Cara Memetakan Apa yang Sebenarnya Dilakukan Pengguna Anda di Microsoft 365 (Bukan Apa yang Anda Kira)

By Mirko Peters · 2026-03-25

Petakan apa yang dilakukan pengguna Anda di Microsoft 365 untuk mengungkap perilaku nyata dan meningkatkan kolaborasi dengan alat seperti Teams dan Planner.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Di ruang kerja digital, sangat penting untuk memetakan apa yang dilakukan pengguna Anda agar Anda benar-benar memahami aktivitas mereka. Banyak organisasi membuat asumsi tentang perilaku tim mereka, tetapi asumsi ini sering kali berbeda dengan kenyataan. Misalnya, Anda mungkin mengira bahwa menonaktifkan berbagi eksternal membatasi kolaborasi, padahal tim Anda mungkin justru menggunakan obrolan Teams sebagai gantinya. Untuk menjembatani kesenjangan ini, Anda dapat memanfaatkan berbagai alat di dalam Microsoft 365, seperti:

Alat-alat ini membantu Anda memetakan apa yang dilakukan pengguna secara efektif dan memperoleh wawasan tentang perilaku nyata tim Anda.

Poin Penting

Memetakan aktivitas tim di Microsoft 365 membantu mengungkap perilaku nyata, sehingga pengambilan keputusan menjadi lebih baik.
Identifikasi zona asumsi untuk memahami di mana persepsi Anda tentang penggunaan alat mungkin berbeda dengan kenyataan.
Manfaatkan log audit untuk melacak interaksi pengguna dan mendeteksi aktivitas tidak biasa yang mungkin mengindikasikan ancaman keamanan.
Analisis rasio pembuatan terhadap penggunaan untuk mengidentifikasi inefisiensi dalam alur kerja tim Anda dan meningkatkan produktivitas.
Fokus pada metrik kolaborasi untuk memahami bagaimana tim berinteraksi dan meningkatkan komunikasi di dalam organisasi Anda.
Manfaatkan Skills Copilot untuk menyelaraskan keterampilan karyawan dengan peran mereka, sehingga tercipta tenaga kerja yang lebih cakap dan produktif.
Secara rutin evaluasi dan sesuaikan kebijakan tata kelola Anda agar selaras dengan perilaku pengguna yang sebenarnya, sehingga keamanan dan kepuasan pengguna meningkat.
Terapkan praktik tata kelola yang adaptif untuk terus meningkatkan kepatuhan dan memenuhi kebutuhan bisnis yang terus berkembang.

Identifikasi Zona Asumsi

Di lingkungan Microsoft 365 Anda, kemungkinan besar Anda memiliki beberapa asumsi tentang cara pengguna memanfaatkan alat yang tersedia. Asumsi-asumsi ini dapat menimbulkan kesalahpahaman tentang perilaku yang sebenarnya. Berikut adalah beberapa asumsi umum yang sering dibuat organisasi:

Perlindungan Data: Banyak organisasi meyakini bahwa Microsoft 365 secara inheren melindungi data mereka. Asumsi ini menyesatkan. Meskipun platform ini berfokus pada waktu aktif (uptime), platform tidak menjamin pemulihan data secara menyeluruh. Penghapusan yang tidak disengaja dan batas retensi dapat menyebabkan kehilangan data yang tidak dapat dipulihkan. Ingatlah bahwa perlindungan data merupakan tanggung jawab bersama antara organisasi Anda dan teknologinya.
Kontrol Berbagi Eksternal: Anda mungkin berpikir bahwa menonaktifkan berbagi eksternal membatasi kolaborasi. Namun, tim Anda mungkin menemukan cara lain untuk berbagi informasi, seperti menggunakan obrolan Teams atau akun email pribadi. Hal ini dapat menimbulkan risiko yang signifikan.
Penyebaran Teams Tak Terkendali: Organisasi sering berasumsi bahwa mengelola Teams secara efektif berarti mengendalikan jumlah saluran dan tim yang dibuat. Pada kenyataannya, pengguna mungkin membuat saluran privat atau menduplikasi tim, sehingga menimbulkan kebingungan dan inefisiensi.
Label Sensitivitas: Anda mungkin beranggapan bahwa penerapan label sensitivitas memastikan data Anda tetap aman. Namun, jika pengguna tidak memahami label ini atau cara menerapkannya dengan benar, informasi sensitif tetap dapat terekspos.

Memahami zona asumsi ini sangat penting. Hal ini memungkinkan Anda mengidentifikasi di mana persepsi Anda mungkin tidak sejalan dengan kenyataan.

Risiko Berbagi Eksternal

Dalam hal berbagi eksternal, organisasi sering kali meremehkan risiko yang terlibat. Berikut adalah beberapa potensi jebakan:

Visibilitas Tidak Disengaja: Pengaturan berbagi yang keliru dapat memberikan akses kepada orang yang salah.
Meningkatnya Paparan Pelanggaran Data: Berbagi data sensitif secara tidak perlu meningkatkan risiko serangan siber.
Postur Keamanan yang Melemah: Kontrol akses yang longgar menciptakan celah kerentanan, baik dari ancaman internal maupun eksternal.
Dampak pada Alat AI: Alat seperti Microsoft Copilot dapat menampilkan data sensitif yang tidak dimaksudkan untuk diakses publik.
Risiko Internal dan Eksternal: Berbagi data internal dengan karyawan yang tidak berwenang atau pihak eksternal meningkatkan paparan risiko.
Pelanggaran Privasi: Berbagi data berlebihan dapat melanggar privasi individu, terutama ketika informasi pribadi dapat diakses oleh pihak yang seharusnya tidak memiliki akses.
Pelanggaran Data: Dalam skenario terburuk, berbagi data berlebihan dapat menyebabkan pelanggaran data, sehingga informasi sensitif atau rahasia terekspos.

Dengan mengenali zona asumsi ini, Anda dapat mulai memetakan apa yang sebenarnya dilakukan karyawan Anda di Microsoft 365. Pemahaman ini akan membantu Anda mengambil keputusan yang tepat terkait tata kelola dan keamanan.

Lacak Sinyal Perilaku Nyata

Memahami cara karyawan Anda berinteraksi dengan alat Microsoft 365 sangat penting untuk tata kelola yang efektif. Anda dapat melakukannya dengan melacak sinyal perilaku nyata melalui log audit dan menganalisis pola aktivitas.

Log Audit dan Pola Aktivitas

Log audit di Microsoft 365 menyediakan banyak informasi tentang interaksi pengguna. Log ini mencatat berbagai aktivitas, termasuk:

Aktivitas masuk (sign-in)
Akses file
Interaksi email

Dengan menganalisis log ini, Anda dapat mendeteksi anomali dan mengkorelasikan peristiwa. Pemantauan proaktif ini membantu Anda mengidentifikasi aktivitas tidak biasa yang mungkin mengindikasikan ancaman keamanan. Misalnya, jika seorang pengguna mengakses file sensitif di luar jam kerja biasa, hal tersebut dapat menjadi sinyal potensi masalah keamanan.

Berikut beberapa aktivitas utama yang tercatat dalam log audit Microsoft 365:

Kategori	Deskripsi
File dan halaman	Aktivitas terkait file dan halaman
Folder	Aktivitas terkait folder
Berbagi dan permintaan akses	Aktivitas yang melibatkan berbagi dan permintaan akses
Sinkronisasi	Aktivitas terkait sinkronisasi
Administrasi situs	Aktivitas terkait pengelolaan situs
Kotak surat Exchange	Aktivitas terkait kotak surat Exchange
Microsoft Teams	Aktivitas terkait Microsoft Teams

Dengan meninjau kategori-kategori ini, Anda dapat memperoleh wawasan tentang cara karyawan menggunakan Microsoft 365. Pemahaman ini memungkinkan Anda mengambil keputusan yang tepat terkait tata kelola dan keamanan.

Rasio Pembuatan vs. Penggunaan

Aspek penting lain dalam memetakan perilaku adalah menganalisis rasio antara pembuatan dan penggunaan dokumen serta alat. Anda mungkin menemukan bahwa meskipun banyak file dibuat, tidak semuanya aktif digunakan. Ketidaksesuaian ini dapat mengungkap inefisiensi dalam alur kerja tim Anda.

Untuk menilai rasio ini, pertimbangkan langkah-langkah berikut:

Identifikasi Item yang Dibuat: Lacak jumlah file, tugas, atau proyek yang dibuat dalam rentang waktu tertentu.
Ukur Penggunaan: Analisis seberapa sering item-item ini diakses atau digunakan oleh tim Anda.
Hitung Rasio: Bagi jumlah item aktif dengan total item yang dibuat untuk menentukan rasio penggunaan.

Rasio penggunaan yang rendah dapat mengindikasikan bahwa karyawan Anda tidak menemukan nilai pada alat atau dokumen tertentu. Wawasan ini dapat memandu Anda untuk menyempurnakan lingkungan Microsoft 365 agar lebih sesuai dengan kebutuhan tim.

Dengan melacak sinyal perilaku nyata ini, Anda dapat melampaui asumsi dan memperoleh gambaran yang lebih jelas tentang bagaimana karyawan berinteraksi dengan Microsoft 365. Pengetahuan ini memungkinkan Anda menyesuaikan strategi tata kelola secara efektif.

Petakan Apa yang Dilakukan Karyawan Anda

Fokus pada Kolaborasi

Untuk memetakan apa yang dilakukan orang-orang Anda di Microsoft 365 secara efektif, fokuslah pada kolaborasi. Memahami cara tim Anda berinteraksi dapat mengungkap pola tersembunyi yang meningkatkan produktivitas. Mulailah dengan menganalisis data aktivitas kalender. Data ini memberikan wawasan tentang durasi rapat, frekuensi, dan jumlah peserta. Anda dapat mengidentifikasi tren kolaborasi dengan mengamati seberapa sering tim Anda mengadakan rapat dan berapa lama durasinya.

Selanjutnya, periksa pola komunikasi. Menganalisis volume email dan waktu respons dapat menunjukkan bagaimana tim saling berinteraksi. Lalu lintas email yang tinggi mungkin mengindikasikan kurangnya kejelasan dalam komunikasi. Selain itu, perhatikan indikator multitasking. Mengamati penggunaan aplikasi secara bersamaan selama rapat dapat membantu Anda menilai efisiensi kolaborasi.

Berikut beberapa metrik utama yang perlu dipertimbangkan saat mengukur kolaborasi di Microsoft 365:

Jenis Metrik	Deskripsi
Betweenness Centrality	Mengukur seberapa sering seseorang berada di jalur terpendek antaranggota tim.
Koneksi Jembatan	Mengidentifikasi individu yang menghubungkan kelompok-kelompok yang tanpa mereka akan terputus.
Jangkauan Lintas Fungsi	Mengukur jumlah departemen berbeda yang berkolaborasi dengan seseorang.
In-Degree Centrality	Mengukur jumlah orang yang menjangkau individu tertentu.
Out-Degree Centrality	Mengukur jumlah orang yang dijangkau oleh seorang individu.
Kepadatan Intra-tim	Kolaborasi internal yang tinggi di dalam tim.
Kepadatan Antar-tim	Kolaborasi yang rendah antartim.
Skor Modularitas	Mengukur seberapa terpisah kelompok-kelompok yang berbeda.

Dengan memanfaatkan metrik-metrik ini, Anda dapat memperoleh pemahaman yang lebih jelas tentang cara karyawan berkolaborasi. Pengetahuan ini memungkinkan Anda membuat keputusan yang tepat untuk meningkatkan kerja sama dan komunikasi tim.

Keterampilan Karyawan Microsoft 365

Memetakan aktivitas karyawan juga mencakup pemahaman tentang keterampilan karyawan Microsoft 365 yang diperlukan untuk kolaborasi yang efektif. Sebuah studi terbaru menemukan bahwa 47% pimpinan SDM mengidentifikasi keterampilan yang dibutuhkan untuk pekerjaan tertentu, tetapi hanya 28% yang memetakan keterampilan tersebut ke karyawan individu. Kesenjangan ini menegaskan pentingnya menyelaraskan data keterampilan dengan peran karyawan.

Anda dapat meningkatkan kemampuan tim dengan memanfaatkan alat seperti Skills Copilot. Seorang Skills Copilot Administrator di EmX Works menyatakan bahwa mereka dapat menambahkan keterampilan langsung ke profil karyawan hanya dalam tiga klik. Fitur ini memungkinkan Anda mengelola peran dan tujuan dengan mulus di dalam Microsoft Teams. Skills Copilot menyediakan basis data definisi keterampilan yang diperbarui secara berkelanjutan serta definisi peran yang dihasilkan AI. Sumber daya ini membantu Anda membuat peran khusus dan memetakan keterampilan ke konten pelatihan secara efektif.

Untuk memastikan tim Anda berkembang, fokuslah pada keterampilan Microsoft 365 penting berikut:

Menguasai Microsoft Teams untuk komunikasi yang lebih efisien.
Memanfaatkan OneDrive untuk kolaborasi dokumen yang efektif.
Memanfaatkan Planner dan Microsoft To Do untuk koordinasi tugas yang lebih baik.
Mengelola rapat secara efisien melalui integrasi Outlook.

Dengan memetakan keterampilan ini kepada karyawan, Anda dapat mendorong lingkungan kerja yang lebih produktif. Pendekatan ini tidak hanya meningkatkan kolaborasi, tetapi juga memberdayakan karyawan untuk memanfaatkan alat Microsoft 365 secara efektif.

Temukan Celahnya

Find the Gaps

Kebijakan vs. Kenyataan

Mengidentifikasi kesenjangan antara kebijakan Anda dan perilaku aktual karyawan sangat penting untuk tata kelola yang efektif di Microsoft 365. Banyak organisasi membuat kebijakan dengan niat terbaik, tetapi kebijakan tersebut sering kali tidak mencerminkan cara orang menggunakan alat-alat tersebut. Ketidakselarasan ini dapat menimbulkan kerentanan keamanan dan inefisiensi.

Misalnya, meskipun organisasi Anda menerapkan kebijakan keamanan yang ketat, karyawan tetap mungkin menggunakan perangkat yang sudah usang. Perangkat semacam ini mungkin tidak memiliki langkah keamanan penting seperti enkripsi. Situasi ini menyoroti kesenjangan signifikan antara fitur keamanan yang Anda bayar dan penerapannya yang sebenarnya.

Berikut beberapa kesenjangan umum yang mungkin Anda temui:

Mengabaikan Anti-Phishing & Safe Links
Konfigurasi aturan alur surat yang kurang tepat
Kurangnya pemahaman tentang penyiapan Hybrid
Terlalu sering menggunakan peran Global Admin
Tidak mengaktifkan audit kotak surat
Salah mengelola kotak surat bersama
Mengabaikan kebijakan retensi
Tidak memanfaatkan PowerShell secara efektif

Untuk menutup kesenjangan ini, Anda perlu menilai kebijakan Anda terhadap penggunaan nyata di lapangan. Mulailah dengan meninjau kebijakan berbagi eksternal Anda. Peninjauan ini membantu mengendalikan pembagian data sensitif. Tetapkan sistem klasifikasi data untuk mengelompokkan tingkat sensitivitas data. Anda juga sebaiknya menilai kontrol akses untuk memastikan data sensitif terlindungi dengan memadai.

Menerapkan label sensitivitas dapat membantu mengklasifikasikan dan melindungi informasi sensitif. Revisi kontrol akses agar selaras dengan label tersebut. Terapkan pembatasan berbagi dan pembuatan pada data sensitif untuk meminimalkan risiko. Selain itu, rencanakan pengelolaan siklus hidup data sensitif dan kontrol aksesnya. Menyiapkan program percontohan sebelum penerapan penuh dapat membantu mengidentifikasi masalah sejak dini.

Dengan mengambil langkah-langkah ini, Anda dapat menyelaraskan kebijakan dengan perilaku nyata karyawan. Keselarasan ini tidak hanya meningkatkan keamanan, tetapi juga meningkatkan produktivitas secara keseluruhan di dalam organisasi Anda.

Sesuaikan Tata Kelola dengan Perilaku

Selaraskan Kontrol dengan Penggunaan

Untuk meningkatkan tata kelola Anda di Microsoft 365, Anda harus menyelaraskan kontrol dengan perilaku pengguna yang sebenarnya. Keselarasan ini memastikan bahwa kebijakan Anda mencerminkan cara karyawan berinteraksi dengan platform. Dengan demikian, Anda dapat meningkatkan keamanan sekaligus kepuasan pengguna.

Mulailah dengan menilai pilar tata kelola yang berlaku di organisasi Anda. Fokuslah pada area-area utama berikut:

Pilar Tata Kelola	Area Fokus di Microsoft 365
Pembuatan & Kepemilikan Ruang Kerja	Standarkan pembuatan ruang kerja dengan konvensi penamaan dan templat. Hal ini memastikan akuntabilitas dan pengelolaan data yang bertanggung jawab.
Pengelolaan Siklus Hidup & Pembersihan	Tetapkan aturan untuk mengarsipkan atau menghapus ruang kerja yang tidak aktif. Hal ini meningkatkan kualitas data dan kepatuhan.
Pemantauan, Pelaporan, & Kesiapan Copilot	Manfaatkan pelaporan untuk melacak pola penggunaan. Hal ini memperkuat privasi data dan meningkatkan hasil AI.
Kontrol Akses & Tata Kelola Berbagi	Terapkan siklus tinjauan akses untuk mengelola izin. Hal ini melindungi informasi sensitif.

Dengan berfokus pada area-area ini, Anda dapat membangun kerangka tata kelola yang menyesuaikan diri dengan cara karyawan benar-benar menggunakan Microsoft 365.

Selanjutnya, pertimbangkan untuk menerapkan praktik tata kelola yang adaptif. Praktik ini dapat meningkatkan kepatuhan dan kepuasan pengguna secara signifikan. Berikut adalah usulan garis waktu untuk perjalanan tata kelola Anda:

Fondasi dan Penilaian (Bulan 1-3): Tetapkan kontrol akses inti dan kerangka kepatuhan. Selaraskan para pemangku kepentingan untuk menyeimbangkan keamanan dengan produktivitas pengguna. Kemenangan cepat di tahap awal dapat mengurangi frustrasi pengguna dan risiko kepatuhan.
Implementasi Inti (Bulan 4-8): Terapkan kontrol akses berbasis peran dan pengorganisasian konten otomatis. Perkenalkan otomatisasi kepatuhan serta program pelatihan. Peningkatan ini mendukung kolaborasi bisnis sekaligus memenuhi kebutuhan pengguna.
Optimalisasi Lanjutan (Bulan 9-12): Gunakan otomatisasi cerdas dan analitik lanjutan untuk mengoptimalkan akses dan pengelolaan konten. Langkah ini meningkatkan pemantauan kepatuhan dan mempersonalisasi pelatihan, sehingga memperkuat efektivitas tata kelola.
Kesempurnaan Berkelanjutan (Berlangsung Terus): Pertahankan tata kelola yang berkelanjutan melalui pemantauan berkelanjutan dan optimasi berkala. Sesuaikan berdasarkan umpan balik pengguna dan data. Manfaatkan kemampuan baru Microsoft 365 untuk memenuhi kebutuhan bisnis dan regulasi yang terus berkembang.

Menyelaraskan kontrol Anda dengan penggunaan aktual juga berarti berfokus pada kontrol tata kelola tertentu. Berikut beberapa kontrol yang umumnya diselaraskan di lingkungan Microsoft 365:

Kontrol Akses Pengguna: Berfokus pada pengelolaan hak akses, penerapan prinsip hak akses minimum (least privilege), dan manajemen siklus hidup.
Perlindungan Malware: Penerapan langkah perlindungan yang konsisten di seluruh endpoint dan layanan sangat penting.
Manajemen Pembaruan Keamanan: Pertahankan baseline pembaruan perangkat lunak yang dapat diterima serta manajemen siklus hidupnya.

Untuk mengukur efektivitas kontrol tata kelola Anda, pertimbangkan langkah-langkah berikut:

Pantau Kepatuhan: Gunakan alat pelaporan dan audit Microsoft 365 untuk secara berkala memeriksa kepatuhan terhadap kebijakan tata kelola.
Tinjau dan Sesuaikan: Nilai dan perbarui rencana tata kelola Anda secara berkelanjutan agar selaras dengan kebutuhan bisnis dan regulasi yang terus berkembang.
Tentukan KPI: Tetapkan indikator kinerja utama untuk adopsi dan penggunaan Microsoft 365 guna mengukur efektivitas.

Dengan menyesuaikan tata kelola agar mencerminkan perilaku aktual, Anda memberdayakan karyawan untuk bekerja lebih efisien sambil tetap menjaga keamanan. Pendekatan proaktif ini tidak hanya meningkatkan produktivitas, tetapi juga membangun budaya akuntabilitas di dalam organisasi Anda.

Memetakan aktivitas tim di Microsoft 365 dapat meningkatkan produktivitas secara signifikan. Anda dapat memanfaatkan alat seperti log audit, metrik kolaborasi, dan Skills Copilot untuk memperoleh wawasan tentang perilaku tim Anda.

Terapkan strategi ini untuk merampingkan komunikasi dan meningkatkan kolaborasi. Misalnya, pertimbangkan penggunaan fitur Intelligent Recap untuk menyederhanakan komunikasi asinkron.

Selanjutnya, pelajari langkah-langkah berikut untuk mengoptimalkan penggunaan Microsoft 365 Anda:

Konfigurasi: Sesuaikan pengaturan agar pelaporan data akurat.
Analisis: Gunakan TenantDetective™ untuk rekomendasi yang disesuaikan.
Pemeriksaan Kesehatan: Lakukan Pemeriksaan Kesehatan Microsoft 365 untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.

Dengan melakukan langkah-langkah ini, Anda dapat memastikan organisasi memaksimalkan investasi Microsoft 365 Anda.

Pertanyaan Umum

Alat apa saja yang dapat saya gunakan untuk memetakan aktivitas di Microsoft 365?

Anda dapat menggunakan alat seperti Microsoft Teams, SharePoint, Planner, dan Power Automate untuk melacak dan menganalisis aktivitas tim secara efektif.

Bagaimana cara mengakses log audit di Microsoft 365?

Anda dapat mengakses log audit melalui pusat kepatuhan Microsoft 365. Buka bagian "Audit" untuk melihat aktivitas dan peristiwa pengguna.

Apa pentingnya menganalisis rasio pembuatan versus penggunaan?

Menganalisis rasio ini membantu Anda mengidentifikasi dokumen atau alat mana yang benar-benar digunakan tim Anda. Wawasan ini dapat menjadi dasar perbaikan alur kerja.

Bagaimana cara meningkatkan kolaborasi dalam tim saya?

Fokuskan peningkatan komunikasi melalui Microsoft Teams dan Outlook. Dorong rapat rutin dan manfaatkan dokumen bersama untuk kerja sama tim yang lebih baik.

Apa itu label sensitivitas, dan mengapa penting?

Label sensitivitas mengklasifikasikan data berdasarkan tingkat sensitivitasnya. Label ini membantu melindungi informasi sensitif dengan mengendalikan izin akses dan berbagi.

Bagaimana cara mengidentifikasi kesenjangan antara kebijakan dan kenyataan?

Lakukan audit berkala terhadap perilaku pengguna dan bandingkan dengan kebijakan yang telah ditetapkan. Proses ini membantu Anda menemukan ketidaksesuaian dan menyesuaikannya.

Apa itu tata kelola adaptif di Microsoft 365?

Tata kelola adaptif berarti menyesuaikan kebijakan dan kontrol berdasarkan perilaku pengguna yang sebenarnya. Pendekatan ini meningkatkan keamanan sekaligus kepuasan pengguna.

Seberapa sering saya harus meninjau kebijakan tata kelola Microsoft 365?

Anda sebaiknya meninjau kebijakan tata kelola Anda setidaknya setiap kuartal. Penilaian rutin memastikan kebijakan Anda tetap relevan dan efektif dalam memenuhi kebutuhan pengguna.