Разбираемся в управлении политиками хранения SharePoint

By Mirko Peters · 2026-04-18 · Updated 2026-07-28

Изучите политики хранения и метки в SharePoint в Microsoft 365. Управляйте жизненным циклом данных с помощью политик хранения и меток для SharePoint Online.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Управление политиками хранения SharePoint требует чётко сформулированного бизнес-результата, утверждённых настроек политик и ответственного владельца. Начните с нужных пользователей и данных, проверьте текущие возможности и требования Microsoft 365, протестируйте подход на репрезентативном пилоте, затем задокументируйте решение и регулярно пересматривайте его по мере изменения потребностей.

Управление политиками хранения SharePoint: практический чек-лист

• Определите сценарий, владельца и ожидаемый результат.
• Проверьте лицензирование, разрешения, политику и влияние на пользователей.
• Протестируйте на пилоте и задокументируйте решения по поддержке и пересмотру.

Актуальные рекомендации смотрите в Microsoft Learn.

Последняя проверка: июль 2026 г.

Давайте честно: информация в организациях, особенно загруженных, накапливается очень быстро. Именно здесь на помощь приходит управление политиками хранения SharePoint. По сути, управление политиками хранения — это установка правил, определяющих, сколько времени ваш контент хранится в SharePoint, будь то документы, сообщения или записи, — всё это для выполнения требований соответствия и поддержания порядка в работе.

Однако этот подход не сводится к порядку. Он призван выполнять юридические и нормативные требования, снижать риски для конфиденциальности данных и помогать избегать проблем с соответствием требованиям. По мере роста объёма и сложности цифрового контента последовательное управление помогает сохранять безопасность и порядок в организации. В следующих разделах мы разберём основы, практические шаги и стратегии, которые понадобятся вам для уверенного управления жизненным циклом информации в SharePoint.

Управление политиками хранения SharePoint

Политика хранения SharePoint — это набор правил, определяющих, как долго контент, хранящийся в SharePoint, сохраняется, удаляется или архивируется в соответствии с юридическими, нормативными и бизнес-требованиями. Эти политики входят в состав общего управления политиками хранения и автоматически применяются к сайтам, библиотекам, спискам, документам и элементам, обеспечивая единообразное управление жизненным циклом.

Кратко: политики хранения в SharePoint позволяют администраторам классифицировать контент, применять метки или правила хранения и выполнять такие действия, как сохранение без возможности удаления (защита от удаления), запуск удаления по истечении заданного периода или перемещение контента в архив или центр записей. Эффективное управление политиками хранения SharePoint объединяет создание политик, определение области действия, периодический пересмотр и аудит, чтобы снизить риски, поддерживать соответствие требованиям и оптимизировать хранилище и управление информацией во всей организации.

Что такое политики хранения SharePoint

Политика хранения SharePoint — это набор правил, которые определяют, что система должна делать с информацией: когда её сохранять, когда удалять и когда гарантировать, что её не изменят и не потеряют. Можно представить её как умную автоматизированную службу уборки, которая одновременно выполняет роль охранника и удерживает важные записи на месте столько, сколько вам нужно.

Эти политики нужны не только для порядка: они ключевы для организаций, которые серьёзно относятся к соблюдению законов, нормативных актов и собственных внутренних бизнес-правил. Работаете ли вы с GDPR, HIPAA или просто с внутренним графиком хранения документов вашей компании, политики хранения помогают сохранять нужные файлы и удалять их тогда, когда того требуют нормы.

Типичные сценарии использования включают автоматическое удаление файлов по истечении заданного периода, архивирование элементов, которые могут понадобиться для будущих проверок, а также блокировку важных документов, чтобы никто случайно не изменил их во время судебного разбирательства. Настройка этих политик на уровне сайта, библиотеки или папки даёт организациям реальный контроль над жизненным циклом информации.

Итак, политики хранения SharePoint — основа разумного и соответствующего требованиям управления информацией. Если вы хотите избежать проблем с регуляторами, повысить эффективность или просто перестать утопать в старых файлах, с надёжной политики хранения и стоит начинать.

5 неожиданных фактов об управлении политиками хранения SharePoint

1. Метки хранения могут выполнять функцию удержания без eDiscovery. Вы можете настроить метки хранения так, чтобы они неизменяемо сохраняли содержимое и предотвращали его удаление даже без юридического удержания в eDiscovery. Это даёт командам управления лёгкий инструмент сохранения, напрямую связанный с управлением политикой хранения в SharePoint.
2. Применение меток можно автоматизировать с помощью ИИ и сигналов конфиденциальности. Microsoft 365 может автоматически классифицировать и применять метки хранения на основе обучаемых классификаторов, ключевых слов или меток конфиденциальности. Это снижает объём ручной работы и обеспечивает единообразное соблюдение правил на сайтах SharePoint.
3. Несколько политик хранения могут пересекаться: для утилизации действует последнее действие. Когда на один элемент распространяются несколько политик хранения SharePoint, их настройки могут взаимодействовать. Итоговые действия по управлению определяют самый строгий период хранения или конкретные правила утилизации, а не простое правило «применяется первая». Подробнее см. итоговые действия по управлению.
4. Хранение не всегда означает неизменяемость, если это не настроено. По умолчанию хранение может запрещать удаление в течение определённого периода, но содержимое становится неудаляемым и сохраняется с аудитом только при включении «блокировки сохранения» или функций неизменяемости. Для специалистов по соответствию требованиям это важное различие.
5. Хранение на уровне сайта и метки на уровне контейнера влияют на область поиска и сохранения. Применение хранения на уровне сайта SharePoint может сохранить всё содержимое сайта, однако метки хранения на уровне контейнера (библиотеки, папки или элемента) обеспечивают точный контроль. Выбор неверной области может привести либо к избыточному хранению, либо к тому, что важные записи останутся без управления.

Ключевые принципы управления политикой хранения

1. Обоснованное управление записямиКаждая организация должна уметь доказать без каких-либо сомнений, как она управляет, хранит и утилизирует информацию. Обоснованность означает, что вы можете показать регуляторам или судам, что ваш процесс выдерживает проверку, а решения подкреплены понятной документацией.
2. ПрозрачностьКаждый участник команды должен знать, что происходит с его документами и когда. Понятные политики снижают путаницу, уменьшают количество человеческих ошибок и облегчают получение поддержки. Прозрачность помогает людям быть информированными и ответственными.
3. Соответствие законодательствуПолитики хранения в SharePoint всегда должны разрабатываться с учётом требований закона. Нормативные базы, такие как GDPR и HIPAA, могут точно определять, как долго нужно хранить конкретную информацию. Несоблюдение требований может обернуться штрафами или судебным преследованием.
4. Ответственность пользователейНе всё зависит только от ИТ-отдела: пользователи играют важную роль. Грамотное обучение, чёткие роли и понятно донесённые процедуры помогают сотрудникам понимать, что от них ожидается при сохранении, маркировке или удалении документов.
5. АвтоматизацияЭффективное управление означает исключение догадок при ручной очистке. Автоматизированное применение политик гарантирует, что файлы не потеряются из виду, графики хранения работают точно по расписанию, а журналы аудита всегда актуальны для каждого действия. Автоматизация — ваш лучший союзник против человеческих ошибок.

Соблюдение этих принципов помогает защищать данные, готовиться к неожиданным проверкам соответствия требованиям и минимизировать риски. Правильно заложенная основа сразу обеспечит успех при работе со всеми деталями политик, которые последуют далее.

Как работает хранение SharePoint в Microsoft 365

В Microsoft 365 политики хранения SharePoint являются частью более широкого набора инструментов соответствия требованиям. Вы настраиваете и управляете этими политиками в центре соответствия требованиям Microsoft 365, создавая правила, которые распространяются не только на сайты SharePoint, но и на OneDrive и Teams. Это позволяет организациям привести всё цифровое рабочее пространство к единому подходу к управлению информацией.

Политики можно применять к определённым сайтам, библиотекам, папкам или даже типам содержимого. Когда политика настроена, она отслеживает файлы или сообщения по правилам — например, по сроку хранения — или по триггерам, таким как дата последнего изменения. Как только условия выполнены, файлы можно заблокировать, удалить или сохранить в соответствии с выбранными параметрами.

Платформа выполняет это в фоновом режиме, встраивая применение политик непосредственно в рабочие процессы, так что пользователям не нужно об этом думать. Параметры размещения данных в Microsoft 365 также гарантируют, что содержимое остаётся там, где ему положено, что помогает соблюдать региональные требования. Политики на уровне документов можно применять совместно с правилами для всего сайта, что даёт точный контроль над конфиденциальным или высокорисковым содержимым.

В конечном счёте хранение в SharePoint Online и Microsoft 365 — это автоматизация жизненного цикла файлов, сокращение ручных усилий и существенное упрощение соблюдения нормативных требований в современной рабочей среде.

Как работает хранение в SharePoint в Microsoft 365 — чек-лист

Преимущества надёжного управления хранением в SharePoint

• Повышенное соответствие требованиям: Автоматизированное хранение упрощает выполнение законодательных и нормативных требований, обеспечивая защиту организации.
• Снижение юридических рисков: Грамотно настроенные политики помогают предотвратить случайную потерю данных или ошибки в сроках хранения, которые могут повлечь дорогостоящие судебные иски или штрафы.
• Упрощённые аудиты: Понятные правила хранения обеспечивают готовые журналы аудита, снижая и суету, и стресс во время проверок.
• Минимизация разрастания данных: Устаревшее содержимое автоматически очищается, что не даёт системам перегружаться устаревшей информацией.
• Операционная эффективность: Автоматическое применение политик освобождает ИТ-специалистов и бизнес-пользователей, позволяя всем сосредоточиться на работе, а не на контроле файлов.

Благодаря таким преимуществам инвестиции в надёжное управление SharePoint делают повседневные операции и соблюдение требований заметно более гладкими.

Планирование стратегии политик хранения в SharePoint

Планирование стратегии политик хранения в SharePoint начинается задолго до того, как вы нажмёте кнопку или создадите правило в Microsoft 365. Считайте это составлением чертежей: стратегия определяет видение и подход, гарантируя, что политики отвечают потребностям организации и выполняют как деловые, так и юридические обязательства.

Дело не только в том, что умеет система, но и в том, что действительно требуется вашей организации для соблюдения требований и продуктивной работы. На этапе планирования вы оцениваете риски, возможности и уникальную информационную среду, что даёт ясность перед переходом к деталям настройки.

Продуманная стратегия помогает адаптироваться к будущим изменениям и связывать политики хранения с реальными результатами, а не просто «ставить галочку». Далее вы увидите, как сфокусироваться на требованиях и как привлечь нужных людей к процессу, чтобы стратегия была рабочей.

Определение нормативных и деловых требований

• Законодательные требования: Определите нормативные акты, такие как GDPR, HIPAA, SOX или законы отдельных штатов, которые задают конкретные типы содержимого для хранения или удаления.
• Отраслевые стандарты: Выявите лучшие практики отрасли, например в финансовом секторе или здравоохранении, которые могут добавлять дополнительные требования или сроки.
• Внутренние политики: Не забудьте о собственных графиках ведения документации, классификациях информации и правилах конфиденциальности данных компании.
• Чувствительность типов содержимого: Составьте карту того, какое содержимое SharePoint — документы, списки, сообщения — требует особого хранения из-за его деловой или нормативной значимости.
• Приоритизация: Задокументируйте потребности и расставьте их по приоритету, чтобы сосредоточиться на самых рискованных областях и легче создавать целевые и эффективные правила хранения.

Вовлечение заинтересованных сторон для успешного управления

• ИТ-специалисты: Отвечают за внедрение, поддержку политик и техническое устранение неполадок, обеспечивая бесперебойную работу.
• Специалисты по юридическим вопросам и комплаенсу: Интерпретируют нормативные акты и переводят их в практические требования к политикам.
• Специалисты по управлению записями: Отвечают за графики хранения файлов организации и лучшие практики управления информацией.
• Бизнес-пользователи: Дают представление о повседневных процессах и указывают, где хранение данных помогает продуктивности, а где мешает ей.
• Каналы коммуникации: Настройте понятные каналы и регулярные обновления, чтобы все понимали свою роль и то, как принимаются решения по политикам.

Настройка политик хранения в SharePoint Online

Когда стратегия выстроена и требования собраны, пора переходить к практике. Настройка политик хранения в SharePoint Online сводится к тому, чтобы превратить ваши политики в конкретные, применимые параметры в Microsoft 365.

Это означает определить, какой контент охватывать, задать правила того, как долго хранить разные типы информации, и автоматизировать действия по истечении этих сроков. На этапе настройки сходятся цели соответствия требованиям, бизнес-потребности и технические возможности организации.

В следующих разделах мы разберём практические шаги по созданию политик и поделимся лучшими практиками, чтобы технология работала на вас, а не против вас. Вы узнаете, «как» действовать и при настройке, и при последующем управлении политиками хранения.

Пошаговое руководство по настройке политик

1. Определите требования к хранениюИзучите задокументированные юридические и бизнес-требования. Определите, как долго нужно хранить контент и что должно происходить по истечении срока: его удалить, архивировать или сохранить?
2. Выберите типы контента или расположенияРешите, для какого контента нужна политика: все сайты SharePoint, отдельные библиотеки документов, папки или конкретные типы контента. Будьте точны, чтобы не возникало конфликтов политик.
3. Откройте центр соответствия требованиям Microsoft 365Перейдите в центр соответствия требованиям Microsoft 365, который служит центром для создания и управления политиками хранения в SharePoint, OneDrive и Teams.
4. Создайте новую политику храненияСледуйте мастеру: задайте имя политики, сроки хранения и действия. Например, вы можете хранить файлы семь лет, а затем удалять их автоматически.
5. Опубликуйте и назначьте политикуПримените политику к выбранным сайтам или группам. Перепроверьте выбор: неправильно примененные политики могут привести к случайному удалению данных (ой!).
6. Тестируйте и отслеживайтеПрежде чем развернуть политику для всех, проверьте её на тестовом сайте или библиотеке. Убедитесь, что она работает так, как задумано, и при необходимости скорректируйте её. Следите за отзывами пользователей и журналами аудита, чтобы вовремя заметить проблемы или неожиданности.

Придерживайтесь этого пошагового процесса, чтобы ваши политики хранения были надёжными, соответствовали требованиям и были адаптированы под среду вашей организации.

Лучшие практики управления и обновления политик

• Периодический пересмотр: Регулярно пересматривайте политики, чтобы они соответствовали действующему законодательству и бизнес-потребностям.
• Комплексный аудит: Используйте журналы аудита, чтобы выявлять пробелы и проверять, что политики применяются на всех сайтах.
• Контролируемые обновления: Тестируйте изменения в контролируемой среде, прежде чем внедрять их во всей организации.
• Обработка исключений: Имейте задокументированный процесс запроса и утверждения редких исключений из стандартных графиков хранения.
• Централизованное управление: По возможности управляйте политиками централизованно, чтобы упростить обновления и избежать дублирования.

Типичные проблемы управления хранением

1. Конфликты политикПересекающиеся или противоречивые политики могут приводить к тому, что данные удаляются слишком рано или хранятся слишком долго. Чтобы этого избежать, регулярно проверяйте пересекающиеся области действия и задавайте понятные приоритеты.
2. Ошибки пользователейОшибки случаются, особенно при ручной разметке или применении исключений. Снижайте риск с помощью автоматизации и регулярного обучения пользователей, чтобы все понимали действующие политики.
3. Устаревшие данныеСтарый контент, хранящийся по прежним правилам, может создавать проблемы для соответствия требованиям. Перенесите такие данные или приведите их к действующим политикам, используя инструменты для выявления и обработки исключений.
4. Сложные организационные потребностиВ крупных организациях часто есть множество бизнес-подразделений, у каждого из которых свои требования. Для решения этих задач используйте централизованное управление, шаблоны и каналы коммуникации.
5. Адаптация к изменениям Microsoft 365Microsoft постоянно обновляет функции SharePoint и связанных сервисов. Следите за рекомендациями и изучайте форумы сообщества, чтобы быстро адаптироваться по мере изменений.
6. Разрастание данныхЧрезмерный рост объёма данных, похожий на разрастание Teams, можно держать под контролем с помощью автоматизированной очистки и централизованных политик. Обратите внимание на рекомендации по борьбе с цифровым разрастанием из смежных областей управления жизненным циклом, например, в этой статье об управлении разрастанием Teams.

Осознание этих проблем и работа с ними помогут вашей организации выстроить более устойчивый и эффективный план управления.

Значение аудита и мониторинга политик хранения

Аудит и мониторинг политик хранения SharePoint — не просто желательная опция, а необходимость, чтобы ваша организация оставалась в полном порядке и соответствовала требованиям. Регулярные аудиты гарантируют, что политики настроены правильно, применяются и соответствуют постоянно меняющимся нормативным требованиям.

Microsoft 365 предоставляет журналы аудита и инструменты отчётности, которые позволяют отслеживать действия, выявлять аномалии и подтверждать, что параметры хранения работают так, как ожидается. Оповещения и плановые проверки помогают вовремя обнаруживать проблемы и поддерживают непрерывное снижение рисков.

Регулярно проверяя и обновляя политики, вы защищаете данные, подтверждаете соответствие требованиям и оказываетесь готовы к любым регуляторным сюрпризам, которые может принести будущее.

Управление хранением в SharePoint: главное и следующие шаги

• Регулярно проверяйте и обновляйте: сделайте привычкой часто пересматривать политики хранения, чтобы они всегда отражали актуальные требования законодательства и потребности бизнеса.
• Формируйте междисциплинарные команды: объединяйте ИT-специалистов, юристов, специалистов по управлению документами и бизнес-пользователей для планирования и применения политик — совместная работа даёт лучший результат.
• Делайте упор на автоматизацию: используйте инструменты Microsoft 365 и автоматизированные процессы, чтобы сократить ручной труд, снизить риски и повысить согласованность.
• Продолжайте учиться: не останавливайтесь! Если хотите понять, как продуманное управление повышает эффективность совместной работы и безопасность данных, возьмите идеи из материалов об управлении Teams в этом руководстве по уверенной совместной работе через управление.
• Действуйте сейчас: не ждите аудита или утечки данных. Начните укреплять управление хранением в SharePoint уже сегодня и создавайте более безопасное и эффективное цифровое рабочее место.

Подробнее о хранении: политики хранения и метки хранения для SharePoint и OneDrive

Что такое политика хранения и метка хранения в SharePoint?

Политика хранения или метка хранения в SharePoint — это правило, которое определяет, как долго хранится содержимое, удаляется ли оно автоматически и как оно сохраняется для соблюдения требований. Политики хранения обычно применяются широко (к сайтам, группам Microsoft 365 или OneDrive), тогда как метки хранения помечают отдельные элементы или применяются автоматически с помощью политик автоматического применения меток, чтобы определить начало периода хранения или запустить проверку на утилизацию.

Как политики хранения и метки хранения работают с содержимым в SharePoint?

Параметры хранения работают с содержимым двумя способами: либо через политику на уровне сайта, которая распространяет действие политики хранения на элементы, либо через метки хранения, которые помечают элементы. Метки можно применять вручную, автоматически или с помощью адаптивных политик. Они определяют начало периода хранения, например, отсчёт от даты создания или изменения, а также задают действия по истечении периода хранения.

Что лучше использовать в моей организации: политику хранения или метку хранения?

Выбор между политикой хранения и меткой хранения зависит от ваших задач: используйте политику хранения для широких и статичных областей действия, охватывающих множество расположений, а метки хранения — когда нужен детальный контроль, маркировка отдельных элементов или возможность для пользователей присваивать метку хранения конкретным документам и письмам. Многие организации используют оба инструмента вместе для управления жизненным циклом данных.

Как создать и настроить политику хранения в Microsoft Purview?

Чтобы создать политику хранения, откройте портал Microsoft Purview (ранее — центр соответствия требованиям Microsoft 365), выберите «Создать новую политику хранения», укажите расположения (сайты SharePoint, учетные записи OneDrive, Exchange, Teams), задайте период действия политики хранения, решите, сохранять или удалять контент, затем опубликуйте политику для хранения и сохраните её. Настройте политику хранения так, чтобы она включала или исключала определённые сайты, и укажите, когда должны начинать действовать параметры хранения: при создании, при изменении или при присвоении элементу метки.

Как использовать метки хранения и политики автоматического применения меток хранения?

Метки хранения можно создать на портале Microsoft Purview и опубликовать для пользователей, а также настроить политики автоматического применения меток хранения, которые будут находить контент по ключевому слову, типу конфиденциальных сведений или другим условиям. Как только метка хранения применена — автоматически или вручную, — она определяет начало периода хранения и то, сохраняется ли контент или удаляется по истечении этого периода.

Что такое начало периода хранения и конец периода хранения?

Начало периода хранения — это триггер, заданный в политике или метке (например, дата создания, дата последнего изменения или момент применения метки хранения). Конец периода хранения наступает по истечении этого периода (например, семь дней для краткосрочного хранения или годы для записей). В этот момент политика может удалить контент или инициировать проверку на утилизацию.

Сколько времени требуется, чтобы хранение начало действовать для контента SharePoint?

Время, необходимое для вступления хранения в силу, зависит от сценария: новая политика хранения или назначение метки могут начать действовать в течение 24 часов, а в некоторых случаях в документации Microsoft указано, что обработка в SharePoint и OneDrive может занять до 7 дней. Многие изменения становятся видны раньше, но учитывайте время на обработку и индексацию в Microsoft Purview.

Будет ли хранение работать для файлов SharePoint и OneDrive, которые хранятся в SharePoint?

Да, хранение работает для SharePoint и OneDrive и распространяется на файлы, хранящиеся в библиотеках документов SharePoint, при условии, что сайт или библиотека включены в политику или файл помечен меткой хранения. Файлы, на которые распространяются параметры хранения, защищены от удаления и доступны для поиска через eDiscovery, пока политика действует.

Как политики и метки хранения работают с группами Microsoft 365 и сайтами SharePoint?

Политики хранения могут применяться к группам Microsoft 365 и связанным с ними сайтам SharePoint. Если группа Microsoft 365 включена в политику, файлы на её сайте SharePoint и в почтовом ящике группы подчиняются периоду, заданному в политике хранения. Метки хранения также можно применять к элементам на этих сайтах, чтобы задать дополнительные или отличающиеся правила хранения.

Можно ли наследовать параметры хранения или назначать их по-разному для разных сайтов?

Параметры хранения можно настраивать на разных уровнях. Для сайтов SharePoint политики обычно применяются на уровне сайта; метки, применённые к элементам, могут автоматически наследовать параметры хранения, если это настроено. Можно назначить одинаковые параметры хранения нескольким сайтам или создать более детальные правила на основе меток, если для разных типов контента требуется различное хранение.

Как настроить хранение SharePoint с автоматическим применением меток?

Чтобы настроить политики автоматического применения меток хранения, создайте метку хранения в Microsoft Purview, определите условия (ключевые слова, типы конфиденциальных сведений, расположения) и включите автоматическое применение. Опубликуйте политику меток в нужных расположениях SharePoint. Система просканирует контент и автоматически применит метку хранения к элементам, соответствующим критериям.

Что происходит по истечении периода хранения для контента SharePoint?

По истечении периода хранения выполняется заданное действие: контент может быть автоматически удалён, безвозвратно удалён или помечен для проверки на утилизацию — в зависимости от политики. Администраторы могут видеть сообщения о политиках хранения и действиях по утилизации, а портал Microsoft Purview журналирует действия хранения для отчётности о соответствии требованиям.

Можно ли изменить или удалить метки хранения после их применения?

Метки хранения можно изменять или удалять, но если содержимое подпадает под политику хранения, которая запрещает удаление, удаление метки может не снять защиту хранения сразу. Некоторые метки создают неизменяемые блокировки; чтобы изменить поведение, может понадобиться скорректировать конфигурацию метки на портале Microsoft Purview или создать новую политику хранения и дать время на распространение изменений.

Чем статические области действия политик хранения отличаются от адаптивных политик?

Статические области действия политик хранения привязаны к фиксированным расположениям, например к конкретным сайтам SharePoint, учетным записям OneDrive или группам Microsoft 365. Адаптивные политики, напротив, используют условия, чтобы динамически включать содержимое или расположения на основе атрибутов. Это обеспечивает более широкий или гибкий охват по мере изменения содержимого или оргструктуры.

Как настроить параметры хранения, которые будут применяться при изменении файла?

При создании политики или метки хранения задайте началом периода хранения значение «последнее изменение», чтобы период хранения отсчитывался от даты последнего изменения файла. Так хранение обновляется каждый раз, когда пользователи меняют содержимое, а период хранения пересчитывается соответственно.

Одинаково ли классические и коммуникационные сайты SharePoint поддерживают метки хранения?

Большинство современных функций хранения поддерживаются на современных командных сайтах и коммуникационных сайтах SharePoint, однако в классическом интерфейсе SharePoint могут быть отличия. В документации Microsoft Learn и Microsoft Purview указано, какие функции применимы к коллекциям классических сайтов; прежде чем полагаться на конкретное поведение меток на классических сайтах, всегда проверяйте совместимость.

Как узнать, какое содержимое подпадает под политику хранения или метку?

Администраторы могут использовать отчеты на портале Microsoft Purview и параметры хранения на уровне сайтов, чтобы увидеть, какие сайты, библиотеки и элементы подпадают под хранение. Инструменты eDiscovery и аудита помогают найти содержимое, включенное в политику хранения. Пользователи могут видеть в файлах сообщения о политиках хранения, которые указывают, что элемент подпадает под параметры хранения.

Можно ли создать политику хранения, которая действует только семь дней, для тестирования хранения?

Да, можно создать новую политику хранения с коротким периодом, например семь дней, для тестирования хранения. Укажите период в политике и выберите для тестирования тестовый сайт или группу Microsoft 365, чтобы проверить поведение, прежде чем развертывать политику широко. При запуске хранения учитывайте время обработки, чтобы увидеть реальные результаты.

Как политики хранения взаимодействуют с юридическими блокировками и eDiscovery?

Политики хранения и метки хранения дополняют юридические блокировки и eDiscovery, сохраняя содержимое в течение заданного периода хранения. Юридические блокировки могут переопределять действия по удалению, чтобы содержимое оставалось доступным для расследований. Используйте функции eDiscovery в Microsoft Purview, чтобы искать и экспортировать данные, на которые распространяются хранение или блокировки.

Какой рекомендуемый подход к управлению политиками хранения SharePoint?

Лучшая практика — составить план управления, который сочетает политики хранения для широкого охвата с метками хранения для детального контроля, описать правила управления жизненным циклом данных, использовать портал Microsoft Purview для централизованной настройки и следовать рекомендациям Microsoft Learn. Определите роли администраторов, специалистов по соответствию требованиям и владельцев сайтов и тестируйте политики на пилотных сайтах до полного развертывания.

Как сообщения о политиках хранения влияют на конечных пользователей в SharePoint и OneDrive?

Конечные пользователи могут видеть сообщения о политиках хранения при открытии или удалении файлов: они сообщают, что элемент подпадает под метку или политику хранения. Такие сообщения объясняют, почему удаление заблокировано или почему действует мера сохранения, и помогают пользователям понять требования управления и соответствия.

Можно ли применить политику хранения только к определенным библиотекам или папкам?

Метки хранения можно применять к отдельным библиотекам, а также использовать автоматические правила, чтобы выбирать содержимое по метаданным или ключевым словам. Для широких политик хранения область действия обычно задается на уровне сайта, но селективные исключения и нацеливание через метки позволяют точнее контролировать, какие библиотеки или папки подпадают под хранение.

Через какое время после создания политики хранения она начинает действовать?

После создания политики хранения она может начать применяться в течение нескольких часов, но для полного распространения может потребоваться от 24 до 72 часов, а в редких случаях до семи дней — в зависимости от индексации содержимого и обработки на стороне службы. Дайте время на то, чтобы портал Microsoft Purview применил политики к SharePoint и OneDrive.

Какие инструменты можно использовать для мониторинга и отчётности по политикам хранения и меткам хранения?

Для создания политик и формирования отчётов используйте портал Microsoft Purview, для анализа действий, связанных с хранением, — поиск в журнале аудита, а для проверки сохранения данных — отчёты eDiscovery. Регулярно просматривайте отчёты о соответствии требованиям в Microsoft 365, чтобы убедиться, что параметры хранения работают с содержимым, и отслеживать, какие элементы подпадают под политики хранения.

Политика хранения SharePoint: основные термины

🎧 Также рекомендуем послушать

• Microsoft Purview – простым языком

  Изучите контекст хранения и соответствия требованиям.

• Операционная модель управления Microsoft 365

  Узнайте о владении и механизмах контроля решений.

• AI-агенты – простым языком

  Поймите принципы ответственного внедрения Microsoft 365.