatie toevoegen, gegevens bijwerken of linken naar gerelateerde onderwerpen. Dit stimuleert een cultuur van continu leren en verbeteren. Iedereen krijgt de kans om met de kennis aan de slag te gaan en die beter te maken.

Dit zijn enkele manieren waarop analyses in Viva continue verbetering ondersteunen:

• Je bepaalt welke onderwerpen het meest waardevol zijn voor je team.
• Je gebruikt onderwerpkaarten direct in je werkstroom.
• Je ziet welke onderwerpen updates of meer bronnen nodig hebben.
• Je moedigt iedereen aan om onderwerppagina's te bewerken en te verbeteren.
• Je bouwt na verloop van tijd een sterker systeem voor kennisbeheer op.

Wanneer je analyses gebruikt en met onderwerpen aan de slag gaat, help je je organisatie groeien. Je zorgt ervoor dat je kennisbeheer relevant en effectief blijft. Viva geeft je de kracht om continue verbetering te stimuleren en je team verbonden te houden met de informatie die ze nodig hebben.

Gebruikerservaring en impact

Contextuele kennis in Microsoft Search

Je ervaart een nieuw niveau van medewerkersbetrokkenheid wanneer je Microsoft Search met Viva-onderwerpen gebruikt. Terwijl je een vraag typt of naar informatie zoekt, zie je onderwerpkaarten direct in je zoekresultaten verschijnen. Deze kaarten geven je snel toegang tot belangrijke details, documenten en experts. Je hoeft je werkstroom niet te verlaten of extra tabbladen te openen. Deze aanpak ondersteunt contextuele microlearning doordat kennis wordt aangeboden op het moment dat je die nodig hebt. Je gaat sneller met informatie aan de slag, wat je helpt gefocust en productief te blijven. Microsoft Search maakt verbinding met SharePoint en andere systemen, zodat je altijd de meest relevante onderwerpen vindt. Je gaat met deze kaarten aan de slag, wat je communicatie verbetert en je helpt betere beslissingen te nemen.

Onderwerphighlights in SharePoint

SharePoint maakt het voor jou eenvoudig om met onderwerpen aan de slag te gaan en de samenwerking op de werkvloer te verbeteren. Je ziet onderwerphighlights direct op pagina's, nieuwsberichten en documentbibliotheken. Deze highlights gebruiken metadata als digitale tags om documenten te ordenen en vindbaar te maken. Inhoudstypen passen consistente metadata toe, waardoor zoeken eenvoudiger wordt. Aangepaste weergaven laten je content filteren en ordenen op basis van wat voor jou belangrijk is. Zoekverticals maken speciale zoekbereiken voor verschillende soorten content, zodat je betere resultaten krijgt. Gepersonaliseerde startpagina's tonen je relevante content op basis van je gedrag, wat de betrokkenheid van medewerkers vergroot. Hubsites brengen navigatie en content van verwante sites samen, waardoor vinden eenvoudig wordt.

• Metadatatags helpen je documenten snel te vinden.
• Inhoudstypen houden informatie georganiseerd.
• Aangepaste weergaven laten je focussen op wat je nodig hebt.
• Zoekverticals verbeteren je zoekresultaten.
• Gepersonaliseerde startpagina's en hubsites vergroten je betrokkenheid.

Je gebruikt SharePoint dagelijks om onderwerpen te vinden, contact te leggen met teams en communicatie te ondersteunen. Deze naadloze ervaring helpt je sterke samenwerking op de werkvloer op te bouwen en zorgt ervoor dat de kennis van je organisatie toegankelijk blijft.

Samenwerking in Microsoft Teams en Outlook

Je gebruikt Viva Topics om samenwerking in Teams en Outlook te versterken. Viva gebruikt AI om informatie te verzamelen en te tonen die jij en je collega's het vaakst raadplegen. Je ziet documenten uit SharePoint, lijsten met teamleden en details over vergaderingen die bij je onderwerpen horen. Zo is het makkelijk om contact te houden met je team en op de hoogte te blijven van projecten. Je deelt kennis, stelt vragen en communiceert zonder te wisselen tussen systemen. Viva Topics stimuleert de betrokkenheid van medewerkers doordat samenwerken onderdeel wordt van je dagelijkse routine. Je gaat aan de slag met onderwerpen, deelt ideeën en verbetert de communicatie in elke vergadering en elk bericht. Deze aanpak versterkt de samenwerking op de werkvloer en helpt je om samen je doelen te halen.

Tip: Gebruik Viva Topics in Teams en Outlook om iedereen op de hoogte en betrokken te houden. Zo bouw je sterkere verbindingen en verbeter je de communicatie binnen je organisatie.

Je ziet hoe Viva, SharePoint en Microsoft Teams samenwerken om de betrokkenheid van medewerkers, communicatie en samenwerking te ondersteunen. Je gaat elke dag aan de slag met onderwerpen, waardoor je werk makkelijker en effectiever wordt.

Gebruikssituaties voor organisaties

Onboarding en training

Je wilt dat nieuwe medewerkers vanaf de eerste dag zelfverzekerd en productief zijn. Viva en SharePoint helpen je om een soepel onboardingproces op te zetten. Je geeft nieuwe collega's een centrale hub met bedrijfsbronnen en beleidsregels. Je zorgt voor toegang tot trainingsmateriaal, zodat iedereen een consistente ervaring heeft, ook op afstand. Met Viva Topics organiseer je kennis in repositories die makkelijk te vinden zijn. Je koppelt onderwerpen aan specifieke functies, zodat nieuwe medewerkers informatie krijgen die bij hun werk past. Je plaatst links naar onderwerpen in Teams en andere communicatietools. Zo kunnen medewerkers op het juiste moment met de juiste bronnen aan de slag.

• Je biedt één locatie voor alle onboardingdocumenten.
• Je koppelt nieuwe collega's aan experts en teams via onderwerpkaarten.
• Je zorgt ervoor dat elke medewerker aan de slag kan met training, waar die ook werkt.

Deze aanpak helpt je om een cultuur van leren en betrokkenheid op te bouwen. Je vermindert verwarring en versnelt het moment waarop medewerkers een bijdrage kunnen leveren.

Samenwerken aan projecten

Je verbetert de samenwerking aan projecten wanneer je Viva, SharePoint en Teams samen gebruikt. Je organiseert projectbestanden en discussies in SharePoint. Je gebruikt Viva Topics om belangrijke informatie naar voren te halen en teams te koppelen aan de juiste bronnen. Je werkt met onderwerpkaarten die verschijnen in Teams-chats en vergaderingen. Deze kaarten geven je snel toegang tot projectdetails, gerelateerde documenten en contactgegevens van experts. Je verspilt geen tijd meer aan het zoeken naar bestanden of het vragen om updates. Je werkt samen met je team en brengt projecten sneller vooruit.

• Je houdt iedereen op dezelfde lijn met gedeelde onderwerpen.
• Je gebruikt SharePoint om projectdocumenten op te slaan en te ordenen.
• Je gebruikt Viva om belangrijke onderwerpen naar voren te halen tijdens teamvergaderingen.
• Je stimuleert teams om met kennis aan de slag te gaan en inzichten te delen.

Dit systeem ondersteunt samenwerking in realtime en helpt je betere resultaten te behalen. Je bouwt sterkere verbindingen op en houdt je projecten op koers.

Naleving en governance

Je moet gevoelige informatie beschermen en het bedrijfsbeleid volgen. SharePoint en Viva geven je de tools om naleving en governance te beheren. Je stelt machtigingen in SharePoint in om te bepalen wie onderwerpen kan bekijken of bewerken. Je wijst vakexperts aan die toezicht houden op de juistheid en relevantie van onderwerpen. Je gebruikt Viva om betrokkenheid bij te houden en onderwerpen bij te werken wanneer regels veranderen. Je werkt met governancemodellen die bij je organisatie passen, of je nu kiest voor een kleine groep experts of voor een aanpak waarbij velen bijdragen.

• Je houdt je kennisbank veilig met SharePoint-machtigingen.
• Je zorgt ervoor dat onderwerpen actueel blijven met regelmatige reviews.
• Je betrekt medewerkers bij het onderhouden van naleving via Teams en Viva.

Deze aanpak helpt je risico's te verkleinen en vertrouwen op te bouwen in je kennismanagementsystemen. Je ondersteunt een cultuur van verantwoordelijkheid en samenwerking binnen je organisatie.

Integratiedetails en beveiliging

Gegevensbronnen en machtigingen in SharePoint

Je kunt veel gegevensbronnen via SharePoint aan Viva Topics koppelen. Deze integratie helpt je om de kennis van je organisatie te ordenen en te beschermen. Je bepaalt wie topics kan zien en bewerken door machtigingen in SharePoint in te stellen. Gebruikers moeten de juiste licentie hebben in Microsoft Entra ID om toegang te krijgen tot Viva Topics. SharePoint-machtigingen bepalen welke informatie elke persoon kan bekijken. Wanneer je met documenten in SharePoint werkt, zie je topicnamen als je al toegang hebt tot die bestanden. Viva Engage laat je ook topicnamen zien in berichten, maar je krijgt geen nieuwe toegang tot resources tenzij je daar al machtiging voor hebt.

Hieronder staat een tabel die laat zien hoe verschillende gegevensbronnen werken met machtigingen:

Met deze machtigingsinstellingen houd je de kennis van je organisatie veilig. Je zorgt ervoor dat alleen de juiste mensen met gevoelige informatie kunnen werken.

Beveiligings- en privacybeheersing

Je wilt de kennis en privacy van je organisatie beschermen. Microsoft Viva Topics biedt sterke beveiligings- en privacybeheersing. Microsoft 365-beheerders kunnen instellen wie toegang heeft tot de verschillende modules. Je kunt informatie crowdsourcen, maar kennisbeheerders beoordelen en curateren topics om ze correct te houden. Je kunt ook bepaalde topics of sites uitsluiten van indexering. Viva Topics volgt de AVG-regels, zodat persoonsgegevens privé blijven. Alleen personen kunnen hun eigen gegevens zien. Ingebouwde waarborgen zoals aggregatie en de-identificatie beschermen de privacy van gebruikers.

Kennisbeheerders spelen een grote rol in het beschermen van je content. Zij controleren door AI gegenereerde topicsuggesties en bepalen of ze nuttig zijn. Ze verbeteren topics voordat ze voor iedereen worden gepubliceerd. Je kunt topics bewerken en publiceren, maar kennisbeheerders zorgen ervoor dat de content van hoge kwaliteit en relevant blijft.

Let op: je kunt erop vertrouwen dat Viva Topics de informatie van je organisatie veilig houdt terwijl je dagelijks met kennis werkt.

Aanpassing en schaalbaarheid

Je kunt Viva Topics aanpassen aan de behoeften van je bedrijf. Je bepaalt hoe je topics ordent, kennisbeheerders toewijst en machtigingen in SharePoint instelt. Je kunt Viva Topics meeschalen naarmate je organisatie groeit. Je voegt meer gebruikers toe, koppelt nieuwe gegevensbronnen en breidt je kennisbank uit zonder de controle te verliezen.

Microsoft Viva is een suite van applicaties die het kennisbeheer binnen een organisatie versterkt. De echte waarde ontstaat wanneer je apps combineert of integreert met Microsoft Teams. Viva Topics helpt mensen te verbinden met kennis en experts in de hele organisatie, wat sneller leren, betere verbindingen en innovatie mogelijk maakt doordat informatie en kennis makkelijker te vinden zijn. Topics past kunstmatige intelligentie (AI) toe om kennis en experts te herkennen en organiseert vervolgens gegevens in gedeelde topics.

Je werkt met Viva Topics in SharePoint, Teams en Viva Engage. Zo bouw je een flexibel systeem dat meegroeit met je organisatie. Je zorgt ervoor dat iedereen kennis kan vinden en delen, ongeacht hoe je bedrijf verandert.

Overwegingen bij adoptie

Implementatiestappen

Je kunt je Viva-traject starten door een duidelijke reeks stappen te volgen. Kies eerst een model dat bij je organisatie past. Je wilt misschien een stuurgroep instellen en een workshop houden om belangrijke beslissingen te nemen. Bouw vervolgens een championnetwerk op. Introduceer Viva bij je bestaande champions, zodat zij anderen kunnen helpen. Maak een succesplan door te definiëren wat succes betekent en hoe je dat meet. Deel succesverhalen uit pilotrondes en geleerde lessen om je team te inspireren. Laat AI topics ontdekken terwijl je je gegevens veilig houdt. Plan Viva Topics-pagina's door initiële topics te definiëren en je voor te bereiden op toekomstige groei. Deze aanpak helpt je om je team te betrekken en zorgt voor een soepele integratie met SharePoint en Viva Engage-communities.

• Kies een model en stel een stuurgroep in.
• Bouw een championnetwerk voor ondersteuning.
• Maak een succesplan met duidelijke doelen.
• Deel succesverhalen en geleerde lessen.
• Laat AI topics veilig ontdekken.
• Plan Viva Topics-pagina's en toekomstige groei.

Je krijgt betere resultaten wanneer je je team vroeg betrekt en SharePoint als basis gebruikt voor je kennisbeheer.

Licenties en kosten

Je hebt de juiste licentie nodig om Viva Topics te gebruiken. Microsoft vereist een specifieke licentie voor elke gebruiker die met topics werkt. Deze licentie zit niet in het standaardpakket O365 E3. In onderstaande tabel vind je de details over licenties en kosten:

Houd met deze kosten rekening in je budget. Zorg ervoor dat iedereen die toegang nodig heeft tot Viva Topics en SharePoint de juiste licentie heeft. Zo betrek je je team beter bij het project en ondersteun je de integratie met Viva Engage in je hele organisatie.

Mogelijke beperkingen

Bij het invoeren van Viva Topics kun je met een aantal uitdagingen te maken krijgen. Veel organisaties melden dat medewerkers te veel tijd kwijt zijn met zoeken in verschillende systemen. Dat laat zien hoe belangrijk goed kennisbeheer is. Handmatig samenstellen en taggen van content kan leiden tot dubbel werk en een lagere adoptie. AI-aanbevelingen werken het best als je consistente metadata in SharePoint toepast. De AI heeft een duidelijke informatiearchitectuur nodig om content goed te ordenen.

• Je kunt een deel van de analyses verliezen die kennisvindbaarheid en -gebruik bijhouden.
• Handmatig samenstellen en taggen kan extra werk opleveren.
• Medewerkers verspillen vaak tijd met zoeken naar informatie.
• AI heeft consistente metadata nodig om content in SharePoint te ordenen.
• Je moet een duidelijke informatiestructuur ontwikkelen voor de beste resultaten.
• Zorgvuldige planning en uitrol zijn belangrijk voor een succesvolle integratie.
• Een gebrek aan samenwerkingstools om kennis bij te werken kan leiden tot silo's.

Je kunt deze uitdagingen overwinnen door je team erbij te betrekken, SharePoint en Viva Engage-communities te gebruiken en de integratie zorgvuldig te plannen. Als je inzet op duidelijke processen en sterke ondersteuning, help je je organisatie het maximale uit Viva en SharePoint te halen. Integratie met Viva Engage en actieve deelname aan Viva Engage-communities versterken je succes ook.

Is Microsoft Viva Topics de moeite waard?

ROI en zakelijke waarde

Je wilt weten of de integratie van Viva Topics echte waarde oplevert voor je organisatie. Het antwoord is ja. Veel organisaties halen grote rendementen wanneer ze Viva samen met SharePoint en andere Microsoft 365-tools gebruiken. Je kunt de impact meten door te kijken hoeveel tijd medewerkers besparen en hoe snel ze informatie vinden. Sommige bedrijven melden voordelen van tussen de 42 en 127 miljoen US-dollar na de invoering van Viva Topics. Dat komt doordat medewerkers minder tijd kwijt zijn aan het zoeken naar documenten en meer tijd besteden aan belangrijke taken.

Je kunt verschillende metrics gebruiken om je return on investment te volgen. Je kunt bijvoorbeeld meten hoe Viva en SharePoint helpen om activiteiten te koppelen aan zakelijke resultaten. Ook kun je aangepaste dashboards maken om te zien hoe je team topics gebruikt en hoe dat het dagelijkse werk beïnvloedt. Met deze tools begrijp je de waarde van je kennismanagementsysteem beter.

Hier is een tabel met een aantal belangrijke metrics die je kunt gebruiken:

Je helpt je team ook om makkelijker met kennis aan de slag te gaan. Medewerkers vinden sneller de juiste informatie en experts. Dat verhoogt de productiviteit en helpt iedereen betere beslissingen te nemen. Je hebt met een paar klikken toegang tot bedrijfsbeleid, procedures en best practices. Zo wordt je organisatie beter verbonden en efficiënter.

Tot slot: het volledige potentieel van je enterprise search vraagt meer dan alleen een traditionele zoekmachine op basis van trefwoorden. Door Microsoft Viva Topics te combineren met SharePoint en Microsoft Search kunnen organisaties statische, verspreide documenten omzetten in dynamische, contextuele intelligentie die direct in hun dagelijkse werkprocessen zit. Of je nu het onboarden van medewerkers wilt stroomlijnen, projectsamenwerking wilt verbeteren of strikte datagovernance wilt handhaven, deze integratie is een krachtige katalysator voor productiviteit. Wil je deze strategieën dieper verkennen en experts horen uitleggen hoe je deze technologie laat werken voor je tenant? Luister dan naar de volledige aflevering en bezoek Integrate Viva Topics with Search and SharePoint. Vooruitkijkend: met deze tools laat je teams sneller kennis vinden, communicatie opschalen en bouw je een echt verbonden digitale werkplek.