Outlookの署名をすべてのデバイスで変更する方法

By Mirko Peters · 2026-11-12

Windows、Web、Mac、モバイルのOutlookで署名を変更する方法と、既定の設定、複数の署名、変更が反映されないことがある理由について説明します。

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Outlookで署名を変更するには、署名の設定を開き、変更したい署名を選択して、テキストや画像を編集し、保存します。Windowsの新しいOutlookでは [設定]、[アカウント]、[署名] の順に選択します。Windowsの従来のOutlookでは [ファイル]、[オプション]、[メール]、[署名] の順です。Webでは [設定]、[アカウント]、[署名] を選択し、Macでは [Outlook] メニュー、[設定]、[メール]、[署名] の順に選択します。この記事では、使用しているバージョンの正確な手順を説明するとともに、既定の設定、複数の署名、そして変更が反映されていないように見える同期の問題についても解説します。この記事はOutlookの利用者を対象としています。

重要なポイント

• 新しいWindows版Outlookでは、[設定]、[アカウント]、[署名] の順に開き、署名を選択して鉛筆アイコンをクリックし、編集して保存します。
• 従来のWindows版Outlookでは、[ファイル]、[オプション]、[メール] の順に選択し、[署名] を選択します。Macでは、[Outlook] メニュー、[設定]、[メール]、[署名] の順に選択します。
• 既定の設定はアカウントごとに行います。新規メッセージと返信・転送には、それぞれ個別の既定の署名を設定できます。
• Outlookのビルド2303以降では、Microsoft 365およびOutlook.comアカウントの署名がメールボックスとともにローミングされます。ただし、それより古いローカルの署名はデバイスに残ります。
• 変更した署名が別のデバイスに表示されない場合は、アカウントの種類、既定の設定、そして署名がデバイスに保存されているのかメールボックスに保存されているのかを確認してください。

お使いのOutlookはどれですか?

操作を始める前に、お使いのOutlookの種類を確認してください。メニューの構成が異なるためです。マイクロソフトの公式ページでも、新しいWindows版Outlook、従来のWindows版Outlook、Web版Outlook、Mac版Outlook、モバイルアプリという区分が示されています。簡単な確認方法があります。ウィンドウの左上に [ファイル] メニューが表示されていれば従来のOutlookです。右上に歯車の [設定] アイコンがあり、リボンが簡略化されていれば新しいOutlookまたはWeb版です。新しいOutlookの手順が画面と一致しない場合は、マイクロソフトが推奨するように従来の手順に切り替えてください。

署名機能はすべての種類で利用できます。マイクロソフトのPC版Outlook、Web版Outlook、iOSおよびAndroidアプリの機能比較では、署名の挿入と変更が4つすべてでサポートされていると記載されています。異なるのは、設定の場所と使用できる書式設定の範囲です。

Windows版Outlookで署名を変更する方法

新しいWindows版Outlook

以下の手順は、マイクロソフトのメール署名を追加および変更する方法に関するページに基づいています。

1. 設定の歯車アイコンを選択し、アカウント、署名の順に選択します。
2. アカウントが複数ある場合は、署名を設定したいアカウントを選択します。
3. 既存の署名を変更するには、その横にある編集(鉛筆)アイコンを選択します。新しい署名を作成するには、署名を追加を選択して名前を付けます。
4. 編集ボックスでテキストを入力または編集し、フォント、色、スタイルを設定します。
5. 下部のチェックボックスを使って、新規メッセージ、そして返信・転送に署名を適用します。署名を手動で追加したい場合は、チェックボックスをオフのままにしてください。
6. 保存を選択します。

署名に付ける名前は自分だけが見るものです。受信者には表示されないため、「External」や「Internal」といった名前でも問題ありません。

保存した署名を個別のメールに挿入するには、新しいメールを開き、メッセージタブの挿入グループで署名を選択してから、署名を選びます。

Windows 版クラシック Outlook

1. ファイル、オプション、メールの順に選択します。
2. 署名を選択します(このボタンを選ぶと、「署名とひな形」ウィンドウが開きます)。
3. 編集する署名の選択の下で署名を選び、署名の編集ボックスで内容を変更してからOKを選択します。新しく作成するには新規作成を選択して名前を付けます。
4. ウィンドウの右上で、既定の署名の選択の下からメール アカウントを選びます。新規メッセージ用の署名と、返信/転送用の署名をそれぞれ設定します。

クラシック Outlook のアクセシビリティ ガイドでも、この構造が確認できます。まずアカウントを選び、次に新規メッセージ用の署名と、返信および転送用の署名を選択します。既定の署名を削除したい場合はなしを選ぶこともできます。メールの作成中にメッセージタブの署名コマンドを使うと、保存済みの署名をそのメッセージだけに挿入できます。

Web 版、Mac 版、モバイル版の Outlook

Web 版 Outlook

Microsoft の署名に関する Web ページでは、設定、アカウント、署名の順にたどる方法が案内されています。署名の内容を作成または編集し、新規メッセージと返信/転送に含めるかどうかを選んで保存します。Microsoft のページには Web 版での画像の扱いについての説明はないため、チーム全体に展開する前に、自分宛てのメールでロゴの表示をテストしてください。Web 版は、以前のレイアウトとの違いに多くの人が最初に気づく場所でもあります。以前は署名が「メールと作成と返信」の下にありました。設定に「アカウント」が見つからない場合は、そちらを確認してください。

Mac 版 Outlook

Mac の手順は、Microsoft のサポート記事Outlook for Mac で署名を作成、挿入、変更するに記載されています。たどる経路は、Outlookメニュー、設定、メール、署名です。

1. Outlookメニューを開き、設定を選択します。次にメールの下の署名を選択します。
2. 既存の署名を変更するには、署名名の下で署名を選び、編集を選択します。新しく作成するには、追加(+)アイコンを選択し、名前を入力します。
3. テキストを入力して書式を設定します。画像、ロゴ、ハイパーリンク、表を追加するには、その他の項目 (...)を選択します。リンクを設定するには、リンクを選び、テキストと URL を入力してOKを選択します。
4. 既定の署名の設定の下でアカウントを選択し、新規メッセージ用と返信または転送用の署名をそれぞれ選びます。Mac の既定値はアカウントごとに設定されるため、アカウントごとに繰り返してください。
5. 署名ウィンドウを閉じます。これで変更が保存されます。

作成時にリボンに「署名」ボタンが表示されていない場合は、ツールバーをカスタマイズして追加できます。また、Microsoft は従来の Outlook for Mac のサポートが 2026 年 10 月に終了すると案内しています。従来のアプリを使用している場合は、移行を計画しておきましょう。

iOS 版および Android 版 Outlook

スマートフォンでは、署名はデスクトップ側のメールボックス設定ではなく、アプリ内の設定になります。Microsoft のモバイル向け記事では、設定画面に移動し、メール セクションの署名を選択してから、すべてのアカウントに共通の署名を1つ入力するか、アカウントごとの署名をオンにしてアカウントごとに別の署名を入力するよう説明されています。画像や書式の制限についての記載はないため、モバイルではロゴを多用したデザインは避けてください。氏名、役職、電話番号など、短くシンプルなバージョンを用意し、自分宛てにメールを送って確認してください。

別のデバイスで変更が反映されない理由

ここが多くの人がつまずく点です。長い間、ルールは単純でした。各 Outlook がそれぞれ独自の署名を保持していたのです。しかし、その仕組みは変わりました。そのため、現在は結果が一貫しない原因になっています。

Microsoft の記事「Outlook のローミング署名」では、Outlook for Windows での動作が説明されています。署名はメールボックスに保存できるため、そのアカウントを設定したすべてのデバイスで利用できます。必要な条件は、Outlook のビルド 2303 以降と Microsoft 365 または Outlook.com のメールボックスです。オンプレミスの Exchange、サードパーティのメール、POP または IMAP のアカウントはサポートされていません。この機能は自動的に有効になり、既存の署名が上書きされることはありません。

トラブルシューティングの際は、次の詳細が重要です。

• 新規メッセージ用、および返信・転送用に設定した既定の署名だけが、アカウントのメールボックスにコピーされます。
• それ以外の署名はデバイス上に残り、「このデバイスの署名」に表示されます。アカウントにリンクされていない限り、編集はできません。
• ディスク上の署名ファイルを編集したり、レジストリを変更したりする署名アドオンは、この機能を有効にすると動作しなくなります。
• 管理者は DisableRoamingSignatures レジストリ値でこの機能を無効にできるため、管理対象の PC は自宅のノートパソコンとは動作が異なる場合があります。

実際には次のように考えるとよいでしょう。変更した署名がそのアカウントの既定の署名でない場合、1 台のコンピューターにしか存在しない可能性があります。新規メッセージまたは返信の既定の署名に設定し、少し待ってから、2 台目のデバイスで Outlook on the web を確認してください。POP または IMAP のアカウントを使用している場合は、各デバイスを手動で更新してください。

Microsoft のページには、スマートフォンの署名がデスクトップと同期されるかどうかについての記載はありません。モバイルの署名は別物として扱い、スマートフォンごとに一度設定してください。

既定の署名と複数の署名

多くの人は、2 つか 3 つの署名を使い分けています。初めての相手向けの完全版、返信用の短い版、そして別の役割向けの署名などです。

1. 各署名には、一覧で見分けやすい名前を付けてください。たとえば「完全版」「短縮版」などです。
2. アカウントを選択し、新規メッセージ用の署名を設定します。返信と転送には別の署名を設定します。返信では短い版を使うと、ロゴの繰り返しでスレッドが長くなるのを防げます。
3. 新しい Outlook で既定のチェックボックスを空のままにしておくと、署名は自動的に追加されません。各メッセージで 署名 コマンドを使って選択します。
4. 1 通のメッセージだけ変更するには、作成中に 署名 コマンドを使い、保存済みの別の署名を選択します。
5. クラシック Outlook で既定の署名を解除するには、ドロップダウンを なし に設定します。

共有メールボックスを使用している場合や、複数のアカウントから送信する場合は、アカウントごとに既定の署名を設定してください。Outlook はアカウント単位で設定を保存するため、設定していないアカウントからのメールは署名なしで送信されます。

テンプレートから始める

ゼロから署名をデザインしたくない場合は、Microsoft がテンプレートを提供しています。小規模ビジネス向けの署名ページでは、クラシック Outlook for Windows でのこの手順が説明されています。

1. 署名テンプレートをダウンロードして Word で開きます。Word が保護ビューで開いた場合は、編集を有効にする を選択します。
2. デザインを選び、すべての要素を選択してコピーします。
3. Outlook で新しいメールを開き、署名をメッセージ本文に貼り付けます。
4. テキストを編集し、写真やロゴを差し替えて、リンクを追加します。画像を変更するには、画像を右クリックして 図の変更 を選び、元のファイルを選択して 挿入 をクリックします。ハンドルをドラッグするとサイズを変更できます。リンクを変更するには、ソーシャルアイコンを右クリックするか、Web サイトのテキストを選択して右クリックし、リンクの編集 を選びます。次にアドレスを入力し、OK をクリックします。
5. 署名のすべての要素を再度選択してコピーし、メッセージ、署名、署名 の順に移動して、新規作成 をクリックします。名前を付け、署名の編集 欄に貼り付けます。OK をクリックします。

保存後は、「署名」ダイアログで、今後のメッセージに署名を自動的に追加するよう設定できます。Microsoft のページでは、完成した署名を同僚にメールで送ることも提案されています。同僚は同じ保存手順を実行します。ツールを使わなくてもチームの統一感を保てますが、各自が手順を正しく行うことが前提になります。

署名に含める内容

Microsoft によると、署名にはテキスト、リンク、写真、ロゴや手書きの署名などの画像を含めることができます。実用的な内容に留めましょう。

• 氏名、役職、会社名、そして連絡手段を 1 つ。電話番号か Web サイトがあれば十分です。
• リンクは必要な場合だけにしてください。たとえば、会社のサイトや予約ページなどです。リンクが8つも並ぶ署名は、広告のように見えてしまいます。
• ロゴは小さく、軽い形式で保存してください。大きな画像は、メッセージ全体を重くしてしまいます。
• 標準的なフォントを使用してください。ほとんどのデバイスで正しく表示されるため、Microsoft も署名には標準フォントを推奨しています。
• エディターで代替テキストを設定できる場合は、画像に代替テキストを付けてください。スクリーン リーダーを使う方に、画像の内容が伝わります。

テキストのみの代替版を用意しておくと安心です。画像をブロックする受信者もいるため、そのままではロゴが空の枠になってしまいます。氏名と連絡先は、画像の一部ではなくテキストで入力してください。

会社で法務や個人情報保護に関する免責事項が必要な場合は、文言を法務部門またはコンプライアンス部門に確認し、自己判断で作成しないでください。ルールは国や業界によって異なり、どれが自社に適用されるかは法務部門が判断すべきことです。

署名の保存場所と移行方法

従来の Windows 環境では、署名ファイルは通常、ユーザー プロファイル内の AppData\Roaming\Microsoft\Signatures にある Signatures フォルダーに保存されていました。このフォルダーをコピーすることは、署名を新しい PC に移す従来の方法です。このパスは Microsoft の公式ページで確認できなかったため、利用する前にお使いの端末で必ず確認してください。ローミング署名を使用している場合、Microsoft 365 アカウントの既定の署名はメールボックスに従って移動します。端末に残っている追加の署名だけをコピーする必要があります。

ファイルを戻す前に Outlook を閉じてください。その後 Outlook を開き、各署名が表示され、正しく表示されているかを確認してください。最初に崩れやすいのは画像です。

よくある間違い

• 既定ではない署名を編集する場合。署名を変更したのに、アカウントの既定の設定が別の署名を指しているため、Outlook が古い署名を追加してしまうことがあります。編集するたびに、既定の署名のドロップダウンやチェックボックスを確認してください。
• 返信と転送の設定を忘れる場合。新規メッセージと返信・転送では、既定の署名が別々に設定されています。スレッド内で署名が表示されない場合は、ほとんどの場合この設定が原因です。
• すべてのデバイスが自動で更新されると思い込む場合。ローミングで同期されるのは、対応している Microsoft 365 および Outlook.com アカウントの既定の署名です。POP、IMAP、オンプレミスの Exchange、モバイル アプリでは、手動での更新が必要です。
• テストせずに Word から貼り付ける場合。貼り付けた書式は、編集画面と送信後のメッセージで見え方が異なることがあります。自分宛てと別のアドレス宛てにテスト メールを送信してください。
• 連絡先情報を画像にする場合。画像がブロックされると、電話番号も一緒に表示されなくなります。
• 署名ファイルを編集するアドインを使う場合。Microsoft によると、ローミング署名を有効にすると、このようなアドインは動作しなくなります。管理対象の署名ツールを変更する前に、管理者に確認してください。

関連して確認しておきたいトピック

• 返信や転送に署名が表示されない場合。すべてのアカウントで、返信と転送の既定の設定を確認してください。新しい Outlook、従来の Outlook、Mac のそれぞれで確認が必要です。
• 全社共通の署名。少人数を超えて管理する場合は、氏名、役職、免責事項を会社としてどのように標準化するかを管理者に確認してください。多くの企業ではメールは Microsoft 365 で運用されているため、通常はそこから検討を始めるとよいでしょう。
• アクセシブルな署名。短いテキスト、読みやすいフォント、十分なコントラスト、画像への代替テキストは、スクリーン リーダーを使う方だけでなく、すべての人の助けになります。
• 法的な注意書きと免責事項。文言は法的な判断が必要なため、テンプレートから流用せず、コンプライアンス部門から入手してください。

次のステップ

今すぐ署名の設定を開き、各アカウントで使用する署名が、新規メッセージと返信の両方で既定になっていることを確認してください。その後、Outlook で署名を変更したいすべてのデバイスからテスト メールを送信してください。どのデバイスがメールボックスに従い、どのデバイスで手動更新が必要かを把握できます。