Як дізнатися, що насправді роблять ваші люди в Microsoft 365 (а не те, що ви думаєте)

By Mirko Peters · 2026-03-25

Перевірте, що насправді роблять ваші люди в Microsoft 365, щоб виявити реальні моделі поведінки та покращити співпрацю за допомогою таких інструментів, як Teams і Planner.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

У цифровому робочому просторі вкрай важливо знати, що насправді роблять ваші люди, щоб справді розуміти їхню діяльність. Багато організацій роблять припущення щодо поведінки своїх команд, але вони часто не відповідають дійсності. Наприклад, можна вважати, що вимкнення зовнішнього спільного доступу обмежує співпрацю, однак команда може натомість користуватися чатами в Teams. Щоб подолати цей розрив, можна використовувати різні інструменти в Microsoft 365, зокрема:

• Завдання Outlook
• Microsoft 365 Planner
• Списки завдань SharePoint
• Microsoft Teams
• Microsoft Power Automate

Ці інструменти допомагають ефективно з'ясувати, що насправді роблять ваші люди, і отримати уявлення про реальну поведінку вашої команди.

Головне

• Аналіз діяльності команд у Microsoft 365 допомагає виявити реальні моделі поведінки, що веде до ухвалення кращих рішень.
• Визначайте зони припущень, щоб розуміти, де ваше уявлення про використання інструментів може відрізнятися від реальності.
• Використовуйте журнали аудиту, щоб відстежувати взаємодії користувачів і виявляти незвичну активність, яка може свідчити про загрози безпеці.
• Аналізуйте співвідношення створення та використання, щоб виявляти неефективність у робочому процесі команди та підвищувати продуктивність.
• Зосередьтеся на показниках співпраці, щоб розуміти, як команди взаємодіють, і покращувати комунікацію в організації.
• Використовуйте Skills Copilot, щоб узгоджувати навички співробітників із їхніми ролями, сприяючи формуванню спроможнішого й продуктивнішого персоналу.
• Регулярно оцінюйте та коригуйте політики управління, щоб вони відповідали реальній поведінці користувачів, підвищуючи безпеку та задоволеність користувачів.
• Впроваджуйте адаптивні практики управління, щоб постійно покращувати відповідність вимогам і задовольняти змінні потреби бізнесу.

Визначення зон припущень

У вашому середовищі Microsoft 365 ви, ймовірно, маєте низку припущень щодо того, як ваші люди використовують доступні інструменти. Такі припущення можуть призводити до хибного уявлення про реальну поведінку. Ось кілька поширених припущень, які роблять організації:

1. Захист даних: Багато організацій вважають, що Microsoft 365 за своєю суттю захищає їхні дані. Це припущення оманливе. Платформа зосереджена на доступності, але не гарантує повного відновлення даних. Випадкові видалення та обмеження строків зберігання можуть призвести до незворотної втрати даних. Пам'ятайте: захист даних є спільною відповідальністю організації та технології.

2. Контроль зовнішнього спільного доступу: Можна вважати, що вимкнення зовнішнього спільного доступу обмежує співпрацю. Однак ваша команда може знайти інші способи ділитися інформацією, наприклад через чати в Teams або особисті поштові скриньки. Це може створювати суттєві ризики.

3. Розростання Teams: Організації часто припускають, що ефективне керування Teams означає контроль над кількістю створених каналів і команд. Насправді користувачі можуть створювати приватні канали або дублювати команди, що призводить до плутанини та неефективності.

4. Мітки конфіденційності: Можна припускати, що застосування міток конфіденційності гарантує безпеку ваших даних. Однак якщо користувачі не розуміють ці мітки або не знають, як їх правильно застосовувати, конфіденційна інформація може все одно бути викрита.

Розуміння цих зон припущень є критично важливим. Це дозволяє визначити, де ваше уявлення може не відповідати реальності.

Ризики зовнішнього спільного доступу

Щодо зовнішнього спільного доступу організації часто недооцінюють пов'язані з ним ризики. Ось кілька потенційних пасток:

• Ненавмисна видимість: Неправильні налаштування спільного доступу можуть надати доступ не тим людям.
• Підвищений ризик витоку даних: надмірне спільне використання конфіденційних даних збільшує ймовірність кібератак.
• Послаблена безпека: слабкий контроль доступу створює вразливості як для внутрішніх, так і для зовнішніх загроз.
• Вплив на інструменти ШІ: такі інструменти, як Microsoft Copilot, можуть показувати конфіденційні дані, які не призначені для загального доступу.
• Внутрішні та зовнішні ризики: передача внутрішніх даних неавторизованим співробітникам або сторонім особам збільшує ризик їх розкриття.
• Порушення приватності: надмірне спільне використання може порушувати приватність людей, особливо коли особиста інформація стає доступною тим, хто не повинен мати до неї доступ.
• Витоки даних: у найгіršому разі надмірне спільне використання може призвести до витоку даних і розкриття конфіденційної або секретної інформації.

Розпізнавши ці зони припущень, ви можете почати відображати, що ваші співробітники насправді роблять у Microsoft 365. Таке розуміння допоможе приймати обґрунтовані рішення щодо управління та безпеки.

Відстеження реальних поведінкових сигналів

Розуміння того, як ваші співробітники взаємодіють з інструментами Microsoft 365, є важливим для ефективного управління. Цього можна досягти, відстежуючи реальні поведінкові сигнали через журнали аудиту та аналізуючи шаблони активності.

Журнали аудиту та шаблони активності

Журнали аудиту в Microsoft 365 містять багато інформації про взаємодію користувачів. Ці журнали фіксують різні дії, зокрема:

• Входи в систему
• Доступ до файлів
• Взаємодія з електронною поштою

Аналізуючи ці журнали, ви можете виявляти аномалії та співставляти події. Такий проактивний моніторинг допомагає виявляти незвичну активність, що може свідчити про загрози безпеці. Наприклад, якщо користувач отримує доступ до конфіденційних файлів поза робочим часом, це може бути ознакою потенційної проблеми безпеки.

Ось деякі ключові дії, які фіксуються в журналах аудиту Microsoft 365:

Переглядаючи ці категорії, ви можете краще зрозуміти, як ваші співробітники користуються Microsoft 365. Таке розуміння дозволяє приймати обґрунтовані рішення щодо управління та безпеки.

Співвідношення створення та використання

Ще один важливий аспект відображення поведінки — аналіз співвідношення між створенням документів та інструментів і їх використанням. Ви можете виявити, що хоча багато файлів створюється, не всі вони активно використовуються. Ця розбіжність може свідчити про неефективність у робочих процесах вашої команди.

Щоб оцінити ці співвідношення, розгляньте такі кроки:

1. Визначте створені елементи: відстежуйте кількість файлів, завдань або проєктів, створених протягом певного періоду.
2. Виміряйте використання: аналізуйте, how often ці елементи відкриваються або застосовуються вашою командою.
3. Розрахуйте співвідношення: поділіть кількість активних елементів на загальну кількість створених, щоб визначити коефіцієнт використання.

Низьке співвідношення використання може свідчити про те, що співробітники не бачать цінності в певних інструментах або документах. Ця інформація може підказати, як удосконалити ваше середовище Microsoft 365, щоб краще відповідати потребам команди.

Відстежуючи ці реальні поведінкові сигнали, ви можете вийти за межі припущень і отримати чіткішу картину того, як ваші співробітники взаємодіють з Microsoft 365. Ці знання допоможуть ефективно коригувати стратегії управління.

Відображення дій ваших співробітників

Зосередьтеся на співпраці

Щоб ефективно побачити, що насправді роблять ваші люди у Microsoft 365, зосередьтеся на співпраці. Розуміння того, як взаємодіють ваші команди, може виявити приховані закономірності, які підвищують продуктивність. Почніть з аналізу даних активності календаря. Ці дані дають уявлення про тривалість і частоту нарад, а також про кількість учасників. Спостерігаючи, як часто та як довго ваші команди збираються разом, можна визначити тенденції співпраці.

Далі проаналізуйте шаблони комунікації. Аналіз обсягу електронної пошти та часу відповіді покаже, як взаємодіють команди. Великий потік листів може свідчити про нечіткість комунікації. Крім того, зверніть увагу на ознаки багатозадачності. Спостереження за одночасним використанням застосунків під час нарад допоможе оцінити ефективність співпраці.

Ось кілька ключових показників, які варто враховувати під час вимірювання співпраці у Microsoft 365:

Використовуючи ці показники, ви краще зрозумієте, як співпрацюють ваші люди. Це знання дозволить ухвалювати обґрунтовані рішення щодо покращення командної роботи та комунікації.

Навички людей у Microsoft 365

Картографування того, що роблять ваші люди, також передбачає розуміння навичок у Microsoft 365, необхідних для ефективної співпраці. Нещодавнє дослідження показало, що 47% керівників HR визначили навички, потрібні для конкретних посад, але лише 28% зіставили ці навички з окремими співробітниками. Цей розрив demonструє, наскільки важливо узгоджувати дані про навички з ролями співробітників.

Ви можете розвивати можливості своєї команди, використовуючи такі інструменти, як Skills Copilot. Адміністратор Skills Copilot у EmX Works зазначає, що навички можна додати до профілю співробітника всього за три кліки. Ця функція дозволяє керувати ролями та цілями безперешкодно в Microsoft Teams. Skills Copilot надає постійно оновлювану базу визначень навичок і згенеровані ШІ визначення ролей. Цей ресурс допомагає створювати власні ролі та ефективно пов'язувати навички з навчальним контентом.

Щоб ваші команди були успішними, зосередьтеся на таких ключових навичках у Microsoft 365:

• Опануйте Microsoft Teams для ефективної комунікації.
• Використовуйте OneDrive для ефективної спільної роботи з документами.
• Застосовуйте Planner і Microsoft To Do для кращої координації завдань.
• Ефективно керуйте нарадами через інтеграцію з Outlook.

Зіставляючи ці навички зі своїми співробітниками, ви створите продуктивніше робоче середовище. Такий підхід не лише покращує співпрацю, а й допомагає людям ефективно користуватися інструментами Microsoft 365.

Знайдіть прогалини

Політика проти реальності

Виявлення розривів між вашими політиками та реальною поведінкою співробітників є ключовим для ефективного управління в Microsoft 365. Багато організацій створюють політики з найкращими намірами, але вони часто не відображають того, як люди насправді користуються інструментами. Така невідповідність може призвести до вразливостей безпеки та неефективності.

Наприклад, у вашій організації можуть діяти суворі політики безпеки, але співробітники все одно можуть користуватися застарілими пристроями. На таких пристроях може бракувати базових засобів захисту, наприклад шифрування. Ця ситуація показує суттєвий розрив між функціями безпеки, за які ви платите, і тим, як вони насправді впроваджені.

Ось деякі типові прогалини, з якими ви можете зіткнутися:

• Ігнорування захисту від фішингу та Safe Links
• Неправильна конфігурація правил потоку пошти
• Нерозуміння гібридних конфігурацій
• Надмірне використання ролі глобального адміністратора
• Непідключене аудитування поштових скриньок
• Неправильне керування спільними поштовими скриньками
• Ігнорування політик збереження
• Неефективне використання PowerShell

Щоб закрити ці прогалини, потрібно звірити політики з реальним використанням. Почніть із перегляду політик зовнішнього спільного доступу. Такий перегляд допомагає контролювати передачу конфіденційних даних. Упровадьте систему класифікації даних, щоб визначати рівень їхньої чутливості. Також варто оцінити контроль доступу, щоб переконатися, що він належним чином захищає конфіденційні дані.

Мітки конфіденційності допоможуть класифікувати та захищати чутливу інформацію. Перегляньте контроль доступу, щоб він відповідав цим міткам. Застосовуйте обмеження на спільний доступ і створення конфіденційних даних, щоб мінімізувати ризики. Крім того, сплануйте управління життєвим циклом конфіденційних даних і керування доступом до них. Пілотний проєкт перед повним упровадженням допоможе вчасно виявити проблеми.

Виконавши ці кроки, ви зможете краще узгодити політики з реальною поведінкою користувачів. Така узгодженість не лише посилює безпеку, а й підвищує загальну продуктивність в організації.

Адаптуйте управління до поведінки користувачів

Узгодьте засоби контролю з фактичним використанням

Щоб покращити управління у Microsoft 365, потрібно узгодити засоби контролю з реальною поведінкою користувачів. Така узгодженість гарантує, що політики відображають те, як користувачі взаємодіють із платформою. Це дає змогу підвищити і рівень безпеки, і задоволеність користувачів.

Почніть з оцінки поточних опор управління в організації. Зосередьтеся на таких ключових напрямах:

Зосередившись на цих напрямах, ви створите систему управління, яка адаптується до того, як користувачі насправді працюють у Microsoft 365.

Далі розгляньте можливість упровадження адаптивних практик управління. Вони можуть суттєво покращити відповідність вимогам і задоволеність користувачів. Ось орієнтовний план вашого шляху управління:

1. Основа та оцінка (місяці 1–3): Налаштуйте базові засоби контролю доступу та системи відповідності вимогам. Узгодьте позиції зацікавлених сторін, щоб збалансувати безпеку та продуктивність користувачів. Ранні швидкі перемоги можуть зменшити незадоволення користувачів і ризики щодо відповідності вимогам.

2. Основне впровадження (місяці 4–8): Упровадьте контроль доступу на основі ролей та автоматизовану організацію контенту. Запровадьте автоматизацію відповідності вимогам і навчальні програми. Ці вдосконалення підтримують співпрацю в бізнесі й водночас задовольняють потреби користувачів.

3. Просунута оптимізація (місяці 9–12): Використовуйте інтелектуальну автоматизацію та розширену аналітику, щоб оптимізувати доступ і керування контентом. Цей крок покращує моніторинг відповідності вимогам і персоналізує навчання, підвищуючи ефективність управління.

4. Постійне вдосконалення (на постійній основі): Підтримуйте стабільне управління через безперервний моніторинг і регулярну оптимізацію. Адаптуйтеся на основі відгуків користувачів і даних. Використовуйте нові можливості Microsoft 365, щоб відповідати мінливим бізнес-вимогам і регуляторним вимогам.

Узгодження контролів із фактичним використанням передбачає також фокус на конкретних контролях управління. Ось кілька поширених контролів, які узгоджуються в середовищах Microsoft 365:

• Контроль доступу користувачів: Охоплює управління правами доступу, дотримання принципу найменших привілеїв і управління життєвим циклом.
• Захист від зловмисного ПЗ: Послідовне застосування захисних заходів на кінцевих пристроях і в сервісах має вирішальне значення.
• Управління оновленнями безпеки: Підтримуйте прийнятний базовий рівень оновлень програмного забезпечення та управління його життєвим циклом.

Щоб оцінити ефективність контролів управління, розгляньте такі кроки:

1. Моніторинг відповідності: Використовуйте інструменти звітності та аудиту Microsoft 365, щоб регулярно перевіряти дотримання політик управління.
2. Перегляд і адаптація: Постійно оцінюйте та оновлюйте план управління, щоб він відповідав мінливим бізнес-потребам і регуляціям.
3. Визначте KPI: Встановіть ключові показники ефективності для впровадження та використання Microsoft 365, щоб оцінювати результативність.

Коли ви підлаштовуєте управління під реальну поведінку, ви допомагаєте людям працювати ефективніше й водночас зберігаєте безпеку. Такий проактивний підхід не лише підвищує продуктивність, а й формує культуру відповідальності в організації.

Картографування командної активності в Microsoft 365 може суттєво підвищити продуктивність. Для розуміння того, як поводиться ваша команда, можна використовувати журнали аудиту, метрики співпраці та Skills Copilot.

Впроваджуйте ці стратегії, щоб спростити комунікацію та покращити співпрацю. Наприклад, розгляньте використання функції Intelligent Recap, щоб спростити асинхронну комунікацію.

Далі розгляньте ці кроки для оптимізації використання Microsoft 365:

1. Конфігурація: Налаштуйте параметри для точної звітності про дані.
2. Аналіз: Використовуйте TenantDetective™ для персоналізованих рекомендацій.
3. Перевірка стану: Проведіть перевірку стану Microsoft 365, щоб визначити сфери для покращення.

Вживаючи ці заходи, ви зможете переконатися, що організація отримує максимальну віддачу від інвестицій у Microsoft 365.

Поширені запитання

Які інструменти можна використовувати для картографування активності в Microsoft 365?

Можна використовувати такі інструменти, як Microsoft Teams, SharePoint, Planner і Power Automate, щоб ефективно відстежувати й аналізувати командну активність.

Як отримати доступ до журналів аудиту в Microsoft 365?

Журнали аудиту доступні в центрі відповідності Microsoft 365. Перейдіть до розділу «Audit», щоб переглянути дії користувачів і події.

Яке значення має аналіз співвідношення створення та використання?

Аналіз цих співвідношень допомагає визначити, які документи чи інструменти ваша команда справді використовує. Ці дані можуть підказати, як покращити робочі процеси.

Як покращити співпрацю в моїй команді?

Зосередьтеся на покращенні комунікації через Microsoft Teams і Outlook. Заохочуйте регулярні наради та використовуйте спільні документи для кращої командної роботи.

Що таке мітки конфіденційності і чому вони важливі?

Мітки конфіденційності класифікують дані за рівнем їхньої чутливості. Вони допомагають захищати конфіденційну інформацію, керуючи доступом і дозволами на спільний доступ.

Як визначити розриви між політикою та реальністю?

Регулярно проводьте аудит поведінки користувачів і порівнюйте її з встановленими політиками. Цей процес допомагає виявити розбіжності та відповідно їх усунути.

Що таке адаптивне управління в Microsoft 365?

Адаптивне управління передбачає коригування політик і контролів на основі фактичної поведінки користувачів. Такий підхід підвищує безпеку й водночас покращує задоволеність користувачів.

Як часто слід переглядати політики управління Microsoft 365?

Ви маєте переглядати свої політики управління щонайменше раз на квартал. Регулярні оцінки гарантують, що ваші політики залишаються актуальними та ефективними з огляду на потреби користувачів.