Zrozumieć zarządzanie zasadami przechowywania w SharePoint

By Mirko Peters · 2026-04-18 · Updated 2026-07-28

Poznaj zasady przechowywania i etykiety w SharePoint w usłudze Microsoft 365. Zarządzaj cyklem życia danych za pomocą zasad przechowywania i etykiet w usłudze SharePoint Online.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Zarządzanie zasadami przechowywania w SharePoint wymaga jasno określonego efektu biznesowego, zatwierdzonych ustawień zasad oraz wyznaczonej odpowiedzialności. Zacznij od odpowiednich użytkowników i danych, sprawdź bieżące możliwości i wymagania usługi Microsoft 365, przetestuj podejście na reprezentatywnym pilotażu, a następnie udokumentuj decyzję i regularnie ją przeglądaj, gdy zmieniają się potrzeby.

Zarządzanie zasadami przechowywania w SharePoint: praktyczna lista kontrolna

• Zdefiniuj scenariusz, właściciela i oczekiwany efekt.
• Sprawdź licencjonowanie, uprawnienia, zasady i wpływ na użytkowników.
• Przetestuj w pilotażu i udokumentuj decyzje dotyczące wsparcia i przeglądów.

Aktualne wskazówki znajdziesz w serwisie Microsoft Learn.

Ostatni przegląd: lipiec 2026.

Przyznajmy: informacje piętrzą się szybko, zwłaszcza w dużych organizacjach. Tu z pomocą przychodzi zarządzanie zasadami przechowywania w SharePoint. W istocie chodzi o ustalenie reguł określających, jak długo treści pozostają w SharePoint, niezależnie od tego, czy są to dokumenty, wiadomości czy rekordy, aby spełnić wymagania zgodności i utrzymać porządek w działaniu.

Nie chodzi jednak wyłącznie o porządek. Podejście to ma spełniać wymagania prawne i regulacyjne, ograniczać ryzyko związane z prywatnością danych i pomagać unikać problemów ze zgodnością. Wraz ze wzrostem objętości i złożoności treści cyfrowych spójne zarządzanie pozwala utrzymać bezpieczeństwo i porządek w organizacji. Kolejne sekcje omówią najważniejsze zagadnienia, praktyczne kroki i strategie, których potrzebujesz, aby pewnie zarządzać cyklem życia informacji w SharePoint.

Zarządzanie zasadami przechowywania w SharePoint

Zasady przechowywania w SharePoint to zestaw reguł określających, jak długo treści przechowywane w SharePoint są zachowywane, usuwane lub archiwizowane, aby spełnić wymagania prawne, regulacyjne i biznesowe. Zasady te są częścią szerszego zarządzania zasadami przechowywania i stosują się automatycznie do witryn, bibliotek, list, dokumentów i elementów, zapewniając spójne zarządzanie cyklem życia.

Krótkie wyjaśnienie: Zasady przechowywania w SharePoint pozwalają administratorom klasyfikować treści, stosować etykiety lub reguły przechowywania i egzekwować działania, takie jak samo zachowanie (uniemożliwienie usunięcia), uruchomienie usunięcia po określonym czasie lub przeniesienie treści do archiwum albo centrum rekordów. Skuteczne zarządzanie zasadami przechowywania w SharePoint łączy tworzenie zasad, definiowanie zakresu, okresowy przegląd i audyt, aby ograniczyć ryzyko, utrzymać zgodność i zoptymalizować wykorzystanie miejsca oraz zarządzanie informacjami w całej organizacji.

Czym są zasady przechowywania w SharePoint

Zasady przechowywania w SharePoint to zestaw reguł, które określają, co system ma zrobić z informacjami: kiedy je zachować, kiedy usunąć i kiedy upewnić się, że nie zostaną zmienione ani utracone. Można na nie patrzeć jak na inteligentną, zautomatyzowaną ekipę porządkową, która jednocześnie pełni rolę strażnika, dbającego o to, by krytyczne rekordy pozostały na miejscu tak długo, jak jest to potrzebne.

Zasady te nie służą wyłącznie utrzymaniu porządku. Są kluczowe dla organizacji, którym zależy na zgodności z przepisami prawa, regulacjami lub wewnętrznymi zasadami biznesowymi. Niezależnie od tego, czy chodzi o RODO, HIPAA, czy po prostu harmonogram przechowywania dokumentacji firmy, zasady przechowywania pomagają zachować właściwe pliki i usunąć je wtedy, gdy wymagają tego przepisy.

Typowe zastosowania obejmują automatyczne usuwanie plików po określonym czasie, archiwizowanie elementów, które mogą być potrzebne podczas przyszłych audytów, lub zablokowanie ważnych dokumentów, aby nikt przypadkowo nie zmienił ich w trakcie postępowania prawnego. Ustawianie tych zasad na poziomie witryny, biblioteki lub folderu daje organizacjom realną kontrolę nad cyklem życia informacji.

Krótko mówiąc, zasady przechowywania w SharePoint są fundamentem przemyślanego i zgodnego z przepisami zarządzania informacjami. Jeśli chcesz uniknąć problemów regulacyjnych, zwiększyć efektywność lub po prostu przestać tonąć w starych plikach, od solidnych zasad przechowywania warto zacząć.

5 zaskakujących faktów o zarządzaniu zasadami przechowywania w SharePoint

1. Etykiety przechowywania mogą działać jak blokady bez eDiscovery. Możesz skonfigurować etykiety przechowywania tak, aby zachowywały treść w sposób niezmienny i uniemożliwiały jej usunięcie, nawet gdy nie używasz blokady prawnej eDiscovery. Zespoły ds. zarządzania zyskują w ten sposób lekkie narzędzie do zachowywania danych, ściśle powiązane z zarządzaniem zasadami przechowywania w usłudze SharePoint.
2. Stosowanie etykiet może być zautomatyzowane przy użyciu AI i sygnałów poufności. Usługa Microsoft 365 potrafi automatycznie klasyfikować i stosować etykiety przechowywania na podstawie klasyfikatorów trenowalnych, słów kluczowych lub etykiet poufności. Ogranicza to ręczny wysiłek i poprawia spójność egzekwowania zasad w witrynach SharePoint.
3. Wiele zasad przechowywania może się nakładać – o usunięciu decyduje ostatnia akcja. Gdy pojedynczy element jest objęty kilkoma zasadami przechowywania w usłudze SharePoint, ustawienia przechowywania mogą na siebie oddziaływać. Ostateczne działania w ramach governance wyznacza najbardziej restrykcyjny okres przechowywania lub konkretne reguły usunięcia, a nie prosta zasada „pierwsza ma zastosowanie”. Więcej o tym, jak to działa w praktyce.
4. Przechowywanie nie zawsze oznacza niezmienność, jeśli nie zostanie to skonfigurowane. Domyślnie przechowywanie może uniemożliwiać usunięcie przez określony czas, ale zawartość staje się nieusuwalna i objęta audytowalnym zachowaniem dopiero po włączeniu blokady zachowania lub funkcji niezmienności. To ważne rozróżnienie dla specjalistów ds. zgodności.
5. Przechowywanie na poziomie witryny a etykiety na poziomie kontenera wpływają na zakres wyszukiwania i zachowania. Zastosowanie przechowywania na poziomie witryny SharePoint może zachować wszystko, co znajduje się w witrynie, ale etykiety przechowywania na poziomie kontenera (biblioteki, folderu lub elementu) zapewniają precyzyjną kontrolę. Wybór niewłaściwego zakresu może prowadzić do nadmiernego przechowywania danych albo pozostawić krytyczne rekordy bez zarządzania.

Kluczowe zasady zarządzania zasadami przechowywania

1. Rzetelne zarządzanie rekordamiKażda organizacja musi być w stanie bezsprzecznie udowodnić, jak zarządza informacjami, jak je przechowuje i jak je usuwa. Rzetelność oznacza, że możesz pokazać organom regulacyjnym lub sądom, że Twój proces wytrzymuje kontrolę, a decyzje są poparte jasną dokumentacją.
2. PrzejrzystośćKażdy członek zespołu powinien wiedzieć, co dzieje się z jego dokumentami i kiedy. Jasne zasady ograniczają zamieszanie, zmniejszają liczbę błędów ludzkich i ułatwiają uzyskanie akceptacji. Przejrzystość pozwala ludziom być poinformowanymi i odpowiedzialnymi.
3. Zgodność z prawemZasady przechowywania w usłudze SharePoint zawsze powinny być projektowane z uwzględnieniem przepisów prawa. Ramy regulacyjne, takie jak RODO czy HIPAA, mogą dokładnie określać, jak długo należy przechowywać konkretne informacje. Brak zgodności może skutkować karami lub postępowaniem sądowym.
4. Odpowiedzialność użytkownikówNie wszystko zależy od działu IT – użytkownicy odgrywają dużą rolę. Odpowiednie szkolenia, jasno określone role i dobrze zakomunikowane procedury pomagają zapewnić, że pracownicy wiedzą, czego się od nich oczekuje podczas przechowywania, oznaczania lub usuwania dokumentów.
5. AutomatyzacjaSilne governance oznacza wyeliminowanie zgadywania przy ręcznym porządkowaniu. Automatyczne egzekwowanie zasad sprawia, że pliki nie umykają uwadze, harmonogramy przechowywania działają jak w zegarku, a ścieżki audytu są na bieżąco aktualizowane dla każdej wykonanej czynności. Automatyzacja jest najlepszym sprzymierzeńcem w walce z błędem ludzkim.

Dbanie o te zasady pomaga chronić dane, zabezpieczać się przed niespodziewanymi audytami zgodności i minimalizować ryzyko. Solidne podstawy na tym etapie przygotowują Cię do sukcesu we wszystkich szczegółach zasad, które omówimy dalej.

Jak przechowywanie w SharePoint działa w Microsoft 365

W Microsoft 365 zasady przechowywania w usłudze SharePoint są częścią szerszego zestawu narzędzi zgodności. Zasady tworzysz i zarządzasz nimi w centrum zgodności Microsoft 365, definiując reguły obejmujące nie tylko witryny SharePoint, ale także OneDrive i Teams. Dzięki temu organizacje mogą objąć całe cyfrowe środowisko pracy jednym, spójnym podejściem do governance informacji.

Zasady można kierować do określonych witryn, bibliotek, folderów, a nawet typów zawartości. Po skonfigurowaniu zasada monitoruje pliki lub wiadomości na podstawie reguł, takich jak czas przechowywania, lub wyzwalaczy, na przykład daty ostatniej modyfikacji. Gdy kryteria zostaną spełnione, pliki można zablokować, usunąć lub zachować zgodnie z wybranymi ustawieniami.

Platforma obsługuje to w tle, łącząc egzekwowanie zasad bezpośrednio z przepływami pracy, dzięki czemu użytkownicy nie muszą się nad tym zastanawiać. Ustawienia rezydencji danych w usłudze Microsoft 365 zapewniają również, że treści pozostają tam, gdzie powinny, wspierając zgodność z wymogami regionalnymi. Zasady na poziomie dokumentów można stosować równolegle z regułami obejmującymi całą witrynę, co daje precyzyjną kontrolę nad treściami poufnymi lub wysokiego ryzyka.

Ostatecznie przechowywanie w usłudze SharePoint Online i Microsoft 365 oznacza automatyzację cyklu życia plików, ograniczenie ręcznej pracy i znacznie prostsze zapewnianie zgodności z przepisami w nowoczesnych miejscach pracy.

Lista kontrolna: przechowywanie w SharePoint w Microsoft 365

Korzyści z solidnego zarządzania przechowywaniem w SharePoint

• Lepsza zgodność: Zautomatyzowane przechowywanie ułatwia spełnianie wymogów prawnych i regulacyjnych, chroniąc organizację.
• Mniejsze ryzyko prawne: Właściwe zasady pomagają zapobiegać przypadkowej utracie danych lub błędom w przechowywaniu, które mogłyby prowadzić do kosztownych postępowań prawnych lub kar.
• Usprawnione audyty: Jasne reguły przechowywania zapewniają gotowe ścieżki audytu, ograniczając pośpiech i stres podczas przeglądów.
• Ograniczenie rozproszenia danych: Nieaktualne treści są automatycznie porządkowane, dzięki czemu systemy nie są przeciążane przestarzałymi informacjami.
• Sprawność operacyjna: Automatyczne egzekwowanie zasad odciąża dział IT i użytkowników biznesowych, pozwalając wszystkim skupić się na pracy, a nie na pilnowaniu plików.

Dzięki takim korzyściom inwestycja w solidne zarządzanie w SharePoint sprawia, że codzienna działalność i zgodność przebiegają znacznie płynniej.

Planowanie strategii zasad przechowywania w SharePoint

Planowanie strategii zasad przechowywania w SharePoint zaczyna się na długo przed wybraniem przycisku lub utworzeniem reguły w Microsoft 365. Traktuj to jak projekt: strategia określa wizję i podejście, zapewniając, że zasady odpowiadają potrzebom organizacji i spełniają zarówno wymogi biznesowe, jak i prawne.

Nie chodzi wyłącznie o to, co system potrafi, lecz o to, czego organizacja rzeczywiście potrzebuje, aby zachować zgodność i produktywność. Etap planowania to moment, w którym oceniasz ryzyka, szanse i unikalny krajobraz informacji, co daje jasność przed przejściem do szczegółów konfiguracji.

Przemyślana strategia pomaga dostosować się do przyszłych zmian i powiązać zasady przechowywania z realnymi efektami, zamiast jedynie „odhaczać pole”. Dalej dowiesz się, jak precyzyjnie określić wymagania i jak zaangażować właściwe osoby, aby strategia była trwała.

Określanie wymogów regulacyjnych i biznesowych

• Wymogi prawne: Wskaż przepisy, takie jak RODO, HIPAA, SOX lub przepisy stanowe, które określają konkretne typy treści podlegające przechowywaniu lub usunięciu.
• Standardy branżowe: Zidentyfikuj najlepsze praktyki sektorowe, na przykład w usługach finansowych lub ochronie zdrowia, które mogą dodawać dodatkowe wymogi lub terminy.
• Zasady wewnętrzne: Nie zapominaj o harmonogramach archiwizacji, klasyfikacjach informacji i regułach ochrony danych obowiązujących w firmie.
• Wrażliwość typów zawartości: Określ, które treści w SharePoint, czyli dokumenty, listy i wiadomości, wymagają specjalnego przechowywania ze względu na wartość biznesową lub regulacyjną.
• Priorytetyzacja: Udokumentuj potrzeby i ustal ich kolejność, koncentrując się na obszarach najwyższego ryzyka, co ułatwia tworzenie ukierunkowanych i skutecznych reguł przechowywania.

Angażowanie interesariuszy w skuteczne zarządzanie

• Specjaliści IT: Odpowiadają za wdrażanie i utrzymanie zasad oraz rozwiązywanie problemów technicznych, zapewniając sprawne działanie.
• Prawnicy i inspektorzy ds. zgodności: Interpretują przepisy i przekładają je na praktyczne wymogi dotyczące zasad.
• Zarządcy dokumentacji: Odpowiadają za harmonogramy plików w organizacji oraz za najlepsze praktyki zarządzania informacjami.
• Użytkownicy biznesowi: Dostarczają wiedzy o codziennych procesach i wskazują, gdzie przechowywanie wspiera produktywność, a gdzie ją zakłóca.
• Kanały komunikacji: Ustanów jasne kanały i regularne aktualizacje, aby każdy rozumiał swoją rolę i wiedział, jak podejmowane są decyzje dotyczące zasad.

Konfigurowanie zasad przechowywania w SharePoint Online

Gdy opracujesz strategię i zbierzesz wymagania, nadszedł czas, aby wcielić plany w życie. Konfigurowanie zasad przechowywania w SharePoint Online polega przede wszystkim na przełożeniu zasad na konkretne, praktyczne ustawienia w usłudze Microsoft 365.

Oznacza to wybór treści, do których zasady będą miały zastosowanie, określenie reguł dotyczących czasu przechowywania różnych rodzajów informacji oraz automatyzację działań po upływie tych okresów. Etap konfiguracji to miejsce, w którym spotykają się cele zgodności z przepisami, potrzeby biznesowe i możliwości techniczne organizacji.

Poniższe sekcje przeprowadzą Cię przez praktyczne kroki tworzenia zasad i przedstawią najlepsze praktyki, dzięki którym technologia będzie działać na Twoją korzyść, a nie przeciwko Tobie. Dowiesz się, jak wykonać zarówno konfigurację, jak i bieżące zarządzanie zasadami przechowywania.

Przewodnik krok po kroku dotyczący konfigurowania zasad

1. Określ wymagania dotyczące przechowywaniaPrzejrzyj udokumentowane wymagania prawne i biznesowe. Ustal, jak długo treści powinny być przechowywane i co ma się z nimi stać po upływie tego okresu: czy mają zostać usunięte, zarchiwizowane czy zachowane?
2. Wybierz typy treści lub lokalizacjeZdecyduj, które treści wymagają zasad: całe witryny SharePoint, konkretne biblioteki dokumentów, foldery lub określone typy treści. Bądź precyzyjny, aby uniknąć konfliktów zasad.
3. Otwórz centrum zgodności Microsoft 365Przejdź do centrum zgodności Microsoft 365, które jest punktem wyjścia do tworzenia i zarządzania zasadami przechowywania w usługach SharePoint, OneDrive i Microsoft Teams.
4. Utwórz nowe zasady przechowywaniaPostępuj zgodnie z kreatorem, aby nadać zasadom nazwę, określić okresy przechowywania i wybrać działania. Na przykład możesz przechowywać pliki przez siedem lat, a następnie automatycznie je usuwać.
5. Opublikuj i przypisz zasadyZastosuj zasady do wybranych witryn lub grup. Dokładnie sprawdź wybór, ponieważ błędnie zastosowane zasady mogą prowadzić do przypadkowych usunięć (ups!).
6. Testuj i monitorujPrzed wdrożeniem dla wszystkich przetestuj zasady na przykładowej witrynie lub bibliotece. Upewnij się, że działają zgodnie z planem, i w razie potrzeby wprowadź poprawki. Obserwuj opinie użytkowników oraz dzienniki audytu, szukając problemów lub nieoczekiwanych zachowań.

Trzymaj się tego procesu krok po kroku, aby zasady przechowywania były szczelne, zgodne z wymogami i dopasowane do środowiska Twojej organizacji.

Najlepsze praktyki dotyczące zarządzania zasadami i ich aktualizacji

• Okresowy przegląd: Regularnie weryfikuj zasady, aby odpowiadały obowiązującym przepisom i potrzebom biznesowym.
• Kompleksowy audyt: Korzystaj z dzienników audytu, aby wykrywać luki i sprawdzać, czy zasady są egzekwowane we wszystkich witrynach.
• Kontrolowane aktualizacje: Testuj zmiany w kontrolowanym środowisku, zanim wdrożysz je w całej organizacji.
• Obsługa wyjątków: Przygotuj udokumentowany proces składania i zatwierdzania rzadkich wyjątków od standardowych harmonogramów przechowywania.
• Scentralizowane zarządzanie: Tam, gdzie to możliwe, zarządzaj zasadami centralnie, aby usprawnić aktualizacje i uniknąć duplikacji.

Typowe wyzwania w zarządzaniu przechowywaniem

1. Konflikty zasadNakładające się lub sprzeczne zasady mogą prowadzić do zbyt wczesnego usunięcia danych lub ich zbyt długiego przechowywania. Aby tego uniknąć, regularnie przeglądaj nakładające się zakresy i ustal jasne priorytety.
2. Błędy użytkownikówPomyłki się zdarzają, szczególnie przy ręcznym etykietowaniu lub stosowaniu wyjątków. Ograniczaj je dzięki automatyzacji i stałemu szkoleniu użytkowników, tak aby każdy rozumiał obowiązujące zasady.
3. Dane historyczneStare treści przechowywane według wcześniejszych reguł mogą utrudniać działania związane ze zgodnością. Przenieś te dane lub ujednolić je, aby odpowiadały obowiązującym zasadom, korzystając z narzędzi do oznaczania i obsługi wyjątków.
4. Złożone potrzeby organizacyjneDuże organizacje często mają wiele jednostek biznesowych, z których każda ma własne wymagania. Aby sprostać tej złożoności, stosuj scentralizowane zarządzanie, szablony i kanały komunikacji.
5. Dostosowywanie się do zmian w Microsoft 365Microsoft stale aktualizuje funkcje w usłudze SharePoint i powiązanych usługach. Bądź na bieżąco z najlepszymi praktykami i korzystaj z forów społeczności, aby szybko dostosowywać się do zmian.
6. Chaos danychNadmierny przyrost danych, podobnie jak rozrastanie się zespołów w Teams, można kontrolować dzięki automatycznym czynnościom porządkowym i scentralizowanym zasadom. Warto zapoznać się z wskazówkami dotyczącymi ograniczania cyfrowego chaosu z pokrewnych obszarów zarządzania cyklem życia, takimi jak sugestie zawarte w tym artykule o zarządzaniu rozrastaniem się zespołów w Teams.

Rozpoznanie tych wyzwań i odpowiednie ich zaadresowanie pomogą Twojej organizacji zbudować bardziej odporny i skuteczny plan zarządzania.

Znaczenie audytu i monitorowania zasad przechowywania

Audytowanie i monitorowanie zasad przechowywania w SharePoint to nie jest tylko miły dodatek — to absolutna konieczność, aby Twoja organizacja pozostawała w pełnej zgodności z przepisami. Regularne audyty zapewniają, że zasady są poprawnie skonfigurowane, egzekwowane i zgodne z ciągle zmieniającymi się przepisami.

Microsoft 365 udostępnia dzienniki audytu i narzędzia raportowania, które pozwalają śledzić działania, wykrywać anomalie i potwierdzać, że ustawienia przechowywania działają zgodnie z oczekiwaniami. Alerty i cykliczne przeglądy pomagają wcześnie wykrywać problemy, wspierając bieżące ograniczanie ryzyka.

Regularnie przeglądając i aktualizując zasady, chronisz dane, wykazujesz zgodność z przepisami i jesteś przygotowany na wszelkie regulacyjne niespodzianki, jakie może przynieść przyszłość.

Zarządzanie przechowywaniem w SharePoint: Najważniejsze wnioski i kolejne kroki

• Regularnie przeglądaj i aktualizuj: Wyrób sobie nawyk częstego sprawdzania zasad przechowywania, aby zawsze odzwierciedlały aktualne przepisy i potrzeby biznesowe.
• Twórz zespoły międzyfunkcyjne: Połącz siły działów IT, prawnego, zarządzania dokumentacją i użytkowników biznesowych przy planowaniu i egzekwowaniu zasad — praca zespołowa daje lepsze efekty.
• Stawiaj na automatyzację: Korzystaj z narzędzi Microsoft 365 i zautomatyzowanych procesów, aby ograniczyć pracę ręczną, zmniejszyć ryzyko i poprawić spójność.
• Ciągle się ucz: Nie przestawaj się rozwijać! Jeśli chcesz zobaczyć, jak solidne zarządzanie poprawia współpracę i bezpieczeństwo danych, zainspiruj się spostrzeżeniami dotyczącymi zarządzania Teams z tego przewodnika o budowaniu pewnej współpracy dzięki zarządzaniu.
• Działaj teraz: Nie czekaj na audyt ani wyciek danych. Zacznij wzmacniać zarządzanie przechowywaniem w SharePoint już dziś i buduj bezpieczniejsze, bardziej wydajne cyfrowe miejsce pracy.

dowiedz się więcej o przechowywaniu: zasady przechowywania i etykiety przechowywania dla SharePoint i OneDrive

Czym jest zasada przechowywania i etykieta przechowywania w SharePoint?

Zasada przechowywania lub etykieta przechowywania w SharePoint to reguła określająca, jak długo treść jest przechowywana, czy jest automatycznie usuwana i w jaki sposób jest zachowywana, aby spełnić wymogi zgodności. Zasady przechowywania zazwyczaj mają szeroki zakres działania (witryny, grupy Microsoft 365 lub OneDrive), natomiast etykiety przechowywania oznaczają poszczególne elementy, bezpośrednio lub za pośrednictwem zasad etykiet automatycznie stosowanych, aby kontrolować początek okresu przechowywania lub uruchamiać przeglądy dyspozycji.

Jak zasady przechowywania i etykiety przechowywania działają z treścią w SharePoint?

Ustawienia przechowywania działają na treści na dwa sposoby: poprzez zastosowanie zasady na poziomie witryny, która sprawia, że elementy podlegają zasadzie przechowywania, lub poprzez zastosowanie etykiet przechowywania, które oznaczają elementy. Etykiety można stosować ręcznie, automatycznie lub za pomocą zasad adaptacyjnych; określają one początek okresu przechowywania, na przykład rozpoczęcie go w momencie utworzenia lub modyfikacji, oraz definiują, co się stanie po upływie tego okresu.

Czy w mojej organizacji powinienem użyć zasady przechowywania, czy etykiety przechowywania?

Wybór między zasadą przechowywania a etykietą przechowywania zależy od potrzeb: użyj zasady przechowywania do szerokiego, statycznego zakresu obejmującego wiele lokalizacji, a etykiet przechowywania, gdy potrzebujesz szczegółowej kontroli, oznaczania elementów lub gdy chcesz umożliwić użytkownikom stosowanie etykiety przechowywania do konkretnych dokumentów i wiadomości e-mail. Wiele organizacji używa obu rozwiązań razem w ramach zarządzania cyklem życia danych.

Jak utworzyć i skonfigurować zasadę przechowywania w Microsoft Purview?

Aby utworzyć zasady przechowywania, otwórz portal Microsoft Purview (wcześniej centrum zgodności Microsoft 365), wybierz opcję Utwórz nowe zasady przechowywania, wskaż lokalizacje (witryny SharePoint, konta OneDrive, Exchange, Teams), określ okres przechowywania w zasadach, zdecyduj, czy zawartość ma być zachowana, czy usunięta, a następnie opublikuj zasady przechowywania i zapisz je. Zasady przechowywania można skonfigurować tak, aby obejmowały lub wykluczały określone witryny, oraz ustawić, czy ustawienia przechowywania mają zacząć obowiązywać od momentu utworzenia, modyfikacji, czy oznaczenia elementu etykietą.

Jak korzystać z etykiet przechowywania i zasad automatycznego stosowania etykiet przechowywania?

Etykiety przechowywania można utworzyć w portalu Microsoft Purview i opublikować dla użytkowników albo skonfigurować zasady automatycznego stosowania etykiet przechowywania, które wyszukują zawartość na podstawie słowa kluczowego, typu informacji poufnych lub innych warunków. Po automatycznym lub ręcznym zastosowaniu etykiety przechowywania określa ona moment rozpoczęcia okresu przechowywania oraz to, czy zawartość zostanie zachowana, czy usunięta po upływie tego okresu.

Kiedy zaczyna się i kiedy kończy okres przechowywania?

Okres przechowywania rozpoczyna się w momencie wyzwolonym przez zasady lub etykietę (na przykład data utworzenia, data ostatniej modyfikacji lub moment zastosowania etykiety przechowywania). Okres przechowywania kończy się po jego upływie (na przykład po siedmiu dniach w scenariuszach krótkoterminowych lub po latach w przypadku rekordów). Wtedy zasady mogą usunąć zawartość albo zainicjować przegląd dyspozycji.

Ile czasu zajmuje zastosowanie przechowywania do zawartości SharePoint?

Czas, po jakim przechowywanie zaczyna działać, zależy od sytuacji: nowe zasady przechowywania lub przypisanie etykiety mogą zacząć obowiązywać nawet do 24 godzin, a w niektórych scenariuszach dokumentacja Microsoft wskazuje, że przetwarzanie w usługach SharePoint i OneDrive może potrwać do 7 dni. Wiele zmian jest widocznych szybciej, ale warto uwzględnić czas na przetwarzanie i indeksowanie w usłudze Microsoft Purview.

Czy przechowywanie działa dla plików SharePoint i plików OneDrive przechowywanych w usłudze SharePoint?

Tak, przechowywanie działa dla usług SharePoint i OneDrive i obejmuje pliki przechowywane w bibliotekach dokumentów SharePoint, o ile witryna lub biblioteka zostały uwzględnione w zasadach albo plik został oznaczony etykietą przechowywania. Pliki objęte ustawieniami przechowywania są chronione przed usunięciem i są wykrywalne w ramach wykrywania elektronicznego, dopóki zasady są aktywne.

Jak zasady i etykiety przechowywania działają z grupami Microsoft 365 i witrynami SharePoint?

Zasady przechowywania mogą obejmować grupy Microsoft 365 i powiązane z nimi witryny SharePoint. Gdy grupa Microsoft 365 zostanie uwzględniona, pliki w witrynie SharePoint grupy oraz w jej skrzynce podlegają okresowi określonemu w zasadach przechowywania. Etykiety przechowywania można także zastosować do elementów w tych witrynach, aby zapewnić dodatkowe lub inne reguły przechowywania.

Czy ustawienia przechowywania mogą być dziedziczone lub przypisywane w różny sposób w poszczególnych witrynach?

Ustawienia przechowywania można konfigurować w różnym zakresie. W przypadku witryn SharePoint zasady są zazwyczaj stosowane na poziomie witryny; etykiety zastosowane do elementów mogą automatycznie dziedziczyć ustawienia przechowywania, jeśli zostaną tak skonfigurowane. Te same ustawienia przechowywania można przypisać do wielu witryn lub utworzyć bardziej szczegółowe reguły oparte na etykietach, gdy różne typy zawartości wymagają odmiennego przechowywania.

Jak skonfigurować przechowywanie w SharePoint z automatycznym stosowaniem etykiet?

Aby skonfigurować zasady automatycznego stosowania etykiet przechowywania, utwórz etykietę przechowywania w portalu Microsoft Purview, zdefiniuj warunki (słowa kluczowe, typy informacji poufnych, lokalizacje) i włącz automatyczne stosowanie. Następnie opublikuj zasady etykiet w wybranych lokalizacjach SharePoint. System przeskanuje zawartość i automatycznie zastosuje etykietę przechowywania do elementów spełniających kryteria.

Co się dzieje po upływie okresu przechowywania zawartości SharePoint?

Po upływie okresu przechowywania wykonywana jest skonfigurowana akcja: zawartość może zostać automatycznie usunięta, trwale usunięta lub oznaczona do przeglądu dyspozycji, zależnie od zasad. Komunikaty o zasadach przechowywania i działaniach dyspozycji są dostępne dla administratorów, a portal Microsoft Purview rejestruje działania związane z przechowywaniem na potrzeby raportowania zgodności.

Czy mogę zmienić lub usunąć etykiety przechowywania po ich zastosowaniu?

Możesz zmieniać lub usuwać etykiety przechowywania, ale jeśli zawartość podlega zasadom przechowywania, które uniemożliwiają usunięcie, usunięcie etykiety może nie zdjąć od razu ochrony przechowywania. Niektóre etykiety tworzą niezmienne wstrzymania. Aby zmienić to zachowanie, może być konieczne dostosowanie konfiguracji etykiety w portalu Microsoft Purview albo utworzenie nowych zasad przechowywania i odczekanie, aż zmiany zostaną propagowane.

Czym są statyczne zakresy zasad przechowywania i czym różnią się od zasad adaptacyjnych?

Statyczne zakresy zasad przechowywania obejmują stałe lokalizacje, na przykład konkretne witryny SharePoint, konta OneDrive lub grupy Microsoft 365. Zasady adaptacyjne natomiast używają warunków, aby dynamicznie uwzględniać zawartość lub lokalizacje na podstawie atrybutów. Zapewniają one szersze lub bardziej elastyczne objęcie, gdy zmienia się zawartość albo struktura organizacji.

Jak skonfigurować ustawienia przechowywania, aby były stosowane po zmodyfikowaniu pliku?

Podczas tworzenia zasad lub etykiety przechowywania ustaw początek okresu przechowywania na „ostatnia modyfikacja”. Dzięki temu okres przechowywania rozpocznie się od najnowszej daty modyfikacji pliku. Przechowywanie jest odświeżane, gdy użytkownicy aktualizują zawartość, a okres przechowywania jest odpowiednio przeliczany.

Czy klasyczne witryny SharePoint i witryny komunikacyjne obsługują etykiety przechowywania w ten sam sposób?

Większość nowoczesnych funkcji przechowywania jest obsługiwana w nowoczesnych witrynach zespołów i witrynach komunikacyjnych w SharePoint, jednak w klasycznym środowisku SharePoint mogą występować różnice. Dokumentacja Microsoft Learn i Microsoft Purview wskazuje, które funkcje dotyczą klasycznych kolekcji witryn. Zawsze sprawdź zgodność, zanim będziesz polegać na określonym działaniu etykiet w klasycznych witrynach.

Jak sprawdzić, która zawartość podlega zasadom przechowywania lub etykiecie?

Administratorzy mogą korzystać z raportowania w portalu Microsoft Purview oraz z ustawień przechowywania na poziomie witryny, aby sprawdzić, które witryny, biblioteki i elementy podlegają przechowywaniu. Narzędzia eDiscovery i audytu pomagają znaleźć zawartość objętą zasadami przechowywania. Użytkownicy mogą zobaczyć w plikach komunikaty o zasadach przechowywania, które informują, że element podlega ustawieniom przechowywania.

Czy mogę utworzyć zasady przechowywania obowiązujące tylko przez siedem dni na potrzeby testowania przechowywania?

Tak, możesz utworzyć nowe zasady przechowywania z krótkim okresem, na przykład siedmiodniowym, na potrzeby testów. Określ okres w zasadach przechowywania i wskaż witrynę testową lub grupę Microsoft 365, aby sprawdzić działanie przed szerokim wdrożeniem. Uwzględnij czas przetwarzania po uruchomieniu przechowywania, aby zobaczyć rzeczywiste wyniki.

Jak zasady przechowywania współdziałają z wstrzymaniami prawnymi i eDiscovery?

Zasady przechowywania i etykiety przechowywania uzupełniają wstrzymania prawne oraz eDiscovery, zachowując zawartość przez określony okres. Wstrzymania prawne mogą mieć pierwszeństwo przed działaniami usuwania, dzięki czemu zawartość pozostaje dostępna na potrzeby dochodzeń. Użyj funkcji eDiscovery w portalu Microsoft Purview, aby wyszukać i wyeksportować dane podlegające przechowywaniu lub wstrzymaniom.

Jakie jest zalecane podejście do zarządzania zasadami przechowywania w SharePoint?

Najlepszą praktyką jest opracowanie planu zarządzania, który łączy zasady przechowywania zapewniające szerokie objęcie z etykietami przechowywania dla precyzyjnej kontroli, dokumentuje reguły zarządzania cyklem życia danych, wykorzystuje portal Microsoft Purview do scentralizowanej konfiguracji i uwzględnia wytyczne Microsoft Learn. Określ role dla administratorów, specjalistów ds. zgodności i właścicieli witryn oraz testuj zasady w witrynach pilotażowych przed pełnym wdrożeniem.

Jak komunikaty o zasadach przechowywania wpływają na użytkowników końcowych w SharePoint i OneDrive?

Użytkownicy końcowi mogą zobaczyć komunikaty o zasadach przechowywania podczas otwierania lub usuwania plików. Informują one, że element podlega etykiecie przechowywania lub zasadom. Komunikaty wyjaśniają, dlaczego usunięcie jest zablokowane lub dlaczego istnieje działanie zachowujące zawartość, co pomaga użytkownikom zrozumieć wymogi zarządzania i zgodności.

Czy mogę zastosować zasady przechowywania tylko do określonych bibliotek lub folderów?

Etykiety przechowywania można zastosować do wybranych bibliotek lub użyć reguł automatycznego stosowania, aby kierować zawartość na podstawie metadanych lub słów kluczowych. W przypadku szerokich zasad przechowywania zakres zwykle dotyczy poziomu witryny, ale selektywne wykluczenia oraz kierowanie oparte na etykietach pozwalają precyzyjniej kontrolować, które biblioteki lub foldery podlegają przechowywaniu.

Jak długo po utworzeniu zasad przechowywania muszą upłynąć, zanim zaczną one obowiązywać?

Po utworzeniu zasad przechowywania zaczynają one działać po kilku godzinach, ale pełna propagacja może zająć od 24 do 72 godzin, a w rzadkich przypadkach nawet siedem dni, w zależności od indeksowania zawartości i przetwarzania przez usługę. Daj czas centrum administracyjnemu Microsoft Purview na zastosowanie zasad w usługach SharePoint i OneDrive.

Jakich narzędzi mogę użyć do monitorowania i raportowania zasad przechowywania oraz etykiet przechowywania?

Do tworzenia zasad i raportowania użyj portalu Microsoft Purview, do śledzenia działań związanych z przechowywaniem – wyszukiwania w dzienniku inspekcji, a do weryfikacji zachowania danych – raportów eDiscovery. Regularnie przeglądaj raporty zgodności w usłudze Microsoft 365, aby upewnić się, że ustawienia przechowywania działają zgodnie z zawartością, oraz śledzić, które elementy podlegają zasadom przechowywania.

Zasady przechowywania w SharePoint: definicje kluczowych pojęć

🎧 Warto też posłuchać

• Microsoft Purview – Simply Explained

  Kontekst przechowywania i zgodności.

• Microsoft 365 Governance Operating Model

  Poznaj kwestie własności i kontroli decyzji.

• AI Agents – Simply Explained

  Zrozum odpowiedzialne wdrażanie Microsoft 365.