SharePoint Online 정리를 쉽게 하는 우선순위 팁

By Mirko Peters · 2026-03-06 · Updated 2026-07-28

SharePoint Online 정리를 쉽게 하는 팁: SharePoint 사이트를 삭제하고, 휴지통을 비우고, 정리 우선순위를 정하는 방법을 알아봅니다.

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SharePoint Online을 효과적으로 정리하려면 비활성 사이트, 중복 문서, 사용되지 않는 권한, 소유자가 불분명한 콘텐츠부터 살펴보십시오. 무엇이든 삭제하기 전에 비즈니스 가치를 먼저 확인하고, 활성 사이트마다 소유자를 지정하며, 정책에 따라 콘텐츠를 보관하거나 유지하십시오. 또한 정기 검토 일정을 운영하면 대규모 일회성 정리가 필요 없이 환경을 관리 가능한 상태로 유지할 수 있습니다.

SharePoint Online과 OneDrive for Business 계정을 정리하는 것은 필수입니다. 정기적인 정리는 체계를 유지하는 데 도움이 되고, 팀원 간의 협업을 강화합니다. 정리 작업의 우선순위를 정하면 불필요한 항목이 줄고 효율이 높아집니다. 이 과정을 통해 중요한 문서를 쉽게 찾을 수 있고, 모든 구성원이 같은 정보를 공유하도록 보장할 수 있습니다. 우선순위에 따른 정리에 집중하면 더 생산적인 디지털 작업 환경을 만들 수 있습니다.

핵심 요약

• SharePoint와 OneDrive를 정기적으로 정리하면 팀원 간의 체계와 협업이 강화됩니다.
• SharePoint Storage Explorer 같은 도구를 사용해 스토리지 사용량을 파악하고, 삭제할 대용량 또는 미사용 파일을 식별하십시오.
• 논리적인 폴더 구조를 수립하고 명확한 명명 규칙을 적용하면 문서 검색이 쉬워지고 혼란이 줄어듭니다.
• 효율적이고 사용하기 편리한 디지털 작업 환경을 유지하려면 최소 분기마다 정리 일정을 잡으십시오.
• 정리 작업 중에는 팀 협업을 장려하여 인사이트를 공유하고 과정을 간소화하십시오.

• 버전 기록이 대부분의 공간을 차지하는 경우가 많습니다. 라이브러리의 이전 버전이 오래되었거나 관리되지 않으면 사용 중인 스토리지의 대부분을 차지할 수 있으므로, 이전 버전이 남아 있으면 파일을 삭제해도 공간이 즉시 확보되지 않습니다.
• 휴지통은 두 단계로 구성됩니다. 사이트에서 삭제한 항목은 먼저 사이트 휴지통으로 이동한 뒤 사이트 컬렉션(또는 테넌트) 휴지통으로 이동하며, 실제로 공간을 회수하려면 두 휴지통을 모두 비워야 합니다.
• 검색 인덱스와 보존 정책은 "삭제된" 콘텐츠를 남겨 둘 수 있습니다. 보존 또는 eDiscovery 보존 대상 항목은 삭제 후에도 테넌트에 남아 있을 수 있으며, 보존 설정을 변경하거나 보존 조치를 해제하기 전까지는 완전한 정리를 막을 수 있습니다.
• 사용되지 않는 사이트 템플릿과 숨겨진 앱 데이터가 스토리지를 가릴 수 있습니다. 사용자 지정 템플릿, 고아 목록, 또는 타사 앱의 앱 웹에는 정리 과정에서 놓치기 쉬운 데이터가 저장되어 있을 수 있습니다.
• PowerShell과 Graph를 이용한 자동 정리는 수동 GUI 작업보다 효율적입니다. 스크립트를 사용하면 사이트를 하나씩 직접 확인하는 방식보다 훨씬 빠르고 누락도 줄여서, 테넌트 전체에서 대용량 파일, 만료된 파일 버전, 고아 사이트를 찾아낼 수 있습니다.

파일 식별

스토리지 평가

우선순위 정리를 시작하려면 SharePoint Online과 OneDrive for Business의 스토리지 사용량을 먼저 평가해야 합니다. 얼마나 많은 공간을 사용하고 있는지 파악하면 즉시 조치가 필요한 영역을 찾는 데 도움이 됩니다. 무료이면서 사용하기 쉬운 SharePoint Storage Explorer 같은 도구를 활용할 수 있습니다. 이 도구는 명확한 스토리지 사용 현황 인사이트를 제공하여 사이트, 문서 라이브러리, 사용자별 사용량을 각각 확인할 수 있습니다.

정리 작업에 도움이 되는 SharePoint Storage Explorer의 주요 기능은 다음과 같습니다.

이러한 기능을 활용하면 스토리지 공간을 효과적으로 관리하고 SharePoint 환경을 체계적으로 유지할 수 있습니다.

중복 콘텐츠

다음으로, 중복 콘텐츠를 찾아내는 데 집중합니다. 중복 파일은 스토리지를 어지럽히고 필요한 문서를 찾기 어렵게 만듭니다. 연구에 따르면 SharePoint Online에 저장된 콘텐츠의 15~30%가 실제 중복일 수 있습니다. 흔한 문제로는 중복 파일, 오래된 문서, 그리고 자동 생성된 사소한 파일이 있습니다.

중복을 탐지하려면 단순한 파일 이름 검색에 의존하기보다 해시 수준의 비교를 수행해야 합니다. 이 방법을 사용하면 실제 중복을 정확하게 식별할 수 있습니다. 이러한 파일을 찾은 후에는 효과적인 관리를 위해 다음 단계를 고려하십시오.

• 각 문서의 '진실의 원천(source of truth)'을 식별합니다.
• 액세스 패턴을 파악하여 어떤 파일이 실제로 사용되고 있는지 확인합니다.
• 컴플라이언스 목적으로 보관해야 할 수 있는 파일에 대해서는 보존 정책의 영향을 고려합니다.

중복 콘텐츠를 식별하고 관리함으로써 SharePoint 우선순위 정리 작업을 강화하고 디지털 작업 공간의 전반적인 효율성을 높일 수 있습니다.

콘텐츠 구성

폴더 구조

논리적인 폴더 구조를 만드는 것은 SharePoint Online에서 효과적인 콘텐츠 구성을 위해 매우 중요합니다. 잘 구조화된 폴더 체계는 문서를 빠르게 찾을 수 있도록 도와주고 팀원 간의 협업을 강화합니다. 논리적인 폴더 구조를 설계하기 위한 몇 가지 모범 사례는 다음과 같습니다.

• 로직 기반 구성: 새로운 엔터티가 추가될 때 SharePoint에서 폴더 생성을 자동화합니다. 이렇게 하면 일관되고 체계적인 방식을 유지할 수 있습니다.
• 이중 플랫폼 가시성: 여러 플랫폼에서 문서에 액세스할 수 있도록 설정합니다. 이 기능은 팀 간 협업을 강화하고 모든 사용자가 필요한 것을 쉽게 찾을 수 있도록 합니다.
• 거버넌스 및 보안: SharePoint의 고급 버전 관리 및 권한 설정을 활용합니다. 이러한 기능은 문서 관리를 개선하고 조직의 정책 준수를 보장합니다.

이러한 사례를 따르면 콘텐츠 구성을 간소화하고 사용자가 SharePoint 환경을 더 쉽게 탐색할 수 있습니다.

명명 규칙

명확한 명명 규칙을 수립하는 것은 SharePoint Online에서 검색 가능성을 높이고 혼란을 줄이는 데 필수적입니다. 일관된 이름 지정은 사용자와 팀이 파일과 폴더를 빠르게 식별하는 데 도움이 됩니다. 권장되는 명명 규칙은 다음과 같습니다.

1. 평면형 라이브러리 구조 사용: 중첩된 폴더를 피하고 파일은 루트에 저장합니다. 상태, 지역과 같은 사용자 지정 열을 사용하여 필터링합니다.
2. 문서 유형으로 시작: 파일 이름은 콘텐츠 유형으로 시작하며, 명확성을 위해 CamelCase를 사용합니다.
3. 이름은 짧고 변하지 않게 유지: 이름에 상태, 지역, 날짜 또는 수명 주기 단계를 포함하지 않습니다. 대신 메타데이터를 사용합니다.
4. 버전과 특수 문자 피하기: 파일 이름에 버전 번호나 특수 기호를 사용하지 않습니다.
5. 통제된 어휘와 명명 일치: 메타데이터를 기준으로 이름의 일관성을 확보합니다.

이러한 규칙을 따르면 문서 관리를 크게 개선할 수 있습니다. 일관된 이름 지정은 오류와 혼란을 줄이고 사용자가 필요한 것을 더 쉽게 찾을 수 있도록 합니다. 예를 들어, 사이트, 폴더 및 파일에 대해 명명 규칙을 설정하면 중복을 방지하고 명확성을 높일 수 있습니다. 연도나 문서 유형과 같은 정보를 포함하면 식별이 쉬워집니다. 또한 SharePoint에서 메타데이터를 사용하면 검색 기능과 필터링 기능이 향상됩니다.

논리적인 폴더 구조와 일관된 명명 규칙을 우선시함으로써 SharePoint 우선순위 정리 작업을 강화하고 더 체계적인 디지털 작업 공간을 만들 수 있습니다.

우선순위 정리 도구

SharePoint 기능

SharePoint에는 우선순위 정리 작업을 돕는 기본 제공 기능이 여럿 있습니다. 이러한 도구를 사용하면 사용되지 않는 파일을 효과적으로 식별하고 관리할 수 있습니다. 검토해 볼 만한 주요 기능은 다음과 같습니다.

• 콘텐츠를 보존할지 삭제할지 판단할 수 있도록 검토 주기를 월별 또는 분기별로 설정하십시오.
• 비즈니스 요구에 맞게 보존 정책을 목적에 맞게 사용하여 콘텐츠를 관리하십시오. 이렇게 하면 규정 준수와 관련성을 확보할 수 있습니다.
• 관리를 단순화하고 핵심 콘텐츠 유형에 집중할 수 있도록 보존 범주는 몇 개만 먼저 만드십시오.

이러한 기능은 작업 공간을 체계적으로 유지하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 정리 프로세스의 일부를 자동화해 줍니다. 예를 들어 보존 설정이 적용된 파일은 영구 삭제되지 않으므로 규정 준수와 데이터 보존이 보장됩니다. 여러 보존 설정이 적용되면 가장 긴 보존 기간이 만료될 때까지 파일이 유지됩니다. 이 방식을 활용하면 불필요한 항목을 최소화하면서 중요한 문서에 집중할 수 있습니다.

OneDrive 도구

OneDrive for Business도 파일을 관리하고 우선순위 정리를 강화하는 데 유용한 도구를 제공합니다. 정리 프로세스를 간소화할 수 있는 기능은 다음과 같습니다.

이 밖에도 OneDrive의 버전 기록과 휴지통 기능이 정리 작업을 지원합니다. 사이트, 라이브러리, 폴더 또는 개별 파일에서 버전을 삭제할 수 있습니다. 또한 최신 N개 버전 또는 주要 버전만 보존하도록 설정할 수 있어, 불필요한 항목 없이 중요한 문서에 계속 접근할 수 있습니다. 감사 로그는 감사와 거버넌스를 위한 상세한 CSV 로그를 생성하여 규정 준수를 유지하는 데 도움이 됩니다.

SharePoint와 OneDrive의 이러한 우선순위 정리 도구를 활용하면 더 체계적이고 효율적인 디지털 작업 공간을 만들 수 있습니다.

지속적인 유지 관리

정기 정리

SharePoint Online 환경을 체계적으로 유지하려면 정기적인 정리 일정을 세우는 것이 필수적입니다. 꾸준히 정리하지 않으면 콘텐츠가 어수선해지고 혼란이 생길 수 있습니다. 사용자가 사이트의 용도나 소유자를 알지 못하면 사이트가 방치될 수 있습니다. 일관되지 않은 명명 규칙은 검색 시 혼란을 일으키고 시간을 낭비하게 합니다. 정기 정리를 소홀히 하면 다음과 같은 문제가 발생할 수 있습니다.

• 탐색이 어려워 사용자가 콘텐츠를 찾기 힘듦.
• 일관되지 않은 명명 및 메타데이터로 인해 검색 결과가 부정확해짐.
• 끊어진 권한과 불분명한 콘텐츠 소유권으로 인한 보안 위험.
• 오래된 콘텐츠를 관리하면서 유지 관리 비용이 증가함.

이러한 문제를 피하려면 정리 일정을 정기적으로 정하십시오. 월별 또는 분기별 검토를 하면 어떤 콘텐츠를 보존하고 삭제할지 판단하는 데 도움이 됩니다. 이렇게 선제적으로 관리하면 SharePoint 환경을 효율적이고 사용하기 편하게 유지할 수 있습니다.

팀 협업

정리 과정에서 팀 협업을 장려하면 효과가 높아집니다. 팀원들이 함께 일하면 통찰을 공유하고 작업을 더 효율적으로 진행할 수 있습니다. 협업을 촉진하는 방법은 다음과 같습니다.

• Teams에서 @멘션을 사용하여 더 빠르게 응답받기.
• 중요한 작업이 계속 보이도록 주요 채널과 채팅을 고정하십시오.
• 이메일을 Planner 작업으로 즉시 전환하여 더 효율적으로 추적하세요.
• 버전 관리를 유지하려면 첨부 파일 대신 파일 링크를 공유하세요.
• Word, Excel 또는 PowerPoint를 사용해 문서를 실시간으로 공동 작성하세요.

이러한 방식은 커뮤니케이션을 개선할 뿐만 아니라 모든 구성원이 같은 방향을 바라보도록 보장합니다. 중앙 집중식 문서 라이브러리는 접근성과 체계성을 높여 줍니다. 실시간 공동 작업 기능은 버전 충돌을 줄여, 팀이 문제 해결보다 작업 실행에 집중할 수 있게 합니다. 이러한 전략을 활용하면 지속적인 유지 관리 활동을 위해 더 효율적이고 협업이 원활한 환경을 만들 수 있습니다.

SharePoint Online과 OneDrive for Business의 정기적인 정리 및 유지 관리는 최적의 성능과 협업을 위해 매우 중요합니다. 이러한 작업을 우선시하면 체계성을 높이고 불필요한 항목을 줄일 수 있습니다. 성공적인 정리 이니셔티브의 핵심 교훈은 다음과 같습니다:

일관된 정리 방식을 실천하면 더 나은 거버넌스, 사용자 채택 증가, 기술 부채 감소로 이어집니다. 버전 관리 설정을 정기적으로 검토하고 스토리지 추세를 모니터링하면 건전한 환경을 유지할 수 있습니다. 정리 작업의 우선순위를 정하여 더 효율적인 디지털 작업 공간을 만드세요.

자주 묻는 질문

SharePoint Online에서 우선 정리란 무엇입니까?

우선 정리는 SharePoint Online에서 파일을 체계적으로 구성하고 관리하는 과정을 말합니다. 중복된 콘텐츠를 식별하고 스토리지를 최적화하여 협업과 효율성을 높이는 데 중점을 둡니다.

우선 정리는 얼마나 자주 수행해야 합니까?

최소한 분기에 한 번은 우선 정리를 예약하는 것이 좋습니다. 정기적인 정리는 체계성을 유지하고 SharePoint 환경에 불필요한 항목이 쌓이는 것을 방지하는 데 도움이 됩니다.

우선 정리에 도움이 되는 도구에는 무엇이 있습니까?

SharePoint에는 Storage Explorer 및 보존 정책과 같은 기능이 있습니다. OneDrive는 자동 보관 및 대량 버전 정리 도구를 제공하여 우선 정리 작업을 간소화합니다.

팀원들이 정리 작업에 참여하도록 어떻게 독려할 수 있습니까?

Teams와 같은 도구를 커뮤니케이션에 활용하여 협업 문화를 조성하세요. 명확한 기대치를 설정하고, 잘 정리된 작업 공간의 이점을 공유하여 팀원들이 우선 정리에 적극적으로 참여하도록 동기를 부여하세요.

정리를 소홀히 하면 어떤 결과가 생깁니까?

정리를 소홀히 하면 탐색이 어려워지고, 검색 결과가 부정확해지며, 보안 위험이 커질 수 있습니다. 정기적인 우선 정리는 이러한 문제를 방지하고 더 효율적인 디지털 작업 공간을 보장합니다.

사이트 및 휴지통 삭제

우선 정리 정책을 위해 관리 센터 구성

스토리지 공간을 확보하려면 SharePoint Online을 어떻게 정리합니까?

SharePoint Online을 정리하고 스토리지 공간을 확보하려면 사이트의 항목을 검토하여 삭제하고, SharePoint 사이트의 휴지통을 비우며, SharePoint에 저장된 오래된 파일을 제거하고, 사이트 컬렉션 휴지통과 2단계 휴지통을 사용하여 항목을 영구적으로 삭제하면 됩니다. 관리자는 Microsoft 365 관리 센터에서 보존 및 우선 정리 정책을 구성하고, 콘텐츠 검색을 사용해 용량이 큰 파일이나 사용되지 않는 파일을 찾을 수 있으며, 필요한 경우 PowerShell을 실행하여 사이트 컬렉션이나 전체 사이트에서 항목을 삭제할 수 있습니다.

Windows의 휴지통과 SharePoint 사이트의 휴지통은 어떤 차이가 있습니까?

Windows의 휴지통은 사용자의 장치에 로컬로 존재하는 반면, SharePoint 사이트의 휴지통은 Microsoft 365에서 해당 사이트 또는 사이트 컬렉션에서 삭제된 항목을 저장합니다. SharePoint는 2단계 프로세스를 사용합니다. 사이트 휴지통에 있는 항목은 사이트 소유자가 복원할 수 있으며, 여기서 제거되면 2단계 또는 사이트 컬렉션 휴지통으로 이동합니다. 이 휴지통에서는 사이트 컬렉션 관리자 또는 관리자가 항목을 복원하거나 영구적으로 삭제할 수 있습니다.

사이트에서 항목을 삭제하고 필요한 경우 삭제된 항목을 복원하려면 어떻게 해야 합니까?

사이트에서 항목을 삭제하려면 해당 항목을 선택하고 삭제를 선택합니다. 그러면 항목이 휴지통 페이지로 이동합니다. 삭제된 항목을 복원하려면 해당 사이트의 휴지통 또는 관리 센터의 2단계 휴지통으로 이동하거나 사이트 컬렉션 관리자에게 복원을 요청합니다. 2단계 휴지통에서 항목이 영구적으로 삭제된 경우 복구하려면 Microsoft 지원팀에 문의해야 하며, 항상 복구가 가능한 것은 아닙니다.

사이트 소유자나 관리자가 SharePoint 및 Teams에서 사이트를 삭제하거나 삭제된 사이트를 복구할 수 있습니까?

사이트 소유자는 삭제를 요청할 수 있지만, 일반적으로 관리자 또는 사이트 컬렉션 관리자만 관리 센터에서 사이트를 삭제할 수 있습니다. 삭제된 사이트는 Microsoft 365 관리 센터에서 일정 기간 보관되며, 관리자는 이 기간 동안 사이트를 복원할 수 있습니다. 보존 기간이 지나 사이트가 영구적으로 삭제된 경우에는 Microsoft 지원팀의 도움이 필요할 수 있습니다. 팀을 삭제하면 SharePoint 및 Teams에 저장된 연결된 SharePoint 사이트도 함께 삭제되므로, 사서함이나 그룹 데이터가 관련된 경우 Microsoft 365 그룹 및 Exchange Online과 조율해야 합니다.

2단계 휴지통은 무엇이며, 정리 정책에 어떤 영향을 미칩니까?

2단계 휴지통(사이트 컬렉션 휴지통)에는 사이트 휴지통에서 제거된 항목이 보관되며, 사이트 컬렉션 관리자 또는 테넌트 관리자만 이 휴지통에 액세스할 수 있습니다. 항목이 2단계로 이동하는 시점을 제어하려면 보존 및 우선 순위 정리 정책을 구성하십시오. 또한 Microsoft 365 관리 센터에서 정책을 설정하여 휴지통을 자동으로 비우도록 구성하면 SharePoint Online의 우선 순위 정리를 지원하고 저장 공간을 확보하는 데 도움이 됩니다.

관리자는 SharePoint Online의 정리 작업을 어떻게 자동화하거나 우선 순위 정리를 사용할 수 있습니까?

관리자는 Microsoft 365 관리 센터에서 수명 주기 및 보존 정책을 구성하거나 PowerShell을 사용하여 삭제 일정을 적용할 수 있습니다. 우선 순위 정리 정책과 SharePoint Online의 우선 순위 정리는 오래된 파일, 사용되지 않는 사이트 또는 대용량 항목을 식별하고 삭제 또는 보관을 실행할 수 있습니다. 사이트 소유자 및 관리자와 함께 변경 사항을 공유하십시오. 또한 콘텐츠 검색을 사용하여 사이트 컬렉션에서 항목을 찾은 다음 삭제를 선택하거나, 스크립트 기반 제거를 실행하여 사이트 컬렉션에서 항목을 제거하는 방법도 고려해 보십시오.

항목이 영구적으로 삭제되면 어떻게 됩니까? 그리고 SharePoint에서 제거된 항목과 어떻게 다릅니까?

2단계 휴지통에서 항목이 영구적으로 삭제되면 SharePoint에서 완전히 제거되며, 휴지통 페이지를 통해서는 복원할 수 없습니다. 영구적으로 삭제된 콘텐츠는 단순히 사이트에서 제거된 항목과 다릅니다. 제거된 항목은 먼저 휴지통 프로세스를 거칩니다. 중요한 데이터가 영구적으로 삭제된 경우 Microsoft 지원팀에 신속하게 문의하십시오. 다만 복원이 보장되지는 않습니다.

휴지통을 비우고 관리 센터에서 휴지통을 관리하려면 어떻게 해야 합니까?

사이트 소유자는 사이트의 휴지통을 비워 항목을 즉시 삭제할 수 있습니다. 관리자는 Microsoft 365 관리 센터에서 사이트 컬렉션 휴지통과 2단계를 관리할 수 있습니다. 관리 센터에서는 전역 설정, 보존 정책, 사이트 삭제 및 삭제된 사이트 복원 기능도 사용할 수 있습니다. 개별 사이트는 휴지통 페이지에서, 사이트 컬렉션 전체는 SharePoint 관리 센터에서 관리하십시오.

중요한 데이터를 잃지 않고 SharePoint Online을 정리하기 위한 모범 사례가 있습니까?

네. 모범 사례에는 사이트 내 항목 감사, 콘텐츠 검색을 사용한 오래된 파일 식별, 항목 삭제 전 사이트 소유자와 소통, 보존 정책 구성, 우선 순위 정리 정책을 신중하게 사용, 영구 삭제 전 사이트 컬렉션 관리자가 2단계 휴지통을 검토하도록 하는 것이 포함됩니다. 또한 중요한 콘텐츠를 백업하고, Microsoft 365 그룹, Exchange Online 사서함, 연결된 Teams 같은 종속성을 문서화하여 실수로 인한 데이터 손실을 방지하십시오.

SharePoint Online 정리 우선 순위

1. 지정된 소유자가 없거나, 최근 업무에 사용되지 않았거나, 목적이 중복되는 사이트를 식별하십시오.
2. 액세스 권한을 변경하기 전에 사이트 소유자와 함께 멤버 및 외부 게스트를 검토하십시오.
3. 승인된 수명 주기 정책에 따라 사용되지 않는 콘텐츠를 보존할지, 보관할지, 삭제할지 결정합니다.
4. 다음 검토 날짜를 설정하고, 소유권 기록을 쉽게 찾을 수 있도록 합니다.

최신 관리 지침은 SharePoint용 Microsoft Learn을 참고하세요. 정리 작업은 거버넌스 활동으로 다루어야 합니다. 목표는 단순히 삭제하는 것이 아니라 신뢰할 수 있고 이해하기 쉬운 협업 공간을 만드는 것입니다.

하지 말아야 할 일

• 오래되어 보인다는 이유만으로 콘텐츠를 삭제하지 마십시오. 법적, 계약상, 업무상 보존 요건을 먼저 확인해야 합니다.
• 올바른 소유자와 대체 경로를 확인하기 전에는 액세스 권한을 제거하지 마십시오.
• 팀이 사이트를 지속적으로 만든다면 연 1회 정리 작업에만 의존하지 마십시오.

마지막 검토: 2026년 7월.

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