Comment modifier votre signature dans Outlook sur tous vos appareils

Par Mirko Peters · 2026-11-12

Comment modifier une signature dans Outlook sur Windows, le web, Mac et mobile, avec les valeurs par défaut, les signatures multiples et les raisons pour lesquelles une modification n’apparaît parfois pas.

Traduit automatiquement par IA à partir de l'article original. Lire l'original en anglais

Pour modifier votre signature dans Outlook, ouvrez les paramètres de signature, sélectionnez la signature à modifier, changez le texte ou l’image, puis enregistrez. Dans le nouvel Outlook pour Windows, il s’agit de Paramètres, Comptes, Signatures. Dans l’Outlook classique pour Windows, il s’agit de Fichier, Options, Courrier, Signatures. Sur le web, il s’agit de Paramètres, Comptes, Signatures, et sur Mac, du menu Outlook, Préférences, Courrier, Signatures. Cet article s’adresse aux utilisateurs d’Outlook qui souhaitent les étapes exactes pour leur version. Il explique également les valeurs par défaut, les signatures multiples et les particularités de synchronisation qui donnent l’impression que la modification n’a pas fonctionné.

Points clés

• Dans le nouvel Outlook pour Windows, ouvrez Paramètres, puis Comptes, puis Signatures, choisissez la signature, cliquez sur l’icône en forme de crayon, modifiez-la et enregistrez.
• Dans l’Outlook classique pour Windows, allez dans Fichier, Options, Courrier, puis sélectionnez Signatures. Sur Mac, il s’agit du menu Outlook, Préférences, Courrier, Signatures.
• Les valeurs par défaut sont définies par compte. Les nouveaux messages, d’une part, et les réponses et transferts, d’autre part, disposent chacun de leur propre valeur par défaut.
• Depuis Outlook build 2303, les signatures des comptes Microsoft 365 et Outlook.com sont itinérantes avec la boîte aux lettres, mais les anciennes signatures locales restent sur l’appareil.
• Si une signature modifiée n’apparaît pas sur un autre appareil, vérifiez le type de compte, les paramètres par défaut et si la signature est stockée sur l’appareil ou dans la boîte aux lettres.

Quelle version d’Outlook utilisez-vous ?

Avant de cliquer sur quoi que ce soit, identifiez la version d’Outlook que vous utilisez, car les menus diffèrent. Les pages de Microsoft distinguent les mêmes versions : le nouvel Outlook pour Windows, l’Outlook classique pour Windows, Outlook sur le web, Outlook pour Mac et les applications mobiles. Un moyen rapide de le vérifier : si vous voyez un menu Fichier en haut à gauche de la fenêtre, vous utilisez l’Outlook classique. Si vous voyez une icône d’engrenage Paramètres en haut à droite et un ruban simplifié, vous utilisez le nouvel Outlook ou la version web. Si les étapes du nouvel Outlook ne correspondent pas à votre écran, Microsoft recommande de passer aux étapes de l’Outlook classique.

Les fonctionnalités de signature sont disponibles dans toutes ces versions. La comparaison de Microsoft entre Outlook pour PC, Outlook sur le web et les applications iOS et Android indique que l’insertion et la modification des signatures sont prises en charge dans les quatre cas. Ce qui varie, c’est l’emplacement du paramètre et l’étendue de la mise en forme disponible.

Comment modifier votre signature dans Outlook pour Windows

Nouvel Outlook pour Windows

Ces étapes proviennent de la page de Microsoft consacrée à l’ajout et la modification d’une signature de messagerie.

1. Cliquez sur l’icône d’engrenage Paramètres, puis sur Comptes, puis sur Signatures.
2. Si vous avez plusieurs comptes, sélectionnez celui auquel appartient la signature.
3. Pour modifier une signature existante, cliquez sur l’icône Modifier (crayon) située à côté d’elle. Pour en créer une nouvelle, sélectionnez Ajouter une signature et donnez-lui un nom.
4. Saisissez ou modifiez votre texte dans la zone d’édition, puis mettez en forme la police, la couleur et les styles.
5. Utilisez les cases à cocher en bas pour appliquer la signature aux nouveaux messages, ainsi qu’aux réponses et aux transferts. Laissez-les décochées si vous préférez ajouter la signature manuellement.
6. Sélectionnez Enregistrer.

Le nom que vous donnez à une signature ne sert qu’à vous. Les destinataires ne le voient jamais. « Externe » ou « Interne » convient donc parfaitement.

Pour insérer une signature enregistrée dans un seul message, ouvrez un nouveau message et, dans l’onglet Message, groupe Insérer, sélectionnez Signature, puis choisissez-en une.

Outlook classique pour Windows

1. Sélectionnez Fichier, puis Options, puis Courrier.
2. Sélectionnez Signatures (le bouton ouvre la fenêtre Signatures et papier à en-tête).
3. Sous Sélectionner la signature à modifier, choisissez la signature, modifiez-la dans la zone Modifier la signature puis sélectionnez OK. Pour en créer une nouvelle, sélectionnez Nouveau et donnez-lui un nom.
4. En haut à droite de la fenêtre, choisissez le compte de messagerie sous Choisir la signature par défaut. Définissez la signature pour Nouveaux messages et, séparément, pour Réponses/transferts.

Le guide d’accessibilité de Microsoft pour Outlook classique confirme cette structure : vous choisissez d’abord le compte, puis la signature des nouveaux messages et celle des réponses et transferts. Vous pouvez également choisir Aucune pour supprimer une signature par défaut. Pendant la rédaction, la commande Signature de l’onglet Message insère une signature enregistrée dans ce seul message.

Outlook sur le web, Mac et mobile

Outlook sur le web

La page Microsoft consacrée aux signatures indique le chemin suivant : Paramètres, Comptes, Signatures. Créez ou modifiez le contenu de la signature, choisissez de l’inclure ou non dans les nouveaux messages et dans les réponses et transferts, puis enregistrez. La page de Microsoft ne décrit pas la gestion des images sur le web : testez donc un logo en vous envoyant un message avant de le déployer auprès d’une équipe. C’est aussi dans la version web que beaucoup remarquent d’abord l’ancienne disposition, où les signatures se trouvaient sous Courrier et Rédaction et réponse. Si vous ne trouvez pas Comptes dans vos paramètres, cherchez-le à cet endroit.

Outlook pour Mac

Microsoft détaille les étapes pour Mac dans son article sur la création, l’insertion ou la modification d’une signature dans Outlook pour Mac. Le chemin est : menu Outlook, Paramètres, Courrier, Signatures.

1. Ouvrez le menu Outlook et sélectionnez Paramètres, puis, sous Courrier, sélectionnez Signatures.
2. Pour modifier une signature existante, sélectionnez-la sous Nom de la signature, puis cliquez sur Modifier. Pour en créer une nouvelle, cliquez sur l’icône Ajouter (+) et saisissez un nom.
3. Saisissez votre texte et mettez-le en forme. Sélectionnez Voir plus d’éléments (...) pour ajouter une image, un logo, un lien hypertexte ou un tableau. Pour un lien, choisissez Lien, saisissez le texte et l’adresse, puis sélectionnez OK.
4. Sous Définir la signature par défaut, sélectionnez un compte, puis choisissez la signature pour Nouveaux messages et pour Réponses ou transferts. Répétez l’opération pour chaque compte, car sur Mac les valeurs par défaut sont définies compte par compte.
5. Fermez la fenêtre Signatures. Vos modifications sont ainsi enregistrées.

Si le bouton Signature n’apparaît pas dans le ruban lors de la rédaction, ajoutez-le en personnalisant la barre d’outils. Microsoft précise également que la prise en charge d’Outlook pour Mac classique prend fin en octobre 2026 : si vous utilisez encore cette application, anticipez la migration.

Outlook pour iOS et Android

Sur téléphone, la signature est un paramètre de l’application, et non un réglage de votre boîte aux lettres sur ordinateur. L’article Microsoft consacré aux applications mobiles indique d’accéder à l’écran Paramètres, de sélectionner Signature dans la section Courrier, puis soit de saisir une seule signature pour tous les comptes, soit d’activer Signature par compte et de rédiger une signature distincte pour chaque compte. Microsoft ne mentionne ni images ni limites de mise en forme à cet endroit : ne prévoyez donc pas une signature chargée en logos pour le mobile. Conservez une version courte et sobre, par exemple nom, fonction et numéro de téléphone, et testez-la en vous envoyant un message.

Pourquoi votre modification n’apparaît pas sur un autre appareil

C’est le point qui piège le plus souvent. Pendant des années, la règle était simple : chaque Outlook conservait ses propres signatures. Ce n’est plus le cas, et c’est pourquoi vous obtenez aujourd’hui des résultats incohérents.

L'article de Microsoft sur les signatures itinérantes Outlook explique ce qui se passe dans Outlook pour Windows. Les signatures peuvent être stockées dans votre boîte aux lettres afin d'être disponibles sur chaque appareil où ce compte est configuré. Les prérequis sont Outlook build 2303 ou supérieur et une boîte aux lettres Microsoft 365 ou Outlook.com. Exchange sur site, les messageries tierces et les comptes POP ou IMAP ne sont pas pris en charge. La fonctionnalité s'active d'elle-même, et les signatures existantes ne sont pas écrasées.

Les détails comptent lorsque vous dépannez :

• Seules vos signatures par défaut, pour les nouveaux messages et pour les réponses et transferts, sont copiées dans la boîte aux lettres du compte.
• Les autres signatures restent sur l'appareil, répertoriées sous « Signatures sur cet appareil ». Vous ne pouvez pas les modifier, sauf si elles sont liées à un compte.
• Les modules complémentaires de signature qui modifiaient les fichiers de signature sur le disque ou la base de registre cessent de fonctionner une fois la fonctionnalité activée.
• Les administrateurs peuvent la désactiver à l'aide de la valeur de registre DisableRoamingSignatures. Un PC géré peut donc se comporter différemment de votre ordinateur portable personnel.

En pratique, si la signature que vous avez modifiée n'est pas celle par défaut pour le compte, elle n'existe peut-être que sur un seul ordinateur. Définissez-la comme signature par défaut pour les nouveaux messages ou pour les réponses, patientez un instant, puis vérifiez Outlook sur le web depuis un second appareil. Si vous utilisez un compte POP ou IMAP, mettez à jour chaque appareil manuellement.

Les pages de Microsoft ne disent rien de la synchronisation des signatures des téléphones avec le bureau. Considérez la signature mobile comme distincte et configurez-la une fois pour chaque téléphone.

Valeurs par défaut et signatures multiples

La plupart des utilisateurs finissent avec deux ou trois signatures : une complète pour les premiers contacts, une courte pour les réponses, et parfois une pour un second rôle.

1. Créez chaque signature avec un nom que vous reconnaîtrez dans la liste, par exemple « Complète » et « Courte ».
2. Sélectionnez le compte, puis définissez la signature pour les nouveaux messages et une autre pour les réponses et les transferts. La version courte pour les réponses évite que les fils de discussion ne se remplissent de logos répétés.
3. Si vous laissez vides les cases de signature par défaut dans le nouvel Outlook, la signature n'est pas ajoutée automatiquement. Vous la choisissez avec la commande Signature sur chaque message.
4. Pour modifier un seul message, utilisez la commande Signature pendant la rédaction et sélectionnez une autre signature enregistrée.
5. Pour supprimer une valeur par défaut dans l'Outlook classique, réglez la liste déroulante sur Aucune.

Si vous disposez d'une boîte aux lettres partagée ou si vous envoyez depuis plusieurs comptes, définissez les valeurs par défaut pour chaque compte séparément. Outlook les stocke par compte, et un compte sans signature définie envoie les messages sans aucune signature.

Partir d'un modèle

Si vous ne souhaitez pas concevoir une signature à partir de zéro, Microsoft propose des modèles. Sa page dédiée aux signatures pour petites entreprises décrit cette méthode pour Outlook classique pour Windows :

1. Téléchargez le modèle de signature et ouvrez-le dans Word. Si Word l'ouvre en mode Affichage protégé, sélectionnez Activer la modification.
2. Choisissez un design, sélectionnez tous ses éléments et copiez-les.
3. Dans Outlook, créez un nouveau message et collez la signature dans le corps du message.
4. Modifiez le texte, remplacez la photo ou le logo et ajoutez vos liens. Pour changer une image, faites un clic droit dessus, choisissez Modifier l'image, sélectionnez le fichier source et cliquez sur Insérer. Faites glisser les poignées pour redimensionner. Pour modifier un lien, faites un clic droit sur une icône de réseau social ou sur le texte d'un site web en surbrillance et choisissez Modifier le lien, puis saisissez l'adresse et cliquez sur OK.
5. Sélectionnez à nouveau tous les éléments de la signature et copiez-les, accédez à Message, Signature, Signatures, cliquez sur Nouveau, donnez-lui un nom et collez le contenu dans le champ Modifier la signature. Cliquez sur OK.

Une fois enregistrée, vous pouvez demander l'ajout automatique de la signature aux futurs messages depuis la boîte de dialogue Signatures. La page de Microsoft suggère également d'envoyer la signature finalisée par e-mail à vos collègues, qui suivent les mêmes étapes d'enregistrement. Cela assure une cohérence d'équipe sans outil particulier, mais repose sur le fait que chacun effectue lui-même les étapes.

Ce qu'il faut mettre dans la signature

Microsoft indique qu'une signature peut comporter du texte, des liens, des images et des éléments graphiques, comme un logo ou une signature manuscrite. Restez pratique.

• Nom, fonction, entreprise et un moyen de vous joindre. Un numéro de téléphone ou un site web suffit.
• Un lien seulement lorsqu'il est utile, par exemple celui du site de votre entreprise ou d'une page de réservation. Une signature avec huit liens ressemble à une publicité.
• Un petit logo, enregistré dans un fichier compact. Les grandes images alourdissent chaque message.
• Des polices standard. Microsoft les recommande pour les signatures, car elles s'affichent correctement sur la plupart des appareils.
• Un texte alternatif sur les images lorsque l'éditeur le propose, afin que les personnes qui utilisent un lecteur d'écran sachent ce que représente l'image.

Il vaut la peine de prévoir une version en texte seul. Certains destinataires bloquent les images, et votre logo se transforme alors en case vide. Veillez à ce que le nom et les coordonnées soient du texte, et non une partie de l'image.

Si votre entreprise impose une mention juridique ou de confidentialité, demandez à votre service juridique ou conformité le libellé exact, et ne l'improvisez pas. Les règles varient selon le pays et le secteur, et déterminer celles qui vous concernent relève du service juridique.

Où sont stockées les signatures et comment les déplacer

Sur une installation classique de Windows, les fichiers de signature se trouvent historiquement dans un dossier Signatures, sous votre profil utilisateur, dans AppData\Roaming\Microsoft\Signatures. Copier ce dossier est l'ancienne méthode pour transférer les signatures vers un nouveau PC. Je n'ai pas pu confirmer ce chemin sur une page Microsoft ; vérifiez-le donc sur votre machine avant de vous y fier. Avec les signatures itinérantes, une signature par défaut pour un compte Microsoft 365 suit la boîte aux lettres ; une copie n'est donc nécessaire que pour les signatures supplémentaires restées sur l'appareil.

Fermez Outlook avant de recopier les fichiers, puis ouvrez-le et vérifiez que chaque signature apparaît et s'affiche correctement. Les images sont les premiers éléments à casser.

Erreurs courantes

• Modifier une signature qui n'est pas celle par défaut. Vous l'avez modifiée, mais Outlook ajoute toujours l'ancienne, car la signature par défaut du compte pointe ailleurs. Vérifiez les listes déroulantes ou les cases à cocher de signature par défaut après chaque modification.
• Oublier les réponses et les transferts. Les nouveaux messages et les réponses ont des paramètres par défaut distincts. Si votre signature disparaît dans les fils de discussion, la cause est presque toujours là.
• Supposer que chaque appareil se met à jour tout seul. L'itinérance couvre les signatures par défaut des comptes Microsoft 365 et Outlook.com pris en charge. POP, IMAP, Exchange local et les applications mobiles nécessitent une mise à jour manuelle.
• Coller depuis Word sans test. La mise en forme collée peut s'afficher différemment dans l'éditeur que dans le message envoyé. Envoyez un test à vous-même et à une deuxième adresse.
• Intégrer les coordonnées dans une image. Si les images sont bloquées, votre numéro de téléphone disparaît avec elles.
• Utiliser un complément qui modifie les fichiers de signature. Microsoft indique que ces compléments cessent de fonctionner lorsque les signatures itinérantes sont activées. Demandez donc à votre administrateur avant de modifier un outil de signature géré.

Sujets connexes à explorer

• Signatures absentes des réponses ou des transferts. Vérifiez la signature par défaut pour les réponses et les transferts sur chaque compte, dans le nouvel Outlook, dans Outlook classique et sur Mac.
• Signatures à l'échelle de l'entreprise. Si vous gérez plus d'une poignée de personnes, demandez à votre administrateur comment l'entreprise standardise les noms, les fonctions et les mentions. La messagerie se trouve dans Microsoft 365 pour la plupart des entreprises ; c'est donc généralement là que commence la discussion.
• Signatures accessibles. Un texte court, des polices lisibles, un bon contraste et un texte alternatif sur les images profitent à tout le monde, et pas seulement aux utilisateurs de lecteurs d'écran.
• Pieds de page juridiques et mentions. Le libellé relève d'une décision juridique. Obtenez-le auprès de votre service conformité plutôt que dans un modèle.

Prochaine étape

Ouvrez dès maintenant vos paramètres de signature et vérifiez que la signature souhaitée est bien celle par défaut, à la fois pour les nouveaux messages et pour les réponses, sur chaque compte. Envoyez ensuite un e-mail de test depuis chaque appareil sur lequel vous souhaitez modifier votre signature dans Outlook, afin de savoir lesquels suivent la boîte aux lettres et lesquels nécessitent une mise à jour manuelle.