Hoe je je handtekening in Outlook wijzigt op elk apparaat

By Mirko Peters · 2026-11-12

Hoe je een handtekening in Outlook wijzigt op Windows, het web, Mac en mobiel, plus standaardinstellingen, meerdere handtekeningen en waarom een wijziging soms niet zichtbaar wordt.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Om je handtekening in Outlook te wijzigen, open je de handtekeninginstellingen, selecteer je de handtekening die je wilt bewerken, pas je de tekst of afbeelding aan en sla je op. In de nieuwe Outlook voor Windows ga je naar Instellingen, Accounts, Handtekeningen. In de klassieke Outlook voor Windows ga je naar Bestand, Opties, E-mail, Handtekeningen. Op het web ga je naar Instellingen, Accounts, Handtekeningen, en op een Mac ga je naar het menu Outlook, Instellingen, E-mail, Handtekeningen. Dit artikel is bedoeld voor Outlook-gebruikers die de exacte stappen voor hun versie willen, en het legt ook uit over standaardinstellingen, meerdere handtekeningen en de synchronisatieverrassingen waardoor mensen denken dat de wijziging niet is gelukt.

Belangrijkste punten

• In de nieuwe Outlook voor Windows open je Instellingen, daarna Accounts, daarna Handtekeningen. Kies de handtekening, selecteer het potloodpictogram, bewerk de handtekening en sla op.
• In de klassieke Outlook voor Windows ga je naar Bestand, Opties, E-mail en selecteer je Handtekeningen. Op een Mac is het het menu Outlook, Instellingen, E-mail, Handtekeningen.
• Standaardinstellingen worden per account ingesteld, en nieuwe berichten en antwoorden of doorgestuurde berichten krijgen elk hun eigen standaard.
• Sinds Outlook-build 2303 worden handtekeningen voor Microsoft 365- en Outlook.com-accounts met het postvak meegenomen, maar oudere lokale handtekeningen blijven op het apparaat staan.
• Als een gewijzigde handtekening niet op een ander apparaat verschijnt, controleer dan het accounttype, de standaardinstellingen en of de handtekening op het apparaat of in het postvak is opgeslagen.

Welke Outlook gebruik je?

Voordat je ergens op klikt, bepaal je welke Outlook je hebt, want de menu's verschillen. Microsoft's eigen pagina's wijzen op dezelfde indeling: de nieuwe Outlook voor Windows, de klassieke Outlook voor Windows, Outlook op het web, Outlook voor Mac en de mobiele apps. Een snelle test: zie je linksboven in het venster een Bestand-menu, dan gebruik je de klassieke Outlook. Zie je rechtsboven een tandwielpictogram voor Instellingen en een vereenvoudigd lint, dan gebruik je de nieuwe Outlook of het web. Als de stappen voor de nieuwe Outlook niet overeenkomen met wat je ziet, schrijft Microsoft voor om over te schakelen naar de klassieke stappen.

Handtekeningfuncties zijn in alle versies beschikbaar. Microsoft's vergelijking van Outlook voor pc, Outlook op het web en de iOS- en Android-apps noemt het invoegen en wijzigen van handtekeningen als ondersteund in alle vier. Wat verschilt is waar de instelling staat en hoeveel opmaakmogelijkheden je krijgt.

Hoe je je handtekening in Outlook voor Windows wijzigt

Nieuwe Outlook voor Windows

Deze stappen komen van Microsoft's pagina over het toevoegen en wijzigen van een e-mailhandtekening.

1. Selecteer het tandwiel Instellingen, daarna Accounts, daarna Handtekeningen.
2. Als je meer dan één account hebt, kies je het account waarbij de handtekening hoort.
3. Om een bestaande handtekening te wijzigen, selecteer je het pictogram Bewerken (potlood) ernaast. Om een nieuwe te maken, selecteer je Handtekening toevoegen en geef je die een naam.
4. Typ of bewerk je tekst in het bewerkingsvak en pas je lettertype, kleur en stijlen aan.
5. Gebruik de selectievakjes onderaan om de handtekening toe te passen op nieuwe berichten en op antwoorden en doorgestuurde berichten. Laat ze leeg als je de handtekening liever zelf toevoegt.
6. Selecteer Opslaan.

De naam die je aan een handtekening geeft, is alleen voor jou. Ontvangers zien die nooit, dus "Extern" of "Intern" is prima.

Wil je een opgeslagen handtekening in één bericht plaatsen, open dan een nieuw bericht, selecteer op het tabblad Bericht in de groep Invoegen de optie Handtekening en kies er vervolgens een.

Klassieke Outlook voor Windows

1. Selecteer Bestand, daarna Opties en vervolgens E-mail.
2. Selecteer Handtekeningen (de knop opent het venster Handtekeningen en opmaak).
3. Kies onder Handtekening selecteren om te bewerken de handtekening, pas die aan in het vak Handtekening bewerken en selecteer OK. Wil je een nieuwe maken, selecteer dan Nieuw en geef de handtekening een naam.
4. Kies rechtsboven in het venster onder Standaardhandtekening kiezen het e-mailaccount. Stel de handtekening in voor Nieuwe berichten en apart voor Antwoorden/doorsturen.

De toegankelijkheidsgids van Microsoft voor klassieke Outlook bevestigt deze opbouw: je kiest eerst het account, daarna de handtekening voor nieuwe berichten en de handtekening voor antwoorden en doorgestuurde berichten. Je kunt ook Geen kiezen om een standaard te verwijderen. Tijdens het opstellen voegt de opdracht Handtekening op het tabblad Bericht een opgeslagen handtekening in dat ene bericht in.

Outlook on the web, Mac en mobiel

Outlook on the web

De webpagina van Microsoft over handtekeningen geeft dit pad: Instellingen, Accounts, Handtekeningen. Maak de inhoud van de handtekening of bewerk die, kies of je hem wilt opnemen in nieuwe berichten en in antwoorden en doorgestuurde berichten, en sla op. De pagina van Microsoft beschrijft niet hoe afbeeldingen in de webversie worden verwerkt. Test een logo daarom eerst met een bericht aan jezelf voordat je het aan een team uitrolt. In de webversie merken veel mensen ook voor het eerst de oude indeling op, waarbij handtekeningen onder Mail en opstellen en beantwoorden stonden. Kun je Accounts niet vinden in je instellingen, kijk dan daar.

Outlook voor Mac

Microsoft beschrijft de stappen voor Mac in het artikel over het maken, invoegen of wijzigen van een handtekening in Outlook voor Mac. Het pad is het menu Outlook, Instellingen, E-mail, Handtekeningen.

1. Open het menu Outlook en selecteer Instellingen. Selecteer vervolgens onder E-mail de optie Handtekeningen.
2. Wil je een bestaande handtekening wijzigen, kies deze dan onder Naam van handtekening en selecteer Bewerken. Wil je een nieuwe maken, selecteer dan het pictogram Toevoegen (+) en typ een naam.
3. Voer je tekst in en pas de opmaak aan. Selecteer Meer items weergeven (...) om een afbeelding, logo, hyperlink of tabel toe te voegen. Voor een link kies je Koppeling, voer je de tekst en het adres in en selecteer je OK.
4. Selecteer onder Standaardhandtekening instellen een account en kies daarna de handtekening voor Nieuwe berichten en voor Antwoorden of doorsturen. Herhaal dit voor elk account, omdat standaardinstellingen op Mac per account gelden.
5. Sluit het venster Handtekeningen. Daarmee worden je wijzigingen opgeslagen.

Ontbreekt de knop Handtekening op het lint wanneer je een bericht opstelt, voeg haar dan toe door de werkbalk aan te passen. Microsoft meldt ook dat de ondersteuning voor de oude versie van Outlook voor Mac eindigt in oktober 2026. Gebruik je nog die oude app, plan dan de overstap.

Outlook voor iOS en Android

Op de telefoon is de handtekening een instelling in de app, niet in de postbusinstellingen op de desktop. In het mobiele artikel van Microsoft staat dat je naar het scherm Instellingen gaat, onder Mail de optie Handtekening selecteert en vervolgens óf één handtekening voor alle accounts typt, óf Handtekening per account inschakelt en voor elk account een eigen handtekening schrijft. Microsoft zegt daarover niets over afbeeldingen of opmaakbeperkingen, dus houd rekening met een ontwerp zonder veel logo's voor mobiel. Gebruik een korte, eenvoudige versie, bijvoorbeeld met naam, functie en telefoonnummer, en test die door jezelf een bericht te sturen.

Waarom je wijziging op een ander apparaat niet zichtbaar is

Dit is het deel waar mensen vaak over struikelen. Jarenlang was de regel eenvoudig: elke Outlook bewaarde zijn eigen handtekeningen. Dat is veranderd, en daarom krijg je nu wisselende resultaten.

Microsofts artikel over Outlook roaming-handtekeningen legt uit wat er gebeurt in Outlook voor Windows. Handtekeningen kunnen in je postvak worden opgeslagen, zodat ze beschikbaar zijn op elk apparaat waarop dat account is ingesteld. De vereisten zijn Outlook-build 2303 of hoger en een Microsoft 365- of Outlook.com-postvak. Exchange on-premises, mail van derden en POP- of IMAP-accounts worden niet ondersteund. De functie gaat vanzelf aan en bestaande handtekeningen worden niet overschreven.

De details zijn belangrijk bij het oplossen van problemen:

• Alleen je standaardhandtekeningen voor nieuwe berichten en voor antwoorden en doorgestuurde berichten worden naar het postvak van het account gekopieerd.
• Andere handtekeningen blijven op het apparaat staan, vermeld onder "Handtekeningen op dit apparaat". Je kunt ze niet bewerken tenzij ze aan een account zijn gekoppeld.
• Handtekening-add-ins die handtekeningbestanden op de schijf bewerkten of het register wijzigden, werken niet meer zodra de functie aan staat.
• Beheerders kunnen de functie uitschakelen met de registerwaarde DisableRoamingSignatures, dus een beheerde pc kan zich anders gedragen dan je laptop thuis.

Praktisch gezien betekent dit: als de handtekening die je hebt aangepast niet je standaard is voor het account, bestaat hij mogelijk alleen op één computer. Stel hem in als standaard voor nieuwe berichten of voor antwoorden, wacht even en controleer daarna Outlook on the web op een tweede apparaat. Gebruik je een POP- of IMAP-account, dan werk je elk apparaat handmatig bij.

Microsofts pagina's zeggen niets over het synchroniseren van handtekeningen op telefoon met de desktop. Behandel de mobiele handtekening als apart en stel die één keer per telefoon in.

Standaarden en meerdere handtekeningen

De meeste mensen komen uit op twee of drie handtekeningen: een volledige voor eerste contact, een korte voor antwoorden en misschien een voor een tweede rol.

1. Geef elke handtekening een naam die je herkent in de lijst, zoals "Volledig" en "Kort".
2. Kies het account en stel vervolgens de handtekening in voor nieuwe berichten, en een andere voor antwoorden en doorgestuurde berichten. De korte versie bij antwoorden voorkomt dat threads vol komen te staan met herhaalde logo's.
3. Als je de standaardvinkjes in het nieuwe Outlook leeg laat, wordt de handtekening niet automatisch toegevoegd. Je kiest hem dan per bericht met de opdracht Handtekening.
4. Om één bericht aan te passen, gebruik je de opdracht Handtekening tijdens het opstellen en kies je een andere opgeslagen handtekening.
5. Om een standaard in het klassieke Outlook te verwijderen, zet je de keuzelijst op Geen.

Heb je een gedeeld postvak of verstuur je vanuit meerdere accounts, stel dan de standaarden per account afzonderlijk in. Outlook slaat ze per account op, en een account zonder ingestelde standaard verstuurt e-mail zonder handtekening.

Begin met een sjabloon

Als je geen handtekening vanaf nul wilt ontwerpen, biedt Microsoft sjablonen aan. De pagina over handtekeningen voor kleine bedrijven beschrijft deze route voor het klassieke Outlook voor Windows:

1. Download de handtekeningsjabloon en open die in Word. Als Word het bestand in de beveiligde weergave opent, selecteer je Bewerken inschakelen.
2. Kies een ontwerp, selecteer alle onderdelen en kopieer ze.
3. Start in Outlook een nieuw bericht en plak de handtekening in de berichttekst.
4. Pas de tekst aan, vervang de foto of het logo en voeg je links toe. Om een afbeelding te wijzigen, klik je er met de rechtermuisknop op, kies je Afbeelding wijzigen, selecteer je het bronbestand en klik je op Invoegen. Sleep de hendels om het formaat aan te passen. Om een link te wijzigen, klik je met de rechtermuisknop op een social-icoon of selecteer je websitetekst en kies je Hyperlink bewerken. Voer vervolgens het adres in en klik op OK.
5. Selecteer en kopieer alle handtekeningonderdelen opnieuw, ga naar Bericht, Handtekening, Handtekeningen, klik op Nieuw, geef de handtekening een naam en plak deze in het veld Handtekening bewerken. Klik op OK.

Nadat je hem hebt opgeslagen, kun je in het dialoogvenster Handtekeningen vragen de handtekening automatisch aan toekomstige berichten toe te voegen. Microsofts pagina suggereert ook om de afgewerkte handtekening per e-mail naar collega's te sturen, die dezelfde opslagstappen volgen. Zo blijft een team consistent zonder extra tool, al hangt dat ervan af of iedereen de stappen zelf uitvoert.

Wat zet je in de handtekening

Microsoft zegt dat een handtekening tekst, links, foto's en afbeeldingen kan bevatten, zoals een logo of een handgeschreven handtekening. Houd het praktisch.

• Naam, functietitel, bedrijf en één manier om je te bereiken. Een telefoonnummer of een website is voldoende.
• Een link alleen waar die zin heeft, bijvoorbeeld naar de bedrijfssite of een afspraakpagina. Een handtekening met acht links ziet eruit als een advertentie.
• Een klein logo, opgeslagen als compact bestand. Grote afbeeldingen maken elk bericht zwaarder.
• Standaardlettertypen. Microsoft raadt die aan voor handtekeningen, omdat ze op de meeste apparaten goed worden weergegeven.
• Alt-tekst bij afbeeldingen waar de editor die biedt, zodat gebruikers van schermlezers weten wat de afbeelding toont.

Een tekstversie als vangnet is de moeite waard. Sommige ontvangers blokkeren afbeeldingen, en dan wordt je logo een leeg vakje. Zorg dat naam en contactgegevens tekst zijn en geen onderdeel van de afbeelding.

Als je organisatie een juridische of privacydisclaimer vereist, vraag dan de exacte tekst aan juridische zaken of compliance en verzin er niets zelf bij. De regels verschillen per land en sector, en welke van toepassing zijn, is een vraag voor juridische zaken.

Waar handtekeningen worden opgeslagen en hoe je ze verplaatst

Op een klassieke Windows-installatie staan handtekeningbestanden traditioneel in een map Handtekeningen onder je gebruikersprofiel, in AppData\Roaming\Microsoft\Signatures. Die map kopiëren is de oude manier om handtekeningen naar een nieuwe pc te verplaatsen. Ik kon het pad niet op een Microsoft-pagina bevestigen, dus controleer het op je eigen machine voordat je erop vertrouwt. Bij roaming-handtekeningen volgt een standaardhandtekening voor een Microsoft 365-account de postbus, dus kopiëren is alleen nodig voor de extra handtekeningen die op het apparaat zijn blijven staan.

Sluit Outlook voordat je bestanden terugzet. Open het daarna en controleer of elke handtekening verschijnt en er goed uitziet. Afbeeldingen gaan het eerst kapot.

Veelgemaakte fouten

• Een handtekening bewerken die niet de standaard is. Je hebt hem aangepast, maar Outlook voegt toch de oude toe omdat de standaard van het account ergens anders naar verwijst. Controleer na elke wijziging de standaardkeuzes in de vervolgkeuzelijsten of selectievakjes.
• Antwoorden en doorstuurberichten vergeten. Nieuwe berichten en antwoorden hebben aparte standaardinstellingen. Als je handtekening verdwijnt in conversaties, ligt het bijna altijd daaraan.
• Aannemen dat elk apparaat zichzelf bijwerkt. Roaming geldt voor standaardinstellingen van ondersteunde Microsoft 365- en Outlook.com-accounts. POP, IMAP, on-premises Exchange en de mobiele apps vereisen een handmatige update.
• Plakken vanuit Word zonder test. Geplakte opmaak kan er in de editor anders uitzien dan in een verzonden bericht. Stuur een testbericht naar jezelf en naar een tweede adres.
• Contactgegevens in een afbeelding zetten. Als afbeeldingen worden geblokkeerd, verdwijnt je telefoonnummer met ze mee.
• Een add-in gebruiken die handtekeningbestanden bewerkt. Microsoft zegt dat zulke add-ins stoppen met werken zodra roaming-handtekeningen aan staan. Vraag dus je beheerder voordat je een beheerde handtekeningtool wijzigt.

Gerelateerde onderwerpen om te verkennen

• Handtekeningen ontbreken bij antwoorden of doorsturen. Controleer de standaard voor antwoorden en doorsturen op elk account, in nieuwe Outlook, klassieke Outlook en op de Mac.
• Handtekeningen voor de hele organisatie. Als je meer dan een handvol mensen beheert, vraag je beheerder hoe de organisatie namen, functietitels en disclaimers standaardiseert. E-mail staat bij de meeste organisaties in Microsoft 365, dus daar begint het gesprek meestal.
• Toegankelijke handtekeningen. Korte tekst, leesbare lettertypen, duidelijk contrast en alt-tekst bij afbeeldingen helpen iedereen, niet alleen gebruikers van schermlezers.
• Juridische voettekst en disclaimers. De tekst is een juridische beslissing, dus haal die bij je compliance-team en niet uit een sjabloon.

Volgende stap

Open nu je handtekeninginstellingen en controleer of de handtekening die je wilt, de standaard is voor zowel nieuwe berichten als antwoorden op elk account. Stuur daarna vanaf elk apparaat waarop je je handtekening in Outlook wilt wijzigen een testmail, zodat je weet welke apparaten de postbus volgen en welke handmatig moeten worden bijgewerkt.