So ändern Sie die Standardschriftart in Outlook (Windows, Web und Mac)

Von Mirko Peters · 2026-11-12

So ändern Sie die Standardschriftart in Outlook für neue Nachrichten, Antworten und Nur-Text-Nachrichten unter Windows, im Web und auf dem Mac, dazu Lösungen, wenn sich die Schriftart nicht dauerhaft festlegen lässt.

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Um die Standardschriftart in Outlook zu ändern, öffnen Sie die Schriftarteinstellungen für neue Nachrichten und wählen Schriftart, Schriftschnitt und Größe. Verfahren Sie anschließend ebenso für Antworten und Weiterleitungen. In klassischem Outlook für Windows lautet der Weg Datei, Optionen, E-Mail, Briefpapier und Schriften. In neuem Outlook finden Sie die Einstellung unter Ansicht-Einstellungen, E-Mail, Verfassen. In Outlook für Mac befindet sich die Schaltfläche Schriftarten in den Outlook-Einstellungen. Dieser Artikel richtet sich an Outlook-Anwender, die es leid sind, in jeder Nachricht erneut Arial einzustellen. Er behandelt die Web-App, Nur-Text-Nachrichten, die Schriftart, die sich nicht festlegen lässt, und was Ihre Empfänger sehen.

Das Wichtigste in Kürze

• Gehen Sie in klassischem Outlook zu Datei, Optionen, E-Mail, Briefpapier und Schriften und legen Sie die Schriftart unter Neue E-Mail-Nachrichten sowie unter Antworten oder Weiterleiten fest.
• Öffnen Sie in neuem Outlook die Ansicht-Einstellungen und wählen Sie E-Mail, dann Verfassen. Legen Sie unter Nachrichtenformat Schriftart, Größe und Schriftschnitt fest und klicken Sie danach auf Speichern.
• Der Standard für neue Nachrichten, Antworten und Weiterleitungen ist Calibri in 11 pt. Sie setzen ihn zurück, indem Sie unter Text die Option Normal und die Größe 11 wählen.
• Wenn einem Empfänger Ihre Schriftart fehlt, ersetzt sein E-Mail-Programm sie durch eine andere. Standardschriftarten sind daher die sichere Wahl.
• Outlook für Mac legt die Standardschriftart unter Schriftarten in den Outlook-Einstellungen fest. Ein bekanntes Problem verhindert zudem, dass sich einige Schriftvarianten, etwa Calibri Light, auswählen lassen.

Welches Outlook verwenden Sie?

Wenn oben links im Fenster ein Menü Datei steht, nutzen Sie klassisches Outlook. Wenn Sie ein Zahnradsymbol für Einstellungen sehen und kein Menü Datei, nutzen Sie neues Outlook oder Outlook im Web. Die Menübezeichnungen unten richten sich nach dieser Unterscheidung. Auch Microsofts eigene Seiten sind entsprechend getrennt: eine für neues Outlook und eine für klassisches Outlook.

Eine Tatsache vorab: Der Standard ist Calibri in Schwarz. Für neue Nachrichten, Antworten und Weiterleitungen nennt Microsoft in Outlook 2016 Calibri in 11 pt. Sie können Schriftart, Farbe, Größe und Schriftschnitt für alle Nachrichten ändern, die Sie senden.

So ändern Sie die Standardschriftart in klassischem Outlook für Windows

1. Klicken Sie auf Datei, dann auf Optionen und anschließend auf E-Mail.
2. Wählen Sie unter Nachrichten verfassen die Option Briefpapier und Schriften.
3. Wählen Sie auf der Registerkarte Persönliches Briefpapier unter Neue E-Mail-Nachrichten die Option Schriftart.
4. Wählen Sie auf der Registerkarte Schriftart eine Schriftart, einen Schriftschnitt und eine Größe. Eine Vorschau zeigt das Ergebnis.
5. Um Antworten und Weiterleitungen separat festzulegen, wählen Sie unter Antworten oder Weiterleiten die Option Schriftart und wiederholen Schritt 4.
6. Klicken Sie in jedem Fenster auf OK, nicht nur im letzten.

Microsoft nennt als Beispiel den Wechsel von Calibri zu Arial. Im selben Dialog gibt es eine Schaltfläche für Verfassen und Lesen von Nur-Text-Nachrichten. Dort legen Sie die Schriftart für Nur-Text-Nachrichten fest. Nur-Text-Nachrichten enthalten keine Formatierung der HTML-E-Mail, daher sollten Sie diese Einstellung als Anzeigeoption für Ihren eigenen Bildschirm betrachten.

Starten Sie zum Testen eine neue Nachricht. Die gewählte Schriftart sollte sofort angezeigt werden. Wenn Sie mehrere E-Mail-Konten haben, testen Sie jeweils eine Nachricht von jedem Konto.

So ändern Sie die Standardschriftart in neuem Outlook

Diese Schritte stammen von der Microsoft-Seite zum neuen Outlook.

1. Wählen Sie auf der Registerkarte Ansicht das Einstellungssymbol und anschließend Ansichtseinstellungen.
2. Wählen Sie E-Mail und dann Verfassen.
3. Wählen Sie unter Nachrichtenformat die gewünschte Schriftart, Schriftgröße und Formatvorlage.
4. Wählen Sie Speichern.

Laut Microsoft können Sie Schriftart, Farbe, Größe und Stil für neue Nachrichten sowie für Antworten und Weiterleitungen getrennt festlegen. Die Seite verrät nicht, wo sich die Einstellung für Antworten und Weiterleitungen im neuen Outlook befindet. Schauen Sie deshalb auf der Seite „Verfassen“ nach einem zweiten Satz an Schriftoptionen. Die Schriftart der Nachrichtenliste ist eine eigene Einstellung, die Microsoft in einem anderen Artikel behandelt. Wenn Sie alles auf dem Bildschirm größer darstellen möchten, hat der Lesebereich eine eigene Zoomfunktion: Wählen Sie eine Nachricht aus, gehen Sie zu Ansicht und dann zu Zoom, und verwenden Sie Plus oder Minus. Mit Zurücksetzen kehren Sie zur Standardansicht zurück.

Outlook im Web

In Outlook on the web können Sie die Schriftart der gerade geöffneten Nachricht jederzeit ändern. Laut Microsofts Seite zum Anpassen einer E-Mail-Nachricht in Outlook on the web wählen Sie neben Senden die Option Formatierungsoptionen anzeigen und danach Schriftart. So ändern Sie Schriftart, Größe, Farbe oder Stil für diese Nachricht.

Für einen dauerhaften Standard prüfen Sie Einstellungen, dann E-Mail und dann Verfassen und Antworten. Microsofts Artikel beschreibt dort keine Option für das Nachrichtenformat. Deshalb kann ich eine Standardschriftart anhand einer Microsoft-Seite nicht bestätigen. Falls Ihre Version eine solche Option hat, finden Sie sie auf dieser Seite. Wenn nicht, müssen Sie die Schriftart für jede Nachricht einzeln festlegen oder im neuen Outlook bzw. im klassischen Outlook schreiben, wo der Standard dokumentiert ist.

Outlook für Mac

Auf dem Mac befindet sich die Standardschriftart hinter der Schaltfläche Schriftarten. Microsofts Barrierefreiheitsseite für Outlook für Mac beschreibt das so: Öffnen Sie die Outlook-Einstellungen (in neueren Versionen als Einstellungen bezeichnet), wählen Sie Schriftarten, und wählen Sie im Dialogfeld „Schriftarten“ die Option Neue E-Mail. Wählen Sie dann auf der Registerkarte Schriftart die gewünschte Schrift. Im selben Dialogfeld legen Sie auch die Standards für Antworten und Weiterleitungen sowie für Nur-Text-Nachrichten fest.

Es gibt ein gemeldetes Problem. In einer Antwort in den Microsoft-Q&A zum neuen Outlook für Mac konnte ein Nutzer Calibri Light nicht als Standardschriftart festlegen. Laut der Antwort lassen sich Varianten wie Light und Fett über die Standardoberfläche nicht als Standard festlegen. Microsoft untersuche das, einen Zeitplan gebe es nicht. Als Workarounds werden dort das Leeren des Caches, das Festlegen der Schriftart in Outlook im Web (Einstellungen, E-Mail, Verfassen und Antworten) oder die Verwendung einer älteren Version genannt. Betrachten Sie das als Stand zum Zeitpunkt der Antwort und prüfen Sie, ob ein Update daran etwas geändert hat. Wenn Ihre bevorzugte Schriftart eine Variante ist, wählen Sie als Ersatz die normale Schnittart derselben Schriftfamilie.

Eine Nachricht oder alle Nachrichten?

Die Standardschriftart gilt für jede neue Nachricht. Manchmal brauchen Sie nur einmal eine andere Darstellung, etwa eine größere Schrift für einen Empfänger, der kleine Schrift schlecht lesen kann, oder eine schlichte Schrift für einen formellen Brief. Ändern Sie dann nur diese eine Nachricht im Verfassenfenster. Im klassischen Outlook markieren Sie den Text und verwenden das Schriftartfeld auf der Formatierungsleiste im Nachrichtenfenster. Im Web-App nutzen Sie neben Senden die Option Formatierungsoptionen anzeigen. Der Standard bleibt unverändert, und die nächste Nachricht beginnt wieder mit Ihrer normalen Schriftart.

Zwei Gewohnheiten sparen Zeit. Erstens: Legen Sie den Standard einmal fest, statt jede Nachricht von Hand zu formatieren. Zweitens: Wenn Sie Text aus einem Dokument kopieren, verwenden Sie die Einfügeoption, die nur den Text übernimmt. So bringt der eingefügte Teil seine eigene Schriftart nicht in Ihre Nachricht mit.

Zuerst eine Schriftart installieren

Eine Schriftart erscheint nur dann in der Liste, wenn sie auf Ihrem Computer installiert ist. In der Praxis bedeutet das: Installieren Sie sie zuerst unter Windows oder macOS. Installieren Sie die Schriftart im Betriebssystem, schließen Sie Outlook, öffnen Sie es erneut und prüfen Sie die Schriftartenliste. Bei firmenlizenzierten Schriftarten auf verwalteten Geräten fragen Sie die IT, denn die Schriftart muss unter Umständen erst verteilt werden.

Hier liegt der Haken, den die meisten übersehen: Auch Ihre Empfänger brauchen diese Schriftart. Laut Microsoft ersetzt das E-Mail-Programm des Empfängers die gewählte Schriftart durch eine verfügbare, wenn sie fehlt. Eine besondere Markenschriftart sieht dadurch bei Ihnen vielleicht gut aus, bei allen anderen aber anders. Für Empfänger außerhalb Ihres Unternehmens verwenden Sie gängige Schriftarten wie Arial, Calibri oder Verdana.

Auswahl von Schriftart und Schriftgröße

Dies sind meine Empfehlungen, keine Microsoft-Regeln.

• Verwenden Sie für die gesamte Nachricht eine einzige, schlichte Schriftart. Arial, Calibri und Verdana sind verbreitet und gut lesbar.
• Wählen Sie eine Schriftgröße von 10 bis 12 Punkt. Calibri 11 ist aus gutem Grund der Standard.
• Halten Sie den Fließtext schwarz oder sehr dunkel. Farben werden für manche Leser schwer lesbar, und das gilt auch im dunklen Modus.
• Mischen Sie nicht mehr als zwei Schriftarten. Verwendet Ihre Signatur eine andere Schriftart, wählen Sie eine schlichte.
• Wenn Ihre Leser mit kleiner Schrift Probleme haben, wählen Sie 12 Punkt. Eine für bessere Lesbarkeit gestaltete Schriftart wie Verdana kann helfen, und manche Menschen greifen zu einer legasthenie-freundlichen Schrift wie OpenDyslexic. Installieren Sie sie zuerst im Betriebssystem, und denken Sie daran, dass Empfänger sie nur sehen, wenn sie diese ebenfalls installiert haben.

Wenn Sie die Schriftart ändern, testen Sie sie sowohl im hellen als auch im dunklen Design.

Wenn sich die Schriftart nicht übernehmen lässt

Gehen Sie die folgenden Punkte der Reihe nach durch.

1. Sie haben nicht jedes Fenster bestätigt. In klassischem Outlook brauchen Sie unter Briefpapier und Schriftarten sowie im Fenster Optionen jeweils OK. Wenn Sie mit dem X schließen, wird die Änderung verworfen.
2. Sie haben nur neue Nachrichten geändert. Antworten und Weiterleitungen haben eine eigene Einstellung. Legen Sie beide fest.
3. Sie schreiben im Nur-Text-Format. Nur-Text enthält keine HTML-Formatierung, daher werden Schriftwahl und Formatierung nicht mit der Nachricht übermittelt. Prüfen Sie das Nachrichtenformat Ihres Entwurfs.
4. Sie haben Text aus einer anderen Quelle eingefügt. Eingefügter Text behält seine Quellschriftart. Verwenden Sie Als Text einfügen oder löschen Sie die Formatierung.
5. Eine Richtlinie legt die Einstellung fest. Auf einem verwalteten Computer kann die IT die Einstellung steuern. Ist Briefpapier und Schriftarten ausgegraut oder fehlt es, wenden Sie sich an Ihren Administrator.
6. Auf dem Mac handelt es sich um eine Schriftvariante. Siehe den Hinweis zu Calibri Light weiter oben.
7. Die Schriftart ist nicht installiert. Installieren Sie sie, starten Sie Outlook neu und wählen Sie sie aus der Liste aus.

Um in klassischem Outlook wieder das Standarddesign zu verwenden, öffnen Sie denselben Schriftart-Dialog, wählen Sie als Schriftschnitt +Textkörper und als Stil Standard sowie als Größe 11. Gehen Sie das für neue Nachrichten durch und anschließend noch einmal für Antworten und Weiterleitungen.

Häufige Fehler

• Die Schriftart wird in der Nachricht statt in den Einstellungen festgelegt. Die Änderung gilt dann nur für diese eine Nachricht.
• Für externe E-Mails wird eine seltene Schriftart verwendet. Der Empfänger sieht eine Ersatzschrift.
• Antworten werden vergessen. Ihre neuen Nachrichten sind in Arial, jede Antwort aber in Calibri.
• Einfügen aus Word. Der eingefügte Text bringt seine eigene Schriftart mit und zerstört Ihre einheitliche Gestaltung.
• Eine winzige Schriftgröße wählen. Wenn der Leser heranzoomen muss, um Sie zu lesen, haben Sie ihn verloren.
• Annehmen, dass eine Einstellung alle Konten abdeckt. Prüfen Sie nach der Änderung eine Nachricht von jedem Konto.

Verwandte Themen zum Vertiefen

• Ihre Signatur-Schriftart. Die Signatur hat einen eigenen Editor, daher legen Sie sie separat fest. Siehe unseren Artikel dazu, wie Sie Ihre Signatur in Outlook ändern.
• Dunkler Modus. Der dunkle Modus verändert die Darstellung von Farben, prüfen Sie Ihre Farbwahl daher auf dunklem Hintergrund.
• Schriftarten auf verwalteten Geräten. Administratoren können nachfragen, wie Sie eine Unternehmensschriftart auf allen PCs verteilen.
• Schriftgröße der Nachrichtenliste. Die Schrift Ihrer Posteingangsliste ist eine eigene Einstellung, getrennt von der Schrift, in der Sie schreiben.

Nächster Schritt

Öffnen Sie die Schrifteinstellungen in Ihrer Outlook-Version, legen Sie die Schriftart für neue Nachrichten sowie für Antworten und Weiterleitungen fest und senden Sie sich dann eine Testnachricht. Sieht sie auch auf Ihrem Smartphone richtig aus, haben Sie es geschafft, die Standardschriftart in Outlook zu ändern, und müssen die Einstellung nicht erneut anfassen.