Outlook の予定表を共有する方法: アクセス許可、編集、代理人

By Mirko Peters · 2026-11-12

新しい Outlook、Web 版、Mac、モバイルで Outlook の予定表を共有する方法です。適切なアクセス許可の選び方、組織外との共有、共有の停止までを説明します。

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Outlook の予定表を共有するには、「予定表」を選択し、「ホーム」タブの「予定表の共有」を選びます。相手の名前またはメールアドレスを入力し、ドロップダウンからアクセス許可を選んで「共有」を選択してください。相手にはメールで招待が届き、承諾すると、相手の一覧にあなたの予定表が表示されます。Outlook on the web では予定表のツールバーにある「共有」ボタンを使います。スマートフォンでは、予定表の横にある歯車アイコンをタップします。この記事は、同僚、秘書、社外の人と予定表を共有したい Outlook ユーザー向けです。意図した以上の情報を渡さないよう、選ぶべきアクセス許可も説明します。

重要なポイント

• 新しい Outlook では、「予定表」を選択し、「ホーム」タブの「予定表の共有」を選びます。名前を入力し、ドロップダウンからアクセス許可を選んで「共有」を選択してください。
• アクセス許可のレベルは、「空き時間のみ表示可能」「件名と場所を表示可能」「すべての詳細を表示可能」「編集可能」「代理人」です。
• 組織外の人に「編集可能」や「代理人」のアクセス許可は付与できません。外部との共有は閲覧専用のオプションに限られます。
• 同じ Microsoft 365 テナント内での共有は即時に同期されます。別のテナントとの共有は約 3 時間ごとに同期されます。Gmail の場合は 24 〜 48 時間かかることがあります。
• 共有を停止するには、共有の設定を開き、相手の横にある「削除」を選択します。公開済みの予定表の場合は、「公開を停止」を使用してください。

アクセス許可の 5 つのレベル

「共有」を押す前に、相手にどこまで見せるかを決めてください。Microsoft の記事 Microsoft 365 の予定表の共有 には、現在の Outlook クライアントで使える簡易的なレベルが一覧で示されています。

• 空き時間のみ表示可能。 空き時間と予定のある時間だけが表示されます。件名や場所は表示されません。
• 件名と場所を表示可能。 予定のある時間に加え、各項目の件名と場所が表示されます。
• すべての詳細を表示可能。 予定表の内容がすべて表示されます。相手は確認できますが、変更はできません。
• 編集可能。 相手があなたの予定表を変更できます。
• 代理人。 編集の権限に加え、あなたの代わりに会議を設定したり、会議に応答したりする権限が付与されます。

作成者、寄稿者、公開編集者のような中間的な役割に使えるカスタムのレベルもあります。Microsoft によると、これらは管理者のみが設定でき、Exchange Online PowerShell の Add-MailboxFolderPermission または Set-MailboxFolderPermission コマンドレットを使用します。

非公開に設定した項目は、ほとんどの人に対して時間帯だけが表示されます。例外は、非公開の予定の表示を許可した代理人です。

私の目安は次のとおりです。社内の同僚には「件名と場所を表示可能」、チーム外の人には「空き時間のみ表示可能」から始めてください。相手が理由を示して求めた場合にのみ、権限を上げてください。

新しい Outlook for Windows で予定表を共有する方法

以下の手順は、Microsoft の 予定表を閲覧専用で共有する ページに基づいています。

1. ナビゲーション ウィンドウで、予定表を選択します。
2. ホームタブで予定表の共有を選択します。予定表が複数ある場合は、共有する予定表を選びます。
3. 電子メール アドレスまたは連絡先の名前を入力ボックスに、共有相手を入力します。一覧から名前を選ぶか、Enter キーを押します。
4. 名前の横にあるドロップダウンを開き、アクセス レベルを選択します。
5. 共有を選択します。共有を取りやめる場合は、送信前に削除を選択します。

相手には招待メールが届きます。相手が承諾すると、自分の予定表を自分のビューに追加できるようになります。画面に手順が表示されない場合は、古いバージョンの Outlook を使用している可能性があります。メニューの構成が異なります。

共有された予定表や代理人用の予定表は、受信側では既定では表示されません。相手は予定表の一覧ですべて表示を選択し、他のユーザーの予定表の下からその予定表を見つけて選択します。リボンの分割表示を使うと、複数の予定表を並べて表示できます。

Microsoft は、他のユーザーの予定表を直接追加する方法（予定表、予定表の追加、ディレクトリから追加）は、職場または学校のアカウントでのみ利用できると説明しています。個人用アカウントを使用している相手は、招待を受ける必要があります。

Outlook on the web

Microsoft の Outlook on the web での予定表の共有に関するページに、以下の手順が記載されています。

1. 予定表アイコンを選択します。
2. ツールバーで共有を選択し、予定表を選びます。共有できるのは、自分が所有している予定表のみです。
3. 相手の名前または電子メール アドレスを入力します。
4. アクセス許可のレベルを選択します。
5. 共有を選択します。

共有を変更または停止するには、予定表の下にある予定表を右クリックし、共有とアクセス許可を選択して、新しいレベルを選ぶか削除アイコンを選びます。画面が一致しない場合は、古いバージョンの Outlook on the web を使用している可能性があります。メニューの構成が異なり、代理人は主要な予定表に対してのみ利用できます。

Outlook for Mac

予定表ビューで、左側のナビゲーションから自分の予定表を探し、アカウント名にポインターを合わせて、省略記号（...）をクリックするか右クリックして、Sharing Permissions（共有のアクセス許可）を選択します。予定表のプロパティ ウィンドウで、プラス（+）ボタンをクリックし、相手の名前または電子メール アドレスを入力します。[アクセス許可] ドロップダウンでレベルを選びます（例：自分が予定ありの場合のみ表示可能、すべての詳細を表示可能、編集可能）。次に追加、完了の順にクリックします。この内容は、Outlook for Mac での委任と共有予定表に関する Microsoft の記事によるもので、Microsoft Exchange Server アカウントが必要と記載されています。共有を停止するには、相手を選択してマイナス（-）ボタンをクリックします。

Outlook for iOS および Android

Microsoft のモバイル版のページには、アプリから自分の予定表を共有できると記載されています。

1. 予定表タブを開きます。
2. 左上隅のメニューを開きます。
3. 共有したい予定表の横にある歯車アイコンをタップします。
4. ユーザーの追加をタップし、共有相手を選びます。
5. 相手をタップすると、アクセス許可を変更したり、アクセスを削除したりできます。
6. 変更内容を確定します。

他のユーザーから共有された予定表を開くには、同じ歯車アイコンをタップしてから共有予定表の追加をタップし、相手の名前を入力して、その横にあるプラス記号をタップします。Microsoft のページの一つは Outlook for iOS 向けの記載なので、Android では手順が若干異なる場合があります。

Windows 版クラシック Outlook

クラシック Outlook では、予定表ビューのホームタブに予定表の共有コマンドがあります。私が確認した Microsoft のページでは、クラシックの手順が別のタブに表示されていましたが、そのタブを読み込めませんでした。リボンの表示が異なる場合は、上記リンク先のページにある「クラシック Outlook」のタブを確認してください。アクセス許可の名称は上記の一覧と同じです。旧ラベルは、Free/Busy（空き時間のみ）、Free/Busy with subject and location（件名と場所を含む空き時間）、Reviewer（閲覧者）、Editor（編集者）に対応します。

相手側で必要な作業

共有は両側で行う作業であり、「動かない」という報告の多くは受信側が原因です。相手には招待メールが届くので、承諾する必要があります。新しい Outlook では、共有された予定表や代理人用の予定表は既定では表示されません。相手は予定表の一覧ですべて表示を選択し、他のユーザーの予定表の下からその予定表を見つけて選択します。また、予定表の追加、ディレクトリから追加の順に選び、自分を指定することもできます。ただし、Microsoft によると、この直接的な方法は職場または学校のアカウントでのみ利用できます。個人用アカウントのユーザーは、自分からの招待を待つ必要があります。

スマートフォンの場合、ユーザーは左上のカレンダーメニューをタップし、歯車アイコンをタップしてから、共有カレンダーを追加をタップします。名前を入力し、横にあるプラス記号をタップします。相手の方は、あなたの名前の横にある歯車アイコンをタップすると、選択した色で空き時間と予定あり/なしの状態を確認できます。相手に見えるのは、あなたが許可した情報だけです。たとえば「予定の有無のみ表示できる」権限を持つ閲覧者には、時間帯のブロックだけが表示され、それ以外は何も表示されません。

共有か公開か?

どちらも似た言葉ですが、仕組みが異なります。

• 共有は、特定の相手に招待を送ります。相手のアクセス許可を選択でき、後から変更することも、削除することもできます。組織内であれば、変更はすぐに同期されます。
• 公開はリンクを作成します。リンクを持つ人は誰でも、選択した詳細レベルでカレンダーを見ることができます。リンクには2つの形式があります。ブラウザーで表示するための HTML と、別のカレンダーアプリから購読するための ICS です。どちらも読み取り専用です。ICS カレンダーの更新頻度は、受信者のメールプロバイダーによって異なります。

相手が Microsoft 365 または Outlook.com のアカウントを持っている場合は、共有してください。Gmail、Apple カレンダー、その他のサービスを使っていて、予定の時間だけ確認できればよい場合は、公開が現実的な方法です。ただし、誰がリンクを開いたかは把握できないことを理解しておく必要があります。詳細レベルは最小限にし、プロジェクトが終わったら公開を停止してください。

編集か代理人か、どちらを選ぶべきか?

ここで、必要以上の権限を与えてしまうことがよくあります。

編集は、相手があなたのカレンダーを表示および変更できることを意味します。編集者は、メインのカレンダーや、自分で作成したカレンダーに割り当てることができます。代理人は編集と同じ権限に加え、あなたに代わって会議をスケジュールし、会議に応答する権限を意味します。代理人はメインのカレンダーにのみ割り当てできます。

編集と代理人のアクセス許可に関する手順は、Microsoft の編集および代理人のアクセス許可のページに記載されています。新しい Outlook での手順は次のとおりです。

1. ナビゲーション ウィンドウで、カレンダーを選択します。ホームタブで、カレンダーの共有を選択します。
2. 共有とアクセス許可ページで、相手の名前またはメール アドレスを入力します。一度に追加できるのは1人だけです。
3. 名前の横にあるドロップダウンを開き、編集可能または代理人を選択します。
4. 代理人の場合は、必要に応じて代理人に非公開の予定の表示を許可すると代理人にカテゴリの管理を許可するをオンにできます。
5. 共有を選択します。
6. 代理人の下で、招待と応答の送信先の横から、次のいずれかを選択します。代理人のみ、代理人に送信し、自分にもコピーを送信する、または代理人と自分の両方です。代理人が複数いる場合は、それぞれについて同じ操作を繰り返します。

要件: 代理人によるアクセスには、Microsoft 365 または Exchange Online の職場または学校アカウントが必要です。また、Microsoft は1つのカレンダーに代理人を1人だけ設定することを推奨しています。1つのカレンダーに複数の代理人を設定することは、この機能の設計上の想定ではないためです。

役員の秘書は、代理人の典型的なケースです。あなたの空き時間だけを知る必要がある同僚には、編集どころか代理人の権限も必要ありません。

組織外との共有

社外の人とも共有できますが、選択肢は少なくなります。

• 権限の制限。Microsoft によると、組織外の人に編集者または代理人のアクセス許可を与えることはできません。組織外へのアクセスは、表示のみのオプションに限られます。
• 管理者の設定。Microsoft 365 管理センターで、[設定]、[組織の設定]、[サービス]、[カレンダー] の順に進むと、管理者はユーザーが Office 365 または Exchange を利用する組織外の相手とカレンダーを共有できるかどうか、またメール招待を使って誰でもカレンダーにアクセスできるかどうかを制御できます。匿名アクセスの場合、管理者は表示内容の範囲を選択します。時間のみの空き時間/予定あり表示、件名と場所を含む時間の表示、またはすべての予定情報の表示から選べます。詳細は、Microsoft の管理者向け記事外部ユーザーとのカレンダーの共有に記載されています。
• Gmail などのプロバイダー。Web 上では、Gmail ユーザーなど Outlook 以外の人は、Microsoft 365 または Outlook.com のアカウントがある場合にのみ招待を承諾できます。それ以外の場合は、カレンダーを公開し、HTML リンク(ブラウザーで表示)または ICS リンク(購読)を送信できます。どちらも読み取り専用です。
• 公開。 Web版のアプリで「設定」、「共有カレンダー」の順に進み、「カレンダーを公開」でカレンダーと詳細レベルを選択して「公開」を選びます。取り消すには、同じ場所で「公開を停止」を選択します。新しいOutlook for Windowsでは、「表示」、「カレンダーの設定」、「カレンダー」、「共有カレンダー」の順に進みます。

公開したリンクは、転送されるかもしれない鍵のように扱ってください。誰が持っているかは把握できないため、公開したい情報だけを含む別のカレンダーを公開するようにしてください。

共有はどのくらいの速さで同期されますか？

Microsoftの共有に関する記事によると、同じテナント内のMicrosoft 365ユーザー同士の共有はすぐに反映されます。別のMicrosoft 365テナントとの共有は定期的に、約3時間ごとに反映されます。Microsoft 365からOutlook.comへの共有はICSサブスクリプションで、約3時間ごとに更新されます。Gmailなどの第三者への共有もICSサブスクリプションで、Gmailは24〜48時間ごとに更新される場合があります。相手に新しい予定が表示されないと言われた場合は、まずこの点を確認してください。Microsoft 365グループはまだカレンダー共有に対応していませんが、個々のユーザーとセキュリティグループは対応しています。

共有の停止

新しいOutlookで、カレンダーを選択し、「ホーム」タブのカレンダーを共有を選択します。対象のカレンダーを選び、相手の横にある削除を選択します。他の人が所有するカレンダーのアクセス許可は削除できません。組織内では、「My Organization」の既定のグループがまだアクセスできる場合を除き、そのカレンダーは相手の一覧から削除されます。その場合、相手は既定のレベルでアクセスを保持します。組織外では、相手のコピーは残りますが、同期と更新の受信は停止します。公開したカレンダーは「公開を停止」を選択すると表示されなくなります。

共有の問題を解決する

1. 招待が届かない。 相手に迷惑メールやその他のフォルダーを確認してもらい、その後で共有を削除してから、再度共有してください。
2. 詳細レベルが不適切。 「共有とアクセス許可」を開いてレベルを変更してください。非公開の予定は時間帯のみが表示される点に注意してください。
3. 予定が表示されない、または更新が遅い。 上の同期の表を確認してください。テナントをまたぐ共有やGmailの更新は、仕組み上遅延します。
4. Mac版のカレンダーアプリ。 Microsoftによると、Mac OS Xのカレンダーアプリを含むEWSベースのクライアントでは、即時同期はサポートされていません。
5. 外部との共有がブロックされている。 管理者に確認してください。組織の設定によって共有が制限されている可能性があります。
6. 共有カレンダーが非表示になっている。 カレンダーの一覧で「すべて表示」を選択し、「ユーザーのカレンダー」を確認してください。

よくある間違い

• 表示のみで十分な場合に編集を許可する。 編集権限を持つ人は、あなたの会議を移動したり削除したりできます。
• メインのカレンダーを取引先と共有する。 社外の相手には、別のカレンダーを使用してください。
• 非公開の予定を忘れる。 共有の前に、機密性の高い予定を「非公開」に設定してください。そうすれば、ほとんどの人は時間帯しか見られません。
• どこでも即時更新されると期待する。 テナントをまたぐ共有やICSリンクは、遅延して更新されます。
• 代理人を複数追加する。 Microsoftは1人にすることを推奨しています。
• 共有設定を見直さない。 人は異動や退職をします。数か月ごとに一覧を確認し、もう必要のない人は削除してください。

関連して確認しておきたいトピック

• アシスタント向けの代理人設定。 会議の応答を誰が受け取るかを含め、代理人のオプションは個別に詳しく解説する価値があります。
• 外部共有の制御。 Exchange Onlineの管理者は、外部の人が何を見られるかを決定します。
• 共有メールボックスとリソースのカレンダー。 Microsoftによると、共有メールボックスやリソースメールボックスのカレンダーを含め、共有可能なカレンダーはすべて対象になります。
• Web版でカレンダーを使う。 Microsoftの管理者向け記事がユーザーに案内しているのは、Outlook on the webのメニューです。

次のステップ

今日、カレンダーの共有設定を開き、それを見られる人の一覧を確認してください。アクセスが不要な人は削除し、業務に必要以上に高い権限は下げてください。そうすれば、Outlookのカレンダーを安心して共有でき、各相手が実際に何をできるかも把握できます。