Cómo compartir tu calendario de Outlook: permisos, edición y delegación

Por Mirko Peters · 2026-11-12

Cómo compartir el acceso a tu calendario de Outlook en el nuevo Outlook, en la web, en Mac y en el móvil: elige el permiso adecuado, comparte con personas externas a tu organización y deja de compartir.

Traducido automáticamente con IA a partir de la publicación original. Lee el original en inglés

Para compartir tu calendario de Outlook, selecciona Calendario, elige Compartir calendario en la pestaña Inicio, escribe el nombre o la dirección de correo de la persona, elige un permiso en la lista desplegable y selecciona Compartir. La persona recibirá una invitación por correo y, una vez que la acepte, tu calendario aparecerá en su lista. En Outlook en la web, el botón es Compartir en la barra de herramientas del calendario, y en un teléfono es el icono de engranaje junto al calendario. Este artículo está dirigido a usuarios de Outlook que quieren compartir su agenda con un compañero, un asistente o alguien externo a la empresa, y explica qué permiso elegir para no dar más acceso del que pretendías.

Puntos clave

• En el nuevo Outlook, selecciona Calendario y, en la pestaña Inicio, Compartir calendario; escribe un nombre, elige un permiso en la lista desplegable y selecciona Compartir.
• Los niveles son "Puede ver cuándo estoy ocupado", "Puede ver títulos y ubicaciones", "Puede ver todos los detalles", "Puede editar" y "Delegado".
• No puedes dar acceso de edición o de delegado a personas externas a tu organización. El uso compartido externo se limita a las opciones de solo lectura.
• Compartir dentro de un mismo inquilino de Microsoft 365 se sincroniza al instante; compartir con otro inquilino se sincroniza aproximadamente cada tres horas, y Gmail puede tardar entre 24 y 48 horas.
• Para dejar de compartir, abre la configuración de uso compartido y selecciona Quitar junto a la persona, o usa Dejar de publicar en el caso de un calendario publicado.

Los cinco niveles de permiso

Antes de hacer clic en Compartir, decide cuánto debe ver la otra persona. El artículo de Microsoft sobre el uso compartido de calendarios en Microsoft 365 enumera los niveles simplificados en los clientes de Outlook actuales.

• Puede ver cuándo estoy ocupado. Solo horas libres y ocupadas. Sin títulos ni ubicaciones.
• Puede ver títulos y ubicaciones. Horas ocupadas, además del título y la ubicación de cada elemento.
• Puede ver todos los detalles. Todo lo que hay en el calendario. La persona puede verlo, pero no modificarlo.
• Puede editar. La persona puede modificar tu calendario.
• Delegado. Derechos de edición, además del derecho a programar y responder reuniones en tu nombre.

También existe un nivel Personalizado para funciones intermedias como Autor, Colaborador o Editor de publicación. Según Microsoft, solo un administrador puede configurar esos niveles, con los cmdlets Add-MailboxFolderPermission o Set-MailboxFolderPermission en Exchange Online PowerShell.

Los elementos que marcas como Privado muestran solo su horario a la mayoría de las personas. La excepción es un delegado al que permites ver los eventos privados.

Mi regla práctica: para los compañeros, empieza con "Puede ver títulos y ubicaciones", y para cualquier persona fuera de tu equipo, con "Puede ver cuándo estoy ocupado". Sube de nivel solo cuando alguien lo pida y tenga un motivo.

Cómo compartir tu calendario en el nuevo Outlook para Windows

Estos pasos proceden de la página de Microsoft sobre cómo compartir un calendario en modo de solo lectura.

1. En el panel de navegación, selecciona Calendario.
2. En la pestaña Inicio, selecciona Compartir calendario. Si tienes más de un calendario, elige cuál quieres compartir.
3. En el cuadro Escribe una dirección de correo o el nombre de un contacto, escribe el destinatario. Selecciona el nombre de la lista o pulsa Intro.
4. Abre la lista desplegable junto al nombre y elige un nivel de acceso.
5. Selecciona Compartir. Para cancelar antes de compartir, selecciona Quitar.

El destinatario recibe una invitación por correo. Cuando la acepte, podrá agregar tu calendario a su propia vista. Si no ves estos pasos en tu pantalla, es posible que estés usando Outlook clásico, donde los menús son distintos.

Los calendarios compartidos y los de delegados no son visibles por defecto en el lado del receptor. El destinatario selecciona Mostrar todo en la lista de calendarios, busca el calendario en Calendarios de personas y lo selecciona. La Vista dividida de la cinta muestra varios calendarios uno al lado del otro.

Microsoft también indica que agregar directamente el calendario de otra persona (Calendario, Agregar calendario, Agregar desde directorio) solo funciona con cuentas de trabajo o educativas. Las personas con cuentas personales necesitan una invitación.

Outlook en la web

La página de Microsoft sobre cómo compartir tu calendario en Outlook en la web describe estos pasos.

1. Selecciona el icono Calendario.
2. En la barra de herramientas, selecciona Compartir y elige el calendario. Solo puedes compartir calendarios de tu propiedad.
3. Escribe el nombre o la dirección de correo de la persona.
4. Elige un nivel de permiso.
5. Selecciona Compartir.

Para cambiar o dejar de compartir, haz clic con el botón derecho en el calendario en Calendarios, selecciona Uso compartido y permisos y elige un nuevo nivel o el icono de quitar. Si tu pantalla no coincide, es posible que estés usando Outlook en la web clásico, donde los menús son distintos y Delegar solo está disponible para tu calendario principal.

Outlook para Mac

En la vista Calendario, busca tu calendario en la navegación izquierda, pasa el cursor sobre el nombre de la cuenta, haz clic en los puntos suspensivos (...) o haz clic con el botón derecho y elige Permisos de uso compartido. En la ventana Propiedades del calendario, haz clic en el botón más (+), escribe el nombre o la dirección de correo de la persona, elige un nivel en la lista desplegable Permisos (por ejemplo, Puede ver cuando estoy ocupado, Puede ver todos los detalles o Puede editar), haz clic en Agregar y después en Listo. Esto procede del artículo de Microsoft sobre delegación y calendarios compartidos en Outlook para Mac, que indica que se requiere una cuenta de Microsoft Exchange Server. Para dejar de compartir, selecciona a la persona y haz clic en el botón menos (-).

Outlook para iOS y Android

La página móvil de Microsoft indica que puedes compartir tu propio calendario desde la aplicación:

1. Abre la pestaña Calendario.
2. Abre el menú de la esquina superior izquierda.
3. Toca el icono de engranaje junto al calendario que quieres compartir.
4. Toca Agregar personas y elige con quién compartir.
5. Toca a una persona para cambiar sus permisos o quitarle el acceso.
6. Confirma los cambios.

Para abrir un calendario que alguien compartió contigo, toca el mismo engranaje y después Agregar un calendario compartido, escribe el nombre de la persona y toca el signo más junto a ella. Una de las páginas de Microsoft está destinada a Outlook para iOS, así que los pasos pueden variar un poco en Android.

Outlook clásico para Windows

Outlook clásico tiene el comando Compartir calendario en la pestaña Inicio de la vista Calendario. Las páginas de Microsoft que abrí muestran los pasos clásicos en una pestaña separada que no pude cargar, así que consulta la pestaña Outlook clásico de las páginas enlazadas arriba si tu cinta es diferente. Los nombres de los permisos son los mismos de la lista anterior, y las etiquetas antiguas corresponden a Disponibilidad, Disponibilidad con asunto y ubicación, Revisor y Editor.

Lo que debe hacer la otra persona

Compartir es una tarea de dos partes, y muchos informes de "no funciona" vienen del lado del receptor. La persona recibe una invitación por correo y tiene que aceptarla. En el nuevo Outlook, un calendario compartido o de delegado no es visible por defecto. Debe seleccionar Mostrar todo en la lista de calendarios, buscar el calendario en Calendarios de personas y seleccionarlo. También puede usar Agregar calendario y después Agregar desde directorio y elegirte a ti, pero Microsoft indica que esa vía directa solo funciona con cuentas de trabajo o educativas. Los usuarios con cuentas personales tienen que esperar tu invitación.

En el teléfono, la persona toca el menú de calendarios en la parte superior izquierda, toca el engranaje y luego Agregar un calendario compartido, escribe tu nombre y toca el signo más que aparece junto a él. Para ver tu disponibilidad en un color de su elección, toca el icono del engranaje junto a tu nombre. Solo ven lo que tú hayas permitido, así que alguien con el permiso Puede ver cuando estoy ocupado solo ve bloques de tiempo y nada más.

¿Compartir o publicar?

Las dos palabras suenan igual, pero funcionan de forma diferente.

• Compartir envía una invitación a una persona concreta. Tú eliges su permiso, puedes cambiarlo después y puedes quitarle el acceso. Dentro de tu organización se sincroniza al instante.
• Publicar crea un vínculo. Cualquiera que tenga el vínculo puede ver el calendario con el nivel de detalle que hayas elegido. El vínculo existe en dos formas: HTML, para verlo en un navegador, e ICS, para suscribirse desde otro programa de calendario. Ambos son de solo lectura, y la frecuencia con la que se actualiza un calendario ICS depende del proveedor de correo del destinatario.

Si la persona tiene una cuenta de Microsoft 365 o de Outlook.com, comparte. Si usa Gmail, Apple Calendar o cualquier otra cosa y solo necesita ver tus horarios, publicar es la opción práctica, aunque aceptas que no podrás saber quién abre el vínculo. Elige el nivel de detalle más bajo y deja de publicar cuando termine el proyecto.

¿Editar o Delegar: cuál elegir?

Aquí es donde la gente suele dar demasiado acceso.

Editar significa que la persona puede ver y modificar tu calendario. Los editores se pueden asignar a tu calendario principal o a los calendarios que hayas creado. Delegar equivale a editar, además del derecho a programar reuniones y responder a ellas en tu nombre, y los delegados solo se pueden asignar a tu calendario principal.

La página de Microsoft sobre permisos de edición y delegación describe los pasos en el nuevo Outlook:

1. En el panel de navegación, selecciona Calendario. En la pestaña Inicio, selecciona Compartir calendario.
2. En la página Uso compartido y permisos, escribe el nombre o el correo electrónico de la persona. Solo puedes agregar una persona a la vez.
3. Abre la lista desplegable junto al nombre y selecciona Puede editar o Delegado.
4. En el caso de un delegado, puedes marcar opcionalmente Permitir que el delegado vea los eventos privados y Permitir que el delegado administre las categorías.
5. Selecciona Compartir.
6. En Delegados, junto a Enviar invitaciones y respuestas a, elige una opción: Solo el delegado, El delegado y enviarme una copia o Tanto mi delegado como yo. Repite este paso para cada delegado.

Requisitos: el acceso de delegado necesita una cuenta de trabajo o educativa en Microsoft 365 o Exchange Online. Además, Microsoft recomienda un delegado por calendario, ya que tener varios delegados en un mismo calendario no es un objetivo del diseño.

El caso de manual de delegado es el asistente de un directivo. Un compañero que solo necesita tus horas libres y ocupadas no necesita Editar, y mucho menos Delegar.

Compartir fuera de tu organización

Puedes compartir con personas ajenas a tu empresa, pero con menos opciones.

• Límites de permisos. Microsoft indica que no puedes dar acceso de editor ni de delegado a personas ajenas a tu organización. El acceso externo se limita a las opciones de solo lectura.
• Interruptor del administrador. En el Centro de administración de Microsoft 365, en Configuración, Configuración de la organización, Servicios, Calendario, un administrador controla si los usuarios pueden compartir con personas ajenas a la organización que tengan Office 365 o Exchange, y si cualquiera puede acceder a los calendarios mediante una invitación por correo electrónico. Para el acceso anónimo, el administrador elige cuánta información se muestra: solo disponibilidad con la hora, la hora con el asunto y la ubicación, o toda la información de las citas. Los detalles están en el artículo del administrador de Microsoft sobre uso compartido de calendarios con usuarios externos.
• Gmail y otros proveedores. En la web, las personas fuera de Outlook, como los usuarios de Gmail, solo pueden aceptar invitaciones con una cuenta de Microsoft 365 o de Outlook.com. En caso contrario, puedes publicar el calendario y enviarles un vínculo HTML (para verlo en un navegador) o un vínculo ICS (para suscribirse). Ambos son de solo lectura.
• Publicación. En la aplicación web, ve a Configuración, Calendarios compartidos y, en Publicar un calendario, elige el calendario y el nivel de detalle, y luego selecciona Publicar. Para deshacerlo, selecciona Anular publicación en el mismo lugar. En el nuevo Outlook para Windows, la ruta es Ver, Configuración del calendario, Calendario, Calendarios compartidos.

Trata un vínculo publicado como una llave que podría reenviarse. No puedes saber quién la tiene, así que publica un calendario aparte con solo los detalles que quieras hacer públicos.

¿Qué tan rápido se sincroniza el uso compartido?

Según el artículo de Microsoft sobre uso compartido, compartir entre usuarios de Microsoft 365 dentro del mismo inquilino es instantáneo. Compartir con otro inquilino de Microsoft 365 es periódico, aproximadamente cada tres horas. De Microsoft 365 a Outlook.com se usa una suscripción ICS, que se actualiza aproximadamente cada tres horas. Compartir con un tercero, como Gmail, también usa una suscripción ICS, y Gmail puede actualizarse cada 24 a 48 horas. Si alguien te dice que falta una cita nueva, esto es lo primero que debes comprobar. Los grupos de Microsoft 365 todavía no son compatibles con el uso compartido de calendarios, pero sí los usuarios individuales y los grupos de seguridad.

Cómo dejar de compartir

En el nuevo Outlook, selecciona Calendario y, después, Compartir calendario en la pestaña Inicio. Elige el calendario correcto y selecciona Quitar junto a la persona. No puedes quitar permisos de calendarios que son propiedad de otros. Dentro de tu organización, el calendario se elimina de su lista, a menos que el grupo predeterminado "Mi organización" siga teniendo acceso; en ese caso, lo conservan con ese nivel predeterminado. Fuera de tu organización, su copia se mantiene, pero deja de sincronizarse y de recibir actualizaciones. Un calendario publicado desaparece cuando seleccionas Anular publicación.

Cómo solucionar problemas de uso compartido

1. La invitación nunca llegó. Pide a la persona que revise la carpeta de correo no deseado y otras carpetas, y luego quítala y vuelve a compartir.
2. Nivel de detalle incorrecto. Abre Uso compartido y permisos y cambia el nivel. Recuerda que los elementos privados solo muestran su horario.
3. Eventos que faltan o actualizaciones lentas. Revisa la tabla de sincronización anterior. Las actualizaciones entre inquilinos y de Gmail se retrasan por diseño.
4. Aplicación Calendario de Mac. Según Microsoft, la sincronización instantánea no es compatible con los clientes basados en EWS, incluida la aplicación Calendario de Mac OS X.
5. El uso compartido externo está bloqueado. Consulta con tu administrador. Es posible que la configuración de tu organización restrinja el uso compartido.
6. Calendario compartido oculto. Selecciona Mostrar todo en la lista de calendarios y busca en Calendarios de personas.

Errores comunes

• Dar permiso de Editar cuando Ver basta. Cualquiera con permiso de Editar puede mover o eliminar tus reuniones.
• Compartir tu calendario principal con clientes. Usa un calendario aparte para las personas externas.
• Olvidar los elementos privados. Marca como Privados las entradas sensibles antes de compartir. La mayoría de las personas solo verá entonces el horario.
• Esperar actualizaciones instantáneas en todas partes. Los vínculos entre inquilinos y los de ICS se actualizan con retraso.
• Agregar varios delegados. Microsoft recomienda uno solo.
• No revisar los usos compartidos. Las personas cambian de puesto. Revisa la lista cada pocos meses y elimina a quienes ya no la necesiten.

Temas relacionados para explorar

• Configuración de delegados para asistentes. Las opciones de delegado, incluido quién recibe las respuestas a las reuniones, merecen una guía propia.
• Controles de uso compartido externo. Los administradores de Exchange Online deciden qué pueden ver las personas externas.
• Calendarios de buzones compartidos y de recursos. Microsoft indica que cualquier calendario que se pueda compartir es elegible, incluidos los calendarios de buzones compartidos y de buzones de recursos.
• Usar el calendario en la web. Los menús de Outlook en la web son los que indica el artículo de administración de Microsoft.

Siguiente paso

Revisa hoy mismo la configuración de uso compartido de tu calendario y lee la lista de personas que pueden verlo. Quita el acceso a quien no lo necesite y reduce cualquier permiso que supere lo que exige su trabajo. Así sabrás cómo compartir tu calendario de Outlook con seguridad y qué puede hacer realmente cada persona con él.