Hoe je in kaart brengt wat je medewerkers daadwerkelijk doen in Microsoft 365 (in plaats van wat je denkt dat ze doen)

By Mirko Peters · 2026-03-25

Breng in kaart wat je medewerkers doen in Microsoft 365 om echt gedrag bloot te leggen en samenwerking te verbeteren met tools zoals Teams en Planner.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

In een digitale werkomgeving is het cruciaal om in kaart te brengen wat je medewerkers doen, zodat je hun activiteiten echt begrijpt. Veel organisaties gaan uit van aannames over het gedrag van hun teams, maar die komen vaak niet overeen met de werkelijkheid. Je denkt bijvoorbeeld dat het uitschakelen van extern delen de samenwerking beperkt, terwijl je team misschien gewoon Teams-chats gebruikt. Om deze kloof te overbruggen, kun je verschillende tools binnen Microsoft 365 gebruiken, zoals:

• Outlook-taken
• Microsoft 365 Planner
• SharePoint-takenlijsten
• Microsoft Teams
• Microsoft Power Automate

Met deze tools breng je effectief in kaart wat je medewerkers doen en krijg je inzicht in het werkelijke gedrag van je team.

Belangrijkste punten

• Het in kaart brengen van teamactiviteiten in Microsoft 365 helpt om echt gedrag bloot te leggen, wat leidt tot betere besluitvorming.
• Identificeer aannamezones om te begrijpen waar je ideeën over toolgebruik kunnen afwijken van de werkelijkheid.
• Gebruik auditlogboeken om gebruikersinteracties bij te houden en ongebruikelijke activiteiten op te sporen die kunnen wijzen op beveiligingsdreigingen.
• Analyseer de verhouding tussen aangemaakte items en daadwerkelijk gebruik om inefficiënties in de werkstroom van je team te ontdekken en de productiviteit te verbeteren.
• Richt je op samenwerkingsstatistieken om te begrijpen hoe teams met elkaar omgaan en de communicatie binnen je organisatie te verbeteren.
• Gebruik Skills Copilot om de vaardigheden van medewerkers af te stemmen op hun rollen, zodat je een capabelere en productievere werkkracht krijgt.
• Beoordeel en pas je governancebeleid regelmatig aan zodat het aansluit op het werkelijke gebruikersgedrag, wat de beveiliging en tevredenheid van gebruikers verhoogt.
• Pas adaptieve governancepraktijken toe om de naleving continu te verbeteren en in te spelen op veranderende bedrijfsbehoeften.

Identificeer aannamezones

In je Microsoft 365-omgeving heb je waarschijnlijk verschillende aannames over hoe je medewerkers de beschikbare tools gebruiken. Deze aannames kunnen leiden tot misverstanden over het werkelijke gedrag. Dit zijn enkele veelvoorkomende aannames die organisaties maken:

1. Gegevensbescherming: Veel organisaties geloven dat Microsoft 365 je gegevens vanzelfsprekend beschermt. Die aanname is misleidend. Het platform richt zich op uptime, maar garandeert geen volledig herstel van gegevens. Per ongeluk verwijderde items en bewaarlimieten kunnen leiden tot onomkeerbaar gegevensverlies. Onthoud dat gegevensbescherming een gedeelde verantwoordelijkheid is van je organisatie en de technologie.

2. Beheer van extern delen: Je denkt misschien dat het uitschakelen van extern delen de samenwerking beperkt. Maar je team vindt mogelijk andere manieren om informatie te delen, zoals via Teams-chats of persoonlijke e-mailaccounts. Dit kan aanzienlijke risico's met zich meebrengen.

3. Teams-wildgroei: Organisaties gaan er vaak van uit dat je Teams effectief beheert door het aantal aangemaakte kanalen en teams te beperken. In werkelijkheid maken gebruikers soms privékanalen aan of dupliceren ze teams, wat leidt tot verwarring en inefficiëntie.

4. Vertrouwelijkheidslabels: Je gaat misschien uit van de aanname dat het toepassen van vertrouwelijkheidslabels ervoor zorgt dat je gegevens veilig blijven. Maar als gebruikers deze labels niet begrijpen of niet weten hoe ze die correct toepassen, kunnen gevoelige gegevens alsnog worden blootgesteld.

Het begrijpen van deze aannamezones is cruciaal. Zo zie je waar je ideeën niet overeenkomen met de werkelijkheid.

Risico's van extern delen

Bij extern delen onderschatten organisaties de risico's vaak. Dit zijn enkele mogelijke valkuilen:

• Onbedoelde zichtbaarheid: Onjuiste deelinstellingen kunnen toegang geven aan de verkeerde personen.
• Grotere blootstelling aan datalekken: Onnodig delen van gevoelige gegevens vergroot het risico op cyberaanvallen.
• Verzwakte beveiligingspositie: Losse toegangsbeheersing creëert kwetsbaarheden voor zowel interne als externe dreigingen.
• Impact op AI-tools: Tools zoals Microsoft Copilot kunnen gevoelige gegevens tonen die niet bedoeld zijn voor openbare toegang.
• Interne en externe risico's: Interne gegevens delen met onbevoegde medewerkers of externe partijen vergroot de blootstelling.
• Schending van de privacy: Overdelen kan de privacy van individuen schenden, vooral wanneer persoonlijke informatie beschikbaar wordt gemaakt voor wie er geen toegang toe zou mogen hebben.
• Datalekken: In het ergste geval kan overdelen leiden tot een datalek, waarbij gevoelige of vertrouwelijke informatie openbaar wordt.

Door deze aannames te herkennen, kun je in kaart gaan brengen wat je medewerkers daadwerkelijk doen in Microsoft 365. Dit inzicht helpt je om weloverwogen beslissingen te nemen over governance en beveiliging.

Traceer echte gedragssignalen

Inzicht in hoe je medewerkers met Microsoft 365-tools werken, is essentieel voor effectieve governance. Dit bereik je door echte gedragssignalen te traceren via auditlogs en activiteitenpatronen te analyseren.

Auditlogs en activiteitenpatronen

Auditlogs in Microsoft 365 bieden veel informatie over gebruikersinteracties. Deze logs registreren onder andere:

• Aanmeldactiviteiten
• Toegang tot bestanden
• E-mailinteracties

Door deze logs te analyseren, kun je afwijkingen opsporen en gebeurtenissen met elkaar in verband brengen. Dit proactieve toezicht helpt je ongebruikelijke activiteiten te identificeren die kunnen wijzen op beveiligingsdreigingen. Als een gebruiker bijvoorbeeld buiten de reguliere werktijden toegang krijgt tot gevoelige bestanden, kan dat wijzen op een mogelijk beveiligingsprobleem.

Hier zijn enkele belangrijke activiteiten die worden vastgelegd in de auditlogs van Microsoft 365:

Door deze categorieën te bekijken, krijg je inzicht in hoe je medewerkers Microsoft 365 gebruiken. Dit inzicht stelt je in staat om weloverwogen beslissingen te nemen over governance en beveiliging.

Verhouding tussen aanmaak en gebruik

Een ander belangrijk aspect van het in kaart brengen van gedrag is het analyseren van de verhouding tussen aanmaak en gebruik van documenten en tools. Het kan zijn dat er veel bestanden worden aangemaakt, maar dat niet alle bestanden actief worden gebruikt. Dit verschil kan inefficiënties in de werkwijze van je team aan het licht brengen.

Om deze verhoudingen te beoordelen, kun je de volgende stappen volgen:

1. Aangemaakte items in kaart brengen: Houd het aantal bestanden, taken of projecten bij dat binnen een bepaalde periode is aangemaakt.
2. Gebruik meten: Analyseer hoe vaak deze items worden geopend of gebruikt door je team.
3. Verhoudingen berekenen: Deel het aantal actieve items door het totale aantal aangemaakte items om de gebruiksverhouding te bepalen.

Een lage gebruiksverhouding kan erop wijzen dat je medewerkers bepaalde tools of documenten niet nuttig vinden. Dit inzicht kan je helpen om je Microsoft 365-omgeving te verfijnen zodat die beter aansluit bij de behoeften van je team.

Door deze echte gedragssignalen te traceren, kun je verder kijken dan aannames en een duidelijker beeld krijgen van hoe je medewerkers met Microsoft 365 werken. Deze kennis stelt je in staat om je governancestrategieën effectief bij te sturen.

Breng in kaart wat je medewerkers doen

Focus op samenwerking

Om effectief in kaart te brengen wat je mensen doen in Microsoft 365, richt je je het best op samenwerking. Inzicht in hoe je teams met elkaar omgaan, kan verborgen patronen blootleggen die de productiviteit verhogen. Begin met het analyseren van agendagegevens. Deze gegevens geven inzicht in de duur, de frequentie en het aantal deelnemers van vergaderingen. Je herkent samenwerkingstrends door te kijken hoe vaak je teams vergaderen en hoe lang die vergaderingen duren.

Bekijk vervolgens de communicatiepatronen. Het analyseren van het aantal e-mails en de reactietijden laat zien hoe teams met elkaar omgaan. Veel e-mailverkeer kan wijzen op een gebrek aan duidelijkheid in de communicatie. Let daarnaast op indicatoren voor multitasken. Door te kijken naar het tegelijkertijd gebruiken van applicaties tijdens vergaderingen, krijg je zicht op de efficiëntie van de samenwerking.

Dit zijn enkele belangrijke metrieken om samenwerking te meten binnen Microsoft 365:

Door deze metrieken te gebruiken, krijg je een helderder beeld van hoe je mensen samenwerken. Die kennis helpt je weloverwogen beslissingen te nemen over het verbeteren van teamwork en communicatie.

Microsoft 365 people skills

In kaart brengen wat je mensen doen omvat ook begrijpen welke Microsoft 365 people skills nodig zijn voor effectieve samenwerking. Uit een recent onderzoek blijkt dat 47% van de HR-leiders vaardigheden heeft vastgesteld die nodig zijn voor specifieke functies, maar slechts 28% die vaardigheden aan individuele medewerkers had gekoppeld. Deze kloof laat zien hoe belangrijk het is om vaardighedengegevens af te stemmen op medewerkersrollen.

Je kunt de capaciteiten van je team versterken met tools zoals Skills Copilot. Een Skills Copilot-beheerder bij EmX Works merkt op dat ze in slechts drie klikken vaardigheden aan het profiel van een medewerker kunnen toevoegen. Met deze functie beheer je rollen en doelen naadloos binnen Microsoft Teams. Skills Copilot biedt een continu bijgewerkte database met vaardigheidsdefinities en door AI gegenereerde functiedefinities. Deze bron helpt je om aangepaste rollen te maken en vaardigheden effectief te koppelen aan trainingsmateriaal.

Om ervoor te zorgen dat je teams floreren, richt je je op deze essentiële Microsoft 365-vaardigheden:

• Microsoft Teams onder de knie krijgen voor gestroomlijnde communicatie.
• OneDrive effectief inzetten voor documentsamenwerking.
• Planner en Microsoft To Do gebruiken voor betere taakcoördinatie.
• Vergaderingen efficiënt beheren via de integratie met Outlook.

Door deze vaardigheden aan je medewerkers te koppelen, creëer je een productievere werkomgeving. Deze aanpak versterkt niet alleen de samenwerking, maar stelt je medewerkers ook in staat om Microsoft 365-tools effectief te gebruiken.

Zoek de gaten

Beleid versus werkelijkheid

Het identificeren van kloven tussen je beleid en het daadwerkelijke gedrag van medewerkers is cruciaal voor effectief bestuur in Microsoft 365. Veel organisaties stellen beleid op met de beste bedoelingen, maar dat weerspiegelt vaak niet hoe mensen de tools daadwerkelijk gebruiken. Deze kloof kan leiden tot beveiligingskwetsbaarheden en inefficiënties.

Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat je organisatie strikte beveiligingsbeleidsregels afdwingt, maar dat medewerkers toch verouderde apparaten gebruiken. Op zulke apparaten ontbreken soms essentiële beveiligingsmaatregelen, zoals versleuteling. Dit laat een aanzienlijke kloof zien tussen de beveiligingsfuncties waarvoor je betaalt en de manier waarop ze daadwerkelijk worden ingezet.

Hier zijn enkele veelvoorkomende hiaten die je tegen kunt komen:

• Anti-phishing en Safe Links negeren
• Slechte configuratie van mailstroomregels
• Onvoldoende kennis van hybride opstellingen
• De rol van globale beheerder te vaak gebruiken
• Mailboxauditing niet inschakelen
• Gedeelde postvakken verkeerd beheren
• Bewaarbeleid negeren
• PowerShell niet goed benutten

Om die hiaten te dichten, moet je je beleid toetsen aan het praktijkgebruik. Begin met het beoordelen van je beleid voor extern delen. Deze beoordeling helpt je het delen van gevoelige gegevens te beheersen. Stel een classificatiesysteem voor gegevens op om de gevoeligheid van gegevens te categoriseren. Controleer daarnaast of je toegangsbeheer voldoende bescherming biedt voor gevoelige gegevens.

Het implementeren van vertrouwelijkheidslabels kan helpen om gevoelige informatie te classificeren en te beschermen. Pas het toegangsbeheer aan zodat het aansluit op deze labels. Dwing beperkingen voor delen en aanmaken van gevoelige gegevens af om risico's te beperken. Plan daarnaast het levenscyclusbeheer van gevoelige gegevens en het toegangsbeheer. Een pilotprogramma opzetten voordat je volledig uitrolt, kan helpen om problemen vroeg te ontdekken.

Door deze stappen te zetten, kun je je beleid beter laten aansluiten op het werkelijke gedrag van je medewerkers. Deze afstemming verbetert niet alleen de beveiliging, maar ook de algehele productiviteit binnen je organisatie.

Governance aanpassen aan het gedrag

Controles afstemmen op het gebruik

Om je governance te verbeteren in Microsoft 365, moet je je controles afstemmen op het daadwerkelijke gedrag van gebruikers. Zo weerspiegelt je beleid hoe je medewerkers met het platform werken. Op die manier verbeter je zowel de beveiliging als de tevredenheid van gebruikers.

Begin met het beoordelen van de huidige governancepijlers in je organisatie. Richt je op deze belangrijke gebieden:

Door je op deze gebieden te richten, creëer je een governancekader dat meebeweegt met hoe je medewerkers Microsoft 365 daadwerkelijk gebruiken.

Overweeg vervolgens om adaptieve governancepraktijken in te voeren. Deze praktijken kunnen de naleving van regelgeving en de tevredenheid van gebruikers aanzienlijk verbeteren. Hier is een voorgestelde tijdlijn voor je governancetraject:

1. Fundament en beoordeling (maanden 1-3): Stel de kernmatige toegangsbeheer- en compliancekaders vast. Breng belanghebbenden op één lijn om beveiliging en productiviteit van gebruikers in balans te brengen. Snelle winst in het begin kan frustratie van gebruikers en compliancerisico's verminderen.

2. Kernimplementatie (maanden 4-8): Rol op rollen gebaseerd toegangsbeheer en geautomatiseerde contentorganisatie uit. Introduceer compliance-automatisering en trainingsprogramma's. Deze verbeteringen ondersteunen samenwerking binnen het bedrijf en voldoen tegelijkertijd aan de behoeften van gebruikers.

3. Geavanceerde optimalisatie (maanden 9-12): Gebruik intelligente automatisering en geavanceerde analyses om toegang en contentbeheer te optimaliseren. Deze stap verbetert het toezicht op compliance en maakt training persoonlijker, wat de effectiviteit van governance vergroot.

4. Continue verbetering (doorlopend): Borg duurzaam beheer door voortdurend te monitoren en regelmatig te optimaliseren. Pas aan op basis van feedback van gebruikers en data. Omarm nieuwe mogelijkheden van Microsoft 365 om te voldoen aan veranderende zakelijke en regelgevende eisen.

Het afstemmen van je controles op het daadwerkelijke gebruik betekent ook dat je je richt op specifieke beheercontroles. Hieronder staan enkele veelgebruikte controles die in Microsoft 365-omgevingen worden afgestemd:

• Gebruikerstoegangscontrole: Dit richt zich op het beheren van toegangsrechten, het toepassen van het principe van minimale rechten en levenscyclusbeheer.
• Bescherming tegen malware: Een consistente toepassing van beveiligingsmaatregelen over endpoints en services is essentieel.
• Beheer van beveiligingsupdates: Houd een acceptabel minimumniveau aan voor softwareupdates en levenscyclusbeheer.

Om de effectiviteit van je beheercontroles te meten, kun je de volgende stappen overwegen:

1. Naleving bewaken: Gebruik de rapportage- en auditingtools van Microsoft 365 om regelmatig te controleren of het beheerbeleid wordt nageleefd.
2. Evalueren en bijsturen: Beoordeel en werk je beheerplan voortdurend bij, zodat het aansluit op veranderende zakelijke behoeften en regelgeving.
3. KPI's definiëren: Stel kernprestatie-indicatoren vast voor de adoptie en het gebruik van Microsoft 365 om de effectiviteit te meten.

Door je beheer af te stemmen op het daadwerkelijke gedrag, geef je je medewerkers de ruimte om efficiënter te werken en tegelijkertijd veilig te blijven. Deze proactieve aanpak verhoogt niet alleen de productiviteit, maar stimuleert ook een cultuur van verantwoordelijkheid binnen je organisatie.

Het in kaart brengen van teamactiviteiten in Microsoft 365 kan de productiviteit aanzienlijk verhogen. Je kunt tools gebruiken zoals auditlogs, samenwerkingsstatistieken en Skills Copilot om inzicht te krijgen in het gedrag van je team.

Pas deze strategieën toe om de communicatie te stroomlijnen en de samenwerking te verbeteren. Overweeg bijvoorbeeld de functie Intelligent Recap om asynchrone communicatie te vereenvoudigen.

Bekijk vervolgens deze stappen om je gebruik van Microsoft 365 te optimaliseren:

1. Configuratie: Pas instellingen aan voor nauwkeurige gegevensrapportage.
2. Analyse: Gebruik TenantDetective™ voor aanbevelingen op maat.
3. Health-check: Voer een Microsoft 365 Health-Check uit om verbeterpunten te identificeren.

Door deze acties te ondernemen, zorg je ervoor dat je organisatie het maximale uit de investering in Microsoft 365 haalt.

Veelgestelde vragen

Welke tools kan ik gebruiken om activiteiten in Microsoft 365 in kaart te brengen?

Je kunt tools gebruiken zoals Microsoft Teams, SharePoint, Planner en Power Automate om teamactiviteiten effectief bij te houden en te analyseren.

Hoe krijg ik toegang tot auditlogs in Microsoft 365?

Je krijgt toegang tot auditlogs via het Microsoft 365-nalevingscentrum. Ga naar de sectie "Audit" om gebruikersactiviteiten en gebeurtenissen te bekijken.

Wat is het belang van het analyseren van de verhouding tussen aanmaken en gebruik?

Door deze verhoudingen te analyseren, zie je welke documenten of tools je team actief gebruikt. Deze inzichten kunnen helpen bij het verbeteren van werkprocessen.

Hoe kan ik de samenwerking binnen mijn team verbeteren?

Richt je op het verbeteren van de communicatie via Microsoft Teams en Outlook. Moedig regelmatige vergaderingen aan en gebruik gedeelde documenten voor betere teamwork.

Wat zijn vertrouwelijkheidslabels en waarom zijn ze belangrijk?

Vertrouwelijkheidslabels classificeren gegevens op basis van het vertrouwelijkheidsniveau. Ze helpen gevoelige informatie te beschermen door toegang en deelmachtigingen te beheren.

Hoe kan ik hiaten identificeren tussen beleid en de werkelijkheid?

Voer regelmatig audits uit van het gebruikersgedrag en vergelijk dit met je vastgestelde beleid. Zo spoor je afwijkingen op en kun je zo nodig bijsturen.

Wat is adaptief beheer in Microsoft 365?

Adaptief beheer betekent dat je beleid en controles worden aangepast op basis van het daadwerkelijke gedrag van gebruikers. Deze aanpak verhoogt de beveiliging en de tevredenheid van gebruikers.

Hoe vaak moet ik mijn Microsoft 365-beheerbeleid evalueren?

Je moet je governancebeleid minstens per kwartaal evalueren. Regelmatige beoordelingen zorgen ervoor dat je beleid relevant en effectief blijft om aan de behoeften van gebruikers te voldoen.