Come condividere il calendario di Outlook: autorizzazioni, modifica e delega

By Mirko Peters · 2026-11-12

Come condividere l'accesso al calendario di Outlook nella nuova Outlook, sul web, su Mac e da mobile: scegli l'autorizzazione giusta, condividi con l'esterno dell'organizzazione e interrompi la condivisione.

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Per condividere il calendario di Outlook, seleziona Calendario, scegli Condividi calendario nella scheda Home, digita il nome o l'indirizzo e-mail della persona, scegli un'autorizzazione dall'elenco a discesa e seleziona Condividi. La persona riceve un invito via e-mail e, una volta accettato, il calendario compare nel suo elenco. In Outlook sul web è il pulsante Condividi nella barra degli strumenti del calendario, mentre sul telefono è l'icona dell'ingranaggio accanto al calendario. Questo articolo è rivolto agli utenti di Outlook che vogliono condividere un'agenda con un collega, un assistente o una persona esterna all'azienda, e spiega quale autorizzazione scegliere per non concedere più di quanto previsto.

Punti chiave

• Nella nuova Outlook, seleziona Calendario, poi Condividi calendario nella scheda Home, inserisci un nome, scegli un'autorizzazione dall'elenco a discesa e seleziona Condividi.
• I livelli sono «Può visualizzare quando sono occupato», «Può visualizzare titoli e posizioni», «Può visualizzare tutti i dettagli», «Può modificare» e «Delega».
• Non puoi concedere l'accesso «Può modificare» o «Delega» a persone esterne alla tua organizzazione. La condivisione esterna è limitata alle opzioni di sola visualizzazione.
• La condivisione all'interno dello stesso tenant di Microsoft 365 si sincronizza immediatamente; quella con un altro tenant si sincronizza circa ogni tre ore, mentre Gmail può richiedere da 24 a 48 ore.
• Per interrompere la condivisione, apri le impostazioni di condivisione e seleziona Rimuovi accanto alla persona, oppure usa Annulla pubblicazione per un calendario pubblicato.

I cinque livelli di autorizzazione

Prima di cliccare su Condividi, decidi quanto deve vedere l'altra persona. L'articolo Microsoft sulla condivisione del calendario in Microsoft 365 elenca i livelli semplificati nei client Outlook attuali.

• Può visualizzare quando sono occupato. Solo orari liberi e occupati. Niente titoli, niente posizioni.
• Può visualizzare titoli e posizioni. Orari occupati più titolo e posizione di ogni elemento.
• Può visualizzare tutti i dettagli. Tutto il contenuto del calendario. La persona può vederlo ma non modificarlo.
• Può modificare. La persona può cambiare il tuo calendario.
• Delega. Diritti di modifica più il diritto di pianificare e rispondere alle riunioni per tuo conto.

Esiste anche un livello Personalizzato per ruoli intermedi come Autore, Collaboratore o Editor di pubblicazione. Secondo Microsoft, solo un amministratore può impostarli, usando i cmdlet Add-MailboxFolderPermission o Set-MailboxFolderPermission in Exchange Online PowerShell.

Gli elementi contrassegnati come Privato mostrano solo il loro orario alla maggior parte delle persone. L'eccezione è un delegato a cui hai consentito di vedere gli eventi privati.

La mia regola pratica: per i colleghi inizia con «Può visualizzare titoli e posizioni» e per chiunque sia esterno al tuo team con «Può visualizzare quando sono occupato». Aumenta il livello solo quando qualcuno lo chiede e ha un motivo valido.

Come condividere il calendario nella nuova Outlook per Windows

Questi passaggi provengono dalla pagina Microsoft sulla condivisione di un calendario in sola visualizzazione.

1. Nel riquadro di navigazione, seleziona Calendario.
2. Nella scheda Home seleziona Condividi calendario. Se hai più di un calendario, scegli quale condividere.
3. Nella casella Immetti un indirizzo e-mail o un nome di contatto digita il destinatario. Scegli il nome dall'elenco oppure premi Invio.
4. Apri l'elenco a discesa accanto al nome e scegli un livello di accesso.
5. Seleziona Condividi. Per annullare prima della condivisione, seleziona Rimuovi.

Il destinatario riceve un invito via e-mail. Dopo averlo accettato, può aggiungere il tuo calendario alla propria visualizzazione. Se sul tuo schermo non vedi questi passaggi, potresti usare Outlook classico, dove i menu sono diversi.

Per impostazione predefinita, i calendari condivisi e quelli delegati non sono visibili sul lato del destinatario. Il destinatario seleziona Mostra tutto nell'elenco dei calendari, trova il calendario in Calendari persone e lo seleziona. La Visualizzazione divisa nella barra multifunzione mostra più calendari affiancati.

Microsoft precisa inoltre che aggiungere direttamente il calendario di un'altra persona (Calendario, Aggiungi calendario, Aggiungi dalla rubrica) funziona solo con account di lavoro o dell'istruzione. Chi usa un account personale ha bisogno di un invito.

Outlook sul web

La pagina di Microsoft su come condividere il calendario in Outlook sul web descrive questi passaggi.

1. Seleziona l'icona Calendario.
2. Nella barra degli strumenti seleziona Condividi e scegli il calendario. Puoi condividere solo i calendari di cui sei proprietario.
3. Inserisci il nome o l'indirizzo e-mail della persona.
4. Scegli un livello di autorizzazione.
5. Seleziona Condividi.

Per modificare o interrompere la condivisione, fai clic con il pulsante destro del mouse sul calendario in Calendari, seleziona Condivisione e autorizzazioni e scegli un nuovo livello oppure l'icona di rimozione. Se sullo schermo vedi qualcosa di diverso, potresti usare Outlook sul web classico, dove i menu sono diversi e Delega è disponibile solo per il calendario principale.

Outlook per Mac

In visualizzazione Calendario trova il tuo calendario nel riquadro di navigazione a sinistra, passa il mouse sul nome dell'account, fai clic sui puntini di sospensione (...) oppure fai clic con il pulsante destro e scegli Autorizzazioni di condivisione. Nella finestra Proprietà calendario fai clic sul pulsante più (+), digita il nome o l'indirizzo e-mail della persona, scegli un livello nell'elenco a discesa Autorizzazioni (ad esempio Può visualizzare quando sono occupato, Può visualizzare tutti i dettagli o Può modificare), fai clic su Aggiungi e poi su Fine. Questo procedimento è tratto dall'articolo Microsoft su delega e calendari condivisi in Outlook per Mac, che indica la necessità di un account di Microsoft Exchange Server. Per interrompere la condivisione, seleziona la persona e fai clic sul pulsante meno (-).

Outlook per iOS e Android

La pagina Microsoft dedicata ai dispositivi mobili indica che puoi condividere il tuo calendario direttamente dall'app:

1. Apri la scheda Calendario.
2. Apri il menu in alto a sinistra.
3. Tocca l'icona a forma di ingranaggio accanto al calendario che vuoi condividere.
4. Tocca Aggiungi persone e scegli con chi condividere.
5. Tocca una persona per modificarne le autorizzazioni o rimuoverne l'accesso.
6. Conferma le modifiche.

Per aprire un calendario che qualcuno ha condiviso con te, tocca lo stesso ingranaggio, poi Aggiungi un calendario condiviso, inserisci il nome della persona e tocca il segno più accanto. Una delle pagine Microsoft è riferita a Outlook per iOS, quindi su Android i passaggi potrebbero essere leggermente diversi.

Outlook classico per Windows

In Outlook classico il comando Condividi calendario si trova nella scheda Home della visualizzazione Calendario. Le pagine Microsoft che ho aperto mostrano i passaggi per Outlook classico in una scheda separata che non sono riuscito a caricare, quindi se la barra multifunzione è diversa controlla la scheda Outlook classico nelle pagine collegate sopra. I nomi delle autorizzazioni sono gli stessi dell'elenco sopra; le vecchie etichette corrispondono a Free/Busy, Free/Busy con oggetto e ubicazione, Revisore ed Editor.

Cosa deve fare l'altra persona

La condivisione richiede il contributo di entrambe le parti, e molte segnalazioni del tipo «non funziona» dipendono dal lato del destinatario. La persona riceve un invito via e-mail e deve accettarlo. In il nuovo Outlook un calendario condiviso o delegato non è visibile per impostazione predefinita: deve selezionare Mostra tutto nell'elenco dei calendari, trovare il calendario in Calendari persone e selezionarlo. Può anche usare Aggiungi calendario, poi Aggiungi dalla rubrica e scegliere te, ma Microsoft precisa che questo percorso diretto funziona solo con account di lavoro o dell'istruzione. Gli utenti con account personali devono attendere il tuo invito.

Su un telefono, la persona tocca il menu del calendario in alto a sinistra, tocca l'ingranaggio, poi Aggiungi calendario condiviso, inserisce il tuo nome e tocca il segno più accanto. Per vedere la tua disponibilità con un colore a scelta, tocca l'icona dell'ingranaggio accanto al tuo nome. Vedono solo ciò che hai autorizzato, quindi un visualizzatore con autorizzazione Può visualizzare quando sono occupato vede blocchi di tempo e nient'altro.

Condividere o pubblicare?

Le due parole suonano simili, ma funzionano in modo diverso.

• Condividi invia un invito a una persona specifica. Scegli la sua autorizzazione, puoi modificarla in seguito e puoi rimuoverla. All'interno della tua organizzazione la sincronizzazione è immediata.
• Pubblica crea un link. Chiunque abbia il link può vedere il calendario con il livello di dettaglio che hai scelto, e il link è disponibile in due forme: HTML per la visualizzazione in un browser e ICS per l'iscrizione da un altro programma di calendario. Entrambi sono di sola lettura, e la frequenza di aggiornamento di un calendario ICS dipende dal provider di posta del destinatario.

Se la persona ha un account Microsoft 365 o Outlook.com, condividi. Se usa Gmail, Calendario Apple o altro e ha solo bisogno di vedere i tuoi orari, la pubblicazione è la strada pratica, ma accetti che non puoi sapere chi apre il link. Scegli il livello di dettaglio più basso e annulla la pubblicazione quando il progetto termina.

Modifica o Delega: quale scegliere?

È qui che le persone concedono troppo.

Modifica significa che la persona può visualizzare e modificare il tuo calendario. Gli editor possono essere assegnati al tuo calendario principale o ai calendari che hai creato. Delega equivale a modifica con in più il diritto di pianificare e rispondere alle riunioni per tuo conto, e le deleghe possono essere assegnate solo al tuo calendario principale.

La pagina di Microsoft su autorizzazioni di modifica e delega descrive i passaggi in il nuovo Outlook:

1. Nel riquadro di navigazione, seleziona Calendario. Nella scheda Home, seleziona Condividi calendario.
2. Nella pagina Condivisione e autorizzazioni, inserisci il nome o l'indirizzo e-mail della persona. Puoi aggiungere una sola persona alla volta.
3. Apri l'elenco a discesa accanto al nome e seleziona Può modificare o Delega.
4. Per una delega, puoi facoltativamente selezionare Consenti al delegato di visualizzare gli eventi privati e Consenti al delegato di gestire le categorie.
5. Seleziona Condividi.
6. In Deleghe, accanto a Invia inviti e risposte a, scegli un'opzione: Solo delegato, Delegato e invia a me una copia oppure Sia il mio delegato sia io. Ripeti l'operazione per ogni delegato.

Requisiti: l'accesso come delegato richiede un account di lavoro o dell'istituto in Microsoft 365 o Exchange Online. Inoltre Microsoft consiglia un delegato per calendario, perché più delegati sullo stesso calendario non rientrano negli obiettivi della progettazione.

L'assistente di un dirigente è il caso tipico di delega. Un collega che ha solo bisogno di conoscere i tuoi orari liberi e occupati non ha bisogno di Modifica, tanto meno di Delega.

Condivisione al di fuori della tua organizzazione

Puoi condividere con persone esterne alla tua azienda, ma con meno opzioni.

• Limiti delle autorizzazioni. Microsoft afferma che non è possibile concedere l'accesso come editor o delegato a persone esterne alla tua organizzazione. L'accesso esterno è limitato alle opzioni di sola visualizzazione.
• Interruttore amministrativo. Nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365, in Impostazioni, Impostazioni organizzazione, Servizi, Calendario, un amministratore controlla se gli utenti possono condividere con persone esterne all'organizzazione che dispongono di Office 365 o Exchange, e se chiunque possa accedere ai calendari tramite un invito e-mail. Per l'accesso anonimo, l'amministratore sceglie quanto deve essere visibile: solo disponibilità con l'orario, orario con oggetto e posizione, oppure tutte le informazioni sugli appuntamenti. I dettagli sono nell'articolo di amministrazione di Microsoft su condivisione dei calendari con utenti esterni.
• Gmail e altri provider. Sul web, le persone esterne a Outlook, come gli utenti Gmail, possono accettare inviti solo con un account Microsoft 365 o Outlook.com. Altrimenti puoi pubblicare il calendario e inviare loro un link HTML (visualizzazione nel browser) o un link ICS (iscrizione). Entrambi sono di sola lettura.
• Pubblicazione. Nell'app web vai su Impostazioni, Calendari condivisi e, in Pubblica un calendario, scegli il calendario e il livello di dettaglio, quindi seleziona Pubblica. Per annullare, seleziona Annulla pubblicazione nello stesso punto. In new Outlook per Windows il percorso è Visualizza, Impostazioni calendario, Calendario, Calendari condivisi.

Considera un link pubblicato come una chiave che potrebbe essere inoltrata. Non puoi sapere chi ce l'ha, quindi pubblica un calendario separato con solo i dettagli che vuoi rendere visibili a tutti.

Quanto velocemente si sincronizza la condivisione?

Secondo l'articolo Microsoft sulla condivisione, la condivisione tra utenti di Microsoft 365 nello stesso tenant è immediata. La condivisione con un altro tenant di Microsoft 365 avviene periodicamente, circa ogni tre ore. Da Microsoft 365 a Outlook.com si usa un abbonamento ICS, con aggiornamenti circa ogni tre ore. La condivisione verso terze parti, come Gmail, usa anch'essa un abbonamento ICS, e Gmail può aggiornarsi ogni 24-48 ore. Se qualcuno ti dice che il tuo nuovo appuntamento non c'è, questo è il primo punto da controllare. I gruppi di Microsoft 365 non sono ancora supportati per la condivisione dei calendari, mentre lo sono i singoli utenti e i gruppi di sicurezza.

Interrompere una condivisione

In new Outlook, seleziona Calendario, quindi Condividi calendario nella scheda Home. Scegli il calendario giusto e seleziona Rimuovi accanto alla persona. Non puoi rimuovere le autorizzazioni dai calendari di altri. All'interno della tua organizzazione, il calendario viene rimosso dal loro elenco, a meno che il gruppo predefinito "My Organization" abbia ancora accesso; in tal caso lo mantengono al livello predefinito. Al di fuori della tua organizzazione, la loro copia resta ma smette di sincronizzarsi e di ricevere aggiornamenti. Un calendario pubblicato scompare quando selezioni Annulla pubblicazione.

Risolvere i problemi di condivisione

1. L'invito non è mai arrivato. Chiedi alla persona di controllare la posta indesiderata e le altre cartelle, poi rimuovila e condividi di nuovo.
2. Livello di dettaglio sbagliato. Apri Condivisione e autorizzazioni e modifica il livello. Ricorda che gli elementi privati mostrano solo l'orario.
3. Eventi mancanti o aggiornamenti lenti. Controlla la tabella di sincronizzazione sopra. Gli aggiornamenti tra tenant diversi e verso Gmail sono ritardati per progettazione.
4. App Calendario di Mac. Secondo Microsoft, la sincronizzazione immediata non è supportata per i client basati su EWS, inclusa l'app Calendario di Mac OS X.
5. La condivisione esterna è bloccata. Chiedi al tuo amministratore. La condivisione potrebbe essere limitata dalle impostazioni della tua organizzazione.
6. Calendario condiviso nascosto. Seleziona Mostra tutto nell'elenco dei calendari e cerca in Calendari di persone.

Errori comuni

• Assegnare Modifica quando basta Visualizza. Chi ha Modifica può spostare o eliminare le tue riunioni.
• Condividere il calendario principale con i clienti. Usa un calendario separato per i soggetti esterni.
• Dimenticare gli elementi privati. Contrassegna come Privati gli elementi sensibili prima di condividere. Di solito le altre persone vedranno solo l'orario.
• Aspettarsi aggiornamenti immediati ovunque. I link tra tenant diversi e i link ICS si aggiornano con un ritardo.
• Aggiungere più delegati. Microsoft consiglia di averne uno solo.
• Non rivedere le condivisioni. Le persone cambiano lavoro. Controlla l'elenco ogni pochi mesi e rimuovi chi non ne ha più bisogno.

Argomenti correlati da esplorare

• Configurazione dei delegati per gli assistenti. Le opzioni dei delegati, incluso chi riceve le risposte alle riunioni, meritano una guida a parte.
• Controlli della condivisione esterna. Gli amministratori di Exchange Online decidono cosa possono vedere gli utenti esterni.
• Calendari di caselle condivise e risorse. Secondo Microsoft, qualsiasi calendario condivisibile è idoneo, inclusi i calendari delle caselle condivise e delle caselle risorsa.
• Usare il calendario sul web. I menu di Outlook sul web sono quelli a cui rimanda l'articolo di amministrazione di Microsoft.

Prossimo passo

Apri oggi stesso le impostazioni di condivisione del tuo calendario e leggi l'elenco delle persone che possono vederlo. Rimuovi chi non ha bisogno di accedervi e abbassa qualsiasi autorizzazione superiore a quella che il ruolo richiede. Così saprai come condividere il tuo calendario di Outlook con sicurezza e cosa può fare davvero ciascuna persona.