Як M365 Copilot організовує наради, чат і автоматизацію робочих процесів

By Mirko Peters · 2025-11-15

M365 Copilot спрощує проведення нарад, роботу в чаті та автоматизацію робочих процесів, підвищує продуктивність і забезпечує безпечну співпрацю в застосунках Microsoft 365.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Ви використовуєте M365 Copilot, щоб керувати нарадами, чатами та інструментами для робочих процесів. Microsoft Graph пов’язує вашу інформацію, тож Copilot показує лише те, що вам потрібно, і зберігає ваші дані в безпеці. Ви можете налаштувати завдання, як-от написання листів і підготовка підсумків нарад. Це допомагає працювати швидше й розумніше. Багато людей заощаджують багато часу, наприклад, скорочуючи кроки адаптації з годин до хвилин. Щоб почати, подивіться, як функції Copilot можуть полегшити вашу щоденну роботу та допомогти ефективніше взаємодіяти з колегами.

Головне

• M365 Copilot полегшує проведення нарад: складає порядки денні та підсумовує попередні обговорення. Це допомагає командам залишатися в межах плану та бути організованими.

• Під час нарад Copilot фіксує сказане учасниками й формує списки завдань. Так кожен знає, що саме йому належить зробити.

• Copilot може заощаджувати час, дозволяючи людям налаштовувати завдання, які виконуватимуться самостійно в багатьох застосунках Microsoft 365. Це зменшує кількість помилок і допомагає встигати більше.

• Інструмент чату Copilot допомагає впоратися з надмірною кількістю повідомлень, надаючи короткі підсумки основних думок. Так люди краще спілкуються й не пропускають важливі новини.

• M365 Copilot має потужні інструменти безпеки, які захищають приватні дані. Він дотримується правил компанії, допомагаючи з робочими завданнями.

Наради з M365 Copilot

Планування та підготовка

M365 Copilot допомагає легко планувати наради. Вам не потрібно шукати старі листи чи нотатки. Copilot допомагає складати порядки денні і готувати матеріали. Він переглядає минулі обговорення та створює короткі підсумки, щоб ви знали, що відбувалося раніше. Перед нарадою ви бачите теми для обговорення та документи для читання. Це допомагає всім залишатися зосередженими. Розумний пошук використовує Microsoft Graph, тож ви швидко й безпечно знаходите потрібне.

Порада: Copilot заощаджує ваш час, складаючи порядок денний і показуючи важливі моменти з минулих нарад.

Ось таблиця, яка показує, як Copilot допомагає підготуватися до нарад:

Підсумки та завдання

M365 Copilot допомагає вам під час нарад у реальному часі. Він фіксує сказане учасниками та впорядковує нотатки в міру проходження наради. Ви одразу бачите завдання та рішення. Після наради Copilot створює підсумок з головними пунктами та завданнями для учасників. Це допомагає пам’ятати, що відбулося, і знати, що робити далі.

• Copilot у Teams складає порядки денні та підсумовує обговорення перед нарадами.

• Він створює транскрипції та впорядковує нотатки під час нарад.

• Після нарад він формує підсумки з рішеннями та завданнями.

Ви залишаєтеся на одній хвилі з командою і нічого важливого не пропускаєте.

Експорт рішень

Ви можете надсилати рішення та завдання з нарад в інші застосунки Microsoft 365. M365 Copilot використовує API, щоб зберігати й відстежувати дії користувачів, що допомагає дотримуватися правил. Meeting Insights API отримує нотатки та завдання, тож їх можна додати до інструментів для управління проєктами. Ці функції допомагають із подальшими кроками в HR, продажах або роботі з клієнтами.

Ви тримаєте роботу в порядку та переконуєтеся, що рішення втілюються.

Інтеграція чату та Copilot Hub

Як опрацювати перевантаження чату

У вас багато повідомлень у Teams та Outlook. M365 Copilot допомагає з ними розібратися. Він аналізує ваші чати та виділяє головні ідеї. Не обов’язково читати кожне повідомлення. Copilot показує оновлення, варіанти рішень і питання. Ви залишаєтеся в курсі справ і заощаджуєте час.

Порада: Copilot подає короткий підсумок довгих чатів. Ви не пропустите нічого важливого.

Єдина зона запитань і відповідей

Ви можете ставити Copilot запитання в центрі чату. Він збирає інформацію з Teams, Outlook і SharePoint. Ви вводите запитання, а Copilot знаходить відповіді у ваших електронних листах, чатах і файлах. Центр використовує Microsoft Graph, щоб шукати лише те, що вам доступно. Якщо у вас немає ліцензії Copilot, центр чату не може отримати доступ до вашої робочої або спільної інформації. Так ваші дані залишаються в безпеці.

• Запитуйте про наради, проєкти чи файли.

• Отримуйте відповіді з усіх своїх застосунків Microsoft 365.

• Бачте лише ті дані, до яких маєте доступ.

Контекстний пошук інформації

M365 Copilot використовує розумні інструменти, щоб знайти для вас потрібну інформацію. Він розуміє, що ви шукаєте, і добирає найкращі відповіді. Система використовує API, щоб переглядати ваші чати та файли. Вона знаходить текст, що відповідає вашим потребам, і показує його з деталями. Copilot дотримується правил доступу, тож ви бачите лише те, до чого маєте доступ.

Ось таблиця, яка показує, як Copilot знаходить інформацію:

Ви отримуєте відповіді, які відповідають вашій роботі та потребам. Copilot допомагає знайти найважливіше, навіть у завантажених чатах і файлах.

Автоматизація робочих процесів

Автоматизація завдань у різних застосунках

Автоматизація робочих процесів допомагає полегшити роботу. M365 Copilot допомагає налаштовувати завдання в Outlook, Teams, SharePoint, Planner і Approvals. Не потрібно перемикати застосунки або пам’ятати кожен крок. Можна надсилати електронні листи, ставити нагадування, керувати календарями та ділитися оновленнями з командою. Ці завдання виконуються самостійно, тож ви заощаджуєте час і менше помилятиметесь.

Ось таблиця, яка показує типові завдання, які можна автоматизувати:

Ви можете побачити, як ці завдання допомагають тримати все під контролем. Багато команд кажуть, що встигають більше, коли використовують автоматизацію. Скористайтеся діаграмою нижче, щоб побачити, скільки часу заощаджують люди:

Ось таблиця з докладнішими даними про приріст продуктивності:

Порада: Використовуйте автоматизацію, щоб заощаджувати години щотижня та зосереджуватися на важливій роботі.

Агенти Copilot Studio

Агенти Copilot Studio можна використовувати для більш складних завдань, ніж прості дії. Ці агенти допомагають реєструвати заявки, спрямовувати форми та оновлювати системи. Їх можна налаштувати на збір даних про відвідувачів, видачу QR-перепусток і зменшення навантаження на рецепцію. Також агенти можуть шукати їжу, підключатися до систем замовлень і допомагати з харчуванням. Якщо потрібно повідомити про проблему, агенти приймають фотографії, сортують питання та створюють робочі наряди. Агенти також допомагають забронювати шатл, знайти паркування й знайти робочі місця. Для HR та ІT агенти перевіряють пільги, приймають запити на підтримку та відкривають заявки в підключених системах.

Ось таблиця, яка показує що можуть робити агенти Copilot Studio:

Багато організацій використовують агентів Copilot Studio для автоматизації складних бізнес-завдань. Наприклад, ABN AMRO Bank допомагає клієнтам і працівникам краще взаємодіяти. Holland America Line використовує віртуального агента як цифрового помічника. Rabobank застосовує чат-боти на основі ШІ для обслуговування клієнтів. La Trobe University використовує ШІ, щоб допомагати студентам і співробітникам.

Примітка: агенти Copilot Studio допомагають перейти від простої допомоги до повного контролю над бізнес-процесами.

Безпечна оркестрація

Під час автоматизації робочих процесів потрібно зберігати безпеку даних. M365 Copilot використовує надійні механізми безпеки для захисту вашої інформації. Контроль доступу на основі ролей (RBAC) обмежує коло осіб, які можуть створювати, змінювати або використовувати агентів. Політики запобігання втратам даних (DLP) не дають агентам переміщувати конфіденційні дані в неправильне місце. Мітки конфіденційності та ключові слова допомагають забезпечувати дотримання правил. Copilot блокує відповіді, що містять захищені дані. Ви можете аудитувати та відстежувати активність агентів для виконання вимог відповідності.

• Copilot не дозволяє людям бачити конфіденційний вміст.

• Для встановлення правил можна використовувати мітки конфіденційності, ключові слова або типи вмісту.

• Copilot блокує відповіді із захищеними даними.

• Ви можете перевіряти та відстежувати дії Copilot на предмет дотримання правил.

• Політики DLP обмежують використання коннекторів і блокують неправильне переміщення даних.

• Можна встановити засоби контролю для агентів розробки, тестування та промислової експлуатації.

• RBAC обмежує коло осіб, які можуть створювати, змінювати або використовувати агентів.

M365 Copilot дотримується ваших поточних дозволів і політик. Адміністратори контролюють доступ груп і вибирають, які команди використовують App Builder або Workflows. Ви керуєте створенням і спільним доступом до агентів, тож публікувати їх можуть лише дозволені особи. Можна бачити активність агентів і відстежувати, як їх створюють і надають до спільного доступу. Правила застосовуються примусово, тож ваші робочі процеси залишаються безпечними та впорядкованими.

Порада: завжди налаштовуйте засоби безпеки до автоматизації робочих процесів. Це забезпечує безпеку даних і допомагає дотримуватися корпоративних правил.

Управління та безпека

Політики та ліцензування

Щоб безпечно користуватися M365 Copilot, потрібні відповідні ліцензії та правила. Межі клієнта визначають, де зберігаються ваші дані. Це залежить від розташування вашої організації. Microsoft Purview допомагає налаштувати правила для запобігання втратам даних. Copilot не може використовувати конфіденційну інформацію, якщо ви це не дозволите. Microsoft Defender захищає ваші застосунки та дані додатковими засобами безпеки. Слід перевірити параметри конфіденційності в застосунках Microsoft 365. Це гарантує, що Copilot працюватиме так, як ви хочете. Для дзвінків потрібна ліцензія Copilot для VoIP. Якщо ви хочете використовувати дзвінки PSTN, також потрібні ліцензія Teams Phone і тарифний план для дзвінків. Щоб використовувати Copilot із Loop або Whiteboard, потрібно ввімкнути ці функції для свого клієнта. Ваша мережа має підтримувати кінцеві точки Microsoft 365 і WebSockets.

Ось таблиця, яка показує, як організації керують ліцензіями та правилами:

Мітки конфіденційності та відповідність

Ви можете захистити свої дані за допомогою міток конфіденційності та інструментів відповідності. Data Loss Prevention (DLP) дозволяє заблокувати використання Copilot для вмісту, позначеного як конфіденційний. Мітки конфіденційності допомагають захищати важливу інформацію та дотримуватися законів про захист даних. Адміністратори можуть створювати правила DLP, щоб Copilot не відображав конфіденційний вміст у своїх відповідях.

M365 Copilot працює з вашими системами відповідності. Він допомагає керувати документами та аналізувати вміст за допомогою ШІ. Ви можете підготувати записи для аудитів і швидко знаходити документи відповідності.

Контрольований журнал аудиту

Ви можете відстежувати кожну дію в центрі контролю Copilot. Система створює журнали аудиту, коли ви або ваша команда використовуєте Copilot. Ці журнали показують, хто що зробив, коли і де. Ви можете побачити, які файли або ресурси використовував Copilot. Це допомагає перевіряти інциденти та підтверджувати відповідність.

Журнали аудиту допомагають стежити за відповідністю та безпекою. Ви отримуєте чіткі записи для перевірок і звірок. Панелі й сповіщення показують оновлення в режимі реального часу, тож ви завжди знаєте, що відбувається.

Порада: добре управління даними забезпечує їх безпеку і допомагає дотримуватися правил. Сильні політики та інструменти аудиту полегшують роботу і роблять її безпечнішою.

Ви використовуєте M365 Copilot, щоб об'єднати наради, чати та робочі процеси. Це зберігає все в безпеці в одному місці. Ви економите час і працюєте ефективніше завдяки інструментам, які допомагають писати документи, аналізувати дані та працювати з електронними листами. У таблиці нижче показано, як ви встигаєте більше в застосунках Microsoft 365:

Щоб отримати максимум від Copilot, виконайте такі кроки:

1. Увімкніть Copilot і підготуйте свою команду.

2. Спочатку спробуйте його з невеликою групою.

3. Встановіть правила правильного використання Copilot.

4. Стежте за роботою і використовуйте його частіше.

5. Навчіть свої команди користуватися Copilot.

Система управління Copilot дозволяє бачити та контролювати все. Вона допомагає зберігати дані в безпеці, а роботу — впорядкованою.

Поширені запитання

Як M365 Copilot захищає мої дані?

Copilot використовує ваші дозволи Microsoft 365. Ви бачите лише те, що вам дозволено бачити. Засоби безпеки, як-от мітки конфіденційності та Data Loss Prevention, допомагають захищати вашу інформацію.

Чи можна використовувати Copilot для автоматизації завдань у різних застосунках?

Так! Ви можете налаштувати Copilot так, щоб він надсилав листи, керував календарями та створював нагадування в Outlook, Teams, SharePoint і Planner. Це допомагає економити час і уникати помилок.

Що таке центр чату Copilot?

Центр чату Copilot дозволяє ставити запитання і отримувати відповіді з Teams, Outlook і SharePoint. Ви вводите запитання, а Copilot знаходить відповідь у ваших файлах, чатах і листах.

Як агенти Copilot Studio допомагають моїй команді?

• Агенти Copilot Studio можуть створювати заявки, направляти форми та оновлювати системи.

• Їх можна використовувати для HR, ІТ, реєстрації відвідувачів та інших завдань.

• Ці агенти допомагають автоматизувати складні бізнес-процеси.

Чи потрібна особлива ліцензія для функцій Copilot?

Так, для більшості функцій потрібна ліцензія Copilot. Деякі розширені інструменти можуть вимагати додаткових ліцензій, наприклад Teams Phone для дзвінків. Перевірте з адміністратором, чи маєте ви потрібний доступ.