Як відкликати електронного листа в Outlook: Windows, Mac, веб і мобільні пристрої

By Mirko Peters · 2026-11-12

Як відкликати електронного листа в Outlook: точні кроки для нового Outlook, класичного Outlook, Mac і мобільних пристроїв, хто може використовувати відкликання, і що робити, якщо воно не спрацювало.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Щоб відкликати лист в Outlook, відкрийте надісланого листа з папки «Надіслані» у окремому вікні та виберіть «Відкликати повідомлення» (у новому Outlook) або «Відкликати це повідомлення» (у класичному Outlook). За кілька хвилин у вашій поштовій скриньці з'явиться звіт про відкликання повідомлення, у якому буде сказано, чи це спрацювало. Це працює лише тоді, коли й ви, і одержувач маєте обліковий запис Microsoft 365 для роботи або навчання в одній організації, а Microsoft уточнює, що одержувач ще не повинен був відкрити повідомлення. Ця стаття для звичайних користувачів Outlook, які щойно натиснули «Надіслати» не на той лист, а також для адміністраторів, яким потім ставлять додаткові запитання.

Головне

• Відкликання працює лише тоді, коли й ви, і одержувач маєте облікові записи Microsoft 365 для роботи або навчання в одній організації. Адреси Gmail, Hotmail і Outlook.com недосяжні.
• На сторінках підтримки Microsoft сказано, що одержувач не повинен був відкривати повідомлення. Чи можна відкликати прочитані повідомлення, визначає налаштування адміністратора.
• Outlook для Mac підтримує відкликання, починаючи з версії 16.94 (збірка 25010522); старіший застарілий Outlook для Mac його не підтримує.
• Якщо відкликання не спрацювало, одразу надішліть коротке виправлення, а якщо помилка стосується конфіденційних даних, повідомте свою ІТ- або команду безпеки.
• Що може і чого не може відкликання в Outlook

Відкликання — це не кнопка «Скасувати». Це запит, який Exchange намагається виконати у фоновому режимі. Коли ви відкликаєте повідомлення, служба в Exchange Online намагається видалити оригінал із поштових скриньок одержувачів, а документація Microsoft називає це жорстким видаленням. Потім саме повідомлення про відкликання не надсилається, тож одержувач зазвичай ніколи не бачить, що надійшов «запит на відкликання». Служба продовжує спроби до 24 годин, перш ніж відмовитися.

Recall — це не кнопка «скасувати». Це запит, який Exchange намагається виконати у фоновому режимі. Коли ви відкликаєте повідомлення, служба в Exchange Online намагається видалити оригінал із поштових скриньок отримувачів, і, за документацією Microsoft, це жорстке видалення. Потім саме повідомлення про відкликання не доставляється, тож отримувач зазвичай навіть не бачить, що «запит на відкликання» надійшов. Служба продовжує спроби протягом до 24 годин, після чого відмовляється.

На сторінці вимог до відкликання від Microsoft перелічено три умови:

• Одержувач не відкривав повідомлення.
• Ви користуєтеся новим Outlook, класичним Outlook для Windows або Outlook у вебі. Для Mac і мобільних пристроїв є окремі статті, які розглянуто нижче.
• Особисті облікові записи, як-от Gmail, Hotmail і Outlook.com, не можуть використовувати відкликання повідомлень. Для них Microsoft пропонує затримку функції «Скасувати надсилання», до якої я ще повернуся.

Існує два види відкликання. Звичайне відкликання видаляє оригінал. Відкликання із заміною видаляє оригінал, а потім надсилає ваш виправлений варіант звичайним способом доставки, тож новий лист приходить як будь-який інший. В обох випадках одержувач бачить лише те повідомлення, яке залишилося.

Існує два варіанти відкликання. Звичайне відкликання видаляє оригінал. Відкликання з заміною видаляє оригінал, а потім надсилає вашу виправлену версію звичайним способом доставки, тож нове повідомлення приходить як будь-який інший лист. В обох випадках отримувач бачить лише те повідомлення, яке залишилося.

Кроки залежать від того, яким Outlook ви користуєтеся. На поточній сторінці підтримки Microsoft спочатку описано новий Outlook, а класичні кроки розміщено на окремій вкладці.

Кроки залежать від того, яку версію Outlook ви використовуєте. Поточна сторінка підтримки Microsoft спершу описує новий Outlook, а класичні кроки розміщено на окремій вкладці.

Новий Outlook для Windows

1. Виберіть Sent Items у лівій панелі папок.
2. Двічі клацніть повідомлення, щоб воно відкрилося у окремому вікні. Усі кроки Microsoft починаються з повідомлення, відкритого у власному вікні, а не в області читання.
3. На стрічці виберіть Recall Message, а потім натисніть OK у вікні підтвердження.
4. Зачекайте кілька хвилин і відкрийте вхідні. Знайдіть Message Recall Report і натисніть посилання всередині нього. Звіт показує, чи відкликання успішне, очікує на обробку чи завершилося невдачею.

Якщо кнопки Recall Message не видно, можливо, ви ще не використовуєте новий Outlook. У такому разі Microsoft радить скористатися класичними кроками.

Класичний Outlook для Windows

Класичний Outlook — це версія з повною стрічкою та меню «Файл». Знову працюйте з папки Sent Items і відкрийте повідомлення у його власному вікні. Команда відкликання розташована на вкладці Message відкритого повідомлення в групі Actions і називається Recall This Message. Далі ви обираєте між видаленням непрочитаних копій та видаленням непрочитаних копій із заміною їх новим повідомленням. Якщо ви обираєте заміну, Outlook відкриває копію вихідного листа, яку ви редагуєте й надсилаєте. Назви можуть трохи відрізнятися в різних збірках, тож якщо команду не видно, перегляньте вкладку Classic Outlook на сторінці про відкликання на сайті Microsoft.

Для класичного Outlook важливі два обмеження. По-перше, документація Microsoft для Exchange Online зазначає, що відкликання не працює, якщо Outlook працює в режимі Online або якщо в одному профілі Outlook налаштовано кілька облікових записів Exchange. По-друге, якщо команди немає, спершу перевірте тип облікового запису. У статті Microsoft є посилання на коротку перевірку того, чи використовує ваш профіль класичного Outlook обліковий запис Exchange, а від цього залежить відкликання.

Як відкликати лист в Outlook для Mac

Підтримка Mac з'явилася пізніше, ніж для Windows, і має мінімальну версію. У статті Microsoft про відкликання в Outlook для Mac сказано, що потрібен Outlook для Mac 16.94 (Build 25010522) або новіший. Там також зазначено, що ця функція не підтримується в застарілому Outlook для Mac.

1. Виберіть Sent у панелі папок.
2. Двічі клацніть надіслане повідомлення, щоб воно відкрилося у власному вікні.
3. На стрічці виберіть Recall, а потім натисніть OK. Також можна клацнути повідомлення з утриманням Control і вибрати Recall у контекстному меню.
4. Перевірте вхідні на наявність Message Recall Report і натисніть посилання, щоб побачити результат.

Якщо кнопки Recall немає на панелі інструментів, додайте її, налаштувавши панель. У статті Microsoft про Mac є посилання на відповідні кроки.

На Mac діє те саме правило щодо облікових записів: і ви, і одержувач повинні мати робочі або навчальні облікові записи Microsoft 365 в одній організації. Листи на адреси Hotmail, Gmail або live.com відкликати не можна.

Відкликання у веб-версії та на мобільних пристроях

Старіші поради стверджують, що відкликання доступне лише на настільних комп'ютерах. Це застаріла інформація. У документації Microsoft для Exchange Online серед клієнтів, які підтримують відкликання, зазначено: класичний Outlook, новий Outlook, Outlook у веб-версії, Outlook для Mac і Outlook для Android та iOS.

На телефоні, згідно зі сторінкою Microsoft про відкликання на мобільних пристроях, порядок дій такий: відкрийте лист із папки «Надіслані», торкніться меню з трьома крапками у правому верхньому куті та виберіть Recall. Ви отримаєте електронного листа з повідомленням, чи вдалося відкликання. На цій самій сторінці зазначено, що відкликання може не спрацювати, якщо лист дуже старий або якщо ІТ-адміністратор вимкнув цю функцію.

Відкликання запускається в тому клієнті, з якого ви надсилаєте лист, будь-якому підтримуваному. Microsoft описує видалення як таке, що відбувається в поштовій скриньці одержувача, тож одержувачеві не потрібен спеціальний клієнт. Важливі тип облікового запису та те, чи вже відкрив одержувач повідомлення.

Чому відкликання не вдається

Більшість збоїв мають кілька типових причин. Перевірте їх, перш ніж звинувачувати Outlook.

• Адресат уже відкрив лист. Це головна причина, яку називає сама Microsoft у своїх вимогах. В Exchange є параметр рівня організації RecallReadMessagesEnabled, який визначає, чи взагалі можна відкликати прочитані листи. Документація не називає значення за замовчуванням, тож на нього не варто розраховувати.
• Адресат поза вашою організацією або має особистий обліковий запис. Отримувачів у Gmail, Outlook.com та Hotmail не можна дістати. Листи в інший клієнт Microsoft 365 можна відкликати, лише якщо адміністратор приймаючого клієнта увімкнув відкликання між клієнтами та дозволив ідентифікатор вашого клієнта. За замовчуванням цей параметр вимкнено.
• Поштова скринька адресата розміщена локально. У гібридному середовищі хмарні скриньки не можуть відкликати листи, які надійшли до локального середовища Exchange.
• Лист було переслано. Автоматичне пересилання всередині організації можна відкликати. Ручне пересилання адресатом, пересилання через правило для вхідних і автоматичне пересилання за межі організації відкликати не можна.
• Лист занадто старий. Адміністратори можуть встановити максимальний вік листа, який ще можна відкликати. За документацією, значення за замовчуванням становить 365 днів, а допустимий діапазон – від п’яти хвилин до десяти років. Якщо спробувати відкликати старіший лист, ви отримаєте повідомлення, що він занадто старий.
• Відкликання вимкнено. Адміністратори можуть вимкнути цю функцію командою Set-OrganizationConfig -MessageRecallEnabled $false.
• Список отримувачів є поштовим публічним документом. Відкликання для таких отримувачів не підтримуються.

Зашифровані листи варто згадати окремо. Microsoft пише, що відкликання листів, захищених OME або MIP, підтримується, якщо відправник має план служби Premium Encryption in Office 365 і відкликає лист у Outlook в мережі або в новому Outlook.

Що бачить адресат і що бачить ІТ

Оскільки оригінал видаляється з поштової скриньки назавжди, адресат, який ще не відкрив лист, нічого незвичайного не помітить. Якщо адміністратор увімкнув сповіщення для отримувачів, вони отримають попередження. Цей параметр за замовчуванням вимкнено, і його можна обмежити лише листами, які вже прочитано. Документація не описує текст сповіщення, тому перевірте його, перш ніж щось обіцяти нервовому керівнику.

Для фахівців із відповідності вимог ця частина важливіша, ніж те, що бачить адресат. За документацією Microsoft, у скриньках під утриманням за судовим позовом (Litigation Hold) або внутрішнім утриманням (In-Place Hold) відкликані листи й досі видно в eDiscovery, а самі відкликання наразі не з’являються в журналах аудиту скриньок. Тож відкликання не робить лист юридично невидимим. Якщо ви відкликали лист, бо він містив персональні дані або таємницю, ІТ-відділ усе одно варто повідомити.

Примітки для адміністраторів Exchange Online

Якщо ви керуєте клієнтом, перевірте ось що, перш ніж на вашому столі з’явиться перша заявка на відкликання.

1. Підключіться до Exchange Online PowerShell і перегляньте поточні налаштування командою Get-OrganizationConfig.
2. Переконайтеся, що відкликання увімкнено: Set-OrganizationConfig -MessageRecallEnabled $true.
3. Вирішіть питання відкликання прочитаних листів за допомогою -RecallReadMessagesEnabled. Сприймайте це як політичне рішення, а не як значення за замовчуванням.
4. Вирішіть, чи мають отримувачі отримувати сповіщення, за допомогою -MessageRecallAlertRecipientsEnabled.
5. Переконайтеся, що Office365Reports@microsoft.com не заблоковано. Звіти про відкликання надсилаються з цієї адреси, і правило пошти, яке їх відфільтровує, створює враження, ніби відкликання не працюють.
6. Знайте, як перевірити відкликання за допомогою відстеження повідомлень. Повідомлення про відкликання в трасуванні часто має статус Failed, і це нормально, адже Transport відкидає його після завершення відкликання. Реальний результат видно в деталях події Drop: Result:Success або Result:Failed.

Спільні та делеговані поштові скриньки працюють з обмеженнями. Microsoft каже, що повідомлення, надіслані з спільної поштової скриньки, можна відкликати, але звіт відкривається лише у браузері й потребує входу з обліковими даними власника скриньки. Вхід під обліковим записом спільної скриньки не працює. Звіт про статус відкликання також обмежений приблизно 50 000 одержувачами, хоча сама спроба відкликання виконується для кожного відповідного одержувача. Повну інформацію наведено в статті Microsoft про відкликання повідомлень у хмарі, її варто додати в закладки.

Типові помилки

• Чекати, чи хтось помітить. Запускайте відкликання в перші хвилину. Одержувач має відкрити лист після того, як ви натиснули «Надіслати», і зробити це до того, як служба його видалить.
• Відкликання з області читання. Кроки Microsoft починаються з повідомлення, відкритого в окремому вікні. Вибору його в «Надісланих» недостатньо.
• Припускати, що відкликання для Gmail спрацює. Не спрацює, і звіт про відкликання повідомлень скаже вам про це.
• Сприймати «очікування» як «помилку». Служба продовжує спроби протягом до 24 годин. Дайте їй час, перш ніж писати повторний лист, який може лише погіршити ситуацію, якщо тільки вміст не є конфіденційним. У такому разі дійте негайно.
• Пропускати наступне повідомлення. Успішне відкликання непомітне, але невдале залишає оригінал у вхідних. Все одно надішліть коротке виправлення з двох рядків, якщо помилка серйозна.
• Забувати про затримку. Найкраще рішення для більшості відправників — взагалі не відкликання. Це кілька секунд очікування, перш ніж лист піде.

Скасування надсилання: кращий запобіжний засіб

Скасування надсилання — це не відкликання. Воно затримує лист на кілька секунд, перш ніж той покине вашу папку «Вихідні». У Outlook для Mac це налаштовується в меню Outlook > Настройки > Складання, із затримкою 5, 10, 15 або до 120 секунд. Після надсилання внизу вікна з'являється підказка, і ви вибираєте Скасувати, щоб зупинити відправлення. Microsoft зазначає, що це не справжнє відкликання і що воно доступне лише з ліцензіями підписки Microsoft 365 та для облікових записів Outlook.com. На сторінці про відкликання Microsoft також згадує затримку скасування надсилання в новому Outlook для Windows та в Outlook.com для особистих облікових записів, тож шукайте її в налаштуваннях складання.

Пов'язані теми для вивчення

• Що робити після невдалого відкликання. Надішліть коротке виправлення, додайте відсутнє вкладення або попросіть одержувача видалити лист, а якщо помилка стосується персональних даних, повідомте свою ІТ-команду.
• Які клієнти підтримують відкликання. Наведено новий Outlook, класичний Outlook, Outlook у вебі, Mac і мобільні застосунки, але для Mac потрібна версія 16.94 або новіша.
• Як відкликання взаємодіє з інструментами відповідності. Утримання, eDiscovery і політики збереження в Exchange Online все ще бачать відкликані повідомлення, тож обговоріть із власником відповідності, як поводитися з конфіденційними листами.
• Як адміністратори відстежують відкликання. Трасування повідомлень і звіт про відкликання дають факти. Вивчіть деталі події Drop до першої ескалації.

Наступний крок

Відкрийте Outlook, перейдіть до «Надісланих» і знайдіть останній лист, який ви надіслали колезі. Перевірте, чи є в вашій версії команда відкликання, і заодно увімкніть коротку затримку скасування надсилання. Тоді наступного разу, коли знадобиться дізнатися, як відкликати електронний лист в Outlook, ви вже знатимете, де ця кнопка.