מדריך לאחסון הקלטות ב-Teams

By Mirko Peters · 2026-05-13 · Updated 2026-07-28

למדו על אחסון הקלטות ב-Teams עם הנחיות מעשיות להגדרה, פרטיות, אבטחה, נגישות, ממשל ושימוש בעולם האמיתי.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

לאחסון הקלטות ב-Teams נדרש תרחיש עסקי ברור, הגדרה נתמכת של Microsoft 365 ובעלות אחראית. התחילו מתוצאת המשתמש, ודאו את ההנחיות העדכניות של Microsoft, בדקו את הגישה עם משתמשים מייצגים ותעדו את ההחלטה לפני פריסה רחבה. כך השירות נשאר אמין, מאובטח וקל יותר לתמיכה.

אחסון הקלטות ב-Teams: רשימת בדיקה מעשית

• הגדירו את מקרה השימוש, הבעלים והתוצאה הצפויה.
• אמתו את המדיניות, ההרשאות, הרישוי והשפעה על המשתמשים.
• בדקו, תעדו וסקרו לפני ההרחבה.

השתמשו ב-Microsoft Learn לקבלת הנחיות עדכניות.

נבדק לאחרונה: יולי 2026.

Microsoft Teams שינתה את אופן ניהול פגישות, אבל השינוי המהותי הוא המקום שבו ההקלטות שלכם נשמרות. כיום, הקלטות של פגישות Microsoft Teams כבר אינן נשמרות ב-Stream Classic, אלא ב-OneDrive וב-SharePoint, ומעניקות שליטה, תאימות ובהירות רבה יותר על תוכן הווידאו. השינויים האלה משפיעים על הכול, מאבטחה ושיתוף ועד איתור הקבצים המוקלטים וניהולם.

מדריך זה מפרט כיצד Teams מחליטה אם הקלטות הפגישות יישמרו ב-OneDrive או ב-SharePoint, מי שולט בגישה, ומה המשמעות לממשל IT. תראו גם כיצד המעבר מ-Stream Classic למודל החדש משפיע על חוויית המשתמש, על התאימות ועל שמירה לטווח ארוך. בין שאתם מנהלים חובות רגולטוריות ובין שאתם עוזרים למשתמשים לאתר את הסרטונים שלהם, הבנת האופן שבו Teams משתמשת ב-OneDrive וב-SharePoint חיונית לסביבה יעילה ומאובטחת.

כך Microsoft Teams שומרת הקלטות פגישות ב-OneDrive וב-SharePoint

אם אתם תוהים לאן בדיוק הולכת הקלטת הפגישה החשובה שלכם ב-Teams, אתם לא לבד. Microsoft Teams מסתמכת על סביבת Microsoft 365 שלכם, בעיקר על OneDrive וSharePoint, לאחסון כל הקלטות הפגישות. המיקום תלוי בסוג הפגישה שקיימתם ובאופן שבו הוגדרה. פגישות פרטיות, שיחות ספונטניות ופגישות ערוץ מטופלות באופן שונה מאחורי הקלעים.

למה זה חשוב? כי מיקום האחסון משפיע על הכול: מי יכול להפעיל את ההקלטה, איך משתפים אותה או מגבילים אותה, מהן האחריות המשפטיות והתאימות שלכם, ואפילו כמה משטח האחסון שלכם נצרך. Microsoft ארגנה מחדש את המערכת הזו במטרה לתת לארגונים שליטה ישירה יותר על הגישה, השמירה והנראות, בעזרת מלוא היכולות של OneDrive for Business וניהול המסמכים ב-SharePoint.

הבנת הארכיטקטורה הזו חיונית הן למנהלי IT והן למשתמשים היומיומיים. תוכלו לוודא שלאנשים הנכונים יש גישה, להגדיר את המדיניות הנכונה ולנהל את סיכוני התאימות של הארגון בביטחון רב יותר. בהמשך נבחן כיצד OneDrive וSharePoint מחלקים את אחסון ההקלטות, מה המשמעות של המעבר הגדול של Microsoft ממערכת Stream Classic, ומה חשוב לדעת על Video On Demand בעולם החדש.

אחסון Teams ב-OneDrive: פגישות פרטיות ושיחות קבוצתיות

כאשר מקליטים פגישת Teams שאינה משויכת לערוץ, כגון שיחות אחד על אחד, פגישות קבוצתיות פרטיות או שיחות אד הוק, ההקלטה נשמרת אוטומטית בחשבון ה-OneDrive של מארגן הפגישה. בדרך כלל היא נשמרת בתיקייה מיוחדת בשם "Recordings" בתוך ה-OneDrive של המארגן.

מארגן הפגישה הופך לבעלים הרשמי של הקובץ, כלומר הוא שולט בהגדרות שיתוף ברירת המחדל ובהגדרות השמירה. כברירת מחדל, לכל מי שהוזמן לפגישה יש הרשאת צפייה, אך המארגן יכול להרחיב או להגביל הרשאה זו לפי הצורך. ההרשאות מוגדרות כמו בכל קובץ OneDrive רגיל, ולכן שיתוף בתוך הארגון ומחוצה לו כפוף למדיניות השיתוף הכללית של הארגון.

חשוב שמשתמשים ומנהלים יזכרו: אחסון ב-OneDrive אומר שההקלטה נספרת במכסת האחסון האישית של המארגן. אם המכסה כמעט מלאה, ייתכן שלא תהיה אפשרות לשמור הקלטות חדשות, ולכן תכנון קיבולת מראש הוא קריטי.

מבנה זה מקל על עמידה בדרישות הציות, שכן כל קובץ הקלטה יורש את בקרות מניעת אובדן הנתונים, השמירה וחשיפת הנתונים (eDiscovery) המשויכות ל-OneDrive for Business. עם זאת, יש לשים לב: אם משתמש עוזב או שחשבונו נמחק, ייתכן שההקלטות יאבדו, אלא אם הוגדרו מדיניות שמירה או בקרות מנהל מתאימות. הבנה של הניואנסים האלה מבטיחה שלא תאבדו גישה להקלטות קריטיות לעסק.

פגישות ערוץ והקלטות Teams באחסון ב-SharePoint

אם מקליטים פגישה שתוזמנה בערוץ של Microsoft Teams, ההקלטה אינה נשמרת ב-OneDrive האישי של אף אחד. במקום זאת, היא נשמרת אוטומטית בספריית המסמכים של SharePoint שמאחורי הקבצים המשותפים של אותה צוות. בדרך כלל תמצאו אותה בתיקייה "Recordings" שבתוך תיקיית הערוץ הספציפי, עם נתיב קובץ ברור כמו "שם הצוות > שם הערוץ > Recordings".

לכל מי שיש לו גישה לערוץ יש הרשאת צפייה בהקלטה, וזה מתיישב מההתחלה עם הרשאות SharePoint המוגדרות מראש של הצוות. כך קל לצוותי פרויקט או למחלקות לשתף פעולה ולחזור לדיונים ללא טרחה או שיתוף ידני.

יתרון אחד של אחסון מבוסס SharePoint הוא יכולות ניהול מתקדמות יותר, כמו תיוג מטא-נתונים ואינטגרציה עם מדיניות תוכן. המשמעות היא גם שההקלטות נספרות במכסת האחסון של אתר הצוות, ולא בחשבון של אף משתמש. להשוואה בין אופן פעולתם של ערוצים פרטיים וערוצים משותפים בתהליך האחסון הזה, כדאי לעיין בפירוט במדריך מעשי זה או בההשוואה הממוקדת בממשל זה. הבנה של מבנה התיקיות ומודל ההרשאות של SharePoint היא המפתח להימנעות מהפתעות, במיוחד אם אתם מטפלים בתוכן רגיש או מפוקח.

הקלטות Teams: המעבר מ-Stream Classic ל-OneDrive ו-SharePoint

1. הודעה על המעבר: Microsoft הודיעה על המעבר מ-Stream Classic, שבו ההקלטות היו נעולות וקשות לשיתוף, לשימוש ב-OneDrive וב-SharePoint, לגישה מודרנית המבוססת על קבצים.
2. לוח זמנים למעבר: רוב הדיירים קיבלו שמירה אוטומטית של הקלטות פגישות חדשות ב-ODSP החל מסוף 2020 ועד תחילת 2021, כאשר הקלטות Stream Classic נותרו בקריאה בלבד לצורכי עיון.
3. השפעה על תהליך העבודה: כעת המשתמשים ניגשים להקלטות כאל קבצים רגילים, וזה מביא עמו שיתוף טוב יותר, חיפוש ובקרות אבטחה משופרות, במקום גישה דרך ממשק Stream המדור קודם.
4. טיפול בקבצים ישנים: הקלטות ישנות נשארות ב-Stream Classic, אך השיטה המומלצת היא להעביר או להוריד ידנית כל הקלטה קריטית ל-ODSP לצורך ניהול לטווח ארוך.
5. יתרונות מתמשכים: המעבר מאפשר שיתוף מהיר יותר, הרשאות משופרות, אינטגרציה הדוקה יותר עם כלי ציות ושמירה, וחוויית משתמש מוכרת יותר לכל השיחות ב-Teams.

הבנת Video On Demand באחסון הקלטות Teams

הקלטות פגישות Teams מנצלות במלואן את יכולות Video On Demand (VoD). המשמעות היא שברגע שפגישה הוקלטה ונשמרה ב-OneDrive או ב-SharePoint, כל משתמש מורשה יכול להפעיל אותה מיד, ישירות מכל דפדפן אינטרנט, ללא צורך להוריד קבצים גדולים או להשתמש בנגנים מיוחדים.

VoD הוא יתרון גדול לצוותים מבוזרים. עובדים באזורי זמן שונים או בשטח יכולים להשלים פגישות מתי שנוח להם, בלי התערבות של IT. כל בקרות הגישה של OneDrive ו-SharePoint חלות כאן, כך שמנהלים יכולים לעקוב אחר השימוש או להגביל הפעלה לפי הצורך לצרכי ציות. הפעלה מבוססת דפדפן מאפשרת גם צפייה בתמלילים ומזרזת חיפוש, הן לצורכי הדרכה והן לדיווח רגולטורי.

סוגי פגישות והתנהגות אחסון ההקלטות ב-Microsoft Teams

לא כל פגישות Microsoft Teams זהות, במיוחד כשמדובר במקום שבו נשמרות ההקלטות. שיחות פרטיות, פגישות קבוצתיות, שיתופי פעולה מבוססי ערוץ, וובינרים ואירועי כנס עירוניים מפעילים כל אחד התנהגות אחסון וגישה נפרדת בתוך Microsoft 365.

זה חשוב מפני שמיקום האחסון וההרשאות קשורים הדוק להקשר הפגישה. בין אם מדובר בסיכום אישי בין שניים, בדיון מחלקתי סודי או בוובינר פתוח לציבור, Teams מנתבת את ההקלטות בצורה שונה כדי להבטיח שהאנשים הנכונים, ורק הם, יקבלו גישה.

בהמשך נפרט את הפרטים עבור כל תרחיש. תוכלו לראות כיצד Teams מתאם בין OneDrive ל-SharePoint, ומה המשמעות של זה להשמעה, לשיתוף ולציות בארגון שלכם. כשתבינו את דפוסי האחסון עבור כל סוג פגישה, תוכלו לתכנן טוב יותר את השימוש שלכם ב-Teams ולהימנע מכאבי ראש בנושא גישה או תיעוד בהמשך הדרך.

שיחות פרטיות ופגישות 1:1: אחסון ב-OneDrive

• פגישות 1:1 ושיחות קבוצתיות: ההקלטות נשמרות בתיקיית "Recordings" ב-OneDrive של המארגן, ואינן מקושרות לאף ערוץ ב-Teams.
• נראות למשתתפים: לכל המשתתפים שהוזמנו לפגישה יש ברירת מחדל של הרשאת צפייה, ואילו המארגן מנהל שיתוף נוסף באמצעות בקרות OneDrive הסטנדרטיות.
• פגישות ספונטניות או לא מתוזמנות: בין אם מדובר בשיחה מהירה ובין אם בפגישה חוזרת מחוץ לערוצים, התנהגות האחסון זהה – ב-OneDrive של המארגן, במסגרת המכסה שלו.
• ניהול על ידי מנהלי IT: מנהלי IT שומרים על השליטה באמצעות מדיניות שמירה, השבתה משפטית (legal hold) ומדיניות ציות החלות על תוכן ב-OneDrive for Business.

הקלטות של פגישות ערוץ נשמרות ב-SharePoint

כאשר אתם מתזמנים ומקליטים פגישה בתוך ערוץ ב-Teams, ההקלטה נשמרת ישירות באתר ה-SharePoint המקושר לצוות. תמצאו אותה בתיקיית "Recordings" בתוך ספריית המסמכים של הערוץ – באותו מקום שבו הצוות שלכם משתף קבצים.

כל חברי הערוץ יכולים להשמיע את ההקלטה, פשוט מכיוון שהם חברים באתר ה-SharePoint שבבסיס הערוץ. השיתוף וההרשאות מנוהלים מרכזית, כך שאינכם צריכים לבצע התאמות שיתוף חד-פעמיות ומסובכות. ההבדל הגדול מאחסון אישי ב-OneDrive? ההקלטות אינן עוקבות אחר אנשים – הן נשארות עם הערוץ, וזה מושלם לפרויקטים צוותיים ארוכי טווח עם גבולות גישה ברורים.

להעמקה באופן שבו Teams ו-SharePoint עובדים יחד, במיוחד עם לוחות מחוונים ותוכן מוטמע, קראו את מדריך ההשוואה של Teams מול SharePoint בנושא לוחות מחוונים.

הקלטה והפצה של וובינרים ואסיפות כלליות ב-Teams

כאשר אתם מפעילים וובינר או אסיפה כללית ב-Microsoft Teams, הסיכונים – וגם הקהל – גדולים יותר, וזה משנה את אופן ניהול ההקלטות. בדרך כלל Teams שומר את ההקלטה ב-OneDrive של המארגן או באתר ה-SharePoint המשויך, בהתאם לשאלה אם האירוע מקושר לצוות/ערוץ או לא. באירועים גדולים, SharePoint מועדף לעיתים קרובות לטיפול בצפייה רחבה יותר ובניהול תוכן טוב יותר.

למארגנים יש שליטה ברירת מחדל על קובץ ההקלטה, והם יכולים לשתף אותו עם קבוצות פנימיות גדולות או להפוך אותו לזמין גם מחוץ לארגון, בכפוף למדיניות החברה. כמו כן, Teams מאפשר ליצור בקלות קישור או להפיץ את ההקלטה באמצעות אפשרויות השיתוף של SharePoint, מה שהופך אותה למתאימה להדרכות מתמשכות או לדרישות ציות.

הקלטות של אסיפות כלליות דורשות טיפול מיוחד כרשומות ארגוניות חשובות – לעיתים עם שמירה ארוכת טווח ובקרות גישה שיתמכו בצרכים רגולטוריים. מומלץ לארכב הקלטות ישנות, לתייג אותן לפי סוג אירוע ותאריך, ולבחון מעת לעת את ההרשאות כדי לוודא שרק האנשים הנכונים מורשים להיכנס. על ידי שימוש בתכונות ניהול התוכן של SharePoint, תוכלו לשמור על הקבצים מאובטחים אך נגישים למי שבאמת זקוק להם.

הרשאות וגישה לשיתוף של הקלטות פגישות Teams

הגישה להקלטות של פגישות Teams נקבעת על ידי שילוב של סוג הפגישה, תפקידי המשתמשים ומיקום האחסון – כלומר, אי אפשר פשוט להניח שכולם יכולים לצפות בהכול. Microsoft תכננה את ההרשאות כך שיחקו את האופן שבו קבצים פועלים ב-OneDrive או ב-SharePoint, עם בקרות נוספות שנבנות על בסיס השתתפות בפגישה וחברות בערוץ.

הבנה של מי יכול לצפות, להוריד או לשתף הקלטה היא מפתח הן לשיתוף פעולה והן לציות. לפעמים רק המארגן שולט בגישה; לפעמים לכל הערוץ יש עניין. אורחים חיצוניים מוסיפים שכבה נוספת – ולמרות ש-Teams מנסה לשמור על פשטות, בתרחישים מהחיים האמיתיים מנהלי IT לרוב נדרשים להתערב כדי למנוע שיתוף יתר או סיכוני אבטחה.

בסעיפים הבאים תראו כיצד הרשאות מבוססות תפקידים פועלות עבור סוגים שונים של הקלטות, והדרך הנכונה להרחיב – או להגביל – גישה למי שנמצא מחוץ לארגון שלכם.

הרשאות צפייה בהקלטות וגישה מבוססת תפקידים ב-Teams

• המארגן: תמיד יש לו גישה מלאה ושליטה מלאה – הוא הבעלים של ההקלטה וקובע את הרשאות השיתוף וההורדה.
• משתתפים (פגישות שאינן בערוץ): ברירת המחדל היא שהם יכולים לצפות בהקלטה, אך אינם יכולים לשנות הרשאות אלא אם המארגן העניק להם הרשאה לכך.
• חברי ערוץ: מקבלים מיד הרשאת צפייה בהקלטות פגישות הערוץ, הודות להרשאות SharePoint שהם יורשים.
• אורחים חיצוניים: יכולים לגשת להקלטות רק אם הבעלים שיתף אותן במפורש באמצעות קישור, ורק אם מנהלי המערכת מתירים שיתוף חיצוני.
• מנהלים: יכולים לבקר ולעקוף הרשאות גישה באמצעות כלי הניהול של OneDrive, SharePoint ו-Teams, לצורך עמידה בדרישות ציות ואבטחה.

משתתפים חיצוניים וגישה להקלטות Teams

משתתפים חיצוניים – אנשים מחוץ לארגון שמצטרפים לפגישת Teams – אינם מקבלים גישה אוטומטית להקלטה לאחר תום הפגישה. אם תרצו לשתף איתם את ההקלטה, המארגן או בעלים של הצוות צריכים ליצור ידנית קישור לשיתוף ולשלוח אותו. גם אז, הגישה החיצונית תלויה בהגדרות השיתוף של SharePoint ו-OneDrive בארגון.

בסביבות מבוקרות במיוחד, ייתכן שהשיתוף החיצוני מושבת לחלוטין, כך שגורמים מבחוץ לא יוכלו לצפות בהקלטות או להורידן כלל. בסביבות עבודה רגישות לציות, יש לבדוק תמיד את הגדרות השיתוף ולשקול שימוש בכלי שיתוף פעולה חיצוניים ייעודיים או בערוצים משותפים, שבהם הגישה לקבצים חיצוניים מנוהלת כראוי. כך נמנעים משיתוף יתר בטעות ושומרים על שליטה בתוכן פגישות רגיש.

שמירה, ציות ו-eDiscovery להקלטות פגישות

בארגונים בתעשיות מפוקחות – או בכל עסק שמייחס חשיבות למשמעת בנתונים – אי אפשר להשאיר את ניהול ההקלטות לגורל. תוויות שמירה, טריגרים למחיקה ואיתור הקלטות חשובים לא פחות ממיקום האחסון של הקבצים. Microsoft Teams מסתמך על יכולות הציות של OneDrive ו-SharePoint כדי לתמוך הן בדרישות שוטפות והן בדרישות משפטיות, רגולטוריות או של מדיניות פנימית שאינן צפויות מראש.

מנהלי מערכת ואנשי ציות זקוקים לכלים שיבטיחו שההקלטות יישמרו רק כל עוד יש בכך צורך, לא יותר – ושניתן יהיה לאתר מידע או להעמיד אותו בהשהיה כאשר נדרש לכך לצורך ביקורות או חקירות. Microsoft 365 מספקת דרכים מרובות לאוטומציה של מדיניות אלה בהיקף גדול, בין אם המטרה היא ניהול שוטף של מחזור החיים של התוכן ובין אם מדובר במצבי eDiscovery דחופים.

בהמשך תמצאו גישות מעשיות לתיוג הקלטות ותמלולים כדי לאכוף מדיניות שמירה, וכן את היסודות לחיפוש וייצוא של סרטוני פגישות לצרכים משפטיים או רגולטוריים. הבסיס שתניחו כאן יבטיח שהשימוש שלכם ב-Teams יעמוד בבדיקה – מבלי להעמיס על צוות ה-IT או על המשתמשים הקצה בשלבים ידניים.

כיצד להחיל תוויות שמירה על הקלטות פגישות Teams

1. הקצאת תוויות שמירה אוטומטית: הגדירו את Microsoft Purview כך שיחיל תוויות שמירה על כל הקלטות Teams החדשות המאוחסנות ב-OneDrive או ב-SharePoint, כדי שדבר לא יתפספס.
2. תמיכה בהשהיות משפטיות: השתמשו בתוויות כדי להגן על הקלטות פגישות ותמלולים קשורים ממחיקה, אם קיים צורך משפטי או רגולטורי לשמר אותם.
3. הפעלת שמירה או מחיקה: הגדירו תוויות כך שימחקו קבצים אוטומטית לאחר תקופת שמירה קבועה מראש – כך תשלטו בשימוש באחסון ותעמדו בדרישות רגולטוריות.
4. קישור לאסטרטגיות ממשל רחבות יותר: לתובנות נוספות על מדיניות ומסגרות לאבטחת מידע, ראו את סקירת הממשל המקיפה של Teams: Teams Governance Best Practices.

eDiscovery להקלטות ותמלולים ב-Microsoft Teams

כלי ה-eDiscovery של Microsoft 365 מאפשרים לאנשי ציות, ליועצים משפטיים ולמנהלי מערכת לאתר, לבחון ולייצא הקלטות פגישות Teams לצד מסמכים והודעות רגילים. כל קובץ הקלטה ותמלול המאוחסן ב-OneDrive או ב-SharePoint מאונדקס במלואו – כך שניתן לחפש לפי משתמש, כותרת פגישה או מילות מפתח בתוכן.

eDiscovery אינו עוסק רק באיתור סרטון בודד – הוא עוסק במענה מהיר ואמין לפניות משפטיות או רגולטוריות. מנהלי מערכת יוצרים תיקים, מגדירים היקפי חיפוש ויכולים לשמר ראיות באמצעות השהיות משפטיות. מאחר שהכול משולב יחד, ניתן לאתר ולנהל הקלטות Teams בדיוק כמו הדוא"ל והקבצים שלכם.

הגדרות ניהול להקלטות Teams: מדיניות, מכסות ואוטומציה

ניהול הקלטות Teams בקנה מידה גדול דורש יותר מאחסון בלבד — נדרשים נראות, שליטה ואוטומציה לצרכים היומיומיים ולטווח הארוך. Microsoft 365 מעניקה לאנשי IT כלים חזקים לקביעת מי רשאי להקליט, לניהול כמות האחסון הזמינה ולאוטומציה של משימות שגרתיות באמצעות PowerShell ו-Power Platform.

הגדרות הניהול מתחילות במדיניות — מי מורשה ללחוץ על כפתור ההקלטה, וכיצד נאכפת ההרשאה הזו עבור צוותים או מחלקות שונים. בנוסף, מכיוון שהקלטות תופסות מקום אמיתי גם ב-OneDrive וגם ב-SharePoint, תכנון קיבולת הוא הכרחי, במיוחד בארגונים שמקיימים הרבה פגישות עתירות וידאו או נדרשים לתקופות שמירה ארוכות.

לבסוף, כלי אוטומציה מביאים סדר לתהליכי ניקוי, ניטור וציות. הסעיפים הבאים מראים כיצד לבצע התאמות מדויקות להגדרות ההקלטה של Teams, כיצד להימנע מהפתעות במגבלות האחסון וכיצד להשתמש באוטומציה לניהול חכם ופחות ידני — במיוחד אם אתם מנהלים את Teams בקנה מידה ארגוני.

עדכון מדיניות Teams לשליטה ביכולת ההקלטה של משתמשים

אנשי IT יכולים לשלוט במי רשאי להקליט פגישות ישירות מ-Teams Admin Center. באמצעות התאמת מדיניות Teams ניתן לקבוע אילו משתמשים או קבוצות רשאים להתחיל הקלטות, ואף לדרוש אישור מהבעלים בתרחישים מסוימים. מנהלים יכולים לאכוף או לחסום את ההגדרה "Allow Cloud Recording" לכל מדיניות, כך שהשימוש בהקלטות יתואם עם דרישות הממשל של הארגון.

מדיניות ברורה מבטיחה שרק תפקידים מורשים יתעדו תוכן רגיש, ושתקני רגולציה ייושמו בכל הארגון. בקרה זו היא נדבך מרכזי במצב ציות חזק — מומלץ לקרוא עוד על ממשל ב-Teams כאן.

מכסות הקלטה ותכנון קיבולת אחסון להקלטות Teams

הקלטות Teams השמורות ב-OneDrive וב-SharePoint נספרות במכסות האחסון המתאימות להן. ב-OneDrive, לכל משתמש מוקצית מכסת ברירת מחדל (בדרך כלל לפחות 1TB), ואילו אחסון אתרי SharePoint משותף ומאוחד בין כל התוכן. הקלטת פגישות באופן קבוע יכולה לצרוך מקום במהירות, במיוחד בפגישות ארוכות או עתירות וידאו.

כשהמכסות מתמלאות, הקלטות חדשות עלולות להיכשל — או שהקלטות ישנות עלולות להפוך לבלתי זמינות, אלא אם ירכשו אחסון נוסף או שהקבצים יימחקו באמצעות מדיניות שמירה. תכנון נבון כולל חיזוי השימוש, הגדרת התראות על אחסון והרחבת מנויי האחסון אם הקלטות פגישות הן חלק מרכזי בזרימת העבודה השיתופית שלכם. ארגונים גדולים וענפים מפוקחים צריכים גם לבחון מחדש את התאמת לוח זמני השמירה לתחזיות האחסון.

אוטומציה של ניהול הקלטות Microsoft 365 באמצעות PowerShell

• הרשאות הקלטה בכמות גדולה: השתמשו בסקריפטים של PowerShell כדי להקצות או לעדכן יכולות הקלטה across מחלקות או יחידות עסקיות, וכך לחסוך מאמץ ידני.
• דוחות שימוש באחסון: הפיקו אוטומטית דוחות המתעדים את המקום שהקלטות תופסות ב-OneDrive וב-SharePoint, לצורך תחזיות קיבולת.
• שליפת יומני ביקורת: משכו יומנים של גישה להקלטות והיסטוריית שיתוף, לצורך ביקורות ציות או אבטחה לפי הצורך.
• אכיפת מדיניות שמירה: הפעילו תהליכי שמירה או מחיקה אוטומטיים על קבצים מוקלטים, כדי לשמור על מקום האחסון ולעמוד בדרישות משפטיות.
• אוטומציה של מחזור החיים: שלבו פתרונות Power Platform לניהול מחזור חיים איתן — ראו את מדריך האוטומציה הזה לרעיונות לצמצום ה-sprawl של Teams ולשמירה על ממשל תקין.

השפעת אחסון OneDrive ו-SharePoint על אימוץ הקלטות Teams

העברת הקלטות פגישות Teams אל OneDrive וSharePoint אינה רק שדרוג טכני — היא משנה את האופן שבו המשתמשים מוצאים, מנהלים ונותנים אמון בקבצים האלה מדי יום. מה שפעם חי "איפשהו ב-Stream" מתנהג עכשיו כמו כל קובץ עסקי אחר, וזה עלול להיות הפתעה למשתמשים הקצה, אלא אם תעזרו להם להתמודד עם המעבר.

עבור ארגונים, המשמעות היא שיש להתייחס להטמעת המשתמשים בכוונה ובתכנון. אנשים צריכים להבין את הניווט, את מבנה התיקיות ואת תהליכי השיתוף, במיוחד אם הם רגילים לממשק הישן של Stream. יש עקומת למידה, ובלי הדרכה, התסכול עלול להאט את האימוץ או אפילו להוביל לאובדן הקלטות.

אבל עם שיטות עבודה מומלצות ברורות וניהול שינויים מחושב, הקלטות Teams הופכות לקלות יותר לאיתור, לאבטחה ולניצול. מטא-דאטה, חיפוש וארגון עקבי מניחים את היסודות לשיפור שביעות הרצון של המשתמשים ולעמידה בדרישות הציות. בהמשך נסביר כיצד להקל על הטמעת המשתמשים ולשפר את יכולת החיפוש, כך שכולם, מעובדי קו החזית ועד ההנהלה הבכירה, יוכלו להפיק תועלת מהקלטות Teams נגישות ומנוהלות היטב.

הטמעה והדרכת משתמשים על תהליכי העבודה החדשים לאחסון הקלטות

כאשר המשתמשים רגילים ל-Stream Classic, המעבר ל-OneDrive ול-SharePoint עלול להיות מבלבל. הטמעה ברורה היא הכרחית: למדו את המשתמשים כיצד לאתר את ההקלטות שלהם, להבין את מבנה התיקיות (למשל, לראות את התיקייה "Recordings" מופיעה ב-OneDrive שלהם או באתר הצוות) ולהשתמש בחיפוש המשולב.

השיטה המומלצת היא להציע מדריכים שלב אחר שלב, סרטוני הדרכה וכן מפגשי שאלות ותשובות פתוחים, כדי להבהיר את החוויה החדשה. תקשורת שוטפת ודפי עזר פשוטים עושים הרבה כדי להפחית חרדה ולעזור לכולם להתרגל מהר יותר. אל תתייחסו להדרכה כאל מחשבה שלאחר מעשה. כאשר מעניקים לה עדיפות, השקה מסובכת הופכת לקפיצה קדימה פרודוקטיבית עבור כל הארגון.

שיפור יכולת החיפוש ואיתור הקלטות Teams ב-ODSP

• מוסכמות שמות אחידות: השתמשו בכותרות פגישות, בתאריכים ובתוויות עקביות כדי לאפשר איתור קל של ההקלטות בספריות OneDrive ו-SharePoint.
• ניצול מטא-דאטה: הוסיפו עמודות למחלקה, למציג או לסוג הפגישה, במיוחד ב-SharePoint, כדי לשפר את החיפוש והסיווג.
• שימוש בתכונות החיפוש של ODSP: עודדו את המשתמשים לנסות את שורות החיפוש ב-OneDrive וב-SharePoint, שמאנדקסות כותרות, תמלילים ואפילו מילות מפתח שנאמרו, לאחזור מהיר במיוחד.
• ארגון תיקיות: בנו תיקיות "Recordings" לפי פרויקט, מחלקה או נושא, כדי לצמצם עומס ולהביא סדר רב יותר למרחבים המשותפים.
• עידוד תיוג והערות: אפשרו למשתמשים להוסיף תגיות או הערות תיאוריות להקלטות, מה שמגביר עוד יותר את יכולת האיתור ואת הערך השיתופי.

כדאי גם להאזין לאלה

אם אתם חוקרים אחסון הקלטות Teams, הפרקים הבאים מוסיפים הקשר מעשי לתפעול פגישות, אבטחה, שיתוף פעולה וממשל:

• Recording, Transcription, and Breakout Rooms — למדו כיצד הקלטה ותמלול הופכים פגישות לידע הניתן לשימוש חוזר.
• Teams Telephony – Simply Explained — הבינו את ארכיטקטורת התקשורת שמאחורי פגישות Teams אמינות.
• Microsoft Teams Governance – The Illusion of Control — חברו בין תכנון פגישות לבין מדיניות, בעלות, מחזור חיים וממשל.
• Microsoft Defender XDR – Simply Explained — הוסיפו ניטור אבטחה ותגובה לתפעול הפגישות.

🎧 כדאי גם להאזין לאלה

• Microsoft Purview – בפשטות

  הכירו את ההקשר של ממשל וציות.

• Teams Telephony – בקיצור נמרץ

  הבינו את יסודות השיחות והתקשורת ב-Teams.

• מודל התפעול לממשל של Microsoft 365

  למדו על בעלות ובקרות בנות קיימא.