Come cambiare la firma in Outlook su ogni dispositivo

By Mirko Peters · 2026-11-12

Come cambiare la firma in Outlook su Windows, web, Mac e dispositivi mobili, con impostazioni predefinite, più firme e il motivo per cui una modifica a volte non compare.

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Per cambiare la firma in Outlook, apri le impostazioni delle firme, seleziona la firma che vuoi modificare, cambia il testo o l'immagine e salva. Nel nuovo Outlook per Windows si va su Impostazioni, Account, Firme. In Outlook classico per Windows si va su File, Opzioni, Posta, Firme. Sul web si va su Impostazioni, Account, Firme, mentre su Mac si va nel menu Outlook, Impostazioni, Posta, Firme. Questo articolo è pensato per gli utenti di Outlook che vogliono i passaggi esatti per la propria versione e spiega anche le impostazioni predefinite, le firme multiple e le sorprese della sincronizzazione che fanno pensare che la modifica non abbia funzionato.

Punti chiave

• Nel nuovo Outlook per Windows, apri Impostazioni, poi Account, poi Firme, scegli la firma, seleziona l'icona della matita, modificala e salva.
• In Outlook classico per Windows, vai su File, Opzioni, Posta e seleziona Firme. Su Mac si va nel menu Outlook, Impostazioni, Posta, Firme.
• Le impostazioni predefinite sono definite per account, e i nuovi messaggi e le risposte o gli inoltri hanno ciascuno una propria predefinita.
• Dalla build 2303 di Outlook, le firme degli account Microsoft 365 e Outlook.com sono in roaming con la casella di posta, mentre le vecchie firme locali restano sul dispositivo.
• Se una firma modificata non compare su un altro dispositivo, controlla il tipo di account, le impostazioni predefinite e se la firma è memorizzata sul dispositivo o nella casella di posta.

Quale versione di Outlook stai usando?

Prima di fare clic su qualsiasi cosa, individua la versione di Outlook che hai, perché i menu cambiano. Le pagine di Microsoft distinguono le stesse versioni: nuovo Outlook per Windows, Outlook classico per Windows, Outlook sul web, Outlook per Mac e le app per dispositivi mobili. Un test rapido: se vedi un menu File in alto a sinistra della finestra, sei in Outlook classico. Se vedi un'icona a forma di ingranaggio in alto a destra e una barra multifunzione semplificata, sei nel nuovo Outlook o sul web. Se i passaggi per il nuovo Outlook non corrispondono a ciò che vedi, Microsoft consiglia di passare a quelli per la versione classica.

Le funzionalità di firma sono disponibili in tutte queste versioni. Il confronto di Microsoft tra Outlook per PC, Outlook sul web e le app per iOS e Android indica l'inserimento e la modifica delle firme come supportati in tutte e quattro. Cambia invece la posizione dell'impostazione e il livello di formattazione disponibile.

Come cambiare la firma in Outlook per Windows

Nuovo Outlook per Windows

Questi passaggi provengono dalla pagina Microsoft sull'aggiunta e modifica di una firma e-mail.

1. Seleziona l'icona a forma di ingranaggio Impostazioni, poi Account, poi Firme.
2. Se hai più account, scegli quello a cui appartiene la firma.
3. Per modificare una firma esistente, seleziona l'icona Modifica (matita) accanto a essa. Per crearne una nuova, seleziona Aggiungi firma e assegnale un nome.
4. Digita o modifica il testo nella casella di modifica e formatta il carattere, il colore e gli stili.
5. Usa le caselle in fondo per applicare la firma ai nuovi messaggi e a risposte e inoltri. Lasciale vuote se preferisci aggiungere la firma manualmente.
6. Seleziona Salva.

Il nome che dai a una firma è solo per te. I destinatari non lo vedono mai, quindi «Esterna» o «Interna» va benissimo.

Per inserire una firma salvata in un singolo messaggio, apri una nuova email e, nella scheda Messaggio, nel gruppo Inserisci, seleziona Firma, quindi sceglierne una.

Outlook classico per Windows

1. Seleziona File, quindi Opzioni, quindi Posta.
2. Seleziona Firme (il pulsante apre la finestra Firme e carta da lettere).
3. In Seleziona firma da modificare, scegli la firma, modificala nella casella Modifica firma e seleziona OK. Per crearne una nuova, seleziona Nuova e assegnale un nome.
4. In alto a destra della finestra, scegli l'account di posta in Scegli firma predefinita. Imposta la firma per Nuovi messaggi e, separatamente, per Risposte/inoltri.

La guida all'accessibilità di Microsoft per Outlook classico conferma questa struttura: prima scegli l'account, poi la firma per i nuovi messaggi e la firma per risposte e inoltri. Puoi anche selezionare Nessuna per rimuovere una firma predefinita. Durante la composizione, il comando Firma nella scheda Messaggio inserisce una firma salvata nel singolo messaggio.

Outlook sul web, Mac e dispositivi mobili

Outlook sul web

La pagina Microsoft dedicata alle firme indica questo percorso: Impostazioni, Account, Firme. Crea o modifica il contenuto della firma, scegli se includerla nei nuovi messaggi e nelle risposte e negli inoltri, quindi salva. La pagina Microsoft non descrive la gestione delle immagini nella versione web, quindi prova un logo inviando un messaggio a te stesso prima di distribuirlo a un team. La versione web è anche il punto in cui molti notano per la prima volta il vecchio layout, che collocava le firme sotto Posta e composizione e risposta. Se non trovi Account nelle impostazioni, cercalo lì.

Outlook per Mac

Microsoft documenta i passaggi per Mac nell'articolo su creazione, inserimento o modifica di una firma in Outlook per Mac. Il percorso è il menu Outlook, Impostazioni, Posta, Firme.

1. Apri il menu Outlook e seleziona Impostazioni, quindi in Posta seleziona Firme.
2. Per modificare una firma esistente, selezionala in Nome firma e scegli Modifica. Per crearne una nuova, seleziona l'icona Aggiungi (+) e digita un nome.
3. Inserisci il testo e formattalo. Seleziona Visualizza altri elementi (...) per aggiungere un'immagine, un logo, un collegamento ipertestuale o una tabella. Per un collegamento, scegli Collegamento, inserisci il testo e l'indirizzo, quindi seleziona OK.
4. In Imposta firma predefinita, seleziona un account, quindi scegli la firma per Nuovi messaggi e per Risposte o inoltri. Ripeti per ogni account, perché su Mac le impostazioni predefinite sono per account.
5. Chiudi la finestra Firme. Così le modifiche vengono salvate.

Se il pulsante Firma non compare nella barra multifunzione durante la composizione, aggiungilo personalizzando la barra degli strumenti. Microsoft segnala inoltre che il supporto per Outlook per Mac legacy termina nell'ottobre 2026, quindi se usi ancora l'app legacy, pianifica il passaggio.

Outlook per iOS e Android

Sul telefono la firma è un'impostazione dell'app, non delle impostazioni della casella sul desktop. L'articolo Microsoft sui dispositivi mobili indica di andare nella schermata Impostazioni, selezionare Firma nella sezione Posta, quindi scegliere se digitare un'unica firma per tutti gli account oppure attivare Firma per account e scriverne una separata per ciascun account. Microsoft non dice nulla su immagini o limiti di formattazione in quel contesto, quindi non pianificare un design ricco di loghi per il mobile. Mantieni una versione breve e semplice, ad esempio nome, qualifica e numero di telefono, e verificala inviando un messaggio a te stesso.

Perché la modifica non compare su un altro dispositivo

È la parte che crea più confusione. Per anni la regola era semplice: ogni Outlook conservava le proprie firme. Non è più così, ed è per questo che oggi ottieni risultati incoerenti.

L'articolo di Microsoft su le firme itineranti di Outlook spiega cosa succede in Outlook per Windows. Le firme possono essere archiviate nella casella di posta, così sono disponibili su ogni dispositivo in cui è configurato quell'account. I requisiti sono Outlook build 2303 o successiva e una casella di posta Microsoft 365 o Outlook.com. Exchange locale, la posta di terze parti e gli account POP o IMAP non sono supportati. La funzionalità si attiva automaticamente e le firme esistenti non vengono sovrascritte.

I dettagli contano quando devi risolvere un problema:

• Solo le firme predefinite per i nuovi messaggi e per risposte e inoltri vengono copiate nella casella di posta dell'account.
• Le altre firme restano sul dispositivo, elencate in "Firme su questo dispositivo". Non puoi modificarle, a meno che non siano collegate a un account.
• I componenti aggiuntivi per le firme che modificavano i file delle firme sul disco o il registro di sistema smettono di funzionare una volta attivata la funzionalità.
• Gli amministratori possono disattivare la funzionalità con il valore del registro di sistema DisableRoamingSignatures, quindi un PC gestito potrebbe comportarsi diversamente dal tuo portatile di casa.

In pratica, se la firma che hai modificato non è quella predefinita per l'account, potrebbe esistere solo su un computer. Impostala come predefinita per i nuovi messaggi o per le risposte, attendi un momento, poi controlla Outlook sul web da un secondo dispositivo. Se usi un account POP o IMAP, aggiorna ogni dispositivo manualmente.

Le pagine di Microsoft non dicono nulla sulla sincronizzazione delle firme del telefono con il desktop. Considera la firma mobile come separata e impostala una volta per ogni telefono.

Predefinite e firme multiple

La maggior parte delle persone finisce per avere due o tre firme: una completa per il primo contatto, una breve per le risposte e magari una per un secondo ruolo.

1. Crea ogni firma con un nome riconoscibile nell'elenco, ad esempio "Completa" e "Breve".
2. Scegli l'account, poi imposta la firma per i nuovi messaggi e una diversa per risposte e inoltri. La versione breve nelle risposte evita che le conversazioni si riempiano di loghi ripetuti.
3. Se lasci vuote le caselle delle firme predefinite in il nuovo Outlook, la firma non viene aggiunta automaticamente. La scegli con il comando Firma su ogni messaggio.
4. Per cambiare la firma di un singolo messaggio, usa il comando Firma mentre scrivi e scegline un'altra tra quelle salvate.
5. Per rimuovere un'impostazione predefinita in Outlook classico, imposta l'elenco a discesa su Nessuna.

Se hai una casella condivisa o invii da più account, imposta le predefinite per ciascun account separatamente. Outlook le memorizza per account, e un account senza impostazione invia i messaggi senza alcuna firma.

Partire da un modello

Se non vuoi progettare una firma da zero, Microsoft offre dei modelli. La sua pagina sulle firme per le piccole imprese descrive questo percorso per Outlook classico per Windows:

1. Scarica il modello di firma e aprilo in Word. Se Word lo apre in Visualizzazione protetta, seleziona Abilita modifica.
2. Scegli un design, seleziona tutti i suoi elementi e copiali.
3. In Outlook, avvia un nuovo messaggio e incolla la firma nel corpo del messaggio.
4. Modifica il testo, sostituisci la foto o il logo e aggiungi i tuoi link. Per cambiare un'immagine, fai clic con il pulsante destro del mouse, scegli Cambia immagine, seleziona il file di origine e fai clic su Inserisci. Trascina le maniglie per ridimensionarla. Per modificare un link, fai clic con il pulsante destro del mouse su un'icona social o evidenzia il testo del sito web e scegli Modifica collegamento, poi inserisci l'indirizzo e fai clic su OK.
5. Seleziona e copia di nuovo tutti gli elementi della firma, vai su Messaggio, Firma, Firme, fai clic su Nuova, assegna un nome e incolla nel campo Modifica firma. Fai clic su OK.

Dopo averla salvata, puoi chiedere che la firma venga aggiunta automaticamente ai messaggi futuri dalla finestra di dialogo Firme. La pagina di Microsoft suggerisce anche di inviare la firma completata via email ai colleghi, che seguono gli stessi passaggi di salvataggio. Così un team resta coerente senza alcuno strumento, anche se dipende dal fatto che ognuno esegua i passaggi da sé.

Cosa inserire nella firma

Microsoft afferma che una firma può includere testo, link, immagini e figure come un logo o una firma autografa. Mantienila pratica.

• Nome, qualifica, azienda e un modo per contattarti. Un numero di telefono o un sito web sono sufficienti.
• Un link solo quando serve davvero, per esempio il sito aziendale o una pagina di prenotazione. Una firma con otto link sembra una pubblicità.
• Un logo piccolo, salvato in un file compatto. Le immagini grandi appesantiscono ogni messaggio.
• Font standard. Microsoft li consiglia per le firme perché vengono visualizzati correttamente sulla maggior parte dei dispositivi.
• Testo alternativo sulle immagini, dove l'editor lo consente, così chi usa uno screen reader sa cosa mostra l'immagine.

Vale la pena mantenere una versione solo testo. Alcuni destinatari bloccano le immagini e il tuo logo diventa una casella vuota. Assicurati che nome e contatti siano testo e non parte dell'immagine.

Se la tua azienda richiede una clausola legale o sulla privacy, chiedi al team legale o di compliance il testo esatto e non improvvisarlo. Le regole variano a seconda del Paese e del settore, e quali si applicano a te è una questione da valutare con il legale.

Dove vengono salvate le firme e come spostarle

Su un'installazione classica di Windows, i file delle firme si trovano storicamente in una cartella Signatures nel profilo utente, in AppData\Roaming\Microsoft\Signatures. Copiare quella cartella è il metodo tradizionale per spostare le firme su un nuovo PC. Non sono riuscito a confermare il percorso su una pagina Microsoft, quindi verificalo sul tuo computer prima di affidartici. Con le firme roaming, una firma predefinita per un account Microsoft 365 segue la casella di posta, quindi la copia serve solo per le firme aggiuntive rimaste sul dispositivo.

Chiudi Outlook prima di copiare di nuovo i file, poi aprilo e controlla che ogni firma compaia e sia corretta. Sono le immagini a rompersi per prime.

Errori comuni

• Modificare una firma che non è quella predefinita. La modifichi, ma Outlook continua ad aggiungere quella vecchia perché la predefinita dell'account punta a un'altra firma. Controlla gli elenchi a discesa o le caselle delle impostazioni predefinite dopo ogni modifica.
• Dimenticare risposte e inoltri. Nuovi messaggi, risposte e inoltri hanno impostazioni predefinite separate. Se la firma scompare nelle conversazioni, di solito il motivo è questo.
• Dare per scontato che ogni dispositivo si aggiorni da solo. Il roaming copre le impostazioni predefinite per gli account Microsoft 365 e Outlook.com supportati. POP, IMAP, Exchange locale e le app mobili richiedono un aggiornamento manuale.
• Incollare da Word senza fare una prova. La formattazione incollata può apparire diversa nell'editor rispetto al messaggio inviato. Invia una prova a te stesso e a un secondo indirizzo.
• Inserire i dati di contatto in un'immagine. Se le immagini sono bloccate, anche il tuo numero di telefono scompare.
• Usare un add-in che modifica i file delle firme. Microsoft afferma che questi add-in smettono di funzionare quando il roaming delle firme è attivo, quindi chiedi all'amministratore prima di modificare uno strumento di firma gestito.

Argomenti correlati da esplorare

• Firme mancanti nelle risposte o negli inoltri. Controlla la firma predefinita per risposte e inoltri su ogni account, in nuovo Outlook, Outlook classico e su Mac.
• Firme aziendali. Se gestisci più di qualche persona, chiedi al tuo amministratore come l'azienda standardizza nomi, qualifiche e clausole. La posta elettronica risiede in Microsoft 365 nella maggior parte delle aziende, quindi di solito il discorso parte da lì.
• Firme accessibili. Testo breve, font leggibili, contrasto chiaro e testo alternativo sulle immagini aiutano tutti, non solo chi usa uno screen reader.
• Piè di pagina legali e clausole di esclusione di responsabilità. Il testo è una decisione legale, quindi fattelo fornire dal team di compliance e non da un modello.

Prossimo passo

Apri ora le impostazioni della firma e verifica che quella che vuoi sia la predefinita sia per i nuovi messaggi sia per le risposte su ciascun account. Poi invia un'email di prova da ogni dispositivo su cui vuoi cambiare la firma in Outlook, così saprai quali seguono la casella di posta e quali richiedono un aggiornamento manuale.