Come programmare un'email in Outlook: tutte le versioni spiegate

By Mirko Peters · 2026-11-12

Come programmare un'email in Outlook: Invia in un secondo momento nel nuovo Outlook, sul web e su Mac, Ritarda recapito nel classico Outlook, dove restano le bozze e quando la programmazione non riesce.

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Per programmare un'email in Outlook, scrivi il messaggio, apri la freccia a discesa accanto a Invia, scegli Invia in un secondo momento, seleziona data e ora e premi Invia. Questo è il percorso nel nuovo Outlook, in Outlook sul web e in Outlook per Mac. Il classico Outlook per Windows lo chiama Ritarda recapito e lo nasconde nella scheda Opzioni. Questo articolo è per gli utenti di Outlook che vogliono scrivere un'email adesso e farla arrivare più tardi, e spiega dove si trova il messaggio in attesa, come annullarlo, perché l'opzione a volte scompare e cosa usare per le email settimanali o mensili.

Punti chiave

• Nel nuovo Outlook e in Outlook sul web, apri la freccia a discesa accanto a Invia, scegli Invia in un secondo momento, seleziona un orario e premi Invia.
• Il classico Outlook usa Ritarda recapito nella scheda Opzioni, e il messaggio attende nella Posta in uscita, quindi Outlook deve essere in esecuzione.
• I messaggi programmati nel nuovo Outlook, sul web e in Outlook per Mac restano nella cartella Bozze fino all'ora di recapito.
• La programmazione non è disponibile per gli account IMAP o POP, e il ritardo classico per un singolo messaggio richiede un account Exchange.
• Outlook non ha un invio ricorrente integrato. Un flusso cloud pianificato in Power Automate con l'azione Invia un'email copre le email settimanali o mensili.

Quale Outlook usi?

Il testo e la posizione del pulsante dipendono dalla versione, e anche le pagine di supporto Microsoft sono divise allo stesso modo. Il nuovo Outlook per Windows e Outlook sul web usano Invia in un secondo momento. Anche Outlook per Mac usa Invia in un secondo momento, e Microsoft precisa che le versioni precedenti per Mac lo chiamavano Invia più tardi. Il classico Outlook per Windows (Microsoft 365, 2024, 2021, 2019 e 2016) usa Ritarda recapito.

Se vedi un menu File in alto a sinistra della finestra, stai usando il classico Outlook. Se vedi un'icona a forma di ingranaggio Impostazioni e una barra multifunzione semplificata, stai usando il nuovo Outlook o la versione web. Quando i passaggi del nuovo Outlook non corrispondono allo schermo, Microsoft indica che probabilmente non sei ancora nel nuovo Outlook e dovresti usare i passaggi classici.

Vale una regola per tutti: la programmazione non è disponibile per gli account IMAP o POP. Se la tua casella è Gmail, Yahoo o iCloud collegata tramite IMAP, l'opzione non compare.

Invia in un secondo momento nel nuovo Outlook e in Outlook sul web

Questi sono i passaggi della pagina Microsoft su come ritardare o programmare l'invio dei messaggi email e della sua pagina sull'invio programmato per il web.

1. Avvia un nuovo messaggio e scrivilo come al solito, con almeno un destinatario.
2. Seleziona la freccia a discesa accanto a Invia, poi seleziona Invia in un secondo momento.
3. Scegli uno degli orari predefiniti oppure imposta una data e un'ora personalizzate.
4. Seleziona Invia.

Quest'ultimo clic è facile da confondere con "invia ora". Non lo è. Il messaggio va nella cartella Bozze e vi resta fino all'ora di recapito. Cercalo lì se vuoi verificare che sia stato messo in coda.

Per inviare prima un messaggio programmato in nuovo Outlook, passa alla cartella Bozze, apri il messaggio, seleziona Annulla invio e poi Invia. Sul web, il percorso documentato da Microsoft è lo stesso cartella: apri il messaggio programmato, seleziona l'icona a forma di matita Modifica e poi Invia ora. La pagina non spiega come cambiare l'orario di consegna sul web, quindi apri il messaggio dalle Bozze e controlla cosa offre l'editor, e fai una prova con un'email di test prima.

Ritarda la consegna in Outlook classico

Le istruzioni per Outlook classico di Microsoft descrivono due modi per trattenere i messaggi.

Ritarda un singolo messaggio

1. Scrivi il messaggio.
2. Nella scheda Opzioni, nel gruppo Altre opzioni, scegli Ritarda consegna. Si apre la finestra Proprietà.
3. In Opzioni di recapito, seleziona Non recapitare prima di e inserisci data e ora.
4. Chiudi la finestra e seleziona Invia.

Microsoft afferma che questo ritardo per singolo messaggio è disponibile solo per gli account Exchange e che va ripetuto per ogni messaggio. Dopo aver selezionato Invia, il messaggio resta nella Posta in uscita. Controlla lì se vuoi la conferma che è in coda.

Outlook deve restare aperto? Microsoft lo afferma esplicitamente per la regola descritta sotto. Per un singolo messaggio ritardato, la pagina dice solo che il messaggio viene trattenuto nella Posta in uscita. Considera la Posta in uscita una coda lato client: lascia Outlook in esecuzione e connesso fino all'orario di consegna, e non contare sull'invio se spegni il portatile. Ti conviene verificarlo con il tuo account prima di un invio importante.

Ritarda ogni messaggio con una regola

Se vuoi un piccolo margine di sicurezza su tutto ciò che invii, una regola lo fa per qualsiasi tipo di account.

1. Seleziona File, poi Gestisci regole e avvisi, poi Nuova regola.
2. In Inizia da una regola vuota, scegli Applica regola ai messaggi inviati e seleziona Avanti.
3. Seleziona di nuovo Avanti e conferma con Sì quando Outlook avvisa che la regola si applica a ogni messaggio inviato.
4. Seleziona ritarda la consegna di un numero di minuti.
5. Fai clic su un numero di, sottolineato, inserisci un valore da 1 a 120 e seleziona OK.
6. Seleziona Fine, poi OK.

Microsoft afferma che questa regola è lato client, quindi Outlook deve essere in esecuzione perché il ritardo venga applicato. Un ritardo di due minuti è una rete di sicurezza economica: hai il tempo di accorgerti dell'allegato mancante senza dover richiamare nulla. Non equivale a programmare l'invio per il giorno dopo, perché il massimo è 120 minuti.

Programma l'invio in Outlook per Mac

L'articolo di Microsoft su Programmare l'invio in Outlook per Mac descrive questi passaggi.

1. Scrivi il messaggio e aggiungi almeno un destinatario nella riga A:.
2. Fai clic sulla freccia a discesa del pulsante Invia e scegli Programma invio.
3. Inserisci data e ora di consegna.
4. Fai clic su OK.

Il messaggio resta nelle Bozze fino all'orario programmato, e Microsoft afferma che viene inviato anche se Outlook non è aperto. È una differenza reale rispetto a Outlook classico per Windows. Per annullare, apri il messaggio nelle Bozze, fai clic su Annulla invio e conferma con Sì. Il messaggio si riapre così puoi inviarlo subito o riprogrammarlo.

Ci sono dei requisiti. L'articolo elenca un abbonamento Microsoft 365, Outlook 2019 per Mac o Outlook 2021 per Mac, e un account Exchange, come Outlook.com ospitato su Microsoft 365, oppure Exchange 2016 CU5 o successivo. Per verificare la versione, vai su Outlook > Informazioni su Outlook. Le regole per ritardare la consegna di tutti i messaggi non sono disponibili su Mac. La programmazione funziona solo sui singoli messaggi e non funziona con account IMAP o POP come Gmail, Yahoo o iCloud.

E Outlook sul telefono?

Qui devo essere prudente. Le pagine Microsoft che ho consultato per questo articolo non contengono passaggi per programmare un invio da Outlook per iOS o Android. Non dicono nemmeno che la funzione manca, quindi verifica nell'app stessa: apri un nuovo messaggio, controlla le opzioni accanto alla freccia di invio e vedi cosa offre la tua versione.

Non confonderla con l'altra funzione "pianifica" su mobile. La pagina Microsoft "Che cosa significa pianificare un messaggio di posta elettronica?" riguarda qualcosa di diverso: in Outlook per Android e iOS scorri un messaggio nella posta in arrivo e scegli quando deve ricomparire (tra qualche ora, stasera, domani mattina o in un orario personalizzato). Si tratta di posticipare la posta ricevuta, non di ritardare l'invio di quella che scrivi. L'opzione di scorrimento va prima abilitata.

Se ti serve un orario di invio garantito dal telefono, scrivi il messaggio in Outlook sul web da un browser mobile oppure usa un altro dispositivo.

Trovare, modificare e annullare i messaggi pianificati

La posizione di un messaggio pianificato dipende da come l'hai pianificato.

• Nuovo Outlook, web e Mac: la cartella Bozze.
• Outlook classico con Ritarda recapito o con la regola: la Posta in uscita.

In il nuovo Outlook, Annulla invio riporta il messaggio indietro così da poterlo modificare o inviare di nuovo. Su Mac, Annulla invio e Sì lo riaprono. In Outlook classico puoi aprire il messaggio nella Posta in uscita, tornare su Ritarda recapito nella scheda Opzioni e impostare un nuovo orario, oppure eliminare il messaggio per annullarlo.

Se un messaggio pianificato viene respinto, si comporta come qualsiasi altra email non recapitabile. Nella posta in arrivo ricevi un rapporto di mancata consegna dal sistema di posta, e l'orario che hai scelto non incide in alcun modo sulla gestione del rimbalzo. Controlla l'indirizzo del destinatario, correggilo e invia di nuovo.

Perché manca l'opzione Pianifica invio

Se il pulsante non c'è, verifica queste cause nell'ordine indicato.

1. Il tuo account è IMAP o POP. Microsoft afferma che la pianificazione non è disponibile per questi tipi di account, e su Mac la pianificazione richiede un account Exchange.
2. Usi Outlook classico e cerchi il menu a discesa. Nella versione classica si usa Ritarda recapito nella scheda Opzioni, non un menu a discesa accanto a Invia.
3. Usi una build meno recente per Mac. L'articolo Microsoft elenca Outlook per Microsoft 365 per Mac, Outlook 2024 per Mac, Outlook 2021 per Mac e menziona Outlook 2019 per Mac. Le versioni precedenti la chiamavano Invia in un secondo momento.
4. Stai usando un Outlook diverso da quello che pensi. Passa dal nuovo al classico e controlla di nuovo.
5. Il tuo amministratore ha modificato qualcosa. Se le prime quattro verifiche non spiegano il problema, chiedi al reparto IT. Nelle pagine Microsoft che ho consultato non viene descritta un'impostazione amministrativa che disattiva la pianificazione, quindi trattalo come una domanda per l'IT e non come un interruttore noto.

Messaggi ricorrenti: Outlook da solo non ci riesce

Outlook non ha un invio ricorrente integrato. Per un report settimanale o un promemoria mensile, la soluzione pulita dal lato Microsoft è Power Automate.

Il tutorial sui cloud flow di Microsoft crea un flusso pianificato che invia un messaggio di posta elettronica in base a una pianificazione. Il suo esempio viene eseguito il primo giorno di ogni mese a un orario stabilito. Il flusso inizia con un trigger Ricorrenza e usa l'azione Invia un messaggio di posta elettronica tramite una connessione Office 365 Outlook. Puoi inviare a più persone inserendo altri indirizzi nel campo A.

In breve, i passaggi del tutorial:

1. Accedi a Power Automate e descrivi il flusso, oppure crealo partendo da un trigger Ricorrenza.
2. Imposta la pianificazione, il destinatario, l'oggetto e il corpo del messaggio.
3. Conferma la connessione Office 365 Outlook ed effettua l'accesso se richiesto.
4. Seleziona Crea flusso, quindi Salva.

Prova prima con il tuo indirizzo. Se il flusso è stato generato da Copilot, il tutorial Microsoft afferma che una persona deve verificarne l'accuratezza prima che venga eseguito davvero. Non ho trovato una pagina Microsoft che descriva un modo sicuro per gli invii ricorrenti con le regole di Outlook, quindi non basarti su quelle.

Pianificazione e rischi

La posta pianificata porta con sé un rischio silenzioso: non puoi vederla come la posta già inviata. Un messaggio resta nelle Bozze o nella Posta in uscita per ore o giorni, e nel frattempo la situazione può cambiare. Due abitudini aiutano.

• Rileggi qualsiasi messaggio che resta in attesa per più di un giorno prima dell'orario di invio, soprattutto se cita persone, prezzi o date.
• Tieni gli allegati riservati fuori dai messaggi che restano nelle Bozze più del necessario.

Se la tua organizzazione ha regole di conservazione o di conformità, chiedi al tuo amministratore come vengono trattate le bozze. Dalle pagine che ho aperto non posso dirlo, quindi non faccio ipotesi.

Quale metodo va bene per quale compito?

Conviene abbinare lo strumento al problema, perché le opzioni non sono intercambiabili.

• Invia domani mattina, lunedì prossimo o dopo una festività. Usa Pianifica invio in il nuovo Outlook, Outlook sul web o Outlook per Mac. Il messaggio resta in Bozze e parte all'orario che imposti.
• Intercetta refusi e allegati mancanti. Usa un ritardo breve. In Outlook classico si tratta della regola che rinvia la consegna da 1 a 120 minuti. Su Mac, l'impostazione Annulla invio di Microsoft nella sezione Composizione offre ritardi da 5 a 120 secondi, ma Microsoft precisa che non è un vero richiamo e richiede una licenza di abbonamento a Microsoft 365 oppure un account Outlook.com.
• Un messaggio su una casella Exchange classica. Usa Ritarda consegna nella scheda Opzioni.
• La stessa email ogni settimana o ogni mese. Usa un flusso di Power Automate con un trigger Ricorrenza.
• Posta ricevuta che vuoi rivedere più tardi. Si tratta di posticipa nelle app mobili, non di pianificazione.

Se la tua posta è su IMAP o POP, nessuna delle opzioni di Pianifica invio è disponibile. La regola per ritardare ogni messaggio è l'unica cosa che Microsoft descrive per qualsiasi tipo di account, e richiede che Outlook resti in esecuzione.

Scegliere l'orario

Scegliere il minuto spetta a te, e alcune abitudini evitano figuracce. Controlla il fuso orario del destinatario prima di scegliere l'ora, perché un invio alle 9:00 per te può essere in piena notte per lui. Evita le primissime ore della giornata se il messaggio richiede attenzione, ed evita il venerdì sera se ti aspetti una risposta. Verifica due volte AM e PM: un invio alle 19:00 quando volevi le 7:00 è un errore comune. Dopo aver messo in coda il messaggio, apri una volta Bozze o Posta in uscita e conferma l'orario indicato.

Errori comuni

• Considerare l'ultimo clic su Invia come un invio. In Pianifica invio, seleziona Invia per mettere in coda il messaggio. Il messaggio parte più tardi.
• Chiudere Outlook con un ritardo classico. La Posta in uscita richiede un Outlook in esecuzione, e Microsoft precisa che la regola di ritardo viene eseguita sul tuo computer.
• Cercare in Posta inviata. Il messaggio non è ancora lì. Controlla Bozze o Posta in uscita.
• Pianificare da un account IMAP o POP. L'opzione non è disponibile in questi account. Usa una casella di Microsoft 365 o Exchange.
• Aspettarsi che una regola pianifichi per domani. La regola classica rinvia al massimo da 1 a 120 minuti.
• Dimenticare l'orario del destinatario. Controlla il fuso orario del destinatario prima di scegliere l'orario. Un invio alle 9:00 per te può essere in piena notte per qualcun altro.

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Prossimo passo

Apri una bozza nella versione di Outlook che usi davvero, trova il comando Pianifica invio o Ritarda consegna e metti in coda un messaggio di prova a te stesso tra cinque minuti. Così scopri dove si trovano i messaggi pianificati nella tua configurazione e se il messaggio parte in orario, prima di affidarti a come pianificare un'email in Outlook per qualcosa di importante.