Cara Mengubah Tanda Tangan di Outlook di Semua Perangkat

By Mirko Peters · 2026-11-12

Cara mengubah tanda tangan di Outlook untuk Windows, web, Mac, dan perangkat seluler, beserta default, beberapa tanda tangan, dan alasan mengapa perubahan kadang tidak muncul.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Untuk mengubah tanda tangan di Outlook, buka pengaturan tanda tangan, pilih tanda tangan yang ingin diedit, ubah teks atau gambar, lalu simpan. Di Outlook baru untuk Windows, caranya Pengaturan, Akun, Tanda Tangan. Di Outlook klasik untuk Windows, caranya File, Opsi, Surat, Tanda Tangan. Di web, caranya Pengaturan, Akun, Tanda Tangan, sedangkan di Mac, caranya menu Outlook, Pengaturan, Surat, Tanda Tangan. Artikel ini ditujukan bagi pengguna Outlook yang menginginkan langkah tepat untuk versi mereka, dan juga menjelaskan default, beberapa tanda tangan, serta kejutan sinkronisasi yang membuat orang mengira perubahan tidak berhasil.

Poin Penting

• Di Outlook baru untuk Windows, buka Pengaturan, lalu Akun, lalu Tanda Tangan, pilih tanda tangan, klik ikon pensil, edit, lalu simpan.
• Di Outlook klasik untuk Windows, buka File, Opsi, Surat, lalu pilih Tanda Tangan. Di Mac, caranya menu Outlook, Pengaturan, Surat, Tanda Tangan.
• Default diatur per akun, dan pesan baru serta balasan atau teruskan masing-masing memiliki default sendiri.
• Sejak Outlook build 2303, tanda tangan untuk akun Microsoft 365 dan Outlook.com ikut di-roam bersama kotak surat, tetapi tanda tangan lokal yang lebih lama tetap berada di perangkat.
• Jika tanda tangan yang sudah diubah tidak muncul di perangkat lain, periksa jenis akun, pengaturan default, dan apakah tanda tangan tersimpan di perangkat atau di kotak surat.

Outlook mana yang Anda gunakan?

Sebelum mengklik apa pun, pastikan dulu Outlook yang Anda miliki, karena menunya berbeda. Halaman resmi Microsoft juga membedakan hal yang sama: Outlook baru untuk Windows, Outlook klasik untuk Windows, Outlook di web, Outlook untuk Mac, dan aplikasi seluler. Cara cepat untuk memeriksanya: jika Anda melihat menu File di pojok kiri atas jendela, Anda menggunakan Outlook klasik. Jika Anda melihat ikon roda gigi Pengaturan di pojok kanan atas dan pita yang disederhanakan, Anda menggunakan Outlook baru atau web. Jika langkah untuk Outlook baru tidak sesuai dengan layar Anda, Microsoft menyarankan beralih ke langkah versi klasik.

Fitur tanda tangan tersedia di semua versi tersebut. Perbandingan Microsoft antara Outlook untuk PC, Outlook di web, serta aplikasi iOS dan Android mencantumkan penyisipan dan perubahan tanda tangan sebagai fitur yang didukung di keempatnya. Yang berbeda adalah lokasi pengaturannya dan seberapa banyak opsi pemformatan yang tersedia.

Cara mengubah tanda tangan di Outlook untuk Windows

Outlook baru untuk Windows

Langkah-langkah ini berasal dari halaman Microsoft tentang menambahkan dan mengubah tanda tangan email.

1. Pilih ikon roda gigi Pengaturan, lalu Akun, lalu Tanda Tangan.
2. Jika Anda memiliki lebih dari satu akun, pilih akun yang memiliki tanda tangan tersebut.
3. Untuk mengubah tanda tangan yang sudah ada, pilih ikon Edit (pensil) di sebelahnya. Untuk membuat yang baru, pilih Tambah tanda tangan dan beri nama.
4. Ketik atau edit teks Anda di kotak editor, lalu atur font, warna, dan gaya.
5. Gunakan kotak centang di bagian bawah untuk menerapkan tanda tangan ke pesan baru serta balasan dan teruskan. Biarkan kosong jika Anda lebih memilih menambahkan tanda tangan secara manual.
6. Pilih Simpan.

Nama yang Anda berikan untuk tanda tangan hanya untuk Anda. Penerima tidak pernah melihatnya, jadi "Eksternal" atau "Internal" sudah cukup.

Untuk menyisipkan tanda tangan yang sudah disimpan ke satu pesan saja, buka surel baru, lalu pada tab Pesan di grup Sisipkan, pilih Tanda tangan, lalu pilih salah satu.

Outlook Klasik untuk Windows

1. Pilih File, lalu Opsi, lalu Surel.
2. Pilih Tanda Tangan (tombol ini membuka jendela Tanda Tangan dan Stasioneri).
3. Di bawah Pilih tanda tangan untuk diedit, pilih tanda tangan, ubah isinya di kotak Edit tanda tangan, lalu pilih OK. Untuk membuat yang baru, pilih Baru dan beri nama.
4. Di sudut kanan atas jendela, pilih akun surel di bawah Pilih tanda tangan default. Atur tanda tangan untuk Pesan baru dan, secara terpisah, untuk Balasan/teruskan.

Panduan aksesibilitas Microsoft untuk Outlook klasik mengonfirmasi struktur ini: Anda memilih akun terlebih dahulu, kemudian tanda tangan untuk pesan baru dan tanda tangan untuk balasan dan penerusan. Anda juga dapat memilih Tidak ada untuk menghapus default. Saat menulis, perintah Tanda Tangan pada tab Pesan menyisipkan tanda tangan yang tersimpan ke pesan tersebut saja.

Outlook di web, Mac, dan seluler

Outlook di web

Halaman web Microsoft untuk tanda tangan memberikan jalur berikut: Pengaturan, Akun, Tanda Tangan. Buat atau edit isi tanda tangan, pilih apakah akan menyertakannya pada pesan baru dan pada balasan serta penerusan, lalu simpan. Halaman Microsoft tidak menjelaskan penanganan gambar untuk versi web, jadi uji logo dengan mengirim pesan ke diri sendiri sebelum menerapkannya ke tim. Versi web juga sering menjadi tempat banyak orang pertama kali melihat tata letak lama, yang meletakkan tanda tangan di bawah Surel dan Menulis serta membalas. Jika Anda tidak menemukan Akun di pengaturan, carilah di sana.

Outlook untuk Mac

Microsoft mendokumentasikan langkah untuk Mac dalam artikel tentang membuat, menyisipkan, atau mengubah tanda tangan di Outlook untuk Mac. Jalurnya adalah menu Outlook, Pengaturan, Surel, Tanda Tangan.

1. Buka menu Outlook dan pilih Pengaturan, lalu di bawah Surel pilih Tanda Tangan.
2. Untuk mengubah tanda tangan yang sudah ada, pilih di bawah Nama tanda tangan lalu pilih Edit. Untuk membuat yang baru, pilih ikon Tambah (+) dan ketik nama.
3. Masukkan teks Anda dan format. Pilih Lihat item lainnya (...) untuk menambahkan gambar, logo, hyperlink, atau tabel. Untuk tautan, pilih Tautan, masukkan teks dan alamatnya, lalu pilih OK.
4. Di bawah Atur tanda tangan default, pilih akun, lalu pilih tanda tangan untuk Pesan baru dan untuk Balasan atau penerusan. Ulangi untuk setiap akun, karena default di Mac diatur per akun.
5. Tutup jendela Tanda Tangan. Dengan begitu perubahan Anda tersimpan.

Jika tombol Tanda Tangan tidak ada di pita saat Anda menulis, tambahkan dengan menyesuaikan bilah alat. Microsoft juga mencatat bahwa dukungan untuk Outlook lama di Mac berakhir pada Oktober 2026, jadi jika Anda masih menggunakan aplikasi lama, rencanakan peralihannya.

Outlook untuk iOS dan Android

Di ponsel, tanda tangan adalah pengaturan di dalam aplikasi, bukan pengaturan kotak surat di desktop. Artikel seluler Microsoft menyebutkan bahwa Anda membuka layar Pengaturan, memilih Tanda Tangan di bagian Surel, lalu memilih untuk mengetik satu tanda tangan untuk semua akun atau mengaktifkan Tanda Tangan Per Akun dan menulis tanda tangan terpisah untuk setiap akun. Microsoft tidak menyebutkan apa pun tentang gambar atau batasan format di sana, jadi jangan merancang tanda tangan yang banyak memuat logo untuk seluler. Gunakan versi singkat dan sederhana, misalnya nama, jabatan, dan nomor telepon, lalu uji dengan mengirim pesan ke diri sendiri.

Mengapa perubahan Anda tidak muncul di perangkat lain

Bagian ini yang paling sering membingungkan orang. Selama bertahun-tahun aturannya sederhana: setiap Outlook menyimpan tanda tangannya sendiri. Hal itu sudah berubah, dan itulah sebabnya hasilnya sekarang tidak konsisten.

Artikel Microsoft tentang tanda tangan roaming Outlook menjelaskan apa yang terjadi di Outlook untuk Windows. Tanda tangan dapat disimpan di kotak surat Anda sehingga tersedia di setiap perangkat tempat akun tersebut disiapkan. Persyaratannya adalah Outlook build 2303 atau lebih baru dan kotak surat Microsoft 365 atau Outlook.com. Exchange on-premises, email pihak ketiga, dan akun POP atau IMAP tidak didukung. Fitur ini aktif dengan sendirinya, dan tanda tangan yang sudah ada tidak akan ditimpa.

Detail ini penting saat Anda melakukan pemecahan masalah:

• Hanya tanda tangan default Anda untuk pesan baru serta untuk balasan dan teruskan yang disalin ke kotak surat akun.
• Tanda tangan lain tetap berada di perangkat dan tercantum di bawah "Tanda tangan di perangkat ini". Anda tidak dapat mengeditnya kecuali tanda tangan tersebut ditautkan ke akun.
• Add-in tanda tangan yang mengedit file tanda tangan di disk atau mengubah registry akan berhenti berfungsi setelah fitur ini aktif.
• Admin dapat menonaktifkan fitur ini dengan nilai registry DisableRoamingSignatures, jadi PC yang dikelola mungkin berperilaku berbeda dengan laptop pribadi Anda.

Intinya begini: jika tanda tangan yang Anda ubah bukan default untuk akun, tanda tangan tersebut mungkin hanya ada di satu komputer. Jadikan tanda tangan itu default untuk pesan baru atau untuk balasan, tunggu sebentar, lalu periksa Outlook di web pada perangkat kedua. Jika Anda menggunakan akun POP atau IMAP, perbarui setiap perangkat secara manual.

Halaman Microsoft tidak menyebutkan apa pun tentang sinkronisasi tanda tangan ponsel dengan desktop. Anggap tanda tangan seluler sebagai terpisah dan atur sekali untuk setiap ponsel.

Default dan beberapa tanda tangan

Kebanyakan orang akhirnya memiliki dua atau tiga tanda tangan: versi lengkap untuk kontak pertama, versi singkat untuk balasan, dan mungkin satu untuk peran kedua.

1. Buat setiap tanda tangan dengan nama yang mudah Anda kenali dalam daftar, misalnya "Lengkap" dan "Singkat".
2. Pilih akun, lalu atur tanda tangan untuk pesan baru dan tanda tangan berbeda untuk balasan serta teruskan. Versi singkat untuk balasan mencegah utas email dipenuhi logo yang berulang.
3. Jika Anda membiarkan kotak centang default kosong di Outlook baru, tanda tangan tidak akan ditambahkan dengan sendirinya. Anda memilihnya dengan perintah Tanda Tangan pada setiap pesan.
4. Untuk mengubah satu pesan, gunakan perintah Tanda Tangan saat menulis dan pilih tanda tangan tersimpan lainnya.
5. Untuk menghapus default di Outlook klasik, atur daftar pilihan ke Tidak Ada.

Jika Anda memiliki kotak surat bersama atau mengirim dari beberapa akun, atur default untuk setiap akun secara terpisah. Outlook menyimpannya per akun, dan akun yang belum diatur akan mengirim email tanpa tanda tangan sama sekali.

Mulai dari templat

Jika Anda tidak ingin merancang tanda tangan dari awal, Microsoft menyediakan templat. Halaman tanda tangan untuk bisnis kecil menjelaskan jalur ini untuk Outlook klasik untuk Windows:

1. Unduh templat tanda tangan dan buka di Word. Jika Word membukanya dalam Tampilan Terproteksi, pilih Aktifkan Pengeditan.
2. Pilih desain, pilih semua elemennya, lalu salin.
3. Di Outlook, mulai email baru dan tempel tanda tangan ke badan pesan.
4. Edit teksnya, ganti foto atau logo, dan tambahkan tautan Anda. Untuk mengubah gambar, klik kanan, pilih Ubah Gambar, pilih file sumber, lalu klik Sisipkan. Seret gagang untuk mengubah ukuran. Untuk mengubah tautan, klik kanan ikon media sosial atau sorot teks situs web dan pilih Edit Tautan, lalu masukkan alamatnya dan klik OK.
5. Pilih dan salin kembali semua elemen tanda tangan, buka Pesan, Tanda Tangan, Tanda Tangan, klik Baru, beri nama, lalu tempel ke kolom Edit tanda tangan. Klik OK.

Setelah disimpan, Anda dapat meminta tanda tangan itu ditambahkan otomatis ke pesan berikutnya dari dialog Tanda Tangan. Halaman Microsoft juga menyarankan agar tanda tangan jadi dikirim lewat email ke rekan kerja, yang kemudian mengikuti langkah penyimpanan yang sama. Cara ini menjaga konsistensi tim tanpa alat tambahan, meski bergantung pada setiap orang melakukan langkahnya sendiri.

Apa yang sebaiknya dicantumkan dalam tanda tangan

Microsoft menyebutkan bahwa tanda tangan dapat berisi teks, tautan, gambar, dan citra seperti logo atau tanda tangan tulisan tangan. Buatlah tetap praktis.

• Nama, jabatan, perusahaan, dan satu cara untuk menghubungi Anda. Nomor telepon atau situs web sudah cukup.
• Tautan hanya jika memang membantu, misalnya ke situs perusahaan Anda atau halaman pemesanan. Tanda tangan dengan delapan tautan akan terlihat seperti iklan.
• Logo kecil yang disimpan dalam file berukuran ringkas. Gambar berukuran besar membuat setiap pesan menjadi lebih berat.
• Gunakan font standar. Microsoft merekomendasikannya untuk tanda tangan karena tampil dengan baik di sebagian besar perangkat.
• Berikan teks alternatif (alt text) pada gambar jika editor menyediakannya, agar pengguna pembaca layar tahu apa yang ditampilkan gambar tersebut.

Versi tanda tangan yang hanya berisi teks sebaiknya tetap disimpan. Sebagian penerima memblokir gambar, dan logo Anda kemudian hanya akan tampil sebagai kotak kosong. Pastikan nama dan detail kontak ditulis sebagai teks, bukan bagian dari gambar.

Jika perusahaan Anda mewajibkan disclaimer hukum atau privasi, minta tim hukum atau kepatuhan untuk memberikan redaksi yang tepat dan jangan membuatnya sendiri. Aturan berbeda di setiap negara dan industri, dan menentukan aturan mana yang berlaku untuk Anda adalah tugas tim hukum.

Lokasi penyimpanan tanda tangan dan cara memindahkannya

Pada instalasi Windows klasik, file tanda tangan secara tradisional disimpan dalam folder Signatures di profil pengguna Anda, di AppData\Roaming\Microsoft\Signatures. Menyalin folder tersebut adalah cara lama untuk memindahkan tanda tangan ke PC baru. Saya tidak dapat memastikan jalur ini di halaman Microsoft, jadi periksa di perangkat Anda sebelum mengandalkannya. Dengan tanda tangan roaming, tanda tangan default untuk akun Microsoft 365 mengikuti kotak surat, sehingga penyalinan hanya diperlukan untuk tanda tangan tambahan yang tersimpan di perangkat.

Tutup Outlook sebelum menyalin file kembali, lalu buka Outlook dan periksa bahwa setiap tanda tangan muncul dan tampil dengan benar. Gambar biasanya menjadi bagian pertama yang bermasalah.

Kesalahan umum

• Mengedit tanda tangan yang bukan default. Anda sudah mengubahnya, tetapi Outlook tetap menambahkan versi lama karena default akun mengarah ke tanda tangan lain. Periksa kembali menu drop-down atau kotak centang default setiap kali selesai mengedit.
• Lupa pada balasan dan teruskan. Pesan baru, balasan, dan teruskan memiliki pengaturan default yang terpisah. Jika tanda tangan Anda hilang dalam utas percakapan, hampir selalu itulah penyebabnya.
• Menganggap setiap perangkat memperbarui sendiri. Roaming mencakup default untuk akun Microsoft 365 dan Outlook.com yang didukung. POP, IMAP, Exchange lokal, dan aplikasi seluler memerlukan pembaruan manual.
• Menempel dari Word tanpa pengujian. Format yang ditempel bisa tampil berbeda di editor dibandingkan dengan pesan yang terkirim. Kirim pesan uji ke diri sendiri dan ke satu alamat kedua.
• Memasukkan detail kontak ke dalam gambar. Jika gambar diblokir, nomor telepon Anda ikut hilang.
• Menggunakan add-in yang mengedit file tanda tangan. Microsoft menyatakan add-in semacam itu berhenti berfungsi saat tanda tangan roaming diaktifkan, jadi tanyakan kepada admin Anda sebelum mengubah alat tanda tangan yang dikelola.

Topik terkait untuk dijelajahi

• Tanda tangan hilang dari balasan atau teruskan. Periksa default untuk balasan dan teruskan di setiap akun, di Outlook baru, Outlook klasik, dan di Mac.
• Tanda tangan untuk seluruh perusahaan. Jika Anda mengelola lebih dari segelintir orang, tanyakan kepada admin bagaimana perusahaan menyeragamkan nama, jabatan, dan disclaimer. Email untuk sebagian besar perusahaan berada di Microsoft 365, sehingga pembahasan biasanya dimulai dari sana.
• Tanda tangan yang mudah diakses. Teks singkat, font yang mudah dibaca, kontras yang jelas, dan teks alternatif pada gambar membantu semua orang, tidak hanya pengguna pembaca layar.
• Footer dan disclaimer hukum. Redaksinya merupakan keputusan hukum, jadi dapatkan dari tim kepatuhan Anda, bukan dari templat.

Langkah berikutnya

Buka pengaturan tanda tangan Anda sekarang dan pastikan tanda tangan yang Anda inginkan menjadi default untuk pesan baru maupun balasan di setiap akun. Lalu kirim email uji dari setiap perangkat tempat Anda ingin mengubah tanda tangan di Outlook, agar Anda tahu mana yang mengikuti kotak surat dan mana yang memerlukan pembaruan manual.