Как понять, что на самом деле делают ваши сотрудники в Microsoft 365 (а не то, что вы думаете)

By Mirko Peters · 2026-03-25

Анализируйте, что делают сотрудники в Microsoft 365, чтобы выявить реальное поведение и улучшить совместную работу с помощью таких инструментов, как Teams и Planner.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

В цифровом рабочем пространстве важно понимать, что на самом деле делают ваши сотрудники. Многие организации строят предположения о поведении команд, но часто они расходятся с реальностью. Например, вы можете считать, что отключение внешнего общего доступа ограничивает совместную работу, а команда тем временем переходит на чаты в Teams. Чтобы сократить этот разрыв, можно использовать различные инструменты в составе Microsoft 365, например:

• Задачи Outlook
• Microsoft 365 Planner
• Списки задач SharePoint
• Microsoft Teams
• Microsoft Power Automate

Эти инструменты помогают эффективно понять, что делают ваши сотрудники, и увидеть, как команда работает на самом деле.

Главное

• Анализ действий команд в Microsoft 365 помогает выявить реальное поведение и, как следствие, принимать более обоснованные решения.
• Определяйте зоны предположений, чтобы понимать, где ваше представление об использовании инструментов расходится с реальностью.
• Используйте журналы аудита для отслеживания действий пользователей и выявления необычной активности, которая может указывать на угрозы безопасности.
• Анализируйте соотношение созданного и используемого, чтобы выявлять неэффективность в рабочих процессах команды и повышать производительность.
• Обращайте внимание на показатели совместной работы, чтобы понимать, как команды взаимодействуют, и улучшать коммуникацию в организации.
• Используйте Skills Copilot, чтобы сопоставить навыки сотрудников с их ролями и добиться более компетентного и продуктивного персонала.
• Регулярно оценивайте и корректируйте политики управления, чтобы они соответствовали реальному поведению пользователей, что повышает безопасность и удовлетворенность пользователей.
• Внедряйте адаптивные практики управления, чтобы постоянно совершенствовать соответствие требованиям и учитывать меняющиеся потребности бизнеса.

Определение зон предположений

В вашей среде Microsoft 365, вероятно, есть несколько предположений о том, как сотрудники используют доступные инструменты. Такие предположения могут приводить к неверному пониманию реального поведения. Вот некоторые распространенные предположения, которые делают организации:

1. Защита данных: Многие организации полагают, что Microsoft 365 по умолчанию защищает их данные. Это заблуждение. Платформа ориентирована на доступность сервиса, но не гарантирует полное восстановление данных. Случайное удаление и ограничения сроков хранения могут привести к безвозвратной потере данных. Помните, что защита данных — это общая ответственность организации и технологии.

2. Контроль внешнего общего доступа: Вы можете полагать, что отключение внешнего общего доступа ограничивает совместную работу. Однако сотрудники могут найти другие способы обмена информацией, например через чаты Teams или личную электронную почту. Это может создавать серьезные риски.

3. Разрастание Teams: Организации часто считают, что эффективное управление Teams означает контроль над количеством создаваемых каналов и команд. На деле пользователи могут создавать закрытые каналы или дублировать команды, что приводит к путанице и снижению эффективности.

4. Метки конфиденциальности: Вы можете считать, что применение меток конфиденциальности гарантирует безопасность данных. Однако если пользователи не понимают, как работают эти метки и как их правильно применять, конфиденциальная информация все равно может быть раскрыта.

Понимание этих зон предположений очень важно. Это позволяет выявить, где ваши представления могут не совпадать с реальностью.

Риски внешнего общего доступа

Говоря о внешнем общем доступе, организации часто недооценивают связанные с ним риски. Вот некоторые возможные ошибки:

• Непреднамеренная видимость: Неверные настройки общего доступа могут предоставить доступ не тем людям.
• Повышенный риск утечек данных: Избыточный обмен конфиденциальными данными повышает риск кибератак.
• Ослабление защиты: Слабый контроль доступа создаёт уязвимости как для внутренних, так и для внешних угроз.
• Влияние на инструменты ИИ: Такие инструменты, как Microsoft Copilot, могут показывать конфиденциальные данные, которые не предназначены для общего доступа.
• Внутренние и внешние риски: Передача внутренних данных сотрудникам без соответствующих прав или сторонним лицам увеличивает вероятность утечки.
• Нарушения конфиденциальности: Избыточный обмен может нарушать личную жизнь людей, особенно когда персональные данные становятся доступны тем, у кого не должно быть доступа.
• Утечки данных: В худшем случае избыточный обмен может привести к утечке данных и раскрытию конфиденциальной или секретной информации.

Выявляя эти зоны допущений, вы можете начать отображать, что на самом деле делают ваши сотрудники в Microsoft 365. Это понимание поможет принимать обоснованные решения в области управления и безопасности.

Отслеживайте реальные поведенческие сигналы

Понимание того, как сотрудники взаимодействуют с инструментами Microsoft 365, необходимо для эффективного управления. Этого можно добиться, отслеживая реальные поведенческие сигналы через журналы аудита и анализируя шаблоны активности.

Журналы аудита и шаблоны активности

Журналы аудита в Microsoft 365 предоставляют большой объём информации о взаимодействии пользователей. Эти журналы фиксируют различные действия, в том числе:

• Действия входа в систему
• Доступ к файлам
• Взаимодействие с электронной почтой

Анализируя эти журналы, вы можете выявлять аномалии и сопоставлять события. Такой проактивный мониторинг помогает выявлять необычную активность, которая может указывать на угрозы безопасности. Например, если пользователь получает доступ к конфиденциальным файлам вне обычного рабочего времени, это может сигнализировать о потенциальной проблеме безопасности.

Вот некоторые ключевые действия, фиксируемые в журналах аудита Microsoft 365:

Анализируя эти категории, вы можете понять, как сотрудники используют Microsoft 365. Это понимание позволяет принимать обоснованные решения в области управления и безопасности.

Соотношение создания и использования

Ещё один важный аспект анализа поведения — соотношение между созданием и использованием документов и инструментов. Вы можете обнаружить, что многие файлы создаются, но не все из них активно используются. Такое расхождение может указывать на неэффективность в рабочем процессе вашей команды.

Чтобы оценить эти соотношения, рассмотрите следующие шаги:

1. Определите созданные элементы: отслеживайте количество файлов, задач или проектов, созданных за определённый период.
2. Измерьте использование: проанализируйте, как часто к этим элементам обращаются или как их используют члены команды.
3. Рассчитайте соотношение: разделите количество активных элементов на общее количество созданных, чтобы определить коэффициент использования.

Низкий коэффициент использования может означать, что сотрудники не находят пользы в некоторых инструментах или документах. Этот вывод поможет вам доработать среду Microsoft 365 так, чтобы она лучше соответствовала потребностям команды.

Отслеживая эти реальные поведенческие сигналы, вы можете выйти за рамки допущений и получить более ясную картину того, как сотрудники работают с Microsoft 365. Эти знания помогут эффективно корректировать стратегии управления.

Отображайте, что делают ваши сотрудники

Фокус на совместной работе

Чтобы эффективно картировать, что на самом деле делают ваши сотрудники в Microsoft 365, сосредоточьтесь на совместной работе. Понимание того, как взаимодействуют ваши команды, может выявить скрытые закономерности, которые повышают продуктивность. Начните с анализа данных активности в календаре. Эти данные показывают длительность собраний, их частоту и количество участников. Наблюдая за тем, как часто ваши команды собираются и сколько времени тратят на встречи, вы можете выявить тенденции в совместной работе.

Далее изучите модели коммуникации. Анализ объёма писем и времени ответа покажет, как взаимодействуют команды. Высокий поток писем может указывать на недостаточную ясность коммуникации. Кроме того, обратите внимание на признаки многозадачности. Наблюдение за одновременным использованием приложений во время собраний поможет оценить эффективность совместной работы.

Вот некоторые ключевые метрики, которые стоит учитывать при измерении совместной работы в Microsoft 365:

Используя эти метрики, вы получите более ясное представление о том, как ваши сотрудники взаимодействуют друг с другом. Это знание позволит принимать обоснованные решения по улучшению командной работы и коммуникации.

Навыки сотрудников в Microsoft 365

Картирование того, что делают ваши сотрудники, также включает понимание навыков работы с Microsoft 365, необходимых для эффективной совместной работы. Недавнее исследование показало, что 47% руководителей HR определили навыки, необходимые для конкретных должностей, но только 28% сопоставили эти навыки с конкретными сотрудниками. Этот разрыв подчёркивает важность согласования данных о навыках с ролями сотрудников.

Повысить возможности вашей команды можно с помощью таких инструментов, как Skills Copilot. Администратор Skills Copilot в EmX Works отмечает, что навык можно добавить непосредственно в профиль сотрудника всего за три клика. Эта функция позволяет гибко управлять ролями и целями внутри Microsoft Teams. Skills Copilot предоставляет постоянно обновляемую базу определений навыков и сгенерированных с помощью ИИ описаний ролей. Этот ресурс помогает создавать пользовательские роли и эффективно сопоставлять навыки с учебным контентом.

Чтобы ваши команды развивались успешно, сосредоточьтесь на этих ключевых навыках работы с Microsoft 365:

• Освоение Microsoft Teams для более эффективной коммуникации.
• Использование OneDrive для эффективной совместной работы с документами.
• Применение Planner и Microsoft To Do для лучшей координации задач.
• Эффективное управление собраниями через интеграцию с Outlook.

Сопоставляя эти навыки с сотрудниками, вы создадите более продуктивную рабочую среду. Такой подход не только повышает эффективность совместной работы, но и помогает сотрудникам эффективно использовать инструменты Microsoft 365.

Поиск пробелов

Политика и реальность

Выявление расхождений между вашими политиками и реальными действиями сотрудников имеет решающее значение для эффективного управления в Microsoft 365. Многие организации создают политики с благими намерениями, однако они часто не отражают того, как люди используют инструменты. Такой разрыв может привести к уязвимостям безопасности и снижению эффективности.

Например, даже если в вашей организации действуют строгие политики безопасности, сотрудники всё равно могут использовать устаревшие устройства. На таких устройствах может отсутствовать базовые меры защиты, например шифрование. Такая ситуация показывает серьёзный разрыв между функциями безопасности, за которые вы платите, и их реальным внедрением.

Вот некоторые распространённые пробелы, с которыми вы можете столкнуться:

• Игнорирование Anti-Phishing & Safe Links
• Неправильная конфигурация правил потока почты
• Недостаточное понимание гибридных конфигураций
• Чрезмерное использование роли глобального администратора
• Не включён аудит почтовых ящиков
• Неправильное управление общими почтовыми ящиками
• Игнорирование политик хранения
• Неэффективное использование PowerShell

Чтобы устранить эти пробелы, нужно сверить свои политики с реальным использованием. Начните с проверки политик внешнего совместного доступа. Эта проверка помогает контролировать передачу конфиденциальных данных. Создайте систему классификации данных, чтобы определять уровень их конфиденциальности. Также оцените механизмы контроля доступа, чтобы убедиться, что они надёжно защищают конфиденциальные данные.

Внедрение меток конфиденциальности поможет классифицировать и защищать конфиденциальную информацию. Пересмотрите управление доступом в соответствии с этими метками. Введите ограничения на совместный доступ и создание конфиденциального контента, чтобы снизить риски. Кроме того, запланируйте управление жизненным циклом конфиденциальных данных и разрешений на доступ. Пилотная программа перед полным развёртыванием поможет выявить проблемы на раннем этапе.

Выполнив эти шаги, вы сможете лучше согласовать политики с реальным поведением сотрудников. Такое согласование не только повышает безопасность, но и улучшает общую производительность в организации.

Адаптируйте управление к поведению пользователей

Согласуйте средства контроля с реальным использованием

Чтобы усилить управление в Microsoft 365, нужно согласовать средства контроля с реальным поведением пользователей. Это гарантирует, что политики отражают то, как сотрудники работают с платформой. Так вы повысите и безопасность, и удовлетворённость пользователей.

Начните с оценки текущих опорных направлений управления в вашей организации. Сосредоточьтесь на следующих ключевых областях:

Сосредоточившись на этих областях, вы создадите систему управления, которая учитывает, как сотрудники на самом деле используют Microsoft 365.

Далее рассмотрите внедрение адаптивных практик управления. Они могут заметно повысить уровень соответствия требованиям и удовлетворённость пользователей. Вот примерный план вашего пути к управлению:

1. Основа и оценка (месяцы 1–3): Настройте базовые механизмы контроля доступа и структуру соответствия требованиям. Согласуйте позиции заинтересованных сторон, чтобы сбалансировать безопасность и продуктивность пользователей. Быстрые первые результаты помогут снизить недовольство пользователей и риски несоответствия требованиям.

2. Основное внедрение (месяцы 4–8): Внедрите контроль доступа на основе ролей и автоматизированную организацию контента. Добавьте автоматизацию соблюдения требований и программы обучения. Эти улучшения поддерживают совместную работу в бизнесе и отвечают потребностям пользователей.

3. Расширенная оптимизация (месяцы 9–12): Используйте интеллектуальную автоматизацию и расширенную аналитику для оптимизации доступа и управления контентом. Этот шаг улучшает мониторинг соответствия требованиям и персонализирует обучение, повышая эффективность управления.

4. Постоянное совершенствование (непрерывно): Поддерживайте устойчивое управление за счёт постоянного мониторинга и регулярной оптимизации. Адаптируйтесь на основе отзывов пользователей и данных. Используйте новые возможности Microsoft 365, чтобы соответствовать меняющимся бизнес-требованиям и нормативным требованиям.

Приведение контролей в соответствие с реальным использованием также предполагает внимание к конкретным контролям управления. Вот некоторые часто согласуемые контроли в средах Microsoft 365:

• Контроль доступа пользователей: Это направлено на управление правами доступа, соблюдение принципа наименьших привилегий и управление жизненным циклом учётных записей.
• Защита от вредоносного ПО: Единообразное применение защитных мер на конечных устройствах и в сервисах имеет решающее значение.
• Управление обновлениями безопасности: Поддерживайте приемлемый базовый уровень обновлений программного обеспечения и управление его жизненным циклом.

Чтобы оценить эффективность контролей управления, рассмотрите следующие шаги:

1. Контролируйте соответствие: Регулярно проверяйте соблюдение политик управления с помощью инструментов отчётности и аудита Microsoft 365.
2. Пересматривайте и адаптируйте: Постоянно оценивайте и обновляйте план управления, чтобы он соответствовал меняющимся бизнес-потребностям и нормативным требованиям.
3. Определите KPI: Установите ключевые показатели эффективности для внедрения и использования Microsoft 365, чтобы оценивать результативность.

Адаптируя управление к реальному поведению, вы помогаете сотрудникам работать эффективнее и при этом сохранять безопасность. Такой проактивный подход не только повышает производительность, но и формирует культуру ответственности внутри организации.

Картирование командной активности в Microsoft 365 может существенно повысить производительность. Для анализа поведения команды можно использовать такие инструменты, как журналы аудита, метрики совместной работы и Skills Copilot.

Применяйте эти стратегии, чтобы упростить коммуникацию и улучшить совместную работу. Например, стоит использовать функцию Intelligent Recap, чтобы упростить асинхронное общение.

Далее изучите следующие шаги по оптимизации использования Microsoft 365:

1. Настройка: Измените параметры для точной отчётности о данных.
2. Анализ: Используйте TenantDetective™ для получения индивидуальных рекомендаций.
3. Проверка состояния: Проведите проверку состояния Microsoft 365, чтобы выявить области для улучшения.

Предпринимая эти действия, вы сможете добиться того, чтобы ваша организация получала максимальную отдачу от инвестиций в Microsoft 365.

Часто задаваемые вопросы

Какие инструменты можно использовать для картирования активности в Microsoft 365?

Для отслеживания и анализа командной активности можно использовать такие инструменты, как Microsoft Teams, SharePoint, Planner и Power Automate.

Как получить доступ к журналам аудита в Microsoft 365?

Журналы аудита доступны в центре соответствия требованиям Microsoft 365. Перейдите в раздел «Аудит», чтобы просмотреть действия пользователей и события.

Зачем нужен анализ соотношения создания и использования?

Анализ этих соотношений помогает определить, какими документами или инструментами ваша команда действительно пользуется. Эти данные могут подсказать, как улучшить рабочие процессы.

Как улучшить совместную работу внутри команды?

Сосредоточьтесь на улучшении коммуникации через Microsoft Teams и Outlook. Поощряйте регулярные собрания и используйте общие документы для более эффективной командной работы.

Что такое метки конфиденциальности и почему они важны?

Метки конфиденциальности классифицируют данные по уровню их конфиденциальности. Они помогают защищать чувствительную информацию, контролируя доступ и разрешения на общий доступ.

Как выявить расхождения между политикой и реальностью?

Регулярно проводите аудит поведения пользователей и сравнивайте его с установленными политиками. Этот процесс помогает выявить расхождения и соответствующим образом скорректировать настройки.

Что такое адаптивное управление в Microsoft 365?

Адаптивное управление предполагает корректировку политик и контролей на основе реального поведения пользователей. Такой подход повышает безопасность и одновременно улучшает удовлетворённость пользователей.

Как часто нужно пересматривать политики управления Microsoft 365?

Пересматривайте политики управления как минимум раз в квартал. Регулярная оценка помогает убедиться, что политики остаются актуальными и эффективно отвечают потребностям пользователей.