איך משנים את החתימה ב-Outlook בכל מכשיר

By Mirko Peters · 2026-11-12

איך משנים חתימה ב-Outlook ב-Windows, ברשת, ב-Mac ובנייד, כולל ברירות מחדל, חתימות מרובות ומדוע לפעמים עריכה לא מופיעה.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

כדי לשנות את החתימה ב-Outlook, פתחו את הגדרות החתימה, בחרו את החתימה שברצונכם לערוך, שנו את הטקסט או התמונה ושמרו. ב-Outlook החדש ל-Windows זה Settings, Accounts, Signatures. ב-Outlook הקלאסי ל-Windows זה File, Options, Mail, Signatures. ברשת זה Settings, Accounts, Signatures, וב-Mac זה תפריט Outlook, Settings, Mail, Signatures. מאמר זה מיועד למשתמשי Outlook שרוצים את השלבים המדויקים לגרסה שלהם, והוא מסביר גם על ברירות מחדל, חתימות מרובות והפתעות הסנכרון שגורמות לאנשים לחשוב שהשינוי לא עבד.

עיקרי הדברים

• ב-Outlook החדש ל-Windows, פתחו את Settings, לאחר מכן Accounts, לאחר מכן Signatures, בחרו את החתימה, לחצו על סמל העיפרון, ערכו אותה ושמרו.
• ב-Outlook הקלאסי ל-Windows, עברו אל File, Options, Mail ובחרו ב-Signatures. ב-Mac זה תפריט Outlook, Settings, Mail, Signatures.
• ברירות המחדל מוגדרות לכל חשבון, ולהודעות חדשות ולתשובות או להעברות יש ברירת מחדל משלהן.
• החל מ-Outlook בגרסת build 2303, חתימות של חשבונות Microsoft 365 ו-Outlook.com נודדות יחד עם תיבת הדואר, אך חתימות מקומיות ישנות נשארות במכשיר.
• אם חתימה ששונתה אינה מופיעה במכשיר אחר, בדקו את סוג החשבון, את הגדרות ברירת המחדל ואם החתימה נשמרה במכשיר או בתיבת הדואר.

באיזה Outlook אתם משתמשים?

לפני שתלחצו על משהו, ודאו איזה Outlook יש לכם, כי התפריטים שונים. דפי התמיכה של Microsoft מציגים את אותה חלוקה: Outlook החדש ל-Windows, Outlook הקלאסי ל-Windows, Outlook ברשת, Outlook ל-Mac ואפליקציות הנייד. בדיקה מהירה: אם אתם רואים תפריט File בפינה הימנית העליונה של החלון, אתם משתמשים ב-Outlook הקלאסי. אם אתם רואים גלגל שיניים של Settings בפינה הימנית העליונה ורצועת כלים מפושטת, אתם משתמשים ב-Outlook החדש או ברשת. אם השלבים של Outlook החדש אינם תואמים למסך שלכם, Microsoft ממליצה לעבור לשלבים של הגרסה הקלאסית.

תכונות החתימה זמינות בכולם. ההשוואה של Microsoft בין Outlook ל-PC, Outlook ברשת ואפליקציות iOS ו-Android מציינת שהוספה ושינוי של חתימות נתמכים בכל ארבעתם. מה שמשתנה הוא היכן נמצאת ההגדרה וכמה אפשרויות עיצוב זמינות.

כיצד לשנות את החתימה ב-Outlook ל-Windows

Outlook החדש ל-Windows

השלבים הבאים מבוססים על דף התמיכה של Microsoft בנושא הוספה ושינוי של חתימת דוא"ל.

1. לחצו על גלגל השיניים Settings, לאחר מכן על Accounts, ולאחר מכן על Signatures.
2. אם יש לכם יותר מחשבון אחד, בחרו את החשבון שאליו שייכת החתימה.
3. כדי לערוך חתימה קיימת, לחצו על סמל העריכה (העיפרון) לצידה. כדי ליצור חתימה חדשה, לחצו על Add signature ותנו לה שם.
4. הקלידו או ערכו את הטקסט בתיבת העריכה, ועצבו את הגופן, הצבע והסגנונות.
5. השתמשו בתיבות הסימון שבתחתית כדי להחיל את החתימה על הודעות חדשות ועל תשובות והעברות. השאירו אותן ריקות אם אתם מעדיפים להוסיף את החתימה ידנית.
6. בחרו שמירה.

השם שאתם נותנים לחתימה מיועד רק לכם. הנמענים לעולם לא רואים אותו, לכן "External" או "Internal" מתאימים.

כדי להוסיף חתימה שמורה להודעה בודדת, פתחו הודעה חדשה, ובכרטיסייה הודעה, בקבוצה הוספה, בחרו חתימה, ואז בחרו אחת מהחתימות.

Classic Outlook for Windows

1. בחרו קובץ, לאחר מכן אפשרויות, ולאחר מכן דואר.
2. בחרו חתימות (הלחצן פותח את החלון Signatures and Stationery).
3. תחת בחירת חתימה לעריכה, בחרו את החתימה, שנו אותה בתיבה עריכת חתימה ובחרו אישור. כדי ליצור חתימה חדשה, בחרו חדש ותנו לה שם.
4. בחלק העליון-ימני של החלון, בחרו את חשבון הדוא"ל תחת בחירת חתימת ברירת מחדל. הגדירו את החתימה עבור הודעות חדשות ובנפרד את החתימה עבור תגובות/העברות.

מדריך הנגישות של Microsoft ל-Outlook הקלאסי מאשר את המבנה הזה: קודם בוחרים את החשבון, ואז את החתימה להודעות חדשות ואת החתימה לתגובות ולהעברות. אפשר גם לבחור ללא כדי להסיר ברירת מחדל. בזמן כתיבה, הפקודה חתימה בכרטיסייה הודעה מוסיפה חתימה שמורה להודעה הספציפית הזו.

Outlook בווב, ב-Mac ובנייד

Outlook בווב

מדף התמיכה של Microsoft בנושא חתימות מציג את הנתיב הבא: Settings, Accounts, Signatures. צרו או ערכו את תוכן החתימה, בחרו אם לכלול אותה בהודעות חדשות ובתשובות והעברות, ושמרו. דף Microsoft אינו מתאר טיפול בתמונות בגרסת הווב, ולכן בדקו לוגו על ידי שליחת הודעה לעצמכם לפני שתפיצו אותו בצוות. גרסת הווב היא גם המקום שבו רבים מבחינים לראשונה בפריסה הישנה, שבה החתימות הופיעו תחת Mail and Compose and reply. אם אינכם מוצאים את Accounts בהגדרות, חפשו שם.

Outlook ל-Mac

Microsoft מתעדת את השלבים ל-Mac במאמר יצירה, הוספה או שינוי של חתימה ב-Outlook ל-Mac. הנתיב הוא תפריט Outlook, הגדרות, דואר, חתימות.

1. פתחו את תפריט Outlook ובחרו הגדרות, ולאחר מכן, תחת דואר, בחרו חתימות.
2. כדי לשנות חתימה קיימת, בחרו אותה תחת שם החתימה ובחרו עריכה. כדי ליצור חתימה חדשה, בחרו בסמל הוספה (+) והקלידו שם.
3. הזינו את הטקסט ועצבו אותו. בחרו הצג עוד פריטים (...) כדי להוסיף תמונה, לוגו, קישור או טבלה. לקישור, בחרו קישור, הזינו את הטקסט ואת הכתובת ובחרו אישור.
4. תחת הגדר חתימת ברירת מחדל, בחרו חשבון, ואז בחרו את החתימה עבור הודעות חדשות ועבור תגובות או העברות. חזרו על כך לכל חשבון, שכן ברירות המחדל ב-Mac הן לכל חשבון בנפרד.
5. סגרו את החלון חתימות. פעולה זו שומרת את השינויים.

אם לחצן החתימה חסר בסרט הכלים בזמן כתיבה, הוסיפו אותו על ידי התאמה אישית של סרגל הכלים. Microsoft מציינת גם שהתמיכה ב-Outlook הישן ל-Mac מסתיימת באוקטובר 2026, לכן אם אתם עדיין משתמשים באפליקציה הישנה, תכננו את המעבר.

Outlook ל-iOS ול-Android

בטלפון, החתימה היא הגדרה באפליקציה, ולא בהגדרות תיבת הדואר בשולחן העבודה. המאמר של Microsoft על נייד מציין שיש להיכנס למסך ההגדרות, לבחור חתימה בקטע Mail ואז או להקליד חתימה אחת לכל החשבונות, או להפעיל את חתימה לכל חשבון ולכתוב חתימה נפרדת לכל חשבון. Microsoft אינה מציינת דבר על תמונות או על מגבלות עיצוב שם, לכן אל תתכננו עיצוב עמוס בלוגואים לנייד. שמרו על גרסה קצרה ופשוטה, כמו שם, תפקיד ומספר טלפון, ובדקו אותה על ידי שליחת הודעה לעצמכם.

למה השינוי שלכם לא מופיע במכשיר אחר

זה החלק שמכשיל אנשים. במשך שנים הכלל היה פשוט: כל Outlook שמר על החתימות שלו. זה השתנה, וזו הסיבה שאתם מקבלים כעת תוצאות לא עקביות.

המאמר של Microsoft על חתימות נודדות ב-Outlook מסביר מה קורה ב-Outlook for Windows. ניתן לשמור חתימות בתיבת הדואר שלך, כך שהן זמינות בכל מכשיר שבו החשבון מוגדר. הדרישות הן Outlook בגרסת build 2303 ומעלה ותיבת דואר של Microsoft 365 או Outlook.com. Exchange מקומי, דואר של צד שלישי וחשבונות POP או IMAP אינם נתמכים. התכונה מופעלת מעצמה, וחתימות קיימות אינן נמחקות או נדרסות.

הפרטים חשובים כשמאתרים תקלות:

• רק חתימות ברירת המחדל שלך להודעות חדשות ולתשובות והעברות מועתקות לתיבת הדואר של החשבון.
• חתימות אחרות נשארות במכשיר, ומופיעות תחת "חתימות במכשיר זה". אי אפשר לערוך אותן, אלא אם הן מקושרות לחשבון.
• תוספי חתימה שערכו קובצי חתימה בדיסק או שינו את הרישום מפסיקים לפעול ברגע שהתכונה מופעלת.
• מנהלים יכולים לכבות את התכונה באמצעות ערך הרישום DisableRoamingSignatures, ולכן מחשב ארגוני עשוי להתנהג אחרת מהמחשב הנייד הביתי שלך.

המסקנה המעשית: אם החתימה ששינית אינה ברירת המחדל שלך לחשבון, היא עשויה להתקיים רק במחשב אחד. הגדר אותה כברירת מחדל להודעות חדשות או לתשובות, המתן רגע, ואז בדוק את Outlook על האינטרנט במכשיר שני. אם אתה משתמש בחשבון POP או IMAP, עדכן כל מכשיר ידנית.

הדפים של Microsoft אינם מזכירים סנכרון של חתימות טלפון עם הגרסה השולחנית. התייחס לחתימה בנייד כנפרדת, והגדר אותה פעם אחת לכל טלפון.

ברירות מחדל וחתימות מרובות

רוב האנשים מסתיימים עם שתיים או שלוש חתימות: מלאה לפנייה ראשונה, קצרה לתשובות, ואולי אחת לתפקיד שני.

1. תן לכל חתימה שם שתזהה ברשימה, כמו "מלאה" ו"קצרה".
2. בחר את החשבון, ואז הגדר חתימה להודעות חדשות וחתימה אחרת לתשובות ולהעברות. הגרסה הקצרה בתשובות מונעת משרשורים להתמלא בלוגואים חוזרים.
3. אם תשאיר את תיבות הסימון של ברירת המחדל ריקות ב-Outlook החדש, החתימה לא תתווסף אוטומטית. תבחר אותה באמצעות הפקודה חתימה בכל הודעה.
4. כדי לשנות הודעה אחת, השתמש בפקודה חתימה בזמן כתיבה ובחר חתימה שמורה אחרת.
5. כדי להסיר ברירת מחדל ב-Outlook הקלאסי, קבע את הרשימה הנפתחת ל-ללא.

אם יש לך תיבת דואר משותפת או שאתה שולח מכמה חשבונות, הגדר את ברירות המחדל לכל חשבון בנפרד. Outlook שומר אותן לפי חשבון, וחשבון שלא הוגדר שולח הודעות ללא חתימה כלל.

התחלה מתבנית

אם אינך רוצה לעצב חתימה מאפס, Microsoft מציעה תבניות. עמוד חתימות העסקים הקטנים שלה מתאר את הדרך הזו עבור Outlook הקלאסי ל-Windows:

1. הורד את תבנית החתימה ופתח אותה ב-Word. אם Word פותח אותה במצב Protected View, בחר הפעל עריכה.
2. בחר עיצוב, סמן את כל רכיביו והעתק אותם.
3. ב-Outlook, התחל הודעת דואר חדשה והדבק את החתימה בגוף ההודעה.
4. ערוך את הטקסט, החלף את התמונה או הלוגו והוסף את הקישורים שלך. כדי לשנות תמונה, לחץ עליה לחיצה ימנית, בחר שנה תמונה, בחר את קובץ המקור ולחץ הוסף. גרור את הידיות כדי לשנות גודל. כדי לשנות קישור, לחץ לחיצה ימנית על אייקון רשת חברתית או סמן טקסט של אתר והתבונן בערוך קישור, הזן את הכתובת ולחץ אישור.
5. סמן והעתק שוב את כל רכיבי החתימה, עבור אל הודעה, חתימה, חתימות, לחץ חדש, תן שם והדבק בשדה ערוך חתימה. לחץ אישור.

לאחר השמירה, תוכל לבקש שהחתימה תתווסף אוטומטית להודעות עתידיות מתוך תיבת הדו-שיח חתימות. העמוד של Microsoft מציע גם לשלוח את החתימה המוכנה לעמיתים, שיבצעו את אותם שלבי שמירה. כך נשמרת עקביות בצוות ללא כלי נוסף, אם כי הדבר תלוי בכך שכל אחד יבצע את השלבים בעצמו.

מה לכלול בחתימה

Microsoft אומרת שחתימה יכולה לכלול טקסט, קישורים, תמונות וגרפיקה כמו לוגו או חתימה בכתב יד. שמור על פשטות ופרקטיות.

• שם, תפקיד, חברה ודרך אחת ליצור איתך קשר. מספר טלפון או אתר אינטרנט מספיקים.
• קישור רק כשהוא מוסיף ערך, למשל לאתר החברה או לדף קביעת פגישות. חתימה עם שמונה קישורים נראית כמו פרסומת.
• לוגו קטן, שמור בקובץ קומפקטי. תמונות גדולות מכבידות על כל הודעה.
• גופנים סטנדרטיים. Microsoft ממליצה עליהם לחתימות מכיוון שהם מוצגים כראוי במרבית המכשירים.
• טקסט חלופי (Alt text) לתמונות, במקומות שהעורך מאפשר זאת, כדי שמשתמשי קורא מסך ידעו מה התמונה מציגה.

כדאי לשמור גרסה של החתימה ללא תמונות כגיבוי. יש נמענים שחוסמים תמונות, ואז הלוגו שלכם מופיע כתיבה ריקה. ודאו ששם ופרטי הקשר הם טקסט ולא חלק מהתמונה.

אם החברה דורשת הצהרת סודיות או פרטיות משפטית, בקשו את הניסוח המדויק מהמחלקה המשפטית או מהציות (compliance) ואל תנסחו בעצמכם. הכללים שונים לפי מדינה ותחום, ואילו מהם חלים עליכם זו שאלה למחלקה המשפטית.

היכן נשמרות החתימות וכיצד מעבירים אותן

במערכת Windows קלאסית, קובצי החתימה נמצאו היסטורית בתיקיית Signatures תחת פרופיל המשתמש, בנתיב AppData\Roaming\Microsoft\Signatures. העתקת התיקייה הזו היא הדרך הישנה להעביר חתימות למחשב חדש. לא הצלחתי לאשר את הנתיב בדף של Microsoft, ולכן בדקו אותו במחשב שלכם לפני שאתם נשענים עליו. עם חתימות נודדות (roaming), חתימת ברירת המחדל של חשבון Microsoft 365 עוקבת אחרי תיבת הדואר, ולכן נדרשת העתקה רק לחתימות נוספות שנשארו על המכשיר.

סגרו את Outlook לפני שאתם מעתיקים קבצים בחזרה, ואז פתחו אותו ובדקו שכל חתימה מופיעה ונראית תקין. תמונות הן הדבר הראשון שנשבר.

טעויות נפוצות

• עריכת חתימה שאינה ברירת המחדל. שיניתם אותה, אבל Outlook עדיין מוסיף את הישנה, כי ברירת המחדל של החשבון מצביעה למקום אחר. בדקו את התפריטים הנפתחים או תיבות הסימון של ברירת המחדל אחרי כל עריכה.
• שכחה של תשובות והעברות. להודעות חדשות ולתשובות יש ברירות מחדל נפרדות. אם החתימה נעלמת בשרשורים, זו כמעט תמיד הסיבה.
• הנחה שכל מכשיר מתעדכן לבד. הנדידה (roaming) חלה על ברירות המחדל בחשבונות Microsoft 365 וב-Outlook.com הנתמכים. חשבונות POP, IMAP, Exchange מקומי והאפליקציות לנייד דורשים עדכון ידני.
• הדבקה מ-Word בלי בדיקה. עיצוב שהודבק עשוי להיראות אחרת בעורך מאשר בהודעה שנשלחה. שלחו הודעת בדיקה לעצמכם ולכתובת שנייה.
• הכנסת פרטי הקשר לתוך תמונה. אם התמונות חסומות, מספר הטלפון שלכם נעלם יחד איתן.
• שימוש בתוסף שעורך קובצי חתימה. Microsoft מציינת שתוספים כאלה מפסיקים לעבוד כשחתימות נודדות מופעלות, ולכן בקשו אישור מהמנהל לפני ששינויים בכלי חתימות מנוהל.

נושאים קשורים לחקירה

• חתימות שחסרות בתשובות או בהעברות. בדקו את ברירת המחדל לתשובות ולהעברות בכל חשבון, ב-Outlook החדש, ב-Outlook הקלאסי וב-Mac.
• חתימות לכלל החברה. אם אתם מנהלים יותר מקומץ אנשים, שאלו את המנהל כיצד החברה מתקנת שמות, תארים והצהרות. הדואר נמצא ב-Microsoft 365 ברוב החברות, ולכן זו בדרך כלל נקודת הפתיחה לשיחה.
• חתימות נגישות. טקסט קצר, גופנים קריאים, ניגודיות ברורה וטקסט חלופי לתמונות עוזרים לכולם, ולא רק למשתמשי קורא מסך.
• כותרות תחתונות והצהרות משפטיות. הניסוח הוא החלטה משפטית, ולכן קבלו אותו מצוות הציות שלכם ולא מתבנית.

הצעד הבא

פתחו עכשיו את הגדרות החתימה ואשרו שהחתימה הרצויה היא ברירת המחדל הן להודעות חדשות והן לתשובות בכל חשבון. לאחר מכן שלחו הודעת בדיקה מכל מכשיר שבו אתם רוצים לשנות את החתימה ב-Outlook, כדי לדעת אילו מכשירים עוקבים אחרי תיבת הדואר ואילו דורשים עדכון ידני.