Cómo grabar una reunión de Teams: pasos, reglas y almacenamiento

Por Mirko Peters · 2026-11-12

Cómo grabar una reunión de Teams: cómo iniciarla y detenerla, quién puede grabar, dónde se guarda el archivo, cómo compartirlo y qué revisar si falta el botón Grabar.

Traducido automáticamente con IA a partir de la publicación original. Lee el original en inglés

Para grabar una reunión de Teams, únete a ella, selecciona Más acciones en los controles de la reunión, selecciona Grabar, elige qué quieres capturar y selecciona Confirmar. Todos los participantes reciben un aviso de que la grabación ha comenzado. Este artículo está dirigido a los organizadores de reuniones y a quien tenga que responder a la pregunta «¿por qué no puedo grabar?» de sus compañeros. Encontrarás los pasos para iniciar y detener una grabación, las reglas sobre quién puede hacerlo, dónde acaba el archivo, cómo compartirlo y qué revisar cuando falta el botón.

Puntos clave

• Únete a la reunión, selecciona Más acciones y, a continuación, Grabar, elige qué quieres grabar y selecciona Confirmar. Todos los participantes reciben una notificación cuando empieza la grabación.
• Solo una persona puede grabar una reunión a la vez. Los invitados, los usuarios anónimos y las personas de otras organizaciones no pueden iniciar ni detener una grabación.
• Las grabaciones de reuniones normales se guardan en OneDrive del organizador. Las grabaciones de reuniones de canal se guardan en el sitio de SharePoint del equipo.
• Si Grabar no aparece o está atenuado, la causa suele ser la licencia, la directiva de reuniones del organizador o la opción Quién puede grabar y transcribir.
• Los administradores establecen la caducidad. De forma predeterminada, las grabaciones nuevas caducan a los 120 días, y un archivo caducado permanece en la papelera de reciclaje antes de eliminarse definitivamente.

Iniciar una grabación

Los pasos siguientes son los que Microsoft documenta en su página Start, stop, and find meeting recordings in Microsoft Teams para la aplicación de escritorio de Teams.

1. Inicia o únete a la reunión.
2. En los controles de la reunión, selecciona Más acciones y, a continuación, Grabar.
3. Elige el idioma hablado y lo que quieres grabar.
4. Selecciona Confirmar.

Si solo necesitas el audio, por ejemplo para un debate en formato podcast, abre Más acciones > Grabar y elige Solo audio en la lista Elegir qué grabar antes de seleccionar Confirmar.

Hay dos cosas que conviene saber antes de pulsar el botón. La grabación tarda unos segundos en empezar, así que no hagas clic de nuevo si parece que no pasa nada. Y solo una persona puede grabar una reunión a la vez. Si un compañero ya la ha iniciado, verás que la grabación está en curso.

La página de Microsoft muestra las pestañas Escritorio y Móvil, pero el texto no incluye pasos separados para el móvil ni para el navegador más allá de los anteriores. Si tu menú tiene un aspecto distinto en el teléfono o en el navegador, no he podido confirmar la ruta exacta en las páginas de Microsoft, así que revisa primero los controles de la reunión para buscar Más acciones y Grabar.

Lo que una grabación no captura

Una grabación captura audio, vídeo y uso compartido de pantalla. Microsoft indica algunos elementos que deja fuera:

• Flujos de vídeo de más de cuatro personas a la vez
• Pizarras y anotaciones
• Notas compartidas
• Contenido compartido desde una aplicación
• Vídeos o animaciones incrustados en presentaciones de PowerPoint Live

Si el resultado de la reunión es la pizarra, expórtala o guárdala por separado. No confíes en la grabación para conservarla.

¿Quién puede grabar una reunión de Teams?

Aquí empiezan la mayoría de los tickets de "No puedo grabar". Para iniciar o detener una grabación, una persona necesita todo lo siguiente:

• Una licencia apta. Microsoft menciona Office 365 Enterprise E1, E3, E5, F3, A1, A3 y A5, además de Microsoft 365 Business, Business Premium y Business Essentials.
• Que un administrador de TI haya activado la grabación.
• Pertenecer a la organización del organizador. Los invitados, los usuarios anónimos y las personas de otras organizaciones no pueden iniciar ni detener una grabación.
• Un organizador de la reunión cuya directiva de grabación en la nube esté activada. El organizador no necesita estar en la reunión.

Tanto el organizador como la persona que graba necesitan permiso de grabación. Este es el detalle que muchos pasan por alto: puede que tengas la licencia adecuada, pero si la directiva del organizador bloquea la grabación, el botón seguirá no disponible.

El organizador puede restringirlo aún más. Con Teams Premium o una licencia de Copilot, el organizador puede abrir la reunión, ir a Opciones y, en Grabación y transcripción, establecer Quién puede grabar y transcribir en una de tres opciones: organizadores y coorganizadores, organizadores, coorganizadores y presentadores, o nadie. La ruta en la página de Microsoft es Calendario > seleccionar el evento > Ver evento > Opciones. Selecciona Aplicar cuando termines.

Si quieres que más personas graben sin abrirlo a todo el mundo, hazlas coorganizadoras. Es más sencillo que cambiar la directiva.

Cuentas personales de Teams

Teams para uso personal funciona de otra manera. La grabación está disponible allí para suscriptores de Microsoft 365 Personal, Family o Premium con una cuenta personal de Teams. Cuando se detiene la grabación, se guarda en el chat de la reunión durante 30 días. Verla no amplía ese plazo, así que descárgala si quieres conservarla. Solo la persona que inició la grabación puede eliminarla.

Qué ven los participantes y qué puede exigir la ley

Cuando comienza la grabación, Teams notifica a todos los participantes en la aplicación de escritorio, web o móvil. Microsoft añade que, según tu región, es posible que necesites el permiso de todos antes de grabarlos. Es una cuestión legal y no un ajuste de Teams, así que consulta con tu contacto de cumplimiento o legal si grabas reuniones con personas de varios países o con clientes.

Los administradores pueden exigir el consentimiento en Teams. El parámetro -ExplicitRecordingConsent de Set-CsTeamsMeetingPolicy hace que los participantes acepten la grabación y la transcripción en las reuniones creadas por organizadores que tengan esa directiva. Si tu organización tiene una página de privacidad, el administrador puede enlazarla en la configuración de la invitación a la reunión.

Una regla más que sorprende a muchos: si algún participante tiene una directiva de grabación de cumplimiento, la reunión se graba con arreglo a esa directiva, aunque ese participante pertenezca a otra organización.

Detener, olvidarse y finalizar una grabación

Para detenerla, abre Más acciones en los controles de la reunión y selecciona Grabación. Después eliges una de dos opciones:

• Grabación detiene tanto la grabación como la transcripción en directo.
• Transcripción detiene solo la transcripción en directo. La grabación seguirá en curso hasta que la detengas con Grabación.

Si nadie la detiene, Teams tiene algunos comportamientos integrados:

• La grabación continúa aunque la persona que la inició abandone la reunión.
• Se detiene automáticamente cuando todos han salido.
• Si alguien se olvida de salir, la grabación termina y se reinicia automáticamente cada cuatro horas hasta que salga el último participante.

Este último punto importa si alguien permanece en una llamada durante la noche. Puede que acabes con varios archivos para una misma reunión.

Dónde se guarda la grabación y cómo encontrarla

Una vez detenida la grabación, Teams necesita unos minutos para procesarla. Su destino depende del tipo de reunión:

• Reuniones normales: el archivo se guarda en la carpeta Grabaciones de OneDrive del organizador.
• Reuniones de canal: el archivo se guarda en la pestaña Archivos del canal, en el sitio de SharePoint del equipo.

El organizador de la reunión es el propietario de la grabación. Teams también publica un enlace en el chat de la reunión o en la conversación del canal. Para encontrarla más adelante:

1. Desde un chat: selecciona Chat, abre el chat de la reunión, selecciona Compartido, selecciona la grabación y luego Reproducir.
2. Desde tu calendario: selecciona Calendario, selecciona la reunión pasada, selecciona Resumen y luego Reproducir.
3. Desde un canal: selecciona Teams, selecciona el canal, selecciona Compartido, busca el archivo marcado como grabación y reprodúcelo.

Si Teams no puede cargar el archivo, por ejemplo porque la cuenta de OneDrive del organizador no existe o está llena, la grabación puede quedarse en almacenamiento temporal durante hasta 21 días. Descárgala o soluciona el problema de almacenamiento antes de que pase ese plazo. Después se elimina. En las reuniones habituales, la primera comprobación es: ¿tiene el organizador un OneDrive y espacio libre? Nuestra información general sobre OneDrive explica dónde se almacenan esos archivos en un inquilino.

Compartir y descargar

De forma predeterminada, todas las personas invitadas pueden ver la grabación, pero solo los organizadores y coorganizadores pueden descargarla o eliminarla. La página de Microsoft sobre la reproducción y descarga de grabaciones indica que solo el organizador puede descargarla.

• Compartir un vínculo: en el chat de la reunión, abre la pestaña Compartido, pasa el puntero sobre la grabación y selecciona Más opciones > Copiar vínculo. Usa Configuración en el cuadro de diálogo Vínculo para administrar el acceso.
• Descargar: abre la pestaña Compartido en el chat o en el canal, busca la grabación y selecciona Más opciones > Descargar.
• Los invitados y los asistentes externos solo pueden ver una grabación si se ha compartido explícitamente con ellos, por ejemplo mediante un vínculo directo.

En una reunión de canal, la configuración de administrador ChannelRecordingDownload determina si los miembros pueden descargarla. Con el valor predeterminado Allow, el archivo se guarda en la carpeta Grabaciones con los permisos normales del sitio de SharePoint del equipo. Con Block, se guarda en una subcarpeta Solo visualización donde los miembros pueden ver la grabación, pero no descargarla ni editarla.

Cuando Grabar falta o aparece atenuado

La página de Microsoft No puedo grabar una reunión en Microsoft Teams enumera las descripciones emergentes que muestra Teams y sus causas. Relaciona tu situación con la causa:

• "Solo las personas de esta organización pueden iniciar la grabación." Estás anónimo o perteneces a otra organización. Inicia sesión con una cuenta de la organización del organizador o pide a alguien de esa organización que grabe la reunión y comparta el archivo.
• "No disponible en esta reunión." La directiva de reuniones del organizador no permite grabar, o la reunión se creó mediante la API de Graph con la grabación desactivada. Consulta con tu administrador o pide al organizador que finalice la reunión, habilite la grabación e inicie una nueva.
• "Solo el organizador y el coorganizador de la reunión pueden iniciar la grabación de esta reunión." El organizador limitó la grabación mediante Quién puede grabar y transcribir. Pide que te asignen como coorganizador.
• "No disponible porque el organizador de la reunión ha deshabilitado la grabación de esta reunión." La misma opción está configurada en nadie.
• "Solo los organizadores y presentadores de la reunión pueden iniciar la grabación." Te uniste como asistente. Pide al organizador que te asigne como presentador.
• "No disponible porque Copilot está desactivado para esta reunión." La opción de Copilot de la reunión está desactivada. Desactivar Copilot en las reuniones de Teams también desactiva la grabación y la transcripción.
• "No disponible para esta reunión debido a la directiva de la organización." Para los administradores: la grabación no está permitida para esa persona, o un cambio reciente en la directiva aún no se ha aplicado. Activa la grabación de reuniones y espera a que el cambio surta efecto.

Los usuarios federados pueden grabar llamadas, pero no reuniones. Esa es otra razón por la que una persona de una empresa asociada no ve el botón Grabar.

Para administradores: activar la grabación

En el Centro de administración de Teams, ve a Reuniones > Directivas de reunión, selecciona o crea una directiva, activa Grabación de reuniones y selecciona Guardar. Un usuario tiene una directiva de reunión a la vez, y los usuarios sin una directiva personalizada reciben la directiva global. En PowerShell, la configuración es Set-CsTeamsMeetingPolicy -AllowCloudRecording $true. Microsoft subraya que este interruptor solo controla si las personas pueden grabar. No configura ni comprueba el almacenamiento. Los cambios en la directiva pueden tardar en llegar a los usuarios.

Cuánto tiempo se conserva una grabación

Las grabaciones no duran para siempre. La configuración de administración decide cuándo caduca un archivo. Microsoft documenta un valor predeterminado de 120 días para las nuevas grabaciones de reuniones y transcripciones en Manage Teams recording expiration policy. El valor puede oscilar entre 1 y 99999 días, y -1 (solo PowerShell) significa que nunca caduca. Para las licencias A1, el máximo predeterminado es de 30 días. Un cambio en la directiva afecta solo a las grabaciones nuevas.

El organizador o un coorganizador con permiso de edición puede cambiar la fecha de una sola grabación:

1. Abre la grabación desde el chat de la reunión en tu navegador.
2. Selecciona la cuenta atrás de caducidad debajo del vídeo.
3. Elige un periodo de la lista o selecciona Quitar caducidad.

Ver una grabación no cambia su fecha de caducidad. Cuando un archivo caduca, el propietario recibe un correo electrónico. El archivo pasa a la papelera de reciclaje del lugar donde se guardó, es decir, el OneDrive del organizador o el sitio de SharePoint del equipo. La página de soporte de Microsoft indica que el propietario tiene hasta 90 días para recuperarlo. La página de administración dice que los elementos de la papelera de reciclaje de una cuenta profesional o educativa se eliminan después de 93 días, a menos que el administrador lo haya cambiado. Una vez eliminado de la papelera de reciclaje, no se puede recuperar. Si una reunión es importante, no esperes al correo electrónico. Quita la caducidad o descarga el archivo cuando guardes las notas de la reunión.

Errores comunes

• Suponer que cualquiera puede grabar. Los invitados y las personas de otras organizaciones no pueden hacerlo, y la directiva del organizador también decide.
• Olvidarse del OneDrive del organizador. Las grabaciones de las reuniones habituales se guardan ahí. Un OneDrive que falta o que está lleno es la causa más habitual de que una grabación no aparezca.
• Dejar la reunión abierta. Un participante olvidado mantiene la grabación en marcha. Se reinicia cada cuatro horas hasta que sale la última persona.
• No avisar a los participantes. Teams muestra un aviso, pero según tu región es posible que necesites permiso. Coméntalo al principio y escríbelo en la invitación.
• Ignorar la caducidad. El valor predeterminado es de 120 días. Si necesitas el archivo durante un año, quita la caducidad o descárgalo.
• Buscar en el lugar equivocado. Las reuniones de canal se guardan en SharePoint y las demás en OneDrive. Empieza por la pestaña Compartido del chat.

Temas relacionados para explorar

• Transcripciones de la misma reunión. Puedes iniciar la transcripción en directo durante la reunión. Lee cómo funciona la transcripción de reuniones de Teams si quieres una versión de texto con búsqueda junto al vídeo.
• Quién es propietario del archivo. La grabación está en OneDrive o SharePoint, así que los permisos, el uso compartido y la retención siguen esas reglas. Revisa tu configuración de uso compartido antes de enviar un enlace.
• Cumplimiento y eDiscovery. Las grabaciones y transcripciones se pueden encontrar en Microsoft Purview con un caso de eDiscovery. Consulta con tu equipo de cumplimiento si tienes requisitos de retención.
• Eventos y seminarios web. Tienen sus propios interruptores de grabación en la directiva de eventos. Las grabaciones de eventos optimizados para audiencias grandes no están disponibles a través del chat.
• La grabación falló o no se guardó. Comprueba las licencias, el OneDrive del organizador y si se aplica el almacenamiento temporal de 21 días. Los detalles están en la página de solución de problemas de Microsoft.

Siguiente paso

Abre una reunión de prueba con un compañero, graba 30 segundos y busca el archivo en el OneDrive del organizador, en la carpeta Grabaciones. Esa sola prueba te indica si la directiva, la licencia y el almacenamiento están bien configurados, antes de que necesites grabar una reunión importante. Así sabrás cómo grabar una reunión de Teams, dónde se guarda y quién puede acceder a ella.