Odkrywanie wiedzy: jak Viva Topics i SharePoint zmieniają wyszukiwanie

By Mirko Peters · 2026-08-28

Witamy ponownie w podcaście! Jeśli kiedykolwiek miałeś wrażenie, że Twoja organizacja tonie w danych, a jednocześnie głoduje prawdziwej wiedzy, z pewnością nie jesteś sam. W …

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Witamy ponownie w podcaście! Jeśli kiedykolwiek miałeś wrażenie, że Twoja organizacja tonie w danych, a jednocześnie brakuje jej prawdziwej wiedzy, z pewnością nie jesteś sam. We współczesnym cyfrowym miejscu pracy przechowujemy w chmurze miliony plików, wiadomości e-mail i wiadomości czatu. Mimo to znalezienie dokładnie tej odpowiedzi, której potrzebujesz, często przypomina szukanie igły w stogu siana. To właśnie to tarcie sprawia, że musimy na nowo przemyśleć sposób zarządzania informacjami, i to jest główny temat naszego najnowszego odcinka. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak ta technologia łączy rozproszone pliki z użytecznymi informacjami, koniecznie zajrzyj do powiązanego odcinka podcastu o tym, jak zintegrować Viva Topics z wyszukiwaniem i SharePoint. W tym wpisie rozwiniemy te koncepcje i pokażemy, jak sztuczna inteligencja, SharePoint i Microsoft Search współpracują, aby zrewolucjonizować Twoją codzienną pracę.

Integracja Viva Topics w Microsoft 365

Czym jest Microsoft Viva Topics?

Microsoft Viva Topics możesz traktować jak inteligentnego asystenta wiedzy Twojej organizacji. Wykorzystuje zaawansowaną sztuczną inteligencję, aby znajdować, porządkować i udostępniać informacje dokładnie wtedy, gdy ich potrzebujesz. To narzędzie pomaga w korzystaniu z wiedzy w aplikacjach Microsoft 365, w tym w SharePoint, Teams i Outlook. Nie musisz przeszukiwać niekończących się plików ani wiadomości e-mail. Viva Topics dostarcza sprawdzone odpowiedzi bezpośrednio do Ciebie, dzięki czemu możesz skupić się na swojej pracy.

Oto krótkie zestawienie tego, czym Microsoft Viva Topics wyróżnia się na tle innych rozwiązań do zarządzania wiedzą:

Jak działa integracja Viva Topics

Odkrywanie tematów wspomagane przez AI

Integracja Viva Topics wykorzystuje AI do analizy treści i komunikacji Twojej organizacji. Identyfikuje ważne tematy, takie jak projekty, produkty czy procesy, i tworzy karty tematów. Karty te pojawiają się w Microsoft Search, SharePoint i innych aplikacjach Microsoft 365. Widzisz podsumowania, kluczowe dokumenty i linki do ekspertów, nie opuszczając swojego przepływu pracy. Takie podejście oparte na AI pomaga szybciej i trafniej korzystać z informacji.

Proces selekcji i kuracji

Gdy AI odkryje tematy, Ty i Twój zespół możecie je przejrzeć i zarządzać nimi. Ten proces selekcji pozwala zatwierdzać, edytować, scalać lub odrzucać tematy. Kluczową rolę odgrywają tu eksperci merytoryczni, którzy dbają o to, by informacje były poprawne i aktualne. Możesz przypisać menedżerów wiedzy do nadzorowania pulpitu zarządzania tematami. Oni potwierdzają lub edytują tematy, przeglądają opinie i dbają o to, by baza wiedzy pozostawała istotna. Dzięki temu do Twojej organizacji trafiają wyłącznie najcenniejsze tematy.

Rola Microsoft Search i SharePoint

Microsoft Search i SharePoint współpracują, aby zapewnić płynne odkrywanie wiedzy dzięki integracji Viva Topics. Gdy wyszukujesz informacje, Microsoft Search zwraca karty tematów jako główne odpowiedzi, jeśli Twoje zapytanie pasuje do tematu. Te karty znajdziesz na stronie startowej SharePoint, w serwisie Office.com lub na stronach SharePoint. Dzięki temu łatwo jest sięgnąć po właściwe informacje we właściwym czasie.

Integracja z SharePoint oznacza, że tematy są wyróżniane w aktualnościach i na stronach. Możesz najechać kursorem na wyróżniony temat, aby zobaczyć podsumowanie, lub kliknąć, aby poznać szczegóły. SharePoint pełni rolę zaplecza do organizowania i udostępniania plików projektowych, a Viva Topics wykorzystuje AI do porządkowania wiedzy i tworzenia stron tematów. Integracja SharePoint z Viva Topics pomaga szybko odnajdywać treści i współpracować z zespołem.

Oto tabela pokazująca, jak każdy komponent wspiera odkrywanie wiedzy:

Scentralizowane strony tematów w SharePoint dają jedno miejsce, w którym znajdziesz kluczowe informacje i zasoby. Możesz dostosować nawigację witryny SharePoint, aby łatwo docierać do ważnych stron. Zintegrowane wyszukiwanie pomaga szybko znaleźć odpowiednie treści, nawet w społecznościach Viva Engage. Uprawnienia pozwalają kontrolować, kto może uzyskać dostęp do tematów i nimi zarządzać. Tematy możesz udostępnić wszystkim, wybranym grupom lub zachować jako prywatne. Dzięki temu tylko upoważnieni użytkownicy zobaczą poufne informacje.

Wskazówka: integrując SharePoint z Viva Topics, usprawniasz współpracę i zapewniasz zespołowi stały dostęp do aktualnej wiedzy, której potrzebuje.

Integracja Viva Topics z systemami Microsoft 365 pozwala angażować się w wiedzę, łączyć się z ekspertami oraz dbać o to, by informacje w organizacji były rzetelne i dostępne.

Korzyści z zarządzania wiedzą

Szybsze odnajdywanie informacji

Często tracisz zbyt dużo czasu na szukanie właściwych informacji w organizacji. Dzięki integracji Viva Topics szybciej znajdziesz odpowiedzi. AI w usłudze Viva przeszukuje treści w aplikacjach Microsoft 365, w tym w SharePoint, i porządkuje je w tematy. Gdy czegoś szukasz, widzisz karty tematów, które podsumowują kluczowe szczegóły i wskazują zasoby eksperckie. Dzięki temu skraca się czas przeglądania plików i wiadomości e-mail. Od razu sięgasz po potrzebne informacje, co pomaga zachować produktywność i pewność w pracy.

SharePoint odgrywa w tym procesie dużą rolę. Stanowi fundament przechowywania i organizowania dokumentów. Viva wykorzystuje tę strukturę, aby udostępniać odpowiednie tematy. Nie musisz pamiętać, gdzie zapisano plik. Zamiast tego polegasz na integracji usług Viva i SharePoint, która dostarcza korzyści z zarządzania wiedzą bezpośrednio do Ciebie. Takie podejście zmienia codzienną pracę i sprawia, że systemy zarządzania wiedzą działają skuteczniej.

Karty tematów z priorytetem działań

Viva Topics wprowadza karty tematów z priorytetem działań, które pojawiają się w aplikacjach Microsoft 365. Karty dają natychmiastowy dostęp do ważnych informacji bez opuszczania bieżącej aplikacji. Widzisz opisy, linki do zasobów eksperckich i powiązane tematy dokładnie tam, gdzie pracujesz. Ta funkcja usprawnia pracę i pomaga szybko korzystać z wiedzy.

• Karty tematów szybko prezentują opisy i zasoby eksperckie.
• Pomagają znaleźć informacje bez przeglądania plików i wiadomości e-mail.
• Kontekstowe pojawianie się tych kart w aplikacjach Microsoft 365 sprawia, że wewnętrzna wiedza jest łatwo dostępna.

Korzystasz z tego bezproblemowego doświadczenia. Nie musisz przełączać się między systemami ani przerywać zadań. Integracja usług Viva, SharePoint i innych aplikacji zapewnia, że zawsze masz pod ręką właściwe informacje. Takie podejście wspiera mikrouczenie się, dostarczając niewielkie, istotne fragmenty wiedzy wtedy, gdy są najbardziej potrzebne. Angażujesz się w tematy, wykonujesz zadania i działasz z pewnością siebie.

Przydział ekspertów merytorycznych i zarządzanie

Silne zarządzanie jest niezbędne do skutecznego zarządzania wiedzą. Viva Topics pozwala przydzielać ekspertów merytorycznych (SME), którzy nadzorują poprawność i adekwatność tematów. Ci eksperci sprawdzają, edytują i zatwierdzają tematy, dzięki czemu wiedza w organizacji pozostaje aktualna.

Do przydziału ekspertów SME możesz wybrać różne modele zarządzania. Model autorytatywny przydziela wyznaczonej grupie odpowiedzialność za dodawanie i edytowanie tematów. Model w pełni crowdsourcingowy pozwala każdemu w organizacji współtworzyć tematy. Oto porównanie tych modeli:

To Ty decydujesz, który model najlepiej pasuje do Twojej organizacji. Dzięki przydziałowi ekspertów SME utrzymujesz wysokie standardy zarządzania wiedzą. Angażujesz ekspertów, dbasz o poprawność tematów i budujesz zaufanie do bazy wiedzy. SharePoint wspiera ten proces, zapewniając bezpieczną platformę do zarządzania uprawnieniami i dostępem. Dbasz o to, by tylko upoważnieni użytkownicy mogli edytować lub przeglądać poufne tematy.

Integracja Viva Topics z SharePoint i aplikacjami Microsoft 365 pozwala angażować się w wiedzę, usprawniać współpracę i wspierać ciągłe doskonalenie systemów zarządzania wiedzą w organizacji.

Analityka i ciągłe doskonalenie

Chcesz, aby Twoja organizacja się rozwijała i dostosowywała do zmian. Viva daje Ci narzędzia, dzięki którym to się uda. Korzystając z analiz w usłudze Viva, widzisz, jak Twój zespół codziennie wchodzi w interakcję z tematami. Śledzisz, które tematy mają najwięcej wyświetleń, a które wymagają większej uwagi. Dzięki temu lepiej rozumiesz, co jest ważne dla Twojego zespołu i gdzie możesz usprawnić zarządzanie wiedzą.

Viva porządkuje informacje w kartach tematów. Karty te pojawiają się bezpośrednio w Twoim przepływie pracy. Nie musisz przerywać bieżącego zadania, żeby znaleźć odpowiedzi. Korzystasz z wiedzy podczas pracy, co oszczędza czas i pozwala zachować koncentrację. Integracja z systemami Microsoft 365 sprawia, że zawsze masz dostęp do najnowszych informacji.

Analizy w usłudze Viva pokazują, jak często ludzie korzystają z tematów. Widzisz współczynniki kliknięć, wyświetlenia tematów oraz opinie użytkowników. Te dane pozwalają ocenić wpływ działań związanych z zarządzaniem wiedzą. Możesz zauważać trendy i wprowadzać zmiany, które usprawniają pracę zespołu.

Uwaga: jeśli zauważysz, że temat nie zyskuje wystarczającego zainteresowania, możesz zaktualizować jego stronę lub dodać nowe materiały. Dzięki temu baza wiedzy pozostaje aktualna i przydatna.

Viva zachęca Ciebie i Twój zespół do edytowania i rozwijania stron tematów. Nie musisz czekać, aż ktoś inny wprowadzi ulepszenia. Możesz dodawać nowe informacje, aktualizować szczegóły lub linkować do powiązanych tematów. Sprzyja to kulturze ciągłego uczenia się i doskonalenia. Każdy ma szansę wejść w interakcję z wiedzą i ją udoskonalić.

Oto kilka sposobów, w jakie analizy w usłudze Viva wspierają ciągłe doskonalenie:

• Określasz, które tematy są najbardziej wartościowe dla Twojego zespołu.
• Korzystasz z kart tematów bezpośrednio w swoim przepływie pracy.
• Widzisz, które tematy wymagają aktualizacji lub dodatkowych materiałów.
• Zachęcasz wszystkich do edytowania i ulepszania stron tematów.
• Z czasem budujesz solidniejszy system zarządzania wiedzą.

Korzystając z analiz i wchodząc w interakcję z tematami, pomagasz rozwijać swoją organizację. Dbasz o to, by zarządzanie wiedzą pozostawało aktualne i skuteczne. Viva daje Ci możliwość napędzania ciągłego doskonalenia i utrzymania zespołu w kontakcie z informacjami, których potrzebuje.

Doświadczenie użytkownika i wpływ

Wiedza kontekstowa w usłudze Microsoft Search

Na nowy poziom zaangażowania pracowników wchodzisz, korzystając z usługi Microsoft Search z tematami Viva. Gdy wpisujesz pytanie lub szukasz informacji, karty tematów pojawiają się bezpośrednio w wynikach. Dają Ci szybki dostęp do ważnych szczegółów, dokumentów i ekspertów. Nie musisz opuszczać bieżącego zadania ani otwierać dodatkowych kart. Takie podejście wspiera kontekstową mikronaukę, dostarczając wiedzę dokładnie wtedy, gdy jej potrzebujesz. Szybciej przyswajasz informacje, co pomaga zachować koncentrację i produktywność. Microsoft Search łączy się z usługą SharePoint i innymi systemami, dzięki czemu zawsze znajdziesz najbardziej trafne tematy. Korzystając z tych kart, usprawniasz komunikację i podejmujesz lepsze decyzje.

Wyróżnione tematy w usłudze SharePoint

Usługa SharePoint ułatwia Ci wchodzenie w interakcję z tematami i usprawnianie współpracy w miejscu pracy. Wyróżnione tematy widzisz bezpośrednio na stronach, w aktualnościach i bibliotekach dokumentów. Wyróżnienia wykorzystują metadane jako cyfrowe znaczniki, które porządkują dokumenty i ułatwiają ich odnajdywanie. Typy zawartości stosują spójne metadane, co upraszcza wyszukiwanie. Widoki niestandardowe pozwalają filtrować i porządkować zawartość według tego, co jest dla Ciebie ważne. Wyszukiwanie w kategoriach tworzy specjalne zakresy wyszukiwania dla różnych typów zawartości, dzięki czemu wyniki są lepsze. Spersonalizowane strony główne pokazują trafne treści na podstawie Twojego zachowania, co zwiększa zaangażowanie pracowników. Witryny centralne łączą nawigację i zawartość z powiązanych witryn, co znacznie ułatwia odkrywanie informacji.

• Znaczniki metadanych pomagają szybko znaleźć dokumenty.
• Typy zawartości utrzymują porządek w informacjach.
• Widoki niestandardowe pozwalają skupić się na tym, czego potrzebujesz.
• Kategorie wyszukiwania poprawiają wyniki wyszukiwania.
• Spersonalizowane strony główne i witryny centralne zwiększają Twoje zaangażowanie.

Na co dzień korzystasz z usługi SharePoint, by znajdować tematy, łączyć się z zespołami i wspierać komunikację. Ten płynny sposób pracy pomaga budować silną współpracę w miejscu pracy i sprawia, że wiedza organizacji pozostaje dostępna.

Współpraca w usługach Microsoft Teams i Outlook

Dzięki Viva Topics usprawniasz współpracę w usługach Teams i Outlook. Viva wykorzystuje AI, aby zebrać i przedstawić informacje, do których Ty i Twoi współpracownicy najczęściej zaglądacie. Widzisz dokumenty z SharePoint, listy członków zespołu i szczegóły spotkań związanych z Twoimi tematami. Dzięki temu łatwiej jest angażować się w pracę zespołu i być na bieżąco z projektami. Dzielisz się wiedzą, zadajesz pytania i komunikujesz się bez przełączania między systemami. Viva Topics zachęca pracowników do zaangażowania, sprawiając, że współpraca staje się częścią codziennej rutyny. Angażujesz się w tematy, dzielisz się pomysłami i poprawiasz komunikację na każdym spotkaniu i w każdej wiadomości. Takie podejście wspiera współpracę w miejscu pracy i pomaga wspólnie osiągać cele.

Wskazówka: korzystaj z Viva Topics w usługach Teams i Outlook, aby wszyscy byli na bieżąco i zaangażowani. Budujesz silniejsze relacje i poprawiasz komunikację w całej organizacji.

Widzisz, jak Viva, SharePoint i Microsoft Teams współpracują, wspierając zaangażowanie pracowników, komunikację i współpracę. Codziennie angażujesz się w tematy, co ułatwia Ci pracę i zwiększa jej skuteczność.

Scenariusze użycia w organizacjach

Wdrażanie i szkolenia

Chcesz, aby nowi pracownicy czuli się pewnie i byli produktywni już od pierwszego dnia. Viva i SharePoint pomagają Ci zbudować sprawny proces wdrażania. Dajesz nowym pracownikom scentralizowane centrum zasobów i zasad firmowych. Udostępniasz materiały szkoleniowe, które zapewniają wszystkim spójne doświadczenia, nawet podczas pracy zdalnej. Dzięki Viva Topics porządkujesz wiedzę w łatwych do przeszukania repozytoriach. Powiązujesz tematy z konkretnymi rolami, dzięki czemu nowi pracownicy otrzymują informacje dopasowane do swojego stanowiska. Osadzasz linki do tematów w usłudze Teams i innych narzędziach komunikacyjnych. Dzięki temu pracownicy łatwo sięgają po właściwe zasoby we właściwym momencie.

• Oferujesz jedną lokalizację dla wszystkich dokumentów wdrożeniowych.
• Łączysz nowych pracowników z ekspertami i zespołami za pomocą kart tematów.
• Zapewniasz, że każdy pracownik może uczestniczyć w szkoleniach, niezależnie od miejsca pracy.

Takie podejście pomaga budować kulturę uczenia się i zaangażowania. Ograniczasz zamieszanie i przyspieszasz moment, w którym pracownicy zaczynają wnosić wkład.

Współpraca przy projektach

Współpracę przy projektach poprawiasz, gdy używasz razem Viva, SharePoint i Teams. Porządkujesz pliki projektowe i dyskusje w SharePoint. Korzystasz z Viva Topics, aby wydobywać kluczowe informacje i łączyć zespoły z właściwymi zasobami. Pracujesz z kartami tematów, które pojawiają się w czatach i na spotkaniach w usłudze Teams. Karty dają Ci szybki dostęp do szczegółów projektu, powiązanych dokumentów i kontaktów do ekspertów. Nie tracisz czasu na szukanie plików ani pytanie o aktualizacje. Angażujesz zespół i szybciej posuwasz projekty naprzód.

• Dzięki wspólnym tematom wszyscy mają te same informacje.
• Korzystasz z SharePoint do przechowywania i organizowania dokumentów projektowych.
• Polegasz na Viva, która podkreśla ważne tematy podczas spotkań zespołu.
• Zachęcasz zespoły do korzystania z wiedzy i dzielenia się spostrzeżeniami.

Ten system wspiera współpracę w czasie rzeczywistym i pomaga osiągać lepsze wyniki. Budujesz silniejsze relacje i utrzymujesz projekty na właściwym torze.

Zgodność i zarządzanie

Musisz chronić poufne informacje i stosować się do zasad firmy. SharePoint i Viva dają Ci narzędzia do zarządzania zgodnością i nadzorem. Ustawiasz uprawnienia w SharePoint, aby kontrolować, kto może przeglądać lub edytować tematy. Wyznaczasz ekspertów merytorycznych, którzy czuwają nad dokładnością i trafnością tematów. Korzystasz z Viva, aby śledzić zaangażowanie i aktualizować tematy w miarę zmiany zasad. Wybierasz modele zarządzania dopasowane do organizacji, niezależnie od tego, czy wolisz niewielką grupę ekspertów, czy podejście oparte na zbiorowym wkładzie wszystkich użytkowników.

• Chronisz bazę wiedzy dzięki uprawnieniom w SharePoint.
• Dbasz o aktualność tematów dzięki regularnym przeglądom.
• Angażujesz pracowników w utrzymanie zgodności za pośrednictwem Teams i Viva.

Takie podejście pomaga ograniczać ryzyko i budować zaufanie do systemów zarządzania wiedzą. Wspierasz kulturę odpowiedzialności i współpracy w całej organizacji.

Szczegóły integracji i bezpieczeństwo

Źródła danych i uprawnienia w SharePoint

Możesz połączyć wiele źródeł danych z Viva Topics za pośrednictwem SharePoint. Ta integracja pomaga organizować i chronić wiedzę Twojej organizacji. To Ty decydujesz, kto może wyświetlać i edytować tematy, ustawiając uprawnienia w SharePoint. Użytkownicy muszą mieć odpowiednią licencję w Microsoft Entra ID, aby uzyskać dostęp do Viva Topics. Uprawnienia w SharePoint określają, jakie informacje każda osoba może zobaczyć. Gdy pracujesz z dokumentami w SharePoint, widzisz nazwy tematów, jeśli masz już dostęp do tych plików. Viva Engage również pozwala zobaczyć nazwy tematów w postach, ale nie otrzymujesz nowego dostępu do zasobów, dopóki nie masz do nich uprawnień.

Oto tabela pokazująca, jak różne źródła danych działają z uprawnieniami:

Dzięki tym ustawieniom uprawnień chronisz wiedzę swojej organizacji. Dbasz o to, aby do informacji wrażliwych miały dostęp tylko odpowiednie osoby.

Kontrola bezpieczeństwa i prywatności

Zależy Ci na ochronie wiedzy i prywatności organizacji. Microsoft Viva Topics zapewnia solidne mechanizmy kontroli bezpieczeństwa i prywatności. Administratorzy Microsoft 365 mogą określić, kto ma dostęp do poszczególnych modułów. Możesz zbierać informacje od użytkowników, ale menedżerowie wiedzy sprawdzają i kuratorują tematy, aby pozostały rzetelne. Możesz też wykluczyć określone tematy lub witryny z indeksowania. Viva Topics jest zgodne z zasadami RODO, dzięki czemu dane osobowe pozostają prywatne. Tylko poszczególne osoby mogą zobaczyć własne dane. Wbudowane zabezpieczenia, takie jak agregacja i deidentyfikacja, chronią prywatność użytkowników.

Menedżerowie wiedzy odgrywają dużą rolę w ochronie treści. Sprawdzają sugestie tematów generowane przez AI i decydują, czy są przydatne. Ulepszają tematy, zanim opublikują je dla wszystkich. Możesz edytować i publikować tematy, ale menedżerowie wiedzy dbają o to, aby treści pozostawały wysokiej jakości i istotne.

Uwaga: Możesz ufać Viva Topics, że zabezpieczy informacje Twojej organizacji, kiedy na co dzień korzystasz z wiedzy.

Dostosowanie i skalowalność

Możesz dostosować Viva Topics do potrzeb swojej firmy. Wybierasz sposób organizacji tematów, przypisujesz menedżerów wiedzy i konfigurujesz uprawnienia w SharePoint. Możesz skalować Viva Topics wraz z rozwojem organizacji. Dodajesz użytkowników, łączysz nowe źródła danych i rozbudowujesz bazę wiedzy, nie tracąc kontroli.

Microsoft Viva to zestaw aplikacji, który wzbogaca ogólne zarządzanie wiedzą w organizacji. Prawdziwa wartość pojawia się, gdy łączysz aplikacje lub integrujesz je z Microsoft Teams. Viva Topics pomaga łączyć ludzi z wiedzą i ekspertami w całej organizacji, co przyspiesza naukę, buduje lepsze relacje i sprzyja innowacjom, ułatwiając znajdowanie informacji i wiedzy. Topics wykorzystuje sztuczną inteligencję (AI) do identyfikowania wiedzy i ekspertów, a następnie porządkuje dane we wspólne tematy.

Pracujesz z Viva Topics w SharePoint, Teams i Viva Engage. Budujesz elastyczny system, który rozwija się wraz z organizacją. Dbasz o to, aby każdy mógł znajdować i udostępniać wiedzę, niezależnie od zmian w firmie.

Kwestie wdrożeniowe

Kroki wdrożenia

Swoją podróż z Viva możesz rozpocząć, postępując zgodnie z jasno określonym zestawem kroków. Najpierw wybierz model odpowiedni dla swojej organizacji. Warto utworzyć grupę sterującą i przeprowadzić warsztat, aby podjąć ważne decyzje. Następnie zbuduj sieć ambasadorów. Przedstaw Viva istniejącym ambasadorom, aby mogli pomagać innym. Utwórz plan sukcesu, określając, na czym polega sukces i jak będziesz go mierzyć. Dziel się historiami sukcesu z wdrożeń pilotażowych oraz wnioskami, aby inspirować zespół. Pozwól AI odkrywać tematy, zachowując bezpieczeństwo danych. Zaplanuj strony Viva Topics, definiując tematy początkowe i przygotowując się na przyszły rozwój. Takie podejście pomaga angażować zespół i zapewnia płynną integrację z SharePoint oraz społecznościami Viva Engage.

• Wybierz model i utwórz grupę sterującą.
• Zbuduj sieć ambasadorów jako wsparcie.
• Utwórz plan sukcesu z jasno określonymi celami.
• Dziel się historiami sukcesu i wnioskami.
• Pozwól AI bezpiecznie odkrywać tematy.
• Zaplanuj strony Viva Topics i przyszły rozwój.

Lepsze rezultaty osiągniesz, angażując zespół na wczesnym etapie i wykorzystując SharePoint jako fundament zarządzania wiedzą.

Licencjonowanie i koszty

Do korzystania z Viva Topics potrzebna jest odpowiednia licencja. Microsoft wymaga konkretnej licencji dla każdego użytkownika, który będzie wchodził w interakcje z tematami. Licencja ta nie jest uwzględniona w standardowym pakiecie O365 E3. Poniższa tabela przedstawia szczegóły licencjonowania i koszty:

Zaplanuj budżet tak, aby pokryć te koszty. Upewnij się, że każdy, kto potrzebuje dostępu do Viva Topics i SharePoint, ma odpowiednią licencję. Pomoże to zaangażować zespół i wesprzeć integrację Viva Engage w całej organizacji.

Potencjalne ograniczenia

Wdrażając Viva Topics, możesz napotkać pewne wyzwania. Wiele organizacji zgłasza, że pracownicy spędzają zbyt dużo czasu na przeszukiwaniu systemów w poszukiwaniu informacji. To pokazuje, jak ważne jest solidne zarządzanie wiedzą. Ręczne kuratorowanie treści i tagowanie mogą prowadzić do zdublowanych wysiłków i niższego poziomu wykorzystania. Rekomendacje AI działają najlepiej, gdy stosujesz spójne metadane w SharePoint. AI potrzebuje przejrzystej architektury informacji, aby dobrze organizować treści.

• Możesz utracić część analiz śledzących wykrywalność i wykorzystanie wiedzy.
• Ręczne kuratorowanie i tagowanie mogą generować dodatkową pracę.
• Pracownicy często tracą czas na wyszukiwanie informacji.
• AI potrzebuje spójnych metadanych, aby organizować treści w SharePoint.
• Aby osiągnąć najlepsze wyniki, musisz opracować przejrzystą strukturę informacji.
• Staranne planowanie i wdrożenie są kluczowe dla udanej integracji.
• Brak narzędzi do wspólnej aktualizacji wiedzy może prowadzić do powstawania silosów.

Te wyzwania możesz pokonać, angażując zespół, wykorzystując SharePoint i społeczności Viva Engage oraz starannie planując integrację. Koncentrując się na jasnych procesach i silnym wsparciu, pomagasz organizacji w pełni wykorzystać Viva i SharePoint. Integracja z Viva Engage oraz aktywny udział w społecznościach Viva Engage również zwiększą Twój sukces.

Czy Microsoft Viva Topics się opłaca?

ROI i wartość biznesowa

Chcesz wiedzieć, czy integracja Viva Topics przynosi realną wartość dla Twojej organizacji. Odpowiedź brzmi: tak. Wiele organizacji osiąga duże zwroty, gdy korzysta z Viva razem z SharePoint i innymi narzędziami Microsoft 365. Wpływ możesz zmierzyć, patrząc, ile czasu zyskują pracownicy i jak szybko znajdują informacje. Niektóre firmy zgłosiły korzyści w wysokości od 42 do 127 mln USD po wdrożeniu Viva Topics. Dzieje się tak, ponieważ pracownicy spędzają mniej czasu na wyszukiwaniu dokumentów, a więcej na ważnych zadaniach.

Do śledzenia zwrotu z inwestycji możesz użyć różnych wskaźników. Na przykład możesz mierzyć, w jaki sposób Viva i SharePoint pomagają powiązać aktywność z wynikami biznesowymi. Możesz też tworzyć niestandardowe pulpity, aby zobaczyć, jak zespół korzysta z tematów i jak wpływa to na codzienną pracę. Te narzędzia pomagają zrozumieć wartość Twojego systemu zarządzania wiedzą.

Poniższa tabela przedstawia niektóre kluczowe wskaźniki, których możesz użyć:

Pomagasz też zespołowi łatwiej sięgać po wiedzę. Pracownicy szybciej znajdują właściwe informacje i ekspertów. Zwiększa to produktywność i pomaga wszystkim podejmować lepsze decyzje. Zasady firmowe, procedury i najlepsze praktyki są dostępne zaledwie kilkoma kliknięciami. Dzięki temu organizacja jest lepiej połączona i efektywniejsza.

Podsumowując, pełny potencjał wyszukiwania w przedsiębiorstwie wymaga czegoś więcej niż tradycyjnej wyszukiwarki opartej na słowach kluczowych. Łącząc Microsoft Viva Topics z SharePoint i Microsoft Search, organizacje mogą przekształcić statyczne, rozproszone dokumenty w dynamiczną, kontekstową wiedzę, która funkcjonuje bezpośrednio w codziennych procesach. Niezależnie od tego, czy chcesz usprawnić wdrażanie nowych pracowników, wspierać współpracę przy projektach, czy utrzymać rygorystyczne zarządzanie danymi, ta integracja działa jak potężny katalizator produktywności. Aby zgłębić te strategie i posłuchać ekspertów wyjaśniających, jak sprawić, by ta technologia działała w Twojej dzierżawie, koniecznie posłuchaj pełnego odcinka i odwiedź stronę Integrate Viva Topics with Search and SharePoint. Patrząc w przyszłość, opanowanie tych narzędzi pozwoli Twoim zespołom szybciej odkrywać wiedzę, skalować komunikację i budować naprawdę połączone cyfrowe miejsce pracy.