Come creare un gruppo di posta elettronica in Outlook (passaggi per l'elenco di contatti)

By Mirko Peters · 2026-11-12

Come creare un gruppo di posta elettronica in Outlook con un elenco di contatti o un gruppo di contatti: passaggi per la nuova Outlook, la versione classica, il web e Mac, e quando è indicato un gruppo di Microsoft 365.

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Per creare un gruppo di posta elettronica in Outlook, crea un elenco di contatti: apri Persone, scegli Nuovo elenco di contatti, assegnagli un nome, aggiungi gli indirizzi email dei membri e salva. Nella versione classica di Outlook la stessa funzione si chiama gruppo di contatti e si trova in Persone, Home, Nuovo gruppo di contatti. Dopodiché, digita il nome del gruppo nel campo A e Outlook inserisce automaticamente tutti i membri. Questo articolo è pensato per gli utenti di Outlook che scrivono sempre alle stesse persone, e per gli amministratori a cui viene chiesto «puoi creare un gruppo per il team?». Spiega i passaggi per ciascuna versione e come scegliere tra un elenco personale e un gruppo condiviso.

Punti chiave

• Un gruppo di posta elettronica personale in Outlook si chiama elenco di contatti nella nuova Outlook e gruppo di contatti nella versione classica. È la stessa funzione, e alcuni la chiamano elenco di distribuzione.
• Nella nuova Outlook, seleziona Persone, apri la freccia accanto a Nuovo contatto, scegli Nuovo elenco di contatti, assegnagli un nome, aggiungi i destinatari e seleziona Crea.
• Nella versione classica di Outlook, apri Persone, seleziona Nuovo gruppo di contatti nella scheda Home, aggiungi i membri e seleziona Salva e chiudi.
• Per inviare un messaggio al gruppo, digita il suo nome nel campo A di un nuovo messaggio. Eliminare un elenco rimuove solo l'elenco, mentre i contatti restano.
• Un gruppo di Microsoft 365 è una cosa diversa: condivide una casella di posta, un calendario e dei file, e viene creato e gestito nell'interfaccia di amministrazione.

Elenco di contatti, gruppo di contatti, elenco di distribuzione: sono la stessa cosa?

I termini generano la maggior parte della confusione, quindi partiamo da lì. La pagina Microsoft su creazione, modifica ed eliminazione di un elenco di contatti indica che gli elenchi di contatti sono indicati in precedenza come gruppi di contatti nella versione classica di Outlook. Descrive inoltre i gruppi di contatti, o elenchi di distribuzione, come un modo rapido per inviare messaggi alle persone con cui si è in contatto frequente. Quindi tre nomi, una sola funzione personale.

Un elenco di distribuzione in senso amministrativo è un'altra cosa. È un gruppo abilitato alla posta creato da un amministratore, che tutti nell'organizzazione possono usare. Il tuo elenco personale è invece una raccolta di indirizzi email salvata nei tuoi contatti. Nessun altro lo vede.

Di quale hai bisogno? Se gestisci un elenco per uso personale, crea un elenco di contatti. Se tutta l'azienda deve poter scrivere a «Persone dell'edificio A», chiedi al tuo amministratore un gruppo di distribuzione. Se un team ha bisogno di una casella di posta, un calendario e dei file condivisi, serve un gruppo di Microsoft 365, trattato più avanti.

Come creare un gruppo di posta elettronica nella nuova Outlook per Windows

1. Seleziona Persone nel riquadro laterale.
2. Apri il menu a discesa accanto a Nuovo contatto, quindi scegli Nuovo elenco di contatti.
3. Inserisci un nome, aggiungi i destinatari per nome o indirizzo email e, se vuoi, una descrizione.
4. Seleziona Crea.

Per aggiungere contatti in un secondo momento, seleziona Persone, poi Elenchi di contatti, passa con il mouse sull'elenco e seleziona la matita Modifica. Inserisci nomi o indirizzi e-mail in Aggiungi destinatari, quindi seleziona Salva. Per rimuovere qualcuno, apri la stessa visualizzazione di modifica, seleziona la X accanto al contatto e seleziona Salva. Per rinominare un elenco, modificalo e cambia il nome.

Per eliminare un elenco, seleziona Persone, poi Elenchi di contatti, passa con il mouse sull'elenco e seleziona il pulsante del cestino Elimina. Per eliminarne più di uno alla volta, seleziona le relative caselle e scegli Elimina nella barra multifunzione. Conferma di nuovo con Elimina. L'eliminazione di un elenco rimuove solo l'elenco. I contatti restano.

Outlook classico per Windows

La pagina di formazione Microsoft sulla creazione di un gruppo di contatti riporta questi passaggi.

1. Apri Persone dalla barra di navigazione.
2. Nella scheda Home, seleziona Nuovo gruppo di contatti.
3. Inserisci un nome nella casella Gruppo di contatti.
4. Seleziona Gruppo di contatti, poi Aggiungi membri, e scegli Da Contatti di Outlook, Da Rubrica oppure Nuovo contatto e-mail.
5. Scegli le persone desiderate. Tieni premuto Ctrl per selezionarne più di una, quindi seleziona OK.
6. Seleziona Salva e chiudi.

Ecco fatto. Il gruppo ora si trova tra i tuoi contatti. Per inviargli un'e-mail, vai su Home, seleziona Nuovo messaggio, poi A, digita il nome del gruppo nella casella Cerca, fai doppio clic sul nome del gruppo per aggiungerlo alla casella A e seleziona OK.

Outlook sul web e Outlook.com

La pagina Microsoft sugli elenchi di contatti in Outlook.com descrive i passaggi per il web.

1. Seleziona l'icona Persone in basso a sinistra.
2. Nella barra degli strumenti, seleziona la freccia accanto a Nuovo contatto, poi Nuovo elenco di contatti.
3. Inserisci un nome e aggiungi nomi o indirizzi e-mail.
4. Seleziona Crea.

Ci sono due modi per aggiungere persone in un secondo momento. Nel primo, seleziona Tutti gli elenchi di contatti, scegli l'elenco, seleziona Modifica, inserisci nomi o indirizzi e seleziona Salva. Nel secondo, seleziona prima i contatti, scegli Aggiungi a elenco nella barra degli strumenti e seleziona l'elenco con il segno più. Per rimuovere qualcuno, apri l'elenco, seleziona Modifica, seleziona la x accanto alla persona e Salva.

Note della stessa pagina: un elenco di contatti è una raccolta di indirizzi e-mail, quindi possono essere aggiunti solo i contatti con un indirizzo e-mail. Gli elenchi vengono salvati nella cartella Contatti predefinita e compaiono in Tutti gli elenchi di contatti. Se vuoi raggruppare i contatti per scopi diversi dall'e-mail, Microsoft suggerisce di creare invece una cartella. Per usare una cartella diversa per l'elenco, seleziona quella cartella prima di scegliere Nuovo elenco di contatti.

Outlook per Mac

L'articolo Microsoft per Mac afferma:

1. Seleziona il pulsante Persone nella barra di navigazione laterale.
2. Seleziona la cartella Contatti nell'account in cui vuoi creare l'elenco. Passa con il mouse su Nuovo contatto, quindi seleziona Nuovo elenco di contatti.
3. Digita un nome.
4. In Aggiungi membri, digita l'indirizzo e-mail di un contatto e seleziona Aggiungi. Ripeti per ogni contatto.
5. Seleziona Salva.

Per rimuovere un membro, seleziona il pulsante del cestino accanto al contatto e seleziona Salva. La sincronizzazione degli elenchi di contatti dal server funziona solo con account Microsoft 365 e Outlook.com. Per un account POP o IMAP, usa la cartella Contatti in Sul mio computer. Se Nuovo elenco di contatti è disattivato, attiva quelle cartelle: seleziona Outlook, Impostazioni, poi in Impostazioni rapide seleziona Visualizza e, in Barra laterale, attiva Mostra le cartelle Sul mio computer. Il supporto per Outlook per Mac legacy termina nell'ottobre 2026.

Usare il tuo gruppo

Per inviare un messaggio al gruppo, avvia un nuovo messaggio e digita il nome del gruppo nella riga A. Outlook lo espande ai membri. Un messaggio inviato a un elenco di contatti arriva a tutti i destinatari dell'elenco. Puoi anche aggiungere un elenco di contatti alle richieste di riunione e ad altri elenchi di contatti.

Due cose da considerare prima di fare clic su Invia.

Primo, la riservatezza. In un invio con i destinatari nella riga A, ogni destinatario vede gli altri. Se l'elenco è grande, mette insieme persone che non si conoscono o include indirizzi esterni, inserisci il gruppo in Ccn. Microsoft segnala un effetto collaterale: inserire un gruppo di distribuzione in Ccn può interrompere le regole dei destinatari che ordinano la posta in base al nome dell'elenco nei campi A o Cc. La nostra guida su come usare Ccn in Outlook spiega i dettagli.

Secondo, i limiti. In Exchange Online, un gruppo di distribuzione nella rubrica condivisa conta come un solo destinatario ai fini del limite per messaggio, mentre i membri di un gruppo presente nella cartella Contatti personali vengono conteggiati singolarmente. Quindi un elenco personale di 400 nomi utilizza 400 dei destinatari consentiti per messaggio. Questo conta se invii a elenchi grandi.

Quando usare invece un gruppo di Microsoft 365

La pagina di Microsoft sul confronto tra i tipi di gruppi in Microsoft 365 illustra le opzioni. In breve:

• Gruppi di Microsoft 365 servono per la collaborazione tra utenti interni ed esterni all'azienda. Ogni gruppo ha un indirizzo email di gruppo, uno spazio di lavoro condiviso per conversazioni, file ed eventi di calendario, e può connettersi a Teams.
• I gruppi di distribuzione inviano notifiche email a un insieme fisso di persone, ad esempio «Persone nell'edificio A».
• I gruppi di distribuzione dinamici inviano posta alle persone che corrispondono ad attributi come reparto o sede, con i membri determinati al momento dell'invio.
• I gruppi di sicurezza abilitati alla posta concedono l'accesso alle risorse e l'invio di notifiche email agli stessi utenti.
• Le cassette postali condivise consentono a più persone di accedere a un'unica cassetta postale, ad esempio un indirizzo di assistenza o la reception.

La pagina di Microsoft sugli elenchi di contatti avverte anche di non confonderli con i gruppi di Microsoft 365, che presenta come l'opzione più solida, in grado di condividere casella di posta, calendario e file.

Alcuni limiti indicati nella pagina di confronto vale la pena conoscerli. I gruppi di Microsoft 365 non possono essere membri di gruppi di distribuzione o di gruppi di sicurezza. Gli utenti esterni possono far parte dei gruppi di Microsoft 365 e ricevere email da essi solo se l'amministratore abilita queste funzionalità. Le cassette postali condivise non possono essere migrate in gruppi di Microsoft 365. E un gruppo di distribuzione aggiunto a un team di Teams aggiunge solo i suoi membri, non il gruppo.

La mia regola: elenco personale per le tue comunicazioni, gruppo di distribuzione per gli annunci a livello aziendale, gruppo di Microsoft 365 quando le persone devono lavorare insieme.

Mantenere in salute un gruppo

• Dagli un nome chiaro. «Team kickoff progetto» è meglio di «Gruppo 1». Segui lo stile di denominazione della tua azienda, se ne ha uno.
• Controlla i membri. Rimuovi le persone che se ne sono andate e verifica gli indirizzi. Un errore di battitura in un solo indirizzo fa rimbalzare il messaggio a te.
• Verifica l'account. Gli elenchi di un account Microsoft 365 o Outlook.com sono archiviati sul server, quindi compaiono in altri client di Outlook. Su un Mac con un account POP o IMAP, gli elenchi restano in Su questo computer.
• Non incollare gli elenchi dei membri nei messaggi. Inviare all'esterno i nomi di un intero elenco è esattamente la fuga di dati che volevi evitare.
• Chiedi prima all'IT per un elenco a livello aziendale. Un elenco che tutti devono usare non è un elenco di contatti personale.

Errori comuni

• Cerchi il comando in Posta. Il comando si trova in Persone, non nella visualizzazione Posta.
• Chiamare tutti i gruppi allo stesso modo. Un elenco di contatti, un gruppo di distribuzione e un gruppo di Microsoft 365 si comportano in modo diverso.
• Aggiungere una persona senza indirizzo email. Un elenco di contatti è una raccolta di indirizzi email, quindi questi contatti non possono essere aggiunti.
• Inviare un elenco grande in A. Tutti vedono tutti. Usa Ccn.
• Dimenticare che eliminare un elenco non significa eliminare i contatti. Viene eliminato solo l'elenco. È una buona notizia, ma i membri restano comunque nella tua rubrica.
• Aspettarsi che un elenco personale venga condiviso. I tuoi colleghi non possono usarlo se non gli invii gli indirizzi.

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• Nascondere i destinatari. Scopri come funziona Ccn (Bcc) e come i suoi limiti si applicano ai gruppi.
• Gruppi di distribuzione creati dagli amministratori. In Exchange Online, gli amministratori possono crearli e limitare chi può inviarvi messaggi.
• Caselle condivise per gli indirizzi di team. Un indirizzo support@ di solito richiede una casella condivisa, non un elenco.
• Gruppi dinamici. Se i membri devono seguire reparto o sede, chiedi al tuo amministratore un gruppo di distribuzione dinamico.

Prossimo passo

Apri Persone in Outlook, crea un elenco di contatti con due dei tuoi indirizzi e invia un messaggio di prova. Una volta visto come arriva un messaggio al gruppo, saprai come creare un gruppo di posta in Outlook che si comporti come previsto.