Як запланувати електронний лист в Outlook: усі версії пояснено

By Mirko Peters · 2026-11-12

Як запланувати електронний лист в Outlook: функція «Запланувати надсилання» в новому Outlook, веб-версії та на Mac, «Відкласти доставку» в класичному Outlook, де чекають чернетки та коли планування не спрацьовує.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Щоб запланувати електронний лист в Outlook, напишіть повідомлення, натисніть стрілку поруч із кнопкою «Надіслати», виберіть «Запланувати надсилання», вкажіть дату й час і натисніть «Надіслати». Такий шлях у новому Outlook, веб-версії Outlook і Outlook для Mac. Класичний Outlook для Windows називає цю функцію «Відкласти доставку», і вона прихована на вкладці «Параметри». Ця стаття для користувачів Outlook, які хочуть написати лист зараз і надіслати його пізніше. Вона пояснює, де зберігається повідомлення, що очікує на відправлення, як його скасувати, чому опція може зникнути та що використати для щотижневих або щомісячних листів.

Головне

• У новому Outlook і веб-версії Outlook натисніть стрілку поруч із «Надіслати», виберіть «Запланувати надсилання», вкажіть час і натисніть «Надіслати».
• Класичний Outlook використовує «Відкласти доставку» на вкладці «Параметри», а повідомлення чекає у папці «Вихідні», тому Outlook має бути запущено.
• Заплановані повідомлення в новому Outlook, веб-версії та Outlook для Mac зберігаються в папці «Чернетки» до часу доставки.
• Планування недоступне для облікових записів IMAP або POP, а класична функція «Відкласти доставку» для окремого повідомлення потребує облікового запису Exchange.
• Вбудованого повторюваного надсилання в Outlook немає. Для щотижневих або щомісячних листів підійде запланований хмарний потік у Power Automate з дією «Надіслати електронний лист».

Яка у вас версія Outlook?

Текст і розташування кнопки залежать від версії, і сторінки Microsoft теж розділені так само. Новий Outlook для Windows і веб-версія Outlook використовують Запланувати надсилання. Outlook для Mac також використовує Запланувати надсилання, а Microsoft зазначає, що в попередніх версіях для Mac ця функція називалася «Надіслати пізніше». Класичний Outlook для Windows (Microsoft 365, 2024, 2021, 2019 і 2016) використовує Відкласти доставку.

Якщо у верхньому лівому куті вікна є меню «Файл», ви працюєте в класичному Outlook. Якщо бачите значок шестерні «Параметри» та спрощену стрічку, ви в новому Outlook або веб-версії. Якщо кроки для нового Outlook не збігаються з тим, що на вашому екрані, Microsoft пише, що ви, імовірно, ще не в новому Outlook, і варто скористатися класичними кроками.

Одне правило діє для всіх версій: планування недоступне для облікових записів IMAP або POP. Якщо ваша поштова скринька Gmail, Yahoo або iCloud підключена через IMAP, цієї опції не буде.

Запланувати надсилання в новому Outlook і веб-версії Outlook

Це кроки зі сторінки Microsoft про відкладення або планування надсилання електронних листів та її сторінки про планування надсилання у веб-версії.

1. Створіть нове повідомлення та напишіть його як звичайно, щоб був принаймні один отримувач.
2. Натисніть стрілку поруч із Надіслати, а потім виберіть Запланувати надсилання.
3. Виберіть один із стандартних часів або вкажіть власну дату й час.
4. Натисніть Надіслати.

Останній клік легко сприйняти як «надіслати зараз». Це не так. Лист потрапляє до папки Чернетки і лишається там до часу доставки. Якщо хочете переконатися, що його поставлено в чергу, перевірте її саме там.

Щоб надіслати заплановане повідомлення раніше в новому Outlook, перейдіть до папки Чернетки, відкрийте повідомлення, виберіть Скасувати надсилання, а потім Надіслати. У веб-версії документований Microsoft шлях веде до тієї самої папки: відкрийте заплановане повідомлення, натисніть значок олівця Редагувати, а потім Надіслати зараз. На сторінці не сказано, як змінити час доставки у веб-версії, тож відкрийте повідомлення з папки «Чернетки» і подивіться, що пропонує редактор, а спершу перевірте це на тестовому листі.

Затримка доставки в класичному Outlook

В інструкціях Microsoft для класичного Outlook описано два способи затримати надсилання листів.

Затримка одного повідомлення

1. Напишіть повідомлення.
2. На вкладці Параметри, у групі Додаткові параметри, виберіть Затримати доставку. Відкриється діалогове вікно властивостей.
3. У розділі «Параметри доставки» позначте Не доставляти раніше і введіть дату та час.
4. Закрийте діалогове вікно і натисніть Надіслати.

Microsoft пише, що така затримка для окремого повідомлення працює лише з обліковими записами Exchange, і її потрібно повторювати для кожного листа. Після натискання «Надіслати» повідомлення чекає в папці Вихідні. Якщо хочете переконатися, що його поставлено в чергу, перевірте її.

Чи має Outlook залишатися відкритим? Для правила нижче Microsoft пише про це прямо. Для одного відкладеного повідомлення сторінка лише каже, що лист утримується у «Вихідних». Вважайте папку «Вихідні» чергою на стороні клієнта: залиште Outlook запущеним і в мережі до часу доставки та не розраховуйте, що лист піде, якщо ви вимкнете ноутбук. Перш ніж надсилати важливий лист, перевірте це на власному обліковому записі.

Затримка кожного повідомлення за допомогою правила

Якщо хочете мати короткий запас часу для всіх листів, які надсилаєте, це зробить правило для будь-якого типу облікового запису.

1. Виберіть Файл, далі Керувати правилами й сповіщеннями, потім Створити правило.
2. У розділі Почати з порожнього правила виберіть Застосовувати правило до повідомлень, які я надсилаю і натисніть Далі.
3. Знову натисніть Далі і підтвердьте Так, коли Outlook попередить, що правило діє на всі надіслані вами повідомлення.
4. Позначте відкласти доставку на певну кількість хвилин.
5. Натисніть підкреслене певну кількість і введіть значення від 1 до 120, а потім натисніть ОК.
6. Натисніть Готово, а потім ОК.

Microsoft пише, що це правило працює на стороні клієнта, тож для затримки Outlook має бути запущений. Затримка на дві хвилини — недорогий запобіжник: у вас є вікно, щоб помітити відсутнє вкладення, не відкликаючи нічого. Це не те саме, що планування на завтра вранці, адже максимум становить 120 хвилин.

Планування надсилання в Outlook для Mac

У статті Microsoft про планування надсилання в Outlook для Mac наведено такі кроки.

1. Складіть повідомлення і додайте принаймні одного одержувача в полі Кому:.
2. Натисніть стрілку розкриття поруч із кнопкою Надіслати і виберіть Запланувати надсилання.
3. Введіть дату й час доставки.
4. Натисніть ОК.

Повідомлення залишається в папці Чернетки до запланованого часу, і Microsoft пише, що воно надсилається, навіть якщо Outlook не відкрито. Це суттєва відмінність від класичного Outlook для Windows. Щоб скасувати надсилання, відкрийте повідомлення в папці «Чернетки», натисніть Скасувати надсилання і підтвердьте Так. Повідомлення знову відкриється, щоб ви могли надіслати його зараз або перепланувати.

Є певні вимоги. У статті зазначено передплату Microsoft 365, Outlook 2019 для Mac або Outlook 2021 для Mac і обліковий запис Exchange, наприклад Outlook.com, розміщений у Microsoft 365, або Exchange 2016 CU5 чи новіший. Щоб перевірити версію, перейдіть до Outlook > Про Outlook. Правила затримки доставки всіх повідомлень у Mac немає. Планування працює лише для окремих повідомлень і не працює з обліковими записами IMAP або POP, як-от Gmail, Yahoo чи iCloud.

А як щодо Outlook на телефоні?

Тут треба бути обережним. У сторінках Microsoft, які я відкривав для цієї статті, немає кроків для планування надсилання з Outlook для iOS чи Android. Водночас там не сказано, що такої можливості немає, тож перевірте сам застосунок: створіть нове повідомлення, подивіться на параметри поруч зі стрілкою надсилання і дізнайтеся, що пропонує ваша версія.

Не плутайте це з іншою функцією «планування» на мобільних пристроях. Сторінка Microsoft «What does it mean to schedule an email?» описує інше: в Outlook для Android і iOS ви проводите пальцем по листу у «Вхідних» і вибираєте, коли він має знову з'явитися (через кілька годин, цього вечора, завтра вранці або в зазначений час). Це відкладання вже отриманої пошти, а не відкладена відправка листів, які ви пишете. Спочатку потрібно ввімкнути опцію проведення пальцем.

Якщо вам потрібен гарантований час відправки з телефона, напишіть лист в Outlook у веб-версії в мобільному браузері або скористайтеся іншим пристроєм.

Пошук, зміна та скасування запланованих листів

Місце розташування запланованого листа залежить від того, як ви його запланували.

• Нові Outlook, веб-версія та Mac: папка Чернетки.
• Класичний Outlook з «Відкладеною доставкою» або правилом: папка Вихідні.

У новому Outlook кнопка Скасувати надсилання повертає лист, щоб ви могли його змінити або надіслати знову. На Mac кнопки Cancel Send і Yes знову відкривають лист. У класичному Outlook можна відкрити лист у папці «Вихідні», на вкладці «Параметри» повернутися до «Відкладеної доставки» й вибрати новий час, або видалити лист, щоб скасувати відправку.

Якщо запланований лист повертається з помилкою, він поводиться як будь-який інший недоставлений лист. У вашій поштовій скриньці з'являється звіт про недоставку від поштової системи, а обраний вами час на обробку повернення не впливає. Перевірте адресу отримувача, виправте її й надішліть лист знову.

Чому немає опції «Запланувати надсилання»

Якщо кнопки немає, перевірте такі причини по порядку.

1. Ваш обліковий запис IMAP або POP. Microsoft зазначає, що планування недоступне для таких типів облікових записів, а на Mac для планування потрібен обліковий запис Exchange.
2. Ви використовуєте класичний Outlook і шукаєте випадаючий список. У класичному Outlook використовується «Відкладена доставка» на вкладці «Параметри», а не список поруч із кнопкою «Надіслати».
3. У вас старіша збірка для Mac. У статті Microsoft перелічено Outlook для Microsoft 365 для Mac, Outlook 2024 для Mac, Outlook 2021 для Mac і згадано Outlook 2019 для Mac. У старіших версіях ця функція називалася Send Later.
4. Ви використовуєте не той Outlook, який думаєте. Перемкніться між новим і класичним Outlook і перевірте ще раз.
5. Ваш адміністратор щось змінив. Якщо перші чотири причини не пояснюють ситуацію, зверніться до ІТ-відділу. У сторінках Microsoft, які я переглядав, не описано адміністративного параметра, що вимикає планування, тож сприймайте це як питання до ІТ, а не як відомий перемикач.

Повторювані листи: Outlook сам цього не вміє

У Outlook немає вбудованої функції повторюваної відправки. Для щотижневого звіту чи щомісячного нагадування, за версією Microsoft, правильним рішенням є Power Automate.

У навчальному посібнику Microsoft з хмарних потоків створюється запланований потік, який надсилає електронний лист за розкладом. У прикладі потік запускається першого числа кожного місяця у заданий час. Потік починається з тригера Recurrence і використовує дію Send an email через підключення Office 365 Outlook. Щоб надіслати листи кільком людям, додайте більше адрес у поле To.

Коротко про кроки посібника:

1. Увійдіть у Power Automate і опишіть потік або створіть його з тригера Recurrence.
2. Налаштуйте розклад, отримувача, тему та текст листа.
3. Перевірте підключення Office 365 Outlook і за потреби увійдіть в обліковий запис.
4. Натисніть Create flow, а потім Save.

Спершу протестуйте потік на власній адресі. Якщо потік створив Copilot, у навчальному посібнику Microsoft сказано, що перед реальним запуском людина має перевірити результат на точність. Я не бачив сторінки Microsoft, яка описувала б безпечний спосіб повторюваної відправки за допомогою правил Outlook, тож не будуйте це на правилах.

Планування та ризики

У запланованій пошті є прихований ризик: її не видно так, як надіслані листи. Лист може лежати в «Чернетках» або «Вихідних» годинами чи днями, і за цей час ситуація може змінитися. Допоможуть дві звички.

• Перечитуйте будь-який лист, який чекає більше доби до заданого часу, особливо якщо в ньому згадуються люди, ціни чи дати.
• Не додавайте конфіденційні вкладення до листів, які довше, ніж потрібно, лежать у «Чернетках».

Якщо у вашій організації діють правила збереження чи відповідності, запитайте адміністратора, як обробляються чернетки. За сторінками, які я відкривав, я не можу сказати напевно, тому не буду вгадувати.

Який метод підходить для якого завдання?

Варто підібрати інструмент під задачу, бо варіанти не взаємозамінні.

• Надіслати завтра вранці, наступного понеділка або після свят. Використовуйте Schedule send у новому Outlook, Outlook в мережі або Outlook для Mac. Лист чекає в папці «Чернетки» і надсилається у встановлений вами час.
• Перевірити на друкарські помилки та забуті вкладення. Використовуйте коротку затримку. У класичному Outlook це правило, яке відкладає доставку на 1–120 хвилин. На Mac налаштування Undo Send у розділі Composing пропонує затримки від 5 до 120 секунд, але Microsoft наголошує, що це не справжнє відкликання, і для нього потрібна ліцензія передплати Microsoft 365 або обліковий запис Outlook.com.
• Один лист у класичній поштовій скриньці Exchange. Використовуйте Delay Delivery на вкладці Options.
• Той самий лист щотижня або щомісяця. Використовуйте потік Power Automate з тригером Recurrence.
• Пошта, яку ви отримали і хочете переглянути пізніше. Це відкладання (snooze) в мобільних застосунках, а не планування.

Якщо ваша пошта працює через IMAP або POP, жодна з опцій Schedule send не діє. Правило для затримки всіх повідомлень — єдине, що Microsoft описує для будь-якого типу облікового запису, і для його роботи має бути запущений Outlook.

Вибір часу

Вибір хвилини — ваше завдання, і кілька звичок допоможуть уникнути незручностей. Перевірте часовий пояс отримувача, перш ніж вибрати годину, бо доставка о 9:00 за вашим годинником може бути посеред ночі для нього. Уникайте самого початку дня, якщо лист потребує уважного прочитання, і вечора п'ятниці, якщо очікуєте відповіді. Двічі перевірте AM і PM: надсилання о 19:00 замість 7:00 ранку — поширена помилка. Після постановки листа в чергу відкрийте «Чернетки» або «Вихідні» один раз і переконайтеся, що там показано правильний час.

Типові помилки

• Вважати останнє натискання «Надіслати» фактичним надсиланням. У Schedule send ви вибираєте Send, щоб поставити лист у чергу. Він піде пізніше.
• Закрити Outlook під час класичної затримки. Папка «Вихідні» потребує запущеного Outlook, а Microsoft пояснює, що правило затримки працює на вашому комп'ютері.
• Шукати лист у «Надісланих». Його там ще немає. Перевірте «Чернетки» або «Вихідні».
• Планування з облікового запису IMAP або POP. Ця опція там недоступна. Використовуйте поштову скриньку Microsoft 365 або Exchange.
• Очікувати, що правило запланує відправлення на завтра. Класичне правило відкладає доставку максимум на 1–120 хвилин.
• Забути про час отримувача. Перевірте часовий пояс отримувача, перш ніж вибрати час. Доставка о 9:00 для вас може бути посеред ночі для когось іншого.

Пов'язані теми для дослідження

• Відкликання листа, який пішов занадто рано. Delay Delivery дає лише кілька хвилин. Якщо лист уже надіслано, правила відкликання в Exchange Online залежать від облікових записів і від того, чи отримувач його відкрив.
• Автовідповіді про відсутність. Якщо ви плануєте листи, бо будете відсутні, налаштуйте автовідповіді на той самий період.
• Повторювані листи з Power Automate. Вивчіть, як працюють тригери та з'єднання, перш ніж дозволяти потоку надсилати пошту на список розсилки.
• Надсилання у найкращий час для отримувача. Перевірте часові пояси та робочі години, перш ніж вибрати час.

Наступний крок

Відкрийте чернетку в тій версії Outlook, якою ви справді користуєтеся, знайдіть команду Schedule send або Delay Delivery і поставте тестовий лист собі в чергу на п'ять хвилин від зараз. Так ви дізнаєтеся, де в вашому середовищі зберігаються заплановані листи і чи пішов лист вчасно, перш ніж покладатися на спосіб планування електронного листа в Outlook для чогось важливого.