Outlook에서 모든 기기의 서명을 변경하는 방법

By Mirko Peters · 2026-11-12

Windows, 웹, Mac, 모바일에서 Outlook 서명을 변경하는 방법과 기본값 설정, 여러 서명 사용, 변경 내용이 바로 보이지 않는 경우를 설명합니다.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Outlook에서 서명을 변경하려면 서명 설정을 열고, 편집할 서명을 선택한 다음 텍스트나 이미지를 변경하고 저장하십시오. Windows의 새 Outlook에서는 설정, 계정, 서명 순서로 이동합니다. Windows의 클래식 Outlook에서는 파일, 옵션, 메일, 서명 순서입니다. 웹에서는 설정, 계정, 서명이며, Mac에서는 Outlook 메뉴, 설정, 메일, 서명 순서입니다. 이 글은 버전별로 정확한 절차를 알고 싶은 Outlook 사용자를 위한 것이며, 기본값, 여러 서명, 변경이 적용되지 않은 것처럼 보이게 하는 동기화 문제도 함께 설명합니다.

핵심 포인트

• Windows의 새 Outlook에서는 설정, 계정, 서명 순서로 열고, 서명을 선택한 후 연필 아이콘을 누르고 내용을 편집한 다음 저장하십시오.
• Windows의 클래식 Outlook에서는 파일, 옵션, 메일로 이동한 후 서명을 선택하십시오. Mac에서는 Outlook 메뉴, 설정, 메일, 서명 순서입니다.
• 기본값은 계정별로 설정되며, 새 메시지와 답장 또는 전달 메시지에 각각 별도의 기본 서명을 지정할 수 있습니다.
• Outlook 빌드 2303 이후부터 Microsoft 365 및 Outlook.com 계정의 서명은 사서함과 함께 로밍되지만, 이전의 로컬 서명은 기기에 그대로 남아 있습니다.
• 변경한 서명이 다른 기기에 나타나지 않는다면 계정 유형, 기본값 설정, 그리고 서명이 기기에 저장되어 있는지 사서함에 저장되어 있는지 확인하십시오.

어떤 Outlook을 사용하고 계십니까?

무언가를 클릭하기 전에 사용 중인 Outlook 종류부터 확인하십시오. 메뉴가 서로 다르기 때문입니다. Microsoft 공식 페이지에서도 같은 구분을 안내합니다. 새 Outlook for Windows, 클래식 Outlook for Windows, 웹용 Outlook, Mac용 Outlook, 모바일 앱이 그것입니다. 간단히 확인하는 방법은 다음과 같습니다. 창 왼쪽 위에 파일 메뉴가 보이면 클래식 Outlook입니다. 오른쪽 위에 설정 톱니바퀴 아이콘이 있고 간소화된 리본이 보이면 새 Outlook 또는 웹입니다. 새 Outlook의 절차가 화면과 맞지 않으면 Microsoft가 안내하는 클래식 절차를 따르십시오.

서명 기능은 모든 환경에서 사용할 수 있습니다. Microsoft가 PC용 Outlook, 웹용 Outlook, iOS 및 Android 앱을 비교한 자료에서도 네 가지 모두 서명 삽입과 변경을 지원하는 것으로 나와 있습니다. 차이는 설정 위치와 제공되는 서식의 범위에 있습니다.

Windows용 Outlook에서 서명을 변경하는 방법

새 Outlook for Windows

아래 절차는 Microsoft의 전자 메일 서명 추가 및 변경 문서를 바탕으로 합니다.

1. 설정 톱니바퀴 아이콘을 선택한 다음 계정, 서명 순서로 선택하십시오.
2. 계정이 여러 개라면 서명을 적용할 계정을 선택하십시오.
3. 기존 서명을 변경하려면 해당 서명 옆의 편집(연필) 아이콘을 선택하십시오. 새 서명을 만들려면 서명 추가를 선택하고 이름을 입력하십시오.
4. 편집 상자에서 텍스트를 입력하거나 수정하고, 글꼴, 색 및 스타일을 서식으로 지정하십시오.
5. 하단의 확인란을 사용해 새 메시지와 답장 및 전달 메시지에 서명을 적용하십시오. 서명을 직접 추가하려면 확인란을 비워 두십시오.
6. 저장을 선택합니다.

서명에 지정하는 이름은 본인만 보는 용도입니다. 수신자에게는 표시되지 않으므로 "External"이나 "Internal"처럼 지정해도 괜찮습니다.

저장된 서명을 특정 메일 한 통에만 넣으려면 새 메일을 열고 메시지 탭의 삽입 그룹에서 서명을 선택한 다음 원하는 서명을 고릅니다.

Windows용 클래식 Outlook

1. 파일, 옵션, 메일을 차례로 선택합니다.
2. 서명을 선택합니다(단추를 누르면 "서명 및 편지지" 창이 열립니다).
3. 편집할 서명 선택에서 서명을 고르고 서명 편집 상자에서 내용을 변경한 다음 확인을 선택합니다. 새 서명을 만들려면 새로 만들기를 선택하고 이름을 입력합니다.
4. 창 오른쪽 위에서 기본 서명 선택 아래의 이메일 계정을 고릅니다. 새 메시지용 서명과 회신/전달용 서명을 각각 설정합니다.

클래식 Outlook의 Microsoft 접근성 안내서에도 이 구조가 나와 있습니다. 먼저 계정을 고른 다음 새 메시지용 서명과 회신 및 전달용 서명을 지정합니다. 기본값을 없애려면 없음을 선택할 수도 있습니다. 메일을 작성하는 중에는 메시지 탭의 서명 명령으로 저장된 서명을 해당 메일 한 통에 넣을 수 있습니다.

웹, Mac 및 모바일용 Outlook

웹용 Outlook

Microsoft의 웹용 서명 페이지에서는 다음 경로를 안내합니다: 설정, 계정, 서명. 서명 내용을 만들거나 편집하고, 새 메일과 회신·전달 메일에 서명을 포함할지 선택한 뒤 저장합니다. Microsoft 페이지에는 웹에서의 이미지 처리 방식이 설명되어 있지 않으므로, 팀에 배포하기 전에 로고를 넣은 메일을 자신에게 보내 테스트해 보십시오. 웹 버전에서 이전 레이아웃을 처음 접하는 사용자가 많습니다. 이전 레이아웃에서는 서명이 "메일" 아래의 "작성 및 회신" 항목에 있었습니다. 설정에서 계정을 찾을 수 없다면 그 위치를 확인해 보십시오.

Mac용 Outlook

Mac 단계는 Microsoft 문서 Mac용 Outlook에서 서명 만들기, 삽입 또는 변경에 설명되어 있습니다. 경로는 Outlook 메뉴, 설정, 메일, 서명입니다.

1. Outlook 메뉴를 열고 설정을 선택한 다음 메일 아래에서 서명을 선택합니다.
2. 기존 서명을 변경하려면 서명 이름에서 서명을 고르고 편집을 선택합니다. 새 서명을 만들려면 추가(+) 아이콘을 선택하고 이름을 입력합니다.
3. 내용을 입력하고 서식을 지정합니다. 그림, 로고, 하이퍼링크 또는 표를 추가하려면 기타 항목 보기(...)를 선택합니다. 링크를 넣으려면 링크를 고르고 텍스트와 주소를 입력한 다음 확인을 선택합니다.
4. 기본 서명 설정 아래에서 계정을 선택한 다음 새 메시지용과 회신 또는 전달용 서명을 각각 고릅니다. Mac의 기본값은 계정별로 적용되므로 계정마다 반복합니다.
5. 서명 창을 닫습니다. 이렇게 하면 변경 내용이 저장됩니다.

메일을 작성할 때 리본에 서명 단추가 없다면 도구 모음을 사용자 지정하여 추가합니다. Microsoft는 레거시 Mac용 Outlook 지원이 2026년 10월에 종료된다고도 밝혔으므로, 아직 레거시 앱을 쓰고 있다면 전환을 계획하십시오.

iOS 및 Android용 Outlook

휴대폰에서는 서명이 데스크톱의 사서함 설정이 아니라 앱 안의 설정입니다. Microsoft의 모바일 문서에서는 설정 화면으로 이동해 메일 섹션의 서명을 선택한 다음, 모든 계정에 공통으로 적용할 서명 하나를 입력하거나 계정별 서명을 켜고 계정마다 별도의 서명을 작성하라고 안내합니다. 이미지나 서식 제한에 대해서는 Microsoft가 아무 언급도 하지 않으므로, 모바일에서 로고 중심의 디자인을 계획하지 마십시오. 이름, 직함, 전화번호 정도의 짧고 단순한 버전을 유지하고, 본인에게 메일을 보내 테스트하십시오.

다른 기기에서 변경 내용이 보이지 않는 이유

여기가 사람들이 가장 자주 헷갈리는 부분입니다. 오랫동안 규칙은 단순했습니다. 각 Outlook이 자체 서명을 보관하는 방식이었습니다. 이제 그 방식이 바뀌었고, 그래서 결과가 일관되지 않게 나타나는 것입니다.

Microsoft의 Outlook 로밍 서명 문서에서는 Outlook for Windows에서 어떤 일이 일어나는지 설명합니다. 서명을 사서함에 저장하면 해당 계정이 설정된 모든 기기에서 사용할 수 있습니다. 요구 사항은 Outlook 빌드 2303 이상과 Microsoft 365 또는 Outlook.com 사서함입니다. 온-프레미스 Exchange, 타사 메일, POP 또는 IMAP 계정은 지원되지 않습니다. 이 기능은 자동으로 켜지며, 기존 서명은 덮어쓰지 않습니다.

문제를 해결할 때는 세부 사항이 중요합니다.

• 새 메시지, 그리고 회신 및 전달에 사용하는 기본 서명만 계정의 사서함에 복사됩니다.
• 그 밖의 서명은 기기에 그대로 남아 "이 기기의 서명" 아래에 표시됩니다. 계정에 연결되어 있지 않으면 편집할 수 없습니다.
• 디스크의 서명 파일을 편집하거나 레지스트리를 변경하는 서명 추가 기능은 이 기능이 켜지면 작동을 멈춥니다.
• 관리자는 DisableRoamingSignatures 레지스트리 값으로 이 기능을 끌 수 있으므로, 관리되는 PC와 집에 있는 노트북의 동작이 다를 수 있습니다.

실제로는 이렇게 보면 됩니다. 변경한 서명이 해당 계정의 기본 서명이 아니라면 한 대의 컴퓨터에만 존재할 수 있습니다. 새 메시지 또는 회신용 기본 서명으로 지정한 뒤 잠시 기다렸다가, 두 번째 기기에서 웹용 Outlook을 확인하세요. POP 또는 IMAP 계정을 사용한다면 기기마다 직접 업데이트해야 합니다.

Microsoft 문서에는 휴대폰 서명이 데스크톱과 동기화되는지에 대한 내용이 없습니다. 모바일 서명은 별도로 취급하고, 휴대폰마다 한 번씩 설정하세요.

기본 서명과 여러 서명

대부분은 서명을 두세 개 정도 갖게 됩니다. 처음 연락할 때 쓰는 전체 서명, 회신용 짧은 서명, 그리고 두 번째 역할을 위한 서명이 있을 수 있습니다.

1. 각 서명은 목록에서 쉽게 알아볼 수 있는 이름으로 만드세요. 예를 들어 "전체"와 "간단"처럼요.
2. 계정을 선택한 뒤 새 메시지용 서명을 지정하고, 회신 및 전달용으로는 다른 서명을 지정하세요. 회신에는 짧은 버전을 쓰면 로고가 반복되어 메일 스레드가 길어지는 것을 막을 수 있습니다.
3. 새 Outlook에서 기본 서명 확인란을 비워 두면 서명이 자동으로 추가되지 않습니다. 각 메시지에서 서명 명령을 사용해 직접 선택해야 합니다.
4. 한 메시지만 바꾸려면 작성하는 동안 서명 명령을 사용해 저장된 다른 서명을 고르세요.
5. 클래식 Outlook에서 기본 서명을 해제하려면 드롭다운을 없음으로 설정하세요.

공유 사서함을 쓰거나 여러 계정에서 메일을 보낸다면 계정마다 기본 서명을 따로 설정하세요. Outlook은 서명을 계정별로 저장하며, 설정하지 않은 계정은 서명 없이 메일을 보냅니다.

템플릿으로 시작하기

서명을 처음부터 디자인하고 싶지 않다면 Microsoft가 제공하는 템플릿을 사용할 수 있습니다. Microsoft의 소규모 비즈니스용 서명 페이지에서는 클래식 Outlook for Windows에서 이 방법을 설명합니다.

1. 서명 템플릿을 다운로드해 Word에서 여세요. Word가 보호 보기로 열면 편집 사용을 선택하세요.
2. 디자인을 고른 뒤 모든 요소를 선택해 복사하세요.
3. Outlook에서 새 메일을 시작하고 서명을 메시지 본문에 붙여 넣으세요.
4. 텍스트를 편집하고, 사진이나 로고를 바꾸고, 링크를 추가하세요. 그림을 바꾸려면 그림을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 그림 변경을 선택한 다음, 원본 파일을 고르고 삽입을 클릭하세요. 크기를 조정하려면 조절점을 드래그하세요. 링크를 바꾸려면 소셜 아이콘을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하거나 웹 사이트 텍스트를 드래그해 선택한 뒤 하이퍼링크 편집을 선택하고, 주소를 입력한 다음 확인을 클릭하세요.
5. 서명 요소를 모두 다시 선택해 복사한 뒤 메시지, 서명, 서명 순서로 이동하고 새로 만들기를 클릭하세요. 이름을 입력한 다음 서명 편집 필드에 붙여 넣으세요. 확인을 클릭하세요.

저장한 후에는 서명 대화 상자에서 이후 메시지에 자동으로 서명이 추가되도록 요청할 수 있습니다. Microsoft 페이지에서는 완성된 서명을 동료에게 이메일로 보내는 방법도 제안하며, 동료들은 같은 저장 단계를 따르면 됩니다. 도구 없이도 팀의 일관성을 유지할 수 있지만, 모든 사람이 직접 단계를 수행하는 데 의존한다는 점은 감안해야 합니다.

서명에 넣을 내용

Microsoft에 따르면 서명에는 텍스트, 링크, 사진, 그리고 로고나 손글씨 서명 같은 이미지를 포함할 수 있습니다. 실용적으로 구성하세요.

• 이름, 직책, 회사, 그리고 연락할 수 있는 방법 하나면 충분합니다. 전화번호나 웹 사이트 하나만 있어도 좋습니다.
• 회사 사이트나 예약 페이지처럼 도움이 되는 경우에만 링크를 넣으세요. 링크가 여덟 개나 되는 서명은 광고처럼 보입니다.
• 작은 로고를 압축된 파일로 저장하세요. 큰 이미지는 메시지를 모두 무겁게 만듭니다.
• 표준 글꼴을 사용하세요. 대부분의 기기에서 제대로 표시되기 때문에 Microsoft도 서명에는 표준 글꼴을 권장합니다.
• 편집기에서 지원하는 경우 이미지에 대체 텍스트를 넣으세요. 그래야 스크린 리더 사용자도 이미지의 내용을 알 수 있습니다.

텍스트만 있는 대체 버전을 준비해 두는 것이 좋습니다. 일부 수신자는 이미지를 차단하는데, 그러면 로고가 빈 상자로 바뀝니다. 이름과 연락처는 그림의 일부가 아니라 텍스트로 입력되어 있는지 확인하세요.

회사에서 법적 고지나 개인정보 보호 고지를 요구한다면 정확한 문구는 법무팀이나 컴플라이언스팀에 확인하고, 임의로 작성하지 마세요. 국가와 업계마다 규칙이 다르며, 어떤 규칙이 적용되는지는 법무팀이 판단할 문제입니다.

서명이 저장되는 위치와 옮기는 방법

기존 Windows 설치 환경에서는 서명 파일이 일반적으로 사용자 프로필 아래 AppData\Roaming\Microsoft\Signatures 경로의 Signatures 폴더에 저장되어 왔습니다. 예전에는 이 폴더를 복사해 서명을 새 PC로 옮겼습니다. 이 경로는 Microsoft 공식 페이지에서 확인하지 못했으므로, 의존하기 전에 본인 PC에서 직접 확인하세요. 로밍 서명을 사용하면 Microsoft 365 계정의 기본 서명은 사서함을 따라가므로, 기기에 남아 있는 추가 서명만 복사하면 됩니다.

파일을 다시 복사하기 전에 Outlook을 닫으세요. 그다음 Outlook을 열어 각 서명이 제대로 표시되고 올바르게 보이는지 확인하세요. 이미지가 가장 먼저 깨지는 부분입니다.

흔한 실수

• 기본값이 아닌 서명을 편집하는 경우. 서명을 수정했는데도 계정의 기본 설정이 다른 서명을 가리키고 있어서 Outlook이 이전 서명을 계속 추가하는 경우가 있습니다. 편집할 때마다 기본값 드롭다운이나 확인란을 확인하세요.
• 회신과 전달 기본값을 잊는 경우. 새 메시지와 회신에는 각각 별도의 기본값이 있습니다. 대화 스레드에서 서명이 보이지 않는다면 대부분 이 설정 때문입니다.
• 모든 기기가 자동으로 업데이트된다고 가정하는 경우. 로밍은 지원되는 Microsoft 365 및 Outlook.com 계정의 기본값만 적용합니다. POP, IMAP, 온-프레미스 Exchange와 모바일 앱은 수동으로 업데이트해야 합니다.
• 테스트 없이 Word에서 붙여넣는 경우. 붙여넣은 서식은 편집기에서와 실제 발송된 메시지에서 다르게 보일 수 있습니다. 본인과 다른 주소 한 곳으로 테스트 메일을 보내 확인하세요.
• 연락처 정보를 이미지에 넣는 경우. 이미지가 차단되면 전화번호도 함께 사라집니다.
• 서명 파일을 편집하는 추가 기능을 사용하는 경우. Microsoft에 따르면 로밍 서명을 켜면 이러한 추가 기능이 작동하지 않습니다. 관리되는 서명 도구를 변경하기 전에 관리자에게 먼저 확인하세요.

함께 살펴볼 관련 주제

• 회신이나 전달 메시지에 서명이 없는 경우. 새 Outlook, 클래식 Outlook, Mac에서 모든 계정의 회신 및 전달 기본값을 확인하세요.
• 전사 공통 서명. 몇 명 이상의 이름, 직함, 고지 문구를 관리해야 한다면 회사가 이를 어떻게 표준화하는지 관리자에게 물어보세요. 대부분의 회사에서 이메일은 Microsoft 365에서 관리되므로, 보통 이 논의는 그곳에서 시작됩니다.
• 접근성을 고려한 서명. 짧은 텍스트, 읽기 쉬운 글꼴, 명확한 대비, 이미지의 대체 텍스트는 스크린 리더 사용자뿐 아니라 모든 사람에게 도움이 됩니다.
• 법적 바닥글과 고지 문구. 문구는 법적 판단의 문제이므로 템플릿에서 가져오지 말고 컴플라이언스팀에 확인하세요.

다음 단계

지금 서명 설정을 열어, 각 계정에서 원하는 서명이 새 메시지와 회신 모두의 기본값인지 확인하세요. 그다음 Outlook 서명을 바꾸려는 기기마다 테스트 메일을 보내 보세요. 그래야 어떤 기기가 사서함을 따라가고 어떤 기기에서 수동 업데이트가 필요한지 알 수 있습니다.