Cómo cambiar tu firma en Outlook en todos los dispositivos

Por Mirko Peters · 2026-11-12

Cómo cambiar una firma en Outlook en Windows, la web, Mac y móviles, además de los valores predeterminados, las firmas múltiples y por qué a veces un cambio no se muestra.

Traducido automáticamente con IA a partir de la publicación original. Lee el original en inglés

Para cambiar tu firma en Outlook, abre la configuración de firmas, selecciona la firma que quieres editar, cambia el texto o la imagen y guarda los cambios. En el nuevo Outlook para Windows, es Configuración, Cuentas, Firmas. En el Outlook clásico para Windows, es Archivo, Opciones, Correo, Firmas. En la web, es Configuración, Cuentas, Firmas, y en Mac, es el menú Outlook, Preferencias, Correo, Firmas. Este artículo está dirigido a los usuarios de Outlook que quieren los pasos exactos para su versión, y también explica los valores predeterminados, las firmas múltiples y los problemas de sincronización que hacen pensar que el cambio no funcionó.

Puntos clave

• En el nuevo Outlook para Windows, abre Configuración, luego Cuentas y después Firmas, elige la firma, selecciona el icono del lápiz, edítala y guarda los cambios.
• En el Outlook clásico para Windows, ve a Archivo, Opciones, Correo y selecciona Firmas. En Mac, es el menú Outlook, Preferencias, Correo, Firmas.
• Los valores predeterminados se definen por cuenta, y los mensajes nuevos y las respuestas o reenvíos tienen cada uno su propio valor predeterminado.
• Desde la compilación 2303 de Outlook, las firmas de las cuentas de Microsoft 365 y Outlook.com se desplazan con el buzón, pero las firmas locales anteriores permanecen en el dispositivo.
• Si un cambio en la firma no aparece en otro dispositivo, revisa el tipo de cuenta, la configuración predeterminada y si la firma está guardada en el dispositivo o en el buzón.

¿Qué versión de Outlook usas?

Antes de hacer clic en nada, averigua qué versión de Outlook tienes, porque los menús son diferentes. Las propias páginas de Microsoft destacan la misma división: el nuevo Outlook para Windows, el Outlook clásico para Windows, Outlook en la web, Outlook para Mac y las aplicaciones móviles. Una prueba rápida: si ves un menú Archivo en la esquina superior izquierda de la ventana, estás en el Outlook clásico. Si ves un icono de engranaje de Configuración en la esquina superior derecha y una cinta simplificada, estás en el nuevo Outlook o en la web. Si los pasos del nuevo Outlook no coinciden con tu pantalla, Microsoft recomienda cambiar a los pasos clásicos.

Las funciones de firma están disponibles en todas ellas. La comparación de Microsoft entre Outlook para PC, Outlook en la web y las aplicaciones para iOS y Android indica que insertar y cambiar firmas es compatible con las cuatro. Lo que cambia es dónde está la configuración y cuánto formato puedes aplicar.

Cómo cambiar tu firma en Outlook para Windows

Nuevo Outlook para Windows

Estos pasos proceden de la página de Microsoft sobre cómo agregar y cambiar una firma de correo electrónico.

1. Selecciona el engranaje de Configuración, luego Cuentas y después Firmas.
2. Si tienes más de una cuenta, elige la cuenta a la que pertenece la firma.
3. Para cambiar una firma existente, selecciona el icono Editar (lápiz) junto a ella. Para crear una nueva, selecciona Agregar firma y ponle un nombre.
4. Escribe o edita el texto en el cuadro de edición y da formato a la fuente, el color y los estilos.
5. Usa las casillas de la parte inferior para aplicar la firma a los mensajes nuevos y a las respuestas y los reenvíos. Déjalas vacías si prefieres agregar la firma manualmente.
6. Selecciona Guardar.

El nombre que das a una firma es solo para ti. Los destinatarios nunca lo ven, así que "Externa" o "Interna" es una buena opción.

Para añadir una firma guardada a un único mensaje, abre un correo nuevo y, en la pestaña Mensaje, en el grupo Incluir, selecciona Firma y elige una.

Outlook clásico para Windows

1. Selecciona Archivo, luego Opciones y después Correo.
2. Selecciona Firmas (el botón abre la ventana Firmas y papelería).
3. En Seleccionar firma para editar, elige la firma, modifícala en el cuadro Editar firma y selecciona Aceptar. Para crear una nueva, selecciona Nuevo y asígnale un nombre.
4. En la parte superior derecha de la ventana, elige la cuenta de correo en Elegir firma predeterminada. Define la firma para Mensajes nuevos y, por separado, la de Respuestas o reenvíos.

La guía de accesibilidad de Microsoft para Outlook clásico confirma esta estructura: primero eliges la cuenta y después la firma para los mensajes nuevos y la firma para las respuestas y los reenvíos. También puedes elegir Ninguna para quitar una predeterminada. Mientras redactas, el comando Firma de la pestaña Mensaje inserta una firma guardada en ese mensaje concreto.

Outlook en la web, Mac y móvil

Outlook en la web

La página de Microsoft sobre firmas indica esta ruta: Configuración, Cuentas, Firmas. Crea o edita el contenido de la firma, elige si quieres incluirla en los mensajes nuevos y en las respuestas y reenvíos, y guarda los cambios. La página de Microsoft no describe el tratamiento de imágenes en la web, así que prueba un logotipo enviándote un mensaje a ti mismo antes de implantarlo en un equipo. La versión web también es donde muchos usuarios notan por primera vez el diseño antiguo, que colocaba las firmas en Correo y en Redactar y responder. Si no encuentras Cuentas en la configuración, busca ahí.

Outlook para Mac

Microsoft documenta los pasos para Mac en su artículo sobre cómo crear, insertar o cambiar una firma en Outlook para Mac. La ruta es el menú Outlook, Configuración, Correo, Firmas.

1. Abre el menú Outlook y selecciona Configuración; después, en Correo, selecciona Firmas.
2. Para cambiar una firma existente, elígela en Nombre de la firma y selecciona Editar. Para crear una nueva, selecciona el icono Agregar (+) y escribe un nombre.
3. Escribe el texto y dale formato. Selecciona Ver más elementos (...) para añadir una imagen, un logotipo, un hipervínculo o una tabla. Para un enlace, elige Vínculo, escribe el texto y la dirección y selecciona Aceptar.
4. En Establecer firma predeterminada, selecciona una cuenta y elige la firma para Mensajes nuevos y para Respuestas o reenvíos. Repite el proceso con cada cuenta, ya que en Mac las firmas predeterminadas se definen por cuenta.
5. Cierra la ventana Firmas. Así se guardan los cambios.

Si el botón Firma no aparece en la cinta al redactar, añádelo personalizando la barra de herramientas. Microsoft también indica que el soporte de Outlook clásico para Mac finaliza en octubre de 2026, así que si sigues usando esa aplicación, planifica la migración.

Outlook para iOS y Android

En el móvil, la firma es un ajuste de la propia aplicación, no de la configuración del buzón en el escritorio. El artículo de Microsoft para móviles indica que vayas a la pantalla de Configuración, selecciones Firma en la sección Correo y luego escribas una única firma para todas las cuentas o actives Firma por cuenta y escribas una distinta para cada cuenta. Microsoft no dice nada sobre imágenes ni limitaciones de formato en ese caso, así que no planifiques un diseño cargado de logotipos para el móvil. Mantén una versión corta y sencilla, como nombre, cargo y número de teléfono, y pruébala enviándote un mensaje.

Por qué tu cambio no aparece en otro dispositivo

Este es el punto que más confunde. Durante años la regla fue sencilla: cada Outlook conservaba sus propias firmas. Eso ha cambiado, y por eso ahora obtienes resultados incoherentes.

El artículo de Microsoft sobre firmas móviles de Outlook explica lo que ocurre en Outlook para Windows. Las firmas pueden almacenarse en tu buzón para que estén disponibles en todos los dispositivos donde esté configurada esa cuenta. Los requisitos son Outlook de la versión 2303 o superior y un buzón de Microsoft 365 u Outlook.com. Exchange local, el correo de terceros y las cuentas POP o IMAP no son compatibles. La función se activa sola y las firmas existentes no se sobrescriben.

Los detalles importan cuando solucionas problemas:

• Solo se copian en el buzón de la cuenta tus firmas predeterminadas para mensajes nuevos y para respuestas y reenvíos.
• El resto de firmas permanecen en el dispositivo, listadas en "Firmas en este dispositivo". No puedes editarlas a menos que estén vinculadas a una cuenta.
• Los complementos de firma que editaban archivos de firma en disco o modificaban el registro dejan de funcionar una vez activada la función.
• Los administradores pueden desactivar la función con el valor de registro DisableRoamingSignatures, por lo que un equipo administrado puede comportarse de forma distinta a tu portátil personal.

En la práctica, si la firma que modificaste no es la predeterminada de la cuenta, es posible que solo exista en un equipo. Establécela como predeterminada para mensajes nuevos o para respuestas, espera un momento y luego comprueba Outlook en la web en un segundo dispositivo. Si usas una cuenta POP o IMAP, actualiza cada dispositivo manualmente.

Las páginas de Microsoft no dicen nada sobre la sincronización de las firmas del teléfono con el escritorio. Considera la firma móvil como independiente y configúrala una vez en cada teléfono.

Predeterminadas y varias firmas

La mayoría de las personas acaban con dos o tres firmas: una completa para el primer contacto, una corta para las respuestas y, quizá, otra para un segundo rol.

1. Crea cada firma con un nombre que reconozcas fácilmente en la lista, como "Completa" y "Corta".
2. Elige la cuenta, después define la firma para mensajes nuevos y otra distinta para respuestas y reenvíos. La versión corta en las respuestas evita que los hilos se llenen de logotipos repetidos.
3. Si dejas vacías las casillas de firma predeterminada en el nuevo Outlook, la firma no se añade automáticamente. La eliges con el comando Firma en cada mensaje.
4. Para cambiar un solo mensaje, usa el comando Firma mientras redactas y selecciona otra firma guardada.
5. Para quitar una predeterminada en el Outlook clásico, establece la lista desplegable en Ninguna.

Si tienes un buzón compartido o envías desde varias cuentas, define las predeterminadas para cada cuenta por separado. Outlook las guarda por cuenta, y una cuenta sin configurar envía los correos sin ninguna firma.

Empezar desde una plantilla

Si no quieres diseñar una firma desde cero, Microsoft ofrece plantillas. Su página de firmas para pequeñas empresas describe esta vía para el Outlook clásico para Windows:

1. Descarga la plantilla de firma y ábrela en Word. Si Word la abre en Vista protegida, selecciona Habilitar edición.
2. Elige un diseño, selecciona todos sus elementos y cópialos.
3. En Outlook, crea un correo nuevo y pega la firma en el cuerpo del mensaje.
4. Edita el texto, cambia la foto o el logotipo y añade tus enlaces. Para cambiar una imagen, haz clic con el botón derecho, elige Cambiar imagen, selecciona el archivo de origen y haz clic en Insertar. Arrastra los controladores para cambiar el tamaño. Para cambiar un enlace, haz clic con el botón derecho en un icono de redes sociales o en el texto de un sitio web resaltado y elige Editar vínculo; después escribe la dirección y haz clic en Aceptar.
5. Selecciona y copia de nuevo todos los elementos de la firma, ve a Mensaje, Firma, Firmas, haz clic en Nuevo, asígnale un nombre y pégalos en el campo Editar firma. Haz clic en Aceptar.

Una vez guardada, puedes pedir que la firma se añada automáticamente a los próximos mensajes desde el cuadro de diálogo Firmas. La página de Microsoft también sugiere enviar la firma terminada a los compañeros, que seguirán los mismos pasos para guardarla. Así se mantiene la coherencia del equipo sin ninguna herramienta, aunque depende de que cada uno haga los pasos por su cuenta.

Qué incluir en la firma

Microsoft indica que una firma puede incluir texto, enlaces, imágenes y fotos, como un logotipo o una firma manuscrita. Mantenla práctica.

• Nombre, cargo, empresa y una forma de contacto. Un número de teléfono o un sitio web es suficiente.
• Un enlace solo cuando aporte algo, por ejemplo la web de tu empresa o una página de reservas. Una firma con ocho enlaces parece un anuncio.
• Un logotipo pequeño, guardado como archivo compacto. Las imágenes grandes hacen que cada mensaje pese más.
• Fuentes estándar. Microsoft las recomienda para las firmas porque se muestran correctamente en la mayoría de los dispositivos.
• Texto alternativo en las imágenes, cuando el editor lo permita, para que los usuarios de lectores de pantalla sepan qué muestra la imagen.

Conviene tener una versión solo de texto como alternativa. Algunos destinatarios bloquean las imágenes, y entonces tu logotipo se convierte en un recuadro vacío. Asegúrate de que el nombre y los datos de contacto sean texto y no parte de la imagen.

Si tu empresa exige un aviso legal o de privacidad, pide a legal o a cumplimiento normativo el texto exacto y no lo improvises. Las normas varían según el país y el sector, y cuáles te aplican es una cuestión que debe resolver el departamento jurídico.

Dónde se guardan las firmas y cómo trasladarlas

En una instalación clásica de Windows, los archivos de firma se han guardado tradicionalmente en una carpeta Signatures dentro de tu perfil de usuario, en AppData\Roaming\Microsoft\Signatures. Copiar esa carpeta era la forma tradicional de trasladar las firmas a un PC nuevo. No he podido confirmar la ruta en una página de Microsoft, así que compruébala en tu equipo antes de confiar en ella. Con las firmas en itinerancia, una firma predeterminada de una cuenta de Microsoft 365 sigue al buzón, así que solo necesitas copiar las firmas adicionales que se quedaron en el dispositivo.

Cierra Outlook antes de copiar los archivos de nuevo; después ábrelo y comprueba que cada firma aparece y se ve bien. Las imágenes son lo primero que se rompe.

Errores comunes

• Editar una firma que no es la predeterminada. La cambias, pero Outlook sigue añadiendo la anterior porque la predeterminada de la cuenta apunta a otra. Revisa los desplegables o las casillas de firma predeterminada después de cada cambio.
• Olvidar las respuestas y los reenvíos. Los mensajes nuevos y las respuestas tienen predeterminados independientes. Si tu firma desaparece en las conversaciones, casi siempre es por eso.
• Dar por hecho que todos los dispositivos se actualizan solos. La itinerancia cubre las predeterminadas de las cuentas compatibles de Microsoft 365 y Outlook.com. POP, IMAP, Exchange local y las aplicaciones móviles requieren una actualización manual.
• Pegar desde Word sin hacer una prueba. El formato pegado puede verse distinto en el editor que en el mensaje enviado. Envíate una prueba a ti mismo y a una segunda dirección.
• Incluir los datos de contacto dentro de una imagen. Si las imágenes se bloquean, tu número de teléfono desaparece con ellas.
• Usar un complemento que edita los archivos de firma. Microsoft indica que estos complementos dejan de funcionar cuando las firmas en itinerancia están activadas, así que consulta con tu administrador antes de cambiar una herramienta de firmas gestionada.

Temas relacionados que conviene explorar

• Firmas que faltan en las respuestas o los reenvíos. Revisa la firma predeterminada para respuestas y reenvíos en cada cuenta, en el nuevo Outlook, en el Outlook clásico y en Mac.
• Firmas para toda la empresa. Si gestionas más de un puñado de personas, pregunta a tu administrador cómo estandariza la empresa los nombres, los cargos y los avisos. El correo vive en Microsoft 365 en la mayoría de las empresas, así que normalmente ahí empieza la conversación.
• Firmas accesibles. El texto breve, las fuentes legibles, el buen contraste y el texto alternativo en las imágenes ayudan a todos, no solo a los usuarios de lectores de pantalla.
• Pies legales y avisos. El texto es una decisión legal, así que obtenlo de tu equipo de cumplimiento normativo en lugar de una plantilla.

Siguiente paso

Abre ahora la configuración de tu firma y confirma que la firma que quieres es la predeterminada tanto para los mensajes nuevos como para las respuestas, en cada cuenta. Después envíate un correo de prueba desde cada dispositivo en el que quieras cambiar tu firma en Outlook, para saber cuáles siguen al buzón y cuáles necesitan una actualización manual.