Tata Kelola Hub Site SharePoint: Strategi dan Praktik Terbaik

By Mirko Peters · 2026-04-18 · Updated 2026-09-13

Kelola hub site SharePoint dengan kepemilikan yang jelas, aturan asosiasi situs, navigasi, branding, kontrol akses, dan manajemen siklus hidup untuk situs yang terhubung.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Cover: Harden Microsoft Teams Security and Guest Access

Jika Anda pernah mencoba menata ruang kerja digital di SharePoint, Anda tahu segalanya bisa cepat tidak terkendali. Di sinilah tata kelola hub site berperan. Tata kelola hub site SharePoint berkaitan dengan pembuatan kerangka kerja yang jelas dan berkelanjutan untuk mengelola cara hub site Anda digunakan, dipelihara, dan diamankan. Dengan strategi dan praktik terbaik yang tepat, Anda dapat menjaga ekosistem SharePoint tetap rapi, aman, dan mudah dinavigasi oleh pengguna. Tidak perlu lagi bertanya-tanya siapa pemilik apa, atau mengapa semuanya tiba-tiba terlihat baru.

Ikhtisar ini memandu Anda melalui gagasan utama, langkah perencanaan, dan solusi yang dapat langsung diterapkan untuk tata kelola yang efektif. Baik Anda menghadapi pertumbuhan situs yang tidak terkendali, masalah keamanan, atau ingin pengalaman pengguna yang lebih lancar, praktik terbaik ini akan membantu Anda menjaga hub site tetap dalam kondisi prima untuk jangka panjang.

Definisi Hub Site SharePoint

Hub site SharePoint adalah jenis situs SharePoint yang menghubungkan dan mengorganisasi situs tim dan situs komunikasi yang terkait di bawah satu navigasi bersama, branding, dan cakupan pencarian yang sama, sehingga tercipta pengalaman intranet yang konsisten dan mudah ditemukan.

Penjelasan Singkat: Hub site memungkinkan administrator dan pemilik situs mengaitkan situs-situs sehingga mereka berbagi navigasi atas, tema, dan struktur situs yang sama. Hub site juga mengagregasi konten seperti berita, acara, dan hasil pencarian dari situs-situs yang terkait, menyederhanakan izin dan tata kelola lintas situs, serta memudahkan pengguna menemukan sumber daya terkait dan menjaga arsitektur informasi yang terpadu di seluruh organisasi.

Memahami Hub Site SharePoint dan Kebutuhan Tata Kelolanya

Hub site SharePoint memegang peran khusus dalam dunia Microsoft 365. Di organisasi besar, berbagai hal mudah tercerai-berai: departemen, proyek, wilayah, dan lainnya. Hub memungkinkan Anda menata bagian-bagian yang tersebar ini ke dalam struktur yang logis dengan navigasi terpadu dan branding yang konsisten. Namun, kekuatan besar datang dengan tanggung jawab besar. Tanpa tata kelola yang baik, ruang kerja digital Anda yang rapi dan teratur dapat dengan mudah berubah menjadi labirin yang membingungkan.

Lalu, mengapa tata kelola menjadi topik yang begitu hangat? Pertama, setiap hub site membawa keputusan terkait akses, keamanan data, persyaratan kepatuhan, dan cara konten harus dikelola sepanjang masa pakainya. Tim TI dan pimpinan bisnis sama-sama berkepentingan di sini. Mereka menginginkan manfaat kolaborasi yang fleksibel, tetapi juga perlu yakin bahwa informasi sensitif terlindungi dan ketentuan regulasi terpenuhi.

Organisasi saat ini menghadapi tekanan yang terus meningkat, misalnya dari kerja jarak jauh, undang-undang privasi, dan audit internal. Akibatnya, tata kelola yang kuat bukan sekadar "hal yang bagus untuk dimiliki", melainkan tulang punggung dari seluruh strategi SharePoint Anda. Pada bagian berikutnya, Anda akan mendapatkan jawaban yang jelas tentang apa itu hub site, beserta uraian mengapa tata kelola yang terarah sangat penting jika Anda ingin menghindari kekacauan, memenuhi target kepatuhan, dan memberikan pengalaman digital yang layak bagi setiap orang.

Apa Itu Hub Site SharePoint?

Hub site SharePoint adalah lapisan pengorganisasian pusat di Microsoft 365, yang digunakan untuk menghubungkan situs-situs SharePoint terkait di bawah satu payung. Anggap saja sebagai jalan utama yang menyatukan situs dari berbagai tim, departemen, atau proyek, dengan navigasi terpadu serta tampilan yang konsisten. Hub site membantu pengguna menemukan konten di seluruh situs terkait, menstandarkan branding, dan menerapkan kebijakan serta izin yang sama di seluruh lingkup digital yang lebih luas. Dengan begitu, bagian-bagian organisasi Anda tidak bekerja secara terpisah, atau lebih buruk lagi, membangun ulang dari nol setiap kali seseorang membutuhkan situs baru.

Pentingnya Tata Kelola pada Hub Site

Tata kelola yang kuat pada hub site SharePoint sangat penting untuk menjaga keamanan informasi, kepatuhan data, dan kemudahan pengelolaan ruang kerja digital Anda. Hub site yang tertata dengan baik membantu mencegah kebocoran data sensitif, memastikan standar regulasi terpenuhi, dan memberikan pengalaman pengguna yang efisien. Tanpa tata kelola, Anda berisiko menghadapi pertumbuhan yang tidak terkendali (dikenal sebagai sprawl), pengelolaan izin yang keliru, dan pengguna yang kesulitan menemukan apa yang mereka butuhkan, atau lebih parah lagi, menemukan hal-hal yang seharusnya tidak mereka lihat. Tata kelola adalah yang membuat sistem ini tetap berjalan lancar dan mencegah lingkungan SharePoint Anda menjadi kekacauan yang tak terkendali.

Merencanakan Tata Kelola untuk Hub Site SharePoint

Langsung masuk ke tata kelola hub site SharePoint tanpa rencana hanya akan membawa masalah. Sebelum mulai menetapkan peran atau kebijakan, Anda perlu memetakan apa yang ingin dicapai oleh tata kelola tersebut. Fase ini kurang berkaitan dengan detail operasional sehari-hari dan lebih pada melangkah mundur untuk menentukan tujuan besarnya. Seperti apa tata kelola yang berhasil bagi organisasi Anda? Apakah itu berarti navigasi yang lebih rapi, keamanan yang lebih ketat, keterlibatan pengguna yang lebih baik, atau semuanya sekaligus?

Proses perencanaan juga menjadi saat untuk mendapatkan masukan dari semua pihak yang berkepentingan dengan hub site SharePoint Anda. Tim TI, tim kepatuhan, pimpinan bisnis, dan pemilik situs masing-masing membawa sudut pandang yang berbeda. Mengabaikan salah satu kelompok dapat menimbulkan masalah di kemudian hari. Ini adalah kesempatan Anda untuk mengungkap kebutuhan, potensi risiko, dan kebutuhan khusus sejak awal.

Pada beberapa bagian berikutnya, Anda akan mempelajari prinsip-prinsip dasar, melihat cara menetapkan sasaran yang terfokus, dan mengetahui pemangku kepentingan mana yang perlu dilibatkan agar rencana tata kelola benar-benar berjalan. Menyiapkan fondasi sekarang akan menghemat banyak masalah di kemudian hari, mulai dari hambatan kepatuhan hingga kebingungan pengguna.

Prinsip Utama Tata Kelola Hub Site SharePoint

Skalabilitas: Tata kelola harus tumbuh bersama organisasi Anda, memungkinkan Anda menambah lebih banyak situs atau pengguna tanpa menambah kerumitan atau kehilangan kendali.
Konsistensi: Menerapkan navigasi, branding, dan kebijakan yang seragam memastikan pengguna mendapatkan pengalaman yang familiar, di hub site mana pun yang mereka kunjungi.
Kontrol Akses: Izin berbasis peran yang kuat menjaga informasi sensitif tetap aman dan memastikan pengguna hanya mengakses apa yang seharusnya mereka lihat.
Kepatuhan: Kerangka tata kelola harus mendukung regulasi internal dan eksternal, mulai dari GDPR hingga persyaratan khusus industri, sehingga pengelolaan data tetap sesuai aturan dan siap diaudit.

Menetapkan Sasaran Tata Kelola yang Jelas

Sasaran tata kelola yang jelas memberi strategi hub site SharePoint Anda arah yang pasti. Sasaran tersebut harus konkret, terukur, dan realistis untuk lingkungan bisnis Anda. Misalnya, Anda mungkin ingin mengurangi pembuatan situs tanpa otorisasi, meningkatkan tingkat adopsi karyawan, atau memenuhi kewajiban kepatuhan. Menentukan tujuan ini sejak awal membantu memfokuskan kebijakan Anda dan memastikan semua pihak bergerak ke arah yang sama, mulai dari TI hingga pemangku kepentingan bisnis dan lainnya.

Pemangku Kepentingan dalam Tata Kelola Hub Site

Administrator TI: Menerapkan kebijakan dan memelihara lingkungan hub site.
Tim Kepatuhan: Memastikan data dan proses memenuhi persyaratan hukum dan regulasi.
Unit Bisnis: Mewakili kebutuhan pengguna akhir dan membantu mengidentifikasi kebijakan yang diperlukan untuk departemen mereka.
Pemilik Situs: Mengawasi pengelolaan harian dan menjadi kontak utama untuk situs yang terkait.

Menyusun Kebijakan Tata Kelola untuk Hub Site

Setelah fondasinya kokoh, saatnya menyusun aturan dan prosedur spesifik untuk mengelola hub site Anda. Fase ini berfokus pada pembuatan kebijakan yang menjaga lingkungan Anda tetap aman, patuh, dan mudah dikelola, tanpa membebani semua pihak dengan birokrasi yang tidak perlu. Kebijakan tata kelola sebaiknya mencakup segala hal mulai dari siapa yang boleh mengaitkan situs ke hub, cara menangani konten sensitif, hingga seperti apa pengalaman digital bagi pengguna akhir.

Tata kelola yang kuat juga memperhatikan pendorong teknis dan bisnis utama. Dengan adanya undang-undang privasi, kerja jarak jauh, dan kolaborasi lintas negara, hub SharePoint yang tidak diatur dapat menjadi bom waktu bagi keamanan dan kepatuhan. Menetapkan kebijakan yang konkret tidak hanya melindungi organisasi Anda, tetapi juga menciptakan tempat kerja digital yang lebih efisien dan tepercaya.

Pada bagian-bagian berikutnya, Anda akan mendapatkan gambaran tentang area kebijakan spesifik seperti asosiasi situs, kontrol keamanan, manajemen konten, dan standar branding. Masing-masing memainkan peran penting dalam membangun model tata kelola yang dapat Anda dan pengguna Anda percayai, yang tumbuh seiring kebutuhan Anda namun selalu menjaga segalanya tetap terkendali.

Asosiasi Situs dan Tata Kelola Siklus Hidup

Asosiasi situs dan tata kelola siklus hidup menentukan cara situs terhubung ke hub, mulai dari proses onboarding hingga peninjauan berkala dan akhirnya penghapusan. Aturan ini memastikan hanya situs yang sesuai dan aktif yang dikaitkan, sehingga mengurangi kekacauan dan memperketat kontrol atas lingkungan SharePoint Anda. Kebijakan siklus hidup membantu Anda mengotomatiskan tugas seperti meninjau situs yang tidak aktif, mengingatkan pemilik, atau mengarsipkan konten usang secara aman, sering kali dengan bantuan alat alur kerja. Untuk tips otomatisasi praktis, lihat halaman ini tentang tata kelola siklus hidup otomatis.

Mendefinisikan Kontrol Keamanan dan Akses

Kontrol keamanan dan akses adalah tulang punggung tata kelola situs hub yang aman. Kebijakan ini menentukan siapa yang mendapat akses ke apa, bagaimana izin ditangani di seluruh situs yang terhubung, dan langkah apa yang diperlukan untuk melindungi informasi sensitif. Menyelaraskan kontrol keamanan dengan kebijakan perusahaan dan persyaratan regulasi adalah keharusan. Jika Anda menangani Teams berdampingan dengan SharePoint, Anda akan menemukan strategi keamanan berlapis (seperti akses bersyarat dan DLP) sangat efektif. Pelajari detail dan praktik terbaik melalui sumber seperti episode ini tentang pengerasan keamanan Teams.

Tanggung Jawab Pengelolaan Konten dan Kepatuhan

Pengelolaan konten yang efektif berarti menetapkan aturan yang jelas tentang siapa yang mengawasi kualitas konten, retensi data, dan kepatuhan, seperti permintaan eDiscovery. Kebijakan tata kelola sebaiknya menentukan alat mana yang digunakan untuk memeriksa dokumen, mengelola rekaman, dan memastikan informasi sensitif disimpan sesuai regulasi. Menetapkan peran langsung untuk tugas-tugas ini membantu menjaga pengawasan dan akuntabilitas, dengan memanfaatkan fitur Microsoft 365 untuk klasifikasi, audit, dan penahanan regulasi sesuai kebutuhan.

Branding dan Konsistensi di Seluruh Situs Hub

Branding dan tema yang konsisten membantu pengguna langsung mengenali ruang kerja digital mereka dan membangun kepercayaan terhadap situs organisasi Anda. Kebijakan sebaiknya mengatur bukan hanya logo dan warna, tetapi juga templat dan tata letak di seluruh situs hub, sehingga adopsi lebih lancar dan kebingungan berkurang. Standardisasi tidak berarti membatasi kreativitas, tetapi memastikan setiap pengguna, dari karyawan baru hingga eksekutif, tahu bahwa mereka berada di tempat yang tepat di setiap klik dan gulir.

Kesalahan Umum Saat Menyusun Kebijakan Tata Kelola untuk Situs Hub SharePoint

Tidak ada kepemilikan dan peran yang jelas: Kegagalan menunjuk pemilik situs hub, pengelola, dan tanggung jawab yang jelas menimbulkan kebingungan dan penegakan yang tidak konsisten.
Kebijakan terlalu samar atau terlalu ketat: Kebijakan yang samar diabaikan; aturan yang terlalu membatasi justru menghambat kolaborasi dan adopsi.
Mengabaikan tujuan bisnis dan kebutuhan pengguna: Menyusun tata kelola tanpa memperhatikan tujuan bisnis atau alur kerja pengguna mengurangi relevansi dan kepatuhan.
Tidak adanya aturan siklus hidup dan pengelolaan konten: Tidak menentukan retensi, pengarsipan, atau kebijakan penghapusan menyebabkan kekacauan, risiko kepatuhan, dan membengkaknya penyimpanan.
Proses penyediaan dan pendaftaran situs yang buruk: Membiarkan situs mana pun terhubung ke hub tanpa verifikasi menyebabkan struktur, branding, dan paparan keamanan yang tidak konsisten.
Panduan keamanan dan izin yang tidak memadai: Tidak menstandardisasi model izin atau kontrol berbagi eksternal menyebabkan kebocoran data dan penyebaran akses yang tidak terkendali.
Tidak ada strategi taksonomi dan metadata: Melewatkan managed metadata, jenis konten, dan pemberian tag menghasilkan pencarian yang buruk dan pengorganisasian konten yang tidak konsisten.
Gagal mendokumentasikan dan mengomunikasikan kebijakan: Tata kelola yang tidak dipublikasikan atau dikomunikasikan dengan buruk membuat pengguna tidak tahu apa yang diharapkan dan cara mematuhinya.
Tidak ada mekanisme pemantauan, pelaporan, atau penegakan: Tanpa audit berkala, metrik penggunaan, dan proses penegakan, kebijakan akan tidak efektif seiring waktu.
Mengabaikan pelatihan dan manajemen perubahan: Menerapkan tata kelola tanpa pelatihan pengguna dan dukungan berkelanjutan menurunkan adopsi dan meningkatkan shadow IT.
Tidak merencanakan skalabilitas dan evolusi: Memperlakukan tata kelola sebagai pengaturan satu kali, alih-alih sebagai praktik yang terus berkembang, membuat hub tidak dapat menyesuaikan diri dengan pertumbuhan dan kebutuhan baru.
Mengabaikan dampak integrasi dan kustomisasi: Gagal menilai bagaimana web part kustom, aplikasi pihak ketiga, atau integrasi berinteraksi dengan tata kelola dapat merusak kebijakan atau menciptakan celah keamanan.

Mengelola Izin dan Peran secara Efektif

Situs hub SharePoint tidak bisa mengelola dirinya sendiri, dan memberikan akses berlebihan kepada orang yang salah adalah resep masalah. Tata kelola yang efektif berarti mengetahui dengan tepat siapa yang memegang kendali dan siapa yang sekadar menikmati pertunjukan. Menetapkan peran admin yang jelas dan menyusun izin dengan baik menjaga kontrol tetap ketat serta tanggung jawab terdefinisi dengan baik, sehingga tidak ada keraguan tentang siapa yang bertanggung jawab atau apa yang boleh diubah.

Mengelola izin bukan hanya soal keamanan, tetapi juga sama pentingnya untuk mempermudah pekerjaan pengguna maupun admin. Manajemen peran yang baik mencegah perluasan izin yang tidak terkendali (permissions creep), menghindari kebingungan, dan memastikan hanya orang yang tepat yang bertugas menjaga ketertiban hub site.

Selanjutnya, Anda akan melihat secara rinci cara menetapkan kepemilikan dan mengelola izin untuk situs terhubung. Dengan begitu, Anda tidak akan berakhir dengan admin misterius yang memegang kendali atau sistem izin yang tambal sulam mengenai siapa yang dapat melihat, atau tanpa sengaja menghapus, konten situs Anda yang paling penting.

Menetapkan dan Mendelegasikan Pemilik Situs Hub

Menetapkan pemilik situs hub merupakan langkah krusial dalam tata kelola SharePoint. Pemilik situs bertanggung jawab atas pengawasan harian, penerapan kebijakan, dan memastikan kepatuhan tetap terjaga. Praktik terbaik adalah menunjuk pemilik utama dan pemilik cadangan, sehingga selalu ada seseorang yang siap menjaga tata kelola tetap berjalan. Mendelegasikan tanggung jawab kepada cadangan atau sub-admin yang tepercaya melindungi dari gangguan ketika anggota tim berganti peran atau sedang cuti, sehingga pengawasan tetap berkelanjutan.

Mengendalikan Izin untuk Situs Terhubung

Situs terhubung dapat mewarisi izin dari hub-nya atau menggunakan pengaturan kustom di tingkat situs. Menentukan apakah izin diturunkan (cascade) atau tetap unik memastikan hanya pengguna yang berwenang memiliki akses yang tepat. Gunakan alat pemantauan Microsoft 365 untuk mengaudit struktur izin secara berkala dan mendeteksi ketidaksesuaian, sehingga ekosistem hub Anda tetap terkunci dan semua akses selaras dengan standar keamanan perusahaan. Kontrol izin yang kuat menjaga informasi sensitif tetap aman dan membuat log audit Anda tetap bersih.

Memantau dan Mengaudit Aktivitas Situs Hub

Siapkan log audit: Aktifkan pencatatan untuk melacak perubahan situs, peristiwa akses, dan aktivitas pengguna. Log ini membantu menelusuri perubahan tak terduga dan mendukung investigasi kepatuhan jika terjadi insiden.
Tinjauan aktivitas berkala: Jadwalkan tinjauan berkala atas aktivitas situs, dengan mencari pola mencurigakan seperti akses tidak biasa, perubahan izin yang cepat, atau penghapusan massal yang bisa menjadi tanda masalah.
Peringatan otomatis: Gunakan Microsoft 365 Security & Compliance Center untuk mengatur peringatan atas potensi pelanggaran kebijakan atau perilaku berisiko sehingga admin langsung diberi tahu ketika ada yang perlu ditangani.
Audit izin: Lakukan pemeriksaan untuk membandingkan izin yang berlaku di lapangan dengan kebijakan tata kelola, memastikan hanya pengguna yang berwenang memiliki akses ke situs dan tidak ada akun yang tidak terpakai atau tidak sah yang masih aktif.
Analitik penggunaan: Lacak metrik penggunaan hub dan situs untuk memantau tren adopsi, mengidentifikasi area yang membutuhkan pelatihan atau pembersihan, serta menunjukkan nilai tata kelola (ROI) kepada para pemangku kepentingan.

Mengotomatisasi Tata Kelola dengan Alat Microsoft 365

Otomatisasi Power Platform: Terapkan alur kerja dengan Power Automate untuk menstandarkan permintaan situs, proses persetujuan, dan tinjauan akses berkala, sehingga menghemat waktu dan mengurangi kesalahan manual. Untuk ide lainnya, lihat tips praktis tentang automated lifecycle governance.
Kepatuhan Microsoft Purview: Gunakan perlindungan informasi, kebijakan DLP, dan label retensi Purview untuk secara otomatis menandai, mengklasifikasikan, dan melindungi data di seluruh situs yang terhubung dengan hub, sehingga mengurangi risiko kebocoran data yang disengaja maupun tidak disengaja.
Manajemen siklus hidup otomatis: Gabungkan Graph API dan Power BI untuk proses pembersihan berbasis aktivitas. Identifikasi situs yang tidak aktif, ingatkan pemilik untuk meninjau, dan sederhanakan pengarsipan atau penghapusan dengan sedikit campur tangan manual, sekaligus mendokumentasikan semua tindakan untuk kepatuhan.
Layanan mandiri dengan pagar pengaman: Izinkan pengguna bisnis membuat situs atau mengelola keanggotaan, tetapi dukung dengan kontrol tata kelola yang secara otomatis menerapkan kebijakan penamaan, metadata, dan izin, sehingga lingkungan tetap sehat seiring pertumbuhannya.

Skenario Umum Tata Kelola Situs Hub SharePoint

Setiap organisasi pasti menghadapi kendala saat menerapkan atau memelihara situs hub SharePoint. Dari pertumbuhan situs yang sangat cepat hingga kerumitan data yang diatur regulasi, skenario umum ini terus muncul. Mengantisipasinya, dan memiliki rencana respons yang siap pakai, mengubah potensi kekacauan menjadi tantangan yang dapat dikelola.

Kebutuhan bisnis dan lingkungan regulasi yang berbeda menghadirkan teka-teki tata kelola yang unik. Sebagian organisasi perlu mengendalikan pertumbuhan situs yang tidak terkendali, sementara yang lain harus berfokus pada kepatuhan yang ketat untuk data sensitif. Apa pun situasi Anda, templat solusi dan kerangka tata kelola dapat membantu Anda mengatasi risiko umum secara proaktif tanpa harus menciptakan ulang dari awal.

Bagian berikut membahas secara mendalam dua skenario utama: mengendalikan pertumbuhan situs dan mengelola siklus hidupnya, serta memenuhi persyaratan keamanan dan kepatuhan yang ketat di industri yang diatur. Menangani keduanya dengan benar menjaga penggunaan SharePoint Anda tetap aman, efektif, dan siap audit, sehingga Anda dapat fokus pada hal yang benar-benar penting: bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras.

Mengelola Pertumbuhan Situs Hub dan Tantangan Siklus Hidup

Pertumbuhan situs hub yang tidak terkendali menimbulkan kekacauan, kebingungan, dan beban administrasi. Sprawl membuat pengawasan menjadi sulit, membuka celah keamanan, dan memboroskan sumber daya. Strategi tata kelola untuk membatasi pertumbuhan meliputi konsolidasi situs yang jarang digunakan, peninjauan aktivitas situs secara berkala, dan penerapan kebijakan siklus hidup yang jelas, seperti pengarsipan terjadwal atau penghapusan hub yang sudah usang secara sistematis. Untuk pembahasan mendalam tentang mengendalikan sprawl serupa, lihat panduan ini tentang tata kelola yang mengubah kekacauan menjadi kolaborasi yang percaya diri.

Memastikan Keamanan dan Kepatuhan di Industri yang Diatur

Di sektor yang sangat diatur seperti keuangan atau kesehatan, tata kelola situs hub harus memperhitungkan kontrol yang lebih ketat terhadap privasi data, audit, dan retensi rekaman. Organisasi harus melacak siapa yang mengakses informasi sensitif, menerapkan jadwal retensi dan penghapusan, serta memelihara jejak audit untuk pelaporan kepatuhan. Menerapkan prinsip privacy-by-design, transparansi, dan kontrol pengguna yang kuat memastikan kepatuhan sekaligus kepercayaan pengguna. Untuk informasi lebih lanjut tentang praktik aman dan kerangka kepatuhan, lihat pendekatan Microsoft Copilot terhadap privasi data.

Mengintegrasikan Tata Kelola Situs Hub dengan Microsoft Teams

Situs hub SharePoint dan Microsoft Teams sering berjalan beriringan, dan menyelaraskan tata kelola di kedua platform adalah kunci untuk kolaborasi yang mulus dan aman. Integrasi meliputi penghubungan ruang kerja Teams dengan situs SharePoint, serta memastikan kebijakan penggunaan, standar keamanan, dan aturan siklus hidup diterapkan di seluruh ruang kerja digital.

Ketika tata kelola Teams terjalin erat dengan praktik situs hub, organisasi dapat menghindari pengelolaan yang terfragmentasi, mengurangi risiko kepatuhan, dan memberikan pengalaman terpadu bagi pengguna. Setiap file, obrolan, dan sumber daya tunduk pada standar yang sama. Pendekatan ini tidak hanya mendorong kolaborasi, tetapi juga membangun kepercayaan, akuntabilitas, dan efisiensi dengan mengurangi kemungkinan pengawasan terlewat atau kebocoran data. Untuk wawasan yang dapat ditindaklanjuti, lihat sumber seperti bagaimana tata kelola Teams mendorong kolaborasi dan keberhasilan, dan pelajari cara terbaik menyeimbangkan kebutuhan analitik serta dasbor dalam penerapan dasbor Teams versus SharePoint.

Pada akhirnya, tata kelola menyeluruh yang mencakup SharePoint dan Teams memperkuat postur keamanan Anda sekaligus menjaga produktivitas pengguna, di mana pun mereka berinteraksi dengan konten bisnis atau rekan kerja.

Daftar Periksa untuk Keberhasilan Tata Kelola Situs Hub Secara Berkelanjutan

Tinjau kebijakan tata kelola secara rutin: Tetapkan jadwal berulang untuk meninjau kerangka tata kelola Anda, dan perbarui aturan serta tanggung jawab seiring perubahan kebutuhan bisnis atau regulasi.
Lakukan audit izin dan akses secara berkala: Periksa secara rutin siapa saja yang memiliki akses ke hub dan situs terhubung untuk mencegah akumulasi peran yang tidak diperlukan dan menghapus hak istimewa yang tidak perlu.
Latih pemilik dan pengguna: Wajibkan pelatihan berkelanjutan bagi pemilik situs dan pengguna utama agar semua pihak memahami tanggung jawab mereka serta praktik tata kelola terbaru Anda.
Pantau kepatuhan dan analitik penggunaan: Gunakan alat pelaporan bawaan untuk melacak tren penggunaan, status kepatuhan, dan kepatuhan terhadap kebijakan. Cara ini menyoroti area yang mungkin memerlukan perhatian lebih.
Otomatiskan proses rutin: Perbarui dan pelihara otomatisasi untuk siklus hidup situs, peninjauan izin, dan eskalasi insiden agar upaya manual berkurang dan pengawasan tidak terlewat.
Minta masukan dari pemangku kepentingan: Buat saluran bagi pemilik dan pengguna akhir untuk melaporkan kendala tata kelola, mengusulkan perbaikan, dan melaporkan hambatan, sehingga kebijakan Anda tetap responsif dan praktis.

situs hub SharePoint menyediakan navigasi dan merek di seluruh hub

Apa itu situs hub SharePoint dan apa bedanya dengan situs SharePoint biasa?

Situs hub SharePoint adalah wadah yang menghubungkan dan mengatur situs SharePoint terkait (baik situs tim maupun situs komunikasi) untuk menyediakan navigasi situs hub yang terpadu, merek yang konsisten, dan konten gabungan di seluruh situs yang terkait. Berbeda dengan situs SharePoint biasa, situs hub menyediakan bilah navigasi, tema, dan cakupan pencarian bersama di seluruh situs yang dikaitkan dengan hub, alih-alih berfungsi secara mandiri sebagai satu koleksi situs.

Bagaimana cara membuat situs hub di SharePoint Online?

Untuk membuat situs hub di SharePoint Online, admin SharePoint atau administrator SharePoint harus menggunakan pusat admin SharePoint dan mendaftarkan situs sebagai hub (membuat situs hub). Anda dapat memilih situs yang sudah ada (situs komunikasi atau situs tim) dan mendaftarkannya sebagai situs hub, lalu mengonfigurasi navigasi dan tema hub agar situs yang dikaitkan dengan hub mewarisi pengaturan navigasi dan merek.

Siapa yang dapat mendaftarkan situs sebagai situs hub, dan di mana hal ini dilakukan?

Hanya admin SharePoint atau pengguna yang diberi izin di pusat admin SharePoint yang dapat mendaftarkan situs sebagai hub. Prosesnya dilakukan di pusat admin SharePoint, tempat Anda membuat hub, mengelola situs mana saja yang dikaitkan dengan hub, dan mengonfigurasi pengaturan situs hub seperti bilah navigasi, logo, dan izin situs hub.

Bagaimana cara mengaitkan situs dengan hub, dan apa arti "mengaitkan situs"?

Untuk mengaitkan situs dengan hub, pemilik situs dapat menggunakan pengaturan situs atau pusat admin SharePoint untuk mengaitkan situs mereka dengan situs hub. Mengaitkan situs berarti situs tersebut menjadi situs yang terkait dengan hub dan mewarisi navigasi hub, merek, dan konten gabungan. Tindakan ini tidak mengubah situs menjadi situs hub, tetapi menghubungkan situs tersebut dengan satu hub.

Bisakah sebuah situs dikaitkan dengan lebih dari satu hub?

Tidak. Sebuah situs hanya dapat dikaitkan dengan satu hub dalam satu waktu, yaitu satu hub, jadi Anda harus memutuskan hub mana yang paling sesuai untuk situs tersebut. Jika Anda perlu memindahkan situs, Anda dapat melepaskan kaitannya dari hub saat ini lalu mengaitkannya dengan hub lain menggunakan pusat admin SharePoint atau pengaturan situs.

Jenis situs apa saja yang dapat dikaitkan dengan situs hub?

Koleksi situs modern, baik situs komunikasi maupun situs tim (situs modern), dapat didaftarkan sebagai hub atau dikaitkan dengan hub. Situs klasik tidak disarankan untuk dikaitkan dengan hub karena banyak fitur hub bergantung pada fungsionalitas SharePoint modern.

Apakah mengaitkan situs dengan hub mengubah izin atau konten situs saya?

Tidak. Mengaitkan situs dengan hub tidak secara otomatis mengubah izin situs atau memindahkan konten. Izin tetap dikelola di tingkat situs atau koleksi situs. Situs hub menyediakan navigasi dan web part gabungan untuk konten dari situs yang terkait, tetapi tidak memberikan akses lintas situs yang terkait kecuali Anda secara eksplisit mengubah izin.

Bagaimana cara kerja navigasi hub, dan di mana bilah navigasi muncul?

Navigasi hub muncul sebagai bilah navigasi global di bagian atas setiap situs yang terkait dengan hub (bilah navigasi situs hub muncul di seluruh hub). Admin SharePoint mengonfigurasi tautan navigasi hub di situs hub, dan tautan tersebut ditampilkan di semua situs yang terkait dengan hub untuk menciptakan navigasi dan tema yang konsisten.

Bisakah saya mengagregasi konten dari situs yang terkait di situs hub?

Bisa. Web part situs hub, seperti web part Highlighted Content dan News, dapat menampilkan konten dari situs yang terkait, sehingga Anda dapat memunculkan konten dari seluruh situs yang terkait. Anda dapat memfilter dan mengonfigurasi web part ini untuk menampilkan konten dari situs yang terkait dengan hub atau dari situs tertentu di dalam hub.

Bagaimana pencarian dan penemuan konten dipengaruhi oleh penggunaan situs hub?

Cakupan pencarian dapat ditingkatkan saat menggunakan situs hub karena pencarian dapat lebih mudah menampilkan hasil di seluruh hub dan situs-situs yang terkait dengannya. Situs hub dapat menyediakan pengalaman pencarian terpadu bagi pengguna yang menelusuri hub, dan hub menuju halaman awal SharePoint maupun di dalam hub itu sendiri.

Apa perbedaan antara situs beranda dan situs hub?

Situs beranda adalah halaman utama organisasi bagi karyawan (kadang diintegrasikan dengan halaman awal SharePoint) dan dapat menyediakan berita perusahaan serta navigasi. Situs hub mengorganisasi situs-situs yang saling berkaitan dan menyediakan navigasi serta branding bersama di seluruh situs yang terkait. Sebuah situs dapat berperan sebagai situs beranda sekaligus situs hub, tetapi keduanya memiliki peran yang berbeda: situs beranda untuk pengalaman seluruh perusahaan, sedangkan situs hub untuk mengorganisasi situs-situs terkait.

Berapa banyak situs yang dapat dikaitkan dengan sebuah hub, dan apakah ada batasannya?

Ada batas praktis untuk jumlah situs yang dapat dikaitkan dengan sebuah hub, dan dokumentasi Microsoft mencantumkan batas yang didukung demi performa. Meski demikian, hub dirancang untuk mendukung banyak situs dan dapat mengagregasi aktivitas dari semua situs yang terkait. Untuk organisasi besar, pertimbangkan untuk menyusun hub secara logis daripada membuat satu hub untuk setiap kemungkinan situs, agar navigasi tetap jelas dan performa terjaga.

Apa yang terjadi ketika sebuah situs dikonversi menjadi situs hub?

Mengonversi atau mendaftarkan situs sebagai hub (site as a hub) memungkinkan situs tersebut menyediakan navigasi dan tema hub bagi situs-situs yang mengaitkan diri dengannya. Situs itu sendiri tetap merupakan koleksi situs, tetapi setelah menjadi situs hub, situs tersebut dapat digunakan untuk menghubungkan situs-situs terkait, menyediakan konten bersama di situs hub, dan mengelola pengaturan tingkat hub melalui pusat admin SharePoint.

Bagaimana cara menghapus asosiasi situs atau membatalkan pendaftaran situs hub?

Untuk menghapus asosiasi situs, pemilik situs dapat mengubah pengaturan asosiasi di informasi situs, atau admin SharePoint dapat melepaskan asosiasi situs di pusat admin SharePoint. Untuk membatalkan pendaftaran situs hub, admin SharePoint dapat membatalkannya di pusat admin SharePoint. Tindakan ini menghentikan penyediaan navigasi dan branding hub bagi situs yang terkait, dan situs-situs tersebut tidak lagi terkait dengan hub.

Bisakah situs hub digunakan untuk menerapkan tema, navigasi, dan brand yang konsisten di seluruh situs yang terkait?

Bisa. Salah satu manfaat utama situs hub adalah kemampuan untuk menerapkan navigasi dan tema secara konsisten di seluruh situs yang terkait. Ketika Anda menetapkan bilah navigasi dan tema situs hub, situs yang terkait dengan hub akan mewarisi pengaturan tersebut, sehingga navigasi dan brand tetap konsisten di seluruh hub.

Bagaimana cara menghubungkan situs-situs terkait ke sebuah hub, dan apa praktik terbaiknya?

Hubungkan situs-situs terkait ke hub dengan mengaitkan setiap situs melalui pengaturan situs atau pusat admin SharePoint. Praktik terbaik meliputi pengelompokan situs berdasarkan fungsi bisnis, geografi, atau proyek; membatasi jumlah hub agar tidak terfragmentasi; serta menggunakan navigasi hub dan web part untuk menampilkan konten penting di seluruh situs yang terkait agar mudah ditemukan.

Apakah navigasi situs hub akan muncul untuk setiap pengguna dan di semua perangkat?

Ya. Bilah navigasi situs hub muncul bagi pengguna yang mengunjungi situs mana pun yang terkait dengan hub dan responsif di berbagai perangkat. Pengguna akan melihat navigasi hub yang terpadu saat mengakses situs-situs yang terkait dengan hub, sehingga navigasi lintas situs dan aksesibilitas meningkat.

Bagaimana cara menggunakan situs hub untuk menampilkan aktivitas dari semua situs yang terkait?

Anda dapat menggunakan web part di situs hub, seperti web part News, Highlighted Content, dan Activity, untuk menampilkan aktivitas dari semua situs yang terkait. Konfigurasikan web part tersebut untuk mengambil konten dari seluruh situs yang terkait guna membuat dasbor atau umpan berita gabungan yang menampilkan aktivitas di seluruh hub.

Adakah skenario ketika sebuah situs sebaiknya tidak dikaitkan dengan hub?

Ya. Jika sebuah situs membutuhkan navigasi, branding, atau isolasi pencarian dan konten yang unik (karena alasan keamanan atau fungsional), sebaiknya situs tersebut tidak dikaitkan dengan hub. Selain itu, situs yang sensitif atau sangat disesuaikan, yang bergantung pada izin atau tata letak tertentu, mungkin lebih baik dibiarkan sebagai situs mandiri daripada dikaitkan dengan hub.