Как M365 Copilot организует собрания, чаты и автоматизацию рабочих процессов

By Mirko Peters · 2025-11-15

M365 Copilot упрощает собрания, чаты и автоматизацию рабочих процессов, повышает производительность и обеспечивает безопасную совместную работу в приложениях Microsoft 365.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Вы используете M365 Copilot, чтобы управлять собраниями, чатами и инструментами автоматизации рабочих процессов. Microsoft Graph связывает вашу информацию, поэтому Copilot показывает только то, что вам нужно, и защищает ваши данные. Вы можете настроить задачи, например написание писем и подготовку сводок собраний. Это помогает работать быстрее и эффективнее. Многие сокращают много времени, например сокращая шаги адаптации сотрудников с нескольких часов до нескольких минут. Чтобы начать, посмотрите, как функции Copilot могут упростить вашу повседневную работу и помочь лучше взаимодействовать с коллегами.

Главное

• M365 Copilot упрощает собрания: готовит повестки дня и подводит итоги прошлых обсуждений. Это помогает командам не терять нить и быть организованными.

• Во время собраний Copilot записывает то, что говорят участники, и составляет списки задач. Это помогает всем понимать, за что они отвечают.

• Copilot может экономить время, позволяя настраивать задачи, которые выполняются самостоятельно во многих приложениях Microsoft 365. Это снижает количество ошибок и помогает сделать больше.

• Инструмент чатов Copilot помогает справляться с большим количеством сообщений, давая краткие сводки основных мыслей. Это позволяет лучше общаться и не пропускать важные новости.

• M365 Copilot имеет надёжные инструменты безопасности для защиты личных данных. Он соблюдает правила компании, помогая с рабочими задачами.

Собрания с M365 Copilot

Планирование и подготовка

M365 Copilot помогает легко планировать собрания. Не нужно искать старые письма или заметки. Copilot помогает составить повестки дня и подготовить материалы. Он просматривает прошлые обсуждения и делает краткие сводки, чтобы вы знали, что происходило раньше. Вы видите темы для обсуждения и документы для изучения до собрания. Это помогает всем сосредоточиться. Умный поиск использует Microsoft Graph, поэтому вы быстро и безопасно находите нужное.

Совет: Copilot экономит ваше время, формируя повестку дня и показывая важные моменты из прошлых собраний.

Вот таблица, которая показывает, как Copilot помогает подготовиться к собраниям:

Сводки и задачи для исполнения

M365 Copilot помогает вам во время собраний в режиме реального времени. Он записывает то, что говорят участники, и систематизирует заметки по ходу встречи. Вы сразу видите задачи для исполнения и принятые решения. После собрания Copilot формирует сводку с основными пунктами и задачами для участников. Это помогает вспомнить, что произошло, и понять, что нужно сделать дальше.

• Copilot в Teams составляет повестки дня и подводит итоги обсуждений перед собраниями.

• Во время собраний он создаёт транскрипции и систематизирует заметки.

• После собраний он формирует сводки с решениями и задачами.

Вы и ваша команда остаетесь на одной волне и ничего важного не упускаете.

Экспорт решений

Вы можете передавать решения и задачи собраний в другие приложения Microsoft 365. M365 Copilot использует API для сохранения и отслеживания действий пользователей, что помогает соблюдать правила. Meeting Insights API получает заметки и задачи, поэтому их можно добавить в инструменты управления проектами. Эти возможности помогают вести последующие действия в HR, продажах или работе с клиентами.

Это помогает поддерживать порядок в работе и доводить решения до исполнения.

Интеграция чатов и Copilot Hub

Как справиться с перегрузкой чатов

В Teams и Outlook вы получаете много сообщений. M365 Copilot помогает с ними справиться. Он анализирует ваши чаты и выделяет главные идеи. Не нужно читать каждое сообщение. Copilot показывает обновления, варианты решений и вопросы. Вы держите курс и экономите время.

Совет: Copilot даёт краткое резюме длинных чатов. Вы ничего важного не пропустите.

Единая поверхность для вопросов и ответов

Вы можете задавать Copilot вопросы в центре чата. Он собирает информацию из Teams, Outlook и SharePoint. Вы вводите вопрос, а Copilot находит ответы в ваших письмах, чатах и файлах. Центр чата использует Microsoft Graph, чтобы искать только то, что вам доступно. Если у вас нет лицензии Copilot, центр чата не может получить ваши рабочие данные и общую информацию. Так ваши данные остаются в безопасности.

• Спрашивайте о собраниях, проектах или файлах.

• Получайте ответы из всех ваших приложений Microsoft 365.

• Видите только те данные, к которым у вас есть доступ.

Контекстный поиск информации

M365 Copilot использует интеллектуальные инструменты, чтобы находить нужную вам информацию. Он понимает, что вам нужно, и ищет наилучшие ответы. Система использует API, чтобы просматривать ваши чаты и файлы. Она находит фрагменты текста, соответствующие вашим потребностям, и показывает их с подробностями. Copilot соблюдает правила доступа, поэтому вы видите только то, что вам доступно.

Вот таблица, которая показывает, как Copilot находит информацию:

Вы получаете ответы, которые соответствуют вашей работе и потребностям. Copilot помогает найти самое важное, даже в загруженных чатах и файлах.

Автоматизация рабочих процессов

Автоматизация задач в приложениях

Вы можете использовать автоматизацию рабочих процессов, чтобы упростить работу. M365 Copilot помогает настраивать задачи в Outlook, Teams, SharePoint, Planner и Approvals. Не нужно переключаться между приложениями или помнить каждый шаг. Вы можете отправлять письма, ставить напоминания, управлять календарями и делиться обновлениями с командой. Эти задачи выполняются автоматически, поэтому вы экономите время и допускаете меньше ошибок.

Вот таблица, которая показывает типичные задачи, которые можно автоматизировать:

Вы можете увидеть, как эти задачи помогают сохранять порядок. Многие команды отмечают, что успевают больше, когда используют автоматизацию. На диаграмме ниже видно, сколько времени экономят люди:

Вот таблица с подробностями о росте производительности:

Совет: Автоматизация помогает экономить часы каждую неделю и сосредоточиться на важной работе.

Агенты Copilot Studio

Агенты Copilot Studio позволяют выполнять не только простые задачи. Они помогают создавать заявки, направлять формы и обновлять системы. Вы можете настроить агентов так, чтобы они регистрировали данные посетителей, выдавали QR-пропуска и снижали нагрузку на стойку регистрации. Агенты также помогают искать еду, подключаться к сервисам заказа и выбирать место для обеда. Если нужно сообщить о проблеме, агенты принимают фотографии, сортируют инциденты и создают наряды на работу. Агенты помогают заказать шаттл, найти парковку и подобрать рабочее место. Для HR и ИТ агенты проверяют льготы, принимают запросы на поддержку и открывают заявки в подключённых системах.

Вот таблица, которая показывает, что умеют агенты Copilot Studio:

Многие компании используют агенты Copilot Studio для автоматизации сложных бизнес-задач. Например, ABN AMRO Bank помогает клиентам и сотрудникам лучше взаимодействовать. Holland America Line использует виртуального агента в качестве цифрового помощника. Rabobank применяет чат-ботов на основе ИИ для обслуживания клиентов. La Trobe University использует ИИ, чтобы помогать студентам и сотрудникам.

Примечание: агенты Copilot Studio помогают перейти от простой помощи к полному контролю над бизнес-процессами.

Безопасная оркестрация

При автоматизации рабочих процессов важно защищать данные. M365 Copilot использует надёжные средства контроля безопасности для защиты вашей информации. Управление доступом на основе ролей (RBAC) ограничивает круг лиц, которые могут создавать, изменять или использовать агентов. Политики предотвращения потери данных (DLP) не позволяют агентам передавать конфиденциальные данные в неподходящее место. Метки конфиденциальности и ключевые слова помогают обеспечивать соблюдение правил. Copilot блокирует ответы, содержащие защищённые данные. Вы можете проверять и отслеживать действия агентов для соответствия требованиям.

• Copilot не позволяет людям видеть конфиденциальное содержимое.

• Для задания правил можно использовать метки конфиденциальности, ключевые слова или типы содержимого.

• Copilot блокирует ответы с защищёнными данными.

• Вы можете проверять и отслеживать действия Copilot на соответствие правилам.

• Политики DLP ограничивают использование коннекторов и блокируют неправильные перемещения данных.

• Вы можете задавать средства контроля для агентов разработки, тестирования и эксплуатации.

• RBAC ограничивает круг лиц, которые могут создавать, изменять или использовать агентов.

M365 Copilot учитывает ваши текущие разрешения и политики правил. Администраторы контролируют доступ групп и выбирают, какие команды используют App Builder или Workflows. Вы контролируете создание агентов и их общий доступ, поэтому публиковать агентов могут только разрешённые пользователи. Вы можете видеть активность агентов и отслеживать, как их создают и делятся ими. Правила применяются принудительно, поэтому ваши рабочие процессы остаются безопасными и упорядоченными.

Совет: всегда настраивайте средства безопасности до автоматизации рабочих процессов. Это защищает ваши данные и помогает соблюдать корпоративные правила.

Управление и безопасность

Политики и лицензирование

Для безопасного использования M365 Copilot нужны подходящие лицензии и правила. Границы клиента определяют, где хранятся ваши данные. Это зависит от местонахождения вашей организации. Microsoft Purview помогает настроить правила предотвращения утечки данных. Copilot не может использовать конфиденциальную информацию, если вы это не разрешите. Microsoft Defender защищает ваши приложения и данные дополнительными средствами безопасности. Необходимо проверить настройки конфиденциальности в приложениях Microsoft 365. Это гарантирует, что Copilot работает так, как вам нужно. Для звонков нужна лицензия Copilot для VoIP. Если вы хотите использовать звонки по PSTN, также понадобятся лицензия Teams Phone и тарифный план для звонков. Чтобы использовать Copilot с Loop или Whiteboard, необходимо включить эти функции для вашего клиента. Ваша сеть должна поддерживать конечные точки Microsoft 365 и WebSockets.

Ниже показано, как организации управляют лицензиями и правилами:

Метки конфиденциальности и соответствие требованиям

Вы можете защитить свои данные с помощью меток конфиденциальности и инструментов соответствия требованиям. Data Loss Prevention (DLP) позволяет запретить Copilot использовать содержимое, помеченное как конфиденциальное. Метки конфиденциальности помогают защищать важную информацию и соблюдать законы о защите данных. Администраторы могут создавать правила DLP, чтобы Copilot не передавал конфиденциальное содержимое в своих ответах.

M365 Copilot работает с вашими системами соответствия требованиям. Он помогает управлять документами и анализировать содержимое с помощью ИИ. Вы можете быстро подготовить записи для аудитов и находить документы, нужные для проверки соответствия.

Контроль аудита

Вы можете отслеживать каждое действие в центре управления Copilot. Система создает журналы аудита, когда вы или ваша команда используете Copilot. Эти журналы показывают, кто что сделал, когда и где. Вы можете увидеть, какие файлы или ресурсы использовал Copilot. Это помогает разбирать инциденты и подтверждать соответствие требованиям.

Журналы аудита помогают контролировать соответствие требованиям и безопасность. Вы получаете понятные записи для проверок и аудитов. Панели мониторинга и оповещения показывают обновления в реальном времени, поэтому вы всегда знаете, что происходит.

Совет: грамотное управление помогает сохранять данные в безопасности и соблюдать правила. Надежные политики и инструменты аудита упрощают вашу работу и делают ее безопаснее.

Вы используете M365 Copilot, чтобы объединить собрания, чаты и рабочие процессы. Всё остается в безопасности в одном месте. Вы экономите время и работаете эффективнее с инструментами, которые помогают писать документы, анализировать данные и обрабатывать письма. В таблице ниже показано, как вы можете больше сделать в приложениях Microsoft 365:

Чтобы максимально использовать Copilot, выполните следующие шаги:

1. Включите Copilot и подготовьте команду.

2. Сначала попробуйте на небольшой группе.

3. Установите правила правильного использования Copilot.

4. Следите за работой и расширяйте использование.

5. Научите команды работать с Copilot.

Система управления Copilot (The Copilot Control System) позволяет видеть и контролировать всё. Она помогает сохранять данные в безопасности и порядок в работе.

Часто задаваемые вопросы

Как M365 Copilot защищает мои данные?

Copilot использует ваши разрешения Microsoft 365. Вы видите только то, к чему у вас есть доступ. Инструменты безопасности, такие как метки конфиденциальности и Data Loss Prevention, помогают защищать вашу информацию.

Можно ли использовать Copilot для автоматизации задач в разных приложениях?

Да! Вы можете настроить Copilot на отправку писем, управление календарями и создание напоминаний в Outlook, Teams, SharePoint и Planner. Это помогает экономить время и избегать ошибок.

Что такое центр чата Copilot?

Центр чата Copilot позволяет задавать вопросы и получать ответы из Teams, Outlook и SharePoint. Вы вводите вопрос, а Copilot находит ответ, используя ваши файлы, чаты и письма.

Как агенты Copilot Studio помогают моей команде?

• Агенты Copilot Studio могут создавать заявки, направлять формы и обновлять системы.

• Их можно использовать для HR, IT, регистрации посетителей и других задач.

• Эти агенты помогают автоматизировать сложные бизнес-процессы.

Нужна ли особая лицензия для функций Copilot?

Да, для использования большинства функций нужна лицензия Copilot. Для некоторых расширенных инструментов могут потребоваться дополнительные лицензии, например Teams Phone для звонков. Уточните у администратора, что у вас есть нужный доступ.