Een Teams-vergadering opnemen: stappen, regels, opslag

By Mirko Peters · 2026-11-12

Hoe neem je een Teams-vergadering op: opname starten en stoppen, wie mag opnemen, waar het bestand wordt opgeslagen, hoe je het deelt en wat je moet controleren als de knop Opnemen ontbreekt.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Om een Teams-vergadering op te nemen, neem je deel aan de vergadering, selecteer je Meer acties in de vergaderbediening, selecteer je Opnemen, kies je wat je wilt vastleggen en selecteer je Bevestigen. Iedereen in de vergadering krijgt een melding dat de opname is gestart. Dit artikel is bedoeld voor vergaderorganisatoren en voor wie de vraag "waarom kan ik niet opnemen?" van collega's moet beantwoorden. Je vindt hier de stappen om een opname te starten en te stoppen, de regels over wie dat mag doen, waar het bestand terechtkomt, hoe je het deelt en wat je moet controleren als de knop ontbreekt.

Belangrijkste punten

• Neem deel aan de vergadering, selecteer Meer acties, daarna Opnemen, kies wat je wilt opnemen en selecteer Bevestigen. Iedereen in de vergadering wordt op de hoogte gebracht zodra de opname start.
• Slechts één persoon kan tegelijk een vergadering opnemen. Gasten, anonieme gebruikers en mensen van andere organisaties kunnen een opname niet starten of stoppen.
• Opnamen van gewone vergaderingen gaan naar de OneDrive van de organisator. Opnamen van kanaalvergaderingen gaan naar de SharePoint-site van het team.
• Als Opnemen ontbreekt of grijs weergegeven wordt, ligt de oorzaak bijna altijd bij de licentie, het vergaderbeleid van de organisator of de optie Wie kan opnemen en transcriberen.
• Beheerders stellen de vervaldatum in. Nieuwe opnamen verlopen standaard na 120 dagen, en een verlopen bestand belandt eerst in de prullenbak voordat het definitief verdwijnt.

Een opname starten

De onderstaande stappen zijn die welke Microsoft documenteert op de pagina Start, stop, and find meeting recordings in Microsoft Teams voor de Teams-desktopapp.

1. Start of neem deel aan de vergadering.
2. Selecteer in de vergaderbediening Meer acties en vervolgens Opnemen.
3. Kies je gesproken taal en wat je wilt opnemen.
4. Selecteer Bevestigen.

Als je alleen het geluid nodig hebt, bijvoorbeeld voor een podcastachtige discussie, open je Meer acties > Opnemen en kies je Alleen audio in de lijst Kies wat je wilt opnemen voordat je op Bevestigen klikt.

Er zijn twee dingen die je moet weten voordat je op de knop drukt. Het duurt even voordat de opname begint, dus klik niet opnieuw als er niets lijkt te gebeuren. En slechts één persoon kan tegelijk een vergadering opnemen. Als een collega al is begonnen, zie je dat de opname al loopt.

De Microsoft-pagina toont een tabblad voor desktop en een voor mobiel, maar de tekst geeft geen aparte stappen voor mobiel of browser naast de bovenstaande. Als je menu op een telefoon of in een browser er anders uitziet, kan ik het exacte pad niet bevestigen op basis van de Microsoft-pagina's. Controleer daarom eerst de vergaderbediening op Meer acties en Opnemen.

Wat een opname niet vastlegt

Een opname legt audio, video en schermdelen vast. Microsoft noemt een paar zaken die er niet in worden opgenomen:

• Videostreams van meer dan vier personen tegelijk
• Whiteboards en aantekeningen
• Gedeelde notities
• Inhoud die door een app is gedeeld
• Video's of animaties die in PowerPoint Live-presentaties zijn ingesloten

Als het whiteboard het resultaat van de vergadering is, exporteer of bewaar het dan apart. Vertrouw er niet op dat de opname het bewaart.

Wie kan een Teams-vergadering opnemen

Hier beginnen de meeste tickets van het type "ik kan niet opnemen". Om een opname te starten of te stoppen, heeft iemand alle volgende zaken nodig:

• Een geschikte licentie. Microsoft noemt Office 365 Enterprise E1, E3, E5, F3, A1, A3 en A5, plus Microsoft 365 Business, Business Premium en Business Essentials.
• Opnemen ingeschakeld door een IT-beheerder.
• Lidmaatschap van de organisatie van de organisator. Gasten, anonieme gebruikers en mensen uit andere organisaties kunnen een opname niet starten of stoppen.
• Een vergaderorganisator van wie het beleid voor cloudopnamen is ingeschakeld. De organisator hoeft niet in de vergadering aanwezig te zijn.

Zowel de organisator als de persoon die opneemt, hebben machtiging nodig om op te nemen. Dit is het detail dat mensen vaak over het hoofd zien: je kunt de juiste licentie hebben, maar als het beleid van de organisator opnemen blokkeert, blijft de knop onbeschikbaar.

De organisator kan het verder beperken. Met Teams Premium of een Copilot-licentie kan de organisator de vergadering openen, naar Opties gaan en onder Opnemen en transcriptie bij Wie kan opnemen en transcriberen een van drie opties kiezen: organisatoren en mede-organisatoren, organisatoren, mede-organisatoren en presentatoren, of niemand. Het pad op de pagina van Microsoft is Agenda > selecteer de afspraak > Afspraak weergeven > Opties. Selecteer Toepassen als je klaar bent.

Wil je dat meer mensen opnemen zonder het voor iedereen open te zetten, maak ze dan mede-organisator. Dat is eenvoudiger dan het beleid wijzigen.

Persoonlijke Teams-accounts

Teams voor persoonlijk gebruik werkt anders. Opnemen is daar beschikbaar voor abonnees van Microsoft 365 Personal, Family of Premium met een persoonlijk Teams-account. Na het stoppen van de opname wordt die 30 dagen bewaard in de vergaderchat. Bekijken verlengt die termijn niet, dus download de opname als je hem wilt bewaren. Alleen de persoon die de opname is gestart, kan hem verwijderen.

Wat deelnemers zien en wat de wet mogelijk vereist

Zodra de opname start, krijgen alle deelnemers een melding in de desktop-, web- of mobiele app. Microsoft voegt eraan toe dat je, afhankelijk van je regio, toestemming van iedereen nodig kunt hebben voordat je ze opneemt. Dat is een juridische kwestie en geen Teams-instelling, dus vraag je compliance- of juridische contactpersoon als je vergaderingen opneemt met mensen in meerdere landen of met klanten.

Beheerders kunnen toestemming in Teams afdwingen. De parameter -ExplicitRecordingConsent van Set-CsTeamsMeetingPolicy zorgt ervoor dat deelnemers instemmen met opnemen en transcriberen in vergaderingen die zijn aangemaakt door organisatoren met dat beleid. Als je organisatie een privacypagina heeft, kan de beheerder die koppelen in de instellingen van de vergaderuitnodiging.

Nog een regel die mensen verrast: als een deelnemer een compliance-opnamebeleid heeft, wordt de vergadering opgenomen onder dat beleid, zelfs als die deelnemer bij een andere organisatie hoort.

Een opname stoppen, verwijderen en beëindigen

Om te stoppen, open je Meer acties in de vergaderbediening en selecteer je Opname. Vervolgens kies je een van twee opties:

• Opname stopt zowel de opname als de live transcriptie.
• Transcriptie stopt alleen de live transcriptie. De opname blijft doorlopen totdat je die stopt met Opname.

Als niemand hem stopt, heeft Teams een paar ingebouwde gedragingen:

• De opname gaat door, ook als de persoon die hem heeft gestart, de vergadering verlaat.
• Hij stopt automatisch zodra iedereen is vertrokken.
• Als iemand vergeten is weg te gaan, stopt de opname en start hij automatisch opnieuw elke vier uur, totdat de laatste deelnemer vertrekt.

Dat laatste punt is belangrijk als iemand de hele nacht in een gesprek blijft. Je kunt dan meerdere bestanden voor één vergadering krijgen.

Waar de opname terechtkomt en hoe je hem vindt

Nadat je de opname hebt gestopt, heeft Teams enkele minuten nodig om hem te verwerken. Waar hij terechtkomt, hangt af van het type vergadering:

• Reguliere vergaderingen: het bestand wordt opgeslagen in de map Opnamen in de OneDrive van de organisator.
• Kanaalvergaderingen: het bestand wordt opgeslagen op het tabblad Bestanden van het kanaal, in de SharePoint-site van het team.

De vergaderorganisator is eigenaar van de opname. Teams plaatst ook een link in de vergaderchat of in het kanaalgesprek. Om hem later te vinden:

1. Vanuit een chat: selecteer Chat, open de vergaderchat, selecteer Gedeeld, selecteer de opname en vervolgens Afspelen.
2. Vanuit je agenda: selecteer Agenda, selecteer de afgelopen vergadering, selecteer Samenvatting en vervolgens Afspelen.
3. Vanuit een kanaal: selecteer Teams, selecteer het kanaal, selecteer Gedeeld en zoek het bestand dat als opname is gemarkeerd. Start het daarna af.

Als Teams het bestand niet kan uploaden, bijvoorbeeld omdat het OneDrive-account van de organisator niet bestaat of vol is, kan de opname tot 21 dagen in tijdelijke opslag blijven staan. Download de opname of los het opslagprobleem op voordat die termijn verloopt. Daarna wordt de opname verwijderd. Voor reguliere vergaderingen is de eerste controle: heeft de organisator een OneDrive en is er voldoende vrije ruimte? Ons overzicht van OneDrive legt uit waar die bestanden in een tenant worden opgeslagen.

Delen en downloaden

Standaard kan iedereen die is uitgenodigd de opname bekijken, maar alleen organisatoren en mede-organisatoren kunnen deze downloaden of verwijderen. In de Microsoft-documentatie over het afspelen en downloaden van opnamen staat dat alleen de organisator de opname kan downloaden.

• Een link delen: open in de vergaderchat het tabblad Gedeeld, beweeg de muis over de opname en selecteer Meer opties > Link kopiëren. Gebruik Instellingen in het dialoogvenster Link om de toegang te beheren.
• Downloaden: open het tabblad Gedeeld in de chat of het kanaal, zoek de opname en selecteer Meer opties > Downloaden.
• Gasten en externe deelnemers kunnen een opname alleen bekijken als deze expliciet met hen is gedeeld, bijvoorbeeld via een directe link.

Voor een kanaalvergadering bepaalt de beheerinstelling ChannelRecordingDownload of leden kunnen downloaden. Bij de standaardwaarde Allow komt het bestand in de map Opnamen terecht, met de gewone machtigingen van de SharePoint-site van het team. Bij Block komt het in een submap Alleen weergeven terecht, waar leden wel kunnen kijken maar niet kunnen downloaden of bewerken.

Wanneer Opnemen ontbreekt of grijs is

Op de Microsoft-pagina I can't record a meeting in Microsoft Teams staan de infovensters die Teams toont en de oorzaken ervan. Kijk welke melding past bij jouw situatie:

• "Only people in this org can start recording." Je bent anoniem aangemeld of hoort bij een andere organisatie. Meld je aan met een account van de organisatie van de organisator, of vraag iemand uit die organisatie om de vergadering op te nemen en het bestand te delen.
• "Unavailable in this meeting." Het vergaderbeleid van de organisator staat opnemen niet toe, of de vergadering is via de Graph API gemaakt met opnemen uitgeschakeld. Vraag je beheerder om hulp, of laat de organisator de vergadering beëindigen, opnemen inschakelen en een nieuwe vergadering starten.
• "Only meeting organizer and co-organizer can start recording for this meeting." De organisator heeft opnemen beperkt via Wie kan opnemen en transcriberen. Vraag of je mede-organisator kunt worden.
• "Unavailable because the meeting organizer has disabled recording for this meeting." Dezelfde optie staat ingesteld op niemand.
• "Only meeting organizers and presenters can start recording." Je bent als deelnemer toegetreden. Vraag de organisator om je presentator te maken.
• "Unavailable because Copilot is turned off for this meeting." De vergaderoptie voor Copilot staat uit. Als je Copilot in Teams-vergaderingen uitschakelt, worden ook opnemen en transcriberen uitgeschakeld.
• "Unavailable for this meeting due to organization policy." Voor beheerders: opnemen is niet toegestaan voor deze persoon, of een recente beleidswijziging is nog niet doorgevoerd. Schakel vergaderopnamen in en geef de wijziging de tijd om door te werken.

Gefedereerde gebruikers kunnen gesprekken opnemen, maar geen vergaderingen. Dat is een andere reden waarom iemand van een partnerbedrijf geen knop Opnemen ziet.

Voor beheerders: vergaderopnamen inschakelen

Ga in het Teams-beheercentrum naar Vergaderingen > Vergaderbeleid, selecteer of maak een beleid, zet Vergaderopnamen aan en selecteer Opslaan. Een gebruiker heeft tegelijk één vergaderbeleid, en gebruikers zonder eigen beleid krijgen het globale beleid. In PowerShell is de instelling Set-CsTeamsMeetingPolicy -AllowCloudRecording $true. Microsoft benadrukt dat deze schakelaar alleen bepaalt of mensen mogen opnemen. Hij richt de opslag niet in en controleert die ook niet. Beleidswijzigingen kunnen even duren voordat ze bij gebruikers zijn doorgevoerd.

Hoe lang een opname bewaard blijft

Opnames blijven niet eeuwig bestaan. Beheerinstellingen bepalen wanneer een bestand verloopt. Microsoft documenteert een standaardwaarde van 120 dagen voor nieuwe vergaderopnames en transcripties in Manage Teams recording expiration policy. De waarde kan lopen van 1 tot 99999 dagen, en -1 (alleen via PowerShell) betekent nooit. Voor A1-licenties is de maximale standaardwaarde 30 dagen. Een wijziging van het beleid heeft alleen effect op nieuwe opnames.

De organisator of een medeorganisator met bewerkingsmachtigingen kan de vervaldatum van één opname wijzigen:

1. Open de opname vanuit de vergaderchat in je browser.
2. Selecteer de aftelklok voor de vervaldatum onder de video.
3. Kies een tijdsbestek uit de lijst of selecteer Vervaldatum verwijderen.

Een opname bekijken verandert de vervaldatum niet. Wanneer een bestand verloopt, krijgt de eigenaar een e-mail. Het bestand gaat naar de prullenbak van de plek waar het is opgeslagen: de OneDrive van de organisator of de SharePoint-site van het team. Volgens de supportpagina van Microsoft heeft de eigenaar tot 90 dagen om het terug te halen. De beheerpagina zegt dat items in de prullenbak van een werk- of schoolaccount na 93 dagen worden verwijderd, tenzij de beheerder dat heeft gewijzigd. Eenmaal uit de prullenbak verwijderd, kan het niet meer worden hersteld. Als een vergadering belangrijk is, wacht dan niet op die e-mail. Verwijder de vervaldatum of download het bestand wanneer je de vergadernotities opslaat.

Veelgemaakte fouten

• Aannemen dat iedereen kan opnemen. Gasten en mensen van andere organisaties kunnen dat niet, en het beleid van de organisator bepaalt dat ook.
• De OneDrive van de organisator vergeten. Opnames van reguliere vergaderingen komen daar terecht. Een ontbrekende of volle OneDrive is de gebruikelijke reden dat een opname niet verschijnt.
• De vergadering open laten staan. Een vergeten deelnemer laat de opname doorlopen. Die start elke vier uur opnieuw totdat de laatste persoon vertrekt.
• Mensen niet informeren. Teams toont een melding, maar afhankelijk van je regio heb je mogelijk toestemming nodig. Zeg het aan het begin en vermeld het in de uitnodiging.
• Vervaldatum negeren. De standaard is 120 dagen. Heb je het bestand een jaar nodig, verwijder dan de vervaldatum of download het.
• Op de verkeerde plek zoeken. Vergaderingen in kanalen worden opgeslagen in SharePoint en al het andere in OneDrive. Begin met het tabblad Gedeeld van de chat.

Gerelateerde onderwerpen om te verkennen

• Transcripties van dezelfde vergadering. Je kunt tijdens de vergadering live transcriptie starten. Lees hoe Teams meeting transcription werkt als je naast de video een doorzoekbare tekstversie wilt.
• Wie is eigenaar van het bestand. De opname staat in OneDrive of SharePoint, dus machtigingen, delen en bewaring volgen die regels. Controleer je deelinstellingen voordat je een link verstuurt.
• Compliance en eDiscovery. Opnames en transcripties zijn te vinden in Microsoft Purview met een eDiscovery-zaak. Vraag je compliance-team of er bewaarvereisten gelden.
• Evenementen en webinars. Deze hebben hun eigen opname-instellingen in het evenementenbeleid. Opnames van evenementen die zijn geoptimaliseerd voor grote publieken zijn niet beschikbaar via de chat.
• Opname mislukt of niet opgeslagen. Controleer de licentie, de OneDrive van de organisator en of de tijdelijke opslag van 21 dagen van toepassing is. Details staan op de probleemoplossingspagina van Microsoft.

Volgende stap

Open een testvergadering met een collega, neem 30 seconden op en zoek het bestand in de OneDrive van de organisator, in de map Opnamen. Die ene test laat zien of het beleid, de licentie en de opslag in orde zijn, voordat je een belangrijke vergadering moet opnemen. Dan weet je hoe je een Teams-vergadering opneemt, waar die terechtkomt en wie erbij kan.