Teams-Besprechung aufzeichnen: Schritte, Regeln, Speicherort

Von Mirko Peters · 2026-11-12

So zeichnen Sie eine Teams-Besprechung auf: Aufnahme starten und beenden, wer aufzeichnen darf, wo die Datei gespeichert wird, wie Sie sie freigeben und was Sie prüfen sollten, wenn die Schaltfläche Aufzeichnen fehlt.

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Um eine Teams-Besprechung aufzuzeichnen, nehmen Sie an der Besprechung teil, wählen in den Besprechungssteuerelementen Weitere Aktionen aus, wählen Aufzeichnen, legen fest, was aufgezeichnet werden soll, und wählen Bestätigen. Alle Teilnehmenden erhalten eine Mitteilung, dass die Aufzeichnung gestartet wurde. Dieser Artikel richtet sich an Besprechungsorganisatoren und an alle, die Kolleginnen und Kollegen auf die Frage „Warum kann ich nicht aufzeichnen?“ antworten müssen. Sie finden hier die Schritte zum Starten und Beenden einer Aufzeichnung, die Regeln dazu, wer dies darf, wo die Datei landet, wie Sie sie freigeben und was Sie prüfen sollten, wenn die Schaltfläche fehlt.

Das Wichtigste in Kürze

• Nehmen Sie an der Besprechung teil, wählen Sie Weitere Aktionen, dann Aufzeichnen, legen Sie fest, was aufgezeichnet werden soll, und wählen Sie Bestätigen. Alle Teilnehmenden werden benachrichtigt, sobald die Aufzeichnung beginnt.
• Zu einem Zeitpunkt kann nur eine Person eine Besprechung aufzeichnen. Gäste, anonyme Benutzer und Personen aus anderen Organisationen können eine Aufzeichnung weder starten noch beenden.
• Aufzeichnungen regulärer Besprechungen landen auf dem OneDrive des Organisators. Aufzeichnungen von Kanalbesprechungen landen auf der SharePoint-Website des Teams.
• Wenn Aufzeichnen fehlt oder ausgegraut ist, liegt die Ursache fast immer an der Lizenz, an der Besprechungsrichtlinie des Organisators oder an der Option Wer kann aufzeichnen und transkribieren.
• Administratoren legen die Ablaufzeit fest. Neue Aufzeichnungen laufen standardmäßig nach 120 Tagen ab. Eine abgelaufene Datei liegt vor der endgültigen Löschung zunächst im Papierkorb.

Aufzeichnung starten

Die folgenden Schritte entsprechen der Anleitung, die Microsoft auf seiner Seite Start, stop, and find meeting recordings in Microsoft Teams für die Teams-Desktop-App beschreibt.

1. Starten Sie die Besprechung oder nehmen Sie daran teil.
2. Wählen Sie in den Besprechungssteuerelementen Weitere Aktionen und dann Aufzeichnen.
3. Wählen Sie Ihre gesprochene Sprache und aus, was Sie aufzeichnen möchten.
4. Wählen Sie Bestätigen aus.

Wenn Sie nur den Ton benötigen, zum Beispiel für eine podcastartige Diskussion, öffnen Sie Weitere Aktionen > Aufzeichnen und wählen in der Liste Aufnahmeinhalt auswählen die Option Nur Audio, bevor Sie Bestätigen auswählen.

Zwei Punkte sollten Sie wissen, bevor Sie die Schaltfläche drücken. Die Aufzeichnung braucht einige Sekunden, bis sie beginnt. Klicken Sie daher nicht erneut, wenn scheinbar nichts passiert. Außerdem kann nur eine Person eine Besprechung zur selben Zeit aufzeichnen. Hat eine Kollegin oder ein Kollege bereits gestartet, sehen Sie, dass die Aufzeichnung läuft.

Die Microsoft-Seite zeigt einen Reiter für Desktop und einen für Mobilgeräte, der Text enthält jedoch außer den oben genannten keine eigenen Schritte für Mobilgeräte oder Browser. Falls Ihr Menü auf dem Smartphone oder im Browser anders aussieht, konnte ich den genauen Weg auf den Microsoft-Seiten nicht bestätigen. Prüfen Sie daher zuerst, ob Sie in den Besprechungssteuerelementen Weitere Aktionen und Aufzeichnen finden.

Was eine Aufzeichnung nicht erfasst

Eine Aufzeichnung erfasst Audio, Video und Bildschirmfreigaben. Microsoft nennt einige Inhalte, die nicht enthalten sind:

• Videostreams von mehr als vier Personen gleichzeitig
• Whiteboards und Anmerkungen
• Freigegebene Notizen
• Inhalte, die von einer App freigegeben werden
• Videos oder Animationen, die in PowerPoint-Live-Präsentationen eingebettet sind

Wenn das Whiteboard das Ergebnis der Besprechung ist, exportieren oder speichern Sie es separat. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass die Aufzeichnung es sichert.

Wer kann eine Teams-Besprechung aufzeichnen?

Hier scheitern die meisten Tickets mit dem Hinweis „Ich kann nicht aufzeichnen“. Um eine Aufzeichnung zu starten oder zu beenden, benötigt eine Person alle folgenden Voraussetzungen:

• Eine berechtigte Lizenz. Microsoft nennt Office 365 Enterprise E1, E3, E5, F3, A1, A3 und A5 sowie Microsoft 365 Business, Business Premium und Business Essentials.
• Die Aufzeichnung ist von einem IT-Administrator aktiviert.
• Zugehörigkeit zur Organisation des Veranstalters. Gäste, anonyme Benutzer und Personen aus anderen Organisationen können eine Aufzeichnung nicht starten oder beenden.
• Ein Besprechungsveranstalter, dessen Cloudaufzeichnungsrichtlinie aktiviert ist. Der Veranstalter muss nicht an der Besprechung teilnehmen.

Sowohl der Veranstalter als auch die aufzeichnende Person benötigen die Berechtigung zur Aufzeichnung. Genau dieses Detail wird häufig übersehen: Sie haben möglicherweise die richtige Lizenz, aber wenn die Richtlinie des Veranstalters die Aufzeichnung blockiert, bleibt die Schaltfläche nicht verfügbar.

Der Veranstalter kann die Berechtigung weiter einschränken. Mit Teams Premium oder einer Copilot-Lizenz kann der Veranstalter die Besprechung öffnen, zu Optionen wechseln und unter Aufzeichnung und Transkription bei Wer kann aufzeichnen und transkribieren eine von drei Optionen auswählen: Organisatoren und Mitveranstalter, Organisatoren, Mitveranstalter und Präsentierende oder niemand. Der Pfad laut der Microsoft-Dokumentation lautet Kalender > Termin auswählen > Ereignis anzeigen > Optionen. Klicken Sie abschließend auf Übernehmen.

Wenn mehr Personen aufzeichnen sollen, ohne das Recht allen zu geben, machen Sie sie zu Mitveranstaltern. Das ist einfacher, als die Richtlinie zu ändern.

Persönliche Teams-Konten

Teams für die private Nutzung funktioniert anders. Die Aufzeichnung ist dort für Abonnenten von Microsoft 365 Personal, Family oder Premium mit einem persönlichen Teams-Konto verfügbar. Nach dem Beenden der Aufzeichnung wird sie 30 Tage lang im Besprechungschat gespeichert. Das Ansehen verlängert diese Frist nicht. Laden Sie die Aufzeichnung daher herunter, wenn Sie sie behalten möchten. Nur die Person, die die Aufzeichnung gestartet hat, kann sie löschen.

Was Teilnehmende sehen und was das Gesetz verlangen kann

Sobald die Aufzeichnung beginnt, benachrichtigt Teams alle Teilnehmenden in der Desktop-, Web- oder mobilen App. Microsoft weist darauf hin, dass Sie je nach Region die Zustimmung aller Beteiligten benötigen können, bevor Sie aufzeichnen. Dabei handelt es sich um eine rechtliche Frage und nicht um eine Teams-Einstellung. Wenn Sie Besprechungen mit Personen aus mehreren Ländern oder mit Kunden aufzeichnen, wenden Sie sich daher an Ihre Compliance- oder Rechtsabteilung.

Administratoren können die Zustimmung in Teams erzwingen. Der Parameter -ExplicitRecordingConsent von Set-CsTeamsMeetingPolicy verpflichtet Teilnehmende, der Aufzeichnung und Transkription in Besprechungen zuzustimmen, die von Veranstaltern mit dieser Richtlinie erstellt wurden. Wenn Ihre Organisation eine Datenschutzseite hat, kann der Administrator sie in den Einstellungen für Besprechungseinladungen verlinken.

Eine weitere Regel überrascht viele: Hat ein Teilnehmender eine Compliance-Aufzeichnungsrichtlinie, wird die Besprechung nach dieser Richtlinie aufgezeichnet, auch wenn dieser Teilnehmende einer anderen Organisation angehört.

Aufzeichnung beenden, nicht mehr berücksichtigen und abschließen

Zum Beenden öffnen Sie in den Besprechungssteuerelementen Weitere Aktionen und wählen Aufzeichnung aus. Anschließend stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung:

• Aufzeichnung beendet sowohl die Aufzeichnung als auch die Liveuntertitel-Transkription.
• Transkription beendet nur die Live-Transkription. Die Aufzeichnung läuft weiter, bis Sie sie mit Aufzeichnung beenden.

Wenn niemand die Aufzeichnung beendet, greifen in Teams einige integrierte Verhaltensweisen:

• Die Aufzeichnung läuft weiter, auch wenn die Person, die sie gestartet hat, die Besprechung verlässt.
• Sie endet automatisch, sobald alle Teilnehmenden die Besprechung verlassen haben.
• Wenn jemand vergisst, die Besprechung zu verlassen, endet die Aufzeichnung und wird alle vier Stunden automatisch neu gestartet, bis der letzte Teilnehmende geht.

Dieser letzte Punkt ist wichtig, wenn jemand über Nacht in einer Besprechung bleibt. Dann können für eine einzige Besprechung mehrere Dateien entstehen.

Speicherort der Aufzeichnung und Auffinden

Nachdem Sie die Aufzeichnung beendet haben, benötigt Teams einige Minuten für die Verarbeitung. Wo die Datei landet, hängt von der Art der Besprechung ab:

• Reguläre Besprechungen: Die Datei wird im Ordner Aufzeichnungen in der OneDrive des Veranstalters gespeichert.
• Kanalbesprechungen: Die Datei wird auf der Registerkarte Dateien des Kanals in der SharePoint-Website des Teams gespeichert.

Dem Besprechungsveranstalter gehört die Aufzeichnung. Teams veröffentlicht zudem einen Link im Besprechungschat oder im Kanalbeitrag. So finden Sie ihn später:

1. Aus einem Chat: Wählen Sie Chat, öffnen Sie den Besprechungschat, wählen Sie Freigegeben, markieren Sie die Aufzeichnung und klicken Sie dann auf Wiedergeben.
2. Aus Ihrem Kalender: Wählen Sie Kalender, markieren Sie die vergangene Besprechung, wählen Sie Zusammenfassung und dann Wiedergeben.
3. Aus einem Kanal: Wählen Sie Teams, wählen Sie den Kanal, wählen Sie Freigegeben und suchen Sie die als Aufzeichnung gekennzeichnete Datei. Starten Sie die Wiedergabe.

Wenn Teams die Datei nicht hochladen kann, etwa weil das OneDrive-Konto des Organisators nicht existiert oder voll ist, kann die Aufzeichnung bis zu 21 Tage im temporären Speicher liegen. Laden Sie sie herunter oder beheben Sie das Speicherproblem, bevor diese Frist abläuft. Danach wird sie gelöscht. Bei regulären Besprechungen lautet die erste Prüfung: Hat der Organisator ein OneDrive und genügend freien Speicherplatz? Unsere Übersicht zu OneDrive erklärt, wo diese Dateien innerhalb eines Mandanten liegen.

Freigeben und herunterladen

Standardmäßig kann jede eingeladene Person die Aufzeichnung ansehen, aber nur Organisatoren und Mitorganisatoren können sie herunterladen oder löschen. Laut Microsofts Seite zur Wiedergabe und zum Herunterladen von Aufzeichnungen kann nur der Organisator sie herunterladen.

• Link freigeben: Öffnen Sie im Besprechungschat die Registerkarte Freigegeben, bewegen Sie den Mauszeiger über die Aufzeichnung und wählen Sie Weitere Optionen > Link kopieren. Über Einstellungen im Dialogfeld Link verwalten Sie den Zugriff.
• Herunterladen: Öffnen Sie im Chat oder Kanal die Registerkarte Freigegeben, suchen Sie die Aufzeichnung und wählen Sie Weitere Optionen > Herunterladen.
• Gäste und externe Teilnehmende können eine Aufzeichnung nur ansehen, wenn sie ihnen ausdrücklich freigegeben wurde, etwa über einen direkten Link.

Bei einer Kanalbesprechung bestimmt die Administratoreinstellung ChannelRecordingDownload, ob Mitglieder herunterladen dürfen. Bei der Standardeinstellung Allow landet die Datei im Ordner Recordings mit den üblichen Berechtigungen der SharePoint-Website des Teams. Bei Block landet sie in einem Unterordner View only, in dem Mitglieder ansehen, aber nicht herunterladen oder bearbeiten können.

Wenn „Aufzeichnen“ fehlt oder ausgegraut ist

Microsofts Seite I can’t record a meeting in Microsoft Teams listet die Hinweise auf, die Teams anzeigt, und deren Ursachen. Ordnen Sie Ihre Meldung der Ursache zu:

• „Nur Personen in dieser Organisation können die Aufzeichnung starten.“ Sie sind anonym angemeldet oder gehören zu einer anderen Organisation. Melden Sie sich mit einem Konto der Organisation des Organisators an oder bitten Sie jemanden aus dieser Organisation, die Aufzeichnung zu starten und die Datei freizugeben.
• „In dieser Besprechung nicht verfügbar.“ Die Besprechungsrichtlinie des Organisators erlaubt keine Aufzeichnung, oder die Besprechung wurde über die Graph API mit deaktivierter Aufzeichnung erstellt. Fragen Sie Ihren Administrator oder bitten Sie den Organisator, die Besprechung zu beenden, die Aufzeichnung zu aktivieren und eine neue Besprechung zu starten.
• „Nur der Besprechungsorganisator und Mitorganisatoren können die Aufzeichnung für diese Besprechung starten.“ Der Organisator hat die Aufzeichnung über Wer kann aufzeichnen und transkribieren eingeschränkt. Bitten Sie darum, als Mitorganisator hinzugefügt zu werden.
• „Nicht verfügbar, da der Besprechungsorganisator die Aufzeichnung für diese Besprechung deaktiviert hat.“ Dieselbe Option ist auf „Niemand“ gesetzt.
• „Nur Besprechungsorganisatoren und Präsentierende können die Aufzeichnung starten.“ Sie sind als Teilnehmer beigetreten. Bitten Sie den Organisator, Sie zum Präsentierenden zu machen.
• „Nicht verfügbar, da Copilot für diese Besprechung deaktiviert ist.“ Die Besprechungsoption für Copilot ist ausgeschaltet. Wenn Sie Copilot in Teams-Besprechungen deaktivieren, werden auch Aufzeichnung und Transkription deaktiviert.
• „Für diese Besprechung aufgrund einer Organisationsrichtlinie nicht verfügbar.“ Für Administratoren: Die Aufzeichnung ist für die Person nicht zulässig, oder eine kürzlich geänderte Richtlinie ist noch nicht wirksam. Aktivieren Sie die Besprechungsaufzeichnung und geben Sie der Änderung Zeit, wirksam zu werden.

Föderierte Benutzer können Anrufe, aber keine Besprechungen aufzeichnen. Das ist ein weiterer Grund, warum eine Person aus einem Partnerunternehmen keine Schaltfläche zum Aufzeichnen sieht.

Für Administratoren: Aufzeichnung aktivieren

Wechseln Sie im Teams Admin Center zu Besprechungen > Besprechungsrichtlinien, wählen Sie eine Richtlinie aus oder erstellen Sie eine, aktivieren Sie Besprechungsaufzeichnung und wählen Sie Speichern. Ein Benutzer hat jeweils eine Besprechungsrichtlinie, und Benutzer ohne benutzerdefinierte Richtlinie erhalten die globale Richtlinie. In PowerShell lautet die Einstellung Set-CsTeamsMeetingPolicy -AllowCloudRecording $true. Microsoft betont, dass dieser Schalter nur steuert, ob Personen aufzeichnen dürfen. Er richtet den Speicher nicht ein und prüft ihn auch nicht. Richtlinienänderungen können einige Zeit brauchen, bis sie bei den Benutzern ankommen.

Wie lange eine Aufzeichnung aufbewahrt wird

Aufzeichnungen bleiben nicht ewig erhalten. Administratoreinstellungen bestimmen, wann eine Datei abläuft. Microsoft nennt in Manage Teams recording expiration policy einen Standardwert von 120 Tagen für neue Besprechungsaufzeichnungen und Transkripte. Der Wert kann zwischen 1 und 99999 Tagen liegen, und -1 (nur über PowerShell) bedeutet unbegrenzt. Bei A1-Lizenzen beträgt der maximale Standardwert 30 Tage. Eine Änderung der Richtlinie wirkt sich nur auf neue Aufzeichnungen aus.

Der Organisator oder ein Mitorganisator mit Bearbeitungsberechtigung kann das Ablaufdatum für eine einzelne Aufzeichnung ändern:

1. Öffnen Sie die Aufzeichnung im Browser aus dem Besprechungschat.
2. Wählen Sie unter dem Video den Countdown bis zum Ablauf aus.
3. Wählen Sie einen Zeitraum aus der Liste oder klicken Sie auf Ablauf entfernen.

Das Ansehen einer Aufzeichnung ändert das Ablaufdatum nicht. Wenn eine Datei abläuft, erhält der Besitzer eine E-Mail. Die Datei wird in den Papierkorb des Speicherorts verschoben, in dem sie gespeichert war, also entweder in das OneDrive des Organisators oder in die SharePoint-Website des Teams. Laut der Microsoft-Supportseite hat der Besitzer bis zu 90 Tage Zeit, sie wiederherzustellen. Auf der Admin-Seite heißt es, dass Elemente im Papierkorb eines Geschäfts- oder Schulkontos nach 93 Tagen gelöscht werden, sofern der Administrator diesen Wert nicht geändert hat. Sobald die Datei aus dem Papierkorb endgültig entfernt wurde, lässt sie sich nicht mehr wiederherstellen. Wenn eine Besprechung wichtig ist, warten Sie nicht auf die E-Mail. Entfernen Sie den Ablauf oder laden Sie die Datei herunter, wenn Sie die Besprechungsnotizen speichern.

Häufige Fehler

• Die Annahme, dass jeder aufzeichnen kann. Gäste und Personen aus anderen Organisationen können das nicht, und auch die Richtlinie des Organisators entscheidet mit.
• Das OneDrive des Organisators vergessen. Aufzeichnungen regelmäßiger Besprechungen landen dort. Ein fehlendes oder volles OneDrive ist der häufigste Grund, warum eine Aufzeichnung nicht auftaucht.
• Die Besprechung offen lassen. Ein vergessener Teilnehmer lässt die Aufzeichnung weiterlaufen. Sie startet alle vier Stunden neu, bis die letzte Person die Besprechung verlässt.
• Die Teilnehmenden nicht informieren. Teams zeigt einen Hinweis an, je nach Region benötigen Sie aber möglicherweise eine Einwilligung. Sagen Sie es zu Beginn und nennen Sie es auch in der Einladung.
• Den Ablauf ignorieren. Der Standardwert beträgt 120 Tage. Wenn Sie die Datei ein Jahr lang benötigen, entfernen Sie den Ablauf oder laden Sie die Datei herunter.
• An der falschen Stelle suchen. Kanalbesprechungen werden in SharePoint gespeichert, alle anderen in OneDrive. Beginnen Sie im Tab Freigegeben des Chats.

Verwandte Themen zum Vertiefen

• Transkripte derselben Besprechung. Sie können die Live-Transkription während der Besprechung starten. Wie Teams meeting transcription funktioniert, erfahren Sie, wenn Sie neben dem Video eine durchsuchbare Textfassung möchten.
• Wem die Datei gehört. Die Aufzeichnung liegt in OneDrive oder SharePoint, daher gelten dort auch die Berechtigungen, die Freigabe und die Aufbewahrung. Prüfen Sie Ihre Freigabeeinstellungen, bevor Sie einen Link senden.
• Compliance und eDiscovery. Aufzeichnungen und Transkripte lassen sich in Microsoft Purview mit einem eDiscovery-Fall finden. Fragen Sie Ihr Compliance-Team, wenn Sie Aufbewahrungsanforderungen haben.
• Veranstaltungen und Webinare. Diese haben eigene Aufzeichnungsschalter in der Veranstaltungsrichtlinie. Aufzeichnungen von Veranstaltungen, die für große Publikumszahlen optimiert sind, stehen über den Chat nicht zur Verfügung.
• Aufzeichnung fehlgeschlagen oder nicht gespeichert. Prüfen Sie die Lizenzierung, das OneDrive des Organisators und ob die 21-tägige temporäre Speicherung greift. Details finden Sie auf der Seite zur Problembehandlung von Microsoft.

Nächster Schritt

Öffnen Sie eine Testbesprechung mit einer Kollegin oder einem Kollegen, zeichnen Sie 30 Sekunden auf und suchen Sie die Datei im OneDrive des Organisators im Ordner Aufzeichnungen. Dieser eine Test zeigt Ihnen, ob Richtlinie, Lizenz und Speicher stimmen, bevor Sie eine wichtige Besprechung aufzeichnen müssen. Dann wissen Sie, wie Sie eine Teams-Besprechung aufzeichnen, wohin die Aufzeichnung gelangt und wer darauf zugreifen kann.