Come registrare una riunione di Teams: passaggi, regole, archiviazione

By Mirko Peters · 2026-11-12

Come registrare una riunione di Teams: avvio e interruzione della registrazione, chi può registrare, dove viene salvato il file, come condividerlo e cosa controllare quando manca il pulsante Registra.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Per registrare una riunione di Teams, partecipa alla riunione, seleziona Altre azioni nei controlli della riunione, seleziona Registra, scegli cosa acquisire e seleziona Conferma. Tutti i partecipanti ricevono un avviso che la registrazione è iniziata. Questo articolo è rivolto agli organizzatori delle riunioni e a chiunque debba rispondere alla domanda «perché non riesco a registrare?» dei propri colleghi. Troverai i passaggi per avviare e interrompere una registrazione, le regole su chi è autorizzato a farlo, dove finisce il file, come condividerlo e cosa controllare quando il pulsante manca.

Punti chiave

• Partecipa alla riunione, seleziona Altre azioni, poi Registra, scegli cosa registrare e seleziona Conferma. Tutti i partecipanti ricevono una notifica quando la registrazione inizia.
• Una sola persona alla volta può registrare una riunione. Gli ospiti, gli utenti anonimi e le persone di altre organizzazioni non possono avviare né interrompere una registrazione.
• Le registrazioni delle riunioni normali vanno in OneDrive dell'organizzatore. Le registrazioni delle riunioni di canale vanno nel sito SharePoint del team.
• Se Registra manca o è disattivato, la causa è quasi sempre la licenza, il criterio per le riunioni dell'organizzatore oppure l'opzione Chi può registrare e trascrivere.
• La scadenza è impostata dagli amministratori. Le nuove registrazioni scadono per impostazione predefinita dopo 120 giorni e un file scaduto resta nel cestino prima di essere eliminato definitivamente.

Avviare una registrazione

I passaggi seguenti sono quelli documentati da Microsoft nella pagina Avviare, interrompere e trovare le registrazioni delle riunioni in Microsoft Teams per l'app desktop di Teams.

1. Avvia o partecipa alla riunione.
2. Nei controlli della riunione, seleziona Altre azioni, quindi Registra.
3. Scegli la lingua parlata e cosa vuoi registrare.
4. Seleziona Conferma.

Se ti serve solo l'audio, ad esempio per una discussione in stile podcast, apri Altre azioni > Registra e scegli Solo audio dall'elenco Scegli cosa registrare prima di selezionare Conferma.

Prima di premere il pulsante, ci sono due cose utili da sapere. La registrazione richiede alcuni secondi per iniziare, quindi non fare clic di nuovo se sembra non succedere nulla. Inoltre, una sola persona alla volta può registrare una riunione. Se un collega ha già avviato la registrazione, vedrai che è in corso.

La pagina di Microsoft mostra una scheda Desktop e una scheda Mobile, ma il testo non riporta passaggi separati per il cellulare o il browser oltre a quelli indicati sopra. Se sul telefono o nel browser il menu è diverso, non sono riuscito a confermare il percorso esatto dalle pagine di Microsoft: verifica prima nei controlli della riunione la presenza di Altre azioni e Registra.

Cosa non acquisisce una registrazione

Una registrazione acquisisce audio, video e condivisione dello schermo. Microsoft elenca alcuni elementi che esclude:

• Flussi video di più di quattro persone contemporaneamente
• Lavagne e annotazioni
• Note condivise
• Contenuti condivisi da un'app
• Video o animazioni incorporati nelle presentazioni PowerPoint Live

Se la lavagna è il risultato della riunione, esportala o salvala separatamente. Non fare affidamento sulla registrazione per conservarla.

Chi può registrare una riunione di Teams

Qui nascono la maggior parte dei ticket del tipo "non riesco a registrare". Per avviare o interrompere una registrazione, una persona deve soddisfare tutte le condizioni seguenti:

• Una licenza idonea. Microsoft indica Office 365 Enterprise E1, E3, E5, F3, A1, A3 e A5, oltre a Microsoft 365 Business, Business Premium e Business Essentials.
• La registrazione attivata da un amministratore IT.
• L'appartenenza all'organizzazione dell'organizzatore. Gli ospiti, gli utenti anonimi e le persone di altre organizzazioni non possono avviare o interrompere una registrazione.
• Un organizzatore della riunione con il criterio di registrazione nel cloud attivato. L'organizzatore non deve necessariamente partecipare alla riunione.

Sia l'organizzatore sia la persona che registra devono avere l'autorizzazione alla registrazione. È il dettaglio che spesso sfugge: si può avere la licenza giusta, ma se il criterio dell'organizzatore blocca la registrazione, il pulsante resta non disponibile.

L'organizzatore può limitare ulteriormente la possibilità. Con Teams Premium o una licenza Copilot, l'organizzatore può aprire la riunione, andare su Opzioni e, in Registrazione e trascrizione, impostare Chi può registrare e trascrivere su una di tre opzioni: organizzatori e co-organizzatori, organizzatori, co-organizzatori e relatori, oppure nessuno. Il percorso indicato nella pagina Microsoft è Calendario > selezionare l'evento > Visualizza evento > Opzioni. Al termine, selezionare Applica.

Se si vuole che più persone possano registrare senza aprire la possibilità a tutti, si possono rendere co-organizzatori. È più semplice che modificare il criterio.

Account Teams personali

Teams per uso personale funziona in modo diverso. La registrazione è disponibile per gli abbonati Microsoft 365 Personal, Family o Premium con un account personale di Teams. Al termine della registrazione, questa viene salvata nella chat della riunione per 30 giorni. La visualizzazione non ne proroga la scadenza, quindi scaricatela se volete conservarla. Solo la persona che ha avviato la registrazione può eliminarla.

Cosa vedono i partecipanti e cosa potrebbe richiedere la legge

Quando la registrazione inizia, Teams avvisa tutti i partecipanti nell'app desktop, web o mobile. Microsoft precisa che, a seconda della regione, potrebbe essere necessario il consenso di tutti prima di registrare. Si tratta di una questione legale e non di un'impostazione di Teams, quindi rivolgetevi al referente per la conformità o per gli aspetti legali se registrate riunioni con persone di più Paesi o con clienti.

Gli amministratori possono rendere obbligatorio il consenso in Teams. Il parametro -ExplicitRecordingConsent di Set-CsTeamsMeetingPolicy fa sì che i partecipanti acconsentano alla registrazione e alla trascrizione nelle riunioni create dagli organizzatori che dispongono di quel criterio. Se l'organizzazione dispone di una pagina sulla privacy, l'amministratore può collegarla nelle impostazioni della convocazione.

Un'altra regola che sorprende molti: se un partecipante è soggetto a un criterio di registrazione per la conformità, la riunione viene registrata in base a tale criterio, anche se quel partecipante appartiene a un'altra organizzazione.

Interrompere, dimenticare e terminare una registrazione

Per interromperla, aprire Altre azioni nei controlli della riunione e selezionare Registrazione. Si può scegliere tra due opzioni:

• Registrazione interrompe sia la registrazione sia la trascrizione in tempo reale.
• Trascrizione interrompe solo la trascrizione in tempo reale. La registrazione continua finché non la si interrompe con Registrazione.

Se nessuno la interrompe, Teams prevede alcuni comportamenti predefiniti:

• La registrazione prosegue anche se la persona che l'ha avviata esce dalla riunione.
• Si interrompe automaticamente quando tutti hanno abbandonato la riunione.
• Se qualcuno dimentica di uscire, la registrazione termina e riparte automaticamente ogni quattro ore finché l'ultimo partecipante non esce.

Quest'ultimo punto è importante se qualcuno resta in linea durante la notte. Si possono ritrovare più file per una stessa riunione.

Dove finisce la registrazione e come trovarla

Dopo l'interruzione, Teams impiega alcuni minuti per elaborare la registrazione. La posizione finale dipende dal tipo di riunione:

• Riunioni normali: il file viene salvato nella cartella Registrazioni di OneDrive dell'organizzatore.
• Riunioni di canale: il file viene salvato nella scheda File del canale, nel sito SharePoint del team.

La registrazione appartiene all'organizzatore della riunione. Teams pubblica inoltre un collegamento nella chat della riunione o nella conversazione del canale. Per ritrovarla in seguito:

1. Da una chat: selezionare Chat, aprire la chat della riunione, selezionare Condivisi, selezionare la registrazione e poi Riproduci.
2. Dal calendario: selezionare Calendario, selezionare la riunione passata, selezionare Riepilogo, quindi Riproduci.
3. Da un canale: seleziona Teams, seleziona il canale, seleziona Condivisi, trova il file contrassegnato come registrazione e riproducilo.

Se Teams non riesce a caricare il file, ad esempio perché l'account OneDrive dell'organizzatore non esiste o è pieno, la registrazione può restare nello spazio di archiviazione temporaneo per un massimo di 21 giorni. Scaricala o risolvi il problema di archiviazione prima di quel termine. Dopo, viene eliminata. Per le riunioni normali, il primo controllo è questo: l'organizzatore ha un OneDrive e spazio libero? La nostra panoramica su OneDrive spiega dove si trovano questi file in un tenant.

Condivisione e download

Per impostazione predefinita, tutti gli invitati possono visualizzare la registrazione, ma solo gli organizzatori e i coorganizzatori possono scaricarla o eliminarla. La pagina Microsoft su come riprodurre e scaricare le registrazioni indica che solo l'organizzatore può scaricarla.

• Condividi un collegamento: nella chat della riunione, apri la scheda Condivisi, passa con il mouse sulla registrazione e seleziona Altre opzioni > Copia collegamento. Usa Impostazioni nella finestra Collegamento per gestire l'accesso.
• Download: apri la scheda Condivisi nella chat o nel canale, trova la registrazione e seleziona Altre opzioni > Scarica.
• Ospiti e partecipanti esterni possono visualizzare una registrazione solo se è condivisa esplicitamente con loro, ad esempio tramite un collegamento diretto.

Per una riunione di canale, l'impostazione amministrativa ChannelRecordingDownload decide se i membri possono scaricare la registrazione. Con il valore predefinito Allow, il file finisce nella cartella Registrazioni con le normali autorizzazioni del sito SharePoint del team. Con Block, finisce in una sottocartella Solo visualizzazione dove i membri possono guardarla ma non scaricarla o modificarla.

Quando Registra manca o è disattivato

La pagina Microsoft Impossibile registrare una riunione in Microsoft Teams elenca le descrizioni comandi che Teams mostra e le relative cause. Confronta il messaggio che vedi con la causa:

• "Solo le persone di questa organizzazione possono avviare la registrazione." Sei anonimo oppure appartieni a un'altra organizzazione. Accedi con un account dell'organizzazione dell'organizzatore oppure chiedi a qualcuno di quella organizzazione di registrare e condividere il file.
• "Non disponibile in questa riunione." Il criterio di riunione dell'organizzatore non consente la registrazione, oppure la riunione è stata creata tramite Graph API con la registrazione disattivata. Chiedi al tuo amministratore oppure fai terminare la riunione all'organizzatore, far attivare la registrazione e avviarne una nuova.
• "Solo l'organizzatore e i coorganizzatori della riunione possono avviare la registrazione per questa riunione." L'organizzatore ha limitato la registrazione tramite Chi può registrare e trascrivere. Chiedi di essere nominato coorganizzatore.
• "Non disponibile perché l'organizzatore della riunione ha disattivato la registrazione per questa riunione." La stessa opzione è impostata su nessuno.
• "Solo gli organizzatori e i relatori della riunione possono avviare la registrazione." Sei entrato come partecipante. Chiedi all'organizzatore di nominarti relatore.
• "Non disponibile perché Copilot è disattivato per questa riunione." L'opzione di riunione per Copilot è disattivata. Disattivare Copilot nelle riunioni di Teams disattiva anche la registrazione e la trascrizione.
• "Non disponibile per questa riunione a causa dei criteri dell'organizzazione." Per gli amministratori: la registrazione non è consentita per quella persona, oppure una recente modifica dei criteri non è ancora in vigore. Attiva la registrazione delle riunioni e lascia il tempo alla modifica di essere applicata.

Gli utenti federati possono registrare le chiamate ma non le riunioni. È un altro motivo per cui una persona di un'azienda partner non vede il pulsante Registra.

Per gli amministratori: attivare la registrazione

Nell'interfaccia di amministrazione di Teams, vai a Riunioni > Criteri riunione, seleziona o crea un criterio, attiva Registrazione riunione e seleziona Salva. Un utente ha un solo criterio di riunione alla volta e gli utenti senza un criterio personalizzato ricevono quello globale. In PowerShell, l'impostazione è Set-CsTeamsMeetingPolicy -AllowCloudRecording $true. Microsoft sottolinea che questa opzione controlla solo se le persone possono registrare. Non configura né verifica l'archiviazione. Le modifiche ai criteri possono richiedere del tempo prima di raggiungere gli utenti.

Per quanto tempo viene conservata una registrazione

Le registrazioni non durano per sempre. Le impostazioni dell'amministratore stabiliscono quando un file scade. Microsoft documenta un valore predefinito di 120 giorni per le nuove registrazioni e trascrizioni delle riunioni in Manage Teams recording expiration policy. Il valore può andare da 1 a 99999 giorni, mentre -1 (solo PowerShell) significa mai. Per le licenze A1 il valore massimo predefinito è di 30 giorni. Una modifica al criterio si applica solo alle nuove registrazioni.

L'organizzatore o un coorganizzatore con autorizzazioni di modifica può cambiare la data di scadenza di una singola registrazione:

1. Apri la registrazione dalla chat della riunione nel browser.
2. Seleziona il conto alla rovescia della scadenza sotto il video.
3. Scegli un intervallo di tempo dall'elenco oppure seleziona Rimuovi scadenza.

Guardare una registrazione non modifica la sua data di scadenza. Quando un file scade, il proprietario riceve un'email. Il file passa nel cestino del luogo in cui era stato salvato, cioè OneDrive dell'organizzatore o il sito SharePoint del team. La pagina di supporto Microsoft indica che il proprietario ha fino a 90 giorni per recuperarlo. La pagina di amministrazione dice che gli elementi nel cestino di un account di lavoro o dell'istruzione vengono eliminati dopo 93 giorni, a meno che l'amministratore non abbia modificato questa impostazione. Una volta eliminato definitivamente dal cestino, il file non può più essere recuperato. Se una riunione è importante, non aspettare l'email: rimuovi la scadenza o scarica il file quando salvi gli appunti della riunione.

Errori comuni

• Dare per scontato che chiunque possa registrare. Gli ospiti e le persone di altre organizzazioni non possono farlo, e anche il criterio dell'organizzatore è determinante.
• Dimenticare OneDrive dell'organizzatore. Le registrazioni delle riunioni ricorrenti finiscono lì. Un OneDrive mancante o pieno è il motivo più comune per cui una registrazione non compare.
• Lasciare la riunione aperta. Un partecipante dimenticato tiene attiva la registrazione. Ogni quattro ore la registrazione ricomincia finché non esce l'ultima persona.
• Non avvisare le persone. Teams mostra un avviso, ma a seconda della tua regione potrebbe essere necessario il consenso. Dillo all'inizio e scrivilo anche nell'invito.
• Ignorare la scadenza. Il valore predefinito è 120 giorni. Se ti serve il file per un anno, rimuovi la scadenza o scaricalo.
• Cercare nel posto sbagliato. Le riunioni di canale vengono salvate in SharePoint, tutte le altre in OneDrive. Inizia dalla scheda Condivisi della chat.

Argomenti correlati da esplorare

• Trascrizioni della stessa riunione. Durante la riunione puoi avviare la trascrizione in tempo reale. Leggi come funziona la trascrizione delle riunioni di Teams se vuoi una versione testuale ricercabile accanto al video.
• Chi è proprietario del file. La registrazione si trova in OneDrive o SharePoint, quindi autorizzazioni, condivisione e conservazione seguono le regole di quei servizi. Controlla le impostazioni di condivisione prima di inviare un link.
• Conformità e eDiscovery. Registrazioni e trascrizioni possono essere trovate in Microsoft Purview con un caso di eDiscovery. Chiedi al tuo team di conformità se hai requisiti di conservazione.
• Eventi e webinar. Hanno interruttori di registrazione dedicati nel criterio degli eventi. Le registrazioni di eventi ottimizzati per un pubblico numeroso non sono disponibili tramite la chat.
• Registrazione non riuscita o non salvata. Verifica le licenze, OneDrive dell'organizzatore e se si applica l'archiviazione temporanea di 21 giorni. I dettagli sono nella pagina di risoluzione dei problemi di Microsoft.

Prossimo passo

Apri una riunione di prova con un collega, registra 30 secondi e cerca il file in OneDrive dell'organizzatore, nella cartella Registrazioni. Questo unico test ti dice se criterio, licenza e archiviazione sono a posto, prima che ti serva registrare una riunione importante. A quel punto sai come registrare una riunione di Teams, dove finisce la registrazione e chi può accedervi.