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ブログ · Mirko Peters

Outlook で Bcc を使う方法: Bcc フィールドを表示して非公開で送信する

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Outlook で Bcc を使う方法について解説します。新しい Outlook、従来の Outlook、Mac での Bcc フィールドの表示方法、送信済みアイテムでの Bcc の確認方法、受信者数の上限、迷惑メール判定、全員に返信による誤送信の回避方法を取り上げます。

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Outlook で Bcc を使うには、新規メッセージを開き、Bcc フィールドを表示して、非公開にしたい宛先をその行に入れます。新しい Outlook では「オプション」、「フィールドの表示」、「Bcc の表示」の順に選択します。Mac では「To」行の右端にある「Bcc」をクリックします。Bcc 行に入れた全員がコピーを受け取り、他の受信者には相手のアドレスが表示されません。この記事は、グループ宛てのメッセージ、お知らせ、受信者同士が互いを知るべきではないメッセージを送る Outlook ユーザー向けです。上限、迷惑メールへの副作用、実際に情報漏えいを招く操作ミスについても説明します。

重要なポイント

  • 新しい Outlook では、メッセージを開き、「オプション」、「フィールドの表示」、「Bcc の表示」の順に選択して、Bcc 行に宛先を追加します。
  • Mac では、「To」行の右端にある「Bcc」をクリックするか、「Outlook」「設定」「作成」で「既定で Bcc フィールドを表示」をオンにします。
  • Bcc の受信者はコピーを受け取りますが、他の受信者には相手のアドレスが表示されません。また、Bcc の受信者は、送信者が Bcc を使ったかどうかを判別できません。
  • 多くの迷惑メールフィルターは Bcc を使ったメッセージにフラグを付けるため、受信者があなたを「安全な送信者のリスト」に追加する必要が生じる場合があります。
  • Exchange Online では、Bcc の宛先も 1 通あたり 1,000 件、1 日あたり 10,000 件の上限に含まれます。

Bcc にできることとできないこと

Bcc は blind carbon copy の略です。Bcc フィールドの表示と確認に関する Microsoft のページでは、他の受信者に名前を見せずに、メールのコピーを相手に送る方法と説明されています。Mac 版の記事では、さらに 2 つの点が補足されています。受信者は送信者が Bcc を使ったかどうかを判別できないこと、また Bcc の名前を確認できるのは送信者だけで、それも送信済みアイテムの中に限られることです。

Bcc が役立つ場面を整理すると、次のとおりです。

  • 互いを知らない人たちにグループとしてメールを送る際に、受信者の身元を非公開に保つこと。
  • アドレスがコピーされてスパムに悪用されるのを防ぐこと。
  • 返信の全員への送信が止まらなくなったスレッドから、宛先の人を外すこと。Microsoft自身もこの用途を挙げています。

Bcc は送信者のメールシステムから何かを隠すものではなく、暗号化を行うものでもなく、受信者が受け取った内容を転送することを防ぐものでもありません。機密性の高い内容であれば、Bcc は必要な対策ではありません。代わりに暗号化と秘密度ラベルを検討してください。

もう 1 つ知っておくと役立つ点があります。「To」と「Cc」の受信者同士は互いの宛先を確認できます。そのため、自分のアドレスを「To」に入れ、他の全員を Bcc に入れる方法は一斉配信には有効です。ただし、Bcc の受信者が「全員に返信」を使うと、返信は「To」と「Cc」の宛先、つまりこの例ではあなただけに届きます。これは一般的な電子メールの動作であり、Microsoft のページで明記されているものではありません。頼る前に、自分の別々のアドレス 2 つでテストしてください。

Bcc フィールドの表示と使い方

新しい Outlook (Windows)

  1. 新規メッセージを開くか、既存のメッセージに返信します。
  2. オプション、フィールドの表示の順に選択し、Bcc の表示を選択します。
  3. Bcc 行に入れたい相手の名前またはアドレスを追加します。

Microsoft のOutlook でのメール メッセージの作成に関するページには、ひとつ便利な方法が載っています。メッセージに Bcc ボタンが表示されない場合は、宛先ボタンの右側にある Bcc を選択します。宛先、Cc、Bcc のいずれかのボタンを選択すると「受信者の追加」ウィンドウが開きます。そこで、プラス記号を使って名前を選び、保存を選択します。

この手順が画面と一致しない場合は、まだ新しい Outlook を使っていない可能性があります。その場合、Microsoft はクラシック Outlook の手順を案内しています。

Windows 版のクラシック Outlook

クラシック Outlook では、メッセージ ウィンドウの オプション タブで Bcc コマンドを探します。オンにすると、Cc の下に Bcc の行が追加されます。Microsoft はクラシック版の手順を、同じページの別のタブに掲載しています。私はそのタブを開けませんでした。ボタンが想定した場所にない場合は、そのタブを確認してください。その後、テストメールを送信して、次の新規メッセージでもこの欄が表示されたままかどうか確認しましょう。

Web 版 Outlook

私が開いた Microsoft のページには、Web 版の手順は記載されていませんでした。Web アプリは新しい Outlook に近い仕様です。新規メッセージの 宛先 行の横にある Bcc を探すか、オプション と「Show fields」メニューを試してみてください。

Mac 版 Outlook

Microsoft の「Bcc フィールドに関する Mac 版の記事」には、次の手順が記載されています。

  1. 新しい電子メール メッセージを作成します。
  2. 宛先 行の右端にある Bcc をクリックします。
  3. Bcc ボックスに受信者を追加し、メッセージを作成して 送信 をクリックします。

この欄を常に表示するには、Outlook メニューから 設定、作成 の順に選択し、既定で BCC フィールドを表示 を有効にします。この手順は、Microsoft 365 版 Outlook for Mac、Outlook 2021 for Mac、Outlook 2019 for Mac に対応しています。

Bcc に入れた相手を確認する方法

受信したコピーには Bcc の受信者名は表示されませんが、自分が送信したメッセージでは確認できます。Mac での Microsoft の手順は次のとおりです。

  1. 送信済みアイテム フォルダーを開きます。
  2. 送信したメッセージを開きます。
  3. メッセージのヘッダーで Bcc の受信者を確認します。受信トレイのプレビューウィンドウで more を選択すると、長いリストを展開できます。「11 more」のような表示は、ほかにも Bcc の受信者が記載されていることを意味します。

操作ミスの後の確認にも、この方法が最適です。名前を Bcc ではなく宛先に入れてしまったことに気づいた場合、送信済みのコピーを見れば、ほかの受信者に何が見えていたかを正確に把握できます。

大人数への送信

Bcc は、アドレスを公開せずにグループへ送信する一般的な方法です。次の順序で行います。

  1. 自分のアドレス(または中立的なアドレス)を 宛先 に入れます。宛先が空に見えないように、多くの送信者がこの方法を使っています。
  2. ほかの全員を Bcc に入れます。セミコロンで区切ったアドレスの一覧を貼り付けることもできます。
  3. 個々の受信者に言及せずにメッセージを書きます。
  4. 送信する前に、宛先と Cc の欄をもう一度確認し、外部のアドレスが入っていないかを確認してください。

配布リストや連絡先グループは、Bcc 欄に入れることもできます。アドレスを貼り付ける手間を省けます。ただし、Microsoft が注意を促している影響がひとつあります。配布リストを Bcc に入れると、宛先や Cc にあるリスト名でメールを振り分ける受信者のルールが機能しなくなる場合があります。「フォルダーにメールが届かなくなった」という声があれば、この原因が考えられます。

適用される制限

Exchange Online には厳格な上限があり、Bcc を使ってもそれを回避することはできません。Microsoft の「Exchange Online の制限」ページからの引用は次のとおりです。

  • 既定では、宛先、Cc、Bcc の各欄を合わせて、1 通のメッセージに最大 1,000 人の受信者を指定できます。管理者は、この上限を 1~1,000 の範囲で設定できます。
  • ユーザーは、24 時間のローリング期間内に 1 日あたり最大 10,000 人の受信者へ送信できます。Bcc の受信者も数に含まれます。
  • 共有アドレス帳にある配布グループは、受信者1人としてカウントされます。個人用の連絡先フォルダーにあるグループのメンバーは、それぞれ個別にカウントされます。
  • 5,000人以上のメンバーを持つグループへのメッセージでは、配信管理またはメッセージの承認を構成する必要があります。
  • onmicrosoft.com ドメインからの送信メールは、24時間以内に組織あたり外部受信者100人までに制限されています。

大量の外部送信について、Microsoft の公式ページでは、サードパーティの一括メール送信サービスか Azure Communication Services のメールを使うべきだと説明しています。数百人の読者に向けたニュースレターを Outlook の Bcc で作るべきではありません。

Bcc と迷惑メール フィルター

Microsoft によると、多くの迷惑メール フィルターは Bcc を使ったメッセージにフラグを立てるため、受信者は差出人の名前を安全な送信者のリストに追加する必要があるかもしれません。これは想定どおりです。受信者のアドレスが To に含まれていないメッセージは、フィルターからは一括メールのように見えるのです。

実際に役立つ対策は次のとおりです。

  • グループは、個人宛てに感じられる程度の小さな規模に保ちます。
  • 何のためのメールかがわかる、明確な件名を付けます。
  • 重要なメッセージであれば、最初の受信者に、差出人のアドレスを安全な送信者のリストに追加してもらいます。
  • 別のプロバイダーで管理しているアドレス宛てにテストメールを送り、どこに届くかを確認します。

Bcc のメールが届かないとき

誰かからメッセージを受け取っていないと言われた場合は、考えられる原因を次の順に確認します。

  1. 迷惑メール フォルダー。 Microsoft によると、多くの迷惑メール フィルターは Bcc を使ったメッセージにフラグを立てます。相手に迷惑メール フォルダーを確認してもらい、差出人のアドレスを安全な送信者のリストに追加してもらいます。
  2. 1つのアドレスの入力ミス。 長い Bcc リストの中に不正なアドレスが1つあると、配信不能レポートが差出人に戻ってきます。レポートで配信に失敗したアドレスを確認してください。
  3. 受信者数の上限。 1通あたりの受信者数の上限を超えるメッセージや、1日の送信先が10,000人を超えた場合、メッセージは配信されません。Microsoft の上限に関するページによると、onmicrosoft.com ドメインから24時間以内に外部受信者100人を超えて送信したメッセージには、エラー コード 550 5.7.236 付きの NDR が返されます。
  4. 受信側のルール。 配布リストを Bcc に入れた場合、リスト名が To または Cc に含まれることを前提とした受信者のルールは動作せず、メッセージは専用フォルダーではなく受信トレイに届きます。

送信後に Bcc の受信者を追加できますか? いいえ。メッセージは、送信時の受信者宛てにすでに送られています。送信済みのコピーを漏れていた人に転送し、転送したことを一行で伝えてください。Bcc の宛先を間違えた場合、Microsoft 365 組織内であればメッセージの取り消しが機能することもありますが、Microsoft のメッセージ取り消しのルールに定められた条件によるため、当てにすべきではありません。

規制のある職場での Bcc

企業によっては、非表示の受信者が透明性や監査のルールと衝突する場合があります。スレッドに本来含まれるべきでない人にコピーを送ることは、礼儀の問題であると同時にデータの取り扱いの問題でもあります。送信済みのコピーにはあなたに Bcc の名前が表示されますし、組織のメール システムには独自の記録が残ります。個人データ、契約、法務に関わる業務であれば、Bcc に関するルールがどうなっているのか、データ損失防止ポリシーがご自身のメッセージに適用されるのかどうかを、コンプライアンス担当者または IT チームに確認してください。

Bcc は失礼ですか?

使い方によります。グループのアドレスを保護するために Bcc を使うのは一般的で、想定の範囲内です。一方で、上司を一対一のスレッドにこっそり加えるために使うのは別の問題です。相手にそれがわかれば、信頼はすぐに失われます。また、Bcc の受信者としては、相手があなたの存在を知っているかどうかも確信できません。

私の助言は次のとおりです。会話をオープンにすべきときは Cc を使い、プライバシーが重要なときは Bcc を使います。記録として誰かにスレッドを見てもらう必要がある場合は、後から転送し、転送したことを伝えてください。

よくある間違い

  • グループを To に入力する。 典型的な情報漏えいです。グループに送信する前には、必ず To と Cc の欄を確認してください。
  • Bcc 欄が非表示になっていることを忘れる。 表示設定によっては、有効にした欄しか表示されません。先に Bcc を表示してから、宛先を追加してください。
  • Bcc が機密コンテンツを保護すると思い込む。 Bcc は受信者の名前を隠すだけです。メッセージは、受け取った人が転送したり、読んだりすることができます。
  • Bcc の立場から全員に返信する。 返信は表示されている受信者に届きます。それを見せたくない場合は、送信者だけに返信してください。
  • 上限を無視する。 大量のリストは、1通あたり1,000人の上限や1日10,000人の上限に達し、バウンスで終わります。
  • 配布リストを Bcc に入れてしまい、ルールを破ってしまう。 To や Cc にある配布リスト名で並べ替えているユーザーは、そのメールを自分のフォルダーで見つけられなくなります。
  • 送信済みアイテムの確認を省略する。 ミスをしたら、送信済みのコピーを開いてヘッダーを確認してください。

さらに調べておきたい関連トピック

  • 宛先をより管理された形で非表示にする。 定期的な一斉配信の場合、共有アドレス帳の配布リストは宛先 1 件として扱われます。これは上限への対策にもなります。
  • コンプライアンス環境での Bcc。 規制の厳しい企業の管理者は、監査や保持において非表示の宛先がどのように扱われるかを確認すべきです。思い込みで判断せず、コンプライアンス担当チームに確認してください。
  • スパムフィルターと安全な送信者。 グループへの一斉配信が迷惑メールに振り分けられ続ける場合は、受信者側の管理者に送信者を許可するよう依頼してください。
  • 会議の招待。 会議では Bcc の動作が異なります。Microsoft には、会議出席依頼に Bcc の宛先を追加する方法について別の記事があります。

次のステップ

Outlook で新しいメッセージを開き、Bcc フィールドを表示させて、自分の宛先 2 つ(1 つは To、もう 1 つは Bcc)にテスト送信してください。両方の受信コピーと送信済みアイテムのヘッダーを確認すれば、アドレスを漏らさずに Outlook で Bcc を使う方法が正確にわかります。

Entities in this article

Microsoft Outlook Exchange Online Distribution list

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