Como alterar sua assinatura no Outlook em todos os dispositivos

By Mirko Peters · 2026-11-12

Como alterar uma assinatura no Outlook para Windows, na web, no Mac e no celular, além de padrões, várias assinaturas e o motivo de uma edição às vezes não aparecer.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Para alterar sua assinatura no Outlook, abra as configurações de assinatura, selecione a assinatura que deseja editar, altere o texto ou a imagem e salve. No novo Outlook para Windows, isso fica em Configurações, Contas, Assinaturas. No Outlook clássico para Windows, fica em Arquivo, Opções, Email, Assinaturas. Na web, fica em Configurações, Contas, Assinaturas, e no Mac, fica no menu Outlook, Configurações, Email, Assinaturas. Este artigo é para usuários do Outlook que querem os passos exatos para a sua versão e também explica os padrões, as várias assinaturas e as surpresas de sincronização que fazem parecer que a alteração não funcionou.

Pontos-chave

• No novo Outlook para Windows, abra Configurações, depois Contas, depois Assinaturas, escolha a assinatura, selecione o ícone de lápis, edite e salve.
• No Outlook clássico para Windows, vá em Arquivo, Opções, Email e selecione Assinaturas. No Mac, é o menu Outlook, Configurações, Email, Assinaturas.
• Os padrões são definidos por conta, e novas mensagens e respostas ou encaminhamentos têm, cada um, seu próprio padrão.
• A partir do Outlook build 2303, as assinaturas de contas do Microsoft 365 e do Outlook.com acompanham a caixa de correio, mas as assinaturas locais mais antigas permanecem no dispositivo.
• Se uma assinatura alterada não aparecer em outro dispositivo, verifique o tipo de conta, as configurações padrão e se a assinatura está armazenada no dispositivo ou na caixa de correio.

Qual Outlook você está usando?

Antes de clicar em qualquer coisa, descubra qual Outlook você tem, porque os menus são diferentes. As próprias páginas da Microsoft destacam essa mesma divisão: novo Outlook para Windows, Outlook clássico para Windows, Outlook na web, Outlook para Mac e os aplicativos móveis. Um teste rápido: se você vê um menu Arquivo no canto superior esquerdo da janela, está no Outlook clássico. Se vê um ícone de engrenagem de Configurações no canto superior direito e uma faixa de opções simplificada, está no novo Outlook ou na web. Se os passos do novo Outlook não correspondem à sua tela, a Microsoft recomenda usar os passos do clássico.

Os recursos de assinatura estão disponíveis em todos eles. A comparação da Microsoft entre o Outlook para PC, o Outlook na web e os aplicativos para iOS e Android lista a inserção e a alteração de assinaturas como compatíveis com os quatro. O que muda é onde fica a configuração e quanta formatação você tem disponível.

Como alterar sua assinatura no Outlook para Windows

Novo Outlook para Windows

Estes passos vêm da página da Microsoft sobre como adicionar e alterar uma assinatura de email.

1. Selecione o ícone de engrenagem Configurações, depois Contas, depois Assinaturas.
2. Se você tiver mais de uma conta, escolha a conta à qual a assinatura pertence.
3. Para alterar uma assinatura existente, selecione o ícone Editar (lápis) ao lado dela. Para criar uma nova, selecione Adicionar assinatura e dê um nome a ela.
4. Digite ou edite o texto na caixa de edição e formate a fonte, a cor e os estilos.
5. Use as caixas de seleção na parte inferior para aplicar a assinatura a novas mensagens e a respostas e encaminhamentos. Deixe-as desmarcadas se preferir adicionar a assinatura manualmente.
6. Selecione Salvar.

O nome que você dá a uma assinatura serve só para você. Os destinatários nunca o veem, então "Externa" ou "Interna" funciona bem.

Para inserir uma assinatura salva em uma única mensagem, abra um novo e-mail, na guia Mensagem, no grupo Incluir, selecione Assinatura e escolha uma delas.

Outlook clássico para Windows

1. Selecione Arquivo, depois Opções, depois Email.
2. Selecione Assinaturas (o botão abre a janela Assinaturas e Papéis de Parede).
3. Em Selecionar assinatura para editar, escolha a assinatura, altere-a na caixa Editar assinatura e selecione OK. Para criar uma nova, selecione Nova e dê um nome a ela.
4. No canto superior direito da janela, escolha a conta de email em Escolher assinatura padrão. Defina a assinatura para Novas mensagens e, separadamente, para Respostas/encaminhamentos.

O guia de acessibilidade da Microsoft para o Outlook clássico confirma essa estrutura: primeiro você escolhe a conta, depois a assinatura para novas mensagens e a assinatura para respostas e encaminhamentos. Você também pode escolher Nenhuma para remover um padrão. Ao redigir, o comando Assinatura na guia Mensagem insere uma assinatura salva apenas naquela mensagem.

Outlook na Web, Mac e dispositivos móveis

Outlook na Web

A página da Microsoft sobre assinaturas indica este caminho: Configurações, Contas, Assinaturas. Crie ou edite o conteúdo da assinatura, escolha se ela será incluída em novas mensagens e em respostas e encaminhamentos, e salve. A página da Microsoft não descreve como as imagens são tratadas na Web, então teste um logotipo enviando uma mensagem para você mesmo antes de implantá-lo em uma equipe. A versão Web também é onde muitas pessoas notam pela primeira vez o layout antigo, que colocava as assinaturas em Email e Compor e responder. Se você não encontrar Contas nas configurações, procure por ali.

Outlook para Mac

A Microsoft documenta as etapas do Mac no artigo sobre como criar, inserir ou alterar uma assinatura no Outlook para Mac. O caminho é o menu Outlook, Configurações, Email, Assinaturas.

1. Abra o menu Outlook e selecione Configurações; em seguida, em Email, selecione Assinaturas.
2. Para alterar uma assinatura existente, escolha-a em Nome da assinatura e selecione Editar. Para criar uma nova, selecione o ícone Adicionar (+) e digite um nome.
3. Digite seu texto e formate-o. Selecione Mais itens (...) para adicionar uma imagem, logotipo, hiperlink ou tabela. Para um link, escolha Link, informe o texto e o endereço e selecione OK.
4. Em Definir assinatura padrão, selecione uma conta e depois escolha a assinatura para Novas mensagens e para Respostas ou encaminhamentos. Repita para cada conta, pois no Mac os padrões são definidos por conta.
5. Feche a janela Assinaturas. Isso salva suas alterações.

Se o botão Assinatura não aparecer na faixa de opções ao redigir, adicione-o personalizando a barra de ferramentas. A Microsoft também informa que o suporte ao Outlook para Mac clássico termina em outubro de 2026; então, se você ainda usa o aplicativo clássico, planeje a migração.

Outlook para iOS e Android

No celular, a assinatura é uma configuração do aplicativo, e não das configurações da sua caixa de correio na área de trabalho. O artigo da Microsoft sobre dispositivos móveis diz para acessar a tela de Configurações, selecionar Assinatura na seção Email e, em seguida, digitar uma única assinatura para todas as contas ou ativar Assinatura por conta e escrever uma assinatura separada para cada conta. A Microsoft não diz nada sobre imagens ou limites de formatação nesse ponto, então não planeje um design cheio de logotipos para dispositivos móveis. Mantenha uma versão curta e simples, como nome, cargo e telefone, e teste enviando uma mensagem para você mesmo.

Por que sua alteração não aparece em outro dispositivo

Esta é a parte que costuma confundir as pessoas. Durante anos, a regra era simples: cada Outlook mantinha suas próprias assinaturas. Isso mudou, e é por isso que você agora obtém resultados inconsistentes.

O artigo da Microsoft sobre assinaturas itinerantes do Outlook explica o que acontece no Outlook para Windows. As assinaturas podem ser armazenadas na sua caixa de correio, para ficarem disponíveis em todos os dispositivos em que essa conta estiver configurada. Os requisitos são o Outlook build 2303 ou superior e uma caixa de correio do Microsoft 365 ou do Outlook.com. Exchange local, correio de terceiros e contas POP ou IMAP não são compatíveis. O recurso é ativado automaticamente, e as assinaturas existentes não são substituídas.

Os detalhes importam na hora de solucionar problemas:

• Somente as suas assinaturas padrão para novas mensagens e para respostas e encaminhamentos são copiadas para a caixa de correio da conta.
• As demais assinaturas permanecem no dispositivo, listadas em "Assinaturas neste dispositivo". Você não pode editá-las, a menos que estejam vinculadas a uma conta.
• Complementos de assinatura que editavam arquivos de assinatura no disco ou alteravam o registro deixam de funcionar quando o recurso está ativado.
• Administradores podem desativar o recurso com o valor de registro DisableRoamingSignatures, então um computador gerenciado pode se comportar de forma diferente do seu notebook pessoal.

Na prática, a leitura é esta: se a assinatura que você alterou não é a padrão da conta, ela pode existir apenas em um computador. Defina-a como padrão para novas mensagens ou para respostas, aguarde um momento e confira o Outlook na Web em um segundo dispositivo. Se você usa uma conta POP ou IMAP, atualize cada dispositivo manualmente.

As páginas da Microsoft não dizem nada sobre a sincronização de assinaturas do celular com o desktop. Trate a assinatura do celular como separada e configure-a uma vez em cada telefone.

Padrões e múltiplas assinaturas

A maioria das pessoas acaba com duas ou três assinaturas: uma completa para o primeiro contato, uma curta para respostas e talvez uma para um segundo papel.

1. Crie cada assinatura com um nome que você reconheça na lista, como "Completa" e "Curta".
2. Escolha a conta e defina a assinatura para novas mensagens e outra diferente para respostas e encaminhamentos. A versão curta nas respostas evita que as conversas fiquem cheias de logotipos repetidos.
3. Se você deixar as caixas de seleção padrão vazias no novo Outlook, a assinatura não é adicionada automaticamente. Você a escolhe com o comando Assinatura em cada mensagem.
4. Para alterar uma mensagem específica, use o comando Assinatura durante a composição e escolha outra assinatura salva.
5. Para remover um padrão no Outlook clássico, defina a lista suspensa como Nenhuma.

Se você tem uma caixa de correio compartilhada ou envia mensagens de várias contas, defina os padrões de cada conta separadamente. O Outlook os armazena por conta, e uma conta sem configuração envia e-mails sem nenhuma assinatura.

Comece a partir de um modelo

Se você não quiser criar uma assinatura do zero, a Microsoft oferece modelos. A página dela sobre assinaturas para pequenas empresas descreve esse caminho para o Outlook clássico para Windows:

1. Baixe o modelo de assinatura e abra-o no Word. Se o Word abri-lo em Modo de Exibição Protegido, selecione Habilitar Edição.
2. Escolha um design, selecione todos os elementos dele e copie-os.
3. No Outlook, inicie um novo e-mail e cole a assinatura no corpo da mensagem.
4. Edite o texto, troque a foto ou o logotipo e adicione seus links. Para alterar uma imagem, clique com o botão direito sobre ela, escolha Alterar Imagem, selecione o arquivo de origem e clique em Inserir. Arraste as alças para redimensionar. Para alterar um link, clique com o botão direito em um ícone de rede social ou selecione o texto do site e escolha Editar Link; depois, informe o endereço e clique em OK.
5. Selecione e copie novamente todos os elementos da assinatura, vá até Mensagem, Assinatura, Assinaturas, clique em Novo, dê um nome e cole no campo Editar assinatura. Clique em OK.

Depois de salvar, você pode pedir que a assinatura seja adicionada automaticamente às próximas mensagens na caixa de diálogo Assinaturas. A página da Microsoft também sugere enviar a assinatura pronta por e-mail aos colegas, que seguem os mesmos passos para salvá-la. Isso mantém a equipe padronizada sem nenhuma ferramenta, embora dependa de cada pessoa executar os passos por conta própria.

O que incluir na assinatura

A Microsoft diz que uma assinatura pode incluir texto, links, imagens e figuras, como um logotipo ou uma assinatura manuscrita. Mantenha-a prática.

• Nome, cargo, empresa e uma forma de contato. Um número de telefone ou um site já basta.
• Um link só quando ajudar, por exemplo o site da empresa ou uma página de agendamento. Uma assinatura com oito links parece propaganda.
• Um logotipo pequeno, salvo em um arquivo compacto. Imagens grandes deixam cada mensagem mais pesada.
• Fontes padrão. A Microsoft recomenda essas fontes para assinaturas porque elas são exibidas corretamente na maioria dos dispositivos.
• Texto alternativo nas imagens, quando o editor oferecer essa opção, para que pessoas que usam leitor de tela saibam o que a imagem mostra.

Vale manter uma versão somente com texto. Alguns destinatários bloqueiam imagens, e aí o seu logotipo vira uma caixa vazia. Garanta que o nome e os dados de contato sejam texto, e não parte da imagem.

Se a sua empresa exige um aviso legal ou de privacidade, peça à equipe jurídica ou de conformidade o texto exato e não improvise. As regras variam conforme o país e o setor, e saber quais se aplicam a você é uma questão para o jurídico.

Onde as assinaturas são armazenadas e como movê-las

Em uma instalação clássica do Windows, os arquivos de assinatura historicamente ficam em uma pasta Signatures dentro do perfil do usuário, em AppData\Roaming\Microsoft\Signatures. Copiar essa pasta é a forma antiga de levar as assinaturas para um novo PC. Não consegui confirmar esse caminho em uma página da Microsoft, então verifique no seu computador antes de confiar nele. Com assinaturas em roaming, a assinatura padrão de uma conta do Microsoft 365 acompanha a caixa de correio, portanto a cópia só é necessária para as assinaturas extras que ficaram no dispositivo.

Feche o Outlook antes de copiar os arquivos de volta, depois abra-o e confira se cada assinatura aparece e está correta. As imagens são a primeira coisa a quebrar.

Erros comuns

• Editar uma assinatura que não é a padrão. Você alterou a assinatura, mas o Outlook continua inserindo a antiga, porque o padrão da conta aponta para outra. Confira as listas suspensas ou caixas de seleção de padrão após cada edição.
• Esquecer respostas e encaminhamentos. Novas mensagens e respostas têm padrões separados. Se a sua assinatura desaparece nas conversas, quase sempre é por isso.
• Presumir que todo dispositivo se atualiza sozinho. O roaming cobre os padrões das contas do Microsoft 365 e do Outlook.com compatíveis. POP, IMAP, Exchange local e os aplicativos móveis precisam de atualização manual.
• Colar do Word sem testar. A formatação colada pode ficar diferente no editor e na mensagem enviada. Envie um teste para você mesmo e para um segundo endereço.
• Incluir os dados de contato em uma imagem. Se as imagens forem bloqueadas, seu número de telefone desaparece junto.
• Usar um suplemento que edita os arquivos de assinatura. A Microsoft informa que esses suplementos deixam de funcionar quando as assinaturas em roaming estão ativadas, então consulte o administrador antes de alterar uma ferramenta de assinatura gerenciada.

Temas relacionados para explorar

• Assinaturas ausentes em respostas ou encaminhamentos. Verifique o padrão de respostas e encaminhamentos em cada conta, no novo Outlook, no Outlook clássico e no Mac.
• Assinaturas padronizadas para toda a empresa. Se você gerencia mais do que um punhado de pessoas, pergunte ao administrador como a empresa padroniza nomes, cargos e avisos legais. O e-mail fica no Microsoft 365 na maioria das empresas, então é normalmente por aí que a conversa começa.
• Assinaturas acessíveis. Texto curto, fontes legíveis, bom contraste e texto alternativo nas imagens ajudam a todos, não só quem usa leitor de tela.
• Rodapés e avisos legais. O texto é uma decisão jurídica, então obtenha-o com a equipe de conformidade, e não com um modelo.

Próximo passo

Abra agora as configurações de assinatura e confirme se a assinatura desejada é o padrão tanto para novas mensagens quanto para respostas em cada conta. Depois, envie um e-mail de teste de cada dispositivo em que você queira alterar a assinatura no Outlook, para saber quais seguem a caixa de correio e quais precisam de atualização manual.